BEARBEITUNGSHINWEISE FÜR DIE RECHNUNGSLISTE

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1 BEARBEITUNGSHINWEISE FÜR DIE RECHNUNGSLISTE 1 Einführung Mit den nachfolgenden Bearbeitungshinweisen möchten wir Ihnen das Ausfüllen der mit den Mittelabrufen bzw. mit dem Verwendungsnachweis einzureichenden Rechnungsliste erleichtern. Dabei haben wir nach unseren Erfahrungen häufig auftretende Probleme und oft gestellte Fragen berücksichtigt. Über weitere Anregungen Ihrerseits für Verbesserungen würden wir uns freuen. 2 Allgemeine Hinweise Weiße Felder Graue Felder sind auszufüllen werden automatisch berechnet und ausgefüllt. Wichtig: Bitte nutzen Sie mindestens Excel 2000 für das Ausfüllen der Rechnungsliste und speichern Sie die Datei spätestens vor Versand an die ILB im Format Excel Arbeitsmappe (*.xls) ab. Grundsätzlich ist beim Ausfüllen der Rechnungsliste Folgendes zu beachten: 1. Die Rechnungsliste ist fortlaufend zu führen. Dazu können Sie die Liste auf Ihrem eigenen Laufwerk speichern und fortschreiben. 2. Die Beträge sind ausschließlich in Euro anzugeben. Bei der Eingabe sind - abgesehen von den Kommata - keine weiteren Zeichen zu verwenden. Anderenfalls können Fehler beim Ausweis der Rechnungsbeträge nach Abzügen oder der zuwendungsfähigen Beträge auftreten. 3. Nicht ausfüllbare Teile der Rechnungsliste sind mit einem Dokumentschutz versehen. Die Summen in den grau unterlegten Spalten werden automatisch berechnet. Die Summenbildung pro Spalte erfolgt automatisch unterhalb des Tabellenkopfes. 4. Bitte fügen Sie keine Formeln und Bezüge in die weißen, ausfüllbaren Felder (z. B. zur Ermittlung der Vorsteuerbeträge) ein, da dadurch die Übertragung der Excel-Liste in unser bankinternes System unmöglich wird. Gleiches gilt für die Programmierung eigener Makros. 5. Bitte nehmen Sie keine Verlinkungen zu anderen von Ihnen erstellten Dateien vor und legen Sie keine zusätzlichen Arbeitsblätter an. 3 Ausfüllhinweise Damit eine eindeutige Zuordnung der eingereichten Rechnungsliste möglich ist, sind folgende Angaben in den entsprechenden Feldern des Formulars unbedingt erforderlich: Stand: Stichtag, zu welchem die Rechnungsliste erstellt wurde Antragsnummer Name des Zuwendungsempfängers/Darlehensnehmers Beim Ausfüllen der einzelnen Spalten ist Folgendes zu beachten: Spalte a lfd. Nr. Die Positionen der Rechnungsliste sind fortlaufend zu nummerieren. Die Nummerierung ist vorgegeben. Bearbeitungshinweise ILB-Rechnungsliste von 6

2 Spalte b Kostengruppe/Ausgabenposition Jede Rechnungslistenposition ist einer Kostengruppe/Ausgabenposition unter Verwendung der entsprechenden Bezeichnung des Kostenplanes/Ausgabenplanes gemäß Zuwendungsbescheid/Darlehensvertrag zuzuordnen. Spalte c Firma/Leistungsbezeichnung Es ist die Firma zu benennen, welche die Ware geliefert bzw. die Leistung erbracht hat. Zusätzlich ist die Art der gelieferten Ware bzw. der erbrachten Bau- oder Dienstleistung anzugeben, z. B. Computer Typ XYX, Los 2, Machbarkeitsstudie etc. Spalte d Rechnungsnummer Hier ist die auf der Rechnung vermerkte Rechnungsnummer einzutragen, ggf. mit dem Zusatz, dass es sich um eine Abschlags- oder Schlusszahlung (AZ oder SZ) bzw. die Auszahlung des Sicherheits- oder Gewährleistungseinbehaltes (SE) zu dieser Rechnung handelt. Spalte e Datum Bestellung/Vertragsabschluss Einzutragen ist das Datum des Abschlusses des die jeweilige Rechnung betreffenden Lieferungs- oder Leistungsvertrages. Sofern die Beauftragung des Lieferanten/Dienstleisters nicht über einen Vertrag, sondern durch Auslösen einer Bestellung erfolgte, ist hier das Bestelldatum einzutragen. Spalte f Datum der Bezahlung (Wertstellung) Datum der Bezahlung ist das Datum der Wertstellung auf dem Konto des Zuwendungsempfängers/Darlehensnehmers bzw. - falls abweichend - des Projektträgers. Das Datum der Buchungsanweisung bzw. -freigabe ist damit nicht gleichzusetzen. Sofern Barzahlungen zugelassen sind, ist das Datum des Kaufbelegs (Rechnung, Kassenbon) oder das Datum der Empfangsbestätigung auf der Quittung bzw. das Datum, mit dem die Auszahlung im Kassenbuch erfasst ist, anzugeben. sind monatlich, ggf. unterteilt nach Mitarbeitern, zu erfassen. Voraussetzung ist, dass alle bestandteile (i. d. R. Nettolöhne bzw. -gehälter, SV-Abgaben und Lohnsteuer) tatsächlich gezahlt wurden. Als Datum der Bezahlung ist das Wertstellungsdatum des zuletzt gezahlten Bestandteils anzugeben. Gemeinkosten: Im Falle der Gemeinkostenquote ist beim Datum der Bezahlung (Wertstellung) auf das Datum der beabsichtigten Unterzeichnung der Rechnungsliste durch den Zuwendungsempfänger abzustellen, d. h. das Datum der Unterschriftenzeile muss mit dem hier erfassten übereinstimmen. Spalte g Rechnungsbetrag brutto (EUR) Hier ist in der Regel der auf der Rechnung ausgewiesene zu zahlende Betrag inklusive Umsatzsteuer auszuweisen. Ausnahmen gibt es bei, Gemeinkosten, Sicherheits- bzw. Gewährleistungseinbehalten und zuwendungsfähiger AfA. Entsprechende Beispiele sind unter Punkt 4 zu finden. Spalte h Skonto brutto - gezogen (EUR) Einzutragen ist der für eine Rechnung gewährte und in Anspruch genommene Skontobetrag inklusive des darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrages. Spalte i Skonto brutto - nicht gezogen (EUR) Einzutragen ist der für eine Rechnung gewährte, wenn auch nicht in Anspruch genommene Skontobetrag inklusive des darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrages. Spalte j Sicherheitseinbehalte/Gewährleistungen brutto (EUR) Sofern für eine Rechnung ein Sicherheits- bzw. Gewährleistungseinbehalt erfolgt, ist der entsprechende Betrag in der Spalte j Sicherheitseinbehalte/Gewährleistungen vom Bearbeitungshinweise ILB-Rechnungsliste von 6

3 Rechnungsbetrag abzusetzen. Die Einzahlung des Sicherheitseinbehaltes auf dem Sperroder Verwahrkonto ist als gesonderte Position in der Rechnungsliste zu erfassen. Auf eine Bürgschaft gezahlte Rechnungsbeträge sind - unabhängig davon, ob die Zahlung im Rahmen der Schlusszahlung oder zu einem späteren Zeitpunkt separat erfolgte - ebenfalls immer getrennt auszuweisen. Entsprechende Beispiele sind unter Punkt 4 zu finden. Spalte k Rechnungsbetrag nach Abzügen brutto (EUR) Der Rechnungsbetrag nach Abzügen brutto ergibt sich folgendermaßen: "Rechnungsbetrag brutto" (Spalte g) abzüglich "gezogener/nicht gezogener Skonto brutto" (Spalten h und i) und Sicherheitseinbehalte/Gewährleistungen brutto (Spalte j). Die Berechnung erfolgt automatisch. Spalte l Umsatzsteuer (Vorsteuer) (EUR) Sofern der Zuwendungsempfänger/Darlehensnehmer bzw. - falls auseinander fallend - der Projektträger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, ist hier die auf den "Rechnungsbetrag nach Abzügen" brutto (Spalte k) anfallende Umsatzsteuer (Vorsteuer) einzutragen. Spalte m Rechnungsbetrag nach Abzügen netto (EUR) Der Rechnungsbetrag nach Abzügen netto (Spalte m) ergibt sich folgendermaßen: "Rechnungsbetrag nach Abzügen brutto" (Spalte g) abzüglich "Umsatzsteuer (Vorsteuer)" (Spalte l). Die Berechnung erfolgt automatisch. Sofern keine Eintragung in der Spalte Umsatzsteuer (Vorsteuer) vorgenommen wurde, ist der "Rechnungsbetrag nach Abzügen netto" identisch mit dem "Rechnungsbetrag nach Abzügen brutto". Spalte n nicht zuwendungsfähiger Betrag (EUR) Sofern eine Rechnung zwar eindeutig der geförderten Maßnahme zuzuordnen ist, jedoch teilweise oder in voller Höhe nicht den zuwendungsfähigen Ausgaben zugerechnet werden kann, ist der nicht zuwendungsfähige Anteil des Rechnungsbetrages in Spalte n nicht zuwendungsfähiger Betrag zu erfassen. Dabei ist Folgendes zu beachten: Wird Vorsteuer gezogen [Eintrag in der Spalte Umsatzsteuer (Vorsteuer)], ist hier der Nettobetrag einzutragen. Anderenfalls erfolgt die Erfassung als Bruttobetrag. Spalte o Zuwendungsfähiger Betrag (EUR) Der zuwendungsfähige Betrag ergibt sich als Differenz aus dem "Rechnungsbetrag nach Abzügen (netto)" (Spalte m) und dem "nicht zuwendungsfähigen Betrag" (Spalte n). Die Berechnung erfolgt automatisch. Spalte p Bemerkungen In dieser Spalte können kurze Erläuterungen zur jeweiligen Rechnungsposition erfasst werden. Dies können z. B. sein: Art des Sicherheitseinbehaltes, Benennung der in der Rechnung enthaltenen nicht zuwendungsfähigen Ausgaben usw. 4 Ausgewählte Erfassungsbeispiele Beispiel 1: Nicht zuwendungsfähiger Betrag bei Vorsteuerabzugsberechtigung Bei Vorsteuerabzugsberechtigung ist in Spalte l ("Umsatzsteuer/Vorsteuer") die im Rechnungsbetrag nach Abzügen (Spalte k) enthaltene Umsatz-/Vorsteuer, d.h. inklusive des auf die nicht zuwendungsfähigen Ausgaben entfallenden Anteils, einzutragen. Der nicht zuwendungsfähige Betrag ist in Spalte n entsprechend als Nettobetrag zu erfassen. Beispiel 2: Rechnung ohne Vorsteuer Wenn keine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht, ist der Rechnungsbetrag brutto in Spalte g ( Rechnungsbetrag brutto ) zu erfassen. Die gezogenen/nicht gezogenen Skonti sowie Sicherheitseinbehalte/Gewährleistungen sind als Bruttobeträge (d. h. inklusive Umsatzsteuer) anzugeben. Bearbeitungshinweise ILB-Rechnungsliste von 6

4 Wenn eine Rechnung keine Umsatzsteuer enthält, ist der Nettobetrag in Spalte g ( Rechnungsbetrag brutto ) einzutragen. Gleiches gilt auch für die gezogenen/nicht gezogenen Skonti sowie Sicherheitseinbehalte/Gewährleistungen, auch wenn die Spaltenbezeichnung u. U. auf Angaben in brutto hinweist. Erläuternd kann in der Spalte Bemerkungen z. B. vermerkt werden, dass keine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht oder in der Rechnung keine Mehrwertsteuer ausgewiesen wurde. Dadurch wird klargestellt, warum in Spalte l ( Umsatzsteuer ) kein Wert eingetragen wurde. Beispiel 3: Rechnung mit gezogenem Skonto Wurde bei einer Rechnung ein Skonto eingeräumt und dieser auch in Anspruch genommen, ist der Betrag in Spalte h einzutragen. Da ein Skonto in der Regel auf den Bruttobetrag gewährt wird, ist bei der Angabe der Umsatzsteuer (Vorsteuer) in Spalte l darauf zu achten, dass nur der Umsatzsteuerbetrag bezogen auf den Rechnungsbetrag nach Abzügen brutto (Spalte k) einzutragen ist. Beispiel 4: Rechnung mit nicht gezogenem Skonto Wurde bei einer Rechnung ein Skonto eingeräumt, dieser jedoch nicht in Anspruch genommen, ist der Skontobetrag, ungeachtet der Nichtinanspruchnahme, in Spalte h einzutragen. Da ein Skonto in der Regel auf den Bruttobetrag gewährt wird, ist bei der Angabe der Umsatzsteuer (Vorsteuer) in Spalte l darauf zu achten, dass nur der Vorsteuerbetrag bezogen auf den Rechnungsbetrag nach Abzügen brutto (Spalte k) eingetragen wird. Beispiel 5: Rechnung mit Abschlagszahlungen (AZ) Erfolgen zu einem Auftrag mehrere Abschlagszahlungen, sind diese jeweils in einer separaten Zeile der Rechnungsliste zu erfassen. Bitte achten Sie darauf, dass bei allen Abschlagszahlungen zu einem Auftrag die Angaben in den Spalten b, c und e identisch sind. Nur so lassen sich die Teilzahlungen dem entsprechenden Auftrag korrekt zuordnen. Beispiel 6 a-c: Erfassung eines Sicherheitseinbehaltes (SE) und dessen Auszahlung Erfolgt z. B. im Rahmen einer Schlusszahlung ein Sicherheits- oder Gewährleistungseinbehalt, ist der nicht ausgezahlte Betrag in der Spalte j ( Sicherheitseinbehalte/Gewährleistungen brutto ) anzugeben. Da es sich um einen Bruttoeinbehalt handelt, ist in Spalte l die Umsatzsteuer nur bezogen auf den tatsächlich gezahlten Betrag (Spalte k) anzugeben. Wird der Sicherheitseinbehalt aus den Abschlagszahlungen mit der Schlussrechnung reduziert (z. B. von 10 % auf 5 %), ist der Betrag, um den sich der Gesamtbetrag des Sicherheitseinbehaltes mit der Schlussrechnung verringert, mit negativem Vorzeichen in der Spalte j ( Sicherheitseinbehalte/Gewährleistungen brutto ) einzugeben. Dadurch erhöht sich für die Rechnungslistenposition der Schlussrechnung der Rechnungsbetrag nach Abzügen brutto in der Spalte k um den Betrag des Sicherheits- bzw. Gewährleistungseinbehaltes, der mit der Schlusszahlung ausgezahlt wird. Die gleichzeitige oder zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommene Zahlung des Sicherheits- oder Gewährleistungseinbehaltes auf ein Sperr- oder Verwahrkonto oder bei Erhalt einer Bürgschaft direkt an den Auftragnehmer ist als separate Position in der Rechnungsliste abzubilden. In den Spalten b, c und e sind die Daten des Auftrags anzugeben, dem der Einbehalt zuzuordnen ist. Als Rechnungsbetrag brutto ist in Spalte g der Wert 0,00 zu erfassen. In der Spalte j ( Sicherheitseinbehalte/Gewährleistungen brutto ) ist der Sicherheits- bzw. Gewährleistungseinbehalt mit negativem Vorzeichen (z.b ,00) einzugeben. Außerdem ist die auf den Betrag entfallende Umsatzsteuer in Spalte l anzugeben. Unter Bemerkungen (Spalte p) sollte vermerkt werden, ob der Einbehalt auf ein Sperr- oder Verwahrkonto oder gegen Erhalt einer Bürgschaft an den Auftragnehmer überwiesen wurde. Bearbeitungshinweise ILB-Rechnungsliste von 6

5 Bitte beachten Sie, dass bei der Überweisung auf ein Sperr- oder Verwahrkonto als Datum der Bezahlung (Spalte f) das Wertstellungsdatum des Betrages auf diesem Konto zu erfassen ist, und dass in den Spalten h und i (Skonto brutto gezogen/nicht gezogen) keine Werte eingegeben werden dürfen. Für den Fall, dass Leistungen im Rahmen der Gewährleistung durch einen anderen als den ursprünglichen Auftragnehmer erbracht werden (Ersatzvornahme) und der noch nicht ausgezahlte Sicherheits-/Gewährleistungseinbehalt zur Bezahlung der Rechnung des neuen Auftragnehmers eingesetzt wird, ist diese Rechnung mit einem entsprechenden Verweis auf die Rechnung für die Hauptleistung in der Spalte Bemerkungen zu erfassen. Beispiel 7: Erfassung einer Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung Erfolgt auf eine Rechnung, die als bereits bezahlt in der Rechnungsliste erfasst wurde, eine Gutschrift mit Erstattung eines Teil- oder des Gesamtbetrages, ist diese in einer separaten Rechnungslistenposition zu erfassen. Bitte achten Sie darauf, dass die Angaben in den Spalten b, c und e mit denen der Rechnung übereinstimmen, für die die Gutschrift gewährt wurde. Als Datum der Bezahlung (Spalte f) ist der Tag der Wertstellung des gutgeschriebenen Betrages auf dem Empfängerkonto anzugeben. Für andere Rückzahlungsvarianten ist das Datum analog den Ausfüllhinweisen für Spalte f zu ermitteln. Wichtig: Der gutgeschriebene Betrag und ggf. darauf entfallende anteilige Abzüge, Umsatz-/Vorsteuer und nicht zuwendungsfähige Beträge sind grundsätzlich mit negativem Vorzeichen (z. B. -120,00) zu erfassen. Beispiel 8: Rechnung mit ausgewiesenem Rabatt In der Regel werden gewährte Rabatte nicht in einer Rechnung aufgeführt. Sollte dies in Ausnahmefällen jedoch erfolgen, ist der Rabattbetrag in der Spalte h ( Skonto brutto gezogen ) anzugeben. Erläuternd ist in der Spalte p ( Bemerkungen ) zu erfassen, dass es sich bei dem angegebenen Skontobetrag tatsächlich um einen Rabatt handelt. Beispiel 9: Wiederkehrende Zahlungen von Personalkosten/-ausgaben Regelmäßige Zahlungen von sind für den jeweiligen Monat (ggf. getrennt nach Mitarbeitern) zu einem Betrag zusammenzufassen und als eine Rechnungslistenposition abzubilden. Als "Datum der Bezahlung Wertstellung" ist das Wertstellungsdatum des zuletzt gezahlten bestandteils (Nettolohn bzw. -gehalt, SV- Abgaben oder Lohnsteuer) anzugeben. Im Rechnungsbetrag dürfen nur enthalten sein, die tatsächlich für Tätigkeiten im Rahmen der geförderten Maßnahme angefallen sind. In Spalte p ( Bemerkungen ) ist anzugeben, für welchen Zeitraum die Zahlung erfolgt ist. Beispiel 10: Erfassung von geförderter AfA Soweit programmspezifisch zuwendungsfähig, ist die AfA auf gebrauchte bzw. neue Wirtschaftsgüter in der Rechnungsliste zu erfassen. Dabei sind nur bereits im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Aufwand verbuchte Beträge zu berücksichtigen und zeitraumbezogen (z. B. pro Wirtschaftsjahr) in einer separaten Rechnungslistenposition abzubilden. Als "Datum der Bezahlung (Wertstellung)" gilt das Buchungsdatum. Unter Bemerkungen ist der Zeitraum, für den die AfA verbucht wurde, anzugeben. Beispiel 11 a-c: Gemeinkosten-Vorlage von Einzelbelegen (Indirekte Ausgaben)/Gemeinkostenquote Werden für Gemeinkosten (Indirekte Ausgaben) einzelne Belege abgerechnet, so sind diese zeilenweise mit ihrem jeweiligen Wertstellungsdatum in der Rechnungsliste zu erfassen. Wird mittels Gemeinkostenquote abgerechnet, so sind je nach festgelegter Bezugsbasis die abgerechneten direkten Projektausgaben (netto) um die Gemeinkosten entsprechend Bearbeitungshinweise ILB-Rechnungsliste von 6

6 der Quote zu erhöhen. Die einzelnen Beträge für die Gemeinkosten sind zu addieren und in der Rechnungsliste als eine Position "Gemeinkosten" zu erfassen. 5 Hinweise für den Ausdruck Bitte legen Sie vor dem Ausdrucken den Druckbereich fest. Markieren Sie dazu den zu druckenden Bereich und nutzen Sie die Excel-Funktion Druckbereich festlegen. In der Druckvorschau/Seitenansicht können Sie die Seitenränder für eine optimale Druckansicht einrichten. Für den Ausdruck selbst nutzen Sie die Funktion Drucken bzw. das Druckersymbol in der Menüleiste. 6 Hinweise für den Versand Die Rechnungsliste ist der ILB zum Mittelabruf bzw. Verwendungsnachweis sowohl in Papierform auf dem Postweg als auch in Form einer Excel-Datei auf CD oder per zuzusenden. Versand in Papierform Die ausgedruckte Rechnungsliste ist vor Versand an die ILB auf der ersten Seite rechtsverbindlich durch den Zuwendungsempfänger bzw. den Darlehensnehmer zu unterschreiben und mit einem Siegel bzw. Stempel zu versehen. Entsprechend den spezifischen Festlegungen für das Förderprogramm ist die Richtigkeit der Angaben darüber hinaus durch den Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer oder den Architekten zu bestätigen (mit Unterschrift und Stempel). Versand per Um eine fehlerfreie Übertragung der Excel-Datei per zu gewährleisten, beachten Sie bitte folgende Hinweise: 1. Wählen Sie einen kurzen Dateinamen (maximal 8 Zeichen). 2. Versehen Sie die Datei nicht mit einem Passwortschutz gegen das Öffnen durch Dritte. 3. Speichern Sie die Datei im Format Excel Arbeitsmappe (*.xls) ab. 4. Achten Sie darauf, dass die Datei nicht mehr als 5 MB umfasst. Eine ZIP- Komprimierung kann verwendet werden, jedoch ist auch hier auf einen Passwortschutz zu verzichten. Darüber hinaus möchten wir Sie bitten, vor Versenden der nochmals zu prüfen, ob die -Adresse des Empfängers korrekt ist und der angegebene Betreff eine eindeutige Zuordnung der beim Empfänger möglich macht. Wir empfehlen, in der Betreffzeile Antragsteller und die Antragsnummer anzugeben. Versand als CD Beim Versand per CD besteht die Möglichkeit, die Excel-Datei durch ein Passwort vor dem Öffnen durch Dritte zu schützen. Dass Passwort ist dem zuständigen Bearbeiter der ILB getrennt von der CD zu übermitteln. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen Bearbeiter! Bearbeitungshinweise ILB-Rechnungsliste von 6

7 Rechnungsliste Stand: (Datum) Antragsnummer: Zuwendungsempfänger/Darlehensempfänger: Maximilian Mustermann, Musterweg 1, Musterstadt Für die Richtigkeit der folgenden Angaben zeichnen: (subventionserhebliche Tatsache im Sinne von 264 des Strafgesetzbuches) Musterstadt, 15. November 2010 Ort, Datum Unterschrift(en) des Zuwendungsempfängers bzw. Darlehensnehmers / Stempel bzw. Siegel Ort, Datum Unterschrift des Steuerberaters bzw. Wirtschaftsprüfers / Unterschrift des Architekten / Stempel Die Rechnungsliste ist per oder CD im Excel-Format sowie in Papierform einzureichen. Hinweise: (1) Umsatzsteuer (Vorsteuer) bezogen auf den Rechnungsbetrag nach Abzügen brutto (2) wenn keine Vorsteuerabzugsberechtigung, dann Bruttobetrag / wenn Vorsteuerabzugsberechtigung, dann Nettobetrag 1 Maschinen/ Einrichtungen Metallbau Müller/Los /HZ , , , , ,00 nicht zuwendungsfähiger ,40 Anteil (netto) Beispiel 2: Erfassung einer Rechnung ohne Vorsteuer 2 Ausstattung Tischmanufaktur/ Möbel Verwaltung GH 76/ , , ,25 keine Vorsteuerabzugsberechtigung ,25 Beispiel 3: Erfassung einer Rechnung mit gezogenem Skonto XX-Consult/ Beratung März 3 Beratungsleistung 2010 Ber 999/ ,00 68, ,54 535, , ,94 Skonto gezogen Beispiel 4: Erfassung einer Rechnung mit nicht gezogenem Skonto Das Buch 4 Lehrmittel GmbH/Bücher 111/ ,80 10,70 524,10 83,68 440,42 440,42 Skonto nicht gezogen Beispiel 5: Erfassung einer Rechnung mit Abschlagszahlungen (AZ) 5 Meier/Los / 1. AZ , , , , ,23 1. Abschlagszahlung 6 Meier/Los / 2. AZ , , , , ,50 2. Abschlagszahlung Beispiel 6 (a): Erfassung von Einbehalt und Auszahlung eines Sicherheiteinbehaltes (SE) auf ein Sperrkonto 7 Meier/Los / SZ , , , , ,72 Schlusszahlung mit ,72 Sicherheitseinbehalt 8 Meier/Los / SE , , ,00 798, ,68 Auszahlung Sicherheitseinbehalt auf 4.201,68 Sperrkonto Beispiel 6 (b): Erfassung von Einbehalt und Auszahlung eines Sicherheiteinbehaltes (SE) gegen Bürgschaft nach Vorlage der Bürgschaftsurkunde 9 Meier/Los /SZ , , , , ,72 Schlusszahlung mit ,72 Sicherheitseinbehalt 10 Meier/Los / SE , , ,00 798, ,68 Auszahlung Sicherheitseinbehalt nach Vorlage 4.201,68 Bürgschaftsurkunde Beispiel 6 (c): Erfassung von Einbehalt und Auszahlung eines Sicherheiteinbehaltes bei Reduzierung des Einbehaltes bei Schlussrechnung und Zahlung gegen Bürgschaft mit der Schlusszahlung 1. Abschlagszahlung Skonto brutto Sicherheitseinbehalte/ Rechnungsbetrag Rechnungbetrag Datum der Rechnungsbetrag Gewährleistungen nach Abzügen Umsatzsteuer nach Abzügen nicht zuwendungs- zuwendungs- Kostengruppe/ Firma/Leistungs- Rechnungs- Datum Bestellung/ Bezahlung brutto gezogen nicht gezogen brutto brutto (Vorsteuer) (1) netto fähiger Betrag (2) fähiger Betrag Lfd. Nr. Ausgabenposition bezeichnung nummer Vertragsabschluss (Wertstellung) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) Bemerkungen a b c d e f g h i j k (= g - h - i - j) l m (= k - l) n o (= m - n) p Summen: ,65 428,50 10,70 0, , , , , ,96 11 Beispiel 1: Erfassung eines nicht zuwendungsfähigen Betrages bei Vorsteuerabzugsberechtigung Meier/Los / 1. (10 % AZ , , , , , ,50 Sicherheitseinbehalt) 12 Meier/Los 2 2. Abschlagszahlung / 2. AZ , , , , ,45 (10 % ,45 Sicherheitseinbehalt) 13 Schlusszahlung Meier/Los / SZ , , , , ,37 (Reduzierung SE auf ,37 %) Seite 1 von 2

8 Skonto brutto Sicherheitseinbehalte/ Rechnungsbetrag Rechnungbetrag Datum der Rechnungsbetrag Gewährleistungen nach Abzügen Umsatzsteuer nach Abzügen nicht zuwendungs- zuwendungs- Kostengruppe/ Firma/Leistungs- Rechnungs- Datum Bestellung/ Bezahlung brutto gezogen nicht gezogen brutto brutto (Vorsteuer) (1) netto fähiger Betrag (2) fähiger Betrag Lfd. Nr. Ausgabenposition bezeichnung nummer Vertragsabschluss (Wertstellung) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) Bemerkungen a b c d e f g h i j k (= g - h - i - j) l m (= k - l) n o (= m - n) p Auszahlung Sicherheitseinbehalt gegen Bürgschaft mit 14 Meier/Los / SE , , , , , ,81 Schlusszahlung Beispiel 7: Erfassung einer Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung XX- Consult/Beratung 15 Beratungsleistung März /10 (Gutschrift) ,00-5,96-292,04-46,63-245,41-245,41 Gutschrift Beispiel 8: Erfassung einer Rechnung mit ausgewiesenem Rabatt 16 Außenanlagen Grüner Garten GmbH/Sitzgruppe 504/00435 GHLB ,65 366, , , ,60 Rabatt unter Skonto 9.926,60 erfasst Beispiel 9: Erfassung von 17 P. Musterfrau Oktober , , ,00 10/2010 gemäß 3.567,00 separater Aufstellung Beispiel 10: Erfassung von AfA 18 AfA Afa für neue Anlage AfA für , , ,00 in 2009 gebuchte AfA für 2.550,00 neue Anlage Beispiel 11 (a): Gemeinkosten - Vorlage von Einzelbelegen (Indirekte Ausgaben) 19 Anlagen PC Technik GmbH / , , , , ,05 Anschaffung 10 PCs 10/2010 gemäß 20 P. Musterfrau Okt , , , ,00 separater Aufstellung Ausgaben gemäß 21 Miete Hausverwaltung November , , , ,00 Verteilerschlüssel 22 Kommunikation Telefonanbieter Oktober ,00 125,00 125,00 Ausgaben gemäß 125,00 Verteilerschlüssel 23 Steuerberatung Steuerberatungsgesellschaft 3. Quartal ,00 350,00 350,00 Ausgaben gemäß 350,00 Verteilerschlüssel Beispiel 11 (b): Gemeinkostenquote 5 % (Bezugsbasis = und weitere zuwendungsfähige Ausgaben) 24 Anlagen PC Technik GmbH / , , , , ,05 Anschaffung 10 PCs 10/2010 gemäß 25 P. Musterfrau Okt , , , ,00 separater Aufstellung 26 Gemeinkosten ,60 808,60 808,60 Bezugsbasis = Summe 808,60 netto 23 und 24 Beispiel 11 (c): Gemeinkostenquote 5 % (Bezugsbasis = ) 27 Anlagen PC Technik GmbH / , , , , ,05 Anschaffung 10 PCs 10/2010 gemäß 28 P. Musterfrau Okt , , , ,00 separater Aufstellung 29 Gemeinkosten ,35 178,35 178,35 Bezugsbasis sind lediglich die 178,35 Seite 2 von 2

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