Jahresrechnung Ausbildungszentrum für Sicherheit Büren an der Aare

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1 Jahresrechnung 2011 Ausbildungszentrum für Sicherheit Büren an der Aare [1]

2 Inhaltsverzeichnis Seite Vorbericht 3-11 Abschreibungstabelle 12 Verpflichtungskreditkontrolle 13 Nachkredittabelle Laufende Rechnung Investitionsrechnung 19 Bestandesrechnung Anhang: - Verzeichnis der Eventualverpflichtungen und Brandversicherungswerte von Sachanlagen 23 - Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfungsorgans (Beilage) [2]

3 Vorbericht 1 Rechnungsführung Die vorliegende Jahresrechnung 2011 des Ausbildungszentrums für Sicherheit wurde nach dem "harmonisiertem Rechnungsmodell" (HRM) des Kantons Bern erstellt; für die Buchhaltung stand die EDV-Software Sage 50 zur Verfügung. Die Buchungen und die Ablage der Belege erfolgten im Ausbildungszentrum für Sicherheit in Büren an der Aare. Der Abschluss wurde durch die Firma Treuhand Arn&Partner AG, Lyss, Herr Stephan Hohl, erstellt. Die Lohnbuchhaltung wird nach Angaben der Zentrumsleitung extern bei Firma Treuhand Arn&Partner AG in Lyss geführt. Der Kontenplan wurde auf eine Funktion in der laufenden Rechnung gekürzt und es wird auf interne Umbuchungen verzichtet. Zur Auswertung und Nachkalkulation wird neu eine Kostenträgerrechnung geführt. Bedingt durch diese Massnahmen und zur besseren Transparenz wurden teilweise Ausgaben nicht auf den budgetierten Konten gebucht sondern umgelagert. Auf eine Anpassung des Budgets wurde aus Gründen einer transparenten Kommunikation verzichtet. Die betroffenen Konten und Buchungen sind in der Nachkredittabelle aufgeführt. 2 Grundlagenrechnung Als Grundlagenrechnung diente die von der Delegiertenversammlung am genehmigte Jahresrechnung Voranschlag Der Voranschlag für das Jahr 2011 mit einem budgetierten Gewinn von CHF , bei einem ursprünglichen Umsatz von CHF , wurde von der Delegiertenversammlung am beschlossen. In die Rechnung 2011 wurde nur ein Aufwand von CHF und ein Ertrag von CHF übertragen. Die Differenz von CHF ist mit dem Wegfall der internen Verrechnung zu begründen. [3]

4 4 Die wichtigsten Geschäftsfälle Die nachfolgenden Ereignisse haben das Ergebnis der Jahresrechnung 2011 massgeblich beeinflusst: Im Jahre 2011 mussten ausserordentliche Investitionen im Bereich Prozesse (Arbeitsabläufe) und Sicherheit getätigt werden. Es sind dies eine neue IT Umgebung (externer Server), Softwareanpassungen und Infrastrukturanpassungen zur Einhaltung der Arbeitssicherheit sowie Hygiene. Für die Reorganisation des AfS wurde externe Unterstützung benötigt (projektfit, Treuhand Arn&Partner AG). Optimiert wurden die Geschäftsabläufe, die Buchhaltung und das Personalwesen wurde auf einen üblichen Standard gebracht. Bedingt durch die Reorganisation und die Entwicklung neuer Produkte sind von den Mitarbeitenden überdurchschnittlich viele Überstunden geleistet worden. Diese werden in der laufenden Rechnung 2011 als Rückstellung mit CHF geführt. Die Mehrwertsteuer-Revision für die Jahre 2006 bis 2010 hat eine Nachforderung aus dem Bereich Kantine von rund CHF zur Folge. Der in der Kantine ausgewiesene Bruttoumsatz entspricht nicht den Erfahrungs- und Referenzwerten der Steuerverwaltung (Marge auf Warenwert im AfS 35%, normal 50% bis 75%). Tatsächlich wurden in den Jahren 2006 bis 2010 die Verpflegungspauschalen, welche in den Zivilschutzausbildungskosten enthalten sind, nicht dem Umsatz der Kantine zugewiesen. Die effektiven Verpflegungseinheiten, welche in den Jahren 2006 bis 2010 nicht korrekt verbucht worden sind, konnten erhoben und der Steuerverwaltung zur Prüfung übergeben werden. Der Entscheid ist noch ausstehend. Zur Abdeckung des Ausstandes wurde der Betrag von CHF zurückgestellt. Erfreulicherweise konnten bereits im 2011 neue Kunden mit zum Teil mehrjähriger Bindung an das AfS gewonnen werden. Daraus resultiert ein Ertrag über Budget in den Bereichen Infrastruktur und Ausbildung. [4]

5 5 Kommentare zum Rechnungsergebnis Die Jahresrechnung des Ausbildungszentrums für Sicherheit schliesst per wie folgt ab: Ergebnis vor Abschreibungen Aufwand CHF Ertrag CHF Ertragsüberschuss brutto CHF Ergebnis nach Abschreibungen Ertragsüberschuss brutto CHF Harmonisierte Abschreibungen CHF Übrige Abschreibungen CHF Abschreibungen Bilanzfehlbetrag CHF 0.00 Ertragsüberschuss CHF Vergleich Rechnung Voranschlag Ertragsüberschuss Laufende Rechnung (LR) CHF Ertragsüberschuss LR gemäss Voranschlag CHF Schlechterstellung gegenüber dem Voranschlag CHF Die Schlechterstellung ist auf die übrigen Abschreibungen zurückzuführen. [5]

6 6 Laufende Rechnung Vergleich zum Voranschlag Rechnung 2011 Voranschlag 2011 Rechnung 2010 Aufwand Ertrag Aufwand Ertrag Aufwand Ertrag '821' ' Ergebnis Die Zahlen der Rechnung 2010 wurden angepasst ohne die internen Verrechnungen zwecks besserer Vergleichbarkeit mit den Zahlen der Rechnung 2011(siehe auch Voranschlag). Die Budgetbeträge konnten nicht überall genau eingehalten werden. Begründungen für die wesentlichen Abweichungen zum Voranschlag: Personalkosten (inkl. Sozialversicherungsbeiträge) Am Workshop des LA vom 04. April 2011 wurde die zusätzliche Hauswartstelle mit einem Pensum von 50% sowie die Lohnanpassungen der Mitarbeitenden besprochen und angenommen. Das angepasste Organigramm wurde an der LA Sitzung vom 15. Februar 2012 genehmigt und die Nachkredite für die laufende Rechnung 2011 wurden an der Sitzung vom 08. März 2012 zur Kenntnis genommen resp. als Antrag an die Delegiertenversammlung zur Annahme empfohlen (Nachkredittabelle). Die Überschreitung beinhaltet auch einen Mehraufwand von Entschädigungen an die nebenamtlichen Ausbilder, bedingt durch eine höhere Auslastung als geplant (Mehrertrag). Spesenentschädigungen An der LA Sitzung vom 11. Februar 2011 wurde die Weisung für die Entschädigung von nebenamtlichen Mitarbeitenden im AfS einstimmig angenommen. Diese beinhaltet neu eine einheitliche Regelung über die Spesen. Die Spesen werden auf dem neuen Konto gebucht. Der Nachkredit wurde vom LA an der Sitzung vom 08. März 2012 genehmigt (Nachkredittabelle). Honorare Dritte Das Projekt neue Unternehmensstrategie wurde der laufenden Rechnung auf dem Konto belastet. Folgende Kredite wurden vom LA genehmigt; 27. September 2010 CHF (davon im 2010 CHF abgerechnet), 11. Februar 2011 Nachkredit zur Erarbeitung der Verwaltungsverordnung von CHF Die restlichen Überschreitungen sind durch die Neuorganisation der Finanz- und Lohnbuchhaltung begründet. Der Nachkredit von CHF 65' wurde vom LA an der Sitzung vom 08. März 2012 genehmigt (Nachkredittabelle). [6]

7 7 Investitionsrechnung Im Jahre 2011 mussten ausserordentliche Investitionen im Bereich Prozesse (Arbeitsabläufe) und Sicherheit getätigt werden. Es sind dies eine neue IT Umgebung (externer Server), Softwareanpassungen und Infrastrukturanpassungen zur Einhaltung der Arbeitssicherheit sowie Hygiene. Mit dem Kauf der Rauchdurchzündungsanlage (RDA) können wiederkehrende Kosten eingespart werden und die Kalkulation der Ausbildungen kann kostendeckend erfolgen. Die Investitionen 2011 in der Übersicht Neue IT Umgebung CHF Rauchdurchzündungsanlage CHF Garderobencontainer CHF Container Schwarz/Weiss CHF Debitorensoftware CHF Erweiterung Containeranlage CHF Total CHF [7]

8 8 Bestandesrechnung AKTIVEN Finanzvermögen Das Finanzvermögen hat sich gegenüber dem Vorjahr leicht erhöht auf neu CHF Verwaltungsvermögen Es konnten Anlagen in der Höhe von CHF aktiviert werden. Die harmonisierten Abschreibungen von 10 % (CHF ) auf dem Buchwert und die übrigen Abschreibungen von CHF führten zu einer geringfügigen Zunahme des Verwaltungsvermögens auf CHF PASSIVEN Fremdkapital Das Fremdkapital hat sich 2011 nicht wesentlich verändert. Eigenkapital Das Eigenkapital erhöht sich um CHF auf neu CHF [8]

9 9 Nachkredite Alle Nachkredite sind in einer separaten Nachkredittabelle aufgeführt und mit den entsprechenden Begründungen versehen. Die Nachkredite, welche in der Kompetenz des Leitungsausschusses liegen, wurden an der LA Sitzung vom 08. März 2012 genehmigt. Der Delegiertenversammlung wird der Nachkredit Konto von CHF zur Genehmigung empfohlen. 10 Finanzplanung Die Finanzplanung 2011 bis 2017 wurde erarbeitet und gibt Auskunft über die benötigten Finanzmittel sowie das Eigenkapital. Als Grundlage dient die Investitionsplanung 2013 bis Investitionen und Neuverschuldung Investitionsfolgekosten und Handlungsspielraum der LR Investitionen Neuverschuldung Investitionsfolgekosten Handlungsspielraum der LR [9]

10 Investitionsplanung Beschreibung Lebensdauer Organ Kredit Erneuerung Brandplatte mit Flächenbrand und Werkstattbrand 10 DV Nein 120' Sanierung Gebäudehülle Kanalstrasse 46 (Schulungsgebäude und Verwaltung) & Brandschutzmassnahmen 20 DV Nein 350' ' ' Sanierung Hausinstallationen Kanalstrasse DV Nein 250' Sanierung Küche und Buffettanlage 20 DV Nein 300' Neubau Garderoben 20 DV Nein 200' Ersatz Hard- und Software Brandhaus (BUS- Steuerung) 10 DV Nein 100' Steamer (Dampfgarer) 10 LA Nein 16' Geschirrspüler 10 LA Nein 8' Kaffeemaschinen 10 LA Nein 35' Verpflegungsautomat 10 LA Nein 15' Restaurant Einrichtung 10 LA Nein 25' Theoriesaal neue Moderationshilfsmittel 10 DV Nein 25' Moderationshilfsmittel Klassenzimmer LA Nein 20' Moderationshilfsmittel Klassenzimmer LA Nein 20' Ausbau Fesstoffanlagen 10 LA Nein 80' ' Ausbau gasbetriebene Anlagen 20 DV Nein 250' Erweiterung Brandhaus (Gas) 20 DV Nein 300' Heizung Kommandoraum 46C 15 LA Nein 6' Atemschutzgeräte inkl. Flaschen 10 LA Nein 15' Ersatz Fahrzeug (Transporter) 15 LA Nein 35' Total Investitionen 395' ' ' ' ' ' [10]

11 11 Antrag Der Leitungsausschuss hat die vorliegende Jahresrechnung mit allen Bestandteilen an seiner Sitzung vom 08. März 2012 beschlossen und beantragt der Delegiertenversammlung: - Genehmigung der Jahresrechnung 2011 mit einem Gewinn von CHF Genehmigung Nachkredit Konto von CHF Kenntnisnahme der Nachkredite Kompetenz LA von CHF (davon CHF rund Umlagerungen ohne Mehraufwand) Büren an der Aare, 08. März 2012 Die Präsidentin: Vorsteher Finanzen: Zentrumsleiter: Silvia Seiler Werner Arn Roland Gfeller 12 Genehmigung Die Delegiertenversammlung hat die Jahresrechnung 2011 am gemäss dem vorstehenden Antrag des Leitungsausschusses genehmigt. Büren an der Aare, Ausbildungszentrum für Sicherheit: Die Präsidentin: Die Sekretärin: Silvia Seiler Magda Schmalz [11]

12 Abschreibungstabelle Abschreibungstabelle Buchwert Zuwachs Abgang Buchwert vor Abschreibungen harmon. Abschreibungen Art. 331 Satz übrige Abschreibungen Art. 332 Buchwert Abzuschreibendes VV 731' ' ' ' ' ' Liegenschaft Kanalstrasse ' ' ' % - 103' Brandhaus 530' ' ' ' % - 539' Mobilien, Maschinen, Geräte 86' ' ' ' % 58' ' EDV - 21' ' ' % - 19' [12]

13 Verpflichtungskreditkontrolle 2011 Kreditbeschluss Kredit- Objektbezeichnung Konto Kumulierte Investitions- Kumulierte Kumulierte Investitions- Kumulierte Saldo Abrech- summe Ausgaben ausgaben Ausgaben Einnahmen einnahmen Einnahmen nungs- Datum Organ datum Investitionen LA 22'000 Neue IT Umgebung ' ' ' LA 70'000 Rauchdurchzündungsanlage ' ' ' LA 12'500 Planungssoftware LODUR ' LA 63'000 Garderoben- und Duschcontainer ' ' ' LA 40'000 Hoflader als Stapler Ersatz ' LA 2'500 Nachkredit Hoflader ' LA 6'000 Blue Office (Debitorenporgramm) ' ' ' DV 350'000 Rauchfilteranlage ' LA 6'560 Container Schwarz/Weiss Bereich ' ' ' LA Brandschutzausrüstungen und 55'000 Bekleidungen ' LA 12'500 Umzäunung Gelände ' LA 17'500 Ersatz Brandcontainer ' LA 35'000 Erweiterung Containeranlage ' ' ' '560 Total 162' ' ' [13]

14 Nachkredittabelle 2011 Konto Bezeichnung Voranschlag Überschreitung gebunden Rechnung Kompetenz LA Kompetenz DV Datum Begründung Sitzungsgelder LA 12' ' ' ' Zusatzaufwand bedingt durch Reorganisation (Verwaltungsverordnung) Spesen LA ' ' ' Neues Konto. Spesen LA wurden früher in den Spesen der MA gebucht Löhne Personal 645' ' ' ' Neue Stelle 50% ab August 11 im Bereich Betrieb (Hauswart) Abgrenzung Überstunden / Ferien ' ' ' Überstunden sind bedingt durch hohe Arbeitsbelastung und die Reorganisation angefallen und wurden nicht budgetiert Sozialversicherungen AHV 48' ' ' ' Bedingt durch höhere Lohnkosten Pensionskassenbeiträge 20' ' ' ' Höhere Lohnkosten und falsch budgetiert Krankentaggeld ' ' ' Neues Konto, früher in Unfalltaggeld enthalten mit 9' unter Budget Verpflegungszulagen ' ' ' Neues Konto. Verpflegungszulagen wurden bis lang nicht ausgewiesen. Gegenbuchung im Ertrag Kantine [14]

15 Konto Bezeichnung Voranschlag Überschreitung gebunden Rechnung Kompetenz LA Kompetenz DV Datum Begründung Energie, Strom, Gas 49' ' ' ' Umlagerung von Energiekosten von Konto auf Wasser / Abwasser ' ' ' Umlagerung von Konto auf neues Konto Verbrauchsmaterial Ausbildung 30' ' ' ' Umlagerung vom Konto auf Verbrauchsmaterial Kantine 5' ' Zu tief budgetiert Kioskartikel 2' ' Zu tief budgetiert Zeitschriften ' ' ' neues Konto, früher in Telefon / Porto enthalten Miete Geräte 20' ' ' ' Miete Brandcontainer von Fire Flash früher in Konto Unterhalt Brandanlagen enthalten Spesenentschädigung 12' ' ' ' Neu werden die Spesen (Kilometer) der nebenamtlichen Ausbilder nicht mehr unter gebucht ZS Sold, Spesen, Bilettentschädigungen ' ' ' Neues Konto Honorare Dritter 25' ' ' ' Bedingt durch Projekt Unternehmensstrategie und Umstellung Buchhaltung. [15]

16 Konto Bezeichnung Voranschlag Überschreitung gebunden Rechnung Kompetenz LA Kompetenz DV Datum Begründung Kehricht ' ' ' neues Konto, früher in enthalten Externe ZS Ausbildung ' ' ' Neues Konto Werbung 10' ' ' ' Lancierung neue Produkte Feuerwehr mit Flyer und Drucksachen übriger Sachaufwand ' ' ' Neues Konto für nicht zuweisbare Ausgaben harmonisierte Abschreibungen Sachanlagen 2' ' ' ' Hohe Investitionen im übrige Abschreibungen Sachanlagen ' ' ' Zusätzliche übrige Abschreibungen auf Sachanlagen übrige Aufwendungen ' ' ' Nachforderung MWST für die Jahre [16]

17 Laufende Rechnung Rechnung Voranschlag Rechnung Aufwand 1'777' '549' '821' Behörden und Kommissionen 18' ' ' Löhne Personal 742' ' ' Sozialversicherungsbeiträge AHV 58' ' ' Pensionskassenbeiträge 33' ' ' Unfall- und Krankenversicherung 11' ' ' Verpflegungszulagen 10' übriger Personalaufwand 11' ' ' Büromaterial, Drucksachen 9' ' ' Anschaffungen 46' ' ' Energie, Strom, Gas, Wasser, Abwasser 90' ' ' Verbrauchsmaterial Betrieb, Ausbildung 82' ' ' Verbrauchsmaterial Kantine, Lebensmittel 135' ' ' Unterhalt Brandanlagen 37' ' ' Unterhalt Geräte, Mobilien, EDV, Fzg, Kleider 42' ' ' Unterhalt Liegenschaft, Infrastruktur 22' ' Miete Geräte 46' ' ' Spesenentschädigungen, ZS Sold 38' ' ' Telefon, Sachversicherung, Verwaltungsaufw. 18' ' ' Honorare Dritte 90' ' ' Kehricht 5' ' Externe ZS-Ausbildung 15' ' Werbung 19' ' ' übriger Sachaufwand 1' Kurzfristige Zinsen ' ' Langfristige Zinsen 20' [17]

18 Laufende Rechnung Rechnung Voranschlag Rechnung Abschreibungen Finanzvermögen Harmonisierte Abschreibungen Sachanlagen 18' ' ' Übrige Abschreibungen Sachanlagen 58' Harmonisierte Abschreibungen Immobilien 71' ' ' übrige Aufwendungen 20' Ertrag 1'777' '552' '800' Aktivzinsen ' Vermietung Infrastruktur, Material, Personal 354' ' ' Erlös Ausbildung 781' ' ' Erlös Kantine, Getränke, Kiosk 230' ' ' Rückerstattungen übrige Entgelte 51' ' Verbandsbeiträge Gemeinden 358' ' ' Gewinn (+) Verlust (-) ' ' [18]

19 Investitionsrechnung 2011 Rechnung 2011 Voranschlag 2011 Rechnung 2010 Aufwand Ertrag Aufwand Ertrag Aufwand Ertrag 140 Ausbildung 162' ' ' Liegenschaft 68' ' ' Maschinen, Mobilien 72' ' ' EDV 21' Abschluss IR - 162' ' ' Aktivierung 162' ' ' ' ' ' ' ' ' [19]

20 Bestandesrechnung 2011 Bestand Bestand Zuwachs Abgang AKTIVEN 1'287' '716' '661' '342' Finanzvermögen 556' '553' '513' ' Flüssige Mittel 360' '323' '230' ' Kasse ' ' Kasse Kantine ' ' KK Raiffeisenbank Seeland 359' '839' '870' ' Raiffeisenbank Kurskonto ' ' Raiffeisenbank Anlagekonto ' ' Guthaben 191' '227' '279' ' Vorschuss IFT ' ' Diverse Debitoren 91' '676' '667' ' Debitor Verrechnungssteuer Debitor GVB ' ' Durchgangskonto ' ' Guthaben Minder 100' ' ' ' Vorsteuer Konsumaufwand ' ' Anlagen 4' ' Vorräte Kantine 4' ' Transitorische Aktiven ' ' Transitorische Aktiven ' ' [20]

21 Bestandesrechnung 2011 Bestand Bestand Zuwachs Abgang Verwaltungsvermögen 731' ' ' ' Sachgüter 731' ' ' ' Liegenschaft Kanalstrasse ' ' ' Liegenschaft Kanalstrasse 46c 530' ' ' ' Mobilien, Maschinen, Geräte 86' ' ' ' EDV ' ' ' PASSIVEN 1'287' '683' '629' '342' Fremdkapital 1'228' '683' '629' '282' Laufende Verpflichtungen 115' '542' '571' ' Kreditoren Sammelkonto ' ' ' Kreditoren Sammelkonto EUR Durchlaufkonto Kreditoren ' ' Abrechnungskonto BVG ' ' Abrechnungskonto Krankenvers ' ' ' Abrechnungskonto Unfall ' ' Abrechnungskonto AHV ' ' ' Abrechnungskonto QST Kreditoren alt 95' ' Umsatzsteuer 8% ' ' MWST abgerechnet 5' ' ' ' Abrechnung Löhne 14' ' ' Mittel - und Langfristige Schulden 1'080' '080' Darlehen Raiffeisenbank 330' ' Darlehen Raiffeisenbank 750' ' [21]

22 Bestandesrechnung 2011 Bestand Bestand Zuwachs Abgang Rückstellungen 14' ' RST frühere Mandatsträger 14' ' Transitorische Passiven 17' ' ' ' Transitorische Passiven 17' ' ' ' Abgrenzung 13 Monatslohn ' ' Eigenkapital 59' ' [22]

23 ANHANG 1. Eventualverpflichtungen per Keine 2. Nicht bilanzierte Leasingverbindlichkeiten per Keine 3. Brandversicherungswerte der Sachanlagen per Mobilien CHF Immobilien CHF 4'679' [23]