Wissenswertes zur Mitarbeiterbeurteilung (MAB) von Lehrpersonen

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1 Wissenswertes zur Mitarbeiterbeurteilung (MAB) von Lehrpersonen und Schulleitungen Dieses Dokument ergänzt die Broschüren Grundlagen und Empfehlungen zur Mitarbeiterbeurteilung von Lehrpersonen und die Grundlagen und Empfehlungen zur Mitarbeiterbeurteilung von Schulleitenden aus dem Jahr Hier finden Sie Wissenswertes und Antworten auf häufig gestellte Fragen betreffend Planung und Folgen der MAB sowie zum Umgang mit den MAB-Unterlagen unter dem Aspekt des Datenschutzes. (September 2013) Bildungsdirektion Kanton Zürich Peter Altherr Volksschulamt Leiter Behörden- und Schulleitungsschulung Tel Stabsstelle Walchestrasse 21, Postfach Fax Zürich

2 Inhalt Planung und Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung (MAB)... 3 Zeitpunkt der Mitarbeiterbeurteilung... 3 Gültigkeit der MAB... 3 Ausserordentliche MAB... 3 MAB im ersten Anstellungsjahr... 3 MAB beim Eintritt während des Schuljahres oder bei länger dauernden Vikariaten... 4 MAB für Lehrpersonen und Schulleitende im letzten Schuljahr vor der Alterspensionierung 4 MAB für Lehrpersonen und Schulleitende über 65 Jahre... 4 MAB für Lehrpersonen und Schulleitende, die ihr Anstellungsverhältnis gekündigt haben... 4 Verschiebung einer MAB... 4 MAB bei einem Gemeindewechsel... 5 MAB bei Anstellungen in mehreren Gemeinden... 5 MAB von gemeindeeigenen Lehrpersonen... 6 Ablehnen des Beurteilungsteams oder einzelner Mitglieder durch die beurteilte Person... 6 Folgen der Mitarbeiterbeurteilung (MAB)... 7 Beurteilungsstufen der Gesamtwürdigung... 7 Mitteilung des MAB-Resultats an die Lehrperson, an die Schulleiterin / den Schulleiter... 7 Lohnentwicklung... 8 Rekurs gegen das Ergebnis einer Mitarbeiterbeurteilung... 9 Fördermassnahmen im Anschluss an die MAB Die Bedeutung der Mitarbeiterbeurteilung für eine allfällige Kündigung Umgang mit MAB-Unterlagen und Datenschutz Schweigepflicht Datengrundlagen für die MAB Unterlagen für die Beschlussfassung der Schulpflege Unterlagen zuhanden der beurteilten Lehrperson, des Schulleiters / der Schulleiterin Ablage der MAB-Unterlagen im Personaldossier Nebendossier bei der Schulleitung Aufbewahrungszeit der MAB-Unterlagen im Personaldossier Einsicht in das Personaldossier MAB Formulare per Internet Auskunft an Dritte /15

3 Planung und Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung (MAB) Zeitpunkt der Mitarbeiterbeurteilung Die Mitarbeiterbeurteilung findet erstmals im Schuljahr statt, in dem eine Lehrperson, eine Schulleiterin oder ein Schulleiter in der Stufe 3 oder höher eingestuft ist ( 23 Abs. 1 Lehrpersonalverordnung). Gültigkeit der MAB Mitarbeiterbeurteilungen mit den Qualifikationen "Genügend", "Gut" und "Sehr gut" (Stufen III, II und I) haben längstens vier Jahre Gültigkeit. Eine Mitarbeiterbeurteilung mit der Qualifikation "Ungenügend" (Stufe IV) muss zwingend frühestens nach 3 Monaten und spätestens nach einem Jahr wiederholt werden ( 23 Abs. 2 Lehrpersonalverordnung). Ausserordentliche MAB Die Schulpflege kann eine MAB auch ausserhalb der vorgesehenen gesetzlichen Zeitperiode ansetzen. Gründe für eine ausserordentliche MAB können sein: - Veränderungen im Verhalten oder der Leistung einer/s Angestellten - Überprüfung von angeordneten (Weiterbildungs-)Massnahmen - Erteilen einer Abmahnung oder eines Verweises (nach Verweis zwingend, 30 Abs. 3 Personalgesetz) 1 - Überprüfen der Ziele am Ende einer angeordneten Bewährungszeit. Etliche Schulpflegen führen grundsätzlich mit allen ihren neuen Mitarbeitenden im ersten Anstellungsjahr eine MAB durch. Lehrpersonen oder Schulleitende können eine Beurteilung ausserhalb des normalen Rhythmus von vier Jahren wünschen, doch ein Anspruch darauf besteht nicht, auch dann nicht, wenn eine Lehrperson, eine Schulleiterin oder ein Schulleiter mit einer Qualifikation "Genügend" beurteilt worden ist. Allenfalls könnte der Lehrperson / der Schulleitung auch mit einem Standortgespräch gedient werden, welches mit weniger Aufwand durchgeführt werden kann. Ein solches Standortgespräch hat jedoch nie Einfluss auf die Lohnentwicklung. MAB im ersten Anstellungsjahr Falls eine Lehrperson, eine Schulleiterin oder ein Schulleiter in Lohnstufe 3 und höher eingestuft wird, ist bereits im ersten Anstellungsjahr eine Mitarbeiterbeurteilung durchzuführen. 1 Neue Rechtsgrundlage ab : 11 lit. b Lehrpersonalgesetz 3/15

4 Dies gilt insbesondere auch für Studierende des Quereinsteiger-Studiengangs in der berufsintegrierenden Studienphase. MAB beim Eintritt während des Schuljahres oder bei länger dauernden Vikariaten Tritt eine Lehrperson, eine Schulleiterin oder ein Schulleiter mit Lohnstufe 3 oder höher während des Schuljahres, aber vor dem 1. Januar ein, ist eine Mitarbeiterbeurteilung noch im gleichen Schuljahr durchzuführen. Bei einem Eintritt nach dem 1. Januar wird die Mitarbeiterbeurteilung erst im nächsten Schuljahr angesetzt. Bei einem länger dauernden Vikariat soll ebenfalls eine Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt werden. MAB für Lehrpersonen und Schulleitende im letzten Schuljahr vor der Alterspensionierung Wenn eine Lehrperson, eine Schulleiterin oder ein Schulleiter auf Ende des Schuljahres den Altersrücktritt erklärt, kann sie oder er auf die Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung verzichten. Eine Lohnerhöhung kann dann nicht mehr erfolgen. Es empfiehlt sich, den Verzicht mit dem Hinweis auf die Lohnfolgen schriftlich festzuhalten. MAB für Lehrpersonen und Schulleitende über 65 Jahre Mit Lehrpersonen, die über das Schuljahr hinaus unterrichten, in dem sie das 65. Altersjahr vollendet haben oder mit Schulleitenden, die nach der Alterspensionierung weiterarbeiten, muss keine Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt werden. Sie erhalten keine Lohnerhöhung mehr. MAB für Lehrpersonen und Schulleitende, die ihr Anstellungsverhältnis gekündigt haben Die Kündigung durch die Lehrperson, die Schulleiterin oder den Schulleiter stellt keinen Grund dar, die Mitarbeiterbeurteilung nicht mehr durchzuführen. Die einzige Ausnahme bildet die Alterspensionierung (vgl. vorstehend). Verschiebung einer MAB Die Planung und Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung liegt in der Verantwortung der Schulpflege. Sie sorgt dafür, dass die fälligen MAB-Verfahren im vorgesehenen Schuljahr durchgeführt werden. Eine Mitarbeiterbeurteilung kann grundsätzlich nicht verschoben werden. Sollte es ausnahmsweise vorkommen, dass eine Lehrperson, eine Schulleiterin oder ein Schulleiter (z.b. wegen lang andauernder Arbeitsunfähigkeit) nicht beurteilt werden kann, stellt die Schulpflege umgehend ein begründetes Verschiebungsgesuch an das Volksschulamt, Abteilung Lehrpersonal, Abteilungssekretariat, 8090 Zürich. Die Belastung des Beurteilungsteams ist kein ausreichender Grund für eine MAB- Verschiebung. 4/15

5 Ein allfälliger Aufschub oder das Nichtgewähren des Aufschubs der Mitarbeiterbeurteilung wird durch das Volksschulamt formell verfügt. Falls der Aufschub bewilligt wird, muss die MAB in der Regel bis zu den Herbstferien nachgeholt werden. So kann eine mögliche Lohnentwicklung noch im gleichen Kalenderjahr vollzogen werden. Es ist nicht möglich, bei einem Stellenwechsel die aufgeschobene MAB in der neuen Gemeinde nachzuholen. Das bedeutet, dass bei einem Stellenwechsel vor der Durchführung der aufgeschobenen Mitarbeiterbeurteilung im betroffenen Kalenderjahr keine Lohnentwicklung gewährt werden kann. MAB bei einem Gemeindewechsel Das Resultat einer Mitarbeiterbeurteilung ist längstens vier Jahre gültig. Wechselt eine Lehrperson, eine Schulleiterin oder ein Schulleiter innerhalb dieser Zeit die Schulgemeinde, kann die neue Schulgemeinde die in der früheren Gemeinde durchgeführte Mitarbeiterbeurteilung übernehmen. Sie kann die Mitarbeiterbeurteilung der anderen Gemeinde bis zum Ende der Gültigkeit akzeptieren, hat aber auch die Möglichkeit, die Lehrperson, die Schulleiterin oder den Schulleiter bereits zu einem früheren Zeitpunkt für eine eigene MAB aufbieten. Damit die neue Schulpflege über die nötigen Unterlagen verfügt, kann sie die Lehrperson, die Schulleiterin oder den Schulleiter beim Stellenantritt bitten, ihr eine Kopie des Schulpflegebeschlusses über die letzte Mitarbeiterbeurteilung auszuhändigen. Damit weiss sie, ob eine gültige Mitarbeiterbeurteilung vorliegt, welche Gesamtwürdigung erzielt wurde und zu welchem Zeitpunkt spätestens eine neue MAB durchzuführen ist. Die Meldung des MAB-Resultats an das Volksschulamt erfolgt auf elektronischem Weg (Eingabe im PULS). Das Zustellen eines Protokollauszugs ist nicht notwendig. Die Bekanntgabe der letzten MAB ist für die Lehrperson, für die Schulleiterin oder den Schulleiter freiwillig. Möchte die betroffene Person den Protokollauszug über die letzte MAB nicht aushändigen oder verfügt sie über keine gültige Mitarbeiterbeurteilung, muss in der neuen Gemeinde ab Lohnstufe 3 bereits im ersten Anstellungsjahr eine MAB durchgeführt werden (vgl. 23 Abs. 1 Lehrpersonalverordnung). MAB bei Anstellungen in mehreren Gemeinden Es bestehen keine kantonal verbindlichen Vorgaben, wie die Mitarbeiterbeurteilung bei einer Lehrperson zu handhaben ist, wenn diese in mehreren Schulgemeinden tätig ist. Es empfiehlt sich, dass die betroffenen Schulpflegen vor Beginn des Verfahrens absprechen, wer die Mitarbeiterbeurteilung durchführt und den Beschluss der Lehrperson mitteilt. Sinnvollerweise sollte jene Schulpflege die Mitarbeiterbeurteilung vornehmen, in der die Lehrperson das grössere Pensum unterrichtet. 5/15

6 MAB von gemeindeeigenen Lehrpersonen Grundsätzlich steht es einer Schulpflege frei, für die gemeindeeigenen Lehrpersonen ein eigenes Anstellungsreglement zu erlassen oder das kantonale Lehrpersonalgesetz ganz oder teilweise anzuwenden. Das Volksschulamt empfiehlt, auch im Fall eines gemeindeeigenen Anstellungsreglements, die Mitarbeiterbeurteilungen gemäss den kantonalen Richtlinien durchzuführen 2. Zum Rechtsweg bei einer kommunalen MAB siehe Rekurs gegen das Ergebnis einer Mitarbeiterbeurteilung. Ablehnen des Beurteilungsteams oder einzelner Mitglieder durch die beurteilte Person Das Beurteilungsteam wird von der Schulpflege eingesetzt. Bei der Beurteilung der Lehrpersonen ist die Schulleiterin oder der Schulleiter zwingend Mitglied. Die Beurteilten müssen diesen Entscheid grundsätzlich akzeptieren und können keine andere Zusammensetzung des Teams verlangen. Liegt jedoch ein Ausstandsgrund eines Mitglieds des Beurteilungsteams vor, der eine unvoreingenommene Beurteilung erschwert, tritt das betroffene Behördenmitglied oder die beteiligte Schulleiterin oder der Schulleiter von Amtes wegen in den Ausstand. Geschieht dies nicht, macht die zu beurteilende Person unmittelbar nach Bekanntgabe der Zusammensetzung des Beurteilungsteams die Ausstandsgründe bei der Schulpflege geltend. Beispiele für Ausstandsgründe sind: Beziehungsnähe zur Lehrperson (Eigeninteresse, Freundschaft, etc.), Verwandtschaft oder faktische Lebensgemeinschaft (vgl. 5a Verwaltungsrechtspflegegesetz). Die Schulpflege entscheidet über geltend gemachte Ausstandsgründe noch vor dem Beginn der Beurteilung. Liegen Ausstandsgründe bei der beteiligten Schulleiterin oder dem Schulleiter, übernimmt eine andere Schulleitung oder, falls nicht möglich, ein zusätzliches Behördenmitglied die Aufgabe. 2 Lehrpersonen mit einem Pensum von weniger als 10 Wochenlektionen (Regelklassen Kindergartenstufe: weniger als 8 Stunden pro Woche) sowie Fachlehrpersonen werden per 1. August 2015 in ein kantonales Anstellungsverhältnis überführt. Damit die Lohneinstufung der Gemeinde übernommen werden kann falls die Einstufung und Lohnentwicklung der kantonalen Vorgaben entspricht muss spätestens im Schuljahr 2014/15 eine Mitarbeiterbeurteilung gemäss den kantonalen Richtlinien durchgeführt werden, die mit Gesamtwürdigung Gut oder Sehr gut abschliesst. 6/15

7 Folgen der Mitarbeiterbeurteilung (MAB) Beurteilungsstufen der Gesamtwürdigung Die "Richtlinien zur Mitarbeiterbeurteilung für Lehrpersonen" der Bildungsdirektion vom 8. Juli 2011 sehen folgende Stufen der Gesamtwürdigung vor: I übertrifft die Anforderungen sehr gut II entspricht den Anforderungen vollumfänglich gut III entspricht den Anforderungen teilweise genügend IV genügt den Anforderungen nicht ungenügend Mitteilung des MAB-Resultats an die Lehrperson, an die Schulleiterin / den Schulleiter Am Beurteilungsgespräch wird der Lehrperson bzw. der Schulleiterin oder dem Schulleiter das Ergebnis der Mitarbeiterbeurteilung eröffnet. Die beurteilte Person kann zum Ergebnis Stellung nehmen ("rechtliches Gehör"). Über den Antrag des Beurteilungsteams beschliesst die Schulpflege anlässlich einer ordentlichen Sitzung unter Berücksichtigung einer allfälligen Stellungnahme der beurteilten Person. Der Beschluss wird protokolliert und der betroffenen Person wird ein Protokollauszug zugestellt, der wie folgt aussehen kann: Auszug aus dem Protokoll der Schulpflege Seedorf vom... Januar 20XX Traktandum: Mitarbeiterbeurteilung (MAB) Peter Muster, AHV-Nummer Nach Einsicht in die Beurteilungsunterlagen und auf Antrag des Beurteilungsteams beschliesst die Schulpflege Seedorf: Peter Muster (Lohnstufe 13) wird in der Gesamtwürdigung mit Stufe II ("entspricht den Anforderungen vollumfänglich") beurteilt. Die Gesamtwürdigung wird der Bildungsdirektion, Volksschulamt, gemeldet. Gegen diesen Beschluss der Gemeindeschulpfleg Seedorf vom..(datum).. über die Mitarbeiterbeurteilung von (Name, Schule, Klasse/Stufe) kann nicht rekurriert werden. Beim Volksschulamt, Abteilung Lehrpersonal, Walchestrasse 21, 8090 Zürich, kann nach Erhalt dieses Beschlusses schriftlich und mit kurzer Begründung eine rekursfähige Verfügung verlangt werden, wenn sich die Beurteilung bezüglich Lohnentwicklung zum Nachteil der Lehrperson, der Schulleiterin oder des Schulleiters auswirkt. Mitteilung an - Peter Muster, Holunderweg 15, 8999 Seedorf - Hanna, Präsidentin der Schulpflege Seedorf, zuhanden der Personalakten. 7/15

8 Lohnentwicklung Um von einer Lohnerhöhung profitieren zu können, ist grundsätzlich eine gültige Mitarbeiterbeurteilung mit der Gesamtbeurteilung II oder I nötig. Einzig Lehrpersonen, Schulleiterinnen oder Schulleiter in den Anlaufstufen 1 und 2 benötigen keine MAB. Bei einer Gesamtbeurteilung III erfolgt keine Lohnentwicklung, bei der Qualifikation IV kann das Volksschulamt auf Antrag der Schulpflege sogar eine Rückstufung verfügen. Die Lohnentwicklung ist auch abhängig von der aktuellen Lohnstufe, in der sich die Lehrperson, die Schulleiterin oder der Schulleiter befindet: - Die Lohnstufen 1 und 2 gelten als Anlaufstufen. Bei Lehrpersonen, Schulleiterinnen und Schulleiter in den Anlaufstufen wird der Lohn auch ohne MAB um eine Lohnstufe erhöht. - In den Lohnstufen 3, 5, 7, 9, 11 und 12 wird eine automatische Stufenerhöhung um eine Lohnstufe gewährt. Die Lehrperson, die Schulleiterin oder der Schulleiter muss über eine gültige Mitarbeiterbeurteilung mit Gesamtbeurteilung II oder I verfügen. - Für die Lohnstufen 4, 6, 8, 10 und 13 bis 22 legt der Regierungsrat jedes Jahr eine Quote für Individuelle Lohnerhöhungen fest. Die Bildungsdirektion legt fest, welche Lohnstufen in den Genuss einer Individuellen Lohnerhöhung kommen. Voraussetzung für die Individuellen Lohnerhöhungen bildet ebenfalls eine gültige MAB mit Gesamtbeurteilung II oder I. - Mit einer MAB-Gesamtbeurteilung I kann auch eine Lohnentwicklung über das 1. Lohnmaximum (Lohnstufe 23) hinaus in die Überstufen 24 bis 27 sowie in den Lohnstufen 3 bis 22 eine beschleunigte Lohnentwicklung mit einer 2. Lohnerhöhung gewährt werden. Die Bildungsdirektion legt auch dabei fest, ob die vom Regierungsrat zur Verfügung gestellte Quote für die Individuellen Lohnerhöhungen für solche zusätzlichen Lohnmassnahmen verwendet wird. Bei Anstellungsverhältnissen, die nicht mit dem Schuljahreswechsel beginnen oder enden gilt Folgendes: Um von einer automatischen Stufenerhöhung profitieren zu können, muss die Lehrperson, die Schulleiterin oder der Schulleiter am 1. Januar angestellt sein. Für die Individuellen Lohnerhöhungen muss das Arbeitsverhältnis ebenfalls schon am 1. Januar bestehen und darf zusätzlich nicht vor dem 1. Juli aufgelöst worden sein. Lohnerhöhungen werden in den Anlaufstufen am 1. Januar vollzogen, in allen anderen Fällen jeweils am 1. Juli, mit Wirkung per 1. Januar ausgerichtet. Die folgende Tabelle fasst die Bedingungen zusammen, die für eine Lohnentwicklung erfüllt sein müssen: 8/15

9 Bedingungen für Lohnentwicklung Lohnstufe angestellt am MAB Quote * Vollzug am 1 & 2 ( Anlaufstufen ) 1. Januar Nein Nein (garantiert) 1. Januar 3, 5, 7, 9, 11 & 12 (automatische Stufenerhöhung) 1. Januar Ja (Gesamtwürdigung II oder I) Nein (garantiert) 1. Juli (rückwirkend ab 1. Jan) 4, 6, 8, 10 & (Individuelle Lohnerhöhung) 1. Januar bis mind. 1. Juli Ja (Gesamtwürdigung II oder I) Ja * 1. Juli (rückwirkend ab 1. Jan) 3 22 ** (2. Lohnstufe) 1. Januar bis mind. 1. Juli Ja (Gesamtwürdigung I) Ja * 1. Juli (rückwirkend ab 1. Jan) ** ( Überstufen ; Individuelle Lohnerhöhung) 1. Januar bis mind. 1. Juli Ja (Gesamtwürdigung I) Ja * 1. Juli (rückwirkend ab 1. Jan) * Quote wird jährlich vom Regierungsrat festgelegt. Die Bildungsdirektion regelt die Aufteilung auf die Lohnstufen. ** Die beschleunigte Lohnentwicklung (2. Lohnstufe) sowie die Lohnentwicklung in die Überstufen wurden bisher nicht vollzogen. Rekurs gegen das Ergebnis einer Mitarbeiterbeurteilung Gegen die Mitarbeiterbeurteilung kann nicht rekurriert werden. Die Beurteilung durch das Beurteilungsteam ist eine sogenannte Sachverhaltsfeststellung. Ein Rekurs ist nur gegen die direkten Lohnfolgen einer MAB möglich, das heisst, wenn aufgrund der Gesamtbeurteilung keine Lohnerhöhung erfolgt. Da der Lohn vom Kanton ausbezahlt wird, muss die Lehrperson beim Volksschulamt eine rekursfähige Verfügung verlangen. Dieser Hinweis muss im MAB- Beschluss der Schulpflege, welcher der beurteilten Person zugestellt wird, aufgeführt sein. In der vom Volksschulamt verlangten Verfügung wird festgehalten, dass es aufgrund der MAB keine Lohnerhöhung oder in seltenen Fällen auch weniger Lohn gibt. Dagegen kann die Lehrperson bei der Bildungsdirektion Rekurs erheben. Im Falle eines Rekurses fordert die Bildungsdirektion die MAB-Unterlagen bei der Schulpflege ein, überprüft das ganze MAB- Verfahren und entscheidet. Der Entscheid der Bildungsdirektion kann an das Verwaltungsgericht weitergezogen werden. Das Anfordern einer rekursfähigen Verfügung bei einem Ergebnis der MAB mit negativen Lohnfolgen ist grundsätzlich bis zum Vorliegen einer neuen MAB, d.h. in der Regel während vier Jahren möglich. Es liegt allerdings im Interesse der Person, die ihrer Meinung nach zu Unrecht von einem schlechten MAB-Resultat betroffen ist, dass dieses schnell korrigiert wird. 9/15

10 Für gemeindeeigene Lehrpersonen gilt: Im MAB-Beschluss für die kommunalen Lehrpersonen muss die Schulpflege darauf hinweisen, dass bei ihr eine rekursfähige Verfügung verlangt werden kann. In dieser Verfügung werden die Lohnfolgen festgehalten (u.u. keine Lohnerhöhung oder sogar weniger Lohn). Gegen diese Verfügung kann die kommunale Lehrperson beim Bezirksrat rekurrieren. Fördermassnahmen im Anschluss an die MAB Im Rahmen der MAB können Ziele formuliert und / oder Fördermassnahmen vereinbart werden. Dies ist besonders dann angezeigt, wenn die Beurteilung insgesamt oder in Teilbereichen negativ ausfällt. Es ist sinnvoll, allfällige Fördermassnahmen im Dialog mit der betroffenen Lehrperson, Schulleiterin oder dem betroffenen Schulleiter zu erarbeiten. Findet keine Einigung statt, können Massnahmen auf Antrag des Beurteilungsteams von der Schulpflege angeordnet werden. In diesem Fall ist die Stellungnahme der beurteilten Person beim Entscheid mit zu berücksichtigen. Mögliche Fördermassnahmen sind: - Gegenseitige Unterstützung zweier Lehrpersonen auf gleicher Stufe - Vorbereitung von Unterrichtsthemen und -sequenzen im Jahrgangsteam - gegenseitige Unterrichtsbesuche (Hospitation) - Nutzung von Weiterbildungsangeboten - schulinterne Weiterbildung - Einrichtung eines Mentorats - Einzelsupervision oder Teilnahme in einer Supervisionsgruppe - Coaching - Intensivberatung am Arbeitsplatz Für den Erfolg einer Massnahme ist in jedem Fall die persönliche Motivation entscheidend. Wichtig ist es auch, die Ziele einer Massnahme zu vereinbaren, die Resultate zu überprüfen und nach einem vereinbarten Termin Bilanz zu ziehen. Grundsätzlich trägt die Schulpflege die Kosten einer von ihr angeordneten spezifischen Fördermassnahme oder einer Weiterbildung. Weigert sich die betroffene Person, an einer angeordneten Fördermassnahme teilzunehmen, so stellt dies eine Dienstpflichtverletzung dar. Die Fördermassnahme kann mit einer Bewährungszeit von drei bis sechs Monaten und einer daran anschliessenden ausserordentlichen MAB verbunden sein. Die Bedeutung der Mitarbeiterbeurteilung für eine allfällige Kündigung Vorwürfe, die zu einer Kündigung Anlass geben, müssen durch die Mitarbeiterbeurteilung belegt sein ( 19 Abs. 2 Personalgesetz). Beabsichtigt die Schulpflege eine Kündigung auszusprechen, falls keine Besserung der Leistung oder des Verhaltens eintritt, so hat sie dies der Lehrperson, der Schulleiterin oder dem Schulleiter im Rahmen der Mitarbeiterbeurteilung mitzuteilen. Gleichzeitig setzt sie schriftlich eine Bewährungsfrist von drei bis sechs Monaten an und führt nach Ablauf der Bewährungs- 10/15

11 frist eine zweite Mitarbeiterbeurteilung zur Überprüfung der Ziele durch. ( 19 Abs. 1 Personalgesetz in Verbindung mit 18 Vollzugsverordnung zum Personalgesetz). Im ersten Anstellungsjahr an einem Schulort besteht kein Anspruch auf Einräumung einer Bewährungsfrist ( 8 Abs. 4 Lehrpersonalgesetz). Auf das Ansetzen einer Bewährungsfrist kann mit Genehmigung durch das Volksschulamt verzichtet werden, wenn feststeht, dass die betroffene Person auch mit angemessenen Förderungsmassnahmen nicht in der Lage sein wird, die Bewährungsfrist zu bestehen oder wenn sie nicht gewillt ist, ihre Leistung oder ihr Verhalten zu ändern (vgl. 18 Abs. 3 Vollzugsverordnung zum Personalgesetz). Bei der zweiten Beurteilung nach der Bewährungsfrist muss nicht zwingend das gesamte Verfahren, z.b. inklusive der Erstellung eines neuen Dossiers "Unterricht und Planung" resp. eines Dossiers Führung, durchgeführt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn nur einzelne Punkte der Lehr- oder der Schulleitungstätigkeit beanstandet werden ( 24 Lehrpersonalverordnung). Die ordentlichen Kündigungstermine und Kündigungsfristen sind einzuhalten ( 8 Lehrpersonalgesetz bzw. 17 Personalgesetz). 11/15

12 Umgang mit MAB-Unterlagen und Datenschutz Schweigepflicht Sowohl interne wie auch externe Mitglieder des Beurteilungsteams unterstehen der allgemeinen Schweigepflicht gemäss 71 Gemeindegesetz. Das heisst: Die während des Beurteilungsverfahrens gemachten Wahrnehmungen gehören zum Amtsgeheimnis und sind vertraulich zu behandeln. Nur wenn eine Information in der Öffentlichkeit bereits sicher bekannt ist, fällt der Geheimnisschutz weg. Datengrundlagen für die MAB In einer MAB wird eine Lehrperson beruflich qualifiziert. Dabei werden laufend besondere Personendaten erhoben bzw. produziert (Gesprächsnotizen, Unterrichtsprotokolle, Zielvereinbarungen). Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen jedoch nur diejenigen Daten verwendet bzw. im MAB-Verfahren festgehalten werden, die für die konkrete Beurteilung effektiv benötigt werden ( 34 ff. Personalgesetz, 9 Gesetz über die Information und den Datenschutz). Darüber hinausgehende Daten dürfen nicht erfragt, erfasst oder festgehalten werden. Zufällige und für die MAB nicht benötigte Informationen über die Lehrperson werden entsorgt. Befragung von Eltern, Schülerinnen und Schülern: Es bestehen keine genügenden Rechtsgrundlagen für eine systematische Befragung von Schülerinnen und Schülern und deren Eltern im Rahmen der Mitarbeiterbeurteilung. Somit ist die Erhebung und Verwendung solcher Daten ohne die ausdrückliche Ermächtigung durch die betroffene Lehrperson nicht zulässig. Unterlagen für die Beschlussfassung der Schulpflege Der oder die Beurteilungsverantwortliche stellt sicher, dass die Aktennotizen, Berichte etc. möglichst sachlich und sauber abgefasst sind. Da die Schulpflege als erstinstanzliche Behörde die Gesamtwürdigung der MAB beschliesst und allfällige Massnahmen anordnet, müssen ihr alle für den Entscheid relevanten Unterlagen vorgelegt werden. Dazu gehört auch, soweit von der Lehrperson erstellt, das Dossier Unterricht und Planung oder das Dossier Führung der Schulleitenden. Unterlagen zuhanden der beurteilten Lehrperson, des Schulleiters / der Schulleiterin Der beurteilten Person ist anlässlich des Beurteilungsgesprächs eine Kopie des Beurteilungsdokuments und nach der Schulpflegesitzung der Protokollauszug mit dem Beschluss der Schulpflege über das Ergebnis der Mitarbeiterbeurteilung auszuhändigen. Das Original des Dossiers Unterricht und Planung resp. des Dossiers Führung wird am Schluss des Verfahrens zurückgegeben. Bei Verfahren, die möglicherweise zu einem Rekurs führen, bleibt eine Kopie bis zum Abschluss der nächsten MAB in den Personalakten. 12/15

13 Ablage der MAB-Unterlagen im Personaldossier Alle für die Beschlussfassung der Schulpflege relevanten Unterlagen sind in das Personaldossier der betreffenden Person abzulegen ( 34 ff. Personalgesetz, 21 Vollzugsverordnung zum Personalgesetz). Dazu gehören: - das Original des unterschriebenen Beurteilungsdokuments - die Beobachtungsberichte und Unterlagen zu den Unterrichtsbesuchen - bei Schulleitenden die Zielvereinbarungsdokumente aus der Beurteilungsperiode - Aktennotizen und Berichte des Beurteilungsteams - bei einem möglichen Rekurs: Kopie des Dossiers Unterricht und Planung, respektive des Dossiers Führung - der Protokollauszug mit dem Beschluss der Schulpflege über das Ergebnis der Mitarbeiterbeurteilung - Jährliche Zielvereinbarungen zwischen Schulleitung und Lehrperson (evtl. in Nebendossier bei der Schulleitung). Die anderen Unterlagen sind aus dem Personaldossier zu entfernen und zurückzugeben bzw. zu vernichten, sobald sie nicht mehr benötigt werden ( 28 und 138 Abs. 4 Vollzugsverordnung zum Personalgesetz). Nebendossier bei der Schulleitung Schulleiterinnen und Schulleiter wirken an der Mitarbeiterbeurteilung mit. In eigener Kompetenz führen sie jährlich Mitarbeitergespräche durch und sind für das Führen mit Zielvereinbarungen verantwortlich (formativer Förderprozess). Alle Dokumente, die während dieses Prozesses entstehen, u.a. Gesprächsprotokolle, Zielvereinbarungen, Notizen zu Unterrichtsbesuchen, etc. gehören ins Personaldossier. Persönliche Notizen, die als Gedächtnisstützen und Arbeitshilfen dienen, sind zu vernichten, wenn sie ihre Aktualität verloren haben bzw. nicht mehr gebraucht werden. Aus praktischen Gründen kann es sinnvoll sein, dass die Schulleitungen in ihren Schuleinheiten für diese Dokumente ein Nebendossier zum Personaldossier führen. Zu beachten ist, dass im Hauptdossier allfällige Nebendossiers verzeichnet sind und dass auch die Nebendossiers sorgfältig und sicher geführt werden. Aufbewahrungszeit der MAB-Unterlagen im Personaldossier Da die Mitarbeiterbeurteilung bezüglich der Lohnwirksamkeit vier Jahre gültig ist, sind die für den Entscheid relevanten Akten so lange aufzubewahren, bis eine neue Mitarbeiterbeurteilung vorliegt. Dies ist notwendig, damit bei einem allfälligen Rekurs gegen die Lohnfolgen oder einer Beschwerde gegen ein Behördenmitglied oder die Schulleitung von der Oberbehörde nachvollzogen werden kann, wie und gestützt auf welche Fakten entschieden worden ist. Da unter Umständen das Dossier Unterricht und Planung bzw. das Dossier Führung bei der Beurteilung von Rekursen wichtige Informationen liefert, wird in umstrittenen Fällen eine Kopie in das Personaldossier gelegt. Das Original und allfällige Beilagen gehen nach Abschluss des aktuellen MAB-Verfahrens zurück an die Verfasserin oder den Verfasser. 13/15

14 Das Beurteilungsdokument und der Protokollauszug mit dem MAB-Ergebnis sind 10 Jahre über Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus aufzubewahren, da es Grundlagen für Arbeitszeugnisse und für Referenzauskünfte sind. Zusammenfassung Dokument Beurteilungsdokument (unterschriebenes Original) Aufbewahrungsfrist (bis zum..) Ende des Arbeitsverhältnisses und 10 Jahre darüber hinaus. Bemerkungen Kopie an beurteilte Lehrperson. Beobachtungsberichte und Unterlagen zu den Unterrichtsbesuchen Die Zielvereinbarungsdokumente bei der MAB von Schulleitenden Weitere Aktennotizen und Berichte des Beurteilungsteams Protokollauszug mit dem Beschluss der Schulpflege Dossier Unterricht und Planung (soweit erstellt) Dossier Führung Jährliche Zielvereinbarungen zwischen Schulleitung und Lehrperson Abschluss des nächsten MAB- Verfahrens, soweit kein Rechtsmittelverfahren in Bezug auf die Lohnwirksamkeit läuft. Abschluss des nächsten MAB- Verfahrens, soweit kein Rechtsmittelverfahren in Bezug auf die Lohnwirksamkeit läuft. Abschluss des nächsten MAB- Verfahrens, soweit kein Rechtsmittelverfahren in Bezug auf die Lohnwirksamkeit läuft. Ende des Arbeitsverhältnisses und 10 Jahre darüber hinaus. Abschluss des laufenden MAB- Verfahrens (nach Schulpflegeentscheid) Allfällige Kopie: Abschluss des nächsten MAB-Verfahrens. Abschluss des laufenden MAB- Verfahrens (nach Schulpflegeentscheid) Allfällige Kopie: Abschluss des nächsten MAB-Verfahrens. Abschluss des nächsten MAB- Verfahrens (nach Schulpflegeentscheid) Die Unterlagen sind danach bzw. am Ende des Arbeitsverhältnisses zu vernichten. Die Unterlagen sind danach bzw. am Ende des Arbeitsverhältnisses zu vernichten. Die Unterlagen sind danach bzw. am Ende des Arbeitsverhältnisses zu vernichten. Kopie an beurteilte Lehrperson. Original zurück an Lehrperson. Bei möglichem Rekurs gegen die Lohnfolgen: Kopie erstellen und ablegen. Original zurück an Schulleiterin oder Schulleiter. Bei möglichem Rekurs gegen die Lohnfolgen: Kopie erstellen und ablegen. Die Unterlagen sind danach bzw. am Ende des Arbeitsverhältnisses zu vernichten, auch in allfälligem Nebendossier! 14/15

15 Einsicht in das Personaldossier Die Lehrperson, die Schulleiterin oder der Schulleiter haben grundsätzlich und voraussetzungslos das Recht, Einsicht in ihre Personendaten zu nehmen und sich Kopien oder EDV- Ausdrucke erstellen zu lassen ( 37 lit. a Personalgesetz, 20 Abs. 2 Informations- und Datenschutzgesetz und 16 Verordnung über die Information und den Datenschutz). Vor der Einsichtnahme ist zu prüfen, ob überwiegende Interessen Dritter der Einsichtnahme in ein bestimmtes Aktenstück entgegenstehen. Wird die Einsicht in ein bestimmtes Aktenstück verweigert oder werden Teile davon abgedeckt, ist dies zu begründen und die betroffene Person ist generell über den Inhalt zu informieren. Wird keine vollständige Einsicht gewährt, ist mittels schriftlicher Verfügung der Rechtsweg zu eröffnen. MAB Formulare per Internet Das Versenden von ausgefüllten MAB-Formularen per ist aus datenschutzrechtlicher Sicht bedenklich. Elektronische Post ohne spezielle Zusatzmassnahmen ist nicht sicher. Es müsste sichergestellt werden, dass keine unbefugten Drittpersonen (Familienmitglieder, Kollegen am Arbeitsort, weitere Netzbenutzer) Zugriff auf diese s haben. Unzulässige Veränderungen der Daten sind zu verhindern, da sie Richtigkeit, Vollständigkeit und Echtheit der Daten beeinträchtigen. Zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität von Dokumenten mit besonders schützenswerten Daten sind zusätzliche Sicherheitsmassnahmen wie Verschlüsselung der s und digitale Signatur nötig. Auskunft an Dritte Informationen aus dem Prozess einer Mitarbeiterbeurteilung dürfen nur mit Einwilligung der betroffenen Person an Dritte, z.b. im Sinne von Referenzen an den künftigen Arbeitgeber, weitergegeben werden (vgl. 35 Abs 1 lit. b Personalgesetz). Auch bei einem Wechsel in eine andere Schulgemeinde entscheidet die Lehrperson, der Schulleiter oder die Schulleiterin, ob sie den MAB-Beschluss der neuen Stelle zur Verfügung stellen will. 15/15