Die neue PS-Explore-EXCEL-Schnittstelle

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1 Die neue PS-Explore-EXCEL-Schnittstelle Gleichwohl die bisherige Excel-Schnittstelle hinsichtlich des Komforts gut ausgestattet war, gab es doch in Abhängigkeit von gewissen Randbedingungen bei der Windows-Konfiguration hier und dort leichte Kommunikationsschwierigkeiten. Speziell lag dies an Problemen der Windows OLE-Technik. Das VGSPS-Entwicklerteam begann daher vor einiger Zeit mit einem Projekt, dessen Ziel es war, die Excel-Datenformate genuin selbst zu erzeugen, so dass Excel- Dateien und Tabellen auch ohne Vorhandensein von Excel geschrieben und gelesen als auch bestehende Excel-Tabellen zellenweise mit Daten aus PS-Explore befüllt werden können. Mit der neuen PS-Explore-Excel-Schnittstelle ist es nun noch komfortabler und einfacher möglich, Daten zwischen beiden Programmsystemen hin- und herzuschieben. Dies ist sowohl rein interaktiv manuell mit wenigen Mausklicks handhabbar als auch mittels entsprechender Steuerbefehle, um welche die PS- Explore-Programmsteuersprache PXM erweitert wurde. Somit wird zwei sehr unterschiedlichen Anwendergruppen von PS-Explore Rechnung getragen, den onthe-fly-usern, die mal eben im alltäglichen Tagesablauf schnell per Mausklick eine Arbeit im PS-Explore-System durchführen möchten und den deep-space-usern, die mittels PXM für andere Anwender komplexere Spezialanwendungen aufbauen. In diesem Artikel wird zunächst die on-the-fly-anwendung auf Ebene der grafischen Oberfläche von PS-Explore beschrieben. Im zweiten Teil geht es dann um die syntaktische Beschreibung der entsprechenden PXM-Befehle und ein kleines Anwendungsbeispiel hierzu. On-the-fly-Import von Excel nach PS-Explore NC+ Grundsätzlich ist bei der Übernahme von Excel zu unterscheiden zwischen der Übernahme des reinen Datenapparates, ferner auch der Übernahme von Formatierungen und der Übernahme des Formelapparates aus Excel. Unsere Entwickler haben hier im Prinzip alle drei Bereiche realisiert. Da jedoch für die Normalanwendung nur die Datenübernahme von Interesse ist, konzentriert sich die neue Excel-Import-Schnittstelle speziell auf den Datenapparat. Weitere Features der neuen Excel-Schnittstelle sind zunächst ausschließlich für kundenspezifische Spezialanwendungen vorgesehen, die im PS-Explore-Standardsystem derzeit nicht angeboten werden. Der Daten-Import aus Excel geschieht über die Ordner-öffnen -Funktion der Registerkarte Arbeitsblatt im Autopiloten von PS-Explore:

2 Abbildung 1: Öffnen des Excel-Import-Dialogs Im Ordner-öffnen-Dialog werden die verschiedenen von PS-Explore verarbeiteten Standardformate angeboten. Für Excel wählt man weitere Dateiformate/xls- Dateien. Bei Anwahl öffnet sich das Fenster Vorschau und Laden von Excel- Dateien : Abbildung 2: Vorschau und Laden von Excel-Dateien In diesem Fenster klickt man das erste Button Excel-Datei öffnen an. Es erscheint dann unmittelbar der Dateidialog für Excel-Dateien. Hier wird zunächst die gewünschte Datei ausgewählt:

3 Abbildung 3: Excel-Datei im Dialog auswählen Nach der Dateiwahl erscheint linksseitig im Excel-Dialogfester eine Liste der in der Excel-Datei abgelegten Arbeitsblätter: Abbildung 4: Liste der Arbeitsblätter einer Excel-Datei

4 Bei Anklicken des jeweiligen Arbeitsblattnamens in der Liste erscheint rechts im Fenster sofort eine Anzeige des jeweiligen Datenblattes: Abbildung 5: Vorschau auf ein Arbeitsblatt einer Excel-Datei Neben dem Schaltknopf für die Auswahl der Excel-Datei gibt es zzt. 3 weitere Schaltknöpfe. Da i.d.r. Excel-Arbeitsblätter nach PS-Explore übertragen werden, weil diese dort in eine PS-Explore-Datenbank eingestellt werden sollen oder weil man mit den Daten dieser Arbeitsblätter statistische Auswertungen durchführen möchte, ist es wichtig die importierten Datenblätter automatisch so umgewandelt zu bekommen, dass sie un- Abbildung 6: automatische Umwandlung eines Excel-Arbeitsblattes in ein analysefähiges Format

5 mittelbar nach Import direkt verwendet werden können. Bei einfachen Datenblättern ist dies ohnehin der Fall, jedoch werden in Excel-Arbeitsblättern auch neben dem eigentlich in PS-Explore benötigten Datenkörper oft auch nicht auswertungsrelevante Informationen abgelegt. Mit Hilfe des Bereinigungsknopfes kann hierfür ohne große Umstände gesorgt werden. Auf diese Weise lassen sich z.b. irgendwelche Sonderzeichen oder Texte, die in eigentlich numerischen Feldern auftauchen, leicht entfernen. Ebenso werden Leerzeilen oder Leerspalten bei Wahl dieser Option entfernt. Der 3. Schaltknopf bietet die Möglichkeit im Excel-Arbeitsblatt direkt auch die Feldbezeichner (Spaltennamen) mitzugeben. Hierzu brauchen diese nur in der ersten Zeile des Excel-Arbeitsblattes zu stehen. Zwar bietet PS-Explore auch die Möglichkeit die Feldnamen nachträglich aus einer beliebigen Zeile des bereits importierten Excel-Arbeitsblattes zu übernehmen, jedoch ist dieser direkte Weg hier bequemer, da bei Import eines Excel-Arbeitsblattes von PS-Explore auch gleich eine Datentyperkennung durchgeführt wird und man somit nach Import in PS-Explore sofort loslegen kann. Abbildung 7: Übernahme der ersten Zeile aus dem Excel-Arbeitsblatt als Feldnamenbezeichnung in PS-Explore Sind soweit alle Übernahmeoptionen eingestellt, wird mit Klick auf den Häkchenknopf die Übernahme ausgelöst: Abbildung 8: Auslösen der Übernahme des Arbeitsblattes aus Excel Unmittelbar hiernach erscheint das importierte Arbeitsblatt sauber und auswertungsfähig in der Registerkarte Arbeitsblatt des PS-Explore-Autopiloten. Die Datentyperkennung wurde bereits ausgeführt und alles ist wohldefiniert. Vom Arbeitsblatt aus kann ggf. auch direkt eine Einstellung der Daten in einer PS-Explore- Datenbank erfolgen.

6 On-the-fly-Export von PS-Explore NC+ nach Excel Ebenso einfach wie der Import von ist der Export nach Excel. Die ad-hoc- Exportfunktion ist direkt im PS-Explore-Arbeitsblatt implementiert, so dass man alle gewünschten Daten von hier aus direkt nach Excel überführen kann. Der Aufruf erfolgt dabei über die entsprechende Schaltfläche im Arbeitsblatt. Die alte Schaltfläche zur Aktivierung der OLE-Schnittstelle ganz oben im Autopiloten ist zzt. zwar noch sichtbar zeigt aber bei Betätigung nur noch die Information an, dass die neue Schnittstelle direkt über den Schaltknopf im Arbeitsblatt zu bedienen ist: Abbildung 9: Aktivierung des Export-Fensters nach Excel Nach Anklicken des Exportknopfes erscheint sofort das Excel-Exportformular. Hier sind nun verschiedene Einstellungen möglich, die nach Anwahl sitzungsübergreifend erhalten bleiben und somit nicht jedes Mal wieder neu eingestellt werden müssen. Die verfügbaren Optionen sind: 1. Angabe des Spalten und Zeilenbereichs der zu exportieren ist: Die Angaben können dabei für Zeilen und Spalten numerisch gewählt werden. Die Spalten können auch über Listboxen feldnamentlich gewählt werden.

7 Abbildung 10: Spalten- und Zeilenberich festlegen 2. Angabe eines Aufsatzpunktes und Overlay-Option: Insbesondere, wenn Daten in ein bereits bestehendes Arbeitsblatt eingefügt werden sollen, ist die Angabe des Aufsatz- oder Startpunktes des zu transferierenden Datenbereichs aus PS-Explore im Excel-Arbeitsblatt wichtig. Standardmäßig ist der Aufsatzpunkt oben links im Excel-Arbeitsblatt (1,1). Es kann abweichend hiervon ein beliebiger anderer Aufsatzpunkt gewählt werden. Allgemein macht es dabei natürlich Sinn, gleichzeitig auch die Option Tabelle ggf. überlagern zu wählen. Anderen Falles würde das bestehende Excel-Arbeitsblatt überschrieben.

8 Abbildung 11: Startpunkt und Überlagerungsfunktion für bestehende Excel-Arbeitsblätter Ein kleines Beispiel hierzu: Im PS-Explore-Arbeitsblatt werden über die entsprechende ad-hoc-funktion des Arbeitsblattes nachträglich die Durchschnittsmieten nach Baujahresklassen berechnet.

9 Abbildung 12: Nutzung der ad-hoc-berechnung "Mittelwerte für Untergruppen" Anschließend soll nun nur diese neue Spalte in das bereits bestehende Excel- Arbeitsblatt Mieten1 transferiert werden. Schnell hat man die notwendigen Einstellungen im Fenster der Excel-Schnittstelle vorgenommen und sofort danach er- Abbildung 13: Überführung der neuen Berechnung nach Excel scheint die zu ergänzende Spalte im Excel-Arbeitsblatt:

10 Abbildung 14: ergänzte Berechnung der Durchschnittsmieten nach Baujahresklasse 3. Tabellentitel kopieren Mit dieser Option wird die Übertragung der Feldnamen/Spaltenbeschriftungen des PS-Explore-Arbeitsblattes nach Excel veranlasst. Die Bezeichnungen werden dabei in der Excel-Tabelle in der Zeile unmittelbar über dem Datenkörper abgelegt. I.d.R. also Zeile 1, falls nicht ein tiefer liegender Aufsatzpunkt definiert wird. 4. laufende Nummern Mit dieser Option wird veranlasst, die ganz links im PS-Explore-Arbeitsblatt (graue Spalte) stehenden Zeilennummern mit ins Excel-Arbeitsblatt zu transferieren. 5. Nachkommastellen Diese Option hat ihre Bewandtnis in aus der Praxis entstandenen Benutzerwünschen. Bei Wahl dieser Option passiert nichts anderes als das nicht bedeutsame Nullen (47,11000) im Nachkommastellenbereich beim Transfer nach Excel abgeschnitten werden.

11 6. Komplettübergabe Diese Option veranlasst die Übergabe des gesamten Arbeitsblattes nach Excel. Ihre Bedeutung liegt eigentlich nur darin, die Einstellung des Datenbereiches links oben im Schnittstellenfenster zu sparen, bzw. mit nur einem Mausklick zu erledigen. 7. automatisch speichern Diese Option führt dazu, dass vor Überschreiben eines bestehenden Arbeitsblattes keine entsprechende Warnung ausgegeben wird. 8. Speichern ohne Aufruf Hiermit wird der explizite Start von Excel unterdrückt. Excel muss bei der neuen Schnittstelle im Gegensatz zu früher nicht auf dem Rechner installiert sein. Man kann vielmehr Excel-formatierte Dateien beliebig ohne Excel erzeugen, etwa um diese dann anderen Anwendern, die ein Excel-Format benötigen entsprechend zu versorgen. 9. Alles als Text übergeben Mit dieser Option kann das Problem umgangen werden, dass Excel bei Übernahme aus Fremddateien mitdenkt und z.b. einen numerischen Wert wie 1.12 oder eine Bezeichnung wie 1-12 automatisch in ein Datum ( ) konvertiert. 10. Tabelle ggf. überlagern Siehe hierzu Beispiel in den Abbildungen 12 bis 14! 11. Wertetiketten übertragen Vorzugsweise sollten qualitative Daten in PS-Explore in Form von Nummernkodes vorgehalten werden, denen im Data-Dictionary (Spaltentiteleditor) entsprechende Wertetiketten (Klassenbezeichnungen) zugeordnet werden. Damit in Excel die eigentlichen (sprechenden) Klassenbezeichnungen pro Fall dargestellt werden, sollte diese Option aktiviert werden. Aus den Nummernkodes in PS-Explore werden dann

12 Abbildung 15: Darstellung qualitativer Daten per Nummernkode in PS-Explore in Excel die entsprechenden Klartexte: Abbildung 16: Nummernkodes werden automatisch zu Klartexten

13 12. Excel-Datei und Excel-Tabelle anwählen oder definieren: Abbildung 17: Excel-Mappe und Excel-Tabelle spezifizieren Die Excel-Mappe ist als erstes auszuwählen. Zu einer existierenden Mappe (xls- Datei) navigieren Sie durch Anklicken des Ordnersymbols. Dabei öffnet sich der unter Windows übliche Dateidialog. Ist eine Mappe erst anzulegen, gibt man deren zukünftigen Namen im Feld Excel-Mappe direkt ein. Das System bietet dann an, den Dateidialog zur Festlegung des Zielordners zu öffnen. Bei Anklicken des Eingabefeldes Excel-Tabelle werden im Falle, dass eine Mappe bereits existiert, die Tabellennamen der zugehörigen Mappe geladen und zur Auswahl aufgelistet. Man kann hier nun auswählen oder im Eingabefeld den Namen einer neu anzulegenden Datei eingeben.

14 Anwendung der Excel-Schnittstelle in selbstentwickelten Anwendungen Neben seiner soften und easy-going grafischen Benutzeroberfläche verfügt PS- Explore zusätzlich für Anwendungsentwickler über einen gewaltigen Werkzeugkasten, dessen wesentlicher Bestandteil die Makrosprache PXM ist. Diese wurde nun hinsichtlich des bereits vorher existierenden Befehls arb_nach_excel um den Befehl excel_nach_arb erweitert. Abrufbar sind beide Befehle über die Programmierhilfe der Registerkarte Makroanwendungen : Abbildung 18: Makrobefehl "excel_nach_arb" in der Programmierhilfe Zur Übernahme von Tabellen aus einer Excel-Mappe dient der Befehl excel_nach_arb. Nachstehend die Syntaxbeschreibung: Excel_Nach_Arb exceldatei=verzeichnis&dateiname exceltabelle=tabellenname oder Tabellennummer arbeitsblatt=ps-explore-arbeitsblattname /121 /titel' In Abbildung 19 wurde der excel_nach_arb-befehl benutzt um die Excel- Arbeitsmappe aus Abbildung 14 nach PS-Explore zu holen. Die Option /121 besagt, dass die Tabelle 1 zu 1 übernommen werden soll (keine bereinigende Anpassung).

15 Die Option /titel besagt, dass die Feldnamen aus der ersten Zeile des Excel- Arbeitsblattes bezogen werden sollen. Abbildung 19: kleines Makro mit Datenübernahme aus Excel und einfacher Kreuztabellengenerierung Da PS-Explore es vorzieht statt mit Texten mit Nummernkodes zu arbeiten, werden die Textspalten aus dem Excel-Arbeitsblatt mit dem Map-Spalte-Befehl entsprechend umgewandelt. Anschließend wird das Arbeitsblatt im PS-Explore-Format gespeichert und mittels des Ag-Tab-Befehls wird eine Kreuztabelle berechnet. Die Syntax des Ag-Tab-Befehls braucht man zum Schreiben dieses kleinen Makros gar nicht zu kennen, denn es reicht diesen Befehl über das Kreuztabellenmenü einmal zu erzeugen und in das Makro einfügen zu lassen. Das Ergebnis des Makros wird dann in der Registerkarte Ergebnisse/Reports automatisch hinterlegt:

16 Abbildung 20: Ergebnis eines kleinen Makros mit dem Excel_nach_Arb-Befehl Als Pendant zum Excel_nach_Arb-Befehl gibt es auch den Befehl Arb_nach_Excel: Abbildung 21: Makrobefehl "arb_nach_excel" in der Programmierhilfe Im Grunde kann man hiermit beliebige Inhalte eines PS-Explore-Arbeitsblattes per Makro nach Excel hinüberschieben. Analog zur Excel-Schnittstelle der grafischen Oberfläche im Autopilot gibt es hier 9 Optionen (siehe Abbildung21!). Vor Angabe der Optionen erfolgt ggf. die Angabe des Aufsatzpunktes in Excel und die Angabe der Excel-Datei und der Excel-Mappe, in welcher die Daten abgelegt werden sollen:

17 Arb_nach_Excel [AufsatzpunktInExcelOben, AufsatzpunktInExcelLinks] datei=exceldatei tabelle=excelarbeitsblatt /titel /schnibena /noexec /lfdnr /komplett / auto /text /overlay /etiketten Die Bedeutung der /-Optionen ist aus Abbildung 21 ersichtlich und entspricht in Bedeutung und Reihenfolge dem Menü in Abbildung 9. Weitere Verfahren mit Übergabe von PS-Explore-Ergebnissen nach Excel Nahezu in allen wichtigen Bereichen von PS-Explore kann man die berechneten Ergebnisse mittels Mausklick nach Excel schicken. Repräsentativ seien nur 2 Anwendungen hier erwähnt: 1. Übergabe von Datenbankabfragen nach Excel: Abbildung 22: Übergabe einer PS-Explore-DBQ-Datenbankabfrage nach Excel Hier wurde über die Hauptbefehlsleiste unter Datenbankoperationen die DBQ- Abfrage auf eine PS-Explore-Datenbank gestartet. Das Abfrageergebnis wird links unten in der Abbildung 22 in einem Arbeitsblatt angezeigt. Hier wurde eine Grafik aktiviert und anschließend wurde das Abfrageergebnis über die Excel-Schaltfläche (roter Kreis) nach Excel übergeben. 2. Übergabe einer Kovarianzanalysetafel nach Excel In Abbildung 23 sieht man das Hauptergebnis einer Kovarianzanalyse, welches aus dem entsprechenden Fenster von PS-Explore nach Excel weitergegeben wurde:

18 Abbildung 23: Kovarianzanalyse in PS-Explore weitergegeben nach Excel Direkt aus der Kovarianzanalyse kann man die Ableitung von Faktoren und Umrechnungskoeffizienten für die Bestimmung von Immobilienrichtwerten durchführen. Die zugehörige Ergebnistabelle lässt sich direkt nach Excel überführen. Abbildung 24: Ableitung von Faktoren und Umrechnungskoeffizienten aus der Kovarianzanalyse und Weitergabe nach Excel

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