Stammdatenpflege - FiBu-Konten 11.1

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1 11.1-Stammdatenpflege FiBu-Konten Allgemeines Dieses Stammdatenverwaltungsprogramm bezieht sich nur auf die Konten in der Finanzbuchhaltung. Sie können damit neue Konten anlegen, bestehende ändern, löschen, listen. Wichtige Hinweise Bei den FiBu-Konten wird zwischen Kunden-, Lieferanten-, Sach- und Kostenstellen- Konten unterschieden. Dementsprechend wird die Satzverwaltung unterschiedlich gehandhabt. Für Kunden und Lieferanten wird neben dem Konto in der Finanzbuchhaltung noch ein individueller Stammsatz in einer gesonderten Kunden und Lieferantendatei geführt. Dieser Stammsatz enthält z. B. die Adresse, Bankverbindungen, Rabatte, Zahlungsziele usw. Das Einbinden der Kunden- und Lieferantendatei geschieht in Steuerung Kunden/Lieferanten Datei Änderungen in diesem Programmpunkt haben keinen Einfluß auf die Kundenstammdaten in 1.2 und die Lieferantendatenstammdaten in Sicherheitshinweis Bei geplanter Veränderung bestehender Parameter empfiehlt es sich, die bestehenden Werte zuvor zu notieren/ auszudrucken (Hardcopy = <STRG><D>) Programmablaufbeschreibung Je nach Kontenart werden nicht auszufüllende Felder ausgeblendet, bzw. erhalten eine andere Feldbezeichnung. Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 1 von 9

2 Neues Konto anlegen / bestehendes Konto bearbeiten Nach Anwahl geben Sie die Kontonummer ein. Ist unter dieser Nummer bereits ein Konto angelegt, wird dieses aufgelistet. Durch Eingabe der Feldnummer können Sie bei einem bestehenden Konto den Inhalt des Feldes ändern. Es werden nur diejenigen Felder angezeigt, die für die entsprechende Kontenart zulässig sind. Ist das Modul Kostenrechnung aktiviert, so kann durch Eingabe von K einem Kostenkonto ( Feld Kontenart = 4 ) Kostenstellen zugeordnet werden. Die Zuordnung hat zur Folge, dass beim Erfassen der Buchungen 11.2 und beim Verbuchen 11.3 geprüft wird, ob die KST gültig ist. Desweiteren muß bei aktiviertem Kassenmodul und Parameter KST aus Erlösgruppe bei Ein- und Auszahlungen eine auf ein Sachkonto 14 eine der hinterlegten Kostenstellen ausgewählt werden, ansonsten wird die Differenzkostenstelle bebucht. Mit <F2> können Sie ein bestehendes Konto auch über Matchcode suchen. Hierzu müssen Sie im Feld 3 Matchcode Kontenart (vgl. Feldbeschreibung Feld 4) und Matchcode eingeben, und mit <CR> die Suche starten. z.b.: 1Test <CR> um nach Debitoren mit Matchcode TEST zu suchen. Ist unter der eingegebenen Nummer noch kein Konto vorhanden, befinden sie sich automatisch in Modus Neuanlage. Hier müssen die einzelnen Eingabegfelder der Reihe nach bearbeitet werden. Menüpunkt Budgetvorgabe Falls in Firmenstamm (Feld 38) die Budgetvorgabe aktiviert wurde, kann dieser Menüpunkt durch Eingabe von B aufgerufen werden. Hier kann für ein Konto ein Budget vorgegeben werden, entweder als Jahresvorgabe oder einzeln auf die verschiedenen Monate verteilt. Beim Erfassen der Buchungen für dieses Konto 11.2 Erfassen Buchungen kommt eine Meldung, wenn die Vorgabe erreicht oder überschritten wird. Die Budgets können als Vergleichsbasis für Betriebswirtschaftliche Auswertung verwendet werden. ( alternativ : Vorjahreszahlen ) Menüpunkt Löschen Mit L können Sie den aktuellen Kontensatz löschen, falls kein Saldo auf diesem Konto ist. Personenkonten können nur gelöscht werden wenn im Geschäftsjahr noch nichts gebucht wurde (wird bei Löschvorgang automatisch geprüft, Löschung wird ggf. mit Hinweis abgelehnt). Menüpunkt Blättern Mit <F1> können Sie im Kontenplan blättern. Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 2 von 9

3 Stammdatenpflege - FiBu-Konten 11.1 Feldbeschreibung 1 Kontonummer (N,9,1) Personenkonten müssen mindestens 1 Stelle mehr als Sachkonten haben. 2 Kontenbezeichnung (a,30,-) Da die Kontenbezeichnung in der Regel auch automatisch als Matchcode (Suchbegriff) verwendet wird (s. unten Feld 3), ist es ratsam, hier eine Logik einzuhalten (z.b. alle Wareneinsatzkonten mit "WE " beginnen etc.) 3 Matchcode (A,30,1) Mit <CR> kann die Kontenbezeichnung als Matchcode übernommen werden (Empfehlung), dabei werden alle Buchstaben automatisch in Großschrift geändert. Ansonsten kann ein entsprechende Suchbegriff auch manuell eingeben werden. 4 Kontenart (N,1,1) 1 = Debitor 2 = Kreditor 3 = Sachkonto 4 = Sachkonto mit zusätzlicher Bebuchung von Kostenstelle (Voraussetzung hierzu ist das Modul Kostenstellenrechnung) In Abhängigkeit von der Kontenart werden best. Felder der folgenden Erfassungmaske nicht angezeigt. Für Kontenart 4 besteht zusätzlich die Möglichkeit eine oder mehrere KST zu hinterlegen. 5 KZ Verdichtung (N,1,1) 0 = ohne Verdichtung 1 = mit Verdichtung Bei verdichteten Konten werden die einzelnen Buchungen lediglich auf dem Journal ausgedruckt. Auf dem jeweiligen Konto werden sie nur pro Journalseite kumuliert geführt, so dass eine Kontrolle der Einzelbuchungen auf dem Konto dann nicht mehr möglich ist. Die Verdichtung ist nicht möglich bei Personenkonten. Sicherheitshinweis Die Verdichtung erschwert eine eventuelle Fehlersuche und kann im Falle einer Steuer- oder Betriebsprüfung negative Konsequenzen nach sich ziehen! Ab Programmversion ist es deshalb nicht mehr möglich, das Verdichtungskennzeichen neu zu setzen. Der Versuch wird mit einer Meldung abgelehnt: Die Aufhebung einer bestehenden Verdichtung sollte nur zum Jahreswechsel erfolgen, wenn alle Buchungen für das Vorjahr erfolgt sind. Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 3 von 9

4 Beim Ändern des Kennzeichens von '1' auf '0' erfolgt ebenfalls eine entsprechende Meldung: 6 G+V Position (N,6,3) Eine hier eingegebene dreistellige Positionsnummer läßt das Konto beim Druck der Gewinn und Verlustrechnung an dieser Position erscheinen. Der jeweilige Text für diese Positions-Nummer wird in G+V Parameter angelegt. Sind die Positions-Nummern eines Kontos abhängig vom Saldo (Soll und Haben verschieden), so werden beide Positions-Nummern als eine sechsstellige Zahl eingegeben. Bei der Eingabe der Positions-Nummern darauf achten, dass bei den Konten nur Zeilen, die an der vierten Stelle eine 5 haben eingetragen werden. Alle anderen Positions- Nummern sind Überschriften und übernehmen keine Kontenwerte. 7 Bilanz-Positionen (N,6,3) Die Bedeutung der hier eingegebenen Positions-Nummern entspricht der von Punkt 6. Sie bezieht sich jedoch nicht auf die G+V-Liste sondern auf die Bilanz Dementsprechend erfolgt die Anlage des Textes im Programm "Bilanz- Parameter". 8 Position BWA (N,2,1) Kennzeichnet die zweistellige Positions-Nummer, unter der das Konto in der BWA enthalten sein soll. Der jeweilige Text wird im Programm BWA- Parameter vergeben. 9 Position UST (A,3,-) Dient zur Kennzeichnung von Sachkonten, die für die UST-Verprobung/Voranmeldung benötigt werden. Diese Kennzahl ist ein- bis dreistellig und wie folgt aufgebaut: E/G/I=Erlöse,M/S=MWSt,V/W=VSt,X=Einf.USt,Y=Schrotterl. + evtl.nr.rückr.faktor Stelle 1 = E - Erlöskonten M - Mehrwertsteuerkonten V - Vorsteuerkonten I - Innergemeinschaftliche Verkäufe an KD. mit ID-Nr. G - Konten für Ankauf aus EG-Ländern S - Mehrwertsteuer aus EG-Ankauf W - Konten für Vorsteuer aus Ankauf aus EG X - Einfuhrumsatzsteuer-Konto Y - Schrotterlöse Stelle 2-3 = Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 4 von 9

5 Stammdatenpflege - FiBu-Konten 11.1 Kennzeichen für Steuerschlüssel, jedoch nur bei Symbolen E,M,V, G,S. Verwendet werden die in angelegten Rückrechnungsfaktoren (nur 1 bis 20 erlaubt). Für die Symbole I,W,X,Y ist hier keine Eingabe möglich. Sicherheitshinweis Die nachträgliche Veränderung dieses Feldes (bei bereits bebuchten Konten) führt zu Änderungen der Umsatzsteuer-Voranmeldung/ Verprobung! Veränderungen sind deshalb nur zur Fehlerkorrektur vorzunehmen. Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 5 von 9

6 10 KZ-Saldo für Erfassung (N,1,1) Ist dieses Kennzeichen auf "1" gesetzt, wird für das Konto schon beim Erfassen der Buchungen (s ) ein Abstimmsaldo mitgeführt und automatisch angezeigt (inkl. erfaßte und noch nicht verbuchte Buchungen). Dies ist sinnvoll bei Finanzkonten, um sofort einen gebuchten Bankauszug im Buchungserfassungsprogramm kontrollieren zu können. Bei allen anderen Konten kann der Abstimmsaldo bei der Buchungserfassung mit "A" abgefragt werden (sofern in Feld 35 aktiiviert). 11 Steuer-Symbol (N,2,-) Dieses Feld dient zur Hinterlegung eines Steuerschlüssels, der in Rückrechnungsfaktoren angelegt sein muß. Beim Speichern eines Steuerschlüssels im Konto wird beim Bebuchen des Kontos die Steuer laut dem hinterlegten Rückrechnungsfaktor herausgerechnet und auf dem Steuerkonto verbucht. Zur Auffindung des Steuerkontos sind im Satz des jeweiligen Rückrechnungsfaktors die Schlüssel für die automatischen FiBu-Konten hinterlegt (Mehrwertsteuer, Vorsteuer, erhaltene und gewährte Skonti). Ist sowohl im Buchungsschlüssel als auch für das Konto ein Steuerschlüssel angegeben, so ist der Steuerschlüssel des Kontos vorrangig. 12 Sachbearb. (OP-Code) (N,9,-) (bei Kontenart "1" und "2") Möglichkeit der Zuordnung eines in OP-Code-Verwaltung angelegten OP-Codes. Weitere Beschreibung siehe dort. 12 Fixkostenstelle (N,9,-) (bei Kontenart "4") Dieser Schlüssel findet nur Verwendung, wenn das Standard-Programm-Paket "Betriebsbuchhaltung" integriert ist und von dem entsprechenden Konto die Umsätze in der Kostenrechnung gespeichert werden sollen. Die angegebene Kostenstelle wird automatisch mit dieser Nummer und dem gebuchten Netto-Umsatz in der Betriebsbuchhaltung beschickt. 13 KZ-Eröffnungs-Vortrag (N,1,1) Wird hier die Kennzahl 1 vorgegeben, so erfolgt für dieses Konto eine automatische Saldovortragsbuchung beim Jahresabschluß. Dies ist sinnvoll für die Finanzkonten sowie die Debitoren- und Kreditoren-Sammelkonten. Die Personenkonten werden automatisch vorgetragen. Für den Sachkontenvortrag muß nach dem Jahresabschluß erst ein Buchnungslauf durchgeführt werden. 14 Statusbericht (N,1,-) 0 = Keine Statusübersicht 1-7 =Spalten-Nr. der Übersicht. Soll das Konto in die Statusübersicht übernommen werden, wird hier die entsprechende Spaltennummer der Übersicht hinterlegt. Die Spalten-Nr. sind wie folgt vergeben: 1 Umsatz (Erlöskonten) 2 Forderungen (Forderungen und Nachläße) 3 Wareneingang (EK- und VAK-Konten) 4 Verbindlichkeiten (Verbindlichkeiten und Skonto) 5 Investitionen (Anlagekonten) 6 Kosten 7 Banken Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 6 von 9

7 15 Zahlungsbedingungs-Schlüssel (N,2,-) (bei Kontenart "1" und "2") Dieser Schlüssel wird nur bei Personenkonten belegt. Er dient zur Steuerung der Fälligkeit bei Debitoren für 11.7 Mahnwesen bzw. bei Kreditoren für den Aufbau der Zahlungsvorschlagsliste (Skontofrist etc.). Der einzugebende Zahlungsbedingungsschlüssel muß in der entsprechenden Datei sein, sonst wird die Annahme verweigert. Wird in Feld 15 nichts eingegeben, so wird der Standard-Zahlungsbedingungs-Schlüssel 1 vorausgesetzt. Die in Feld 15 angegebenen Schlüssel können im Erfassungsprogramm überlagert werden. 15 Sachkontenart (N,2,-) (bei Kontenart "3" und "4") 1 = Deb.Sammel-Kto., 2 = Kred.Sammel-Kto., 3 = Wa.Bestd.Kto., 4 = Finanz-Kto 5 = Konto ohne Steuerprüfung Für Sachkontenart 1 und 2 wird überprüft ob die gebuchte Steuer der hinterlegten entspricht. Für Konten, wo diese Prüfung unterdrückt werden soll ist Kontenart 5 zu hinterlegen. (z.b. steuerfreier Anteil aus Differenzbesteuerung) Mit Hilfe eines neuen Abstimmprogrammes ( Fibu-Abstimmprogramm) können Sammelkonten, die hier ein Kennzeichen 1-4 haben, abgestimmt werden. Weitere Beschreibung siehe Div.Kto.b.Pers.Kto. (N,1,-) 0 = Normales Personenkonto 1 = Diverses Konto Eine "1" in diesem Feld sagt aus, dass in diesem Konto mehrere Kunden unter einer Nummer zusammengefaßt sind. Beim Druck der Mahnungen wird deshalb pro offenem Posten eine eigene Mahnung ohne Adresse ausgedruckt. 17 KZ "Nicht mahnen" (N,1,-) Bei Debitor-Konten bedeutet: 0 = Kunde wird gemahnt 1 = Kunde wird nicht gemahnt Bei Kreditor-Konten bedeutet: 0 = Bezahlung über automatischen Zahlungsausgang 1 = Kein automatischer Zahlungsausgang 2 = Einzelüberweisung je Rechnung Hier kann ein Debitor (z.b. "Garanetieforderungen") von der Mahnung und ein Kreditor (z.b. mit Abbuchungserlaubnis) von dem automatischen Zahlungsausgang ausgeklammert werden. Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 7 von 9

8 18 KZ LS Personenkto. (N,1,-) 0 = keine Lastschrift 1 = Einzugsermächtigung 2 = Abbuchungsauftrag Für Kunden die eine Einzugsermächtigung 1 gegeben oder einen Abbuchungsauftrag 2 erteilt haben wird hier die Voraussetzung für /14 automatische Lastschriften, geschaffen. 19 Abweich.Sammelkonto (N,2,-) (Bei Kontenart "1" und "2") Hier kann der Schlüssel eines automatischen Fibu-Kontos eingegeben werden. Es wird dann nicht der im Buchungsschlüssel hinterlegte Sammelkonto-Schlüssel verwendet, sondern der dieses Feldes. Konto muß in Automatische FIBU-Konten angelegt sein. 19 Kennz. OP-Führung (N,2,-) (Bei Kontenart "3" und "4") 1 = OP-Führung zum Sachkonto Für die mit "1" gekennzeichneten (Sach-)Konten werden die OP's einzeln geführt. Dies ist für Konten wie z.b. "Scheck", "Kreditkarte" oder "Ungeklärte Zahlungen" hilfreich. ( 20 KZ Konto Journals. (N,1,-) ) 0 = Nein, 1 = Ja Feld 20 wird nicht genutzt. 21 Nummer Lief./Kund. (A,10,-) (Bei Kontenart "1" und "2") Hier können Sie die Nummer eintragen, unter der Sie bei Ihrem Lieferanten geführt werden. Diese Nummer wird bei maschinellem Zahlungsausgang auf dem Überweisungsträger mit ausgedruckt und erleichtert somit Ihrem Lieferanten die Bearbeitung Ihrer Zahlung. 21 Referenzkonto (A,10,-) (Bei Kontenart "3" und "4") Hier kann eine Referenznummer/Code für externe Auswertungen eingetragen werden. 22 KZ nicht bebuchen (N,1,-) 0 = Konto kann direkt bebucht werden 1 = Konto kann nicht direkt bebucht werden. Bei Hinterlegung einer "1" in diesem Feld, kann das Konto nur als "automatisches Fibu-Konto" bebucht werden, jedoch nicht direkt angesprochen werden. Damit können Sammelkonten nicht versehentlich manuell bebucht werden, auch Konten die durch andere ersetzt wurden können bis zur Löschung "stillgelegt" werden. 23 Filiale-Nummer (N,3,-) Bei Filiallösung kann hier ein Personenkonto einer bestimmten Filiale zur Auswertung zugeordnet werden. Bei Sachkonten ist die Filiale die letzte Ziffer der Kontonummer. Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 8 von 9

9 24 KZ BAB-Verdichtung (N,1,1) 0 = ohne Verdichtung 1 = mit Verdichtung Entspricht Feld 5 `Kontenverdichtung für Kostenstelle`. Nur bei aktivierten Programm-Paket "Betriebsabrechnung" Listen Mit <F3> können Sie eine Kurzliste des Kontenplans mit Kontonummer und Bezeichnung ausdrucken. Wird die Frage : "Wollen Sie eine Kurzliste der Konten drucken (J/N)" mit "N" beantwortet, bekommen Sie eine ausführliche Kontenliste mit der Parameterbelegung. Beide Listen können von Konto bis Konto eingegrenzt werden. Finanzbuchhaltung Juni 2014 Seite 9 von 9

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