Saarland Versicherungen. Effiziente Dokumentenmanagement-

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1 Saarland Versicherungen Effiziente Dokumentenmanagement- Lösung mit nscale

2 Über die saarland Versicherungen Die SAARLAND Versicherungen bestehen aus der SAARLAND Feuer versicherung AG und der SAARLAND Lebensversicherung AG und sind fester Bestandteil der Versicherungskammer Bayern und der Sparkasse-Finanzgruppe. Die 1951 gegründete Versicherungs gruppe versteht sich als ein All-Sparten versicherer und konzentriert sich auf das Saarland als Geschäftsgebiet. Das Beitragsvolumen lag in 2008 bei über 200 Mio. Mit über 550 Mitarbeitern im Innen- und Außen dienst, die 50 General agenturen und Geschäftsstellen zugeordnet sind, bieten die SAARLAND Versicherungen Ihren Kunden einen individuellen und bestmöglichen Service. Herausforderung: Die spartenübergreifende, elektronische Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von versicherungsrelevanten Dokumenten. Die Sachbearbeiter der SAARLAND Versicherungen möchten schnell, unkompliziert und ohne lange Einarbeitungs-zeiten auf Akten und Unterakten zugreifen. Höchster Wert wurde auf revisionssichere Archivierung und eine perfekte Integration in die bestehende Infrastruktur gelegt. Lösung: Seit 1999 arbeitet die SAARLAND Versicherung erfolgreich mit der Ceyoniq Technology GmbH zusammen. In verschiedenen Ausbaustufen wurden die Lösungen der Ceyoniq für sämtliche Vertragsabteilungen der SAARLAND Versicherungen integriert. Mit der Einführung der elektronischen SchadenAkte (ESA) wurde ein wichtiger meilenstein erreicht. Platzprobleme durch große Papierarchive, extrem hoher Aufwand durch das Führen von mehreren Ablagesystemen wie z.b. Mikrofilm, Papierakten, Zentralregistratur, etc. und die Nutzung überholter technologien gehören damit der Vergangenheit an.

3 Wer Vertrauen schenkt so meinen wir hat auch Anspruch auf verantwortungsvolles Handeln. Dafür stehen die Produkte der SAARLAND. Außendarstellung, SAARLAND Versicherungen - Homepage Dieser ausgeprägte Dienstleistungsgedanke am Kunden verbunden mit einer flexiblen Geisteshaltung um den Bedürfnissen am Markt gerecht zu werden, waren der Garant für die Erfolgsgeschichte der Saarland Versicherungen GmbH. Eine starre und nicht individuell integrierbare Software zur Verwaltung einer enormen Anzahl an Informationen in Form großer Datenmengen würde dem hohen Anspruch der SAAR- LAND Versicherungen nicht genügen. Von der revisionssicheren Archivierung der Versicherungsakten bis zum schnellen Zugriff auf die entscheidenden Informationen bietet nscale das komplette Spektrum an Leistung, die erwartet wurde. Um dem hohen Anspruch an Flexibilität und sicherer Archivierung des vorhandenen und stets wachsenden Dokumentenbestandes Rechnung zu tragen, entschieden sich die SAARLAND Versicherungen für nscale, welches nahtlos in die bestehende IT Infrastruktur integriert werden konnte. Ausschlaggebend für die Entscheidung, mit der Ceyoniq zusammen zu arbeiten, war unser Anspruch, dass wir auf ein zukunftssicheres System setzen, das sich reibungslos in unsere bestehende IT-Landschaft integriert. Mit nscale haben wir dieses System gefunden.. Uwe Hartmann, Projektleiter Archivierung, SAARLAND Versicherungen

4 Meilensteine einer Erfolgsgeschichte Bereits 1999 startete die Zusammenarbeit mit den SAARLAND Versicherungen. Nach einer intensiven Voruntersuchung, Angebotsphase und Qualitäts- und Funktionalitätsanalyse entschied man sich für die schrittweise Einführung der Lösungen der Ceyoniq. In den Jahren 2000 und 2001 wurden nach und nach unterschiedliche Sparten der SAARLAND Versicherungen auf die neuen Lösungen umgestellt. Unter anderem die Bereiche Leben-Vertrag, Privatkunden-Vertrag und K-Vertrag wurden erfolgreich auf die elektronische Verarbeitung umgesetzt. Ende des Jahres 2001 folgte dann der COLD-Import sämtlicher relevanten Historien damit wurden vergangene Datenbestände erfolgreich elektronisch erfasst und so der elektronischen Informationsverarbeitung zugeführt. Damit war ein wichtiger Meilenstein erreicht alle an den jeweiligen Projekten beteiligten Mitarbeiter konnten nun komfortabel, zeitsparend und hocheffizient auf die relevanten Informationen zugreifen. Komfortabler, zeitsparender und somit hocheffizienter Zugriff auf alle relevanten Informationen wie Verträge, Historien und Angebote.

5 Zu Anfang des Jahres 2005 wurde schließlich der Außendienst an das System erfolgreich angebunden, bevor 2008 als neues Frontend nscale zum Einsatz kam. Ab 2010 wurde dann in einer ersten Ausbaustufe die Elektronische SchadenAkte (ESA) in nscale integriert. Die Elektronische SchadenAkte Starke Features zur Optimierung der Geschäftsprozesse Durch den breiten Einsatz der Elektronischen SchadenAkte (ESA), integriert in die nscale Informationsplattform, wurden bei den SAARLAND Versicherungen die vertrags- und versicherungstypischen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe optimiert und so eine deutliche Steigerung der Effizienz erzielt. Die Elektronische SchadenAkte (ESA) begleitet den kompletten lebenszyklus der Schadensachbearbeitung. Sämtliche Vorgänge, Akten und Unterakten der konkreten Versicherungsprozesse werden elektronisch geführt. Alles auf einen Blick sofort verfügbar und zuzuordnen. Effizienz pur. Eine innovative Lösung innerhalb der Prozesskette ist der sogenannte dynamische Aktendeckel. Aktuelle Schadendaten werden zur Laufzeit in nscale zur Verfügung gestellt. Das hat den Vorteil, dass sofort Auskunft über den Bearbeitungsstatus eines Versicherungsfalls gegeben werden kann. Selbstverständlich werden sowohl Farb-, als auch Schwarz-Weiß-Dokumente gescannt, erfasst und archiviert und so dem kompletten Bearbeitungs-Workflow in den SAARLAND Versicherungen zur Verfügung gestellt. Sehr wichtig war es für die SAARLAND Versicherungen, mit der Lösung von Ceyoniq flexible Erfassungsszenarien abzubilden und umzusetzen. Neben der Archivierung von abgeschlossenen Vorgängen, der Historisierung, war das Scannen vor und nach der Sachbearbeitung besonders relevant und wurden erfolgreich integriert. Mit der nscale Informationsplattform von Ceyoniq haben die SAARLAND Versicherungen die Lösung gefunden, die die komplexen Arbeitsabläufe der Sachbearbeitung im Versicherungsalltag deutlich optimiert und effizienter gestaltet werden.

6 Vorteile gezielt nutzen durch perfekte Integration Durch die perfekte Integration der nscale Lösung in die IT-Infrastrukturen der SAARLAND Versicherungen können enorme Mengen an Daten, Dokumenten und Informationen verarbeitet, verwaltet und archiviert werden. Für die täglichen, komplexen Abläufe bedeutet dies: Klare Vorteile konkret nutzen. Hohe Benutzerfreundlichkeit durch intuitiv zu bedienende Benutzeroberflächen komfortabler und schneller Zugriff auf das Wesentliche. Durch die Nutzung des nscale Web Clients bzw. des nscale Desktop kann von jedem Arbeitsplatz aus auf die relevanten Dokumente und Aktenvorgänge zugegriffen werden. Das schafft Freiräume und ermöglicht hochflexible Zugriffe. Wir rechnen mit einem Dokumentenaufkommen von ca , was ca. 2.5 Millonen Seiten entspricht. [ ] für die Zukunft planen wir das Update auf die Version 6.9. Sehr neugierig sind wir auf die Version nscale 7 vecto. Die Benutzer der SAARLAND Versicherung, die mit nscale arbeiten gaben ein durchweg positives Feedback: Die Web Client Technology, also die Benutzeroberfläche von nscale, die in einem herkömmlichen Browser dargestellt wird, ist performant und zugriffsschnell. Kostspielige und zeitintensive Schulungsaufwände entfielen, denn der nscale Desktop, die Benutzeroberfläche, die in der Windows-Umgebung läuft, ist intuitiv bedienbar und den Benutzern durch die tägliche Arbeit im Windows-Umfeld bekannt. Mit dem System von Ceyoniq können nun Recherchen schnell und unkompliziert und vor allem auf alle Sparten bezogen durchgeführt werden. Zur Produktivschaltung von nscale mussten ca. 7 Millionen Dokumente, was ca. 30 Millionen Einzelseiten entspricht, in das System migriert werden. Auch bei diesen enormen Datenmengen kam es zu keinerlei Schwierigkeiten. Uwe Hartmann, Projektleiter Archivierung, SAARLAND Versicherungen

7 Auf einen Blick Daten und Fakten Alle technischen Details zusammen gefasst denn Erfolge sind messbar. Archivierte Dokumente über 10 Millionen entspricht über 45 Millionen Seiten Täglicher Durchsatz Scanstelle: ca Seiten COLD-Import: ca Seiten Antwortzeiten anzeige der Trefferliste bei Suche: < 1 sek Anzeige eines Dokuments: < 5 sek, auch bei extem komplexen Inhalten (Farbbilder, etc.) Angeschlossene Benutzer Innendienst (Desktop Client): ca. 250 Außendienst (Web Client): ca. 200 Revisionssicherheit Durch Verfahrensdokumentation belegt Speichersystem midrange G Jukebox Archivierungsformat Multi-TIFF, CCITT 4 Ausfallsicherheit hot standby, doppelte Server mit verteilten Services Scanner 2 x BancTex XDS, 260 Seiten pro Minute Datenbank db2 V9.5 System nscale 6.7

8 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technolgy GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7 vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.

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