Optimierungspotenzial nutzen durch IT im Eigenbetrieb Immobilienmanagement der Stadt Neubrandenburg

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Moritz Sachs
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1 Optimierungspotenzial nutzen durch IT im Eigenbetrieb Immobilienmanagement der Stadt Neubrandenburg 11. Ministerialkongress 07./08. September 2006 Frank Benischke Geschäftsführer neuwoges Betriebsleiter Städtisches Immobilienmanagement

2 Ausgangssituation Kommune problematische Haushaltssituation in Neubrandenburg (wie in vielen Kommunen in MV und gesamter Bundesrepublik) Haushaltssicherungskonzept ( , neu ) Unterdeckung/Haushaltsloch 2005 > 30 Mio. EUR Hauptursachen liegen nicht bei der Kommune, aber die Stadt Neubrandenburg will ihrer Verantwortung gerecht werden und ist verpflichtet nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu arbeiten und alle diesen Grundsätzen folgende Maßnahmen einzuleiten ( 43 KV MV) Immobilienkosten bieten breite Angriffsfläche (ca. 20% des VWHH, ca. 90% des VMHH) Seite 2

EUR Hauptursachen liegen nicht bei der Kommune, aber die Stadt Neubrandenburg will ihrer Verantwortung gerecht werden und ist verpflichtet nach den

3 Beratungsaufträge Einbindung der neuwoges - da hier umfassendes Immobilien-know-how in 100% Tochtergesellschaft Auftrag 1: Prüfung der Übertragung der städtischen Immobilien an die neuwoges mbh Ergebnis: Eine pauschale Übertragung der städtischen Immobilien an die neuwoges ist nicht sinnvoll wegen der zu erwartenden Transaktionskosten. Auftrag 2: Optimierung des städtischen Immobilienmanagements zur Unterstützung des Kommunalhaushaltes untersucht wurden die Bereiche: Objekte (Asset-, Facility- und Baumanagement) Ablauforganisation (Geschäftsprozesse) Aufbauorganisation Intern für 3 Fachbereiche (Verkehrsanlagen, Hochbauten und Grünanlagen und Freiflächen) = ganzes Immobiliendezernat mit 305 Mitarbeitern Erweitert auf städtische Unternehmen sowie kommunale Mehrheitsbeteiligungen = nochmals 250 Beschäftigte in mehreren Immobilienbereichen Seite 3

Auftrag 2: Optimierung des städtischen Immobilienmanagements zur Unterstützung des Kommunalhaushaltes untersucht wurden die Bereiche: Objekte (Asset-, Facility- und Baumanagement) Ablauforganisation

4 Untersuchungsergebnisse und erforderliche Maßnahmen Optimierung des städtischen Immobilienmanagements zur Unterstützung des Kommunalhaushaltes (Barwert): Optimierungsvolumen identifiziert davon bis 2007 (Haushaltssicherungskonzept) entspricht p. a. Basisaufgaben für Umsetzung = Beseitigung der Hauptprobleme: 1. Einführung der doppelten Buchführung nach HGB 2. Straffung der Organisation Geschäftsprozessoptimierung Schaffung einer optimalen Aufbauorganisation 3. Integration eines modernen Immobilieninformationssystems Beispiele weiterer Optimierungs-(Folge)-Maßnahmen: Bestandsoptimierung, Leerstandsabbau, Betriebskosten, Instandhaltungsrückstau, Contracting, PPP, Personalkonzept,... Seite 4

Einführung der doppelten Buchführung nach HGB 2. Straffung der Organisation Geschäftsprozessoptimierung Schaffung einer optimalen Aufbauorganisation 3.

5 Ausgangssituation / Immobilienbestand 377 Hochbauten zzgl. 17 Hochbauten und 3 andere Objekte angemietet Insgesamt rd. 54 Mio. m² Grundstücksfläche 528 Straßen und 598 Grünflächen 9 sonstige Objekte (z. B. See, Ingenieurbauwerke, Gleise) Seite 5

6 Bewertung der Grundstücke und grundstückgleiche Rechte mit und ohne Bauten Millionen Denkmäler Busbahnhof u. Wartehallen Seen/Gewässe Gst./Geb.BgA Gleisanl. Wohnbauten Jugendeinrichtungen Spielplätze Friedhöfe KITA Gst./Geb.BgA Immobilien Gst. M. Erbbaurecht Dritter Brücken u. Stege Sportstätten Gst./Geb.BgA Marienkirche Schulen u. Turnhallen Sonstige Gebäude Straßen beb. u. unbeb. Grundstücke Seite 6

Wohnbauten Jugendeinrichtungen Spielplätze Friedhöfe KITA Gst./Geb.BgA Immobilien Gst. M.

7 Ausgangssituation Die Gründung des Eigenbetriebs Immobilienmanagement der Stadt Neubrandenburg wurde zum 01. Januar 2005 vollzogen. Der Eigenbetrieb verwaltet, bewirtschaftet und vermarktet einen äußerst heterogener Immobilienbestand. Insgesamt eigene Objekte: 377 Hochbauten (Rathaus, Stadtbefestigungsanlage, Kindergärten und Schulen) 528 Straßen und 598 Grünflächen 9 sonstige Objekte (z. B. See, Ingenieurbauwerke, Gleise) Anmietungen: 17 Hochbauten und 3 andere Objekte Seite 7

Der Eigenbetrieb verwaltet, bewirtschaftet und vermarktet einen äußerst heterogener Immobilienbestand. Insgesamt 1.

8 Organisation des SIM Seite 8

9 Städtisches Immobilienmanagement (SIM) Einbindung und Bündelung aller Immobilienarten in das Sondervermögen des Eigenbetrieb Immobilienmanagement (Hochbauten, Straßen/ Ingenieurbauwerke/Verkehrsanlagen, Grün-/Frei-/Wasserflächen) Delegation von hoheitlichen Aufgaben durch den Oberbürgermeister an das SIM, Ausführung von Behördenfunktionen die im Zusammenhang mit den Objekten stehen Operative Aufgaben: Bewirtschaftung und Vermarktung der städtischen Immobilien Projektmanagement (Neubau, Modernisierung etc.) Dienstleistungen (Reparaturen, Wärmeeinkauf, Instandhaltungen etc.) Hoheitliche Aufgaben (z. B. Straßenreinigung) Seite 9

von Behördenfunktionen die im Zusammenhang mit den Objekten stehen Operative Aufgaben: Bewirtschaftung und Vermarktung der städtischen Immobilien

10 Strukturwandel als Chance begreifen City Panda Elfried FOX EXCEL WORD BLUE EAGLE ProSport Condition Workoffice 2000 Kopfwissen PREMsoft Seite 10

11 Das Blue Eagle-Projekt von der Planung zur Realisierung Die Anforderungen an das Programm wurden durch die Untersuchung zur Optimierung immobilienwirtschaftlicher Potentiale der Stadt Neubrandenburg bestimmt (neuwoges): - Einführung der doppelten Buchführung - Darstellung von Sonderimmobilien (Straßen, Spielplätze, Parks, See, Feuerlöschteich...) - TimeSharing bei Mietverträgen (z. B. Turnhallen) - Reduzierung der für die öffentliche Verwaltung notwendigen Flächen - Einführung integrierter Services (Einbindung Banken, Energiemanagement, Handwerker...) Seite 11

Sonderimmobilien (Straßen, Spielplätze, Parks, See, Feuerlöschteich...) - TimeSharing bei Mietverträgen (z. B.

12 Projektbeteiligte Wer liefert was? Stadt Neubrandenburg Eigenbetrieb Blue Eagle Projektteam Beratung, Rechnungswesen SSC IT (neu.itec GmbH) Projektdurchführung Technische Basis Aareon Systemlieferant neuwoges Geschäftsbesorgung neu.sw (Stadtwerke) Seite 12

13 Projektdurchführung Projektstart Projektabschnitt 1 ASP, KIM,FI,CO Projektabschnitt 2 BKXL Projektabschnitt 3 TIM Projektabschnitt 4 Anlagenbuchhaltung, Darlehen, Eröffnungsbilanz Projektabschluss Auftragserteilung ASP-Produktivsystem steht zur Verfügung Produktivstart, 1. Sollstellung Produktivstart BKXL, 1. Lastschrifteinzug Produktivstart TIM, 1. Auftragserteilung EB-Salden liegen vor EB 2005 erstellt Projektabschluss Seite 13

zur Verfügung Produktivstart, 1. Sollstellung Produktivstart BKXL, 1. Lastschrifteinzug Produktivstart TIM, 1.

14 Effiziente Gestaltung der Geschäftsprozesse Die Einführung von Blue Eagle hat folgende Umstrukturierungsmaßnahmen unterstützt und erfordert: - Definition der Geschäftsprozesse (durch notwendige Rahmensetzung des Blue Eagle) - Verbreitung des Wissens (weg vom reinen Kopfwissen) - Konzentration der Verantwortlichkeiten in den Bereichen (Reduzierung der Redundanzen) - Automatismen (wo möglich) sichern die Ertragslage und senken Kosten, z. B. durch Mareon-Handwerkeranbindung und der Integration der Heizkostenabrechnungen Seite 14

reinen Kopfwissen) - Konzentration der Verantwortlichkeiten in den Bereichen (Reduzierung der Redundanzen) - Automatismen (wo

15 Vorteile von Blue Eagle - immobilienwirtschaftliche Gesamtlösung - kundenindividuelles Customizing - vergleichbar aufwandsarme Datenmigration (Blue-Eagle Migrationstool und Bereitstellung inhaltlicher Standards) - Real - Time Verarbeitung - Stammvertrag (Wohngemeinschaften, mehrere Mieteinheiten) - Flächenpool (Schneiden individueller Vertragseinheiten) - Anbindung von Partnern, Lieferanten und Kunden - integrierter Zahlungsverkehr mit BKXL Seite 15

Verarbeitung - Stammvertrag (Wohngemeinschaften, mehrere Mieteinheiten) - Flächenpool (Schneiden individueller

16 Blue Eagle in der Praxis Am Beispiel BKXL (ausschließlich in Verbindung mit der Kontenführung bei der Aareal Bank verfügbar) - Geschäftsvorfälle, die automatisch elektronisch und ohne manuellen Eingriff abgewickelt werden Durchführen von Lastschrifteinzügen zu Gunsten des Eigenbetriebs (z. B. Mieten und Pachten) Buchen von Einzügen zu Lasten des Eigenbetriebs (z.b. wiederkehrende Verbindlichkeiten aus Lieferungs- und Leistungsverträgen der Neubrandenburger Stadtwerke) Buchen von Einzelzahlungen zu Gunsten des Eigenbetriebs - Geschäftsvorfälle, die online elektronisch abgewickelt werden Verwalten von Kautionen und Garantieeinbehalten getrennt vom Girokonto - Zusätzlicher Vorteil im ASP-Betrieb Bankkontoinformation in Echtzeit online Seite 16

ewickelt werden Durchführen von Lastschrifteinzügen zu Gunsten des Eigenbe

17 Vorteile von BKXL - 7-stellige individuelle Kontonummer für eine Abnahmestelle am Beispiel Fernwärme - kein zusätzlicher Buchungsaufwand weder beim Zahlungspflichtigen noch beim Zahlungsempfänger zur Zeit monatlich 800 Buchungen über BKXL Einsparung ca. 100 Stunden Verdopplung bis Jahresende (Einbeziehung weiterer Vertragspartner) - geringster Aufwand bei Kontopflege - regelmäßige Sicherung der Zahlungsfrist (kein Aufwand im Mahn- und Klagewesen) Seite 17

18 Weitere Ziele des SIM weitere Kostenoptimierungspotentiale in der Bewirtschaftung ausschöpfen Prüfung des Abbaues der Objektsubventionen durch die Umstellung aller Verträge auf kostendeckende oder marktgerechter Mieten Exkurs: z.b.: Sportstätten Prüfung der Verwaltung von nicht genutzten Hochbauten durch neuwoges mit dem Ziel der Optimierung Optimierung der Ver- und Entsorgung Prüfung der Einsparungen der Bewirtschaftungskosten aus Verkäufen und Leerstand Personelle Reorganisation im Eigenbetrieb Straffung des Eigenbetriebes durch altersbedingten Personalabbau und Rückführung des "nicht betriebsnotwendigen" Personals in eine Personalentwicklungsabteilung Aufgabenausgliederung von technischen Dienstleistungen für den Immobilienbestand der Stadt Seite 18

: Sportstätten Prüfung der Verwaltung von nicht genutzten Hochbauten durch neuwoges mit dem Ziel der Optimierung Optimierung der Ver- und Entsorgung Prüfung der Einsparungen der

19 Vorläufiges Fazit SIM verbindet die klassische öffentliche Verwaltung mit den Grundsätzen eines Wirtschaftunternehmens Entwicklung öffentliche Verwaltung Wirtschaftsunternehmen Kameralistik SIM Doppelte Buchführung Zuständigkeitsdenken Ziel- / Erfolgsorientierung Die Bildung des Eigenbetrieb Immobilienmanagement war der richtige Schritt. Es gibt noch viel zu tun. Seite 19

Kameralistik SIM Doppelte Buchführung Zuständigkeitsdenken Ziel- / Erfolgsorientierung Die

20 Weitere Ziele des SIM Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 20

21 Kontakt: Neubrandenburger Wohnungsgesellschaft mbh Heidenstraße Neubrandenburg Tel.: Fax: kundenzentrum@neuwoges.de Seite 21

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