Verhaltenskodex. Messe Bozen AG

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1 Verhaltenskodex Messe Bozen AG

2 Inhalt 1. Verhaltenskodex Zweck und Geltungsbereich Aufbau des Verhaltenskodex Allgemeine Grundsätze Verhaltensrichtlinien Umsetzung und Kontrolle des Verhaltenskodex Interne Organisationsmaßnahmen Meldung von Verstößen Aufsichtsorgan und Verhaltenskodex

3 1. Verhaltenskodex 1.1. Zweck und Geltungsbereich Der Verhaltenskodex wird mit Verwaltungsratsbeschluss genehmigt. Der Verhaltenskodex hat den Zweck Verstöße laut gsv. Dekret Nr. 231/2001 zu vermeiden sowie die im Unternehmen geltenden Werte und Grundsätze zu fördern. Grundsätzlich erstreckt sich der Geltungsbereich auf alle Bereiche der Messe Bozen AG, sofern dies unter der Berücksichtigung der jeweils geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen zulässig ist. Verwaltungs- und Aufsichtsräte, sowie Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter verpflichten sich, die Grundsätze und Verhaltensrichtlinien einzuhalten und ein ethisch einwandfreies Verhalten an den Tag zu legen Aufbau des Verhaltenskodex Der Verhaltenskodex setzt sich aus folgenden Teilen zusammen: den allgemeinen Grundsätzen (Kapitel 1.3) den Verhaltensrichtlinien (Kapitel 1.4) die notwendigen Maßnahmen für die Umsetzung und Kontrolle (Kapitel 1.5) Allgemeine Grundsätze Grundsatz der Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Verhaltensrichtlinien Das Unternehmen und seine Mitarbeiter verpflichten sich: die allgemeine Gesetzgebung, firmeninterne Regelungen, sowie sonstige definierte Vorgaben in der firmeninternen Dokumentation und den Verhaltenskodex der Messe Bozen AG einzuhalten die Gesetzgebung zur Arbeitssicherheit und die firmeninternen Sicherheitslinien einzuhalten die Gesetze im jeweiligen Aufgabenbereich zu kennen und anzuwenden aufmerksam zu sein, Fragen aufzuwerten und bei Nichteinhaltung von Gesetzen und definierten Vorgaben zu intervenieren jede Art von Diskriminierung basierend auf Rasse, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, politischer Orientierung, Behinderung oder Alter abzulehnen Grundsatz der guten Führung und Zusammenarbeit Jedes Verwaltungs- und Aufsichtsratsmitglied, die Geschäftsführung und jede Führungskraft ist dafür verantwortlich durch persönliches Engagement und professionelles Führungsverhalten ein Unternehmensumfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter die geforderten Leistungen erbringen können. Besonderer Wert wird auf Verantwortung, Vertrauen, Verständigung, Veränderung und auf die Einhaltung der Gesetze, firmeninternen Regelungen und des Verhaltenskodex gelegt. Grundsatz der Aufrichtigkeit und Sorgfalt Alle Aktivitäten im Unternehmen müssen nach dem Grundsatz der Aufrichtigkeit und Sorgfalt erfolgen. 3

4 Grundsatz der Bekämpfung von Korruption und Interessenskonflikten Es müssen alle notwendigen Maßnahmen getroffen werden damit Interessenskonflikte und korruptes Verhalten nicht entstehen. Interessenskonflikte werden laut der bestehenden internen Regelung vermieden. Grundsatz des fairen Wettbewerbs Die Messe Bozen AG ist einem fairen und offenen Wettbewerb auf den Märkten, wo sie tätig ist, verpflichtet. Das Unternehmen, die Geschäftsleitung, seine Mitarbeiter oder Beauftragte dürfen sich nicht auf rechtswidrig relevante Praktiken einlassen, die einen unlauteren Wettbewerb darstellen. Grundsatz des Datenschutzes Um den Schutz der persönlichen Daten zu garantieren, verpflichtet sich jeder im Unternehmen beim Umgang mit persönlichen Daten die Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten. Grundsatz der Vertraulichkeit von Informationen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse müssen vertraulich behandelt werden. Dies gilt auch für andere Informationen, an deren Geheimhaltung das Unternehmen Messe Bozen AG, ihre Vertragspartner und Kunden ein Interesse haben. Solche Informationen dürfen nicht ohne Erlaubnis an Unbefugte weitergegeben werden. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Arbeits- oder Vertragsverhältnisses. Grundsatz der offenen und transparenten Kommunikation Informationen müssen vollständig, zutreffend, objektiv, zeitgerecht und verständlich sein. Die Kommunikation mit der Öffentlichkeit basiert auf folgenden Grundsätzen: das Unternehmen gibt grundsätzlich keine Auskunft über Kundenbeziehungen, über Mitarbeiterangelegenheiten und Mitbewerber das Unternehmen kommentiert keine Gerüchte das Unternehmen legt die Personen fest, welche die Beziehungen zu den Medien unterhalten jegliche externe Meldung muss vor der Veröffentlichung genehmigt werden Grundsatz der Sicherheit der Mitarbeiter Jedes Verwaltungs- und Aufsichtsratsmitglied, die Geschäftsführung, jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um mögliche Risikosituationen frühzeitig zu erkennen und zu verhindern, damit die Gesundheit und die Sicherheit aller Mitarbeiter gewährleistet wird. Grundsatz des Schutzes der Betriebsressourcen Jeder im Unternehmen muss die Vermögenswerte, Unternehmensgüter (materieller und immaterieller Natur) und Ressourcen des Unternehmens schützen und deren effiziente Verwendung vorsehen. 4

5 Grundsatz der Achtung der Umwelt Jeder im Unternehmen muss die geltenden Umweltvorschriften und firmeninternen definierten Vorgaben einhalten. Die eigenen Tätigkeiten sind so durchzuführen, dass die natürlichen Ressourcen geschont werden und einer Umweltverschmutzung vorgebeugt wird. Um die Auswirkungen auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten, wird versucht die geeignetsten Technologien einzusetzen. Grundsatz der transparenten Geschäftsbeziehungen auf internationaler Ebene Die Messe Bozen AG sorgt dafür, dass alle Geschäftsbeziehungen auf internationaler Ebene im Rahmen der geltenden Gesetze erfolgen. Aus diesem Grund verpflichtet sich die Messe Bozen AG die Vertrauenswürdigkeit von internationalen Partnern sowie deren Herkunft, deren finanzielle Mittel im Rahmen des Möglichen zu überprüfen. Grundsatz der Dokumentation von Geschäftsvorfällen, korrekten Rechnungslegung und Abrechnung Alle Geschäftstransaktionen müssen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und firmeninternen Vorschriften erfolgen. Es werden keine Nebenbücher oder Nebenaufzeichnungen geführt. Alle Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sind zur Kostenwahrheit verpflichtet. Besondere Beachtung gilt der Erstellung der Jahresabschlussdokumente, die auf Wahrheit, Genauigkeit und Vollständigkeit beruhen. Grundsatz der Ablehnung illegaler Beschäftigungsverhältnisse Alle arbeits- und sozialrechtlichen Bestimmungen müssen im Unternehmen eingehalten werden Verhaltensrichtlinien Beziehungen zu Kunden und Konsumenten Jedes Mitglied des Unternehmens Messe Bozen AG ist dafür verantwortlich sich wie folgt zu verhalten: stabile, langfristige und faire Beziehungen zu Kunden und Konsumenten aufbauen Verantwortung, Vertrauenswürdigkeit und Verlässlichkeit in der Beziehung zu Kunden und Konsumenten bei Verdacht von rechtswidrigen Handlungen von Kunden müssen Geschäftsbeziehungen vermieden werden Beziehungen zu Lieferanten Im Sinne der Qualität und Wirtschaftlichkeit der Leistungen baut das Unternehmen auch auf die Erfahrungen und Kapazitäten gezielt ausgewählter Lieferanten und Subunternehmer. Es werden regelmäßig mehrere Angebote eingeholt um einer einseitigen Abhängigkeit wirksam entgegenzuwirken. In den Beziehungen zu den Lieferanten und externen Mitarbeitern befolgt das Unternehmen die Grundsätze der professionellen Effizienz, Fairness, Seriosität, Zuverlässigkeit und Qualität. Die Leistungen der Lieferanten werden in einer eigenen Lieferantenbewertung und Audit bewertet und regelmäßig geprüft. 5

6 Beziehungen zu den öffentlichen Verwaltungen Die Beziehungen zwischen dem Unternehmen und den öffentlichen Verwaltungen ist in jedem Fall von den Grundsätzen der Fairness und Integrität geprägt. Jeder verpflichtet sich, die öffentliche Verwaltung nicht unerlaubt zu beeinflussen, um einen Vorteil oder eine bevorzugte Behandlung zu erhalten. Wird ein solches Vergehen oder Versuch bemerkt, so muss dies unverzüglich dem Vorgesetzten gemeldet werden. Beziehungen zur Öffentlichkeit in Bezug auf Spenden und Sponsoring Spenden und Sponsoring haben sich im Rahmen der Rechtsordnung zu bewegen und werden ausschließlich von der Geschäftsleitung geregelt. Beziehungen zu den Mitarbeitern Mitarbeiter sind ein wichtiger Faktor bei der Erreichung der Unternehmensziele. Durch regelmäßige Mitarbeitergespräche, transparente Zielvereinbarungen und Weiterbildungsmaßnahmen wird die persönliche und fachliche Entwicklung jedes Mitarbeiters gefördert und für optimale Arbeitsbedingungen gesorgt. Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter sind dem Unternehmen ein zentrales Anliegen. Im Umgang mit Mitarbeitern sind folgende Punkte einzuhalten: Mitarbeiter werden aufgrund von Leistung, Kompetenzen und Fähigkeit gefördert bei der Einstellung, Führung und Entwicklung sind Diskriminierungen, Bevorzugungen, Mobbing und Vetternwirtschaft verboten neue Mitarbeiter werden eingeschult und über den Verhaltenskodex informiert Jeder Mitarbeiter verpflichtet sich folgende Punkte einzuhalten: die geltenden Gesetze, die firmenintern definierten Vorgaben und den Verhaltenskodex die Menschenrechte, Loyalität, Fairness, Integration, Verantwortungsbewusstsein, Transparenz und Korrektheit zu leben Interessenskonflikte zu vermeiden verwandtschaftliche Beziehungen mit einem Geschäftspartner umgehend zu melden Informationen aus dem Unternehmen mit absoluter Verschwiegenheit zu behandeln das Betriebsvermögen zu schützen und alle Situationen zu verhindern, welche negative Folgen haben Güter, Ressourcen und Materialien des Unternehmens nicht für unzulässige Zwecke zu verwenden die Annahme von Geschenken ist verboten keine Begünstigungen verlangen, die gegen den Verhaltenskodex verstoßen Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, ihren Vorgesetzten oder in schweren Fällen direkt das Aufsichtsorgan zu informieren, bei: Kenntnis von Verstößen gegenüber gesetzlichen und firmeninternen Bestimmungen oder dem Verhaltenskodex Kenntnis von Verletzung der buchhalterischen Bestimmungen 6

7 Geschenken oder Vergütungen von Geschäftspartnern bei Kenntnis von Aufträgen welche gegen gesetzliche und firmeninterne Bestimmungen, oder den Verhaltenskodex verstoßen Das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer basiert somit auf folgenden Punkten: der gemeinsamen Erkenntnis, dass die Einhaltung von ethischen und rechtlichen Standards im Interesse des Unternehmens und der Mitarbeiter sind der Chancengleichheit, unabhängig von Rasse, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Behinderung und Alter einer leistungsorientierten Kultur mit einem motivierenden Entlohnungssystem 1.5. Umsetzung und Kontrolle des Verhaltenskodex Das Unternehmen sorgt dafür, dass die Mitarbeiter regelmäßig über relevante Gesetze, Grundsätze und Richtlinien des Verhaltenskodex informiert werden. Die Einhaltung der Grundsätze wird nachdrücklich eingefordert und vom Aufsichtsorgan kontrolliert. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens ist verpflichtet bei Kontrollen im Rahmen seiner Tätigkeit mitzuwirken und dem Aufsichtsorgan die geforderten Informationen zur Verfügung zu stellen Interne Organisationsmaßnahmen Das Unternehmen setzt geeignete und umfassende Instrumente und Verfahren zur Sicherstellung der Einhaltung der Gesetze und des Verhaltenskodex ein. Eine solche Maßnahme ist die Einführung des Vier-Augen-Prinzips (Unterschriftenregelung) laut Genehmigung- und Kontrollsystem Meldung von Verstößen Der Ruf des Unternehmens, der für Integrität und eine faire Handlungsweise steht, ist ein wichtiges Gut. Mitarbeiter melden Verstöße gegen das Gesetz, firmeninterne Richtlinien und den Verhaltenskodex, sodass Maßnahmen ergriffen werden können. Dabei sind die datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Um Anreize zur Offenbarung und Schadensbegrenzung zu schaffen, werden Mitarbeiter im Rahmen der geltenden Gesetze von disziplinarischen und arbeitsrechtlichen Maßnahmen freigestellt, sofern sie sich an die Vertrauensperson wenden und selbst nur geringfügig an Verfehlungen beteiligt waren Aufsichtsorgan und Verhaltenskodex Jedes Mitglied des Unternehmens Messe Bozen AG ist verantwortlich für die Einhaltung des Verhaltenskodex. Das Aufsichtsorgan überprüft die Einhaltung der jeweiligen Regeln. Das Aufsichtsorgan koordiniert und fördert die Verhaltensstandards und dokumentiert Verstöße und dementsprechende Maßnahmen. Das Aufsichtsorgan ist Ansprechperson zum Thema Verhaltenskodex für Mitarbeiter, Führungskräfte und Geschäftsführung. 7

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