Checkliste zur Berichtslegung AT-HU

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1 Checkliste zur Berichtslegung AT-HU Diese Checkliste soll als Hilfestellung für die Aufbereitung der Berichtslegung dienen. Es wird darauf hingewiesen, dass es sich lediglich um eine Zusammenfassung handelt. Falls erforderlich können jeder Zeit weitere Unterlagen/Dokumente zum jeweilig vorgelegten Bericht oder bei einer Vorortprüfung in Augenschein genommen werden. grundsätzlich ist festzuhalten: Die Förderfähigkeit der Kosten steht erst nach Abschluss der Prüfung einer Berichtslegung durch die FLC fest. Die Dokumentation der Einhaltung der Publizitätsvorschriften zu jeder eingereichten Rechnung (z.b.: Foto, Inventarliste, Belegexemplar) ist bei jeder Berichtslegung zu erbringen. Die Einhaltung der Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist jeder Berichtslegung (auch nachfolgender Teilabrechnungen) beizulegen. Änderungen zum Verantwortlichen des EFRE-Vertrages (z.b. Änderung der Zeichnungsberechtigte, Obmann-Wechsel, Adressenänderung,...) sind unaufgefordert beizulegen. Sämtlich Änderungen des Arbeitsvertrags/Anhang zum Arbeitsvertrag/Zuweisung des Mitarbeiters und die Arbeits- und Aufgabenbeschreibung sind unaufgefordert zu dokumentieren. Zugunsten der leichteren Lesbarkeit wurde auf die geschlechtergerechter Formulierung verzichtet, die männliche Form bezieht sich auf beide Geschlechter. 1. AT-HU: Dokumente: digital und in unterfertigter Form jeder Abrechnung (auch Null-Meldung) beizulegen: Belegverzeichnis; Tätigkeitsberichtbericht; Finanzbericht;

2 1. Erklärung über den Mehrwertsteuerstatus: grundsätzlich wird netto abgerechnet. bei Nicht-Vorsteuerabzugsberechtigung, legen Sie bitte eine Bestätigung vom Finanzamt oder eine letztgültige Umsatzsteuererklärung mit einer Nullmeldung bei; 2. Personalkosten: Die Excel-Datei "Personalkostenblatt" müssen Sie sich auf der Homepage unter herunterladen. Personalkostenberechnungsblatt: das vollständig ausgefüllte und vom Verantwortlichen und Mitarbeiter unterfertige Blatt ist auch elektronisch (Excel-Datei) zu übermitteln; Kopie des Arbeitsvertrags/Anhang zum Arbeitsvertrag/Zuweisung des Mitarbeiters und die Arbeitsund Aufgabenbeschreibung jedes Mitarbeiters im Projekt; Gesamtstundenliste: Name, Monat, Tag, Dienstbeginn/Dienstende pro Tag, Urlaub/Krankenstand/Zeitausgleich, Summenbildung der monatlichen Netto-Gesamtarbeitszeit (Minuten in Dezimalstellen), unterschrieben vom Verantwortlichen und Mitarbeiter; Projektstundenliste, Name, Monat, Tag, Beginn und Ende der Projektarbeitszeit pro Tag, nachvollziehbare aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung in Deutsch, unterschrieben vom Verantwortlichen und Mitarbeiter; Auszug Beitragskonto der Krankenkassa, Finanzamt und Gemeinde; Jahreslohnkontoblatt, Dienstgeber-Beiträge (Lohnnebenkosten meistens auf Seite 3) müssen ersichtlich sein; monatliche Gehaltsnachweise (z.b.: Lohnzettel, Gehaltüberweisung, Monatsabrechnung,...) der abgerechneten Mitarbeiter müssen immer Übermittelt werden; sämtliche Original-Zahlungsnachweise für Lohn- und Lohnnebenkosten, sollte Vorlage von Original- Kontoauszügen nicht möglich sein, dann vor Abgabe der Berichtslegung Rücksprache mit A7; 3. Reisekosten und Tagesspesen: Dokumentation der Reise-/Veranstaltungsteilnahme: Reiseantrag/-genehmigung, Einladung, Anmeldeschein, Teilnehmerliste, Teilnahmebestätigung, Tagesordnung, Protokoll, Reiseberichtslegung, Foto,...(so umfangreich, dass die Projektrelevanz eindeutig erkennbar ist); Rechnungen/Hintergrundrechnungen der entstandenen Kosten (z.b.: Mietauto, Hotelrechnung, Fahrkarte, Bordkarte, ) müssen im Original dokumentiert werden; Original-Rechnung/Zahlungsnachweis; Original abgestempelte Projektstundenliste: bei Nachreichung von Reisekosten aus der Vorberichtslegung (ab der 2. Berichtslegung möglich);

3 4. Externe Leistungen/Rechnungen Original-Rechnungen; Original-Zahlungsnachweis; Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt 7); Beilagen (z.b.: Leistungsnachweis, Konzept, Bericht, Studien, ); Dokumentation der Einhaltung der Publizitätsvorschriften (z.b.: Einladungen, Folder, Foto, Belegexemplar, ); 5. Investitionen Original-Rechnungen; Original-Zahlungsnachweis ; Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt 7); Dokumentation der Einhaltung der Publizitätsvorschriften (z.b.: Foto, Inventarliste, Belegexemplar); 6. Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit: Dokumentation des Vergabeverfahrens; firmeninterne Anweisungen vom Zukauf von Leistungen/Investitionen (falls vorhanden); die Kopie der Auftragserteilung; Dokumentation der Direktvergabe durch mindestens zwei zusätzliche Preisauskünfte (Anbote, Web-Site Ausdrucke, Werbeflugblätter oder dergleichen); Direktvergabevermerk; Original-Rechnung; Original-Zahlungsnachweis; 7. Gemeinkosten: Direkte Gemeinkosten: ausschließlich und eindeutig dem Projekt zuordenbar, z.b. Porto für Versendung von Unterlagen Dokumentation: siehe dazu Punkt 5 und 6;

4 Indirekte Gemeinkosten: anteilige Zurechnung zum Projekt, z.b. Miete, Strom,... nur jährlich abrechenbar Berechnungsmethode anhand einer Excel-Tabelle nachweisen - diese ist auch elektronisch zu übermitteln; die Berechnungen müssen auf Basis von Original-Rechnungen/Einzelbelege vorgelegt und dokumentiert werden; Original-Zahlungsnachweise; Hintergrundbelege im Original(z.B. Mietvorschreibung, Serviceverträge,...); Gesamtstundenaufzeichnungen aller Mitarbeiter der Firma/Verein (mit Summenübersicht und Unterschriften des jeweiligen Verantwortlichen und Mitarbeiters); Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit z.b. bei neuer Büroanmietung (siehe dazu Punkt 7); Berechnungsmethode indirekte Gemeinkosten: Jährliche Kosten dividiert durch Jahresgesamtstunden aller Mitarbeiter = Gemeinkostenzuschlag (GK); Gemeinkostenzuschlag multipliziert mit den Projektstunden = förderfähige Gemeinkosten;

5 GRUNDSÄTZLICH NICHT FÖRDERFÄHIGE AUSGABEN Die nachstehende Auflistung erhebt nicht den Anspruch der Vollständigkeit. a) alle Ausgaben, die vor Beginn oder nach Ablauf des Zeitraums der Förderfähigkeit erbracht, bezahlt oder in Rechnung gestellt wurden; b) Ausgaben für Aktivitäten außerhalb des Programmgebiets, es sei denn, diese Aktivitäten sind für das Projekt notwendig und von der GTS/VB/BA bestätigt worden; c) Ausgaben, die nicht direkt mit dem LP oder seinen PP zusammenhängen; d) Ausgaben, die an Dritte weiterverrechnet werden und nicht vom LP oder seinen PP bezahlt werden; e) Repräsentationsausgaben (Geschenke, Blumen, Grußkarten); f) alkoholische Getränke; g) Kauf von Kunstwerken; h) Bonuszahlungen an einzelne Mitarbeiter (Firmenauto, Prämien ); i) Rückerstattung von Erzeugnisse die als Urheberwerke betrachtet werden; j) Skonto, Rabatte, Barnachlass, Garantiezahlung, Schadenersatz; k) Kontogebühren, außer es gibt ein eigenes Projektkonto; l) Bußgelder, Geldstrafen und Ausgaben für Rechtstreitigkeiten; m) Schuldverschreibungszinsen oder Verzugszinsen; n) Mitgliedsbeiträge, Sitzungsgelder; o) Sponsoring;

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