CIB INVOICE BEDIENUNGSANLEITUNG

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1 > Technical Support & Services CIB INVOICE BEDIENUNGSANLEITUNG Technical Support & Services > Stand: 02. September 2014 Version 1.3

2 CIB software GmbH > Technical Support & Services > > Dokument DOKUMENT CIBliquiE_Dokumentation.docx, vom :42:00 Autor: Thema: CIB software GmbH CIB invoice Technische Dokumentation Technical Support & Services Copyright: Status: CIB software GmbH, Elektrastraße 6a, München gültig 2 12

3 CIB software GmbH > Technical Support & Services > > Versionshistorie VERSIONSHISTORIE Datum Beschreibung Version Erstausgabe Änderungen am CIB invoice Layout Verbesserungen Layout Anpassungen am Layout

4 INHALT 1 DER CIB INVOICE RECHNUNGSGENERATOR 5 2 CIB INVOICE STARTEN UND BEDIENEN CIB invoice starten CIB invoice bedienen ZUGFeRD-konforme Rechnung erstellen 10 3 ALLGEMEINES Hinweis CIB Support Lizenzierung

5 1 DER CIB INVOICE RECHNUNGSGENERATOR Mit dem CIB invoice Rechnungsgenerator sind Sie in der Lage, ZUGFeRD-konforme Rechnungen zu erstellen, Diese ermöglichen es dem Rechnungsempfänger, interne Prozesse zu automatisieren und somit Zahlungs- und Buchungsvorgänge schnell und kostensparend auszuführen. CIB invoice unterstützt den ZUGFeRD Standard 1.0. ZUGFeRD der neue Standard Mit dem einheitlichen Datenformat-Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland ) können elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach ausgetauscht werden. Der Standard basiert auf einer XML-Datei mit maschinenlesbaren Informationen, die über den Rechnungsdatenteil in ein PDF/A3-Dokument eingebettet wird. Somit wird elektronisch geprüft, ob das eingehende Dokument eine Rechnung darstellt und welche Rechnungsposten darin enthalten sind. Zudem kann automatisch ein Verarbeitungsprozess für eine Rechnung gestartet und zwischen verschiedenen Softwarelösungen ohne erneute Datenerfassung ausgetauscht werden. Mehr Informationen zu ZUGFeRD finden Sie auf der Website von FeRD, 5 12

6 2 CIB INVOICE STARTEN UND BEDIENEN 2.1 CIB INVOICE STARTEN Mit einem Doppelklick auf das CIB invoice Desktopicon starten Sie den Rechnungsgenerator: Es öffnet sich eine vorbereitete Rechnungsdatei in MS Excel. Die weiß hinterlegten Eingabefelder sind frei editierbar. Hinweise zur Makrosicherheit: In Abhängigkeit Ihrer Einstellungen in MS Excel zu Makros ist es möglich, dass beim Ausführen von CIB invoice folgender Hinweis zur Makrosicherheit erscheint: Klicken Sie hier bitte Optionen um die Funktionen von CIB invoice zu aktivieren. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die MS Excel Einstellungen für CIB invoice entsprechend anpassen können. 6 12

7 Wählen Sie hier Allen Dokumenten von diesem Herausgeber vertrauen. Beim nächsten Start von CIB invoice erscheint nun kein Hinweis zur Makrosicherheit mehr. 7 12

8 2.2 CIB INVOICE BEDIENEN Nach dem Öffnen steht Ihnen die Rechnungsvorlage wie folgt zur Verfügung: 8 12

9 Wie die vorhergehende Abbildung zeigt sind in der Excel-Vorlage alle Bereiche, die angepasst werden können, weiß hinterlegt und enthalten Beispieldaten. Diese Felder können Sie nun mit Ihren Rechnungsinformationen befüllen. Die Spaltenbezeichnungen Lieferdatum, Leistungszeitraum bzw. Leistungsdatum sowie Einheit und USt. in der Aufstellung der Rechnungspositionen können über Auswahllisten belegt werden: 9 12

10 2.3 ZUGFERD-KONFORME RECHNUNG ERSTELLEN Über die Schaltfläche: wird CIB invoice gestartet und die Rechnung als PDF über den CIB pdf brewer erstellt. Beim ersten Ausführen erscheint dabei ein Hinweisfenster zu CIB invoice. Dieses Fenster können Sie über die Checkbox Dieses Fenster nicht mehr anzeigen abwählen. Der Dateiname der erstellten PDF Rechnung wird automatisch ermittelt aus den Feldern Rechnungsempfänger und Verwendungszweck. Sollte der Dateiname bereits existieren, erfolgt über den CIB pdf brewer zusätzlich eine Autonummerierung. Die Schaltfläche: öffnet ein Fenster mit zusätzlichen Informationen und Kontaktdaten zu CIB invoice und ZUGFeRD

11 3 ALLGEMEINES 3.1 HINWEIS Copyright 2014 CIB software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Die CIB software GmbH behält sich sämtliche Eigentumsrechte an der angebotenen Software und der dazugehörigen Dokumentation vor. Die Benutzung der Software und des dazugehörigen Benutzerhandbuches unterliegen dem der Software zugrundeliegenden Lizenzvertrag. Die Bereitstellung und der Download dieses Dokuments und der Software allein bewirken keine Übertragung von Nutzungs- und Vervielfältigungsrechten. Kein Teil dieses Handbuchs darf ohne schriftliche Genehmigung der CIB software GmbH in irgendeiner Form reproduziert oder weiterverwertet werden. Auch eine Bearbeitung, insbesondere eine Übersetzung der Dokumentation, ist ohne Genehmigung der CIB software GmbH nicht gestattet. Der Inhalt dieses Handbuches ist auch urheberrechtlich geschützt, wenn es nicht mit der Software geliefert wird, die eine Endbenutzerlizenzvereinbarung enthält. CIB pdf brewer, CIB cosys, CIB webdesk, CIB workbench, CIB dialog, CIB merge, CIB view, CIB format, CIB print, CIB pdf toolbox sind entweder eingetragene Marken oder Marken der CIB software GmbH. Die angebotene Software enthält von der Apache Software Foundation entwickelte Software (http://www.apache.org/). Windows ist eine eingetragene Marke der Microsoft Corporation. Solaris und Java sind Marken bzw. eingetragene Marken der Sun Microsystems, Inc. Inhalt und Struktur des ZUGFeRD Datenformats sind urheberrechtlich geschützt. Alle anderen Marken- und Produktnamen sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Rechteinhaber. Der Inhalt dieses Handbuchs wurde mit größter Sorgfalt erarbeitet. Die Angaben in diesem Handbuch gelten jedoch nicht als Zusicherung von Eigenschaften des Produktes. Die CIB software GmbH haftet nur im Umfang ihrer Verkaufs- und Lieferbedingungen und übernimmt keine Gewähr für technische Ungenauigkeiten und oder Auslassungen. Die CIB software GmbH haftet weder für technische oder typographische Fehler und Mängel in diesem Handbuch, noch für Schäden, die direkt oder indirekt auf die Lieferung, Leistung und Nutzung dieses Materials zurückzuführen sind. Die Informationen in diesem Handbuch können ohne Ankündigung geändert werden

12 3.2 CIB SUPPORT Sollten während des Einsatzes Unstimmigkeiten in Zusammenhang mit den Ausführungen in dieser Übersicht auftreten, sind wir Ihnen für entsprechende Hinweise sehr dankbar: CIB software GmbH Elektrastraße 6a München Tel.: 49 (0)89 / Fax: 49 (0)89 / LIZENZIERUNG Dieses Dokument gibt keine Hinweise zur Lizenzierung. Detaillierte Informationen zu Lizenzierung und den Lizenzmodellen erhalten Sie von den Mitarbeitern des CIB Vertriebs

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