Workflow und ArchiveLink mit SAP

Transkript

1 Workflow und ArchiveLink mit SAP

2 Dr. Ulrich Mende ist seit 9 Jahren als R/3-Berater, Entwickler und Trainer im Bereich ABAP-Workbench und SAP Business Workflow tätig. Er hat in den letzten Jahren für so namhafte Firmen wie den Hessischen und den Bayerischen Rundfunk, Siemens, Ferrero und Daimler Chrysler komplexe Workflowanwendungen entwickelt und bis zur Produktivsetzung begleitet.

3 Ulrich Mende Workflow und ArchiveLink mit SAP Handbuch für Entwickler

4 Dr. Ulrich Mende Lektorat: Christine Weber, Dr. Michael Barabas Copy-Editing: Susanne Rudi, Heidelberg Satz und Herstellung: Birgit Bäuerlein Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, Düsseldorf Druck und Bindung: Koninklijke Wöhrmann B.V., Zutphen, Niederlande Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. ISBN Auflage 2004 Copyright 2004 dpunkt.verlag GmbH Ringstraße 19 b Heidelberg Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen. Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.»sap«,»r/3«,»sap ArchiveLink«und»SAP Business Workflow«sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D Walldorf. Der Autor bedankt sich für die freundliche Genehmigung der SAP Aktiengesellschaft, die Warenzeichen im Rahmen des vorliegenden Titels verwenden zu dürfen. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. Alle Angaben und Programme in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt kontrolliert. Weder Autor noch Verlag können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buchs stehen

5 Für meine Tochter Julia v

6 vi

7 vii Inhalt Einleitung SAP Business Workflow im Überblick Die Workflow-Entwicklungsumgebung Business Object Repository Anlegen und Verwenden von Objekttypen Ereignisse erzeugen und verarbeiten Organisationsmanagement und Rollen Einzelschrittaufgaben anlegen und verwenden Mehrschrittaufgaben (Workflows) anlegen und verwenden Business Workplace als Userinterface für SAP Office und Workflow Das Workflow-Laufzeitsystem Workflowadministration Lösungen zu ausgewählten Workflowfragen Vertragsworkflow ein komplettes Beispiel Workflow und ArchiveLink Webflow mit dem Internet Transaction Server Webflow mit dem Web Application Server Workflow und Fremdanwendungen Workflowgestützte Honorarbearbeitung beim Hessischen Rundfunk Workflowgestützte Rechnungsbearbeitung bei der AXA Rechnungsregulierung mit optischer Archivierung bei der DFDS Transport A/S Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis

8 viii Inhalt

9 ix Inhaltsverzeichnis Einleitung 1 Wer hat das Buch geschrieben? Dank An wen richtet sich das Buch? Hinweise zur Verwendung Hinweise zu den einzelnen Kapiteln SAP Business Workflow im Überblick Die Architektur des SAP Business Workflow Definitionszeit Workflows und Workitems zur Ausführungszeit Bearbeiterfindung Workflow als Reaktion auf»signale«aus der Anwendung Vorkonfigurierte Workflowdefinitionen Der typische Workflowbenutzer Ein typisches Workflowszenario Dokumentation und Tutorial Business Workplace Mails im Business Workplace Workitems mit Benutzerdialog in der Worklist Die Workflow-Entwicklungsumgebung Das Workflowbereichsmenü SWLD Hilfe bei der Entwicklung und Administration von Workflowanwendungen OSS-Meldungen für SAP Business Workflow Der Listserver der Workflow User Group (WUG) der ASUG

10 x Inhaltsverzeichnis 3 Business Object Repository Anlegen und Verwenden von Objekttypen Konzept Objektorientierung allgemein Objekttypen und Objektinstanzen des BOR Objekttypen des BOR oder Klassen von ABAP-Objects Anlegen eines neuen Objekttyps Die Objektliste mit ihren Bestandteilen: Programm des Objekttyps als Subroutinenpool Interfaces Attribute Zugriff auf Datenbankattribute mit GET_TABLE_PROPERTY Objektreferenzen und Makros für den Objektzugriff Implementierung und Aufruf virtueller Attribute Implementierung und Aufruf von Methoden Synchrone Dialogmethode mit Ergebnisparameter Synchrone Hintergrundmethode mit Import- und Exportparametern Asynchrone Dialogmethode ohne alles Dialogmethode mit Batch Input Methoden mit Ausnahmen Überdefinieren von Methoden Ereignisse Prüfen und Testen einer Objektimplementierung Business Application Programming Interfaces (BAPI) Delegation von Objekttypen Standardisierte Schnittstellen Container Container in Programmen Include <CNTN01> Persistente Instanzen von Containern Container im Workflow Spezielle Objekttypen Ereignisse erzeugen und verarbeiten Konzept Ereignis-Verbraucher-Kopplungen Typkopplung Instanzkopplung

11 Inhaltsverzeichnis xi Automatische Einträge in den Koppeltabellen durch Workflow Workflow-Startbedingungen Ereigniserzeugung Funktionsbaustein SWE_EVENT_CREATE Ereigniserzeugung zu Änderungsbelegen Statusverwaltung Nachrichtensteuerung Ereignisverarbeitung Ablauf der Ereignisverarbeitung Auslöser- und Verbraucherkontext Ereignisfluss bei Vererbung und Delegation Laufzeitwerkzeuge für Ereignisse Ereignis auslösen Ereignis simulieren Ereignis-Trace Ereignis-Queue Organisationsmanagement und Rollen Konzept Bestandteile des Organisationsmanagements Organisationseinheiten Besetzungsplan Aufgabenprofil Einfache Pflege der Aufbauorganisation Infotypen OM-Typebene und OM-Objektebene OM-Objekttypen (Infotyp 1000) Verknüpfungen zwischen Objekttypen (Infotyp 1001) Weitere Infotypen Zuständigkeiten Rollen und Rollenauflösung Konzept Rollendefinition Rollen mit Auswertungswegen Rollen mit Zuständigkeiten Rollen mit Funktionsbausteinen SAP Org-Objekte Konzept

12 xii Inhaltsverzeichnis 6 Einzelschrittaufgaben anlegen und verwenden Konzept Einzelschrittaufgaben Einzelschrittaufgaben anlegen Objekttyp und Methode Container und Initialwerte Workitem-Text Hintergrundverarbeitung Verarbeitungsende bestätigen Beschreibung Auslösende Ereignisse Beendende Ereignisse Mögliche Bearbeiter Zuständige Bearbeiter Defaultrollen Einzelschrittaufgaben starten Start aus Workflow (Standardfall) Start über Ereignis Start aus Programm Mehrschrittaufgaben (Workflows) anlegen und verwenden Konzept Workflow-Interface Workflowcontainer Initialwerte Aufgabentext Aufgabenbeschreibung Auslösende Ereignisse Workflowdefinition Die Arbeit mit dem grafischen Editor Der Bedingungseditor Übersicht Schritttypen Schritttyp Aktivität Schritttyp Benutzerentscheidung Schritttyp Warten auf Ereignis Schritttyp Bedingung Schritttyp Mehrfachbedingung Schritttyp Paralleler Abschnitt Schritttyp UNTIL-Schleife Schritttyp WHILE-Schleife Schritttyp Ablaufsteuerung Schritttyp Containeroperation Schritttyp Ereignis senden

13 Inhaltsverzeichnis xiii 7.4 Container in der Workflowdefinition Bearbeiterfindung im Workflow Allgemeines Definition der möglichen Bearbeiter an der Aufgabendefinition Definition der zuständigen und der ausgeschlossenen Bearbeiter Ermittlung der Empfänger Arbeiten mit dem Business Workflow Explorer Zweck des Business Workflow Explorer Auswahl des Suchbereichs Anzeige und Bearbeitung von Objekten Zugriff auf die Tabellen der Workflowdefinitionen Starten von Workflows Start von Workflows über Funktionsbausteine Start von Workflows über Ereignisse Business Workplace als Userinterface für SAP Office und Workflow Allgemeines zum Business Workplace Fenster im Business Workplace Das Mappenfenster (1) Das Inbox-Fenster (2) Das Vorschaufenster (3) Funktionen im Workplace Funktionen der Workflowinbox Persönliche Workfloweinstellungen Workflowvertretungen pflegen, aktivieren und übernehmen Vertretungen in Tabelle HRUS_D Die Anpassung der Inbox Layoutfunktionen des ALV-Grids Verwendung dynamischer Anwenderspalten Layoutmanager für die Inbox Verwendung von Icons in der Inbox Die Inplace Inbox Remote Worklist

14 xiv Inhaltsverzeichnis 8.8 Outlook als alternativen Eingangskorb verwenden Prinzip Installation des SAP GUI mit SAP MAPI Service Provider R/3-System im Outlook einrichten Repräsentation eines R/3-Systems als Outlook-Ordner Anmelden von Outlook am R/3-System Arbeiten mit Outlook am R/3-System Das Workflow-Laufzeitsystem Konzept Die Tabellen des Laufzeitsystems Die Tabelle SWWWIHEAD der Workitemköpfe Die Tabelle SWW_CONTOB für Objektreferenzen Die Tabelle SWWUSERWI der Bearbeiterzuordnung Views SAP_WAPI-Bausteine für den sicheren Zugriff auf die Laufzeitdaten Selbst programmierter Zugriff auf die Laufzeittabellen Die Arbeitsweise des Laufzeitsystems Datenfluss über Container Aktionen auf Workitems Termin- und Fehlerüberwachung Business Workplace als Sicht auf die Laufzeittabellen Workflowadministration Aufgabe und Festlegung der Administratoren Allgemeine Aufgaben des Workflowadministrators Customizing verifizieren Workflowadministrator global einstellen Workflowadministrator pro Workflowdefinition einstellen Batchjobs konfigurieren und einplanen Terminüberwachung Workitem-Fehlerüberwachung

15 Inhaltsverzeichnis xv Notification für SAP-Gelegenheitsuser mittels Report RSWUWFML Pflege der -Adresse für das Weiterleiten Pflege der persönlichen -Adresse in den Userdaten Erzeugen von s zu neuen Workitems Report RSWUWFML Versenden der Internetmails über SAPconnect Allgemeine Tools zur Fehlersuche Workitem-Selektion mit ihren Anzeigemöglichkeiten Z_FILTER_WF zum Herausfiltern eines Workflows im Produktivsystem Reaktion auf Fehlermeldungen des Laufzeitsystems Typische Workflowfehler und ihre Behebung Workitems ohne Bearbeiter Workitems mit Terminüberschreitungen Diagnose fehlerhafter Workitems Laufzeitpuffer synchronisieren Analysen Workitems pro Aufgabe Workitems nach Bearbeitungsdauer Workload-Analyse Reorganisation der Laufzeitdaten Allgemeines Auslastung der Workflow-Laufzeittabellen (Report Z_STORAGE) Gezieltes Löschen von einzelnen Workflows Löschen von Workflows im Batch Archivieren von Workflows im Batch Transportieren von Workflows Lösungen zu ausgewählten Workflowfragen Arbeiten mit Wizards: Workflow aus dem ABAP-Befehl MESSAGE erzeugen Was sind Wizards Beispiel für Wizards: Workflow an Sprachelement MESSAGE koppeln Erzeugen eines Rahmenworkflows über Wizard Auslösen der Nachricht in der Anwendung und Start des Workflows Füllen des Workflows

16 xvi Inhaltsverzeichnis 11.2 Generic Object Services für Workflow Allgemeines Nutzung der generischen Objektdienste in eigenen Objekttypen und Transaktionen Dynamische tabellengesteuerte Parallelverarbeitung Allgemeines Dynamische Bearbeiterliste für ein Objekt (Abstimmworkflow) Dynamische Objektliste für einen Bearbeiter Spezieller Objekttyp zur Berechnung von Deadlines auf Fabrikkalendern Konzept Definition des Objekttyps ZDEADLINE Verwendung des Objekttyps ZDEADLINE Workflow vs. Transaktionsverarbeitung Vertragsworkflow ein komplettes Beispiel Der Ablauf des Vertragsworkflows Tabelle ZVERTRAG Vertragstransaktion Statusdiagramm, Aktionen und OK-Codes Dynpro Ereigniserzeugung Quellcode der Vertragstransaktion Test Objekttyp ZVERTRAG Schlüssel Defaultattribut und Defaultmethode Methode APPROVE zum Genehmigen von Verträgen Methode CHANGE zum Ändern eines Vertrags Ereignis ZVERTRAG.CREATED und Ereigniserzeugung Tests und Freigabestatus setzen Einzelschrittaufgaben Genehmigen eines Vertrags ZVERTAPPROVE Ändern eines Vertrags ZVERTCHANGE

17 Inhaltsverzeichnis xvii 12.6 Workflow ZVERTSIMPLE Pseudocode des Workflows Workflow-Interface Workflowdefinition ZVERTSIMPLE Gestaltung der Inbox Problem und Lösungsprinzip Definition von virtuellen Spaltenattributen im Objekttyp Funktionsbaustein zur Spaltengestaltung Aufruf der Spaltenattribute im Workflow Darstellung in der Inbox Tabellengesteuerte Spaltengestaltung Schnell- und Massengenehmigung Problem und Lösungsprinzip Geänderte Methode ZVERTRAG.Approve Reaktion auf ein Vertragsstorno Problem und Lösungsprinzip Definition des neuen Ereignisses ZVERTRAG.ABORTED Auslösen des Ereignisses ZVERTRAG.ABORTED Reaktion auf das Ereignis im Workflow Subworkflow zur Genehmigung Problem und Lösungsprinzip Subworkflow ZVERTSUBGEN Hauptworkflow ZVERTMAIN Dynamischer Aufruf des Subworkflows Subworkflow zur additiven Genehmigung Problem und Lösungsprinzip Tabelle der Genehmiger mit Betragsgrenzen Dynpro für additiven Genehmigungsschritt Objektmethode ZVERTRAG.CumApprove Einzelschrittaufgabe TS-ZVERTCUMAPPR Workflow ZVERTSUBGENA Rolle zur Bearbeiterfindung Terminüberwachung Problem und Lösungsprinzip Standardfall mit Deadline-Workitems Berechnete Termine mit Deadline-Workitem Obsolet-setzen eines Workitems

18 xviii Inhaltsverzeichnis Vertragsliste als Nebenmethode Problem und Lösungsprinzip Methode zur Listanzeige Eintrag als Nebenmethode in die Aktivität Amodaler Aufruf der Nebenmethode Vertragserfassung in Vertretung Problem und Lösungsprinzip Felder ERFVON und ERFFUER einfügen Transaktion anpassen Workflow und ArchiveLink Einführung Archivsysteme für SAP R/ Rechtliche Aspekte der Archivierung Die ArchiveLink-Schnittstelle Die IXOS-Archivlandschaft Anbindung von Archivsystemen an den R/3 Business Workflow Basiscustomizing für den Einsatz eines Archivs im SAP Einstellung der RFC-Destination Einstellung der Content Repositories Der SAP-Standard für die Verarbeitung von Dokumenten im Workflow Der Objekttyp IMAGE Szenarios der Archivierung von Dokumenten im SAP Standard Die Standardaufgabe TS Beleg für Dokumentenart erfassen Die Standardaufgabe TS Beleg für Dokumentenart zuordnen Customizing für den Einsatz der Standardaufgaben Anlegen einer Dokumentenart für die Archivierung von Dokumenten Pflege der Workflowdokumentenart Workflowparameter Verknüpfung der Dokumentenart mit dem logischen Archiv Voreinstellungen für das Starten von Workflows

19 Inhaltsverzeichnis xix 13.8 Die Archivierung von Dokumenten Vorarbeiten Ablegen der Dokumente Recherche nach archivierten Dokumenten im SAP-Standard Anbinden eigenentwickelter SAP Workflows an das Archivsystem Voraussetzungen Die Schnittstelle eines dokumentenbezogenen Workflowmusters Archivbezogene Workflows in der Praxis Integration von ICR/OCR-Technologien in der Rechnungsprüfung (FI/MM) Automatisierte Wareneingangsprüfung bei wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung (MM) Recherche von Dokumenten und Workflowmonitoring Abschluss Webflow mit dem Internet Transaction Server Einleitung Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Konzept Voraussetzungen Was liefert SAP aus? Arbeiten mit dem Site-Definition Einzelne Projekte Service Templates Themes Sprachunabhängigkeit MIMEs Anbindung an das Transportwesen des SAP R/ Urlaubsantrag über das Web genehmigen Webflow am Beispiel Übersicht über den Workflow Erstellen eines Webformulars zum Starten eines Workflows Verwendung bestehender IACs im Workflow Verwendung von Webformularen als Einzelschrittaufgabe im Workflow

20 xx Inhaltsverzeichnis Verwenden einer Benutzerentscheidung im Workflow Verwenden einer neuen Anwendung Einige Erweiterungen zum Workflow Webflow mit dem Web Application Server Anwendungsfälle Web Application Server in den Basisreleases 6.10 und Business Server Pages (BSP) Layout: HTML mit ABAP-Scripting Aktionsverarbeitung: Eventhandler Globale Variablen: Seitenattribute BSP-Anwendung Z_BSP_WORKPLACE Konzept Seite DEFAULT.HTM Seite FOLDER.HTM Seite WFINBOX.HTM Seite WORKITEM.HTM Schnittstelle von Z_BSP_WORKPLACE zu den BSP-Workflowanwendungen Konzept Steuertabelle ZWFBSP Start der BSP-Anwendungen aus dem BSP-Workplace BSP-Workflowanwendungen BSP-Seiten zu Workflowaufgaben Schnittstelle von der BSP-Anwendung zum Workflow Beispiel: Genehmigen von Urlaubsanträgen im Web Asynchrone Objektmethode ZFORMABS.ApproveAsynchron BSP-Seite ZFORMABS.GENEHMIGEN.HTM Zusammenfassung Workflow und Fremdanwendungen Einzelschrittbearbeitung mit SAPforms Konzept Integration von HTML-Forms Integration von E-Forms am Beispiel von Visual Basic

21 Inhaltsverzeichnis xxi 16.2 Alternative Eingangskörbe verwenden SAP MAPI Service Provider Microsoft Exchange Server mit SAP Exchange Connector SAP Business Workflow und Lotus Notes Konzept LotusScript Extension (LSX) Mail Transfer Agent (MTA) auf Domino mit SAPconnect Auslagerung einzelner Workitems nach Lotus Notes Domino Workflow Integration für R/ Die Integration von Fremdanwendungen in den Workflow Workflowgestützte Honorarbearbeitung beim Hessischen Rundfunk Einführung Der traditionelle Prozess der Honorarbearbeitung Erfassung auf Papier in den Redaktionen Genehmigung auf Papier in den Redaktionen Freigabe auf Papier in der Honorar- und Lizenzabteilung Zentrale Erfassung freigegebener Honoraranträge Maschinelle Abrechnung und Auszahlung von Honoraranträgen Die Nachteile des traditionellen Prozesses Das System HOLIS zur workflowgestützten Honorarbearbeitung Systemstruktur und Systembestandteile Die Honorartransaktionen Der Honorarworkflow Der Stammdatenworkflow Die Schnittstellen zu Umsystemen Das Projekt HOLIS von der Idee zum produktiven System Die Idee Projektgruppe und Betriebsrat Prototyp und Pflichtenheft Entwicklung Tests Handbuch Beantragung der Inbetriebnahme Schulungen

22 xxii Inhaltsverzeichnis Produktivbetrieb und Administration heute Mögliche Nachnutzung des Systems HOLIS Workflowgestützte Rechnungsbearbeitung bei der AXA Allgemeines zum Unternehmen und seiner IT Beschreibung des Prozesses vorher (ohne WF) Beschreibung des Prozesses hinterher (mit WF) AXA-Workflows in der Logistik-Rechnungsprüfung Workflow Vervollständigen Workflowfreigabe Subworkflow Additive Freigabe Projekt Anwendersicht Administration Rechnungsregulierung mit optischer Archivierung bei der DFDS Transport A/S Das Unternehmen Ausgangsituation Projektanforderung Lösungsansatz Workflow im Detail Anbindung von CargoLink Situation nach Einführung Abbildungsverzeichnis 519 Tabellenverzeichnis 529 Literaturverzeichnis 531 Stichwortverzeichnis 533