Rechnen mit Excel - (K)ein Kinderspiel

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1 Grundlagen 1 Grundlagen 1.1 Grundrechenarten Excel unterscheidet - wie wir es aus der Schulzeit kennen - 4 Grundrechenarten: Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division. Die Darstellung der Rechenoperatoren unterscheidet sich allerdings von unserer gebräuchlichen Schreibweise: Rechenart: Schulrechnen: Excel-Darstellung: Addition + + Subtraktion Multiplikation x * Division / Überdies gilt auch bei Excel die Vorfahrtsregelung Punkt vor Strich, also ergibt die Rechnung * 10 = 52 aber (2 + 5) * 10 = 70 Achtung: Die Leerschritte wurden hier nur der Übersicht halber eingegeben, im Excel Arbeitsblatt lassen Sie sie bitte weg! 1.2 Aufbau einer Excel-Formel Der Aufbau jeder Excel-Formel (=Excel-Funktion) lautet: =name(bereich) =summe(a1:b5) =mittelwert(b1:b12) =heute() also beispielsweise: oder aber auch So einfach bleibt es natürlich nicht. Der eingeklammerte Bereich benötigt bei den komplexeren Formeln oft noch weitere Angaben, aber so weit sind wir im Augenblick noch nicht. 1.3 Übung zu den Grundlagen Öffnen Sie die mitgelieferte Höck-Übungsdatei. Markieren Sie Zelle L2 und geben ein: =J2+K2. Tipp: Die Zelladressen müssen Sie nicht eintippen, Sie brauchen lediglich die der jeweilige Zelle anzuklicken. Bestätigen Sie mit Computeria-Höck Januar 2013 Copyright Positiv Consulting GmbH Seite 1

2 Grundlagen Übertragen Sie die Formel nach unten auf die übrigen Leerzellen, indem Sie mit der Maus auf die untere, rechte Zellrand-Ecke zeigen, bis ein schwarzes Fadenkreuz erscheint. Ziehen Sie an dem Kreuz abwärts (Abb. 1) bis zur letzten Leerzelle L19 (vorher durchatmen!) und lassen los. Voilà! Bilden Sie nun die Auto-Summe der Spalte J Beitrag, indem Sie die Ergebniszelle J20 markieren und danach im Register Start, Bereich Bearbeiten auf dem AutoSumme-Symbol klicken. Kontrollieren Sie, ob der Bereich wie in Abb. 2 angezeigt wird. Bestätigen Sie die Berechnung mit Übertragen Sie die Formel nun nach rechts auf die Zellen K20 und L20 durch nach rechts Ziehen mit dem schwarzen Fadenkreuz wie oben beschrieben. Abb. 1: Ausfüllen einer Formel Abb. 2: Arbeiten mit der AutoSumme Eigene Notizen Computeria-Höck Januar 2013 Copyright Positiv Consulting GmbH Seite 2

3 Fortgeschrittener Umgang mit Tabellen 2 Fortgeschrittener Umgang mit Tabellen 2.1 Umwandeln einer Liste in eine Tabelle Weitere schnelle Rechenwerkzeuge wie die AutoSumme stellt Ihnen Excel mit der so genannten Ergebniszeile zur Verfügung. Aber dafür müssen Sie Ihre Liste erst in eine Tabelle umwandeln. Um die Berechnungen nicht doppelt auszuführen, löschen Sie bitte zunächst die Werte der Zeile 20. Klicken Sie dann innerhalb der Liste. Wählen Sie nun im Register Start, Bereich Formatvorlagen auf den Schalter Als Tabelle formatieren. Wählen Sie aus der Liste der Layouts ein Muster aus (ist später jederzeit wieder änderbar!) und bestätigen dann den vorgeschlagenen Bereich mit OK. Abb. 3: Eine Liste in eine Tabelle umwandeln und formatieren Gefällt Ihnen das Muster im Nachhinein nicht mehr? Kinderspiel: Klicken Sie innerhalb der Tabelle, und wählen im Register Tabellentools Entwurf, Bereich Tabellenformatvorlagen ein neues Muster aus. Ausser der schnellen Formatierung stellt Excel weitere, funktionstüchtige Werkzeuge zur Verfügung. Zwei davon sollen hier vorgestellt werden: Die Ergebniszeile und die Filterfunktion Die Ergebniszeile Die Ergebniszeile hält für jede Spalte separat Rechenwerkzeuge bereit, die Sie nach Herzenslust ausprobieren können. Wollen Sie keine Berechnungen mehr, schalten Sie die Ergebniszeile einfach wieder aus. Sie finden sie, indem Sie in der Tabelle klicken und im Register Tabellentools Entwurf, Bereich Optionen für Tabellenformat bei Ergebniszeile einen Haken setzen. Abb. 4: Die Ergebniszeile anzeigen Beobachten Sie die neue Ergebniszeile am Ende Ihrer Liste. Beim Markieren der Ergebniszelle jeder Spalte erscheint ein kleiner Pfeil, hinter dem sich ein Menü mit Formeln verbirgt. Probieren Sie in den einzelnen Spalten die verschiedenen Formeln aus, beispielsweise: In Spalte B Anrede die Formel Anzahl In Spalte J Beitrag und K Spende die Formel Summe In Spalte H Geb.Dat die Formeln Maximum und Minimum und später, wenn wir die Tabelle sortiert und nummeriert haben, In Spalte A Nr. die Formel Anzahl Zahlen. Bitte beachten Sie hierbei dann den Unterschied zwischen Summe und Anzahl Zahlen! Computeria-Höck Januar 2013 Copyright Positiv Consulting GmbH Seite 3

4 Fortgeschrittener Umgang mit Tabellen Die Filterfunktion Haben Sie die kleinen Pfeile neben der Überschrift jeder Zeile bemerkt? Hinter diesen raffinierten Pfeilen versteckt sie ein Filter, mit dem Sie die darunterliegende Spalte nach Inhalten filtern können. Klicken Sie einfach die Pfeile an und stellen fest: Alle Inhalte angehakt bedeutet, dass Sie alle Listeneinträge sehen. Haken Sie die Einträge ab, die Sie ausfiltern, also ausblenden möchten. Lassen Sie sich beispielsweise in Spalte B Anrede nur die Damen anzeigen, indem Sie den Haken bei Herr entfernen. Beachten Sie, dass sich sogar die Einträge in der Ergebniszeile der Selektion anpassen! Tipp: Selbst beim Drucken denkt Excel mit: Die Pfeile an den Spaltenüberschriften werden beim Ausdruck unterdrückt. 2.2 Sortieren einer Tabelle Abb. 5: Die Tabelle filtern Nun bringen wir Ordnung in den Namenssalat. Unsere Tabelle soll nach den Namen sortiert werden, in zweiter Instanz nach den Vornamen. Klicken Sie innerhalb der Tabelle - markieren Sie keine Einzelspalten! - und rufen im Register Daten, Bereich Sortieren und Filtern die Funktion Sortieren auf. Stellen Sie den Bereich Sortieren nach auf Name. Klicken Sie anschliessend auf den Button Ebene hinzufügen. Stellen Sie den Bereich Dann nach auf Vorname. Starten Sie den Sortiervorgang mit OK. Abb. 6: Die Tabelle nach Namen sortieren Tipp: Und wieder denkt Excel mit: Die Überschriften- und die Ergebniszeile wurden beim Sortiervorgang nicht angetastet. Füllen Sie nun noch die Spalte Nr. mit Leben, indem Sie in die erste Leerzelle eine 1 eingeben, in die zweite eine 2, dann beide Zellen markieren und nun mit dem inzwischen bekannten Ausfüllkreuz die Leerzellen nach unten mit Zahlen ausfüllen. Computeria-Höck Januar 2013 Copyright Positiv Consulting GmbH Seite 4

5 Rechen für Profis - und die es werden wollen 3 Rechnen für Profis - und die es werden wollen 3.1 Rechnen mit dem Datum Dass man mit Excel Zahlen berechnen kann, ist bekannt. Aber dass man sogar das Alter eines Menschen, eines Gegenstandes oder eines Zeitraumes bestimmen kann, klingt schon ein wenig nach Zauberei. Woher will Excel wissen, wie alt ich bin? Nun, Excel kennt das heutige Datum. Warum? Weil jeder Computer eine Uhr mit Kalender eingebaut hat (zeigen Sie doch mal in die rechte untere Ecke Ihres Computers und halten auf die Uhrzeit - nach wenigen Sekunden erscheint dort das heutige Datum). Und genau dieses Datum kann Excel über die Heute-Funktion abfragen. Wenn Sie Excel dazu noch mit Ihrem Geburtsdatum füttern, diese beiden Daten voneinander abziehen, rechnet Excel Ihr aktuelles Alter aus. Probieren Sie selbst: =(heute()-tt.mm.jjjj)/365 ergibt das Alter. Achtung: Die Klammern um den Subtraktionsbereich müssen sein, Punkt vor Strich! Achtung: Geteilt durch 365, weil Excel sonst das Alter in Tagen ausgibt. In unserer Adress-Tabelle können Sie das Gelernte sogleich anwenden. Berechnen Sie in der Spalte I Jahre das Alter der Personen wie oben beschrieben. Die Formel für die erste Zeile lautet somit: =(heute()-h2)/365 Dank der Formatierung der Liste als Tabelle kopiert Excel das Ergebnis vorsorglich gleich automatisch nach unten. Zur Wiederholung: Lassen Sie in der Ergebniszeile das Durchschnittsalter der Personen anzeigen (=Mittelwert). 3.2 Trennen von Einträgen einer Spalte durch Teilen der Spalte Mit der Funktion Text in Spalten können Sie die Einträge einer Spalte auf zwei Spalten verteilen. In unserer Tabelle soll dies anhand der Spalten F Ort und G Telefon gezeigt werden. Beispiel 1: Aufteilen der Spalte Ort in die Spalte Ort und eine separate Spalte PLZ Legen Sie zunächst vor der Spalte Ort eine neue, leere Spalte an: Markieren Sie die Spalte F und drücken danach Ctrl+ Schreiben Sie die neue Überschrift PLZ. Markieren Sie die Inhalte der Spalte Ort - ohne die Ergebniszeile. Klicken Sie im Register Daten, Bereich Datentools auf den Button Text in Spalten. Abb. 7: Die Spalte einer Tabelle teilen Computeria-Höck Januar 2013 Copyright Positiv Consulting GmbH Seite 5

6 Rechen für Profis - und die es werden wollen Es folgt der dreiteilige Textkonvertierungs-Assistent (nicht über den Namen erschrecken, eigentlich soll er uns ja helfen ) Akzeptieren Sie im Schritt 1 den Dateityp getrennt und klicken auf Weiter Wechseln Sie im nächsten Schritt 2 das Trennzeichen auf Leerzeichen und klicken auf Weiter.. Belassen Sie im letzten Schritt das Datenformat der neuen Spalte auf Standard. Löschen Sie den Eintrag im Feld Zielbereich. Markieren Sie dann im Hintergrund in der Tabelle durch Ziehen den Bereich F2:F19. Klicken Sie danach auf Fertig stellen. Bei der anschliessenden Frage, ob der Zielbereich überschrieben werden soll (es sind ja nur Leerzellen, aber diese Frage flösst immer Respekt ein!), klicken Sie tapfer auf ja. Als Belohnung erscheinen nun die Postleitzahl und der Ort getrennt in zwei Spalten. Gut gemacht! Beispiel 2: Aufteilen der Spalte Telefon in die Spalte Telefon und eine separate Spalte Vorwahl. Im Grunde gilt fast die gleiche Vorgehensweise, wobei Sie die neue Leerspalte vor der Spalte Telefon einfügen. Wiederholen Sie die oben gezeigten Schritte bis zum Schritt 3. Hier gilt es aufzupassen: Damit Excel in der neuen Spalte die führenden Nullen der Vorwahl nicht unterdrückt, muss das Datenformat der Spalte auf Text gesetzt werden. Die anschliessend an den Zahlen gezeigten grünen Ecken sind ein reiner Schönheitsfehler. Markieren Sie die Zahlen und wählen aus dem Optionen-Menü die Auswahl Fehler ignorieren. Dann ist Schluss mit den Ecken. Abb. 8: Der dritte Schritt des Textkonvertierungs-Assistenten Computeria-Höck Januar 2013 Copyright Positiv Consulting GmbH Seite 6

7 Rechen für Profis - und die es werden wollen 3.3 Rechnen mit der Zeit Das Zeiterfassungsblatt Im nächsten Beispiel soll mit Uhrzeiten gerechnet werden: Das klassische Beispiel eines Zeiterfassungsblattes mit Kommt- und Gehtzeiten, Ist-Zeiten, Fehlzeiten und Überstunden. Öffnen Sie die mitgelieferte Höck-Übungsdatei Zeiterfassung Flury GmbH.xlsx. Geben Sie zunächst in der Spalte A das Monatsdatum ein. 1. Markieren Sie die Zelle A4 und geben das Startdatum ein, z. B Kopieren Sie das Datum bis zum Monatsende nach unten, indem Sie am Ausfüllkästchen ziehen (vgl. S. 2 dieser Unterlage). 3. In Spalte B übertragen Sie das Datum aus Spalte A und geben es als Wochentag aus. Markieren Sie die Zelle B4 und schreiben: =A4. 4. Markieren Sie die Zelle B4 erneut. Rufen Sie das Format der Zelle auf über das Register Start - Bereich Zahl und dort den kleinen Pfeil zum Öffnen des Menüs. 5. Wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert und verändern rechts den Typ wie im Bild dargestellt auf TTT. Klicken Sie auf OK. 6. Kopieren Sie das Datum nach unten mit dem Ausfüllkästchen. Abb. 9: Das Datum als Wochentag ausgeben 7. Die Zeiten in den Spalten C und D sind individuelle Eingaben. Beachten Sie den Doppelpunkt zwischen Stunde und Minute, also z. B. Kommt 08:00, geht 16: Für die Spalte E, Ist, bilden Sie die Differenz aus kommt und geht, also =D4-C4. 9. Um das Stundenergebnis dezimal ausgeben zu lassen, also nicht 08:00, sondern 8.00, erweitern Sie die Formel wie folgt: =(D4-C4)*24 und formatieren die Zelle im Zahlenformat (siehe Abb. 10). Computeria-Höck Januar 2013 Copyright Positiv Consulting GmbH Seite 7

8 Rechen für Profis - und die es werden wollen Abb. 10: Die Arbeitszeit dezimal ausgeben 10. Voilà. Kopieren Sie die Formel nach unten. 11. Spalte F, die Sollzeiten, sind fest eingegebene Stundenzahlen. 12. Die Spalte G, Über- bzw. Minusstunden, errechnen sich aus der Differenz von Soll und Ist, also E4-F4. Das Ergebnis wird wahrscheinlich dezimal ausgegeben, Sie können es aber auch als Stunden- und Minutenangabe haben. Dafür gehen Sie wie in Schritt 9 beschrieben einfach rückwärts: Teilen Sie das Ergebnis durch 24, also (E4-F4)/24 und formatieren Sie die Zelle im Uhrzeitformat. 13. Kopieren Sie auch diese Formel nach unten mit dem Ausfüllkästchen. Eigene Notizen Und nun viel Spass beim Ausprobieren! Computeria-Höck Januar 2013 Copyright Positiv Consulting GmbH Seite 8