V Microsoft Office Excel 2010

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1 V Microsoft Office Excel Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation 2 Einfache Berechnungen durchführen 3 Das Aussehen der Tabelle mit Formatierungen verändern 4 Zahlen in Diagrammen darstellen 5 Tabellen mit Textfeldern ergänzen 6 Berechnungen mit Funktionen durchführen 240 Microsoft Office Excel 2010

2 1 Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation Beispiel Der Auszubildende Florian Hamm sieht im Posteingang seiner Abteilung acht Rechnungen. Sein Vorgesetzter Herr Seydlitz gibt ihm den Auftrag, zu überprüfen, ob die Beträge der Rechnungen richtig addiert wurden. Soll ich jetzt jede Rechnung einzeln nachrechnen?, fragt Florian aufgeregt. Ja, jede Rechnung muss kontrolliert werden. Und dazu gehört das Nachrechnen, erklärt Herr Seydlitz. Aber nimm doch einfach das Tabellenkalkulationsprogramm. Da gibst du die Berechnung einmal ein. Und in Zukunft kontrollierst du damit jede neue Rechnung. Dann ist die Arbeit immer schnell erledigt. In diesem Kapitel lernen Sie den Excel-Arbeitsbereich kennen. markieren Sie die Zellen darin effizient, um sie später zu bearbeiten. geben Sie erste Inhalte in Zellen ein und bearbeiten sie wieder. passen Sie die Zeilen oder Spalten an, versetzen und kopieren sie. erfahren Sie Tricks, wie Sie Übersicht über Ihre Arbeit behalten. Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel oder Open Office Calc sind heute aus dem Büro nicht mehr wegzudenken. Mit ihnen lassen sich von der einfachen Einkaufsliste bis zur kompliziertesten Prozesssteuerung alle Berechnungen durchführen. Sie helfen, wenn ein Formular übersichtlich zu gestalten ist oder viele Einträge zu einer Datenbank zusammenzuführen sind. In diesem Kapitel werden alle Arbeiten an Microsoft Excel vorgeführt, denn dieses Programm stellt im Bürobereich die Standard-Tabellenkalkulation dar. Der Funktionsumfang von Microsoft Excel ist seit der Version 2007 sogar noch einmal deutlich größer geworden. Insgesamt lässt Excel damit seine Konkurrenten (v. a. das kostenfreie und ebenfalls gut bewährte OpenOffice Calc) hinter sich. Dennoch brauchen sich die Nutzer anderer Software keine Sorgen zu machen. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Aufgaben, die für Ihre Ausbildung wichtig sind. Und diese lassen sich auch mit anderen Tabellenkalkulationen erledigen. Alle vorgestellten Techniken und Vorgehensweisen führen wir Ihnen auch in den auf der DVD hinterlegten Tutorials noch einmal detailliert vor. Tutorial Einführung Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation 241

3 1.1 Den Arbeitsbereich kennenlernen Excel-Dateien sind Arbeitsmappen, die aus mehreren Arbeitsblättern (Tabellen) bestehen. Die Arbeitsblätter wiederum bestehen aus Zellen, die in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Der Nutzer kann in jede Zelle Text oder Zahlen eingeben oder darin mit Formeln Berechnungen durchführen. Um das Arbeitsblatt herum befinden sich die Steuerungselemente von Excel. Office-Schaltfläche mit Befehlen, welche die ganze Datei betreffen Registerkarte Start mit den meistgebrauchten Befehlen Die Symbolleiste kann der Nutzer selbst mit Befehlen bestücken. Kleine Schaltfläche am unteren rechten Rand jeder Gruppe öffnet ein Dialogfeld mit weiteren Einstellungen. Befehlsgruppe Formatvorlagen der Registerkarte Start. Weitere Gruppen sind Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung, Zahl, Zellen usw. Namenfeld Zeilenkopf markiert (hier Zeile 4) Spaltenkopf markiert (hier Spalte B) aktive Zelle B4 mit Ausfüllkästchen Bearbeitungszeile Register zur Auswahl der Arbeitsblätter. Das aktive Arbeitsblatt heißt Tabelle1. Schaltflächen zur Auswahl der Ansicht Zoomregler für die Darstellungsgröße Klickt man eine Zelle an, bekommt sie einen dicken Rahmen; sie wird markiert und wird zur Aktiven Zelle. Klickt man dann auf einen Befehl, weiß Excel, welche Zelle es nun z. B. formatieren, löschen oder sortieren soll. Mit den Cursortasten kann man diese Markierung durch das Arbeitsblatt bewegen. Hält man zusätzlich >Strg<, springt die Markierung bis ans Ende der Tabelle. Hält man jedoch gleichzeitig >Umsch<, wird der dicke Rahmen zu einem Aktiven Bereich, der mehrere Zellen zusammenfasst. Dies gelingt durch Klicken und Ziehen mit der Maus ebenso gut. Bei der Arbeit mit der Maus kann man mit >Strg< und gleichzeitigen Mausklicks auch noch Zellen markieren, die nicht unmittelbar angrenzen. 242 Microsoft Office Excel 2010

4 1.2 Inhalte in Zellen eingeben und wieder löschen Was eine Zelle dem Nutzer anzeigt, ist oft das Ergebnis einer Berechnung. Möchte man hinter die Kulissen schauen, so kann man in der Bearbeitungszeile den eigentlichen Inhalt der aktiven Zelle sehen. Tutorial Eine kleine Tabelle anlegen Im Standardmodus zeigt die Aktive Zelle das Ergebnis, hier z. B. 22. In der Bearbeitungszeile wird sichtbar, dass hier tatsächlich 17 und 5 addiert werden. Merke! Mit Eingaben in der Bearbeitungszeile oder Doppelklick auf eine Zelle oder >F2< wechselt Excel vom Standardmodus in den Bearbeitungsmodus. Im Bearbeitungsmodus lässt sich der Inhalt der Zelle verändern. Excel verhält sich im Bearbeitungsmodus anders als im Standardmodus: Man sieht den Inhalt der Zelle und der Cursor blinkt darin. Ggf. werden Bezüge auf andere Zellen durch farbige Rahmen angezeigt. Nun kann man Neues eingeben oder Einträge ergänzen. Die Bearbeitung wird mit >Enter< abgeschlossen. Damit werden die Veränderungen übernommen. Die Zelle zeigt das neue Ergebnis an. Möchte man die Änderungen verwerfen, drückt man >Esc< und die Zelle bleibt, wie sie vorher war. Um Inhalte einer Zelle zu löschen, geht man folgendermaßen vor: Änderung abbrechen: klicken oder >ESC< Änderung übernehmen: klicken oder >ENTER< Bezüge MS Office Excel 2010, Kap. 2.4 Inhalt einer Zelle teilweise löschen Inhalt einer Zelle komplett löschen im Bearbeitungsmodus die zu löschenden Inhalte auswählen und mit >Entf< löschen im Standardmodus die zu leerenden Zellen auswählen, dann >Entf< drücken oder auf der Registerkarte >Start: Bearbeiten: Löschen: Alle Löschen< Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation 243

5 1.3 Wie Excel die Inhalte der Zellen behandelt Excel deutet die Eingaben des Benutzers meist richtig als Text, Zahl oder Berechnung: Als Text wird eine Eingabe erkannt, sobald sie Buchstaben enthält. Als Zahl wird eine Eingabe erkannt, wenn sie ausschließlich aus den Ziffern 0 bis 9, dem Dezimalkomma und evtl. noch Euro- oder Prozentzeichen % besteht (z. B. 1234,45 ). Als Berechnung versteht Excel eine Eingabe, die mit dem Gleichheitszeichen = beginnt. Berechnungen haben meist wieder Texte oder Zahlen zum Ergebnis. Die dazu nötigen Formeln werden in den nächsten Kapiteln genauer behandelt. Operatoren: Zeichen, die für Berechnungen in Formeln reserviert sind MS Office Excel 2010, Kap. 2.1 Merke! Je nachdem, als was Excel die Eingabe deutet, passt das Programm das Aussehen der Zelle an: So werden standardmäßig z. B. Texte linksbündig und Zahlen rechtsbündig dargestellt. Text (hier Zelle A1) wird linksbündig gesetzt. Er läuft aus der Zelle heraus, weil die Nachbarzelle B1 leer ist. Zahlen werden rechtsbündig gesetzt. Der Text Februar wird abgeschnitten, weil die Nachbarzelle B4 nicht leer ist. 1.4 Die Tabelle anpassen Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen Wenn eine Zelle für eine Zahl zu eng wird, wird stattdessen ### angezeigt. Für die Zahl ist die aktive Zelle zu schmal. Am Spaltenkopf wird die Spalte verbreitert. Der Mauszeiger ändert dort sein Aussehen. Fehlermeldungen MS Office Excel 2010, Kap. 2.5 So passen Sie die Spaltenbreite an: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den rechten Rand des Spaltenkopfs, halten Sie den Zeiger gedrückt und ziehen Sie nun den Rand nach rechts. Hat man mehrere Spalten markiert, stellt man mit dieser Aktion die Breite aller Spalten gleichzeitig ein. Klickt man zweimal man auf den Rand des Spaltenkopfes, wird für die Spalte(n) die jeweils optimale Breite eingestellt. Die Zeilenhöhe wird am Rand des Zeilenkopfs auf gleiche Weise eingerichtet. 244 Microsoft Office Excel 2010

6 1.4.2 Zellen als Ganzes löschen und einfügen Zellen zu löschen bedeutet, sie aus dem Tabellenblatt zu entfernen. Benachbarte Zellen rutschen dann an ihren Platz. Ebenso kann man auch neue Zellen einfügen. Sie verdrängen so bestehende Zellen zur Seite. Um Zellen zu löschen bzw. einzufügen, markiert man eine Zelle, einen Bereich oder eine Zeile und gibt danach den entsprechenden Befehl. eine Zelle, einen Bereich oder eine Zeile entfernen neue Zelle, einen Bereich oder eine Zeile einfügen >Strg < oder >Kontextmenü: Zellen löschen< oder Registerkarte >Start: Zellen: Löschen< >Strg +< oder Registerkarte >Start: Zellen: Einfügen< Beim Löschen oder Einfügen von Zellen und Bereichen weiß Excel evtl. nicht, wohin bestehende Zellen rutschen sollen. Es fragt dann noch einmal nach Zellen verschieben und die Tabelle umstellen Oft möchte man eine Tabelle umstellen. Dazu muss man Zellen verschieben können. Man greift die aktive Zelle mit der Maus an ihrem dicken Rand und verschiebt sie auf ihren neuen Platz. Verwendet man dazu noch >Strg< oder >Umsch<, kann man seine Tabelle schnell umstellen. Zellen auf einen neuen Platz verschieben; vorhandene Inhalte auf dem neuen Platz werden dabei überschrieben mit der Maus am Rand greifen und verschieben Tutorial Die Maus richtig verwenden Zellen zwischen andere Zellen verschieben Zellen kopieren Zellen zwischen andere Zellen kopieren >Umsch< und mit der Maus verschieben >Strg< und mit der Maus verschieben >Strg Umsch< und mit der Maus verschieben 1.5 Übersicht über die Arbeit behalten Um selbst bei großen Tabellen den Überblick nicht zu verlieren, stehen verschiedene Techniken zur Verfügung. Die wichtigsten sind das Zoomen, Ansichten auswählen und den Bildschirm teilen. Auf der Registerkarte >Ansicht< finden Sie alle Befehle, die Sie dafür brauchen. Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation 245

7 1.5.1 Zoomen Zoomen bedeutet, die Tabelle auf dem Bildschirm größer oder kleiner darzustellen. So wird man z. B. eine Tabelle größer darstellen, um Zellen besser lesen zu können, oder kleiner, um die Tabelle im Ganzen zu betrachten. Mit >Strg< und Mausrad drehen zoomen Sie fließend hinein oder hinaus. Oder Sie stellen den Maßstab in der Symbolleiste >Zoom< auf das gewünschte Maß ein. Auf der Registerkarte >Ansicht<, Befehlsgruppe >Zoom< finden Sie alle Einstellungen für die Darstellungsgröße Ansichten verändern Wenn Sie Excel öffnen, sehen Sie Ihr Arbeitsblatt in der Ansicht Normal. Excel bietet allerdings noch weitere Ansichten. Stellen Sie aktuell markierte Zellen bildschirmfüllend dar. Standardmaßstab 100 % den Maßstab auf eine bestimmte Größe einstellen Die meisten Ansichten finden Sie unter >Ansicht: Arbeitsmappenansichten<. Für den schnellen Zugriff finden Sie die Schaltflächen für Normalansicht, Seitenlayout und Umbruchvorschau auch am linken Rand der Symbolleiste >Zoom< wieder. Das Seitenlayout zeigt die Seite so an, wie sie gedruckt wird. Die Seite ist von einem Lineal umgeben, auf dem Sie den genauen Stand auf der Seite ablesen können. Die Seite zeigt sich so, wie Sie sie unter der Registerkarte >Seitenlayout< eingestellt haben. Ändern Sie den Seitenrand, indem Sie ihn auf dem Lineal greifen und an die gewünschte Position ziehen. Hier können Sie auch Ihre Kopf- und Fußzeile beschriften. In der Registerkarte >Kopf- und Fußzeilentools< finden Sie viele Ergänzungen dazu. In der Umbruchvorschau wird das gesamte Arbeitsblatt stark verkleinert dargestellt. Blaue Linien markieren die Seitenumbrüche. Eine dicke Aufschrift zeigt an, welche Seite Sie sehen. Greifen Sie die blauen Seitenumbrüche mit der Maus und ziehen Sie sie, um die Zeilen und Spalten besser auf die Seiten zu verteilen. Die Ansicht Ganzer Bildschirm nutzt den ganzen Bildschirm für das Arbeitsblatt. Die Excel-Steuerelemente werden weitgehend ausgeblendet und es steht Ihnen nur noch das Kontextmenü für Befehle zur Verfügung. Um zur Normalansicht zurückzukehren, klicken Sie im Kontextmenü den Befehl >Ganzer Bildschirm schließen< oder drücken Sie >ESC<. Die Formelansicht zeigt Ihnen nur, was in die Zellen eingegeben wurde, also Zahlen, Text oder Formeln. Man sieht keine Ergebnisse und Formatierungen mehr. Die Formelansicht erreichen Sie mit dem Tastaturbefehl >Strg #< oder unter >Formel: Formeln überwachen: Formel anzeigen <. Tabellen drucken MS Office Excel 2010, Kap Microsoft Office Excel 2010

8 1.5.3 Bildschirm teilen Den Bildschirm teilen Sie, um gleichzeitig an verschiedenen Teilen einer Tabelle arbeiten zu können. Dies ist auch praktisch, um die Zeilen- und Spaltenüberschriften im Blick zu behalten, während man die Tabelle hinabscrollt. Dieser Arbeitsbereich ist waagerecht und senkrecht geteilt. Es entstehen vier Bereiche, deren Ausschnitt man eigenständig einstellen kann. Um die Teilung zu ändern, muss man den teilenden Balken verschieben. Der Mauszeiger ändert sich auf dem Balken. Doppelklicken Sie auf den Balken, um die Teilung rückgängig zu machen Weitere Techniken für mehr Übersicht Ansichten speichern Speichern Sie die aktuelle Ansicht Ihrer Tabelle, wenn Sie genau diese Ansicht noch einmal aufrufen wollen. Mehrere Fenster für eine Tabelle Verwenden Sie mehrere Fenster einer Tabelle, wenn Sie an unterschiedlichen Stellen der Tabelle arbeiten und nicht dauernd hin- und herscrollen möchten. Registerkarte >Ansicht: Arbeitsmappenansichten: Benutzerdefinierte Ansichten< Registerkarte >Fenster: Neues Fenster< Alles klar! K1 Welche Tabellenkalkulationsprogramme gibt es außer Microsoft Excel? K2 Was ist der Unterschied zwischen einer Arbeitsmappe und einem Arbeitsblatt? K3 Wie bestätigt und wie verwirft man die Eingabe in eine Zelle? K4 Wie löscht man die Inhalte einer Zelle? Und wie entfernt man eine ganze Zelle? K5 Wie kann man die Breite einer Spalte so einstellen, dass die Inhalte optimal angezeigt werden? K6 Wie zoomt man mit Maus und Tastatur? K7 Welche Ansichten auf ein Arbeitsblatt bietet Excel an? K8 Was bedeutet es, den Bildschirm zu teilen? Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation 247

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