EAR-fix-KW Anleitung

Transkript

1 EAR-fix-KW Anleitung

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Installatin... 3 Die ersten Schritte... 5 Registrierung vn EAR-fix-KW... 5 Einlesen der Kanzleidaten... 5 Anlegen eines Mandanten... 5 Öffnen des neu angelegten Mandanten... 6 Eingabe der Daten in den Mandantenstamm... 7 Anpassen des Kntenplans... 7 Einbuchen des Bank- und/der Kassensalds... 8 Start der Buchhaltung... 8 Verwendung vn EAR-fix-KW... 9 Mandantenverwaltung... 9 Mandanten öffnen...10 Mandanten exprtieren...10 Mandanten versenden...11 Mandant in EURO umrechnen...11 Mandant löschen...12 Mandantenanlage...12 Imprtieren...13 EAR-fix-KW Supprt Tl öffnen...13 Datensicherung Mandant exprtieren...14 Sichern der EAR-fix-KW Daten mittels eines autmatisierten Sicherungsprzeß...14 Autbackup...14 Mandant versenden...15 Stammdaten Knten...15 Mandantenstamm...15 Buchen Auswertungen Buchungsjurnal...18 Kntendruck...18 Saldenliste...18 Buchungen suchen...19 Umsatzsteuervranmeldung (UVA)...19 Einstellungen Bei Prblemen Wiederherstellung...22 EAR-fix-KW Supprt Tl...23 Tastaturkürzel Buchhalterische Erläuterungen Prgramm Belegkreise Buchen Datenexprt Knten Rechnende Knten Kntenklassen Standardkntenplan Lizenz V EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 2 vn 32

3 Installatin Um EAR-fix-KW v2.1 zu installieren müssen Sie die Datei setup.exe, die Sie auf Ihrer Installatins-CD finden, ausführen. Dadurch wird der Setup-Assistent gestartet. Klicken Sie auf Weiter um mit der Installatin frtzufahren. Bitte akzeptieren Sie im nächsten Schritt die Lizenzvereinbarungen, und klicken Sie anschließend auf Weiter. Beachten Sie anschließend die Update Infrmatinen. EAR-fix-KW Versin 2.1 kann prblemls parallel zu einer alten Versin (1.0 der 1.1) installiert werden. Slange Sie Ihre alten Mandanten vn uns nch nicht knvertiert zurückbekmmen haben, empfehlen wir sgar, daß Sie ihre alte EAR-fix- KW Versin nicht löschen. Wenn Sie EAR-fix-KW Mandanten, die in einer alten Versin (1.0 der 1.1) erstellt wurden, weiterverwenden wllen, erstellen Sie eine Sicherungsdiskette in EAR-fix-KW 1.x und senden Sie die Diskette an uns. (Wenn Sie über einen Accunt verfügen können Sie uns die Datei backear.arj, die Sie auf der Sicherungsdiskette finden auch per senden) Wir werden die Mandanten für Sie knvertieren und umgehend an Sie zurück senden. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 3 vn 32

4 Als Zielrdner für die Installatin wird standardmäßig C:\Prgramme\EAR-fix-KW vrgeschlagen. Falls Sie EAR-fix-KW in einen anderen Ordner installieren wllen, geben Sie diesen hier an. Der Setup-Assistent erstellt standardmäßig einen Start-Menü Ordner EAR-fix-KW. Wenn Sie nicht wllen, daß EAR-fix-KW in einem eigenen Startmenü-Ordner abgelegt wird, wählen Sie hier einen vrhandenen Ordner aus. Wählen Sie anschließend aus, b der Setup- Assistent Verknüpfungen zu EAR-fix-KW auf Ihrem Desktp bzw. in der Quick-Start-Leiste erstellen sll. Anschließend sehen Sie nch eine Zusammenfassung der angegeben Daten, bevr Sie mit einem Klick auf Installieren den eigentlichen Installatinsvrgang starten. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 4 vn 32

5 Die ersten Schritte Nachflgend finden Sie ein Tutrial, das Sie durch die "ersten Schritte" in EARfix-KW führen sll. Für spezifischere Hilfe lesen Sie unter Verwendung vn EAR-fix-KW nach. Registrierung vn EAR-fix-KW Beim ersten Start nach der Installatin müssen Sie EAR-fix-KW registrieren. Sie sllten dazu vn der Kanzlei ein Blatt mit Ihren persönlichen Registrierungsdaten erhalten haben. Geben Sie diese Daten ein, und klicken Sie auf "EAR-fix-KW registrieren". Achtung: Die Eingabe der Registrierungsdaten unterscheidet zwischen Grß- und Kleinschreibung! Einlesen der Kanzleidaten Direkt nach der Registrierung müssen ebenfalls nur einmalig die Kanzleidaten vn der Installatins-CD eingelesen werden. Legen Sie dazu die Installatins-CD in Ihr CD- Laufwerk ein, wählen Sie das CD-Laufwerk aus der Liste aus und klicken Sie auf Kanzleidaten einlesen. Anlegen eines Mandanten Nun müssen Sie einen Mandanten anlegen. Im EAR-fix-KW Startfenster sllte unter Punkt 1 bereits "eine andere Aktin vrnehmen" ausgewählt sein. Wählen Sie unter Punkt 2 "Mandanten anlegen" aus und klicken Sie auf "gewählte Aktin ausführen". EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 5 vn 32

6 Im nun geöffneten Fenster "Mandanten anlegen" wählen Sie als erstes eine vierstellige Bezeichnung für Ihren ersten Mandanten. Wählen Sie als Bezeichnung für Ihren Mandanten Ihre Initialen (z.b. "HM" für "Hubert Müller" und das Buchungsjahr (z.b. "05" für "2005"), sprich "HM05". Geben Sie außerdem das Jahr an, in dem Sie buchen und eine ev. nähere Beschreibung des Mandanten. Im Feld "UVA" wählen Sie Ihren UVA-Mdus (mnatlich der vierteljährlich) Markieren Sie "Eur" wenn Sie Eur-Beträge (ab der Buchhaltung 2002) buchen wllen. Markieren Sie "12%ige Umsätze", wenn Sie 12%ige Umsätze haben. Anschließend haben Sie die Möglichkeit ein Kennwrt für den Mandanten zu vergeben. Achtung: Beachten Sie, daß Sie, falls Sie das Kennwrt vergessen, auf den Mandanten keinen Zugriff mehr haben! Öffnen des neu angelegten Mandanten Nachdem Sie im vrigen Schritt einen Mandanten angelegt haben, sllte nun im EAR-fix-KW Startbildschirm unter Punkt 1 bereits "einen vrhandenen Mandanten bearbeiten" ausgewählt sein. Wählen Sie unter Punkt 2 den neu angelegten Mandanten und unter Punkt 3 "ausgewählten Mandanten öffnen" aus. Sbald Sie einen Mandanten unter Punkt 2 ausgewählt haben, erscheinen dessen Detailinfrmatinen in dem Inffeld rechts. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 6 vn 32

7 Eingabe der Daten in den Mandantenstamm Im Mandantenstamm werden alle Angaben gesammelt, die für Datenexprt der Auswertungen nötig sind. Die Daten werden für Auswertungen, insbesndere für die Umsatzsteuervranmeldung (UVA) benutzt. Um das Fenster zu öffnen, wählen Sie im Menü "Stammdaten" den Punkt "Mandantenstamm aus. Um den Mandantenstamm eines vrhandenen Mandanten zu imprtieren, wählen Sie "Imprtieren". Geben Sie die Daten ein, bzw. kntrllieren Sie die imprtierten Daten und klicken Sie auf "Speichern". Danach können Sie das Fenster "Mandantenstamm" schließen. Achtung: Ohne eingegebene Klientennummer ist kein Datenexprt möglich! Achtung: Ohne eingegebene Adresse ist kein Datenversand möglich! Falls Sie Ihre Klientennummer nicht wissen, rufen Sie uns an, der schicken Sie uns ein . Sie finden die Klientennummer aber auch auf dem Ausdruck Ihrer Registrierungsdaten. Anpassen des Kntenplans Im Menü "Stammdaten" können Sie unter "Knten" den Standard- Kntenplan vn EAR-fix- KW an Ihre Bedürfnisse anpassen. Um den Kntenplan eines vrhandenen Mandanten zu imprtieren, wählen Sie "Imprtieren". Gestalten Sie den Kntenplan nach Ihren Bedürfnissen (rientieren Sie sich an der vrhandenen Einteilung der Kntenklassen), bzw. kntrllieren Sie die imprtierten Daten und klicken Sie auf "Speichern". Danach können Sie das Fenster "Kntenplan" schließen. Es ist sinnvll nicht benötigte Knten des Standard-Kntenplans zu löschen. (erleichtert die Kntensuche) EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 7 vn 32

8 Achtung: Wenn Sie individuelle Knten vn einem Vrjahresmandanten imprtieren wllen, müssen Sie das tun, slange nch KEINE Buchungen vrhanden sind! Einbuchen des Bank- und/der Kassensalds Wenn Sie wllen, können Sie den Bank- und/der Kassensald des Vrjahres einbuchen. Gehen Sie dazu wie flgt vr: - Beginnen Sie eine neue Buchung - Wählen Sie UVA-Mnat (der Quartal) 1 - Belegkreis "BE" wenn das Knt im Plus ist, bzw. "BA" wenn das Knt im Minus ist. (Analg können Sie natürlich auch "KA" und "KE" verwenden, wenn Sie die Kassa eröffnen) - Datum "01.01.XX" - Belegnummer 0 - Bei "BA" bzw. "KA": Knt Sll = 9800 Bei "BE" bzw. "KE": Knt Haben = Text "EB" der Eröffnung Wir empfehlen Ihnen, den Banksald auf jeden Fall einzubuchen, da Sie dann nach jedem eingebuchten Kntauszug die Salden vergleichen können (Kntrllmöglichkeit)! Start der Buchhaltung Sie können nun beginnen Ihre Belege einzubuchen. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 8 vn 32

9 Verwendung vn EAR-fix-KW Mandantenverwaltung EAR-fix-KW ist mandantenfähig. Sie können daher prblemls mehrere Buchhaltungen mit EAR-fix-KW führen. Die Mandantenverwaltung wurde in Versin 2.1 neu aufgebaut. Sämtliche Verwaltungsvrgänge (Exprt, Imprt, Versand, Anlage, Umrechnen in EURO, Löschen) werden jetzt vm EAR-fix-KW Startfenster aus durchgeführt. Über das EAR-fix-KW Startfenster können Sie Ihre Mandanten verwalten. In maximal drei Schritten wählen Sie die gewünschte Aktin. Punkt 1 Hier wählen Sie aus, b Sie "einen vrhandenen Mandanten bearbeiten", der b Sie eine "andere Aktin vrnehmen wllen". einen vrhandenen Mandanten bearbeiten Punkt 2 Wählen Sie hier den gewünschten Mandanten aus. Sbald Sie einen Mandanten ausgewählt haben, werden in dem Infrmatins-Feld rechts Buchungsjahr, Währung und Buchungsanzahl angezeigt. Punkt 3 Abschließend wählen Sie hier die gewünschte Aktin aus, die mit dem unter Punkt 2 ausgewählten Mandanten ausgeführt werden sll. Wählen Sie aus: - ausgewählten Mandanten öffnen - ausgewählten Mandanten exprtieren - ausgewählten Mandanten versenden - ausgewählten Mandanten in EUR umrechnen - ausgewählten Mandanten löschen eine andere Aktin vrnehmen Punkt 2 Hier können Sie flgende Aktinen auswählen: - Mandanten anlegen - Mandanten imprtieren - EAR-fix-KW Supprt Tl öffnen EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 9 vn 32

10 Klicken Sie abschließend auf "gewählte Aktin ausführen" um die in den Punkten 1-3 ausgewählte Aktin auszuführen. Mandanten öffnen Mit dieser Funktin öffnen Sie den unter Punkt 2 auf dem EAR-fix-KW Startfenster ausgewählten Mandanten. Falls der Mandant kennwrtgeschützt ist, werden Sie während des Öffnungsvrganges nach dem Kennwrt gefragt. Mandanten exprtieren Mit dieser Funktin exprtieren Sie den gewünschten Mandanten. (z.b. auf Diskette, USB- Stick, externe Festplatte,...) Wählen Sie das gewünschte Laufwerk und das Verzeichnis für den zu exprtierenden Mandanten. Klicken Sie auf "Exprtieren" um den Mandanten in das ausgewählte Verzeichnis zu exprtieren. Den exprtierten Mandanten können Sie an die Kanzlei übermitteln der zu Sicherungszwecken aufbewahren. Die ausgespielte Datei können Sie z.b. per Diskette an die Kanzlei übermitteln. der vn einem anderen Cmputer per E- Mail senden. Falls Sie auf diesem Cmputer Internetzugang haben, können Sie die Daten auch direkt versenden. Lesen Sie unten weiter! Falls Sie den Mandanten exprtieren, um daran Änderungen vrnehmen zu lassen, beachten Sie, daß Sie in der Zwischenzeit nichts buchen, da die Änderungen verlrengehen, wenn Sie den Mandanten danach wieder imprtieren. Achtung: Ohne eingegebene Klientennummer ist kein Datenexprt möglich! EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 10 vn 32

11 Mandanten versenden Benutzen Sie diese Funktin, falls Sie auf diesem Cmputer Internetzugang haben. Die Daten des ausgewählten Mandanten werden nline kmprimiert und verschlüsselt an die Kanzlei übermittelt. Aktivieren Sie das Häkchen bei "Ja, ich will die Daten des Mandanten XYZ übertragen!", falls Sie die Daten übertragen wllen. Geben Sie unter "Kmmentar" Infrmatinen (Verwendungszweck,...) für die Kanzlei ein. Klicken Sie auf "Daten übertragen" um die Daten zu übertragen. Sie sehen dann anhand des Status-Balkens den Frtschritt des Übertragungsvrganges. Wenn die Übertragung abgeschlssen ist, erhalten Sie eine Bestätigung Achtung: Sie benötigen eine direkte Internetverbindung (hne Prxy-Server), die geöffnet ist! Achtung: Ohne eingegebene Klientennummer ist kein Datenversand möglich! Achtung: Ohne eingegebene Adresse ist kein Datenversand möglich! Mandant in EURO umrechnen Wählen Sie dann eine Bezeichnung für den neuen "Eur-Mandanten" und klicken Sie auf "umrechnen". Der Mandant wird in EURO umgerechnet und steht danach unter der vn Ihnen gewählten Bezeichnung zur Verfügung (siehe Mandanten öffnen) Diese Funktin sll Ihnen ermöglichen, ATS-Buchhaltungen mit neuen EUR- Buchhaltungen zu vergleichen. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 11 vn 32

12 Mandant löschen Im Dialg-Fenster werden Sie aufgefrdert zu bestätigen, daß der Mandant wirklich gelöscht werden sll. Wenn Sie sich sicher sind, setzen Sie das Hakerl bei "Mandanten endgültig löschen" und klicken Sie anschließend auf "Mandanten löschen". Achtung: Dieser Vrgang läßt sich nicht rückgängig machen! Mandantenanlage Ihren ersten Mandanten legen Sie direkt nach der Registrierung vn EAR-fix-KW an. (siehe auch unter "erste Schritte") Wenn Sie ein weiteres Jahr des gleichen Mandanten, der einen anderen Mandanten buchen wllen, müssen Sie einen neuen Mandanten anlegen. Geben Sie im Feld Mandant eine vierstellige Mandantenbezeichnung ein. z.b. TE05 für Testklient Im Feld Jahr geben Sie das Buchhaltungsjahr an. Das Feld Beschreibung dient nur der genaueren Bezeichnung des Mandanten und kann auch leer gelassen werden. Wählen Sie dann den gewünschten UVA-Zeitraum: mnatlich der vierteljährlich. Markieren Sie "Eur" wenn Sie Eur-Beträge (ab der Buchhaltung 2002) buchen wllen! Markieren Sie "12%ige Umsätze", wenn Sie 12%ige Umsätze haben. Wenn sie wllen, können Sie ein Kennwrt eingeben. Achtung: Beachten Sie, daß Sie, falls Sie das Kennwrt vergessen, auf den Mandanten keinen Zugriff mehr haben! EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 12 vn 32

13 Achtung: Wenn Sie individuelle Knten vn einem Vrjahresmandanten imprtieren wllen, müssen Sie das tun, slange nch KEINE Buchungen vrhanden sind! Imprtieren Mit dieser Funktin können Sie Mandanten imprtieren, die Sie z.b. nach einer Krrektur der Knvertierung vn der Kanzlei erhalten haben. Wählen Sie die Datei, die Sie imprtieren möchten. Geben Sie Laufwerk und Dateiname entweder direkt ein, der klicken Sie auf "..." um einen Datei-Öffnen-Dialg aufzurufen. Klicken Sie auf "OK" um die Datei zu imprtieren. Achtung: Sie können keine Mandanten-Dateien imprtieren, die umbenannt wurden! Falls Sie den Mandanten per erhalten haben, speichern Sie die Datei zuerst in ein tempräres Verzeichnis, und imprtieren Sie sie vn drt. EAR-fix-KW Supprt Tl öffnen Mit dieser Funktin öffnen Sie das EAR-fix-KW Supprt Tl. Nähere Erläuterungen dazu finden Sie unter bei Prblemen. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 13 vn 32

14 Datensicherung Obwhl EAR-fix-KW mit größter Srgfalt prgrammiert wurde, kann es wie bei jeder anderen Sftware zu Datenverlusten kmmen. Mögliche Szenarien wären etwa ein bisher unentdeckter Prgrammierungsfehler, ein Knflikt mit anderer Sftware der dem Betriebssystem der Hardwarefehler wie z.b. ein "Festplatten-Crash". Auch ein Betriebssystem-Absturz und eine eventuell erfrderliche Frmatierung der Festplatte und Neuinstallatin des Betriebsystems können zu dem Verlust Ihrer EAR-fix-KW Daten führen. Wir empfehlen daher dringend, daß Sie vn den Datensicherungs-Möglichkeiten in EAR-fix-KW Gebrauch machen! Achtung: Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig! Eine kurze Zusammenfassung der Datensicherungs-Möglichkeiten: Mandant exprtieren Exprtieren Sie die Daten der Mandanten regelmäßig auf einen externen Datenträger wie z.b. Diskette, USB-Stick, extern Festplatte.ä. Um das Risik eines fehlerhaften Sicherungsdatenträgers zu minimieren, sllten Sie immer mehrere Sicherungen (ev. unterschiedlichen Datums) haben! Details zur Funktin "Mandant exprtieren" finden Sie in der Mandantenverwaltungs-Sektin der Hilfe. Sichern der EAR-fix-KW Daten mittels eines autmatisierten Sicherungsprzeß (z.b. mit einer Backup-Sftware auf externe Festplatte, Streamer der nline) Um die EAR-fix-KW Daten in einen autmatisierten Sicherungsprzeß aufzunehmen, lassen Sie einfach das gesamte EAR-fix-KW Verzeichnis (zumeist C:\Prgramme\EAR-fix-KW) sichern. Autbackup Diese Funktin, erstellt - wenn vn Ihnen aktiviert - autmatisch alle 10min eine Sicherungskpie Ihrer Daten. Das ersetzt allerdings keine regelmäßige Sicherung auf Disketten der andere Datenträger, da die AutBackup-Daten im Fall eines Cmputer-Absturzes der eines Festplatten-Crashs ebenfalls verlren wären. Details zur Funktin "Autbackup" finden Sie in der Einstellungen-Sektin der Hilfe. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 14 vn 32

15 Mandant versenden Zusätzlich zu Ihrer eigenen Sicherung auf externen Datenträgern (z.b. Disketten, USB-Sticks, ) können Sie Ihre Daten auch bei uns sichern lassen. Wenn Sie uns die Daten mit der Funktin "Mandant versenden" übermitteln, werden wir sie für Sie sichern. Achtung: Bitte geben Sie als Kmmentar unbedingt "Sicherung".ä. an! Achtung: Diese Möglichkeit sll nur als "letzter Rückhalt" dienen. Sichern Sie Ihre Daten primär selbst! Stammdaten Knten Hier können Sie Knten anlegen, löschen der bearbeiten. Wählen Sie ein Knt aus der Liste und klicken Sie auf "Bearbeiten" um das Knt zu bearbeiten. Wählen Sie ein Knt aus der Liste und klicken Sie auf "Löschen" um das Knt zu löschen. Klicken Sie auf "Neu" um ein neues Knt anzulegen. Auch sind flgende Aufrufe möglich: "Kntblatt" erzeugt einen aktuellen Kntendruck des gewählten Knts. "Kntenplan drucken" erzeugt eine druckbare Aufstellung aller Knten. Mit "Kntenplan imprtieren" können Sie den Kntenplan eines anderen EAR-fix-KW Mandanten übernehmen. Allerdings nur slange nch KEINE Buchungen vrhanden sind! Mandantenstamm Im Mandantenstamm werden alle Angaben gesammelt, die für Datenexprt der Auswertungen nötig sind. Zumindest die Klientennummer muß für den Datenexprt eingegeben werden. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 15 vn 32

16 Für den Datenversand muß zusätzlich nch die E- Mail Adresse eingegeben sein. Die restlichen Daten werden für Auswertungen, insbesndere für die Umsatzsteuervranmeldung (UVA) benutzt. Um den Mandantenstamm eines vrhandenen Mandanten zu imprtieren, wählen Sie "Imprtieren". Achtung: Ohne eingegebene Klientennummer ist kein Datenexprt/versand möglich! Achtung: Ohne eingegebene Adresse ist kein Datenversand möglich! Falls Sie Ihre Klientennummer nicht wissen, rufen Sie uns an, der schicken Sie uns ein . Sie finden die Klientennummer aber auch auf dem Ausdruck Ihrer Registrierungsdaten. Buchen Wählen Sie "Buchen" aus dem Menü, um neue Buchungsbelege zu erfassen. Geben Sie alle nötigen Infrmatinen ein, und klicken Sie auf "OK" um die Buchung zu erfassen. Falls Sie während des Buchens entdecken, daß Sie ein neues Knt benötigen, schließen Sie den Buchen-Dialg, legen Sie in den Stammdaten/Knten ein neues Knt an und öffnen Sie den Buchen-Dialg anschließend wieder. Neu im Vergleich zu EAR-fix-KW v1.xx ist die Anzeige der letzen sechs Buchungen, um eine schnellere Kntrlle zu ermöglichen. Beleg buchen Gehen Sie wie flgt vr: - Das Feld UVA-Mnat (Quartal) enthält das aktive UVA-Mnat (Quartal) - Wählen Sie einen Belegkreis (U, KA, KE, BA, BE) - Geben Sie das Belegdatum ein EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 16 vn 32

17 Sie brauchen nur die Ziffern einzugeben. Für den tippen Sie als Falls Sie sich vertippen, kmplettieren Sie das "falsche" Datum, der Cursr springt dann zurück zum Anfang. Geben Sie anschließend das richtige Datum ein. Sie können hier auch die "+" und "-" Tasten des Zahlenfeldes verwenden. - Geben Sie die Belegnummer ein Die Belegnummer ist auch auf dem Beleg selbst zu vermerken. Sie können hier auch die "+" und "-" Tasten des Zahlenfeldes verwenden. Buchen vn Zahlungsausgängen (KA, BA) - Im Feld Knt (Sll) geben Sie das gewünschte Knt an (z.b Fachliteratur) Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Knt-Feld der drücken Sie Bild ab um eine Liste der Knten anzuzeigen. - Im Feld Knt (Haben) ist bereits das Standard-Kassaknt (2700) der Standard-Bankknt (3210) vrgeschlagen. Buchen vn Zahlungseingängen (KE, BE) - Im Feld Knt (Sll) erscheint als Vrschlag das Standard-Kassaknt (2700) der Standard-Bankknt (3210) - Im Feld Knt (Haben) geben Sie das gewünschte Knt ein (z.b Erlöse 20% Ust) Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Knt-Feld der drücken Sie Bild ab um eine Liste der Knten anzuzeigen. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 17 vn 32

18 - Der Steuersatz wird autmatisch vrgeschlagen. Falls der Beleg einen anderen Steuersatz aufweist, ändern Sie den Steuersatz manuell. - Geben Sie den Betrag ein. (Verwenden Sie ein Kmma "," als Dezimaltrennzeichen) - Geben Sie abschließend den Buchungstext ein, und klicken Sie auf "OK", der drücken Sie zwei weitere Male ENTER um die Buchung durchzuführen. Auswertungen Die Auswertungen werden in dem Auswertungs-Fenster angezeigt. Sie können daher nur eine Auswertung gleichzeitig anzeigen. Ist eine Auswertung geöffnet, sind im Menü Mandant die Punkte Drucken und als pdf speichern verfügbar. Buchungsjurnal Hier können Sie ein Buchungsjurnal abrufen. Wählen Sie den Zeitraum für das Buchungsjurnal nach Mnaten der UVA-Periden. Damit auf dem Ausdruck die Angaben "Mandant-Name" und "Klientennummer" aufscheinen, müssen Sie diese Daten im Mandantenstamm eingeben. Kntendruck Sie können einzelne Knten, vn Knt xxxx - Knt xxxx der alle Knten drucken. Wählen Sie "mit Mnatsummen" um die Mnatssummen ausgewiesen zu bekmmen. Damit auf dem Ausdruck die Angaben "Mandant-Name" und "Klientennummer" aufscheinen, müssen Sie diese Daten im Mandantenstamm eingeben. Saldenliste Hier können Sie eine Saldenliste abrufen. Wählen Sie für welche Peride Sie die Saldenliste erstellen möchten. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 18 vn 32

19 Damit auf dem Ausdruck die Angaben "Mandant-Name" und "Klientennummer" aufscheinen, müssen Sie diese Daten im Mandantenstamm eingeben. Buchungen suchen Hier können Sie nach Buchungen suchen. Wählen Sie die Kriterien für Ihre Suche, und klicken Sie auf "Buchungen suchen". Klicken Sie auf "Ergebnis drucken", um eine druckbare Auswertung zu erhalten. Damit auf dem Ausdruck die Angaben "Mandant-Name" und "Klientennummer" aufscheinen, müssen Sie diese Daten im Mandantenstamm eingeben. Umsatzsteuervranmeldung (UVA) Hier können Sie UVAs abrufen. Je nachdem b Sie Ihre Umsatzsteuervranmeldungen mnatlich der vierteljährlich erstellen, können Sie hier UVAs für die Mnate 1-12 der die Quartale 1-4 abrufen. Wenn Sie alle Belege in einem Abschnitt gebucht haben, können Sie den UVA-Abschnitt auch abschließen. Aktivieren Sie dazu "UVA-Mnat (Quartal) abschließen". Um den Abschluß eines UVA-Abschnittes aufzuheben, geben Sie in "UVA erstellen für Mnat" den letzten abgeschlssen UVA-Abschnitt an. Sie haben dann die Möglichkeit "Abschluß aufheben" anzuklicken. Wenn Sie jetzt auf "OK" klicken, wird der Abschluß aufgehben. Wiederhlen Sie das, bis der Abschluß des gewünschten Abschnittes ebenfalls aufgehben ist. Der Ausdruck ist an das Layut des UVA- Frmulares des Bundesministeriums für Finanzen angelehnt, um Ihnen das Ausfüllen des Frmulares zu erleichtern. Achtung: Schicken Sie den Ausdruck nicht an das Finanzamt! Sie benötigen dazu ein eigenes Frmular! EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 19 vn 32

20 UVA-Frmulare finden Sie auf der Hmepage des Bundesministeriums für Finanzen in der Sektin "Frmulare" ( Es ist sinnvll wenn Sie die UVA-Daten elektrnisch an das Finanzamt übermitteln. Dazu benötigen Sie einen Zugang zu FINANZ-ONLINE. ( Damit auf dem Ausdruck Angaben wie "Steuernummer", "Finanzamt", Mandant- Name" u.a. aufscheinen, müssen Sie diese Daten im Mandantenstamm eingeben. Einstellungen Die hier vrgenmmenen Einstellungen gelten glbal für alle Mandanten. Setzen Sie das Hakerl bei "Größe und Psitin beim Beenden speichern" damit die Größe und die Psitin des EAR-fix-KW Fensters gespeichert und beim nächsten Start wiederhergestellt wird. Mit der Schaltfläche "Standard wiederherstellen", können Sie die Standardgröße des EAR-fix-KW Fensters wiederherstellen. Aktivieren Sie Autbackup, damit EAR-fix- KW die Daten des geöffneten Mandanten alle 10 Minuten sichert. Diese Sicherung kann im Falle eines Prgramm- der Cmputerabsturzes zur Wiederherstellung der Daten herangezgen werden. Achtung: Da es sich hierbei um eine Sicherung auf Ihrer Festplatte handelt, ersetzt diese Funktin keine regelmäßige Sicherung auf externen Datenträgern! EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 20 vn 32

21 Wenn Sie "Buchungstext der vrhergehenden Buchung nicht löschen" aktivieren, löscht EAR-fix-KW nach Abschluss einer Buchung das Feld "Text" nicht. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Buchungen gleichen Wrtlautes haben. ft Beachten Sie aber, daß zumindest eine Angabe der Buchung (Betrag, Knten, Datum, Beleg, Text) variieren muß, da identische Buchungen in EAR-fix-KW nicht erlaubt sind! Ist das Hakerl bei "Buchungstext in Auswertungen umbrechen" aktiviert, werden Buchungstexte, die breiter als die Text-Spalte der Auswertung sind, auf mehrere Zeilen aufgeteilt. Das ist nützlich, wenn der Buchungstext ausführliche Infrmatinen (z.b. Rechnungsnummer) enthält, die Ihnen in den Auswertungen snst nicht zugänglich wären. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 21 vn 32

22 Bei Prblemen EAR-fix-KW beinhaltet mehrere Datensicherungs-Möglichkeiten (siehe auch in der Sektin Datensicherung ), die integriert wurden um Prblemen vrzubeugen. Für den Fall, daß es dch zu Prblemen kmmen sllte, beinhaltet EAR-fix-KW eine autmatische Wiederherstellung, die aus den zur Verfügung stehenden Daten und/der den verfügbaren Sicherungen fehlerhafte Mandanten reknstruieren kann. Ebenfalls in dieser Sektin wird das in v2.1 eingeführte EAR-fix-KW Supprt Tl erläutert. Achtung: Um möglichen Prblemen entgegenzuwirken, sichern Sie Ihre Daten regelmäßig! Wiederherstellung Wenn EAR-fix-KW beim Start feststellt, daß es zuletzt nicht krrekt beendet wurde (z.b. durch einen Cmputer-Absturz der Strmausfall), wird das Wiederherstellungs-Fenster angezeigt. Hier werden Datum und Buchungsanzahl aller verfügbaren Sicherungsstände angezeigt, sdaß Sie entscheiden können welcher Sicherungsstand wiederhergestellt werden sll. Wählen Sie den Sicherungsstand, der wiederhergestellt werden sll und klicken Sie auf "gewählten Sicherungsstand wiederherstellen", der klicken Sie auf "Abbrechen" um die Entscheidung später zu treffen (EAR-fix-KW wird nicht geöffnet). Achtung: Alle Daten werden in einem slchen Fall auch in einem Unterrdner vn autbackup gespeichert, um - sllte die autmatische Wiederherstellung nicht funktinieren - eine spätere Reknstruktin durch die Kanzlei zu ermöglichen EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 22 vn 32

23 EAR-fix-KW Supprt Tl Das EAR-fix-KW Supprt Tl wurde in v2.1 neu eingeführt. Sie können dem EAR-fix-KW Supprt Tl flgende Infrmatinen entnehmen: Ihre verwendete Windws-Versin den Prgrammpfad vn EAR-fix-KW die verwendete Versin vn EAR-fix-KW den registrierten Namen Direkt darunter können Sie mit der Schaltfläche "Bericht drucken", einen Bericht erstellen, der eben diese Infrmatinen swie eine Auflistung aller Dateien im EAR-fix-KW Prgrammverzeichnis enthält. Dies kann hilfreich sein, wenn das Versenden des gesamten EAR-fix-KW Verzeichnis (siehe unten) nicht funktiniert. (z.b. weil Sie über einen Prxy- Server zum Internet verbinden). Weiters können Sie mit Hilfe des EAR-fix-KW Supprt Tls bei Prblemen das gesamte EAR-fix- KW Verzeichnis kmprimiert an die Kanzlei versenden, um eine ausführliche Fehlersuche zu ermöglichen. Klicken dazu Sie auf die Schaltfläche "EAR-fix-KW Verzeichnis kmprimieren und versenden". Sie benötigen eine direkte Internetverbindung (hne Prxy- Server), die aktiv ist! EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 23 vn 32

24 Tastaturkürzel Allgemeine Tastaturkürzel Tabulatr Shift + Tabulatr ENTER Bild runter Alt+Shift wechselt ins nächste Feld wechselt ins vrige Feld in Feldern: wechselt ins nächste Feld auf Buttns: Bestätigt auf den Knt-Auswahlfeldern im Buchen-Dialg: öffnet die Auswahl-Liste auf allen anderen Auswahlfeldern: öffnet die Auswahl-Liste Tastaturkürzel bei Auswertungen Bild rauf Bild runter Pfeil rauf Pfeil runter Strg+P vrige Seite nächste Seite Seite hinauf scrllen Seite hinunter scrllen Drucken EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 24 vn 32

25 Buchhalterische Erläuterungen Prgramm EAR-fix-KW (EAR steht für "Einnahmen-Ausgaben-Rechnung") ist ein einfaches Buchhaltungsprgramm für Einnahmen-Ausgaben-Rechner. EAR-fix-KW ist rdnungsgemäß im Sinne der Bundesabgabenrdnung. Das heißt, man kann Buchungen nicht mehr verschwinden lassen (man kann nicht "radieren"). Wenn Sie eine Buchung strnieren wllen, gehen Sie am besten wie flgt vr: Wiederhlen Sie die Buchung (gleicher Belegkreis, Datum, Belegnummer) mit umgekehrtem Vrzeichen. EAR-fix-KW ist für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vrgesehen. ( 4(3) EStG) Einnahmen-Ausgaben-Rechner, die mit "Waren" handeln, müssen ein Wareneingangsbuch führen. Bitte fragen Sie uns! Bei der Anlage des Mandantenstammes werden Sie auch nach der "Klientennummer" gefragt: Dabei handelt es sich um unsere kanzleiinterne Klientennummer. Wenn Ihnen diese nicht bekannt ist, rufen Sie uns bitte an, der schicken Sie uns ein . Belegkreise In EAR-fix-KW sind Belegkreise vrgesehen: U = Umbuchung (hier ist keine Umsatzsteuer/Vrsteuerberechnung möglich) KA = Kassaausgang (mit Umsatzsteuer/Vrsteuerberechnung) KE = Kassaeingang (mit Umsatzsteuer/Vrsteuerberechnung) BA = Bankausgang (mit Umsatzsteuer/Vrsteuerberechnung) BE = Bankeingang (mit Umsatzsteuer/Vrsteuerberechnung) In den Belegkreisen KA und KE werden die Belegnummern "hchnummeriert". Das heißt, die Belegnummer erhöht sich bei einer neuen Buchung autmatisch um 1. Die Belegnummer ist am Beleg selbst handschriftlich zu vermerken. Auf diese Weise kann ein Beleg leicht gefunden wurden. In den Belegkreisen BA und BE ist das nicht der Fall. Hier verwenden Sie als Belegnummer die Nummer des Bankauszuges (daher sind mehrere Belege mit der gleichen Nummer möglich!). EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 25 vn 32

26 Buchen Es empfiehlt sich die Bankauszüge vllständig einzubuchen, weil Sie dadurch eine Kntrllmöglichkeit gewinnen. Der Sald des Bankknts in der Buchhaltung muss mit dem Sald laut dem letzten Bankauszug übereinstimmen. Wenn am Bankknt private Einnahmen der Ausgaben aufscheinen (was regelmäßig der Fall sein wird), s buchen Sie diese Vrfälle eben auf dem Knt 9410 "Privat". Diese Kntrllmöglichkeit ist WICHTIG! Bei den Kassenbelegen gewinnen Sie eine Kntrllmöglichkeit, wenn Sie die Kassenbelege addieren und diese Summe mit der Summe Ihrer Buchungen vergleichen. Diese Kntrllmöglichkeit ist WICHTIG! EAR-fix-KW ist für Sie am besten und sinnvllsten nutzbar, wenn Sie nicht einmal im Jahr buchen, sndern laufend buchen. Machen Sie bitte Plausibilitätskntrllen. Stellen Sie sich die Frage: "Stimmt das jetzt wirklich?" Beträge sind wie flgt zu buchen: 1010 der 1010,00 NICHT ABER : 1010,--, der 1.010,-- BITTE AUCH MONATLICH JOURNALE, SALDENLISTEN ETC. AUSDRUCKEN UND ANFANGS AUCH GENAUEST KONTROLLIEREN! Datenexprt Ein Vrteil des Prgramms ist, dass Sie uns die Buchhaltungsdaten auf einer Diskette der per übermitteln können. Der Datenexprt erflgt über "Mandant/Exprtieren" (Diskette) der "Mandant/Versenden" (Online- Übermittlung). NICHT VERGESSEN - BITTE REGELMÄSSIG SICHERN Knten In EAR-fix-KW ist ein Standardkntenplan bereits vrgesehen. Im Standardkntenplan finden Sie "freie Knten". Diese können Sie für Ihre Bedürfnisse neu beschriften. Sie können aber auch völlig neue Knten anlegen. Knten, die Sie gar nicht brauchen, können Sie auch löschen. Die Knten sind nach Kntenklassen eingeteilt. EAR-fix-KW v2.1 Anleitung Seite 26 vn 32