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1 Richten Sie Ihren individuellen Kontenrahmen ein

2 1. Vorbemerkungen bitte aufmerksam lesen Begriffsdefinitionen Kontenrahmen Kontenplan Die Reihenfolge der Schritte Durchlaufen des Einrichtungsassistenten Anlegen Ihres Kontenrahmens Konten im CSV-Format importieren Konten manuell anlegen Exkurs innergemeinschaftlicher Erwerb Konten durch Duplizieren hinzufügen Einrichtung der Steuermatrix Umsatzsteuervoranmeldung Umsatzsteuerzeilen Vorsteuerzeilen Berichte Aufbau und Kontenzuweisung Liste der Berichte Weitere Einrichtungsschritte Anlagenbuchhaltung Standarderlöskonten für die Abrechnung Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 11

3 1. Vorbemerkungen bitte aufmerksam lesen Scopevisio bietet in Abhängigkeit von der gewählten Produktlinie mehrere Kontenrahmen als Vorlage bei der Einrichtung der Finanzbuchhaltung an. Am häufigsten gewählt werden hierbei die an den DATEV-Standard angelehnten Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Mit der Verwendung eines von uns vordefinierten Kontenrahmens sind bereits alle erforderlichen Einstellungen für das gesamte ERP-System getroffen. Angefangen von mit Produkten verknüpften Erlöskonten über vordefinierte Banking-Konten bis hin zur kompletten Steuermatrix sowie allen gängigen Finanzberichten erhalten Sie mit der Wahl eines Standardkontenrahmens ein rundum eingerichtetes Paket. Sollte Ihr individueller Kontenrahmen sich auf einen der gängigen Standards zurückführen lassen oder arbeiten Sie mit einem um individuelle Konten erweiterten Standard empfehlen wir grundsätzlich immer, einen Standardkontenrahmen als Grundlage zu nutzen. Einzelne (individuelle) Konten können jederzeit angepasst oder durch Duplizieren ganz einfach ergänzt werden. Kommt für Sie keiner der angebotenen Standardkontenrahmen in Frage, haben Sie mit Scopevisio auch die Möglichkeit, einen völlig frei definierten Kontenrahmen zu nutzen. Für diesen Fall bietet Ihnen das vorliegende Dokument eine Anleitung, wie Sie die Scopevisio ERP- Software selber einrichten können. Da die Anlage eines Kontenrahmens weitreichende Auswirkungen im gesamten System nach sich zieht, möchten wir explizit darauf hinweisen, dass sich dieser Einrichtungsleitfaden an Finanzbuchhaltungsexperten richtet. Bitte beachten Sie, dass unsere kostenlose Hotline keinen inhaltlichen Support für individuelle Kontenrahmen leisten kann. Auf Wunsch bieten wir Ihnen aber einen System-Einrichtungsservice an, der alle Experteneinstellungen für Sie vornimmt. Gleich ob Sie sich für einen individuellen oder einen Systemkontenrahmen entscheiden, die einmal gewählte Vorlage kann später nicht mehr geändert werden. Richten Sie Ihren Kontenrahmen gleich nach Durchlaufen des Einrichtungsassistenten ein, um die grundlegenden Verbindungen im gesamten System sicher zu stellen. 2. Begriffsdefinitionen Diese Begrifflichkeiten werden wie beschrieben in der Anwendung unterschieden. 2.1 Kontenrahmen Der Kontenrahmen umfasst alle vorhandenen Konten. Konten aus dem Kontenrahmen können einfach in den Kontenplan übernommen werden. 2.2 Kontenplan Der Kontenplan enthält nur die Konten des Kontenrahmens, die zur Nutzung vorgesehen wurden. Dadurch wird die Arbeit an vielen Stellen übersichtlicher. Den Kontenplan können Sie über Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Kontenplan einsehen. Ihr Kontenplan wird tabellarisch angezeigt. Über die einzelnen Tabellentabs zeigen Sie die Sachkonten bezogen auf bestimmte Merkmale an. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 11

4 3. Die Reihenfolge der Schritte Sowohl für den Import von Konten als auch für die manuelle Anlage gilt die gleiche sinnvolle Reihenfolge, mit der Sie möglichst effizient vorgehen. Bitte lesen Sie zunächst die gesamte Beschreibung bis zum Ende durch und benutzen dann diese Reihenfolge, um Ihren Kontenrahmen einzuarbeiten. (1) Durchlaufen des Einrichtungsassistenten (2) Anlegen des Kontenrahmens (3) Einrichten der Steuermatrix (4) Einrichten der Umsatzsteuervoranmeldung (5) Zuweisung der Konten zu den weiteren Berichten (Bilanz, GuV, BWA) (6) Weitere Einstellungen vornehmen 3.1 Durchlaufen des Einrichtungsassistenten Durchlaufen Sie den Einrichtungsassistenten und füllen Sie die erforderlichen und gewünschten Felder aus. Die Wahl Ihres Kontenrahmens erfolgt im Schritt Finanzen. Wählen Sie die Vorlage Individuell. Sie erhalten noch systemseitige Hinweise. Beenden Sie den Einrichtungsassistenten über die Reiter Banking und Einstellungen. Beachten Sie, dass Sie keine Hausbank ohne zugehöriges Sachkonto anlegen können. Diesen Schritt müssen Sie später nachholen. 3.2 Anlegen Ihres Kontenrahmens Sie haben die Möglichkeit, Konten per CSV-Datei aus einem Alt-System zu importieren. Alternativ können Sie Ihre Konten manuell erfassen. Beide Schritte werden im Folgenden beschrieben. Dabei entsprechen die Feldbeschreibungen bei einer manuellen Anlage den Spalten der Importtabelle. Zunächst sind 4-stellige Kontonummern vorgesehen. Wenn Sie Kontonummern mit mehr Stellen anlegen oder importieren möchten, erweitern Sie zunächst den Nummernkreis für Sachkonten. Rufen Sie dazu unter Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten die Tabelle für Nummernkreise auf. Wählen Sie den Nummernkreis 1 Sachkonten und erhöhen die Stellenzahl wie gewünscht. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 11

5 3.2.1 Konten im CSV-Format importieren Über die Schnittstellen von Scopevisio können Sie Ihren bisherigen Kontenrahmen importieren. Folgen Sie unter OpenScope > Import & Export > Importe verwalten dem Link auf Sachkonten, Kreditoren, Debitoren und Buchungssätze im CSV-Format importieren. Der Reiter Sachkonten beinhaltet die Importmaske für Ihre Sachkonten. Die ersten drei Spalten der Tabelle sind Pflichtspalten: - Konto (Nummer des Sachkontos), - Kontoname, - Kontoart (Aktiv, Passiv, Aktiv/Passiv, Kosten, Erlöse). Die weiteren Spalten der Importmaske werden unten genauer erläutert. Spalte Eingabemöglichkeiten Bedeutung/Bemerkung Kontonummer (Pflicht) freie Eingabe Länge siehe Nummernkreis Kontoname (Pflicht) freie Eingabe Kontoart (Pflicht) Aktiv, Aktiv/Passiv, Passiv, Kosten, Erlöse, Sonstige Konten Aktiv/Passiv = Wechselkonten, Sonstige Konten = Vortragskonten Kontokennzeichen Forderungen aus L+L, Verbindlichkeiten aus L+L, Umsatzsteuer, Vorsteuer, (Andere Konten) Konten mit dem Kennzeichen Forderungen oder Verbindlichkeiten werden bei der Einrichtung von Debitoren und Kreditoren als Sammelkonto angeboten. Als Umsatz- oder Vorsteuer geschlüsselte Konten können in der Steuermatrix zugeordnet werden. Konten, die keinem der Kennzeichen zuzuordnen sind, ohne eines dieser Kontokennzeichen Andere Konten Gesperrt false, true True = Konto kann nicht bebucht werden Direkt buchbar false, true True = Konto kann in der Buchungsmaske angesprochen werden. Beispiele für nicht direkt bebuchbare Konten sind Forderungs- oder Verbindlichkeitssammelkonten oder Umsatzsteuerkonten. Steuerkennzeichen nicht verwenden Steuerschlüssel Kostenstellen, Kostenträger, Projekte Dimension 4-10 B19, B7, BoV19, E19, E7, ELoV19, ELoV7, EoV19, EoV7, LV19, SLoV19, U19, U7, V19, V7 freie Eingabe Alle in der Steuermatrix hinterlegten Schlüssel können verwendet werden. Die Eingabemöglichkeiten links entsprechen den Vorbelegungen. Vorbelegung für mit dem Konto zu bebuchende Dimensionskonten zur Verwendung in der Kostenrechnung oder Projektabrechnung, Dimension 4-10 nur in Enterprise-Line Skontokonto Kontonummer des Skontokontos Falls abweichend vom Eintrag in der Steuermatrix Fester Steuerschlüssel false, true False = Steuerschlüssel in der Buchungsmaske änderbar Finanzkonto false, true True = Kasse oder Bank; zur Verwendung in z.b. Liquiditätsberichten Abstimmbar false, true True = Konto kann über Sachkontenabstimmung ausgeziffert werden, z. B. Verrechnungskonten Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 11

6 Bei einem umfangreichen Kontenrahmen ist es sinnvoll, die TXT- bzw. CSV-Datei vor dem Import in Excel zu bearbeiten und bereits dort die benötigten Kennzeichen zu setzen bzw. die benötigten Spalten zu füllen. Achten Sie darauf, die bearbeitete Datei im CSV-Format zu speichern. Einige Angaben können nicht importiert werden. Dies betrifft die Einstellungen zu - DATEV Automatikkonto, - Beleg aus USt-VA ausfiltern und - den gesamten Bereich Anlagenbuchhaltung. Schauen Sie sich im nachfolgenden Abschnitt die Erläuterung zu diesen Punkten an. Wenn einer der Punkte auf Sie zutrifft, bearbeiten Sie die entsprechenden Konten nachträglich manuell Konten manuell anlegen Kontenpläne mit geringem Umfang können manuell erfasst werden. Wechseln Sie über Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten in den Menüpunkt Kontenplan. Ein neues Konto legen Sie über den Button [Hinzufügen] an. Abschnitt allgemeine Angaben: Ergänzen Sie die allgemeinen Angaben für das Sachkonto. Auch hier sind folgende Pflichteingaben zu erfassen: - Konto (Nummer des Sachkontos), - Kontoname, - Kontoart (Aktiv, Passiv, Aktiv/Passiv, Kosten, Erlöse) Die Kontokennzeichen bestimmen, wo das Konto zur Verfügung steht. Folgende Kennzeichen erlauben es, das Konto als Sammelkonto einem Personenkonto zuzuweisen: - Forderungen aus Lieferung und Leistung sowie - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Konten mit folgenden Kennzeichen stehen in der Steuermatrix zur Verfügung: - Umsatzsteuer und Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 11

7 - Vorsteuer geschlüsselte Konten Das Kontokennzeichen Andere Konten kann vernachlässigt werden. Aktivieren/Deaktivieren Sie über die Checkboxen die jeweiligen Merkmale für das Sachkonto: - Für Buchungen gesperrt - Direkt bebuchbar (Konto kann über die Buchungsmaske angesprochen werden. Nicht direkt bebuchbar kann für Forderungs- und Verbindlichkeitssammelkonten sowie Umsatzsteuerkonten genutzt werden) - Abstimmbar (Konto steht in der Sachkontenabstimmung zur Verfügung) Abschnitt Steuer: Ergänzen Sie die steuerrelevanten Angaben für das Sachkonto. Überspringen Sie das Feld Steuerkennzeichen es hat Sonderfunktion und wird hier nicht benötigt. Wird das Konto überwiegend mit Steuer bebucht, können Sie hier den Steuerschlüssel hinterlegen, der in der Buchungsmaske vorbelegt werden soll. In Verbindung mit der Checkbox Fester Steuerschlüssel kann dieser Steuerschlüssel dann wahlweise überschrieben werden oder nicht. Hier typische Beispielkombinationen: Konto Feld Steuerschlüssel Checkbox Fester Steuerschlüssel Konto Bank Leer Gesetzt Konto Erlöse 19% U19 Gesetzt Konto Reisekosten V19 Nicht gesetzt Das Skontokonto wird nach Erstellen der Steuermatrix in Abhängigkeit vom Steuerschlüssel automatisch ergänzt. Davon abweichend kann pro Konto ein individuelles Skontokonto angegeben werden. Die Checkbox DATEV Automatikkonto ist relevant, wenn Sie zukünftig Buchungen aus Scopevisio nach DATEV exportieren wollen. Aktiviert entspricht sie in etwa der Scopevisio-Kombination Steuerschlüssel hinterlegt plus fester Steuerschlüssel = gesetzt und bewirkt, dass beim Export von Buchungen nach DATEV kein DATEV-Steuerschlüssel übermittelt wird. Die Einstellung Beleg aus USTVA ausfiltern' bewirkt, dass Buchungssätze, in denen dieses Konto vorkommt, in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht berücksichtigt werden. Ihre Funktionsweise wird im folgenden Abschnitt zum innergemeinschaftlichen Erwerb erläutert: Exkurs innergemeinschaftlicher Erwerb Es ist längst keine Ausnahme mehr: den Kaffee bestellt man in den Niederlanden, Rohstoffe in Polen, fertige Ware in Portugal, den Firmenwagen in Frankreich und die neue Software kommt aus Großbritannien. Durch das breite Angebot im Internet wird der Einkauf von Waren und Dienstleistungen immer ortsunabhängiger. Auch aktivierungspflichtige Güter für das eigene Unternehmen werden zunehmend im europäischen Ausland erworben. Zur richtigen Behandlung von Umsatzsteuer und Abschreibung sind in Scopevisio einige Besonderheiten zu beachten, die im Folgenden erläutert werden. Grundlagen Dazu erst einmal ein kurzer Ausflug in die Funktionsweise der Umsatzsteuervoranmeldung in Scopevisio. Grundsätzlich sind den einzelnen Positionen (Zeilen) der Umsatzsteuervoranmeldung immer Konten zugeordnet, deren Salden zur Errechnung der Umsatzsteuer angezogen werden. Die Steuerschlüssel aus den Buchungen bleiben unberücksichtigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 11

8 Beispiel: Der Saldo des Kontos Erlöse 19% USt beträgt Das Konto wird in der Umsatzsteuervoranmeldung (USTVA) der Zeile 26 Steuerpflichtige Umsätze ( ) zum Steuersatz von 19%, Kennzeichen 81 zugewiesen. Die USTVA errechnet nun die anzumeldende Steuer mit 19% von der Bemessungsgrundlage = USt. Innergemeinschaftliche Erwerbe Dieses Prinzip gilt auch für innergemeinschaftlich erworbene Anlagegüter. Legen Sie grundsätzlich eigene Konten im Anlagevermögen an, sobald Sie in der Buchung einen Steuerschlüssel mit (Vorsteuer und) Umsatzsteuer verwenden. Ordnen Sie anschließend diese Anlagenkonten der entsprechenden Zeile in der Umsatzsteuervoranmeldung zu. Damit nun die entsprechenden Abschreibungs-, Wertberichtigungs- und Abgangsbuchungen nicht ebenfalls umsatzsteuerlich berücksichtigt werden, aktivieren Sie bei den Abschreibungs-, Wertberichtigungs- und Abgangskonten die Checkbox 'Beleg aus USTVA ausfiltern. Beispiel: In Frankreich wird eine Maschine für gekauft. Diese Maschine wird auf dem gesonderten Anlagenkonto Anlagen und Maschinen EU mit dem Steuerschlüssel E19 aktiviert. Das Konto wird in der Umsatzsteuervoranmeldung (USTVA) der Zeile 33 Steuerpflichtige ig Erwerbe zum Steuersatz von 19%, Kennzeichen 89 zugewiesen. Der Saldo des Kontos beträgt Die USTVA errechnet nun die anzumeldende Steuer aus ig Erwerb mit 19% von der Bemessungsgrundlage = USt und berücksichtigt die Vorsteuer anhand des Vorsteuerkontensaldos in Zeile 57. Bevor die Abschreibung gebucht wird, wird beim Abschreibungskonto die Checkbox Beleg aus USTVA ausfiltern' aktiviert. Damit fließt keine Abschreibungsbuchung in die Umsatzsteuerberechnung ein, obwohl sich der Saldo des Anlagekontos Anlagen und Maschinen EU vermindert. Zuschreibungen oder Neuerwerbe auf demselben Konto werden hingegen wieder berücksichtigt. Abschnitt Dimensionen: Tragen Sie in den einzelnen Spalten der Tabelle die Kostendimensionen ein, die bei einer neuen Buchung auf das Konto standardmäßig in der Buchungsmaske vorbelegt werden sollen. Ein Ändern in der Buchungsmaske ist möglich. Abschnitt Anlagenbuchhaltung: Ergänzen Sie ggf. die Sachkonteneinträge bei Konten des Anlagevermögens und sichern Sie Ihre Eingaben Konten durch Duplizieren hinzufügen Um gleichartige Konten anzulegen, nutzen Sie den Button [Duplizieren] im Formular Kontenplan. Das duplizierte Konto erbt dabei alle Eigenschaften des Ursprungskontos, Sie brauchen nur eine neue Kontonummer und einen Kontonamen vergeben. Hinweis: Duplizierte Konten erben auch die Zuordnungen zu den Berichten (Berichtspositionen). 3.3 Einrichtung der Steuermatrix In der Steuermatrix können Sie Steuerschlüssel bearbeiten und hinzufügen. Die Steuermatrix finden Sie über Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Steuermatrix. Die Grundstruktur ist bereits angelegt; die Bedeutung der Steuerschlüssel-Kürzel finden Sie unter dem Link Steuerschlüssel bearbeiten. Angaben zum Feld Steuerkennzeichen sind auch hier nicht erforderlich. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 11

9 Ergänzen Sie zeilenweise die Vorsteuer-, Umsatzsteuer- und Skontokonten aus Ihrem zuvor eingerichteten Kontenplan. Zeigt die Auswahlliste in den Spalten Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonto keine Werte an, überprüfen Sie dahingehend die Kontenschlüsselung (3.2.2., Abschnitt Kontokennzeichen). Bitte beachten Sie: Da in der Umsatzsteuervoranmeldung nur die Kontensalden unabhängig von den bei der Buchung angegebenen Steuerschlüsseln berücksichtigt werden, achten Sie darauf, für jeden Steuerfall ein eigenes Umsatzsteuerkonto zu verwenden. Werden im Bereich der Vorsteuer verschiedene Steuerfälle unter einem Kennzeichen zusammengefasst, können diese auch auf einem Konto erfasst werden. Sollten Sie beabsichtigen, Ihre Daten nach DATEV zu exportieren, hinterlegen Sie in der Spalte DATEV die DATEV-Steuerschlüsselnummern. 3.4 Umsatzsteuervoranmeldung Sind Sie in Deutschland steuerpflichtig, können Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung mit einem Elster- Basis-Zertifikat direkt aus Scopevisio heraus an das zuständige Finanzamt übermitteln. Ihre Anwendung enthält bereits ein leeres Voranmeldungsformular, dem Ihre Konten allerdings noch zugewiesen werden müssen. Rufen Sie über Buchhaltung > Umsatzsteuer im Bereich Meldungen das Formular Umsatzsteuer- Voranmeldung auf. Konten können überall zugewiesen werden, wo ein Kennzeichen (Bemessungsgrundlage oder Steuer) vorhanden ist. In Feldern ohne Kennzeichen wird der Wert errechnet. Wir weisen nochmals darauf hin, dass Sie im Umsatzsteuerbereich pro Kennzeichen (Steuerfall) ein separates Konto benötigen, die Vorsteuer kann auch gemischt gebucht werden, sofern sie unter einem Kennzeichen summiert wird. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 11

10 Hinweis: Angaben zu Zeilennummern und Kennzeichen, die im Folgenden verwendet werden, beziehen sich auf den Formularaufbau für das Jahr Umsatzsteuerzeilen Exemplarisch weisen wir Konten für Umsätze aus L+L zum Steuersatz von 19% zu. Markieren Sie in der Tabelle bitte Zeile 26 und klicken auf den Button [Bearbeiten]. Mit [Hinzufügen] erfassen Sie im Bereich Bemessungsgrundlage alle entsprechenden Erlöskonten. Vergessen Sie nicht, die Konten für Erlösschmälerungen ebenfalls zu hinterlegen. Im Bereich Steuer wird nun die Umsatzsteuer aus der Bemessungsgrundlage (abgerundeter Saldo der obigen Konten) errechnet. Auf die Bemessungsgrundlage wird mit Hilfe des Kennzeichens (hier: k81) Bezug genommen und mit 19% multipliziert. Damit Scopevisio diese Kalkulation durchführt, muss die Checkbox auf Berechnung stehen Vorsteuerzeilen Zur Anmeldung der Vorsteuer ordnen Sie im Bereich Steuer die Vorsteuerkonten zu. Die Checkbox steht in diesem Fall auf Kontenzuordnung. Für die Anrechnung der Dauerfristverlängerung (1/11) hinterlegen Sie ebenfalls im Bereich Steuer das entsprechende Konto (z.b. Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 1/11). Kontrollieren Sie, ob der Haken bei Sondervorauszahlung für Dauerfristverlängerung gesetzt ist. 3.5 Berichte Alle Berichte in Scopevisio haben eine identische Logik in ihrer Struktur und sind schnell und einfach zu modifizieren. Sie finden die Berichte unter Berichte > Finanzen. Beispielhaft betrachten wir die Bilanz im Bereich Jahresabschluss und eigene Berichte Aufbau und Kontenzuweisung Über den Doppelpfeil neben dem Berichtsnamen gelangen Sie zum Unterpunkt Konten zuweisen. Die standardmäßigen Berichtsgliederungen sind bereits vorhanden und werden auf der linken Seite angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 11

11 Dieser Gliederung müssen nun die Konten der rechten Seite zugewiesen werden. Markieren Sie ein oder mehrere Konten und ziehen die markierten Konten per drag and drop auf den passenden Bilanzgliederungspunkt. Zur besseren Orientierung sind Aktivkonten grün, Passivkonten blau und Konten mit wechselndem Saldo (Aktiv/Passiv) weiß gefärbt. Diese Konten müssen Sie einer Aktivposition und einer Passivposition zuweisen. Wenn Sie das Formular verlassen, sollten alle Konten zugeordnet sein. Denken Sie daran, die Zuweisung zu speichern Liste der Berichte Nehmen Sie diese Zuordnungen für alle Berichte vor, die Sie benötigen. Lediglich für die Summenund Saldenliste, die Hauptabschlussübersicht und Fälligkeiten ist keine Zuordnung erforderlich. Solange in einem Bericht Konten nicht zugewiesen sind, kann man dies in der Übersicht an einer Zahl mit rotem Ausrufezeichen erkennen, die Zahl gibt die Anzahl der nicht zugewiesenen Konten an. 3.6 Weitere Einrichtungsschritte Anlagenbuchhaltung Für die Anlagenbuchhaltung haben Sie bereits im Kontenplan einige Vorbelegungen getroffen. Zusätzlich ist es erforderlich, unter Global > Stammdaten > Anlagen > Anlagenbuchhaltung einrichten die Standardkonten für GWG-Pool, Anlagenabgang sowie bei Bedarf für kalkulatorische Abschreibung zu hinterlegen Standarderlöskonten für die Abrechnung Sofern Sie die Anwendung Scopevisio Abrechnung nutzen, empfehlen wir, Standarderlöskonten für Ihre Produkte zu definieren. Hinterlegen Sie dazu unter Global > Stammdaten > Rechnungen > Standard-Erlöskonten definieren Ihre Standardkonten für die unterschiedlichen Steuerfälle. Abweichend davon, können Sie für jedes Produkt spezielle Erlöskonten definieren. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 11

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