Projektbeschreibung. Personalbemessung in sozialpädagogischen Fachdiensten. Vorgelegt von ISA Planung und Entwicklung GmbH.

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1 Projektbeschreibung Personalbemessung in sozialpädagogischen Fachdiensten Vorgelegt von ISA Planung und Entwicklung GmbH Ansprechpartner: Johannes Schnurr Oktober 2010

2 Inhaltsverzeichnis 1 Projektmanagement Untersuchungsaufbau Definition der Tätigkeitsbereiche Entwicklung der Datenraster für die Quantifizierung der Arbeitszeit Quantitative Untersuchung der IST Situation (Arbeitszeiterfassung) Kritische Betrachtung der IST-Situation und Entwicklung eines SOLL-Konzeptes für die variablen und für die festen Arbeitszeitbudgets Zusammenfassung der Ergebnisse und Abschlussbericht Untersuchungsmethoden Dauer der Untersuchung Kosten der Untersuchung Referenzen

3 1 Projektmanagement Zu Beginn der Untersuchung werden alle betroffenen Fach- und Leitungskräfte vor Ort über das Vorhaben informiert, nach Abschluss des Projektes werden sie über die Ergebnisse in Kenntnis gesetzt. Die Personalbemessung erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Zur Steuerung des Gesamtprozesses wird eine Projektlenkungsgruppe eingesetzt, die über die wesentlichen Projektbausteine vorab informiert wird und die Teilergebnisse bewertet. In diesem Gremium sind alle vom Projekt tangierten Organisationseinheiten und Statusgruppen vertreten. Für die gesamte Dauer der Untersuchung wird vom Auftraggeber eine Person benannt, über die der Informationsaustausch mit dem Auftragnehmer abgewickelt wird und die für die organisatorischen Details (Terminabstimmung, Einladungen zu Sitzungen, Räumlichkeiten) zuständig ist. Das abschließende Gutachten wird dem Auftraggeber als Datei zur Verfügung gestellt. Darin enthalten sind auch die Beschreibungen der Standardprozesse und die Berechnungstabellen für die Personalbemessung Der Auftragnehmer präsentiert die Ergebnisse auf Wunsch in den politischen Gremien. 2 Untersuchungsaufbau Die Untersuchung baut auf einem SOLL-IST-Vergleich auf. Die gegenwärtige Arbeitsweise des Fachdienstes wird analysiert und vor dem Hintergrund der im Prozessverlauf entwickelten Qualitätsmaßstäbe sowie externer Kriterien kritisch betrachtet. Darauf aufbauend wird ein SOLL-Konzept erarbeitet, das die Personalmenge in Abhängigkeit von mittleren Bearbeitungszeiten für die Fallbearbeitung nach den im Prozess entwickelten Qualitätsmaßstäben, mittleren Laufzeiten von Fallbearbeitungen, Fallzahlen und festen Arbeitszeitbudgets für Tätigkeitsbereiche außerhalb der Fallarbeit berechnet. Dieses Rechenmodell kann jederzeit an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden. 2.1 Definition der Tätigkeitsbereiche Die Definition der Standardprozesse der Fallarbeit erfolgt in Anlehnung an die in dem jeweiligen Fachdienst vorhandenen Arbeitsroutinen und das in dem Fachdienst praktizierte Leistungscontrolling. Es geht dabei insbesondere darum, sicherzustellen, dass für die definierten Tätigkeitsbereiche auch mittel- bis langfristig die entsprechenden Leistungsdaten (z. B. Fallzahlen, mittlere Laufzeiten für Standardtätigkeiten etc.) vorliegen. 3

4 2.2 Entwicklung der Datenraster für die Quantifizierung der Arbeitszeit Für jeden Tätigkeitsbereich der Fachdienste werden Standardprozesse definiert. Darunter verstehen wir Arbeitsabläufe, die immer gleich oder ähnlich sind. Hierbei ist insbesondere an die Bearbeitung von Einzelfällen, Anträgen oder Verwaltungsakten zu denken, es können aber auch wiederkehrende Projekte oder andere sich wiederholende Arbeitsinhalte als Standardtätigkeiten definiert werden. Entscheidend ist, dass die Anzahl der zu bearbeitenden Standardtätigkeiten bekannt ist bzw. im Laufe des Prozesses mit vertretbarem Aufwand erhoben werden kann. Neben den Standardprozessen werden feste Arbeitsbudgets für andere Tätigkeitsbereiche definiert. Damit sind insbesondere Rüst- und Verteilzeiten, aber auch fallunabhängige Tätigkeiten im Rahmen von sozialräumlicher Orientierung, Bereitschaftsdienste und weitere nicht im oben genannten Sinne zählbare Tätigkeiten gemeint. Mit Hilfe dieser beiden Kategorien wird für jeden Tätigkeitsbereich ein Datenraster entwickelt, über das die gesamte Arbeitszeit quantitativ erfasst und zugeordnet werden kann. An der Definition der Tätigkeitsbereiche werden die Fach- und Leitungskräfte der Fachdienste beteiligt (Workshops). Wir verfügen aus vorangegangenen Untersuchungen über zahlreiche erprobte Datenraster, die wir in diese Prozesse einbringen werden. 2.3 Quantitative Untersuchung der IST Situation (Arbeitszeiterfassung) Für jeden Fachdienst wird eine IST-Erfassung der Aufgabenwahrnehmung durchgeführt. Dies geschieht entweder a) als tägliche Zeiterfassung am Arbeitsplatz, d. h. jede Fachkraft dokumentiert über 4 Wochen einmal täglich, wie viel Arbeitszeit sie in den definierten Tätigkeitsbereichen investiert. b) Alternativ dazu kann diese Erfassung auch über die Selbsteinschätzung der Fachkräfte vorgenommen werden. Dieses Vorgehen ist weniger aufwendig und nach unserer Erfahrung ebenso effektiv wie die tägliche Zeiterfassung. Welche der beiden Alternativen in den einzelnen Tätigkeitsbereichen zum Einsatz kommt, entscheiden wir in Abstimmung mit dem Auftraggeber. 2.4 Kritische Betrachtung der IST-Situation und Entwicklung eines SOLL-Konzeptes für die variablen und für die festen Arbeitszeitbudgets Die Ergebnisse der IST-Analyse werden von uns vor dem Hintergrund unserer Erfahrungen mit ähnlichen Untersuchungen bewertet und den Projektbeteiligten zur Diskussion vorgelegt. Darauf aufbauend werden dann in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen die zentralen Qualitätsmaßstäbe für die Arbeit der Fachdienste in Abhängigkeit zum Arbeitszeitaufwand entwickelt. Im Ergebnis werden die Standardprozesse im SOLL-Zustand beschrieben und im Hinblick auf die erforderliche Arbeitszeit für die Abwicklung der einzelnen Ar- 4

5 beitsschritte quantifiziert. Die zeitlichen Umfänge der festen Arbeitszeitbudgets werden als Anteile an der Gesamtarbeitszeit bestimmt. Hierbei werden geltende, im Verlauf des Prozesses entwickelte fachliche und/oder strategische Festlegungen zu Grunde gelegt. Darüber hinaus können in diesem Projektschritt je nach Schwerpunktsetzung durch den Auftraggeber optional auch qualitative Untersuchungen (Interviews) zur Ablauforganisation insbesondere an den Schnittstellen und zur Arbeitssituation der Leitungskräfte durchgeführt werden, um zu einem Gesamtbild der Aufgabenwahrnehmung und ihres Optimierungspotentials zu kommen. Außerdem bieten wir an, zusätzlich zu den Prozessbeschreibungen auch Instrumente für die Arbeit im Rahmen der Einzelfallhilfe zur Verfügung zu stellen. Dies betrifft insbesondere den Bereich der Fall-Anamnese, der sozialpädagogischen Diagnostik und der Risikoeinschätzung bei Anhaltspunkten für Gefährdungslagen. Diese Instrumente wurden im ISA entwickelt und vielfach erprobt. 2.5 Zusammenfassung der Ergebnisse und Abschlussbericht Die Ergebnisse der Untersuchung werden in einem schriftlichen Gutachten zusammengefasst. Es enthält neben der Beschreibung und Quantifizierung der Standardprozesse auch diejenigen Datenraster und Berechnungsmodule, die für die Fortschreibung der Personalbemessung erforderlich sind. 3 Untersuchungsmethoden Neben der Arbeit in der Projektlenkungsgruppe können bei Bedarf für bestimmte Aufgaben zeitlich begrenzte Arbeitsgruppen gebildet werden. Die Definition der Tätigkeitsbereiche (Punkt 2.1) erfolgt in Workshops mit den Leitungskräften. Die Vorbereitung und Abstimmung der Datenraster für die Arbeitserfassung (Punkt 2.2) wird in Workshops mit den Fach- und Leitungskräften erarbeitet. Die Arbeitszeiterfassung wird als Internet-basierte tägliche Abfrage, die Erhebungen im Rahmen der Selbsteinschätzung mit Hilfe von Fragebogen durchgeführt (Punkt 2.3). Schließlich werden für die Bewertung der IST-Erhebung und für die Erarbeitung der SOLL-Konzeptionen wiederum Workshop-Gruppen aus Fach- und Leitungskräften zusammengestellt. Alle Workshop-Ergebnisse werden vom Auftragnehmer protokolliert und der Projektlenkungsgruppe zur Diskussion und Entscheidung vorgelegt. Die Untersuchung bezieht sich immer auf Fachdienste, die dadurch definiert sind, dass eine Gruppe von mindestens 5-6 Personen gleiche Aufgaben hat. Analysiert werden immer möglichst große Arbeitsgruppen, nie einzelne Fachkräfte. 4 Dauer der Untersuchung Die Dauer der Untersuchung ist in erster Linie davon abhängig, wie einheitlich die Aufgaben in den zu untersuchenden Diensten definiert sind. Sollen mehrere spezialisierte Aufgabenprofile untersucht und bemessen werden, erhöht sich der zeitliche und sächliche Aufwand 5

6 zwangsläufig. Je nach Differenziertheit des Aufgabenspektrums dauert die Untersuchung 6 12 Monate. 5 Kosten der Untersuchung Die Kosten der Untersuchung werden berechnet nach dem zeitlichen Aufwand der Berater. Die Kosten pro Beratertag betragen derzeit 1.050,- Euro zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer in Höhe von 19%. Darin sind Reise- und Materialkosten enthalten. 6 Referenzen Stadt Dortmund, Jugendamt Stadt Braunschweig, Jugendamt Bezirksamt Hamburg Mitte, Jugendamt Bezirksamt Hamburg Harburg, Jugendamt Stadt Pforzheim, Jugendamt Stadt Duisburg, Jugendamt Stadt Koblenz, Jugendamt Stadt Wesel, Jugendamt Stadt Krefeld, Abteilung Familien und Beschäftigungsförderung 6

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