Universitätsklinikum des Saarlandes Dezernat I - Personal. Kurz-Erläuterung von "MeinDienstplan"

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1 Universitätsklinikum des Saarlandes - Personal von "MeinDienstplan" Inhaltsverzeichnis: von "MeinDienstplan"... 1 I. Die Anmeldung:... 2 II. Das Menü:... 4 II. A: Menüpunkt "Startseite"... 4 II. B: Menüpunkt "Dienstplan"... 4 II. C: Menüpunkt "Zeiterfassung"... 8 II. D: Menüpunkt "Berichte" MeinDienstplan Seite

2 "MeinDienstplan" I. Die Anmeldung: -Erläuterung der wichtigsten Funktionen- "MeinDienstplan" kann von jedem PC aus aufgerufen werden, sofern ein Internetanschluss vorhanden ist. Mithilfe des Internet-Explorers kann "MeinDienstplan" über folgende Adresse aufgerufen werden: Jeder Benutzer erhält einen Benutzernamen (z.b. pan_p) sowie ein persönliches Kennwort (Standart-Kennwort ist "siedaplan1"), mit denen er sich an "MeinDienstplan" anmeldet. Bei der Erstanmeldung wird jeder Benutzer zwingend aufgefordert, das Standard- Kennwort in ein persönliches Kennwort abzuändern (siehe unten abgebildete Meldung). Geben Sie hierzu zunächst im Feld "Altes Kennwort" nochmals Ihr Standardkennwort "siedaplan1" ein und in den nächsten beiden Feldern ("Neues Kennwort" und "Neues Kennwort bestätigen") Ihr persönliches Kennwort. Bitte beachten Sie hierbei die Mindestlänge von 8 Zeichen und die Verwendung von mindestens einem Sonderzeichen (z.b. eine Zahl). MeinDienstplan Seite

3 Nach erfolgreicher Eingabe des persönlichen Kennworts können Sie dann die weiteren Menüpunkte anwählen. MeinDienstplan Seite

4 II. Das Menü: II. A: Menüpunkt "Startseite" Personaldaten: Kennwortänderung: Durch Drücken des Schalters "Personaldaten" erhalten Sie einen Überblick über Ihre im System hinterlegten personenbezogenen Daten. Die Punkte, bei denen entsprechende Leerfelder angezeigt werden (z.b. Kontaktdaten), sind von Ihnen änderbar, grau geschriebene Angaben sind nicht von Ihnen änderbar, diese müssen von der Personalabteilung gepflegt werden. Hier können Sie jederzeit ein neues Kennwort vergeben. Auf der Startseite erhalten Sie auch Informationen über die Anzahl der ungelesenen Nachrichten, sowie über eventuell nicht vollständig erfasste Arbeitszeiten, die noch von Ihnen nachbearbeitet werden müssen. Zudem können bestimmte Grundeinstellungen vorgenommen werden: Vordefinition der Startseite Änderung des Farbprofils Abmeldung nach Buchung Anzeige der Ferien Auswahlmöglichkeit der Tabellenzeilenanzahl für die Darstellung der gebuchten und zu buchenden Arbeitszeiten im Menüpunkt "Zeiterfassung" (9, 15, 25 oder alle). II. B: Menüpunkt "Dienstplan" Dienstplan: Hier können Sie sich Ihren persönlichen Dienstplan anzeigen lassen. Das heißt, Sie bekommen für jeden Tag des aktuellen Monats die jeweiligen Dienste so angezeigt, wie Sie von dem jeweiligen Dienstplanbeauftragten eingeplant wurden. Als Darstellungsvariante sind ein, zwei oder sogar drei Monate auswählbar. MeinDienstplan Seite

5 Durch Anklicken des Textes "Zeitkonto" oder "Urlaubskonto" unterhalb des angezeigten Dienstplans erhalten Sie jeweils weitere Informationen: MeinDienstplan Seite

6 Unter dem Menüpunkt "Legende" finden Sie ausführlichere Erläuterungen zu verschiedenen farbigen Kennzeichnungen im Dienstplan sowie eine Erklärung der jeweiligen Fehlzeiten- sowie Dienstkürzel. Urlaub & Einsatzwünsche: In diesem Dialog können Sie Ihre persönlichen Einsatzwünsche und Urlaubsplanung für einzelne Tage im ausgewählten Monat eintragen, so dass der zuständige Arbeitszeitbeauftragte eine entsprechende Information in SiedaPlan erhält. Durch Anklicken des gewünschten Tages wird das entsprechende Datum in das untere Bearbeitungsfeld übernommen. Nun kann der entsprechende Wunsch im unteren Feld spezifiziert werden. Des Weiteren kann eine Bemerkung für den Dienstplaner hinterlegt werden. Abschließend muss die getätigte Eingabe mit "Speichern" übernommen werden. MeinDienstplan Seite

7 Nachdem der Wunsch übernommen wurde, erscheint am jeweiligen Tag eine entsprechende Kennzeichnung (s. o.). Durch Anklicken des Eintrags wird Ihnen der jeweilige Wunsch nochmals in der Bearbeitungszeile angezeigt. Er kann nun noch geändert oder gelöscht werden. MeinDienstplan Seite

8 II. C: Menüpunkt "Zeiterfassung" Das Menüfenster "Zeiterfassung" ist die Haupteingabemaske. In diesem Dialog werden täglich alle Arbeitszeiten und Fehlzeiten dokumentiert. Die Dokumentation sollte nach Möglichkeit chronologisch erfolgen. In der Zeiterfassungsmaske (wie unten abgebildet) stehen alle für Sie geplanten Dienste in einer chronologisch aufgebauten Tabelle mit Datum und Uhrzeit der jeweiligen Dienste. Bereits gebuchte Arbeitszeiten für noch nicht abgeschlossene Monate finden Sie in den "erfassten Zeiten". Zudem erhalten Sie jeweils eine in Klammer gesetzte Angabe der Anzahl der vorhandenen Zeiten. MeinDienstplan Seite

9 geplante Zeiten: Durch Anklicken des jeweiligen Tages in der aufgeführten Tabelle werden automatisch die Arbeitszeiten des an diesem Tag geplanten Dienstes in das Kopffenster der Zeiterfassungsmaske kopiert (siehe unten stehende Abbildung). Falls die Arbeitszeit an einem Tag (bspw ) von den geplanten Dienstzeiten abweicht, so können Sie die Zeiten in den Eingabefelder der Nacherfassung manuell korrigieren und danach den Schalter drücken. Die Arbeitszeiten sind für diesen Tag dokumentiert. Es besteht die Möglichkeit hierfür einen Kommentar zu erfassen. Es gibt auch die Möglichkeit der Schnellerfassung für mehrere Tage, hierzu setzen Sie in die Kästchen vor den jeweiligen zu buchenden Tagen einfach einen Haken und Klicken dann den Schalter unterhalb der geplanten Zeiten an. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch einen gleichlautenden Kommentar für alle markierten Dienstzeiten abspeichern (Sammelkommentar für alle markierten Dienstzeiten.). Ebenso wie die Arbeit selbst, müssen auch Einsätze im Rufbereitschaftsdienst sowie Bereitschaftsdienst und Fehlzeiten (Gutachten, Studentenunterricht, Schulunterricht etc.) für die jeweiligen Tage erfasst werden. Mit Hilfe der Auswahlliste mit der Bezeichnung "Buchungsart" können Sie die entsprechende Buchungsart auswählen und seine Einträge für den jeweiligen Tag eintragen (siehe unten stehende Tabelle). MeinDienstplan Seite

10 Beispiel Arbeit in Rufbereitschaft: Nachdem Sie in den geplanten Zeiten auf den Tag mit der Rufbereitschaft geklickt haben, wird automatisch die Buchungsart "Arbeit in Rufbereitschaft" vorgeblendet. Beim Beginn wird das Beginndatum des Rufdienstes und bei Ende wird das Endedatum des Rufdienstes vorgegeben. Mit einem Klick auf das Minus- / Pluszeichen bei kann das Endedatum um einen Tag vor- oder zurückgesetzt werden. Nun können Sie für den diesen Tag die Zeiten hinterlegen, an denen Sie Einsätze im Rufbereitschaftsdienst hatten. In den Feldern "Zeit" sind nur die tatsächlichen Arbeitszeiten einzutragen (ohne Wegezeit). Die Wegezeiten werden separat in den beiden Feldern "Wegezeit-Hin" und "Wegezeit-Rück" (Angabe in Stunden und Minuten) dokumentiert. Nach dem Drücken von Schalter, werden die Zeiten gebucht. Vor dem Rufdienst führt ein Zähler die Einsätze in Rufbereitschaft mit auf. Ebenso können telefonische Einsätze gebucht werden, die wiederum beim Zähler mit berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass erfasste Arb. in RB nicht in den geplanten Zeiten sondern in den erfassten Zeiten angezeigt wird. dass erfasste Arb. in RB über die erfassten Zeiten geändert oder auch gelöscht werden kann. Wodurch sich die Zahl der gebuchten Einsätze wieder ändern kann. dass geplante Rufbereitschaftsdienste nicht durch den Aufruf eines Eintrags oder durch das Buchen von Arbeit in Rufbereitschaft aus der Liste der geplanten Zeiten entfernt werden. Dies erfolgt nur nach dem Monatsabschluss, den der Zeitbeauftragte vornimmt. MeinDienstplan Seite

11 Allgemeiner Hinweis: Es ist möglich, für einen Kalendertag mehrere Einträge zu tätigen, solange sich die einzelnen Zeiten nicht überschneiden. Beispiel: 07:45 14:00 Arbeit (Pause von bis 12.30) 14:00 16:00 Lehrauftrag 16:00 17:00 Arbeit 20:00 21:30 Arbeit in Rufbereitschaft 23:00 24:00 Arbeit in Rufbereitschaft Eine Ausnahme stellt die Buchung des Lehrauftrags dar. Beispiel: Schritt 1: Buchung Arbeit (Pause von bis 12.30) Schritt 2: Buchung Lehrauftrag Es ist somit möglich, den Lehrauftrag über die zuvor gebuchte Arbeit zu buchen. Die Buchung "Arbeit" nach dem Lehrauftrag von bis bleibt erhalten. Die Buchung des Lehrauftrags selbst nehmen Sie bitte wie folgt vor: Zunächst wählen Sie als Buchungsart "Fehlzeit" aus. Im Anschluss wird ein zweites Auswahlfenster erzeugt, in dem die jeweilige Art der Fehlzeit gebucht werden kann. Nachfolgende Darstellung verdeutlicht diese Vorgehensweise: Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der Buchung des Lehrauftrags die Unterscheidung in praktischer und theoretischer Studentenunterricht. Hinweismeldungen zu Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Das Programm "MeinDienstplan" ist so konfiguriert, dass bei der Eingabe von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz eine fallbezogene Warnmeldung angezeigt wird. Diese Meldungen stellen lediglich Hinweise dar, die als Hilfestellung bei der Buchung der Arbeitszeiten im Rahmen der ArbZG-Vorgaben dienen sollen. Bei vorliegenden Verstößen gegen das ArbZG kann durch die Eingabe von entsprechenden Begründungen im Feld "Kommentar" die gewünschte Zeitbuchung in MeinDienstplan eingepflegt werden. MeinDienstplan Seite

12 Beispiel: Buchung zu kurze Pause Beispiel: Buchung Arbeitszeit > 10 Stunden bzw. > 12 Stunden in Intensivbereichen Auch bei der Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeitgrenze im Regeldienst von 10 Stunden gibt MeinDienstplan eine entsprechende Hinweismeldung wieder. In Intensivbereichen gilt eine Sonderregelung die eine tägliche Höchstarbeitszeit von 12 Stunden erlaubt. Auch hier wird eine entsprechende angepasste Meldung erzeugt. erfasste Zeiten: In der Liste der erfassten Zeiten erhalten Sie einen Überblick über die von Ihnen bereits gebuchten Arbeitszeiten. MeinDienstplan Seite

13 Korrekturen von Fehleingaben In MeinDienstplan besteht die Möglichkeit getätigte Fehleingaben nachträglich zu korrigieren. Erst nach der Genehmigung der gebuchten Zeiten durch den zuständigen Arbeitszeitbeauftragten ist eine Rücknahme in MeinDienstplan nicht mehr möglich. a) Zur Änderung einer getätigten Buchung sollte wie folgt vorgegangen werden: Schritt 1: Gehen Sie in die erfassten Zeiten. Klicken Sie auf die entsprechende Buchung, die Sie ändern möchten. Schritt 2: Nachfolgend wird der Datensatz nochmals im Erfassungsfeld angezeigt und kann entsprechend geändert werden. Durch Betätigen des Schalters übernommen. wird die Änderung dann b) Zum Löschen einer oder mehrerer getätigter Buchungen gehen Sie folgendermaßen vor: Schritt 1: Gehen Sie in die erfassten Zeiten. Klicken Sie auf die entsprechenden Kästchen vor den Buchungen, die Sie rückgängig machen wollen. Schritt 2: Betätigen Sie den Schalter am unteren Ende. Anschließend erscheinen diese Tage oder Zeiträume nochmals in der Aufstellung der "Geplanten Zeiten" und kann wie beschrieben nochmals neu gebucht werden. MeinDienstplan Seite

14 II. D: Menüpunkt "Berichte" Legende: Mithilfe des Berichts "Legende" können Sie sich alle Zeitblöcke, die für Sie gültig sind, mit den genauen Zeitdaten je Zeitblock, ansehen. Es werden sowohl die Dienstkürzel als auch die Fehlzeitenkürzel aufgelistet. Monatsübersicht: Im Bericht "Monatsübersicht" werden in chronologischer Abfolge alle geplanten Dienste des aktuellen Monats mit den jeweiligen Dienstzeiten aufgelistet. Des Weiteren werden Ihnen der Urlaubsstand, die Istzeit, Sollzeit, die Abweichung, der Übertragssaldo aus dem vorangegangenen Monat sowie der aktuelle Saldo angezeigt. Außerdem werden etwaige Zulagen (z.b. Wechselschicht) mit dem entsprechenden Wert ausgewiesen. MeinDienstplan Seite

15 Urlaubsübersicht: Die Urlaubsübersicht gibt Aufschluss über den Urlaubsanspruch des laufendes Jahres, des Vorjahres sowie über die jeweiligen genommenen und geplanten Urlaube. Weiterhin wird der Resturlaub zum Jahresende dargestellt. MeinDienstplan Seite

16 Zeitjournal: Im Bericht "Zeitjournal" werden alle gebuchten Zeiträume in chronologischer Abfolge dargestellt und berechnet. Auf der linken Seite (Erfasste Zeit) werden die gebuchten Zeiten in den einzelnen Spalten Von, Bis, Dauer, Art, Datum, Dienst aufgeschlüsselt und entsprechend dargestellt. Ebenso werden die entsprechenden Summen ausgewiesen. In der Spalte bewaz wird die tatsächlich bewertete Arbeitszeit für den einzelnen Tag berechnet. Auf der rechten Seite (Dienstplaneintrag) finden Sie dann die Interpretation und Wertung der einzelnen abgesetzten Buchungen. Dienstleistungsübersicht: Die Dienstleistungsübersicht gibt Ihnen sowohl einen monatsbezogenen Gesamtüberblick bezüglich Ihrer geleisteten Arbeitszeiten als auch eine Aufstellung über Ihre abgerechneten Dienste. Zunächst sollten Sie darauf achten, dass auf Ihrer Dienstleistungsübersicht unter dem Punkt Kontenstatus der Vermerk abgeschlossen aufgeführt ist. Den Kontenstatus finden Sie auf der ersten Seite Ihrer Dienstleistungsübersicht rechts oben direkt unter der Angabe des Zeitraums. Der Kontenstatus abgeschlossen gibt Auskunft darüber, dass der Monatsabschluss durch die Arbeitszeitbeauftragten erfolgt ist und somit auch alle den Arbeitszeitbeauftragten zur Verfügung stehenden Angaben im Dienstplan eingetragen wurden. Hierzu ist zu sagen, dass erst nach Durchführung des entsprechenden Monatsabschlusses die Zeitkontenwerte auf der letzten Seite als tatsächlich anzusehen sind. MeinDienstplan Seite

17 Die Dienstleistungsübersicht weist Ihnen verschiedene Spalten aus: Angabe Tag und Datum Kostenstelle RDP (Rahmendienstplan): dieser stellt eine Art Grundgerüst zur Vereinfachung der Dienstplanung dar, ist für Sie allerdings nicht relevant. DP (Dienstplan): In dieser Spalte finden Sie Ihre Vorplanung für den entsprechenden Monat. ABW (Abweichungen): Hier wurden Korrekturen zur Vorplanung eingetragen, zum Beispiel ein Diensttausch oder Dienstverkürzungen bzw. verlängerungen. MeinDienstplan Seite

18 IST: beschreibt eine weitere Korrekturspalte zur Abweichungsspalte Von und Bis : Datumsangabe mit Dienstbeginn und ende Dauer/Anzahl: Hier stellen die fettgedruckten Zeiten die bewertete Arbeitszeit für den in der vorigen Spalte genannten Zeitraum dar, wobei zu beachten ist, dass in diese Werte zunächst auch alle auszuzahlenden Bereitschaftsdienste und Arbeiten in Rufbereitschaft mit einfließen. Auf der letzten Seite Ihrer Dienstleistungsübersicht finden Sie unter anderem die abzurechnenden unständigen Bezügeanteile wie Wechselschicht, Bereitschaftsdienst, Arbeit in Rufbereitschaft, usw. sowie die bereits erwähnten so genannten Zeitkontenwerte. Die Zeitkontenangaben bestehen aus folgenden Positionen: Übertrag: Saldo des Vormonats, wobei hierbei auch wieder darauf zu achten ist, dass der Vormonat abgeschlossen ist. Soll: laut Arbeitsvertrag zugrunde liegende und zu leistende Gesamtarbeitszeit für den betreffenden Monat Ist: tatsächlich geleistete Arbeitszeiten inklusive aller auszuzahlenden Bereitschaftsdienstzeiten und Arbeiten in Rufbereitschaft Abw.: gibt die tatsächlichen Mehr- oder Minderarbeitsstunden an, die im entsprechenden Monat entstanden sind; dieser Wert wird wie folgt berechnet: Ist Soll auszuzahlender BD und Arbeit in RB = Abw. Saldo: Stand der aufgelaufenen Mehr- oder Minderarbeitsstunden seit Beginn der Beschäftigung bis Ende des betreffenden Monats. Berechnung: Übertrag + Abw. = Saldo. MeinDienstplan Seite

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