Der perfekte Manager für Ihren Verein. Quick. Verein. Schnelleinstieg

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1 Quick Verein Der perfekte Manager für Ihren Verein Schnelleinstieg QuickVerein 2015 QuickVerein Plus

2 Schnelleinstieg QuickVerein 2015 Impressum 2014 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Postanschrift: Hausanschrift: Telefon: 089/ Internet: Alle Rechte vorbehalten. Postfach , Freiburg i. Br. Fraunhoferstr. 5, Planegg/München Der Schnelleinstieg wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Da nach Drucklegung des Schnelleinstiegs noch Änderungen an der Software vorgenommen wurden, können die im Schnelleinstieg beschriebenen Sachverhalte bzw. Vorgehensweisen u. U. von der Software abweichen. Kein Teil des Schnelleinstiegs darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder in einem anderen Verfahren) ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die im Schnelleinstieg verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Konzeption, Redaktion und Satz: docom, Freiburg Inhalt: Dieser Schnelleinstieg erleichtert Ihnen den Einstieg in das Programm QuickVerein. Schritt für Schritt lernen Sie die Grundfunktionen des Programms kennen und erhalten hilfreiche Tipps. Inhalt Installation Programmstart Testdaten aufbauen Verein anlegen Verein strukturieren Buchhaltung einrichten Neues Konto anlegen Beitragsarten anlegen Mitglieder einzeln anlegen Mitgliederdaten aus Excel importieren Beiträge zuordnen Rollen im Verein festlegen Auswertungen und Statistiken Beiträge ins Soll stellen Beiträge einziehen Beitragszahlungen erfassen Umgang mit Rücklastschriften Beiträge mahnen Spenden erfassen und verwalten Zuwendungsbestätigungen erstellen Ausgaben verbuchen Buchungen korrigieren Überweisungen tätigen Kontoumsätze abrufen Monatsabschluss Buchungen stornieren Mitglieder anschreiben Vorlagen anpassen Serienbrief erstellen Mitgliederbestand bearbeiten Termine und Aufgaben verwalten Wiedervorlagen anlegen Individuelle Anpassungen vornehmen Mitgliederdaten austauschen

3 Vor der Installation des Programms muss der Microsoft SQL Server 2008 Express installiert sein. Benötigte Komponenten werden direkt mitinstalliert. Installation Die Software kann als Einzelplatzversion installiert oder in der Plus-Variante mit einem zusätzlichen Arbeitsplatz eingerichtet werden, sodass ein weiterer Vereinskollege mit QuickVerein arbeiten kann (vgl. Abschnitt Teamwork-Funktion im Benutzerhandbuch). 3. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Installation. Bevor mit dem Kopieren aller Komponenten begonnen wird, muss noch die Verbindung der SQL-Datenbank festgelegt werden. 4. Erst mit dem nächsten Start von QuickVerein können Sie Ihre Version über den beigefügten Freischaltcode aktivieren. Die Authentifizierung über den aktuellen Benutzer entspricht der typischen Installation. Ausnahmen gibt es nur dann, wenn auf dem Rechner andere SQL- Anwendungen aktiv sind. 1. Nach Einlegen des Datenträgers wird automatisch das Setup gestartet. Sollte dies nicht der Fall sein, starten Sie den Windows Explorer und wechseln zu Ihrem DVD-Laufwerk. Starten Sie das Setup manuell, indem Sie auf die Datei Setup.exe klicken. Es erscheint der Startbildschirm des Installationsassistenten. 2. Wählen Sie das Programmverzeichnis. Das Setup schlägt an dieser Stelle ein Verzeichnis vor, das möglichst nicht ge ändert werden sollte, damit eine ordnungsgemäße Funktion von QuickVerein gewährleistet ist. C:\Program Files/Lexware/QuickVereinSQL (ab Windows Vista) u Bei allen Fragen rund um die Installation unterstützt Sie bei Bedarf eine spezielle Installationshotline. u Nach der Installation dürfen Verzeichnisse und Dateien nicht mehr umbenannt oder verschoben werden. u Nach Ablauf der Testphase ist ein Programmstart von Quick- Verein ohne gültigen Registrierungsschlüssel nicht mehr möglich. 4 5

4 Die Menüleiste ermöglicht den Zugriff auf den gesamten Funktionsumfang. Mit Klick auf die einzelnen Kacheln können Sie die wichtigsten Funktionen aufrufen. Auf diesen Registerkarten gelangen Sie unter anderem in den Vereinskalender. Über Mein Verein erhalten Sie eine Schnellübersicht zu den Zahlen, Daten und Fakten Ihres Vereins. Alle aktuellen Termine wie Geburtstage oder SEPA- Fälligkeiten können Sie nach Outlook übernehmen. Programmstart Die Bedienung von QuickVerein ist in allen Arbeits kontexten gleich. Sie entspricht im Wesentlichen der Bedienung vieler anderer Windows-Programme. Testdaten aufbauen Mit der Installation von QuickVerein wird eine leere Vereinsdatenbank ausgeliefert, mit der Sie ein Testszenario erfassen können. Im Umgang mit Testdaten spielt die Datensicherung und Datenrücksicherung eine wichtige Rolle. Nur auf diesem Weg können Sie Bearbeitungsstände nachträglich wiederherstellen. Bevor Sie also damit beginnen, in der Erprobungsphase von QuickVerein mit echten Vereinsdaten zu arbeiten, empfehlen wir folgendes: 1. Sichern Sie sich immer den Stand, auf den Sie auch nach Buchungen oder anderen Tests wieder unverändert zugreifen wollen. 2. Machen Sie eine Datensicherung, bevor Sie Daten erfassen. So können Sie immer wieder auf den ursprünglich ausgelieferten Zustand zurückgreifen. Wenn Sie QuickVerein das erste Mal starten, wird eine Datenbank noch ohne Namen geöffnet. Diese enthält zwei Mitgliederstammdaten. Ein sprechender Datei name hilft Ihnen später bei der Datenrücksicherung. u Das ServiceCenter (nur QuickVerein Plus) bietet Ihnen unter anderem auch nützliche Artikel zum Vereinsrecht oder anderen wichtigen Fragen rund um die Vereinsverwaltung. u Über den Vereinskalender können Sie alle Termine des Vereins zentral verwalten und auch automatische Wiedervorlagen erstellen. u Anregungen oder Ideen zur Verbesserung des Programms können Sie direkt über das Menü Feedback an das Produktmanagement richten. 1. Beenden Sie QuickVerein. Es wird automatisch der Datensicherungsassistent gestartet. 2. Ändern Sie ggf. den Namen der Sicherungsdatei und den Ablageort. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datensicherung starten. Über diese Schaltfläche starten Sie die Datensicherung. u Im Abschnitt Mitgliederdaten austauschen zeigen wir, wie eine Datenrücksicherung funktioniert. 6 7

5 Tragen Sie hier die Adresse und den Ansprechpartner Ihres Vereins ein. Verein anlegen Mit QuickVerein können Sie einen Verein verwalten. Unter Vereinsdaten -> Stammdaten legen Sie die Eckdaten zu Ihrem Verein an. Unser Verein der Drossel e.v. ist ein Sport- und Kulturverein, der keine besonderen Merkmale aufweist. Mit diesen Daten werden wir diesen Mandanten anlegen. 1. Wählen Sie den Befehl Vereinsdaten -> Stammdaten. Es erscheint das oben abgebildete Dialogfenster. 2. Tragen Sie in diesem Dialogfenster auf der Registerkarte Stammdaten die zentralen Eckdaten des Vereins ein. 3. Speichern Sie die Angaben über die entsprechende Schaltfläche. Zu den Stammdaten eines Vereins gehört natürlich weit mehr als das, was auf diesen drei Registerkarten anzulegen ist. Wir werden diese erweiterten Stammdaten des Vereins daher direkt über den Einrichtungsassistenten erfassen. 4. Wählen Sie im Menü Assistenten den Befehl Einrichtungsassistent. 5. Auf der Seite der Bankverbindungen können Sie drei Bankkonten anlegen. Sollte Ihr Verein mehr Konten haben, können Sie diese nachträglich unter Buchhaltung -> Einrichtung/ Verwaltung -> Konten verwalten anlegen und anschließend unter Buchhaltung -> Einrichtung/Verwaltung -> Bank/ Kassenpflege ergänzen (siehe dazu auch den Abschnitt Buchhaltung einrichten). Möchten Sie die Beiträge per Lastschrift einziehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Konto für SEPA-Zahlungsverkehr und richten Sie über die entsprechende Schaltfläche einen Online-Zugang ein. Dieser Schritt erfordert eine entsprechende Freigabe durch die betroffenen Banken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in jedem Fall, auch wenn Sie nicht das integrierte Online-Banking-Modul, sondern ein externes Banking-Modul verwenden möchten. Im Feld Fibu-Konto können Sie das Gegenkonto in der Fibu ein tragen. Diesem Aspekt gehen wir im Abschnitt Buchhaltung einrichten genauer nach. 6. Auf der nächsten Seite der Programmeinrichtung klassifizieren Sie Ihren Verein: ob es sich bei Ihrem Verein um einen Sport- oder sonstigen Verein handelt und ob er in Abteilungen strukturiert ist. Das wirkt sich auf nachfolgende Prozessschritte aus. u Sie können Angaben auf den einzelnen Seiten oder auch ganze Seiten überspringen und Ihre Angaben zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen. u Die Informationen aus den Stammdaten werden automatisch in Auswertungen und Statistiken übernommen. Über diese Optionen klassifizieren Sie Ihren Verein. Diese Auswahlliste von Landessportverbänden gibt es nur bei Sportvereinen. Ist Ihr Verein in Abteilungen gegliedert, können Sie auf weiteren Detailseiten die Sparten genauer bestimmen. Über die aktivierten Aufgaben wird gesteuert, welche Funktionen im Programm bereitgestellt werden. 8 9

6 Verein strukturieren Bereits im Einrichtungsassistenten konnten Sie Ihren Verein in Abteilungen strukturieren und damit die Grund lagen schaffen für eine gezielte Beitragserhebung Ihrer Mitglieder oder für genaue Auswertungen Ihrer Vereinsaktivitäten. Im Falle eines Sportvereins konnten Sie ebenfalls im Assistenten Sport arten festlegen, die für die Bestandserhebung benötigt werden. Die Strukturierung eines Vereins in Abteilungen, und die Strukturierung in Sportarten können auch nachträglich angelegt oder verändert werden. Sportarten anlegen 1. Um die Sportarten Ihres Vereins festzulegen, wählen Sie den Befehl Vereinsdaten -> Sportarten anlegen. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Sportart anzulegen. 3. Wählen Sie über den 3-Punkte-Button die Nummer der Sportart aus. 4. Speichern Sie Ihre Angabe. Schaltflächen zur Verwaltung von Sportarten Schaltflächen zur Verwaltung von Abteilungen Alle (neu) angelegten Abteilungen erscheinen hier als Liste. Ruft eine Liste mit den Fachverbänden auf Ruft eine Liste mit den Sportarten auf Unser Verein soll in drei Abteilungen gegliedert werden, wobei zwei davon den typischen Charakter eines Sportvereins aufweisen und eine einen kulturellen Bezug hat. 1. Um die Abteilungsstruktur Ihres Vereins festzulegen, wählen Sie den Befehl Vereinsdaten -> Abteilungen anlegen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. 3. Legen Sie die Bezeichnung der Abteilung(en) fest und speichern Sie für jede Abteilung den Eintrag. u Die Abteilungen bilden die Basis für Beitragserhebungen. u Vereinsstrukturen, die keinen unmittelbaren Bezug zu Beiträgen haben, können auch über Funktionen bzw. Kennungen an die Besonderheiten jedes Vereins angepasst werden. u Jedem Mitglied lässt sich später in der die Zugehörigkeit zu einer oder mehreren Sportarten zu ordnen. u Über den Befehl Berichts- und Kommunikationscenter -> -> Bestandsmeldung/Sportverein können Sie mit einem Knopfdruck eine Bestands meldung Ihrer Mit glieder generieren

7 Eingabefeld zur Änderung des Kontennamens Kennzeichen für Bankund Kassenkonten Kennung für die Unterscheidung von ideellem Tätigkeitsbereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb Buchhaltung einrichten Wenn Sie im Einrichtungsassistenten unter Programmeinrichtung ein Häkchen bei Finanzbuchhaltung gesetzt haben, wird das Buchhaltungsmodul angelegt und eingerichtet. Ohne diese Angabe ist der Zugriff auf die Buchhaltung nicht möglich. Der angelegte Kontenrahmen umfasst maximal 30 und lässt sich jederzeit anpassen, wobei Fibu-Konten nur gelöscht werden können, wenn das betreffende Konto noch nicht bebucht wurde. Neues Konto anlegen 1. Um ein weiteres Konto anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Die Maske im oberen Teil leert sich. 2. Ergänzen Sie den Kontenrahmen durch ein neues Konto. Beachten Sie dabei die Besonderheiten typischer Vereinskonten: u Achten Sie darauf, neuen Konten die korrekte E/A-Kennung zuzuordnen. Mit dem Schlüssel unterscheiden Sie später zum Beispiel Einnahmen im ideellen Tätigkeitsbereich von Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. u Bei der Anlage neuer Bank- bzw. Kassenkonten muss ein Häkchen bei Geldkonto gesetzt werden. u Neue Kassen- oder weitere Bankkonten müssen außerdem über den Befehl Buchhaltung -> Einrichtung/Verwaltung -> Bank/Kassenpflege noch in einem weiteren Arbeitsschritt eingerichtet werden. 3. Sofern erforderlich, definieren Sie in der Bank- und Kassenpflege Ihre Bankkonten. Nur die hierin enthaltenen Konten sind als Bank- oder Kassenkonten bebuchbar. An das Profil des Vereins angelehnter Kontenplan Wir möchten im Folgenden den Kontenplan mit den Angaben der Bankkonten ergänzen und ein Kassenkonto für eine Abteilung anlegen. 1. Öffnen Sie den Kontenplan über den Befehl Buchhaltung -> Einrichtung/Verwaltung -> Kontenstamm verwalten. 2. Wählen Sie aus der Liste das Konto mit der (vorläufigen) Bezeichnung Girokonto 1 aus (= Konto 945 im Datev-Kontenrahmen). 3. Ändern Sie den Namen des Kontos (z.b. Kreissparkasse Musterstadt) und speichern Sie Ihre Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Speichern. 4. Verfahren Sie so auch mit den anderen Bankkonten sowie mit den Kassenkonten. Schaltflächen zur Bearbeitung von Bankoder Kassenkonten Dieser Button führt Sie in den Kontenplan zur Auswahl des gewünschten Kontos. Nur über die hier angelegten Konten können später Bankoder Kassenbuchungen erfolgen. u Der bei der Einrichtung festgelegte Kontenrahmen kann nachträglich nicht durch einen anderen ersetzt werden

8 Zyklus der Fälligkeit eines Beitrags Festlegung von Fälligkeitsterminen pro Beitragsart Liste mit allen Beitragsarten Höhe des Beitrags Beitragsarten anlegen Beitragsarten bilden in QuickVerein die Basis für die Abrechnung mit den Mitgliedern. Über die Beitragsarten können Sie sehr genau differenzieren, welche Mitglieder aus welcher Forderung in welchen Zeitabständen ihre Zahlungen zu leisten haben. Ein Grund- oder Jahresbeitrag ist eine typische Beitragsart, die sich zum Beispiel von anderen Beiträgen (wie einer einmaligen Aufnahmegebühr oder der Teilnahme an bestimmten Leistungsangeboten des Vereins) unterscheidet. Die Beitragsarten können auch so angelegt werden, dass Sie für die gezahlten Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen ausstellen können. Dazu muss im Kontenplan das Beitragskonto 2110 noch als Spendenkonto gekennzeichnet werden. 3. Verlassen Sie die Maske und wählen Sie den Befehl Finanzen -> Beitragsverwaltung/Beitrag anlegen. 4. Legen Sie ggf. noch ein Fälligkeitsdatum fest. Das ist das Datum, wann der Beitrag auf Ihrem Vereinskonto gutgeschrieben sein soll. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. 6. Bezeichnen Sie die Beitragsart und definieren Sie den Zeitpunkt der Soll-Stellung (einmalig, jährlich, monatlich etc.). 7. Auf der rechten Seite der Maske können Sie festlegen, wie hoch der Beitrag liegt und wann er fällig wird. 8. Speichern Sie Ihre Angaben über die entsprechende Schaltfläche im Kopf der Maske. u Auch eine einmalige Sonderumlage, mit der ein Verein spezielle Projekte finanzieren will, ist eine Beitragsart, die typischerweise nur ein einziges Mal erhoben wird. u Im Abschnitt Beiträge zuordnen werden Sie erfahren, wie die hier erfassten Beitragsarten einem Mitglied zugeordnet werden. u Grundsätzlich kann bei einzelnen Mitgliedern ein jährlich fälliger Betrag z.b. auch monatsweise eingezogen werden. Voraussetzung dafür ist, dass dafür ein abweichender Zahlungszeitraum beim Mitglied eingerichtet, für die Beitragsart keine Fälligkeit festgelegt wurde und die Sollstellung automatisch und nicht manuell erfolgt. Unser Beispiel-Verein hat Beitragsarten, die jedes Mitglied entrichten muss (zum Beispiel den Grundbetrag) und Beitragsarten, die nur bei der Zugehörigkeit zu einer Abteilung anfallen. 1. Ist Ihr Verein ein mildtätiger Verein und kann daher Spendenbescheinigungen für gezahlte Mitgliedsbeiträge ausstellen, öffnen Sie den Kontenplan über den Befehl Buchhaltung -> Einrichtung/Verwaltung -> Kontenstamm verwalten. 2. Wählen Sie aus der Liste das Beitragskonto (= Konto 2110 im Datev-Kontenrahmen), setzen Sie ein Häkchen bei Spendenkonto und speichern Sie Ihren Eintrag mit Klick auf die Schaltfläche Speichern. Das Konto mit der Nummer 2110 Beiträge ist ein Pflichtkonto, das Sie im Kontenrahmen keinesfalls abändern dürfen. Sonst funktioniert später der Beitragseinzug nicht! 14 15

9 Schaltflächen zur Veränderung und zur Navigation innerhalb des Mitgliederstamms Mitglieder einzeln anlegen Die ist das Herzstück von QuickVerein. Alle Stammdaten, aber auch alle Bewegungsdaten, wie Forderungen oder Zahlungen aus der Beitragsverwaltung, werden in einer Maske auf verschiedenen Registern zusammengefasst. Mitgliederdaten aus Excel importieren Mit QuickVerein können Sie Mitgliederdaten sehr bequem importieren. Voraussetzung dafür ist, dass Ihnen Ihre Mitgliederdaten in einer Excel-Tabelle im Format xls vorliegen: u Sie darf nur aus einer Mappe bzw. einem Tabellenblatt be stehen. u Der Name der Datei muss mit der Bezeichnung des Tabellenblatts übereinstimmen. Datenfeld aus der Excel-Datei Registerkarten strukturieren Stamm- und Bewegungsdaten des aktuellen Mitglieds. Die Inhalte von einigen Feldern können Sie selbst festlegen. Vergrößert und verkleinert die Maske Datenfeld in QuickVerein Schaltfläche zur Zuordnung von Quelle und Ziel Übersicht der bereits zugeordneten Felder 1. Um ein neues Mitglied in die aktuelle Verwaltung aufzunehmen, wählen Sie den Befehl -> Mitglieder verwalten. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. 3. Füllen Sie, soweit bekannt, alle Stammdaten des neuen Mitglieds aus. 4. Speichern Sie Ihre Angaben über die entsprechende Schaltfläche im Kopf der Maske. usie können die Mitgliedermaske auch über die Kachel aufrufen. ueinige der Felder aus dieser Maske können Sie mit individuellen Inhalten über den Befehl -> Mitgliedermerkmale erfassen füllen. 1. Rufen Sie den Importassistenten auf: Start -> Programme -> Lexware -> QuickVereinSQL -> Standardimport und folgen Sie seinen Anweisungen. 2. Treffen Sie auf dem oben abgebildeten Dialogfenster eine Zuordnung zwischen den Tabellenüberschriften Excel-Datei (linke Spalte = Quelle) und den Feldern von QuickVerein (mittlere Spalte = Ziel) und klicken auf Hinzufügen und dann auf Weiter. 3. Im letzten Schritt des Assistenten können Sie entscheiden, ob evtl. bereits enthaltene Datensätze in QuickVerein überschrieben oder neue Datensätze hinzugefügt werden sollen. u Über den Import können lediglich die Mitgliederstammdaten übernommen werden also keine Beitragsarten und Beträge und auch keine Buchungsdaten. u Die Zuordnungsmatrix können Sie speichern und erleichtern sich dadurch, den Import auf derselben Datengrundlage zu wiederholen bzw. zu verfeinern. Schaltfläche zum Speichern der getroffenen Zuordnungen 16 17

10 Beiträge zuordnen Welche Beiträge von dem Verein erhoben werden können, wurde über Beitragsarten definiert. In diesem Arbeitsprozess werden nun den Mitgliedern eine oder mehrere dieser Beitragsarten zugeordnet. Eine solche Verknüpfung kann entweder direkt aus der Mitgliedermaske heraus erfolgen oder über einen Assistenten für eine Vielzahl von Mitgliedern. Im ersten Fall weisen Sie einem Mitglied aus der Mitgliedermaske heraus eine bestimmte Beitragsart zu. Bei vielen Mitgliedern ist eine solche individuelle Zuordnung von Beiträgen sehr mühselig. Mit QuickVerein können Sie diese Zuordnung auch in einem Rutsch für eine zuvor definierte Anzahl von Mitgliedern treffen. Dabei gehen Sie in zwei Schritten vor: u Im ersten Schritt filtern Sie Ihren Mitgliederbestand auf die Gruppe, der Sie den Beitrag zuweisen wollen. u Im zweiten Schritt treffen Sie die Zuordnung auf die ausgewählten Mitglieder. Mit Doppelklick in diesen Bereich ordnen Sie dem Mitglied eine Abteilung zu. Über diese Schaltfläche ordnen Sie eine Beitragsart zu. Legt die Beitragsart fest Selektionskriterien für die Mitgliederauswertung Wertet die Selektionskriterien aus Weist den aktivierten Mitgliedern die Beitragsart zu Nur auf die aktivierten Mitglieder wird die Zu ordnung angewendet. Ein Mitglied ist einer weiteren Abteilung Tanzen beigetreten. Diesen Vorgang werden wir für das ausgewählte Mitglied erfassen. 1. Doppelklicken Sie in den Bereich Abteilung. Es erscheint ein kleines Fenster mit allen erfassten Abteilungen. 2. Aktivieren Sie die neue Abteilung Tanzen mit einem X und schließen das Dialogfenster. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verträge zuweisen. 4. Klicken Sie in der Maske Verträge auf die Schaltfläche Hinzufügen. 5. Wählen Sie aus dem Feld Beitrag die Beitragsart Tanzen aus. 6. Bestätigen und speichern Sie Ihre Angaben. Allen Mitgliedern der Abteilung Tanzgruppe soll die Beitragsart Tanzen zugewiesen werden. 1. Starten Sie im Menü Assistenten den Beitragsmanager mit der Schaltfläche Beiträge ausgewählten Mitgliedern zuweisen. 2. Wählen Sie im linken Teil der Maske die Beitragsart aus (hier: die Beitragsart Tanzen). 3. Aktivieren Sie im rechten Teil der Maske den Filter, indem Sie z.b. die Abteilung Tanzen auswählen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datensätze auswerten. 5. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche Beitragsart zuweisen klicken, wird allen aktivierten Mitgliedern der Liste (also allen, die ein Häkchen im Feld Ausw aufweisen) die Beitragsart zugeordnet

11 Über Kennungen können Sie weitere Merkmale von Mitgliedern definieren und zuweisen. Mit Klick auf die linke Maustaste in dieses Feld öffnet sich die Maske zur Auswahl einer Funktion. Mit Klick auf die rechte Maustaste können Sie Funktionen auch direkt anlegen. Über ein X weisen Sie dem Mitglied die entsprechende(n) Funktion(en) zu. Rollen im Verein festlegen Mit QuickVerein können Sie beliebige Rollen definieren und diese einem oder mehreren Mitgliedern zuweisen. Sie schaffen damit die Grundlage für gezielte Auswertungen oder Anschreiben. Frau Abermann ist zur Übungsleiterin ernannt worden. Die Funktion des Übungsleiters ist bereits als Merkmal in der Mitgliedsverwaltung erfasst worden. 1. Wählen Sie das Mitglied in der Mitgliedsverwaltung aus. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Funktionen/Ehrungen. 3. Klicken Sie in den Bereich Funktionen und kreuzen die Funktion Übungsleiter an. 4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. u Im Menü können Sie über den Befehl Mitgliedermerkmale erfassen neben den Funktionen auch andere Grunddaten für Ihre Mitgliedschaft anlegen. Auswertungen und Statistiken QuickVerein stellt eine Vielzahl von Auswertungen und Statistiken zur Verfügung. Sie sind im Menü Berichts- und Kommunikationscenter zusammen gefasst. Sie möchten sich einen Überblick verschaffen, welche und wie viele weibliche Mitglieder der Tanzgruppe angehören. 1. Wählen Sie den Befehl Berichts- und Kommunikationscenter -> Eigene Auswertungen und Berichte. 2. Setzen Sie an den Kriterien ein Häkchen, die als Filter verwendet werden sollen also in unserem Fall bei Abteilung = Tanzen und Geschlecht = Weiblich. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswertung starten. Anschließend füllt oder aktualisiert sich die Ergebnisliste. u Im Bereich Kennung können Sie Mitglieder nach eigenen Kriterien kategorisieren. So können Sie z. B. danach filtern, welche Mitglieder sich für einen Fahrdienst zur Verfügung stellen. u Auf der Registerkarte Daten können Sie Kriterien sehr differenziert ineinander verschachteln. Jedes aktivierte Kontrollkästchen bildet ein Filterkriterium. Ergebnisliste der Auswertung Liefert die Ergebnisse der Auswertung in einer Mengenangabe Startet oder aktualisiert die Auswertung nach eingestellten Filter kriterien 20 21

12 Beiträge ins Soll stellen Beiträge einziehen Hier vermerken Sie den Zeitraum, auf den sich die Sollstellung bezieht. Wenn ein Mitglied einen Vertrag geschlossen und sich damit zu einer Zahlung von Beiträgen verpflichtet hat, können Sollstellungen erfolgen. Die Sollstellung selbst wird über einen eigenen Vorgang in QuickVerein angestoßen, und zwar meist nicht für jedes Mitglied einzeln, sondern über die gesamte Mitgliedschaft. Bei allen Mitgliedern, mit denen Sie Lastschrifteinzug vereinbart haben, können Sie die offenen Forderungen im Anschluss an die Soll stellung auch direkt einziehen. Voraussetzung für einen Online-Bankeinzug ist, dass das entsprechende Vereinskonto online-fähig wurde. Über diese Registerkarte kommen Sie zu der unten aufgeführten Ergebnisliste. Mit dieser Schaltfläche erzeugen Sie über mehrere Schritte den Einzug. Über diese Auswahlliste legen Sie fest, ob nur eine bestimmte Beitragsart ins Soll gestellt wird. Die Vorschau zeigt, wie und auf wen sich die Sollstellung auswirkt. Auf diese Mitglieder wird die Lastschrift angewendet. Bei den rot unterlegten Mitgliedern fehlt eine Bankverbindung; die Lastschrift kann nicht vollzogen werden. Das Kennzeichnen L steht für den verein barten Lastschrift einzug. Die offenen Beiträge von allen Mitgliedern, mit denen ein Lastschriftverfahren vereinbart wurde, sollen eingezogen werden. Der Jahresbeitrag soll in einem Rutsch für alle Mitglieder erhoben, d.h. buchhalterisch ins Soll gestellt werden. 1. Starten Sie den Durchlauf über Finanzen -> Beitragseinzug -> automatische Sollstellung. 2. Präzisieren Sie in der oben abgebildeten Maske, für welchen Zeitraum Sie die Sollstellung durchführen möchten. Über die Beitragsart steuern Sie, ob alle oder nur ein bestimmter Beitrag ins Soll gestellt werden soll. 3. Klicken Sie auf die Schaltfl äche Vorschau, um die Auswirkungen des Durchlaufs zu betrachten. 4. Entspricht die Vorschau Ihren Erwartungen, klicken Sie auf OK. Der Jahresbeitrag wird für alle Mitglieder ins Soll gestellt und erscheint auch in jeder Mitgliederkartei. u Nutzen Sie die Vorschau, um sich über die Folgen der automatischen Sollstellung im Klaren zu werden, und die Auswahl ggf. anzupassen. 1. Wählen Sie den Befehl Finanzen -> Beitragseinzug -> Beitragseinzug bearbeiten. 2. Aktivieren Sie als Filterkriterium die Option Lastschrift und klicken Sie anschließend auf die Schaltfl äche Datensätze auswerten. Sie erhalten dann im unteren Teil der Maske eine Liste aller offenen Posten von Mitgliedern, mit denen Sie Lastschrift vereinbart haben. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Lastschriften. Es wird ein Assistent gestartet, über den Sie bestimmen können, ob Sie den Einzug mit Hilfe des integrierten oder mit einem externen Banking-Modul durchführen möchten. u Seit August 2014 ist SEPA verbindlich und Lastschriften können nur noch online an die Bank übermittelt werden. u Lastschrifteinzüge können elektronisch von der Bank geholt und automatisch verbucht werden mehr dazu im Benutzerhandbuch! 22 23

13 Über diese Registerkarte kommen Sie zu der unten aufgeführten Ergebnisliste. Über diese Schalt fläche starten Sie den OP-Ausgleich. Nur für die hier ausgewählten Mitglieder wird der OP- Ausgleich verbucht. Das Kennzeichnen U steht für die Zahlungsart der Überweisung. Beitragszahlungen erfassen Da nicht alle Mitglieder am Lastschriftverfahren teilnehmen, müssen die Kontoauszüge darauf hin überprüft werden, ob ein Mitglied seinen Beitrag überwiesen hat. Ist das der Fall, wird die Beitragszahlung erfasst und das Soll ausgeglichen. Mit Quick- Verein lassen sich Einzahlungen in einem Rutsch verbuchen. Sie haben auf Ihrem Kontoauszug festgestellt, dass mehrere Mitglieder ihren Jahresbeitrag überwiesen haben, und Sie möchten diese Einnahmen entsprechend verbuchen. 1. Wählen Sie den Befehl Finanzen -> Beitragseinzug -> Beitragseinzug bearbeiten. 2. Aktivieren Sie als Filterkriterium die Option Überweisung und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Datensätze auswerten. Sie erhalten dann im unteren Teil der Maske eine Liste aller offenen Posten von Mitgliedern, die ihre Beiträge überweisen wollen. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte OP-Ausgleich. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Mitglieder, deren Beitragszahlung Sie feststellen konnten. Ggf. müssen Sie dazu in der Tabelle etwas nach rechts blättern. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Offene Posten ausgleichen und vermerken Sie, auf welchem Kontoauszug der Zahlungseingang erfolgte. u Sie können die eingegangenen Beitragszahlungen auch über den Befehl Buchhaltung -> Buchen -> Bank/Kasse einzeln verbuchen. Umgang mit Rücklastschriften Im Fall von Rücklastschriften muss die ursprüngliche Sollstellung wieder aktiviert werden. Obwohl sich eine Rücklastschrift sehr schnell mit QuickVerein buchen lässt, ist ein solcher Vorgang mit Aufwand und auch zusätzlichen Kosten verbunden, die an das Mitglied als Gebühr weitergegeben werden kann. Sie haben auf dem Kontoauszug festgestellt, dass der eingezogene Beitrag von Frau Abermann abgewiesen und von der Bank zurückgebucht wurde. 1. Rufen Sie die zentrale Buchungsmaske auf und wählen Sie das Finanzkonto aus, über das der Beitragseinzug gebucht wurde. 2. Wählen Sie den Monat aus, in dem die Korrektur vorgenommen werden muss. 3. Klicken Sie auf die Schaltfl äche Rücklastschriften. Es erscheint die oben abgebildete Maske. 4. Wählen Sie den Beitrag aus, der zurückgebucht werden soll (in diesem Fall: die Buchung von Frau Abermann) und klicken auf die Schaltfl äche Übernahme starten. Be stätigen Sie anschließend noch einmal die Übernahme. u Die Auswirkung dieser Rücklastschrift sehen Sie als neue (Rücklastschrift-) Buchung in der zentralen Buchungs maske sowie auf dem Register Mitgliedschaft des betroffenen Mitglieds. Gebühr, die dem Mitglied für die Rückbuchung in Rechnung gestellt wird. Ausgewählte Buchung, die als Rücklastschrift übernommen werden soll. Liste aller Buchungen, die eingezogen wurden. Datum, an dem Beiträge eingezogen wurden

14 Filterkriterien für die Auswahl von Offenen Posten Wertet alle Datensätze nach den getroffenen Filterkriterien aus Beiträge mahnen Um einen Mahnlauf vorzubereiten, setzen Sie bestimmte Filterkriterien und werten aus, welchen Forderungen Sie gezielt nachgehen wollen. 4. Um aus der Liste der Offenen Posten eine Mahnung zu stellen, klicken Sie jetzt auf die Registerkarte Mahnungen. Es öffnet sich eine kleine Maske, über die Sie vorgefertigte Mahnschreiben auswählen können. 5. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, überprüfen die Zahlungs erinnerung auf Vollständigkeit und drucken Sie diese aus. Übrigens: Was Sie beachten müssen, um Vorlagen anzupassen, ist weiter unten im Abschnitt Serienbrief erstellen beschrieben. Mahnlauf durchführen Liste der Offenen Posten, die den Filterkriterien entsprochen haben. Nur die hier ausgewählten Buchungen werden für den Mahn lauf vorgesehen. Zunächst wollen wir uns einen Überblick verschaffen, welche Mitglieder, mit denen kein Bankeinzug vereinbart wurde, seit Anfang des Jahres ihre Beiträge noch nicht bezahlt haben. 1. Wählen Sie das Menü Finanzen -> Beitragseinzug -> Beitragseinzug bearbeiten. 2. Da wir die Offenen Posten nur für eine bestimmte Auswahl von Forderungen auswerten wollen, setzen wir einen Filter über einen bestimmten Zeitraum, die Zahlungsart Überweisung und klicken auf die Schaltfläche Datensätze auswerten. In der Liste stehen dann nur die offenen Forderungen, die unserer Auswahl entsprechen. 3. Aktivieren Sie über die entsprechenden Kontrollkästchen, welche Mitglieder mit welchen Buchungen Sie für den Mahnlauf vorsehen wollen. 6. Kehren Sie über die Windows-Task-Leiste oder über die Tasten kombination Alt+Tabulator-Taste wieder in die Anwendung QuickVerein zurück und setzen für die gemahnten Forderungen die Mahnstufe hoch. u Über das Kontrollkästchen zusammenfassen können Sie zusätz liche Mahngebühren erheben, die über eine andere Word-Vorlage in das Mahnschreiben mit aufgenommen werden. u Über die Schaltfläche Mahnstufe zurücksetzen können Sie die Mahnstufe für die ausgewählten Forderungen anpassen

15 Spenden erfassen und verwalten Spenden können entweder als Bargeld oder als Überweisung verbucht werden. Ausgangskonto ist dabei eine Kasse oder ein Bankkonto. Das Gegenkonto bildet das entsprechende Spenden konto. Bei der Buchung auf das Spendenkonto wird der Bezug zu dem Spender direkt hergestellt und bildet später die Grundlage, Zuwendungs bestätigungen auszustellen. Zuwendungsbestätigungen erstellen Bevor Sie Spendenbescheinigungen mit den konkreten Spenden Ihrer Mitglieder füllen, sollten Sie zunächst Angaben zu Ihrem Verein in die mitgelieferte Vorlage eintragen. Die rechtssichere Mustervorlage, auf die QuickVerein zugreift, ist dabei eine normale Word-Vorlage. Alle verbuchten Spenden werden in dem Mitgliederstammsatz auf der Registerkarte Zahlungen/Zuwendungen vermerkt. Buchungseintrag für das Konto Buchungseintrag für das Gegenkonto Mitglied, das die Spende getätigt hat. Liste aller Buchungen, die noch nicht ab geschlossen sind. Funktionstasten zur Bearbeitung von Buchungsvorgängen Über dieses Kontrollkästchen kennzeichnen Sie, dass es sich bei der Spende um einen Ersatz für getätigte Auslagen handelt. Mit dieser Schaltfläche können Sie ein Formular öffnen, das bereits mit den Spenderdaten ausgefüllt ist. Frau Klein hat 100,- auf das Vereinskonto als Spende überwiesen. Diese Spende soll nun verbucht werden. 1. Wählen Sie den Befehl Buchhaltung -> Buchungen -> Bank/ Kasse. 2. Legen Sie mit F3 einen neuen Buchungsbeleg an. 3. Wählen Sie jetzt im oberen Teil das Konto aus, auf das die Spende eingegangen ist, also in unserem Fall: das Vereinskonto. 4. Wählen Sie im unteren Teil als Gegenkonto Ihr Spendenkonto. 5. Ordnen Sie über die Auswahlliste das Mitglied zu, das die Spende getätigt hat. 6. Speichern Sie Ihre Angaben mit F2. u Wenn Sie noch weitere Spendenkonten anlegen und nutzen möchten, muss im Kontenrahmen ein Häkchen bei Spendenkonto gesetzt sein (vgl. Abschnitt Neues Konto anlegen). Für die Spende von Frau Klein soll eine Zuwendungs bestätigung erstellt werden. 1. Wählen Sie in der das Mitglied aus, für das Sie eine Spendenbescheinigung ausstellen wollen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuwendungsbestätigung. QuickVerein führt Sie automatisch in einen Ordner, in dem die vorgefertigten Musterschreiben abgelegt sind. 3. Rufen Sie das erforderliche Formular auf, ergänzen es und drucken es aus. u Sie können auch Spender führen, die nicht Mitglieder Ihres Vereins sind. u Über eine spezielle Auswertung können Sie sich eine detaillierte Übersicht über Ihre Spender erstellen. u Über Berichts- und Kommunikationscenter -> Zuwendungsbestätigungen/Sammelspenden können Sie für alle Spender auf einmal Einzelspenden- bzw. Sammelspendenbescheinigungen ausstellen

16 Finanzkonto der Ausgabe Buchungstext und Betrag der Buchung Buchungssatz für die Gegenbuchung Ausgaben verbuchen Das Verbuchen von Ausgaben sei es in Form von Rechnungen oder als Erstattungen aus der Kasse gehört zu den typischen und alltägl ichen Vorgängen in einer Vereinsverwaltung. Buchungen korrigieren QuickVerein unterscheidet zwei unterschiedliche Arten von Korrekturbuchungen. Zum einen können Sie jede Buchung, die noch nicht abgeschlossen ist, öffnen und korrigieren. Diesen Fall zeigen wir in diesem Abschnitt. Wurden Buchungen abgeschlossen, können Sie diese nicht mehr bearbeiten oder löschen, sondern lediglich stornieren und anschließend neu erfassen. Das zeigen wir im Abschnitt Monatsabschluss. Ein Klick auf diesen Button öffnet den Kontenplan. Funktionstasten zum An legen oder der Bear beitung von Buchungen Frau Meier hat für ein Rundschreiben Briefmarken besorgt und bekommt ihre Auslage aus der Kasse zurückerstattet. 1. Wählen Sie den Befehl Buchhaltung -> Buchen -> Bank / Kasse. Es öffnet sich die zentrale Buchungsmaske. 2. Stellen Sie den Buchungsmonat sowie das richtige Belegdatum ein. 3. Wählen Sie im Feld Konto über den 3-Punkte-Button das Finanzkonto aus, in unserem Fall: die Kasse des Hauptvereins. 4. Geben Sie Belegnummer, Buchungstext und Betrag an. 5. Springen Sie mit der Tabulator-Taste in die Zeile der Gegenbuchung. 6. Klicken Sie auf den 3-Punkte-Button, um das Gegenkonto aus zuwählen, in unserem Fall: das Konto 2702, das für Ausgaben im ideellen Bereich vorgesehen ist (Kennzahl A2). 7. Speichern Sie Ihre Buchung. u Die Buchungsmaske können Sie alternativ auch über die Kachel Buchhaltung -> Einnahmen und Ausgaben erfassen aufrufen. u Wenn Sie bei der Auswahl des Gegenkontos im Feld Bezeichnung Buchstaben eintippen, wird der Kontenplan Bei der Durchsicht Ihrer Buchungen fällt auf, dass eine Spende noch nicht auf ein Mitglied gebucht wurde. Das wollen Sie korrigieren. 1. Wählen Sie aus der Kachel Buchhaltung den Befehl Einnahmen und Ausgaben erfassen. 2. Wählen Sie im Feld Konto das Konto (Bank oder Kasse) aus, das eine Fehlbuchung aufweist. 3. Doppelklicken Sie im unteren Bereich auf die Buchung, die korrigiert werden muss (die Spende). Sie erscheint dann im oberen Bereich. 4. Korrigieren Sie die Buchung. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Korrektur zu übernehmen. Buchung, die korrigiert werden kann. Liste der nicht abgeschlossenen Buchungen. Alle diese Buchungen können korrigiert werden. Doppelklick auf eine Buchung ermöglicht die Korrektur. u Im Abschnitt Buchung stornieren werden wir zeigen, wie Sie diese Fehlbuchung nach einem Monatsabschluss stornieren können. gefiltert

17 Ruft Überweisungsvorlagen auf Für die Übertragung an die Bank erzeugter Buchungssatz Mitglieder mit einer Bankverbindung können direkt als Empfänger übernommen werden. Übermittelt alle ausgewählten Überweisungen an die Bank Überweisungen tätigen QuickVerein enthält auch ein Online-Banking-Modul. So können Sie Überweisungen direkt an die Bank übermitteln und dann in der Fibu verbuchen. Voraussetzung ist, dass Ihr Bankkonto für das Online-Banking eingerichtet wurde. Kontoumsätze abrufen Mit der Online-Banking-Komponente von QuickVerein können Sie natürlich auch Kontoumsätze abrufen und in der Fibu buchen. Die Überweisung an die Trainerin soll auf das Konto für Trainer und Übungsleiter in der Fibu gebucht werden. Mit Klick in dieses Feld öffnet sich der Kontenplan. Jeder Buchstabe filtert den Kontenplan. Ist der Buchungssatz aktiviert, kann er in die Fibu übernommen werden. Das Honorar einer Trainerin soll angewiesen werden. 1. Wählen Sie den Befehl Bankgeschäfte -> Überweisung schreiben. 2. Füllen Sie den Überweisungsträger aus. 3. Speichern Sie die Überweisung über die entsprechende Schalt fläche auf dem Überweisungsträger. 4. Klicken Sie auf die Schaltfl äche Ausführen. In einer neuen Maske können Sie die gewünschten Überweisungen auswählen und an die Bank senden. u Über die Schaltfläche als Vorlage speichern können Sie die Überweisung auch für künftige Vorgänge speichern und über die Schaltfläche Überweisungsvorlage öffnen. 1. Wählen Sie den Befehl Bankgeschäfte -> Kontoumsätze abholen. 2. Klicken Sie auf OK, um die Übernahme zu starten. Die Umsätze werden dann in eine Buchungsliste übernommen. 3. Klicken Sie auf das Feld Fibukonto und wählen aus der Liste das gewünschte Fibu-Konto aus (in diesem Fall: das Konto 5305 für Trainer und Übungsleiter.) 4. Aktivieren Sie die gewünschte Buchung, indem Sie im Feld Ausw. ein Häkchen setzen. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fibu-Übernahme. Es er - scheint eine Maske, in der Sie eine Belegnummer oder andere Einzelheiten aus dem Kontoauszug übernehmen können. 6. Starten Sie die Übernahme über die entsprechende Schaltfläche

18 Monatsabschluss Der Monatsabschluss wird dadurch eingeleitet, dass Buchungen abgeschlossen werden. Abgeschlossene Buchungen können nur noch storniert werden! Buchungen abzuschließen ist eine Sache von zwei Klicks. Da dieser Vorgang nicht mehr rückgängig werden kann, sollten Sie vorab die Buchungen genau prüfen. Buchungen stornieren Die Stornierung einer Buchung ist die Korrektur, die nach einem Monatsabschluss vorgenommen werden muss. Über dieses Kontrollkästchen machen Sie die abgeschlossenen Buchungen wieder sichtbar. Hier legen Sie als Filter den aktuellen Monat fest. Hier bestimmen Sie den Zeitraum Ihrer Auswertung. Über diesen Button wählen Sie das ge wünschte Finanzkonto aus (hier: das Vereinskonto). Die Druckfassung dieser Liste erleichtert die Prüfung und Dokumentation. Sie wollen die Buchhaltung für den aktuellen Monat vor dem Monatsabschluss noch einmal überprüfen. 1. Rufen Sie die zentrale Buchungsmaske auf - zum Beispiel über den Befehl Buchhaltung -> Buchen -> Bank / Kasse. 2. Wählen Sie im Feld Konto über den 3-Punkte-Button das Finanzkonto aus, dessen Buchungen Sie prüfen wollen, z.b. das Fibu-Konto Wählen Sie den Monat aus, dessen Buchungen Sie prüfen wollen. 4. Drucken Sie diese Liste ggf. über die Schaltfläche Drucken aus. 5. Um die Buchungen abzuschließen, wählen Sie den Befehl Buch haltung -> Buchen -> Buchungen abschließen. 6. Wählen Sie hier im Feld Konto über den 3-Punkte-Button das gewünschte Finanzkonto aus und starten den Abschluss. u Gerade in der Erprobungsphase empfiehlt es sich, vor dem Abschluss von Buchungen eine Datensicherung zu erstellen. So können Sie problemlos wieder auf letzten Stand zurückkehren. Es ist erst nach einem Monatsabschluss aufgefallen, dass eine Spende keinem Mitglied zugeordnet wurde. Diese Buchung muss storniert und danach neu erfasst werden. 1. Rufen Sie die zentrale Buchungsmaske auf über Buchhaltung -> Buchen -> Bank / Kasse und wechseln Sie auf die Maske Buchungsstapel über Klick auf die Schaltfläche Buchungsstapel. 2. Wählen Sie im Feld Konto über den 3-Punkte-Button das Finanzkonto aus, dessen Buchungen Sie prüfen wollen, in unserem Fall: das Vereinskonto. 3. Wählen Sie den Monat aus, in dem die Korrektur vorgenommen werden muss. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abgeschlossene. Damit werden alle Buchungen sichtbar, die in dem ausgewählten Zeitraum getroffen und schon abgeschlossen wurden. 5. Markieren Sie die Fehlbuchung und klicken auf die Schaltfläche Stornieren. 6. Buchen Sie die Spende erneut, diesmal mit der Angabe eines Mitglieds. u Auch bereits abgeschlossene Buchungsmonate können nachträglich noch bebucht werden. Schließen Sie den Buchungsmonat dann einfach noch einmal ab. Die ausgewählte Fehlbuchung kann über diese Schaltfläche storniert werden

19 Mitglieder anschreiben Wie schon erwähnt, nutzt QuickVerein die Funktionalitäten von Microsoft Word. Die Inhalte der Korrespondenz sind in Dokumenten abgelegt, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können. Dabei können Sie einstellen, wie sich QuickVerein verhalten soll, wenn Sie aus der heraus Word für ein einzelnes Mitgliederanschreiben starten: u soll es immer ein bestimmtes Dokument in Word öffnen? u soll es in einen bestimmten Ordner springen, alle darin aufgelisteten Dokumente zur Auswahl anbieten? Vorlagen anpassen Serienbriefe an Vereinsmitglieder gehören zum stets wiederkehrenden Geschäftsbetrieb eines s. Sie sind dabei vollkommen frei, einen Brief, eine Einladung oder zum Beispiel auch Gutscheine mit Word zu verfassen. Entscheidend ist dabei, dass Sie die Datenfelder (also die Felder, die durch QuickVerein mit den Daten Ihres Vereins gefüllt werden) nicht verändern oder löschen. Die Vorlagen finden Sie unter Windows Vista, 7, 8 und 8.1 auf C:\ProgramData\Lexware\QuickVereinSQL\brief bzw....serbrief Über diese Schaltfläche starten Sie Word mit den Angaben des ausgewählten Mitglieds. Über Extras -> Einstellungen gelangen Sie in dieses Dialogfenster. Hier steuern Sie,was genau passiert, wenn Sie auf Word klicken. Ist hier eine Datei eingetragen, wird das entsprechende Dokument geöffnet. Ist dieses Feld leer, wird das ausgewählte Verzeichnis geöffnet. Ein neu eingetretenes Mitglied soll ein Begrüßungsschreiben erhalten. Den Text haben Sie auf der Grundlage der Vorlage im Ordner Briefe angepasst. In den Einstellungen haben Sie dieses Dokument als Option festgelegt. 1. Öffnen Sie die und suchen Sie das Mitglied heraus, welches das Begrüßungsschreiben erhalten soll. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Word. Das vorbereitete Dokument wird automatisch geöffnet und mit den Adressdaten des Mitglieds versehen. u Beim Öffnen einer Serienbriefvorlage wird eine Word-typische Fehler meldung ausgegeben. uin der Standardeinstellung von Windows 7, 8, 8.1 oder Vista ist das Verzeichnis ProgramData ausgeblendet. Im Handbuch von QuickVerein ist beschrieben, wie Sie diesen Ordner sichtbar machen. Diese (grau hinterlegten) Serienbrief-Felder dürfen Sie nicht überschreiben. Bei allen anderen Textpassagen sowie bei grafischen Elementen sind Sie in der Gestaltung vollkommen frei. u Die Korrespondenz-Funktion für Einzel- und Serienbriefe sowie für Einzel- und Serien- s finden Sie auch unter Berichts- und Kommunikationscenter -> Korrespondenz

20 Über diese Schaltfläche starten Sie die Serienbrief- Funktion von Word. Serienbrief erstellen Auf der Grundlage angepasster Vorlagen können Sie entweder an alle Mitglieder oder nur an eine bestimmte Gruppe einen Serienbrief schreiben. Die Erstellung von Serienbriefen erfolgt in zwei Schritten: Zunächst treffen Sie die Auswahl der Mitglieder. Anschließend erzeugen Sie den Serienbrief. Mitgliederbestand bearbeiten Die zuvor gezeigte Filterfunktion kann auch genutzt werden, um Gruppen von Mitgliedern in einem Zug zu bearbeiten. Zeigt an, dass es sich um einen gefilterten Datenbestand handelt. Beendet den Selektionsmodus und zeigt wieder alle Mitglieder an. Über die hier eingestellten Filter legen Sie fest, an welche Mitgliedergruppe der Serienbrief gerichtet ist. Ergebnis der Auswertung und Liste der Personen, die in die Empfängerliste des Serienbriefes übernommen werden. Alle Mitglieder des Musikzugs sollen zu einem Event eingeladen werden. Das entsprechende Schreiben wurde als Serienbriefvorlage bereits erstellt. 1. Wählen Sie den Befehl Berichts- und Kommunikationscenter -> Korrespondenz. 2. Filtern Sie Ihren Mitgliederstamm nach den Personen, die Sie anschreiben wollen. In unserem Fall setzen wir ein Häkchen in das Feld Musikzug. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Auswertung starten. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Serienbrief erstellen. Es wird der Serienbrief-Assistent gestartet. 4. Wählen Sie als Serienbriefvorlage das vorbereitete Schreiben aus und folgen den weiteren Anweisungen des Assistenten. Im Hintergrund wird jetzt ein Serienbrief erzeugt, den Sie anschließend mit den Funktionen von Word weiter bearbeiten und ausdrucken können. Sehr viele Mitglieder aus dem Musikzug wollen an einem Lehrgang zur Stimmbildung teilnehmen. Der Lehrgang wurde als Kennung definiert und soll nun nach und nach jedem Mitglied des Musikzugs auf der Registerkarte Funktion zugewiesen werden. 1. Wählen Sie den Befehl Berichts- und Kommunikationscenter -> Eigene Auswertungen und Berichte. 2. Filtern Sie Ihren Mitgliederstamm nach den Personen, die Sie be arbeiten wollen. In unserem Fall setzen wir ein Häkchen in das Feld Musikzug. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Aus wertung starten. Es werden alle Mitglieder des Musikzugs angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Selektion in Mitgliederstamm übernehmen. Es erscheint der Hinweis auf den Selektionsmodus. 4. Ändern Sie jetzt die gewünschte Kennung auf der Registerkarte Funktion und speichern Sie den Datensatz. 5. Blättern Sie in den nächsten Datensatz. Auch dieses Mitglied ist wie es der Filter vorgegeben hat im Musikzug. Wiederholen Sie den Vorgang für alle betroffenen Mitglieder. Im Selektionsmodus bezieht sich die Blätterfunktion nur auf den selektierten Mitgliederbestand

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