Daten Archivierung -Pflicht oder Kür? Hilft hier vielleicht die Cloud?

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1 Daten Archivierung -Pflicht oder Kür? Hilft hier vielleicht die Cloud? Ralf Steinemann Business Development Manager, iternity GmbH 1

2 Agenda Überblick über Datenquellen und Datenmengen Unterteilung zwischen Nützliche Links Pflicht es existieren Vorgaben zur Archivierung Kür es bestehen keine Vorgaben zur Archivierung Archivierung ist das ein Thema für mich? Cloud Problem private Mails in Unternehmen Was ist eine Cloud? Unterscheidung zwischen ComputingCloud StorageCloud Archiv Cloud Anforderungen, die zu beachten sind EU Rechtsraum Haftungsgrenzen Was passiert bei Datenverlust? Soll ich zwei Anbieter nehmen? Fall-Beispiele Empfehlung 2

3 EXPONENTIELLES DATENWACHSTUM Global verdoppeln sich digitale Informationen alle 18 Monate 107 Billionen s wurden 2010 versendet 12 Billionen s davon waren kein Spam Digitale Media Archive Streaming Video Anbieter Web 2.0 Data Stores Medizinische Bilder Data Warehouses Compliance Herausforderungen für die IT: Inhalte müssen immer verfügbar sein. Die Archivtechnologie verändert sich über den Aufbewahrungszeitraum

4 Beispiel für Datenwachstum Ein KFZ-Sachverständigerdokumentiert alle Unfallschäden mit Fotos Vor einigen Jahren waren dies Bilder mit einer Auflösung von 3 Megapixel Heute sind dies häufig Bilder mit 12 Megapixel oder höher aufgelöst. d.h. früher waren die Bilder ca. 800 KB heute eher 3.5MB 4

5 WARUM DIGITALE ARCHIVIERUNG? Das Datenwachstum erfordert ein effizientes Informationsmanagement Einfache, abteilungsübergreifende Recherche Das Archiv ist ein wichtiger Teil der Geschäftsprozesse Digitale Daten und Dokumente müssen jederzeit verfügbar sein => performante festplattenbasierte Speichermedien Entlastung der zentralen IT- Plattform Gesetzliche Vorgaben und damit verbundene interne & externe Nachweispflichten (Revisions-/Rechtssicherheit) 5

6 Archivierung - Pflicht Steuerrelevante Belege wie z.b. Rechnungen Jahresabschlüsse Lohnabrechnungen Steuererklärungen Kassenbelege Reisekostenabrechnungen SAP Belege Sonstige Dokumente mit Archivierungspflichten wie z.b. Handelsbriefe Patientendaten Statik-Dokumente 6

7 WARUM BENÖTIGEN FIRMEN REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG? Geschäftsführer und Aufsichtsräte stehen bezüglich des unternehmensweiten Umgangs mit geschäftsrelevanten Daten z.t. direkt in der Haftung Missachtung kann Verwerfung der Finanzbuchhaltung bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen bedeuten Ranking nach Basel II kann sich verschlechtern Wegen fehlerhafter -Archivierung wurde 2002 gegen die Deutsche Bank eine Strafe von 1,65 Mio. $ verhängt Produkthaftung erfordert revisionssichere Archivierung 7

8 RECHTLICHE ANFORDERUNGEN Anforderungen an eine elektronische Archivierung gem. GDPdU, SGB, Euro-SOX, AO, Basel II, SOX, RÖV etc. Daten müssen manipulationssicher sein Daten dürfen nicht löschbar sein (WORM) Daten müssen Ablaufzeiten einhalten (Retention) Daten müssen auf zukünftige Daten-Träger migrierbar sein Zugang zu einzelnen archivierten Informationen muss jederzeit angemessen schnell möglich sein 8

9 Rechtliche Anforderungen in Europa Legal Requirements for Document Management in Europe Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Frankreich? Müssen Unternehmen in England ihre s archivieren? Mit welchen Sanktionen muss jemand in Spanien rechnen, der seine kaufmännischen Unterlagen nicht gesetzeskonform aufbewahrt? Auf diese und andere Detailfragen gibt die Publikation mit dem Titel Legal Requirements for Document Management in Europe klare Antworten. Neben Deutschland berücksichtigt die Untersuchung die Länder Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien. Bei Interesse kann iternityihnen dieses Dokument gerne zur Verfügung stellen. 9

10 Archivierung - Kür Qualitätssicherungs-Dokumente wie z.b. Test Protokolle Chargen-Tests Trackingdaten zu Produktauslieferungen Produkthaftung Abnahme Protokolle Marketing Dokumente Welchem Kunden habe ich wann was zu gesendet Flyer, Produktbeschreibungen etc. Entlastung von Produktiv-Systemen z. B. Mailserver 10

11 Archivierung Ist das ein Thema? s besitzen eine identische rechtliche Bedeutung wie Geschäftsbriefe in Papierform Aufbewahrung von s ist Teil des Risikomanagements Komplexität der rechtlichen Anforderungen nimmt zu Vorstände und Geschäftsführer haften im Rahmen ihrer Risikovorsorgepflicht persönlich ( 91, 93 AktG) Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung sind s als Beweis zugelassen Mangelhafte -Aufbewahrung führt zur Verletzung der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Buchhaltungspflicht undkann bestraft werden ( 162, 238 AO) Unzureichende oder gar manipulativeaufbewahrung von s stellt eine Straftat dar ( 283 ff. StGB) 11

12 Archivierung - Probleme Private Mails vom Firmen-Account sind erlaubt Private s in Unternehmen unterliegen dem Telekommunikationsgesetzes (TKG). Aus diesem Grund darf das Unternehmen keinen Einblick in diese Mails nehmen. Daraus folgt eine generelle Archivierung ist in diesem Fall nicht zulässig. Es muss eine selektive Archivierung durch den Mitarbeiter erfolgen. Private Mails vom Firmen-Account sind verboten Generell können alle Mails archiviert werden. Grundsätzlich sollte immer der Betriebsrat und/oder der Personalrat in ein Archivierungsprojekt einbezogen werden. 12

13 Cloud - Computing Die gute Cloud Die böse Cloud 13

14 Public-Cloud Private-Cloud Public-Cloud Eine Public-Cloudist eine Infrastruktur die generell von unterschiedlichen Nutzern genutzt wird. Die Kunden teilen sich hierbei eine große Infrastruktur. Typische Anbieter hierfür sind z.b. Amazon, Microsoft Azure, Strato etc. Private-Cloud Eine Private-Cloudist eine Infrastruktur die generell nur von einem Unternehmen genutzt wird. Die Infrastruktur wird hierbei von einem professionellen Infrastrukturanbieter zur Verfügung gestellt. Typische Anbieter hierfür sind z.b. IBM, HP, EMC etc. 14

15 Cloud-Computing - Unterscheidung Computing-Cloud- Rechen-Leistung in der Cloud Hier wird es dem Kunden ermöglicht eigene System in der Cloud zu betreiben. Hierzu zählen z.b. Datenbank-Server, CRM-Systeme, Windows oder Linux Server SAP Storage-Cloud- Speicherplatz in der Cloud Beliebige Speichermengen können in unterschiedlichen Kategorien angemietet werden. Die Kategorien unterscheiden sich häufig anhand der Verfügbarkeit bzw. Anzahl der Replikationsstandorte Archiv-Cloud- Daten-Archivierung in der Cloud Archivierung in der Cloud für z.b. Dokumente Mails Bilddaten 15

16 Archiv Cloud Typische Anbieter für Archivierung in der Cloud Mailofant( ) Astaro( ) Iron Mountain(jegliche Art von Objekten) 16

17 Anforderungen an Archiv-Cloud-Anbieter Daten die auf Grundlage von Gesetzen archiviert werde z.b. (Steuerrelevante Belege) dürfen nur innerhalb des Rechtsraumes der EU gespeichert werden. Damit hiesige Ermittlungsbehörden einen entsprechenden Zugriff hätten. Zu beachten ist hierbei, dass die Verantwortung immer beim Archivierungspflichtigen liegt! 17

18 Haftung bei Datenverlust Achtung Verträge prüfen! Es sollte sichergestellt werden, dass der Cloud- Anbieter bei Datenverlust über eine dem Schaden entsprechende Haftungssumme verfügt. z.b. bei Verlust von Buchhaltungsdaten kann durch eine Steuerschätzung schnell ein Schaden von mehr als EUR entstehen. Häufig haften Cloud-Anbieter jedoch maximal bis zur Höhe der von Ihnen in Rechnung gestellten Leistung. 18

19 Möglicher Lösungsansatz Datenhaltung Lokal & Cloud Die zu archivierenden Daten werden sowohl lokal als auch in der Cloud archiviert. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten sowohl lokal als auch in der Cloud zerstört werden ist gering. Mehrere Cloud-Anbieter nutzen Die zu archivierenden Daten werden bei zwei unterschiedlichen Cloud- Anbietern archiviert. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten beibeiden Anbietern verloren gehen, ist gering. Vorsicht! Bei Variante 2 sollte man unbedingt darauf achten, dass es sich wirklich um zwei unterschiedliche Infrastrukturen handelt. Häufig werden Cloud-Lösungen großer Herstellern von verschiedenen Anbietern unter eigenem Namen vertrieben. 19

20 Große Unternehmen Eine Archivstrategie sollte hierbei generell durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) umgesetzt werden. Hierzu gibt es sehr viele Anbieter, die je nach Branche oder Anforderungen geeignet sind. Ein Überblick über unterschiedliche Anbieter ist unter zu finden. Nur ein DMS System ist in der Lage die hohe Anzahl von Daten zu verwalten und auch nutzbar zu archivieren. Solche Systeme sind i.d.r. in der Lage mit nahezu allen Arten von Dokumenten, seien es Patientendaten, CAD-Zeichnungen, Rechnungen oder s um zu gehen. Ein Einsatz einer dedizierten Insellösung z.b. für Buchhaltungsdaten macht hier selten wirklich Sinn. Häufig wird hier ein DMS System in Kombination mit einem ERP-System genutzt. 20

21 Mittlere Unternehmen Eine Archivstrategie wird in der Praxis häufig durch mehrere Systeme abgebildet, da ein komplettes System, dass alle Anforderungen erschlägt häufig zu kostspielig ist. Häufig sind hier Kombinationen aus DMS, ERP, speziellen Fach- Appliaktionensowie Lösungen im Einsatz. 21

22 Kleine Unternehmen Aus kosten Gründen werden hierbei häufig Lösungen aus dem Endkunden-Bereich eingesetzt oder günstige Cloud-Lösungen. z.b. Archivierungen mit einem Cloud-Anbieter, Buchhaltungsdaten mit einem Buchhaltungssoftwareanbieter. Sonstige Daten mit einer lokalen Archivierung. 22

23 Archivierung es gibt kein Rezept für alle! Die Entscheidung für ein Archivsystem sollte langfristig und strategisch getroffen werden. Im Rahmen von Archivprojekten sollten zusätzlich folgende Punkte betrachtet werden: Herstellerbindung Migrationsaufwände in der Zukunft Migrationsaufwände bei HW-Wechsel Übertragbarkeit von Softwarelizenzen auf neue HW 23

24 Interessante Links Cloud:

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