infopost 02/ Kommunale 2011: Nachbetrachtung Ein bunter Rückblick in Bildern zum Branchentreff

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1 infopost Hier geht s zum infopost-pdf. Infomanagement der Zukunft Das innovative und praxisgerechte Facharchiv- Konzept von komuna.ris schafft die Voraussetzung für übergreifendes Dokumentenmanagement ohne zusätzlichen Aufwand, kombiniert mit einer automatischen und sicheren Archivierung direkt aus der Fachanwendung. Lesen Sie mehr auf Seite 10! 03 Kommunale 2011: Nachbetrachtung Ein bunter Rückblick in Bildern zum Branchentreff 16 Kommunale Doppik Interview mit W. Hömer, Kämmerer der Stadt Haßfurt 25 Neue Herausforderung: -Archivierung Anforderungen aus Sicht der Verwaltung

2 Editorial/Inhalt Liebe Kunden, Partner und Freunde der komuna, Inhalt herzlichen Dank für Ihren Besuch auf der Kommunale. Der Zuspruch war überwältigend, die Stimmung prächtig. Der direkte Kontakt mit den Kommunen ist zentraler Bestandteil unserer Philosophie und sicher auch des Erfolgs unserer Lösungen. Dieser direkte Kontakt sorgt dafür, dass auch Innovationen fest auf dem Boden der Praxis stehen und die angestrebten Verbesserungen tatsächlich erreicht werden. Das Facharchiv-Konzept in komuna.ris ist das aktuellste Beispiel. Es schafft großen Nutzen bei geringem Aufwand. Und es steht für unser Ziel, gemeinsam mit Ihnen zukunftsweisende Lösungen zu entwickeln. Es grüßt Sie herzlich für Ihr komuna Team Franz Fuchs komuna.aktuelles Rückblick Kommunale komuna.ris Facharchiv-Konzept 10 komuna.friedhof Friedhofsdaten sicher abgelegt 13 komuna.finanz Interview W. Hömer, Haßfurt 16 komuna.einwohner Digitales Meldewesen 20 komuna.rsp Wasserzählerkarte ONLINE 23 komuna.sys -Archivierung 25 komuna.neukunden Zweckverband gemeindliche Datenverarbeitung im Lkr. Neu-Ulm 27 Stadt Eltmann 29 komuna.intern 30 Ausblick 31 Franz Fuchs, Gründer und Geschäftsführer der komuna 02

3 komuna.aktuelles Da schau her! Zwei Tage war der komuna-messestand ein Magnet für Verwaltungsfachleute und Bürgermeister aus ganz Bayern. Dank einer gelungenen Mischung aus Produktpräsentation und Meinungsaustausch war der Stand immer bestens gefüllt. Gemütliche Atmosphäre und fundierte Gespräche kennzeichnen den komuna-messestand. Am Mittwoch gegen Mittag hätte es fast geheißen: Wegen Überfüllung geschlossen. Trotz einer um ein Drittel vergrößerten Fläche kam der komuna-messestand kurzfristig an die Kapazitätsgrenze. Schließlich lockten fundierte Gespräche mit Kollegen und den komuna-beratern. Im Schwerpunkt des Interesses: das Dauerthema Kommunale Doppik, egovernment und die Lösungen um den npa. Lebhaft nachgefragt und diskutiert wurde die Vision für das Informationsmanagement der Zukunft mit dem Facharchiv- Konzept und komuna.ris. Jubiläum feierte das Rathaus Service-Portal: die Verwaltungsgemeinschaft Langquaid ist der 150. komuna.rsp-kunde. 03

4 komuna.aktuelles Ein Gespräch mit Kollegen hilft oft mehr als ein Seminar. 04

5 komuna.aktuelles Langquaid ist 150. RSP-Kunde Verwaltungsgemeinschaft Langquaid = 150. RSP-Kunde. v. l.: Franz Fuchs, Geschäftsführer der komuna GmbH; Otto Lang, Geschäftsstellenleiter; BGM Helmut Blaschek; Marco Vogl, Kundenbetreuer der komuna GmbH; BGM Alfons Haumer; Ludwig Wagner, Kämmerer; BGM Josef Barth. Kompetent geht also auch gemütlich! 05

6 komuna.aktuelles Könnt Ihr heuer noch installieren? 06

7 komuna.aktuelles IT-Beratung in der Muttersprache, statt auf Chinesisch. 07

8 komuna.aktuelles Manchmal frag ich mich, wie s ohne gegangen ist. 08

9 komuna.aktuelles Sind schon wieder gebrannte Mandeln fertig? 09

10 komuna.ris Blick auf das Informationsmanagement der Zukunft Das Facharchiv-Konzept von komuna schafft die Voraussetzung für übergreifendes Dokumentenmanagement ohne zusätzlichen Aufwand. Mit gleichzeitig erheblicher Arbeitserleichterung in der täglichen Praxis. Das Ziel: komfortabler Zugriff auf Informationen im Rathaus. Die Idee eines zentralen Dokumentenmanagements im Rathaus ist nicht neu. Doch war es bislang mit erheblichen Kompromissen oder zusätzlichem Aufwand verbunden: Ein zentrales Archiv birgt Gefahren aus Sicht des Datenschutzes und häufig zusätzlichen Aufwand bei der erforderlichen, teilweise manuellen, Archivierung. Auch mit Einschränkungen beim Zurückspeichern von Daten in die Fachanwendung ist zu rechnen. Autonome Archive führen häufig zu komplizierten Schnittstellen-Lösungen und eine einheitliche Oberfläche für den zentralen Datenzugriff ist kaum zu realisieren. Hier beschreitet komuna einen dritten Weg und verbindet die automatische und deshalb einfache sowie sichere Archivierung aus der Fachanwendung mit der Möglichkeit eines zentralen und einheitlichen Datenzugriffs. 10

11 komuna.ris Genutzt werden hier das Facharchiv-Konzept Anbindung ans DMS. Die gesamte Sachbear- und das Dokumentenmanagement (DMS) in beitung bis zur Recherche erfolgt direkt aus komuna.ris. Erstmals realisiert wurde dieses CIP - KD. Zusätzlich aber stehen die von der integrale Konzept im Jahre 2008 mit CIP - Archiv, Kasse gescannten Rechnungen zur Beaus- dem Facharchiv für das Finanzwesen. kunftung und zur Komplettierung von Hier sorgte komuna für eine perfekte und Vorgängen im DMS zur Verfügung. Inzwischen vollständige Integration in die Finanzsoftware vertrauen bereits über 200 Anwender auf CIP - KD, aber auch für eine komfortable CIP - Archiv, das gerade in der 2. Version CIP ElFried RIS Fremdsoftware DMS SD CIP - Archiv Facharchiv ElFried Facharchiv RIS Facharchiv Fremdsoftware autonomer Rechercheclient archivieren aufrufen schreiben auf WORM (optional) 11

12 komuna.ris (mit erheblich ausgeweitetem Leistungsumfang) ausgeliefert wird. Neben der etablierten Kassenarchivierung von Anordnungen und Rechnungen werden jetzt auch alle Ergebnisse aus dem Personenkontenbereich in das Facharchiv übergeben. Die moderne Softwarearchitektur der Archivkomponente in komuna.ris ermöglicht jetzt die Implementierung dieses erfolgreichen Konzeptes der Archivintegration in beliebige weitere Fachverfahren. Entgegen dem bisherigen Archivverständnis stellt komuna.ris ein eigenes Facharchiv je angebundener Fachanwendung zur Verfügung. Jede Anwendung kommuniziert mit dem eigenen Facharchiv und jedes Facharchiv verwaltet nur die Daten der zugewiesenen Fachanwendung. Damit gibt es keine Vermischung verschiedener Daten in einem Archiv gerade hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit ein erheblicher Vorteil. Die einheitliche technologische Plattform dieser Facharchive ermöglicht gleichzeitig die vollständige Anbindung an das DMS in komuna.ris. Das Dokumentenmanagement in komuna.ris ist die universelle und programmunabhängige Auskunftsplattform für alle im Aktenplan abgelegten Unterlagen, Dokumente, s, Notizen, Sitzungsprotokolle und Beschlüsse. Außerdem sucht es übergreifend in den Facharchiven, zum Beispiel nach Kassenanordnungen und Bescheiden. Alle enthaltenen Informationen sind nach verschiedensten Suchkriterien aufrufbar, sogar eine Volltext- und damit Inhaltsdatenrecherche ist möglich. Dokumentenmanagement und Sitzungsdienst sind die zentralen Komponenten von komuna.ris. Unter Berücksichtigung des Datenschutzes wer darf auf welche Daten zugreifen? bieten sie eine komfortable einheitliche Oberfläche für den Zugriff auf die Informationen im Rathaus. Sie machen komuna.ris zugleich zum Fachauskunftsmedium für Sachbearbeiter und zur globalen Informationsquelle für Entscheider! Sie haben Fragen zu komuna.ris und den Facharchiven? Das Team komuna.ris hilft Ihnen gerne. Rufen sie uns an, Tel / Ferdinand Beer, bei komuna verantwortlich für komuna.ris und die Facharchive 12

13 komuna.friedhof Friedhofsdaten: sicher abgelegt schnell gefunden ElFried-Archiv ist ein weiteres komuna-facharchiv. Auf der Basis bewährter Technologie bietet es automatische Archivierung und Ablage sowie komfortablen, schnellen Zugriff auf gesuchte Daten, dazu sichere Langzeitarchivierung. Auch Orte der Stille müssen effizient verwaltet werden. Das Finanzarchiv war der Vorreiter, nun folgt mit ElFried-Archiv eine weitere Facharchiv- Lösung auf der Basis eines innovativen und zugleich bewährten Konzeptes: Das Archiv ist direkt in die marktführende Lösung zur Friedhofsverwaltung ElFried der CTS EDV-Consulting GmbH eingebunden. Die von der Fachanwendung erzeugten Bescheide und Genehmigungen sowie weitere ausgewählte Schriftstücke werden automatisch, ohne jegliche manuelle Interaktion, mit definierten Inhaltsdaten (Metadaten), wie Grabbesitzer, Grabnummer oder Zahlbeträgen, direkt in das ElFried-Archiv übergeben und dort revisionssicher verwaltet. Die Inhaltsdaten werden zudem indiziert und garantieren so pfeilschnelle Suchergebnisse. Zusätzlich zu den Metadaten werden mit der Übergabe an das Archiv alle Inhalte über eine 13

14 Bei der Archivierung werden zum Nachweis der Originalität des übergebenen Dokumentes im Hintergrund Hashwerte erzeugt. Optional wird der Inhalt der Facharchive zusätzlich auf ein qualifiziertes Langzeitspeichermedium übertragen mit Hashwert und Quittung. Als löschsicheres und unveränderbares Langzeitarkomuna.friedhof Alles, was gedruckt wird, kommt ins Archiv. Die Ablage dorthin erfolgt automatisch bei den entsprechenden Vorgängen in ElFried (links). Das Archiv ist komplett in das Anwendungsprogramm integriert (unten). OCR-Volltexterkennung zur Recherche aufbereitet. Das ermöglicht eine Volltextsuche und steigert den Suchkomfort erheblich. Neben Dokumenten aus der Fachanwendung können manuell auch beliebig andere Dokumente oder Scans archiviert werden. chiv empfiehlt komuna hier den Silent Cube der FAST LTA AG in München. Dieser wurde bereits für CIP - Archiv und komuna.ris zertifiziert und steht damit auch bei allen komuna-facharchiven als qualifizierter Langzeitspeicher zur Verfügung. Revisionssicher archiviert dauerhaft gespeichert Komfortable Auskunft Das Konzept der direkten Anbindung des Archives an die Fachanwendung ermöglicht um- 14

15 komuna.friedhof gekehrt auch die Beauskunftung der Archivdaten direkt aus der jeweiligen Bearbeitungsmaske in ElFried. Zum Beispiel durch Direktaufruf aus der Grabkarteikarte und der Reiterkarte Bescheide. Ein entscheidender Vorteil für die Sachbearbeiter. Anbindung an das Dokumentenmanagement Zusätzlich können berechtigte Anwender die ElFried-Friedhofsdaten, beispielsweise die Aufstellung der zu verlängernden Gräber oder den Grabbescheid, ohne Umwege über die Oberfläche des Dokumentenmanagements in komuna.ris einsehen. Denn auch hier gilt die Philosophie: Das DMS ist die zentrale Plattform für alle Dokumente innerhalb des Rathaus Informations-Systems komuna.ris. Sie haben Fragen zum ElFried-Archiv? Das Team komuna.ris hilft Ihnen gerne. Rufen Sie uns an, Tel / Bei entsprechender Berechtigung können Dokumente aus ElFried- Archiv über das Dokumentenmanagement (DMS) aufgerufen werden (links). ElFried-Archiv ist, wie die anderen Facharchive, ins DMS integriert (unten). 15

16 komuna.finanz 1 50 Ein Wechsel des Buchführungsstils fördert neue Denkweisen. Die Stadt Haßfurt wechselt 2012 in die Kommunale Doppik. Interview mit Wolfgang Hömer, Kämmerer der Stadt Haßfurt, über die Beweggründe und Vorgehensweise des Umstiegs. Praxis aus erster Hand: Wolfgang Hömer, Kämmerer in Haßfurt, zum Umstieg von der Kameralistik auf die Doppik. Die Stadt Haßfurt wird ab dem Haushaltsjahr 2012 nach intensiven Vorarbeiten auf die Kommunale Doppik umstellen. Von wem kam die Initialzündung für die städtische Finanzreform? Die Anregung kam aus der Kämmerei. Allerdings standen sowohl der Bürgermeister als auch der Stadtrat dem Projekt von Anfang an sehr aufgeschlossen gegenüber. Welche Ziele und Beweggründe gab es für den Wechsel des Buchführungsstils? Da ich selbst aus der Steuerverwaltung komme, erschien es mir nicht sinnvoll, ein Unternehmen wie die Stadt Haßfurt mit einem Jahresumsatz von weit mehr als dreißig Millionen Euro dauerhaft anhand einer, vereinfacht ausgedrückt, Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu führen. Wir wollten endlich Klarheit über 16

17 komuna.finanz 1 50 unsere tatsächlichen Vermögensverhältnisse und deren weitere Entwicklung haben. Zudem bietet die Doppik zweifelsohne bessere Grundlagen für konkrete Steuerungsmaßnahmen. Der Wechsel des Buchführungsstils fördert auch eine neue Denkweise; damit bringen wir hoffentlich eine ganz andere Dynamik in unsere Verwaltung. Zudem buchen unsere GmbHs bereits kaufmännisch, da stören zwei verschiedenen Rechnungswesen. Schulung und Motivation der betroffenen Mitarbeiter. Darüber hinaus ein fester Zeitplan und eine saubere Aufgabenverteilung. Zudem müssen alle, die irgendwie von der Umstellung betroffen sein könnten, ebenfalls mitgenommen werden. Die eigentliche Arbeit, z. B.: Vermögenserfassung und Bewertung, machen wir weitestgehend selbst; bei der Koordination und Motivation lassen wir uns aber beraten und helfen. Bereits bei der Umstellung der Software hatten Sie die Finanzreform im Auge. Hat sich die Entscheidung für komuna und CIP - KD bewährt? Wie beurteilen Sie im Nachhinein die von komuna bereits bei der Softwarepräsentation vorgestellte Konzeption einer Umstellung nach der Schritt-für-Schritt-Methode? bessere Grundlage für konkrete Steuerungsmaßnahmen. Bislang sind wir mit der komuna Software und der Betreuung sehr zufrieden. Allerdings ist die Umstellung ja noch nicht abgeschlossen und es hängt natürlich auch sehr viel von unseren Mitarbeitern und deren Veränderungsbereitschaft ab. Wenn Sie mich in einem Jahr oder in zwei Jahren fragen, kann ich es Ihnen ganz genau sagen. Das A und O des Buchführungswechsels ist das Umstellungskonzept. Können Sie uns die Vorgehensweise der Stadt Haßfurt kurz schildern? Für eine saubere Umstellung ist ein klassisches Projektmanagement vonnöten. Das hatte ich zu Beginn der Umstellungsphase noch unterschätzt. Wichtige Schritte sind Einbindung, Künftig nutzen nicht nur die städtischen GmbHs die doppelte Buchführung, auch die Stadt selbst profitiert von ihr. 17

18 komuna.finanz 1 50 Wir orientieren uns an diesem Konzept. Im Moment, nachdem wir unsere Produkte und Leistungen definiert haben, beginnt bei uns die Phase, in der wir zwar noch kameralistisch buchen; im Hintergrund läuft aber bereits die Doppik. Ich bin auf die ersten Auswertungen gespannt. Erwähnenswert ist die sehr gute Zusammenarbeit zwischen Politik und Verwaltung. Bei Ihnen wurde die Einführung in Absprache mit der Politik zeitlich verschoben. Was waren die Gründe? Die Kämmerei und alle im Rathaus beteiligten Mitarbeiter erledigen die Umstellungsarbeiten zusätzlich zur normalen Arbeit. Der ursprüngliche Umstellungstermin war vor Jahren festgelegt worden und einfach nicht zu halten. Es wäre ja Unsinn, diesen Termin dann auf Biegen und Brechen durchsetzen zu wollen. Wir haben nur begrenzte personelle Ressourcen und die Umstellung braucht ihre Zeit. Von Seiten der Politik gab es da übrigens überhaupt kein Problem. Ohne theoretische Grundlagen geht es nicht. Die softwareseitigen Schulungen waren für komuna in Ihrem Hause sehr unproblematisch, weil man sich auf die systemrelevanten Themen konzentrieren konnte. Die fachlichen Voraussetzungen waren exzellent. Was empfehlen Sie Ihren Kollegen bezüglich der fachlichen Vorbereitung? Es ist dringend notwendig, dass zumindest die Mitarbeiter(innen) der Finanzverwaltung sich Im Rathaus ziehen Politik und Verwaltung an einem Strang. fachlich auf die doppelte Buchführung einstellen. Wer 20 Jahre kameralistisch gedacht hat, bringt das nicht so einfach raus. Deshalb haben wir bei einer Stellennachbesetzung eine Bilanzbuchhalterin eingestellt. Das hat uns wirklich weitergeholfen. Außerdem hat unser Kassenleiter den Kurs Buchhalter BVS absolviert; mein Stellvertreter hat sich zum Bilanzbuchhalter Kommunal weitergebildet und ich absolviere gerade ein Public Management Studium an den Hochschulen Deggendorf und Hof. Ohne die theoretischen Grundlagen geht es einfach nicht. Mit dem Einsatz des integrierten Systems InvenTOUR und der digitalen Belegarchivierung CIP - Archiv haben Sie die Softwarelösung optimal ausgestattet. Wie werden die eingesetzten Lösungen von der Verwaltung beurteilt? CIP - Archiv setzen wir ja schon seit vielen Jahren ein und es ist einfach klasse, direkt am Arbeitsplatz auf alle Belege zugreifen zu können. Auf den Einsatz von InvenTOUR bereiten wir uns gerade vor, da wir erst nach den 18

19 komuna.finanz 1 50 Sommerferien mit der körperlichen Inventur beginnen. Ich bin aber sehr optimistisch, dass wir auch mit InvenTOUR gut zurechtkommen. Gibt es noch weitere Schritte im organisatorischen Bereich, um das doppische Buchführungssystem optimal zu bedienen? Wer die Umstellung plant, muss sich vorab wirklich eingehend informieren. Wir geben unsere guten und schlechten Erfahrungen gerne weiter. Es empfiehlt sich zudem, im Um- stellungs-team junge und alte Mitarbeiter zu mischen, da sowohl die Erfahrung der Alten als auch das unbefangene Herangehen der Jungen vonnöten sind. Wichtig ist auch die gegenseitige Unterstützung. Die Buchführung würde ich zentral einrichten. Ein weiteres Ziel ist noch die Organisation des Rechnungsdurchlaufes. Wir freuen uns schon auf das mit CIP - Archiv gekoppelte elektronische Anordnungssystem. Nach erfolgter Umstellung auf zentrale Anordnung wollen wir zur besseren Unterstützung der Budgetierung auch die Möglichkeit der dezentralen Vorkontierung in CIP - KD evtl. zum Einsatz bringen. Wir müssen zu einer effektiveren Haushaltsführung kommen. Was wünschen Sie sich für die Stadt Haßfurt, wenn die Doppik am Laufen ist? Zunächst einmal wünsche ich mir natürlich, dass wir die Doppik wirklich reibungslos zum Laufen bringen. Bis das perfekt klappt, werden sicherlich noch ein bis zwei Jahre Wolfgang Hömer (li.) im Gespräch mit Wolfgang Goletz, komuna. vergehen. Dann wünsche ich mir, dass das Hauptziel, das wir mit der Umstellung erreichen wollen, auch wirklich erreicht wird: Die Politik macht klare Vorgaben und bestimmt die Richtung. Das bedeutet strategische Entscheidungen statt Einzelfallentscheidungen. Die Verwaltung liefert die hierfür notwendige Transparenz und kümmert sich eigenverantwortlich um das Tagesgeschäft. Insgesamt müssen wir zu einer wirtschaftlicheren und effektiveren Haushaltsführung kommen. Fernziel sind dann die Instrumente KLR, Controlling, Zielvereinbarungen und andere mehr, denn ohne diese bleibt auch das neue Rechnungswesen irgendwo in der Luft hängen. Hier müssen wir aber mit viel Fingerspitzengefühl vorgehen. Ganz besonders aber wünsche ich mir, dass mit der Umstellung des Rechnungswesens bei uns im Rathaus eine umfassende Verwaltungsmodernisierung im Sinne des New Public Management angestoßen wird, die sich nicht alleine auf das Finanzwesen beschränkt. Herr Hömer, wir danken für das Gespräch. 19

20 komuna.einwohner Digitales Meldewesen auch mit Unterschrift Der Weg zur durchgängigen Digitalisierung im Meldewesen ist frei: Durch die Kombination eakte Bürgermonitor Unterschriftentablett werden auch Vorgänge mit persönlicher Unterschrift digital abgewickelt. Unterschrifttablett Die Erfordernis einer persönlichen Unterschrift ist häufig ein Stolperstein für digitale Verwaltungsvorgänge. Medienbruchfreie durchgängig digitale Vorgänge vermeiden Fehler und sparen Zeit für Bürger und Sachbearbeiter. Im Meldewesen steht dem jedoch häufig die Rechtserfordernis einer in Anwesenheit geleisteten Unterschrift entgegen. Beispielsweise beim Beantragen eines neuen Personalausweises muss der Bürger eine Vielzahl von Formularen unterschreiben. Diese Formulare müssen zur Unterschrift in Papierform vorgelegt oder eben in anderer Form zugänglich gemacht werden. Gerade im Meldewesen erfordern immer mehr Vorgänge eine derartige Einbindung des Bürgers. Mit dem Modul MESO - Bürgermonitor und einem 20

21 komuna.einwohner Bildschirmdarstellung für Sachbearbeiter Bildschirmdarstellung für Bürger Unterschriftentablett ist nun auch hier eine komplett digitale Abwicklung möglich: Die Formulare werden nicht mehr ausgedruckt, sondern für den Bürger auf einem speziellen Monitor angezeigt (geeignet sind handelsübliche PC-Bildschirme oder Unterschriftentabletts mit Touchscreen). Der Bürger sieht auf seinem Monitor nur das eigentliche Formular. Programmteile, die nur der Sachbearbeiter für die Bearbeitung benötigt, werden nicht angezeigt. Der Bildschirm des Sachbearbeiters bleibt unverändert, er zeigt weiterhin die Gesamtdarstellung von MESO. Nur zusätzlich ist hier dann auch noch die Darstellung, die der Bürger sieht, enthalten. Ist eine Unterschrift erforderlich, so kann man dem Bürger das gewünschte Formular vollständig anzeigen und ihn direkt auf dem Unterschriftentablett signieren lassen. Fest mit dem Vorgang verknüpft: die digitale Unterschrift 21

22 komuna.einwohner Ablage mit Unterschrift in die MESO - eakte: Diese Vorgehensweise ist mit dem Modul Bürgermonitor für alle Vorgänge in MESO möglich, bei denen der Bürger eine Unterschrift leisten muss. Das unterschriebene Formular kann unmittelbar im Anschluss in der MESO - eakte digitalisiert abgelegt werden. Das angezeigte Dokument und die Unterschrift sind über ein Zertifikat untrennbar miteinander verknüpft. Ein Ausdrucken ist somit nicht mehr erforderlich. Möglich ist es natürlich dennoch. Sie haben Fragen zu eakte und Bürgermonitor? Das Team komuna.einwohner hilft Ihnen gerne. Rufen Sie uns an, Tel / Die eakte in MESO Das optionale Modul eakte erleichtert die Arbeit und spart Zeit. Personenrelevante Daten in Form von Meldeund Passformularen, Schriftverkehr, Personenstandsurkunden usw. werden digital in MESO abgelegt. Auch sämtliche MESO-Formulare können direkt in die eakte abgelegt werden. Die eakte bietet den schnellstmöglichen Zugriff auf diese Daten. Hier gibt s das Demo-Video zur eakte. 22

23 komuna.rsp Jetzt läuft es noch besser für Bürger und Verwaltung Das turnusmäßige Erfassen der Wasserzählerstände ist eine Pflichtübung, Rationalisierung ist hier hochwillkommen. komuna bietet ein umfassendes Servicepaket. Und dazu eine deutlich verbesserte egovernmentlösung. Wirtschaftliche Wasserabrechnung ist oft eine Frage des reibungslosen Datenflusses. Direkte Datenübernahme ohne Eingabefehler, kein Aufwand für das Dateneinlesen, kein Rückporto. Bei diesen Vorteilen ist klar, dass die Wasserzählerkarte ONLINE zu den beliebtesten egovernment-anwendungen im Rathaus Service-Portal zählt. Die aktuelle Version ist eine sowohl für Bürger als auch die Verwaltung nochmals verbesserte. Komfort erhöht die Akzeptanz Durch eine Abfrage im Dialogstil wird die Eingabe für den Bürger noch weiter vereinfacht. Auch die Transparenz wird erhöht. Soweit die Daten in CIP - KD verfügbar sind, können dem Bürger nun die Vorjahresstände angezeigt werden. Er erhält automatisiert 23

24 komuna.rsp eine Bestätigungsmail mit den abgegebenen Werten und hat die Möglichkeit, ein PDF für seine Unterlagen auszudrucken. Auf der Verwaltungsseite sorgt die neue Programmversion für weitreichende Administrationsmöglichkeiten. Nahezu alles kann jetzt selbst verwaltet werden. Vom Datenupload der Vorjahres-Zählerstände bis zum Datendownload der abgegebenen Zählerstände. Abgabezeiträume, Ansprechpartner, Textelemente, aber auch Logos und Farben können selbst angepasst werden. Auch eine Datenauswertung ist möglich. Ziel ist es, die Akzeptanz beim Bürger weiter zu erhöhen und damit den Anteil der Online-Meldungen von Zählerständen kontinuierlich zu steigern. Rundum-sorglos-Paket Der Anteil von Online-Meldungen wird laufend steigen; dennoch bleibt die konventionelle Erfassung über Zählerkarten auf Sicht unverzichtbar. Auch hier bietet komuna ein umfassendes Servicepaket. Von den Druckvorlagen für perforierte Zähler-Ableseschreiben über den Druck, das Einkuvertieren, das Frankieren und Postausliefern bis hin zum Einlesen der Adressund Zählerdaten. komuna übernimmt auch die Aufbereitung der gemeldeten Zählerstände. Die Zählerkarten werden eingescannt, die Daten ausgelesen und eine Datei für die automatisierte Übernahme der Daten in CIP - KD (nach Plausibilitätsprüfung) erstellt. Zusätzlich werden die eingelesenen Zählerkarten in die elektronische Steuerakte der Verbrauchsabrechung integriert. Sie haben Fragen zum Wasserzähler-Service? Die komuna Kundenbetreuer helfen Ihnen gerne. Rufen Sie uns an, Tel / Rund um das Thema Wasserzähler-Ablesung bietet komuna ein umfassendes Servicepaket. 24

25 komuna.sys Neue Herausforderung: -Archivierung Kommunikation per ist schnell und praktisch. Doch Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind einzuhalten. Entscheidend: Die -Archivierung muss die besonderen Anforderungen der Verwaltung erfüllen. Alexander Bach leitet das Team komuna.sys. Auch wenn im kommunalen Bereich nach 3a VwVfG (Verwaltungsverfahrensgesetz) noch kein Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente eröffnet ist, gibt es bereits Anforderungen für öffentliche Einrichtungen zur -Archivierung. Da die behördeninterne Kommunikation zunehmend per erfolgt, sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung auch bei elektronischer Kommunikation einzuhalten. Bei einer Akteneinsicht (z. B. GDPdU) muss somit sichergestellt sein, dass die Unveränderbarkeit bzw. Originalität betroffener s gewährleistet und nachweisbar ist. Ausdruck und konventionelle Ablage ist sicher keine Lösung für die Zukunft. Auch das auto- 25

26 komuna.sys matische Speichern aller ein- und ausgehenden s ist zwar möglich, aber nicht sinnvoll: Alle Spam- und Werb s würden mitarchiviert. Zudem müssen bei personenbezogenen Daten entsprechende Datenschutzgesetze berücksichtigt werden. Und s mit strafrechtlich relevanten Inhalten müssen löschbar bleiben! Um die geforderte Revisionssicherheit bei s zu realisieren, wird es unumgänglich sein, sie mit Signaturen oder anderen Mitteln, welche die Originalität bescheinigen, archivieren zu können. Zertifizierte Langzeitarchivierung auch für s Es sind bereits einige Archivierungs-Produkte auf dem Markt. Allerdings werden gerade die häufig angepriesenen Online-Lösungen im kommunalen Bereich aus datenschutzrechtlichen Gründen ausscheiden müssen. komuna sieht die Lösung in einem Facharchiv innerhalb der Verbundlösung komuna.ris und hat bereits das -Archiv in den Entwicklungsprozess mit aufgenommen. Analog zum CIP - Archiv und dem gerade realisierten Facharchiv ElFried ist das -Archiv eine logische nächste Stufe in der Facharchivkonzeption von komuna.ris. Natürlich mit der qualifizierten Anbindung an die DMS-Komponente in komuna.ris. Auch das Medium des physikalischen Langzeitspeichers steht schon bereit. Das von komuna empfohlene WORM-Medium Silent Cube der FAST LTA AG für die Archivierung mit CIP - Archiv kommt bei allen angebotenen Facharchiven zum Einsatz. Die Anwender können sicher sein, auf eine zukunftsträchtige Technologie zu setzen. Sie haben Fragen zur -Archivierung? Das Team komuna.sys hilft Ihnen gerne. Rufen Sie uns an, Tel /

27 komuna.neukunden Das volle Dutzend: MESO im Landkreis Neu-Ulm Der Zweckverband gemeindliche Datenverarbeitung im Lkr. Neu-Ulm mit Sitz in Illertissen setzt im Meldewesen künftig geschlossen auf den Marktführer MESO und den Service der komuna. Josef Walz (re.), Vorsitzender ZV gemeindliche Datenverarbeitung und Franz Fuchs, Geschäftsführer komuna bei der Vertragsunterzeichnung Mehr Bürgernähe und optimierte Verwaltungsabläufe Der Zweckverband gemeindliche Datenverarbeitung im Lkr. Neu-Ulm stellt sich im Bereich des Meldewesens den wachsenden Herausforderungen der Zukunft mit neuen Zielen im Bereich Software und IT. Im März 2011 wurden den Sachbearbeitern die komuna Philosophie, die leistungsfähigen Softwareprodukte und das bewährte Umstellungs-/ Schulungskonzept vorgestellt. Diese Präsentation von komuna hat überzeugt bereits Mitte April 2011 wurden die Verträge unterzeichnet. 27

28 komuna.neukunden Nun arbeiten alle 12 Kommunen im Landkreis Neu-Ulm mit MESO. Das Fachverfahren MESO ist bundesweit Marktführer im Bereich Meldewesen und bietet deutlich mehr als die klassische Bearbeitung von Melde- und Passvorgängen. Die eakte, die Gebührenkasse, der vorausgefüllte Meldeschein, der Bürgermonitor und die Automatische Sammelauskunft (ASA) für PowerUser sind innovative Module dieser Software. Sie sorgen im Bereich des Einwohnerwesens für spürbar mehr Effizienz. Iller Donau Nersingen Horgau Holzheim Pfaffenhofen Roggenburg Der Zweckverband gemeindliche Datenverarbeitung im Landkreis Neu-Ulm ist eine Selbsthilfeeinrichtung nach dem KommZG für alle Bereiche der Gemeindeverwaltungen. Die Mitgliedsgemeinden Bellenberg Altenstadt Buch Unterroth Oberroth Osterberg Altenstadt, VG Altenstadt Kellmünz Kellmünz, VG Altenstadt Osterberg, VG Altenstadt Bellenberg Buch, VG Buch Oberroth, VG Buch Unterroth, VG Buch Nersingen Pfaffenhofen, VG Pfaffenhofen a. d. Roth Holzheim, VG Pfaffenhofen a. d. Roth Roggenburg Alle Kommunen im Zweckverband gemeindliche Datenverarbeitung arbeiten mit MESO. Horgau, Lkr. Augsburg 28

29 komuna.neukunden Stadt Eltmann setzt auf komuna Lösungen Finanzwesen, Einwohnermeldeamt und Rathaus Service-Portal: In drei wichtigen Bereichen hat sich die Stadt Eltmann (5.300 Einwohner, Lkr. Haßberge) für zukunftsorientierte komuna Lösungen entschieden. Die komuna als Partner der Kommunalverwaltung: hoch qualifizierte Mitarbeiter mit Verwaltungserfahrung, leistungsfähige Softwarelösungen sowie eine durchgängige Unterstützung bei der Umstellung und in der täglichen Praxis. Das überzeugte im Mai 2010 nicht nur die Verwaltungsspitze in Eltmann. Start mit MESO Im Einwohnermeldeamt setzt man künftig auf MESO, den bundesweiten Marktführer im Bereich des Meldewesens. Bereits im Juli 2010 startete nach der praxisnahen Schulung der Echtbetrieb. Gleichzeitig wurde auch die Einführung des npa vorbereitet. Mit der Maus ins Rathaus Im Dezember 2010 folgte die egovernmentlösung Rathaus Service-Portal. Über dieses Internetportal werden für die Bürger verschiedene Online-Behördengänge angeboten. Optimale Abläufe ohne Medienbruch garantieren höchste Effizienz und besten Service. Kommunales Finanzwesen CIP - KD vereint kamerale und doppische Elemente in einem Verfahren. Damit ist bei einem späteren Umstieg auf die Kommunale Doppik kein weiterer Softwarewechsel mehr nötig. Nach der Schulung im März 2011 verbunden mit einer unterjährigen Datenkonvertierung startete der Echtbetrieb planmäßig. Große Unterstützung im Auskunftsbereich erwartet man sich in Eltmann künftig durch CIP - Archiv, das qualifizierte Belegarchiv. Historische Fassade, moderne Verwaltung: das Rathaus in Eltmann. 29

30 komuna.intern Unsere Teams stellen sich vor Team Empfang Doris Baumgartner Julia Gänsbacher Daniela Jahrstorfer Unsere Auszubildenden Dominik Loibl Team komuna.sys Andrea Stix Team Empfang 30

31 komuna.ausblick Themen infopost 01/2012 komuna Kunden Forum Vorabinformationen zu Themen und Referenten Termine! Schulungstermine 2012 Die aktuellen Termine finden Sie in Kürze unter: Infoworkshops Kostenlose Infoworkshops in Altdorf zu folgenden Themen: komuna.ris, das Rathaus Informations-System, und CIP - Archiv komuna.finanz, der Weg zum Neuen Kommunalen Finanzwesen komuna.rsp und weitere egovernment- und Online-Dienste komuna.sys, Virtualisierung Chancen und Risiken Die Termine finden Sie unter: MESO-Ausblick 2012 Was bringt die Einführung der diakritischen Zeichen? CIP - Archiv Neues Modul Rechnungseingang sorgt für ganzheitliche Transparenz. Die nächste infopost erscheint im Frühjahr Roadshow Finanzwesen Wir kommen zu Ihnen mit praxisnahen und aktuellen Informationen. Einladung folgt Termine unter: infopost Impressum Herausgeber komuna GmbH EDV-Beratung Wallerstraße Altdorf Tel / Fax 08 71/ info@komuna.de Redaktion Christian Fuchs Daniela Jahrstorfer Autoren Alexander Bach Ferdinand Beer Wolfgang Goletz Markus Singer Marco Vogl Fotos Stefanie Aumiller istock, fotolia Gestaltung Platzer Kommunikation München Christiane Suppé 31

32 Mit der Maus ins Rathaus Praxisnahe egovernmentlösungen Bereits über 150 Kommunen nutzen das Rathaus Service-Portal als Plattform für Bürgerinformation und für ein umfassendes Online-Angebot, vom Fundbüro bis zum Wahlscheinantrag. Wir informieren Sie gerne! Wasserzählerkarte ONLINE Jetzt in verbesserter Form Selbsterklärender Vorgang und verbesserte Transparenz für den Bürger Einfache, umfassende Administration durch die Verwaltung komuna.rsp komuna GmbH EDV-Beratung Wallerstraße Altdorf Tel / Fax 08 71/ info@komuna.de