MEHRWERK. Elektronische Gelangensbestätigung SAP ERP

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1 MEHRWERK Elektronische Gelangensbestätigung für SAP ERP

2 Rechtliche Anforderungen Seit dem , eine Übergangsfrist besteht bis zum , gelten neue Nachweispflichten für das Vorliegen einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung. Neben einer qualifizierten Prüfung der USt-IdNr. hier muss ein neues Dokument vorliegen, welches den Nachweis erbringt, dass die Ware tatsächlich an den Zielort gelangt ist, die sog.gelangensbestätigung. Der deutsche Gesetzgeber verpflichtet damit den ausländischen Abnehmer zur Mitwirkung den deutschen Versender, den Nachweis zu erbringen. Die Gelangensbestätigung muss dabei die vom BMF* vorgegebenen Inhalte zeigen in den Sprachen Deutsch, Englisch oder Französisch vorliegen vom Abnehmer unterschrieben sein. *Bundesministerium für Finanzen Seite 2

3 Maschineller Prozess ist möglich Mit dieser Lösung haben Sie nun die Möglichkeit, die Gelangensbestätigung bereits vorausgefüllt direkt aus SAP ERP heraus zu erzeugen und zu versenden. Dies kann Entweder über ein Druckformular per Druck, Fax oder (PDF) oder alternativ über Ein Interaktives PDF Formular (SIFbA*) geschehen, welches elektronisch übermittelt und auch wieder empfangen werden kann. Dieses Verfahren bietet zudem die Möglichkeit, die Texte beim Empfänger in beliebiger Sprache zur Anzeige zu bringen, nach dem Ausfüllen digital zu signieren, und direkt an den Versender zurückzusenden. Optional kann das Formular auch über ein Portal dem Abnehmer bereitgestellt werden. Die digitale Signatur kann zuvor vom SAP -System für den Abnehmer zur Verfügung gestellt werden. In der Eingangsverarbeitung werden die Dokumente entgegen genommen, als SAP -Dokumentenstamm angelegt oder ins Archiv abgelegt und mit den zugehörigen Vertriebsdokumenten verknüpft. Beim interaktiven Verfahren geschieht dies komplett maschinell. Jedes Dokument unterliegt einem statusbasierten Logging. So kann das Erinnerungsverfahren auf überfällige Gelangensbestätigungen prüfen und erzeugt Dokumente welche ebenfalls elektronisch an den Abnehmer übermittelt werden. *SAP Interactive Forms based on Adobe Seite 3

4 Ausgangverarbeitung Erzeugung der Gelangensbestätigung (GLB) in SAP ERP als Interaktives PDF Druckformular Aus den Vertriebsbelegen über die SAP ERP Nachrichtensteuerung oder periodisch als Sammelverarbeitung. Protokollierung der Vorgänge im Log für Folgebearbeitung Nachrichtensteuerung Lieferung Ausgang SAP ERP Rechnung Transport Erzeugen der GLB* GLB als interaktives Formular by Adobe (SIFbA) *Gelangensbestätigung Sammelver arbeitung Verbuchung im LOG LOG GLB als Druckformular Druck/Fax/ (PDF) Seite 4

5 Eingangsverarbeitung Einlesen eingehender GLBs Zuordnung von Vertriebsbelegen Ablage in SAP ERP Dokumentenstamm oder Archiv Erinnerungsverfahren Erstellen von Dokumenten überfälliger GLBs SAP ERP Eingangsverarbeitung Einlesen der Gelangsbestätigung Dokument ablegen/zuordnen Erinnerungsverfahren Erzeugen von Erinnerungen basierend auf Dokumentenstatus GLB als einfaches oder interaktives PDF Dokumente zur Erinnerung der GLB Seite 5

6 Logging Kontrolle aller aus- und eingehenden Dokumente mit Status und Mahnstufe. Seite 6

7 Key Features SAP -zertifiziert Rechtssicherheit für umsatzsteuerfreie EU-Warenlieferungen Voll integriert in die SAP -Nachrichtensteuerung Statusverfolgung und Logging Customizing zur Verfahrenswahl, Dokumentenablage Mehrsprachig (zusätzlich zu DE, EN, FR)* * Beim interaktiven Verfahren Seite 7

8 MEHRWERK Sprechen Sie uns an Mehrwerk AG

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