E-Personalakt: Aufbewahrung, Weitergabe im Konzern, gesetzeskonforme Löschung

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1 E-Personalakt: Aufbewahrung, Weitergabe im Konzern, gesetzeskonforme Löschung RA Mag. Georg Fellner, LL.M. Brauneis Klauser Prändl Rechtsanwälte GmbH

2 Überblick Einleitung Inhalte des elektronischen Personalakts Aufbewahrungsdauer Gesetzeskonforme Löschung Datensicherheitsmaßnahmen Weitergabe im Konzern Mitwirkung des Betriebsrats 2

3 Inhalte des E-Personalakts allgemeine Angaben zur Person Bewerbungsunterlagen, Nachweise über Vordienstzeiten, Zeugnisse Dienstverträge Lohnzettel, sozialversicherungsrechtliche Unterlagen Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaube, Krankenstände, Reisekostenabrechnungen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen wie Kursbestätigungen/Zertifikate Protokolle von Mitarbeitergesprächen, allfällige Verwarnungen etc. 3

4 Aufbewahrungsdauer Daten dürfen nur solange in personenbezogener Form aufbewahrt werden, als dies für die Erreichung der Zwecke, für die sie ermittelt wurden, erforderlich ist; eine längere Aufbewahrungsdauer kann sich aus besonderen gesetzlichen, insbesondere archivrechtlichen Vorschriften ergeben ( 6 DSG 2000) Keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Personalakte 4

5 Aufbewahrungsdauer (2) Bundesabgabenordnung: siebenjährige Aufbewahrungspflicht für steuerrechtlich relevante Dokumente, darüber hinaus solange Verfahren anhängig ( 132 BAO), Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe ( 132 BAO) Unternehmensgesetzbuch: siebenjährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Geschäftsbriefe, Belege, darüber hinaus solange Verfahren anhängig ( 212 UGB) Die elektronische Aufbewahrung ist ebenfalls zulässig ( 190 UGB) 5

6 Aufbewahrungsdauer (3) Sozialversicherung: Verjährung des Rechts, Beiträge nachzufordern nach 5 Jahren ( 68 ASVG) Pflicht zur Erteilung von Auskünften und Gewährung der Einsicht in Geschäftsunterlagen ( 42 ASVG) Laut Judikatur siebenjährige Aufbewahrungspflicht Arbeitsrecht: Dreijährige Verjährungsfrist für die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis Dienstzeugnis: Verjährungsfrist 30 Jahre 6

7 Aufbewahrungsdauer (4) Gliederung der Datenarten / Dokumenttypen nach der zulässigen Aufbewahrungsdauer Möglichkeit zur Definition individueller Löschregeln Anpassung an geänderte Umstände 7

8 Gesetzeskonforme Löschung Nach überwiegender Ansicht ist mit Löschen im Datenschutzgesetz 2000 das physische Löschen gemeint. Sofern ein Löschen erforderlich ist, reicht ein bloß logisches Löschen nicht aus. Um das Löschungsgebot zu erfüllen, genügt es daher nicht, die Datenorganisation so zu verändern, dass ein gezielter Zugriff auf die betreffenden Daten ausgeschlossen ist. (RIS Justiz RS ) In Standardsoftware enthaltene Löschfunktion meist nicht ausreichend für eine gesetzeskonforme Löschung 8

9 Gesetzeskonforme Löschung (2) Löschen der Daten durch (ein- oder mehrmaliges) Überschreiben der Daten ohne Eingriff in die Integrität des Datenträgers Bei verschlüsselten Daten Löschen durch Vernichten des Schlüssels? physische Zerstörung des Datenträgers Praktische Probleme: Löschung auch auf Archiv- und Backup-Systemen physisches Löschen mit Erfordernis der revisionssicheren Speicherung schwer vereinbar Physisches Löschen u.u. aufwändig und teuer 9

10 Datensicherheitsmaßnahmen Für alle Organisationseinheiten eines Auftraggebers oder Dienstleisters, die Daten verwenden, sind Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit zu treffen. Dabei ist je nach der Art der verwendeten Daten und nach Umfang und Zweck der Verwendung sowie unter Bedachtnahme auf den Stand der technischen Möglichkeiten und auf die wirtschaftliche Vertretbarkeit sicherzustellen, dass die Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung und vor Verlust geschützt sind, dass ihre Verwendung ordnungsgemäß erfolgt und dass die Daten Unbefugten nicht zugänglich sind. 10

11 Datensicherheitsmaßnahmen (2) Festlegung der Aufgabenverteilung zwischen Mitarbeitern Verwendung von Daten nur bei Vorliegen gültiger Aufträge Belehrung der Mitarbeiter über Datenschutzpflichten Regelung der Zutrittsberechtigung zu den Räumlichkeiten Regelung der Zugriffsberechtigung auf Daten und Programme, Schutz der Datenträger vor Einsicht und Verwendung durch Unbefugte Schutz der Datenverarbeitungsgeräte gegen die unbefugte Inbetriebnahme Protokollierung von Änderungen, Abfragen und Übermittlungen Dokumentation der Datensicherheitsmaßnahmen ISO/IEC

12 Weitergabe im Konzern Austausch von Personaldaten in Konzernen nur eingeschränkt zulässig meist Meldung an das Datenverarbeitungsregister (DVR) nötig Bei Übermittlung in Drittstaaten außerhalb EU allenfalls Vorabgenehmigung der Datenschutzbehörde nötig Ausnahmen von der Melde- u. Genehmigungspflicht für - Konzernweite Kontakt- und Termindatenbank - Karrieredatenbank - Verwaltung von Stock-Option-Programmen - Helpdesk zur technischen Unterstützung der Mitarbeiter 12

13 Mitwirkung des Betriebsrats Der Betriebsinhaber hat dem Betriebsrat von sich aus mitzuteilen, welche Arten von personenbezogenen Arbeitnehmerdaten er automationsunterstützt aufzeichnet und welche Verarbeitungen und Übermittlungen er vorsieht ( 91 ArbVG). Der Betriebsrat hat das Recht, auf Verlangen die Grundlagen für die Verarbeitung und Ermittlung (zb Programmdokumentationen) zu überprüfen. - Nur mit Zustimmung der betroffenen Arbeitnehmer darf der Betriebsrat in deren Daten Einsicht nehmen. 13

14 Mitwirkung des Betriebsrats Personaldatensysteme Für die Einführung von Systemen zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung von personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers, die über die Ermittlung von allgemeinen Angaben zur Person und fachlichen Voraussetzungen hinausgehen, ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich ( 96a Abs 1 Z 1 ArbVG). Werden nur Arbeitnehmerdaten verarbeitet, die für die Erfüllung gesetzlicher, kollektivvertraglicher oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen notwendig sind, ist keine Zustimmung erforderlich. Maßgeblich ist, welche Daten das System verarbeiten kann. 14

15 Mitwirkung des Betriebsrats Personalfragebögen Für die Einführung von Personalfragebögen ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich, sofern in diesen nicht bloß allgemeine Angaben zur Person und Angaben über die fachlichen Voraussetzungen für die beabsichtigte Verwendung des Arbeitnehmers enthalten sind ( 96 Abs 1 Z 2 ArbVG) Schriftliche / elektronische Fragebögen für Mitarbeitergespräche meist mitbestimmungspflichtig 15

16 Mitwirkung des Betriebsrats Personalbeurteilungssysteme Die Einführung von Systemen zur Beurteilung von Arbeitnehmern des Betriebs bedarf zu ihrer Rechtswirksamkeit der Zustimmung des Betriebsrates, sofern damit Daten erhoben werden, die nicht durch die betriebliche Verwendung gerechtfertigt sind ( 96a Abs 1 Z 2 ArbVG). Interessensabwägung - Überprüfung der Fähigkeiten und Eignung für derzeitige Verwendung eher gerechtfertigt als für mögliche künftige Verwendung - Je schwerer die für die Beurteilung verwendeten Kriterien messbar sind, desto eher Mitbestimmungspflicht des BR. 16

17 Mitwirkung des Betriebsrats Die Einführung eines elektronischen Personalaktes ist dem Betriebsrat jedenfalls mitzuteilen. Je nach Umfang der verwendeten personenbezogenen Arbeitnehmerdaten und nach den Funktionalitäten des elektronischen Personalakts bedarf es u.u. der Mitwirkung des Betriebsrates in Form einer notwendigen oder erzwingbaren Betriebsvereinbarung. 17

18 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Georg Fellner Brauneis Klauser Prändl Rechtsanwälte GmbH Bauernmarkt 2, 1010 Wien T F E

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