PayPal Express Rechnung Dokumentation

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1 PayPal Express Rechnung Dokumentation Version 2.0 vom

2 Inhalt Einführung... 3 Installation... 4 Erste Schritte... 5 Einrichten der PayPal-Integration... 6 Datenerkennung im Zahlschein QR- Code Versand eines PDF Beleges mit PayPal-Zahlschein Weitere Installationen Individualisierung des Bezahlprozesses PayPal Express Rechnung im Testmodus verwenden FAQ s Support Informationen gotomaxx Software GmbH 2

3 Einführung Wir freuen uns, dass Sie PayPal Express Rechnung verwenden. Falls Sie über dieses Handbuch hinaus weitere Fragen haben, zum Beispiel wie Sie Dateien erstellen, archivieren, versenden oder Abläufe automatisieren können, dann schreiben Sie uns einfach eine an Wir helfen Ihnen gerne weiter. Das kann PayPal Express Rechnung PayPal Express Rechnung stellt eine Ergänzung Ihres bisherigen Zahlungsportfolios dar. Insbesondere Prozesse, die heute außerhalb des Onlineshops stattfinden (z.b. telefonische Anfragen oder Bestellungen, Retouren, usw.), können so zeitsparender und mit mehr Sicherheit abgewickelt werden. Denn: Welcher Kunde gibt beispielsweise gerne seine Kreditkartendaten am Telefon durch? Die Software produziert unkompliziert PDF-Dateien und kann in nahezu jede Systemumgebung integriert werden. Die Ausbaustufe "Professional" ist aus einer druckenden Anwendung heraus komplett steuerbar. Somit ist fast jeder Vorgang automatisierbar. Mit dem PDFMAILER "Server" ist die Lizenzverwaltung stressfrei, da jeder Server unabhängig von der Anwenderzahl lizenziert wird. gotomaxx Software GmbH 3

4 Installation Für die Installation von PayPal Express Rechnung mit der PayPal-Bezahlfunktion verwenden Sie bitte das folgende Setup: Bevor Sie mit der Software arbeiten können, sollten Sie das Programm auf Ihrer Festplatte installieren. So installieren Sie PayPal Express Rechnung: Öffnen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem die Setupdatei gespeichert ist. Führen Sie auf der Setupdatei einen Doppelklick aus. Das Installationsprogramm "Setup" startet. Folgen Sie nun den Anweisungen des Installationsassistenten. Im Laufe der Installation können Sie einen Namen für den neuen Drucker vergeben und PayPal Express Rechnung in MS-Office und MS-Explorer integrieren. Durch die Integration in MS-Office steht in den Office-Produkten Word, Excel und PowerPoint eine Schaltfläche zur direkten Ausgabe über PayPal Express Rechnung bereit. Somit können im MS-Explorer folgende Dokumenttypen direkt per "Rechtsklick" aus dem Windows Explorer an PayPal Express Rechnung ausgegeben werden: MS-Word, Excel, PowerPoint, PDF, PJD. Bitte beachten Sie, dass Sie als Administrator angemeldet sein müssen, damit das Programm ordnungsgemäß installiert werden kann! gotomaxx Software GmbH 4

5 Erste Schritte Nach der Installation von PayPal Express Rechnung steht Ihnen in Ihrer Windows-Druckerliste ein neuer, virtueller Drucker zur Verfügung. Über diesen Drucker können Sie PDF-Dokumente mit direktem PayPal-Zahlungslink erstellen. Dazu muss das gewünschte Dokument, welches Sie mit einem Zahlungslink versehen möchten, ganz einfach über den PayPal Express Rechnung -Drucker gedruckt werden. Nach dem ersten Ausdruck eines Dokuments wird Ihnen in einem Dialog eine Vorschau auf das gedruckte Dokument gezeigt. In dieser Vorschau können alle Einstellungen und Verarbeitungsoptionen zum Erzeugen des Dokuments getroffen werden. So kann z.b. über einen Klick auf das Disketten-Symbol der Ausdruck als PDF im Dateisystem gespeichert werden. Über einen Klick auf das Brief-Symbol kann das gedruckte Dokument direkt als PDF mit dem lokal installierten -Client versendet werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten und Verarbeitungsoptionen finden Sie in der offiziellen PayPal Express Rechnung -Hilfe. Diese erreichen Sie nach der Installation über die Konfigurationsoberfläche unter "Start->Programme->gotomaxx->gotomaxx PDFMAILER". gotomaxx Software GmbH 5

6 Einrichten der PayPal-Integration Um das gedruckte Dokument mit einem PayPal-Bezahllink zu versehen, sollten Sie diese Funktion in Ihrem PayPal-Konto einrichten. Dazu drucken Sie bitte ein Dokument, welches mit einem Bezahllink versehen werden soll, über den PayPal Express Rechnung-Drucker. Es öffnet sich, wie im Punkt "Erste Schritte" beschrieben der Vorschaudialog. In diesem Dialog können Sie über einen Klick auf das PayPal-Symbol einen Bezahllink einfügen. Beim ersten Aufruf dieser Funktion wird ein Einrichtungsassistent gestartet, der Sie Schritt für Schritt unterstützt. Im ersten Schritt des Assistenten werden Sie nach Ihrer bei PayPal hinterlegten -Adresse gefragt. Bitte geben Sie diese im dazu vorgesehenen Eingabefeld ein und bestätigen Sie mit "Weiter". Da wir keine Zugangsdaten Ihres PayPal-Kontos speichern, ist es notwendig, PayPal Express Rechnung das Recht zur Erzeugung von Zahlungsaufträgen zu erteilen. Dazu wird im nächsten Schritt geprüft, ob dieses Recht in Ihrem PayPal-Konto bereits vergeben wurde. Da dies bei der ersten Einrichtung nicht der Fall sein wird, werden Sie aufgefordert, das entsprechende Recht in Ihrem PayPal Konto zu vergeben. Klicken Sie dazu im nächsten Schritt des Assistenten auf die Schaltfläche "Erlaubnis erteilen". gotomaxx Software GmbH 6

7 Durch den Klick auf "Erlaubnis erteilen" werden Sie automatisch in Ihrem Browser auf die PayPal- Website weitergeleitet. Um das entsprechende Recht zu vergeben, sollten Sie sich dort mit Ihren PayPal-Logindaten anmelden. Danach werden Sie direkt gefragt, ob Sie PayPal Express Rechnung berechtigen möchten, Zahlungsaufträge zu erstellen. Durch einen Klick auf "Genehmigung erteilen" wird die entsprechende Genehmigung in Ihrem PayPal-Konto hinterlegt. Sobald das Recht vergeben wurde, können Sie mit dem Einrichtungsassistenten in PayPal Express Rechnung fortfahren. Dieser springt, nachdem die Genehmigung erteilt wurde, automatisch in Schritt 4. In diesem Schritt werden Sie aufgefordert, Ihren Namen/Firmennamen zu hinterlegen. Dieser wird auf dem Zahlschein und im PayPal-Warenkorb Ihres Kunden angezeigt. Des Weiteren können Sie einen automatisch zu ermittelten Verwendungszweck auswählen. Darüber hinaus ist es Ihnen möglich, die Zahlung später zuzuordnen. Sie können bis zu zwei Verwendungszwecke definieren. gotomaxx Software GmbH 7

8 Zur Auswahl stehen folgende Optionen: Belegnummer Belegdatum Kundennummer Bestellnummer Nach der Auswahl der gewünschten Information versucht PayPal Express Rechnung bei jedem weiteren Ausdruck den ausgewählten Wert automatisch zu ermitteln. Damit brauchen Sie nicht bei jedem Belegdruck einen Verwendungszweck per Hand einzutragen. Beispiel: Wählen Sie in diesem Dialog "Rechnungsnummer" und "Kundennummer" aus, versucht PayPal Express Rechnung bei jedem Ausdruck die entsprechenden Informationen aus Ihrem Beleg auszulesen. Mehr dazu finden Sie im Teil "Datenerkennung im Zahlschein". Sie können die Felder zum Verwendungszweck auch leer lassen und später pro Beleg eine individuelle Information hinterlegen. Wir empfehlen als Verwendungszweck immer mind. die Rechnungsnummer anzugeben, da diese von PayPal vorausgesetzt wird. Möchten Sie dennoch auf die Rechnungsnummer verzichten, muss die Option im PayPal-Konto explizit deaktiviert werden. Beachten Sie auch, dass die Belegnummer bei jedem Beleg eindeutig sein muss, sonst kann die Transaktion nicht ausgeführt werden. Im letzten Schritt des Einrichtungsassistenten können Sie standardmäßig die QR-Code Funktion für Papierbelege aktivieren. Mehr dazu im Abschnitt QR Code. Des Weiteren kann die Standardsprache des Zahlscheines gewählt werden. Haben Sie z.b. viele Kunden im englischsprachigen Raum, können Sie Englisch als Standard wählen. Damit wird der Zahlschein im PDF und der QR-Code im Dokument in englischer Sprache eingefügt. gotomaxx Software GmbH 8

9 Nachdem der Einrichtungsassistent abgeschlossen ist, wird in der Vorschau automatisch der PayPal-Zahlschein mit Bezahllink eingefügt. Über einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Zahlschein kann die Sprache des Zahlscheines temporär, also für das aktuelle Dokument, geändert werden. Des Weiteren erhalten Sie automatisch eine vom gotomaxx-system generierte mit einem Schlüssel (Token). Diesen Schlüssel benötigen Sie für weitere Installationen von PayPal Express Rechnung mit Ihrem Account. Mehr dazu finden Sie unter "Weitere Installationen". gotomaxx Software GmbH 9

10 Datenerkennung im Zahlschein In diesem Zahlschein werden folgende Informationen zum Erzeugen des späteren Bezahllinks erfasst: Endbetrag Betreff 1 Betreff 2 Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit eine Lieferadresse einzutragen. Dies benötigen Sie immer dann, wenn Sie den PayPal-Käufer-/Verkäuferschutz in Anspruch nehmen möchten und das Produkt physisch versendet wird. Beachten Sie dazu die Voraussetzungen in der PayPal Verkäuferschutzrichtlinie. Damit Sie die Daten in Zukunft nicht per Hand eintippen müssen, kann unser System lernen, wie die Daten automatisch erkannt werden können. Dazu klicken Sie bitte auf das Eingabefeld nach "Betrag". Es erscheint eine Auswahlliste mit allen möglichen Beträgen. Dort wählen Sie den zu begleichenden Betrag einmalig aus. Mit der Auswahl des Betrages speichert PayPal Express Rechnung alle Informationen, die zur automatischen Ermittlung des Endbetrages zukünftig notwendig sind. Auf dem gleichen Weg treffen Sie, wenn im Assistenten eingerichtet, bitte die Zuordnung der Verwendungszwecke ("das Geld ist für "). Auch hier speichert PayPal Express Rechnung nach der ersten manuellen Auswahl alle Informationen, um die Werte in Zukunft automatisch zu erkennen. Zur Auswahl der Lieferadresse klicken Sie bitte in das erste Feld der Adresseneingabe (Name). Sie bekommen nun alle auf dem Beleg erkannten Adressen aufgelistet. Wählen Sie aus dieser Liste bitte die entsprechende Lieferadresse aus. PayPal Express Rechnung übernimmt nun die entsprechenden Adressdaten in die dafür vorgesehenen Felder. In Zukunft, wenn die Lieferadresse an gleicher Stelle steht, sollte die Adresse automatisch erkannt werden. Bitte beachten Sie: Die Datenerkennung gewährleistet keine 100%igen Datenerkennungen. Sie dient lediglich dazu, Sie bei der Datenerfassung zu unterstützen. Bitte prüfen Sie die Daten bei jedem Ausdruck. Um den Prozess komplett sicher zu automatisieren, wird die Verwendung der Steuerzeichen (ab PDFMAILER Professional) empfohlen. Die Felder "Land" und "Bundesland" bei der Erfassung der Lieferadresse wird nicht durch die Erkennungslogik gefunden und muss per Hand gesetzt werden. Die angegeben Verwendungszwecke und die Lieferadresse tauchen nicht auf dem Zahlschein (im PDF) des Belegempfängers auf, werden aber an PayPal zur Zuordnung der Zahlung übergeben. Wenn Sie bei der Einrichtung im Assistenten keinen Verwendungszweck definiert haben, können Sie eine beliebige Textinformation manuell pro Beleg eingeben. Vor dem Erzeugen eines PDF s mit PayPal Zahlschein führt PayPal Express Rechnung eine Validierung der Lieferadresse durch. Durch diese Validierung kann verhindert werden, dass eine Transaktion aufgrund einer ungültigen Lieferaderesse später fehlschlägt. Wird also beim Erzeugen einer PDF eine falsche Lieferadresse erkannt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Die Adressvalidierung kann über einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Adresserfassung deaktiviert werden. gotomaxx Software GmbH 10

11 QR- Code PayPal Express Rechnung ermöglicht eine Bezahlung per PayPal nicht nur aus einem PDF Dokument, sondern auch die Integration einer Zahlungsmöglichkeit auf einem auf Papier ausgedrucktem Beleg. Diese Möglichkeit ist über QR-Code-Technik realisiert. Nachdem Sie einem Dokument in der Vorschau von PayPal Express Rechnung einen Zahlschein hinzugefügt haben, können Sie über das QR-Code-Symbol am unteren Bildrand einen frei positionierbaren QR-Code auf Ihrem Dokument einfügen. Den über diese Funktion eingefügten QR-Code können Sie per Drag&Drop an die gewünschte Position auf Ihrem Beleg verschieben. Mit einem Klick auf das Drucker-Symbol kann das erzeugte Dokument mit dem PayPal QR- Code direkt auf Ihrem physikalischen Drucker ausgedruckt werden. Das so erzeugte Dokumente kann dem Kunden z.b. per Post zugestellt oder in einem Paket beigelegt werden. Der Empfänger/Kunde kann den auf dem Dokument vorhandenen QR-Code mit einer entsprechenden Smartphone-Anwendung scannen und wird damit direkt auf den PayPal Bezahlprozess weitergeleitet. gotomaxx Software GmbH 11

12 Versand eines PDF Beleges mit PayPal-Zahlschein Nachdem im PayPal Express Rechnung-Vorschaudialog alle notwendigen Informationen im Zahlschein erfasst wurden, kann der Beleg als PDF gespeichert bzw. direkt per an den Kunden gesendet werden. Um den Beleg per zu versenden, klicken Sie auf das Brief-Symbol. Es wird direkt eine neue über Ihren lokalen MAPI-fähigen -Client geöffnet. Im Anhang dieser ist das erzeugte PDF-Dokument mit integriertem PayPal-Zahlschein. Dieser kann vom Kunden direkt in einem beliebigen PDF-Reader (z.b. Adobe-Reader) geöffnet werden. Enthalten ist die Rechnung, wie aus Ihrer Anwendung gedruckt, sowie der PayPal-Zahlschein vor dem ersten und nach dem letzten Dokument. Über einen Klick auf den "PayPal Express-Kauf"-Button kann der Rechnungsempfänger die Zahlung direkt aus dem PDF heraus veranlassen. gotomaxx Software GmbH 12

13 Weitere Installationen Möchten Sie mit Ihrem PayPal-Konto weitere Installationen von PayPal Express Rechnung aktivieren, zum Beispiel auf Ihrem Laptop, können Sie dies ohne Probleme tun. Dazu installieren Sie einfach das entsprechende Setup auf weiteren Systemen und führen dort den Einrichtungsassistenten aus. Der Assistent fragt in diesem Fall allerdings nicht nochmal nach der Berechtigung in Ihrem PayPal-Konto, sondern nach einem Token (Schüssel). Diesen Token (Schlüssel) haben Sie bei der ersten Einrichtung des Assistenten per an Ihre PayPal- -Adresse erhalten. Nachdem der Token eingetragen wurde, kann der Assistent, wie oben beschrieben, weiter geführt werden. Der aktuelle Computer ist nun autorisiert PDF s mit Bezahlfunktion zu erzeugen. gotomaxx Software GmbH 13

14 Individualisierung des Bezahlprozesses Der oben beschriebene Prozess kann an unterschiedlichen Stellen in Ihrem Unternehmen individualisiert werden. Dazu ist eine Lizenzierung von PayPal Express Rechnung notwendig (Standard, Professional, Server). Die erste Möglichkeit ist die Individualisierung des PayPal-Warenkorbes beim Klick durch den Kunden auf den Express-Kauf-Button. Dort wird in der kostenfreien Version von PayPal Express Rechnung kein Firmenlogo gezeigt. Der dafür vorgesehene Platz ist mit einer weißen Fläche gefüllt. Diesen Zustand können Sie ändern, indem Sie PayPal Express Rechnung lizenzieren (in diesem Fall mind. in der Standard Version). Durch das Eintragen einer entsprechenden Lizenz erhalten Sie im dritten Schritt des Einrichtungsassistenten (siehe Einrichten der PayPal-Integration) die Möglichkeit, eine individuelle Logo-URL anzugeben. Zu beachten ist, dass die Logografik auf einer sicheren Quelle liegen sollte und mit einer HTTPS-Adresse angegeben wird z.b. https://www.meintestshop24.de/bilder/logo.jpg Des Weiteren sollten Sie die maximale Bildgröße beachten. Diese liegt bei 750 x 90 Pixel. Ist über diesen Weg eine entsprechende Grafik hinterlegt, wird diese auch im Warenkorb entsprechend angezeigt. Die zweite Art der Individualisierung ist die Möglichkeit, die Seite, die Ihr Kunde nach dem Abschluss des Bezahlvorganges angezeigt bekommt, zu ändern. Hat Ihr Kunde einen Bezahlvorgang aus einem PDF erfolgreich abgeschlossen, wird standardmäßig eine von gotomaxx erstellte Seite gezeigt. Diese Seite bestätigt dem Kunden den erfolgreichen Abschluss der Transaktion, bzw. zeigt beim Auftreten eines Fehlers die entsprechende Fehlerinformation an. Die Seite, welche beim erfolgreichen Abschluss einer Transaktion gezeigt wird, können Sie in einer lizenzierten Version von PayPal Express Rechnung (mind. Standard-Version) selbst definieren. Dazu können Sie ebenfalls im 3. Schritt des Einrichtungsassistenten eine URL zu einer selbst erstellten Abschlussseite definieren. Diese Seite wird immer dann angezeigt, wenn ein Kunde eine Transaktion auf einem PDF erfolgreich abgeschlossen hat. Tritt bei der Transaktion ein Fehler auf, bekommt der Kunde diesen über die von gotomaxx bereitgestellte Seite gezeigt. gotomaxx Software GmbH 14

15 PayPal Express Rechnung im Testmodus verwenden Um die Anbindung von PayPal Express Rechnung an Ihr PayPal-Konto zu testen, können Sie in PayPal Express Rechnung den Sandbox-Modus aktivieren. Ist diese Option aktiviert, können Sie im PayPal Express Rechnung Einrichtungsassistenten ein PayPal-Testkonto (Sandbox Account) hinterlegen und mit diesem die komplette Funktionalität der Anwendung testen. Um den Sandbox-Modus zu aktivieren, öffnen Sie bitte die Datei " GPaymentPayPal.xml" in einem Texteditor. Die Datei " GPaymentPayPal.xml " finden Sie im Dateisystem an folgender Stelle: C:\Programme\GEngine\Extensions In dieser Datei sollten Sie die Textstelle durch ersetzen. Speichern Sie im Anschluss die geänderte Datei unter gleichem Namen ab. Nun können Sie im Einrichtungsassistenten Ihre PayPal-Sandboxdaten verwenden. Um später wieder mit echten PayPal-Kontodaten zu arbeiten, können Sie die Änderung in der Datei "GPayment.XML" einfach rückgängig machen. gotomaxx Software GmbH 15

16 FAQ s Bei der Einrichtung der Datenerkennung im Zahlschein ist mir ein Fehler unterlaufen. Wie kann die Datenerkennung wieder zurückgesetzt werden? Die Datenerkennung wird in einer Datei gespeichert. Durch das Löschen dieser Datei kann die Datenerkennung zurückgesetzt werden. Die zu löschende Datei finden Sie an folgender Stelle: Windows XP/2003: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\gotomaxx\gxml\gotomaxx.invoice.std.ml Windows Vista/7/2008: C:\ProgramData\gotomaxx\gxml\gotomaxx.invoice.std.ml Kann die im PDF enthaltene Werbezeile entfernt werden? Um werbefreie PDF-Dokumente mit PayPal-Bezahlfunktion zu erzeugen, setzen Sie sich bitte direkt mit gotomaxx in Verbindung (www.gotomaxx.com). Wie kann ich die für PayPal Express Rechnung vergebene Berechtigung in meinem PayPal-Konto zurücksetzen? Um die Berechtigung für PayPal Express Rechnung in Ihrem PayPal-Konto zu entfernen, melden Sie sich bitte mit Ihren Zugangsdaten in Ihrem PayPal-Konto an. Klicken Sie dann auf "Mein Profil" und dort auf "Einstellungen". In der dann aufgehenden Liste finden Sie am Ende den Punkt "Dienstanbieter". Über diesen Link kommen Sie auf eine Liste mit allen in Ihrem Konto berechtigten Dienstanbietern. Dort wird auch der gotomaxx-dienst mit dem Namen "PDFMAILER" und der -Adresse auftauchen. Über den Link "Entfernen" können Sie die Berechtigung löschen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Funktion wieder in Anspruch nehmen möchten, können Sie im Einrichtungsassistenten von PayPal Express Rechnung das Recht jederzeit neu vergeben. Wie kann ich PayPal Express Rechnung deinstallieren? Zur Deinstallation der Software öffnen Sie bitte in Ihren Windows-Systemeinstellungen die Funktion "Programme". Suchen Sie in der Liste den Eintrag "gotomaxx PDFMAILER" und klicken Sie auf "Entfernen". Was kann ich tun, wenn ich den Token (Schlüssel) verloren habe und weitere Rechner anbinden möchte? In diesem Fall sollte der Berechtigungsprozess neu ausgeführt werden. Setzen Sie dazu die in Ihrem PayPal-Konto vergebene Berechtigung an gotomaxx zurück. Beim nächsten Ausführen des Assistenten können Sie nun das Recht in Ihrem Konto neu vergeben und erhalten in diesem Zuge erneut einen Token per zugeschickt. gotomaxx Software GmbH 16

17 Support Informationen Bei technischen Fragen/Problemen mit PayPal Express Rechnung wenden Sie sich bitte an: Bei Problemen mit Ihrem PayPal-Konto, erreichen Sie uns über den Link "Kontakt" auf oder per aus Ihrem PayPal-Konto. Bei Fragen bezüglich der Lizenzierung von PayPal Express Rechnung wenden Sie sich bitte an: gotomaxx Software GmbH 17

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