Übungsblätter zum Umgang mit Excel

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1 INSTITUT FÜR UR UND FRÜHGESCHICHTE, KIEL Übungsblätter zum Umgang mit Excel Excel in praktischer Anwendung für Archäologen Jutta Kneisel 2012 DR. JUTTA KNEISEL, INSTITUT FÜR UR UND FRÜHGESCHICHTE, JOHANNA MESTORF STR. 2 6, KIEL,

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3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Einleitung... 5 Excel Arbeitshilfen Füllen der Zellen mit gleichen Werten Automatische Nummerierung Rechnen Einfache Spalten und Zeilensumme Andere Rechenarten (dividieren, multiplizieren und subtrahieren) Prozentrechnung Koordinaten Umrechnung Werte fixieren Daten sortieren Einfaches sortieren Benutzerdefiniertes sortieren Texte verbinden/trennen Texte verbinden Texte trennen Daten aus mehreren Tabellen zusammenfügen (sverweis) Transponieren (X/Y Achse der Tabelle vertauschen) Pivot Tabelle Abfragen mittels Pivot Tabelle Duplikate überprüfen Duplikate entfernen Duplikate kontrollieren Diagramme erstellen Einfache Diagramme Diagramme mit Abweichungsbereichen Datenanalyse Histogramme Notizen ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 4

4 Einleitung Excel Arbeitshilfen Dieses Arbeitsblatt bietet Hilfestellung für verschiedene Excel Optionen und Befehle, die nützlich für den Transfer und die Berechnung von Daten sind. Dabei werden bewusst einfache Optionen, die bei der Erstellung von Tabellen benötigt werden, an den Anfang gestellt. Komplexere Vorgänge wie die Verknüpfung von Datenblättern, die Verbindung von Zellen und das Erstellen von Pivot Tabellen werden am Ende erklärt. Es ist lohnend für einfache Arbeitsschritte, die zum Zusammenfügen oder Berechnen von Daten dienen Excel zu verwenden. Anschließend kann Excel in verschiedenen Formaten gespeichert und in GIS Programme, Datenbanken oder Textdateien importiert werden. Auch die Erstellung von Diagrammen oder komplexeren statistischen Untersuchungen wie Korrespondenz Analyse oder Seriation werden so vorbereitet. Der besseren Verständlichkeit wurden Beispiele aus der Archäologie genommen. Einfache Typentabellen für Gräberfelder oder Siedlungen sollen als anschauliche Vorlage dienen. Die Abbildungen und Schritt für Schritt Anleitungen beziehen sich auf Excel Viel Spaß beim Ausprobieren. Kiel, den ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 5

5 1. Füllen der Zellen mit gleichen Werten Beim Anlegen von Tabellen möchten wir häufig in eine größere Anzahl von Zellen den gleichen Wert eintragen. Dies kann ein Text oder eine Zahl sein. 1. Geben Sie einmal den Wert ein. 2. Markieren Sie diese Zelle. 3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das schwarze Kästchen an der unteren rechten Ecke. Es erscheint ein schwarzes Kreuz. 4. Ziehen Sie mit der Maus das Kreuz soweit nach unten wie nötig. Dies Funktioniert sowohl mit Zahlen als auch Text. 2. Automatische Nummerierung Häufig benötigen wir einfache Reihen von Zahlen oder Buchstaben, deren Eingabe mit der Hand bei größeren Datenmengen ärgerlich ist. Sei es, dass Sie Listen für die Grabung bereits durchnummerieren, Gräber nummerieren oder Fundorte mit einer durchgehenden Nummer versehen wollen. Dies geht automatisch, egal ob es sich um Zahlenwerte oder Zeichen handelt. 1. Geben Sie mindestens zwei Werte ein (1 / 2) oder (a / b). 2. Markieren Sie beide Zellen. 3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das schwarze Kästchen an der unteren rechten Ecke. Es erscheint ein schwarzes Kreuz. 4. Ziehen Sie mit der Maus das Kreuz soweit nach unten wie nötig. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 6

6 Sie können immer wieder neu ansetzten, soweit sie eine Folge von Buchstaben haben, wird das Programm daraus eine logische Reihe bilden. Auch Werte wie (1/3/5/7) sind möglich. Ebenso kombinierte Zahlen und Buchstabenwerte (Grab 1/Grab 2 / Grab 3). 3. Rechnen Sicherlich rechnen wir gerne einige Zahlen im Kopf zusammen und schreiben Sie in unsere Tabelle. Wenn ein Computer aber etwas richtig kann, ist es das Rechnen. Meistens auch fehlerfreier als wir. Lassen wir also den Computer für uns rechnen. Ganz einfach, quasi mit Mausklick lässt sich die Summe in einer Spalte oder Zeile errechnen. Wichtig ist nur, dass sie das Summenzeichen Σ finden Einfache Spalten und Zeilensumme Sie möchten die Anzahl der vorhanden Typen in Ihrer Tabelle addieren. Zudem möchten sie erfahren, wie viele Artefakte sich in den einzelnen Gräbern befinden. 1. Markieren Sie den Bereich Ihrer Zeilen oder Spalten, die Sie addieren möchten. 2. Klicken Sie mit der Maus auf das Summenzeichen Σ. Sie finden es unter der Menükarte Start im Feld bearbeiten. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 7

7 3. Das Programm erstellt in der nächsten freien Zeile die Summe. 4. Ganz ähnlich funktioniert es für die Zeilensummen Andere Rechenarten (dividieren, multiplizieren und subtrahieren) Zellen lassen sich nicht nur addieren, sondern jede Rechenart und sogar komplexe Formeln sind möglich. Die vier Grundrechenarten lassen sich einfach ausführen. 1. Markieren Sie den Bereich Ihrer Zeilen oder Spalten, die an der Rechnung beteiligt sind. 2. Klicken Sie mit der Maus auf das Summenzeichen Σ. Sie finden es unter der Menükarte Start im Feld bearbeiten. 3. Klicken Sie mit der Maus einen Doppelklick in die Summenzelle, und die dahinterstehende Formel wird sichtbar. Diese Formel zeigt die beiden Spalten an, die summiert wurden. Will man beispielsweise die Wildtierknochen von der Gesamtmenge der Knochen abziehen, ist es lediglich nötig, die Vorzeichen zu ändern. 4. (B2 C2). Klickt man Enter, wird der neue Wert in der Zelle angezeigt. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 8

8 Folgende Vorzeichen gibt es: minus / teilen : plus * multiplizieren Um die Rechnung für eine ganze Spalte oder Zeile durchführen zu lassen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das schwarze Kästchen an der unteren rechten Ecke. Es erscheint ein schwarzes Kreuz. Ziehen Sie mit der Maus das Kreuz soweit nach unten wie nötig. (Siehe auch: Kap. Füllen der Zellen mit gleichen Werten ). Die Formel wird für alle Zellen übernommen und das Ergebnis abgebildet. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 9

9 3. 3 Prozentrechnung Auch etwas komplexere Rechnungen lassen sich durchführen. Anhand von einem Beispiel sollen diese vorgestellt werden. Wichtig für Archäologen ist die prozentuale Anzahl von Befunden. An dem oben gegebenen Beispiel der Knochen lässt sich errechnen, welche prozentuale Häufigkeit Wildtierknochen an der Gesamtknochenzahl haben. 1. Markieren Sie den Bereich Ihrer Zeilen oder Spalten, die an der Rechnung beteiligt sind. 2. Klicken Sie mit der Maus auf das Summenzeichen Σ. Sie finden es unter der Menükarte Start im Feld bearbeiten. 3. Klicken Sie mit der Maus einen Doppelklick in die Summenzelle, und die dahinterstehende Formel wird sichtbar. Diese Formel zeigt die beiden Spalten an, die summiert wurden. 4. Ändern Sie die Formel entsprechend ihren Wünschen: (C2*100/B2). 5. Klickt man Enter, wird der neue Wert in der Zelle angezeigt. Auf diese Art und Weise ist es möglich, die verschiedensten Rechenschritte mittels einer Formel zu erstellen Koordinaten Umrechnung Ein zweites Beispiel sei für die Umrechnung von Koordinaten angeführt. Häufig benötigt man Angaben nicht in Grad, Bogenminuten und Sekunden sondern Dezimalzahlen. Verschiedene Geräte nutzen zudem Einstellungen, die von anderen Programmen nicht erkannt werden, oder stellen die Werte in einzelnen Spalten dar, wie im folgenden Bild. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 10

10 Bei längeren Einträgen über einzelne Zeilen ist es einfacher, die Formel direkt einzugeben. 1. Klicken Sie dazu die Zelle an, in der das Ergebnis stehen soll. 2. Gehen Sie auf die obere Eingabezeile und Klicken mit der Maus auf das Symbol fx. 3. Geben Sie die Formel ein wie angegeben. (C4+(D4/60)+(E4/3600)) 4. Klickt man Enter, wird der neue Wert in der Zelle angezeigt. Die Formel fasst die drei Zellen C, D, E zusammen. Dabei werden gleichzeitig die Bogenminuten für sich durch 60 und die Sekunden für sich durch 3600 geteilt. In der Zelle steht dann der Dezimalwert ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 11

11 4. Werte fixieren Die eben in der Zelle erstellten Werte beruhen auf Formeln. Verschieben Sie die Zellen oder kopieren diese, werden die Formeln neu berechnet und die Werte stimmen nicht mehr mit den ursprünglich errechneten Werten überein. Um dies zu verhindern: 1. Erstellen sie eine neue Spalte oder Zeile. 2. Markieren Sie die Werte, die sie kopieren möchten. 3. Klicken Sie Kopieren. 4. Klicken sie in die erste Zelle, in die die neuen Werte eingefügt werden sollen. 5. Statt Einfügen klicken Sie auf das Optionsfeld und wählen Inhalte einfügen aus. Nun werden die Werte ohne die Formel eingefügt und sind so nicht mehr abhängig von den Zeilen oder Spalten. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 12

12 5. Daten sortieren Häufig findet man die gesuchte Zeile nicht, oder möchte einen bestimmten Abschnitt auswählen. Dabei hilft die Funktion Daten sortieren. Aber Achtung! Stellen Sie sicher, dass immer die gesamte Matrix ausgewählt ist. Bei benutzerdefiniertem Sortieren wird sonst nur innerhalb einer Zeile oder Spalte sortiert. Die Matrix gerät so durcheinander und die Fundorte enthalten plötzlich andere Keramikformen als eingeben Einfaches sortieren Beispiel 1: Stellen Sie sich vor, Sie haben die verschiedenen Rand und Bauchdurchmesser eingegeben. Nun wollen Sie die Werte gerne nach dem Randdurchmesser sortieren. Beispiel 2: In Ihrer 5000 Fundorte umfassenden Tabelle würden sie diese gerne nach Kreisen sortieren, um diese getrennt analysieren zu können. 1. Markieren Sie die gesamte Matrix. 2. Gehen Sie im Menü Start auf Sortieren und Filtern. 3. Es öffnet sich eine Liste, wählen Sie Filtern aus. 4. Es erscheinen über den Spalten kleine Pfeilsymbole. 5. Durch Klicken eines dieser Symbole können Sie die gesamte Tabelle nach den Werten dieser Spalte sortieren. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 13

13 6. Klicken Sie nun auf die Option nach Größe sortieren und sie erhalten eine neue Matrix, sortiert nach Randdurchmessern Benutzerdefiniertes sortieren 1. Markieren Sie die gesamte Matrix. 2. Gehen Sie im Menü Start auf Sortieren und Filtern. 3. Es öffnet sich eine Liste, wählen Sie Benutzerdefiniertes sortieren aus. 4. Es öffnet sich das Fenster sortieren. Sie können nun nach mehreren Spalten gleichzeitig sortieren lassen. 5. Klicken Sie in das Feld Daten haben Überschriften. 6. Sie können Ebenen hinzufügen oder Ebenen löschen. 7. Wählen Sie in den Fenstern die entsprechenden Spalten aus und geben die Sortieroption (aufsteigend, absteigend) ein. 8. Klicken Sie auf ok und die Daten werden sortiert. Warnung: Stellen Sie sicher, dass immer die gesamte Matrix ausgewählt ist. Bei benutzerdefiniertem Sortieren wird sonst nur innerhalb einer Zeile oder Spalte sortiert. Die Matrix gerät so völlig durcheinander! ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 14

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15 6. Texte verbinden/trennen 6. 1 Texte verbinden Nicht nur Zahlen können berechnet oder zusammengefügt werden. Es ist möglich einzelne Zellen mit Textinhalten zusammenzufügen. Der Text steht dann in einer Zelle. Es ist egal, ob es sich dabei um Zahlen oder Text handelt, die Inhalte von Zellen werden aneinandergereiht. 1. Klicken Sie auf die Zelle, in der das Resultat stehen soll. 2. Gehen Sie auf die obere Eingabezeile und Klicken mit der Maus einen Doppelklick auf das Symbol fx. 3. Es öffnet sich das Fenster Funktion einfügen. 4. Nun können Sie den Begriff verketten im unteren Feld auswählen oder in das obere Suchfeld eingeben. 5. Klicken Sie auf ok. 6. Es erscheint das Fenster Funktionsargumente. 7. Gehen Sie in das Feld Text 1 mit dem Cursor und Klicken mit der Maus anschließend auf die Zelle, die an erster Stelle stehen soll. 8. Wiederholen Sie den Vorgang für das zweite Textfeld. Insgesamt können Sie mehrere Textfelder auswählen. 9. Klickt man Enter, wird der zusammengefügte Text in der Zelle angezeigt. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 16

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17 6. 2 Texte trennen Mitunter haben wir kopflos Texte in eine Spalte geschrieben, die wir für eine Abfrage jedoch lieber getrennt auf mehrere Spalten verteilt hätten. Dies passiert, wenn hat man bei der Anlage der Tabelle sich vorher nicht richtig überlegt hat, wozu diese Tabelle genutzt werden soll. Auch Datenimporte führen häufig zu solchem Wirrwarr. Wenn nicht schon beim Import auf Trennung geachtet wurde, ist die Trennung auch aus der Tabelle heraus durchzuführen. 1. Leerspalten einfügen, entsprechend der Anzahl der erwarteten Spalten. (Sonst werden die Daten der vorhandenen Spalten überschrieben) 2. Spalte markieren. 3. Unter dem Menüblatt Daten die Option Text in Spalten anklicken. 4. Es öffnet sich das Fenster Textkonvertierungs assistent. 5. Wählen Sie Getrennt aus und klicken Sie auf Weiter. 6. Im nächsten Schritt wählen Sie das Trennungszeichen aus. In diesem Fall ein Leerzeichen. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 18

18 7. Klicken Sie auf weiter. 8. Nun können Sie noch verschiedene Einstellung vornehmen oder auf weiter klicken. 9. Die Daten werden nun in zwei getrennten Spalten angezeigt. Wichtig: Sollten sie vorher keine Leerspalten eingefügt haben, wird die nächste vorhandene Zeile einfach überschrieben. Sie verlieren so vielleicht wertvolle Daten!! Sie können auch die Breite per Hand einstellen, vorausgesetzt Ihre Daten haben die gleiche Länge. Führen Sie die oben genannten Schritte 1 4 aus. 5. Wählen Sie Feste Breite und klicken auf weiter. 6. Klicken Sie im unteren Bereich mit der Maus auf das weiße Feld, ein Balken erscheint. Ziehen Sie den Balken an die Stelle, wo eine Trennung erforderlich ist. Mehrere Balken stehen zur Verfügung. 7. Klicken Sie auf Fertig stellen und sie erhalten die Daten über zwei Spalten getrennt. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 19

19 Wichtig: Sollten sie vorher keine Leerspalten eingefügt haben, wird die nächste vorhandene Zeile einfach überschrieben. Sie verlieren so vielleicht wertvolle Daten! 7. Daten aus mehreren Tabellen zusammenfügen (sverweis) Häufig hat man als Archäologe verschiedene Informationen in unterschiedlichen Tabellen vorliegen. Eine Tabelle aus einem GIS Programm mit Koordinaten, eine Tabelle mit Geschlechtsbestimmungen usw. Allen gemeinsam ist die Gruben oder Grabnummer. In Excel ist es möglich, die verschiedenen Werte aus mehreren Tabellen in eine Tabelle zusammenzuführen. Das Prinzip funktioniert mit einer Formel, dem sverweis. Folgende Ausgangssituation: Sie haben eine Tabelle, in der alle Ihre Typen stehen, sortiert nach Grabnummern. In einer zweiten Tabelle sind die Koordinaten der Gräber auf dem Gräberfeldplan enthalten. Ebenfalls sortiert nach Grabnummern. Nun wollen Sie die Koordinaten in Ihre Typentabelle integrieren. 1. Legen Sie ein Arbeitsblatt an, indem die verschiedenen Tabellen enthalten sind. Kopieren Sie sonst die Tabelle in das aktuelle Arbeitsblatt. 2. Fügen Sie eine neue Spalte ein, in der die zu verknüpfenden Werte stehen sollen. 3. Klicken Sie in die leere Zelle und anschließend auf das fx Symbol in der Einfügezeile. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 20

20 4. Geben Sie sverweis ein und klicken auf ok. Es erscheint das Fenster für Funktionsargumente. Jetzt wird es etwas komplizierter. Sie haben 4 Eingabefelder: Suchkriterium, Matrix, Spaltenindex, Bereich_Verweis. Suchkriterium: Das Suchkriterium ist der Wert, der in unserem Fall in beiden Tabellen identisch ist. Die Grabnummer. Matrix: Ist die gesamte Tabelle, aus der Sie die Informationen holen wollen. In diesem Fall die Tabelle mit den Koordinaten. Spaltenindex: Ist die Spalte, in der die Information steht, die sie in Ihre Tabelle holen möchten. Die Spalten werden vom Anfang durchgezählt. In diesem Fall die X Koordinaten. Also 2. Bereich_Verweis: Sie können Falsch oder Wahr eingeben. Bei Falsch wird nur nach exakten Übereinstimmungen gesucht. Bei Wahr nach circa Werten. Wir benötigen Falsch. 5. Klicken Sie bei Suchkriterium auf die Zelle (in der gleichen Zeile), die die Grabnummer enthält. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 21

21 6. Klicken Sie in das Feld Matrix. 7. Wechseln Sie zur Tabelle mit den Koordinaten und wählen die gesamte Tabelle aus. 8. Klicken Sie in Spaltenindex und tragen 2 ein. 9. Geben Sie in Bereich_Verweis Falsch ein. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 22

22 10. Klicken Sie auf ok. Nun erscheint die Koordinate in der Spalte. 11. Gehen Sie auf das schwarze Quadrat unten recht an der markierten Zelle und ziehen die Formel mit der Maus in die restlichen Zeilen. Nun haben Sie alle Koordinaten. Wiederholen Sie die Schritte für die y Koordinate. Hier müsste bei unserem Beispiel im Spaltenindex eine 3 stehen. Wichtig: Um die eingefügten Daten zu sichern, müssen Sie die Werte fixieren (siehe Kap. 5). Ansonsten würden die Werte verschwinden, sollten Sie Zeilen kopieren oder Spalten verschieben. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 23

23 8. Transponieren (X/Y Achse der Tabelle vertauschen) Diese Eigenschaft ist sehr nützlich, wenn man Diagramme erstellen möchte und feststellt, dass die Achsen vertauscht sind. Es ist möglich, mit einem einfachen Befehl die Achsen zu vertauschen. Beispiel: Sie haben verschiedene Gräber und eine Spalte, in der die Anzahl der Inventare pro Grab aufgelistet ist. Nun wollen Sie die 2 Spalten auf zwei Zeilen verteilen. 1. Markieren Sie den gesamten Bereich. 2. Klicken Sie auf Kopieren. 3. Klicken Sie in die erste freie Zelle neben den Spalten. 4. Wählen Sie im Start Menü die Liste Einfügen aus. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 24

24 5. Klicken Sie auf Transponieren. Fertig. Ihre Spalten sind in Zeilen transponiert worden. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 25

25 9. Pivot Tabelle Wenn Sie Daten aus Datenbanken kopieren und diese für die Erstellung von statistischen Analysen vorbereiten wollen ist die Funktion Pivot Tabelle oder auch Kreuztabelle genannt die Richtige. Ein Beispiel: Sie haben eine Liste von Keramiktypen und geben in die Tabelle nur Grabnummer und Typ ein. Dabei kommen sowohl die Typen mehrfach vor, als auch die Grabnummern. Nun wollen Sie aber wissen, in welchen Gräbern welche der Keramiktypen vorkommen. Dies geht ganz einfach. 1. Markieren Sie den Bereich den gesamten Bereich einschließlich Spaltenüberschrift (Strg+A). 2. Gehen Sie ins Menü Einfügen und klicken auf die PivotTabelle. 3. Wählen Sie PivotTable aus. 4. Es erscheint das Fenster PivotTabelle erstellen. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 26

26 Sie können nun verschiedene Einstellungen vornehmen. Im Feld Tabelle/Bereich erscheint der ausgewählte Bereich der Matrix. Sie können externe Datenquellen verwenden, z. B. aus einer Tabelle in einer anderen Arbeitsmappe. Und Sie können wählen, ob die Ergebnisse in dem angezeigten Arbeitsblatt gezeigt werden sollen, oder in einem neuen Arbeitsblatt. Soll die Tabelle im angezeigten Arbeitsblatt erscheinen, klicken Sie mit der Maus in eine Zelle, in der die neue Tabelle erscheinen soll. In dem Feld Quelldatei erscheint dann der Zellbereich. 5. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf ok. 6. Es erscheint folgendes Bild: ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 27

27 7. Sie haben nun die Möglichkeit auf der rechten Seite (PivotTable Feldliste) zu bestimmen, welche Informationen Sie in der Tabelle haben wollen. Klicken sie oben in die Kästchen, diese werden dann aktiviert. 8. Jetzt können Sie bestimmen, welches die Zeilen und was die Spaltenüberschrift werden soll. 9. Ziehen Sie einfach die Spalten in eines der unteren Felder. Es erscheint die Pivot Tabelle. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 28

28 10. Sind Spalten und Zeilenbeschriftung richtig angeordnet, wählen Sie nun den Wertebereich aus. D. h. die Spalten, deren Anzahl jetzt in der neuen Matrix erscheinen soll. Bei unserem Beispiel wäre es die Anzahl der Keramiktypen pro Grab. 11. Ziehen Sie dafür erneut das Feld Keramik Typ in den Bereich Σ Werte. 12. Die fertige Tabelle erscheint. Zusätzlich werden die Zeilen und Spaltensummen angezeigt. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 29

29 9.1 Abfragen mittels Pivot Tabelle Sie können die Daten auch auswählen und sich nur bestimmte Daten anzeigen lassen. In unserem Beispiel sollen nur die männlichen Gräber untersucht werden. Mittels des Berichtsfilters ist dies möglich. 1. Klicken sie das obere Kästchen für Geschlecht an und ziehen es in das untere Feld Berichtsfilter. 2. Oberhalb der Pivot Tabelle im Arbeitsblatt erscheint das Feld Geschlecht. 3. Klicken Sie das Fenster Alle an. Es erscheint eine Auswahl aller vorhandenen Geschlechter. 4. Wählen Sie m (männlich) aus. Jetzt erscheint eine Matrix aller männlichen Bestattungen mit den darin enthaltenen Keramiktypen. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 30

30 Die Pivot Tabelle ist ein mächtiges Instrument, mit der Sie schnell und effizient Abfragen erstellen können. Diese Abfragen können Sie dann für weitere statistische Analysen verwerten. Gerade bei großen Tabellen ist dies von enormer Hilfe. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 31

31 10. Duplikate überprüfen 10.1 Duplikate entfernen Die Funktion Duplikate entfernen ist ein sinnvolles Hilfsmittel um das eigene Datenmaterial auf doppelte Zeilenbeschriftung zu überprüfen. Doppelt vergebene Fundnummern können so entfernt werden. Gleichzeitig lässt sich schnell überprüfen, ob sich im Datensatz Doppelnennungen eingeschlichen haben. 1. Markieren Sie den Bereich, den Sie nach Duplikaten durchsuchen lassen möchten. 2. Klicken Sie im Menü Daten auf Duplikate entfernen. 3. Es erscheint das Fenster Duplikate entfernen mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten. Sie können in allen Spalten nach Duplikaten suchen lassen (alles markieren) und die Markierung wieder aufheben. Diese Option ist sinnvoll bei einer großen Anzahl an Spalten. 4. Falls Sie Spaltenüberschriften haben, klicken Sie das Häkchen oben rechts an. 5. Sie können nun die Spalten anwählen, in denen nach Duplikaten gesucht werden soll. Wählen Sie nur die Spalten aus, aus denen Sie die Duplikate aussortieren möchten. In der Regel ist dies Ihre Grabnummer oder Fundort, also die erste Spalte. Wenn Sie z. B. die Kreise ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 32

32 auswählen, löscht das Programm Ihnen alle Zeilen mit den gleichen Kreisbezeichnungen, bis Sie nur noch einen Fundort pro Kreis übrig haben. Also Obacht! 6. Klicken Sie auf ok. 7. Das Programm gibt Ihnen eine Meldung wie viele Doppelte entfernt wurden und wie viele erhalten bleiben. 8. Prüfen Sie das Ergebnis, ob es stimmen kann, und klicken Sie auf ok Duplikate kontrollieren Excel bietet leider keine Möglichkeit, sich die gelöschten Duplikate anzeigen zu lassen. Es gibt aber einen kleinen Trick. 1. Kopieren Sie die Spalte, die Sie auf Duplikate untersuchen möchten, und setzen Sie sie ans Ende der Spalten. 2. Wenn Sie die Matrix markieren, sparen Sie diese Spalte aus. 3. Gehen sie nach der oben beschriebenen Methode vor und lassen Sie Excel die Duplikate löschen. 4. Durch einen einfachen Abgleich können Sie nun die kopierte Spalte mit der bereinigten Spalte vergleichen. Relativ schnell können Sie erkennen, welche Zeilen gelöscht wurden. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 33

33 11. Diagramme erstellen 11.1 Einfache Diagramme Als Letztes kommen wir zu einem sehr praktischen Aspekt von Excel. Der Erstellung von Diagrammen. Diagramme ermöglichen es, sich eine schnelle Übersicht über das Datenmaterial zu verschaffen und Mengenverhältnisse zu überprüfen. Dies ist eine der grundlegenden statistischen Untersuchungen, die selbst ein Anfänger beherrschen muss. Bei Referaten und Präsentationen kann so dem Zuhörer schnell eine Information über die Größe und Menge des untersuchten Materials vermittelt werden. Anteile an Artefaktgruppen oder Häufigkeiten in Bezug auf Grabausstattung oder Geschlecht können so visualisiert werden. Nutzen Sie diese Werkzeuge und die Zuhörer, einschließlich der Dozenten werden es Ihnen danken. Diagramme erstellen ist eine sehr einfache Option und Sie können durch Probieren sich schnell in die zahlreichen Möglichkeiten einarbeiten. Nicht nur der Art der Diagramme (Balken, Kreis, Linien) sondern auch den Gestaltungsmöglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt. Trauen Sie sich einfach! So erstellen Sie ein einfaches Diagramm: 1. Markieren Sie den Bereich, der in einer Tabelle dargestellt werden soll. 2. Gehen Sie in das Menü Einfügen und wählen die von Ihnen gewünschte Diagrammart aus. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 34

34 3. Wählen Sie eine der Diagrammunterarten aus. Kleiner Tipp, je einfacher, desto klarer verständlich in einer Präsentation. 4. Fertig ist das Diagramm. Die Bereiche, auf die sich die X und Y Achse bezieht, sind in der nebenstehenden Tabelle farblich markiert. Grün Überschrift Lila Beschriftung X Achse Blau Zahlenwerte Sie können sich auch mehre Spalten nebeneinander anzeigen lassen. Dadurch lassen sich z. B. Fundplätze oder Gräberfelder miteinander vergleichen. Sie können die Daten auch transponieren und dann ein Diagramm auswählen. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 35

35 Überlegen Sie sich, wie Sie die gewünschten Informationen am besten darstellen können. Nicht jedes Diagramm eignet sich für jede Fragestellung Diagramme mit Abweichungsbereichen Diagramme mit Abweichungsbereichen sind Diagramme, die von bis Bereiche anzeigen. Sie werden nicht wie Boxplots statistisch errechnet. Sie sind hilfreich, wenn für einen Wert nur grobe Bereiche zur Verfügung stehen (Minimum bis Maximum und ein Mittelwert). Diese können aber auch in Excel angezeigt werden. Beispiel 1: Sie messen Randdurchmesser von Scherben und haben immer nur von bis Werte. D. h. einen Maximum und einen Minimumwert. Um diese besser vergleichen zu können, wollen Sie nicht nur den Mittelwert, sondern die gesamte mögliche Größe anzeigen. Beispiel 2: Sie haben in einem Grab vermutlich 5 Gefäße aber vielleicht nur 3 oder aber auch 6, da diese stark zerscherbt sind. In einem Diagramm möchten Sie nun anzeigen lassen wieviele Gefäße pro Grab vorliegen und auch die Unsicherheit mit berücksichtigen. 1. Ordnen Sie Ihre Tabelle folgendermaßen. Wichtig ist die Reihenfolge der Maximum, Minimum und Mittelwerte. Scherben Nr Maximumwert Minimumwert Mittelwert (sicherster Wert) 2. Markieren Sie den Bereich der Maximum, Minimum und Mittelwerte. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 36

36 3. Klicken Sie im Menü Einfügen auf andere Diagramme. 4. Wählen Sie Kurs aus und klicken das erste Diagramm an. 5. Sie erhalten ein Diagramm, das Ihnen die Mittelwerte und die Abweichungen anzeigt. Noch sieht es unschön aus. Gut lesbar wird das Diagramm erst, wenn Sie die Matrix nach den Mittelwerten sortieren. Siehe Abschnitt Daten sortieren. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 37

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38 12. Datenanalyse Die Analyse Funktion in Excel ist eine zusätzliche Option, die vor der ersten Nutzung erst aktiviert werden muss. E s handelt es sich dabei um ein sogenanntes Add In, das recht einfach zu installieren ist ohne aus dem Internet andere Dateien herunterladen zu müssen. 1. Klicken Sie auf das Windows Symbol in der oberen Linken Ecke. 2. Klicken sie auf das linke untere Feld Excel Optionen und wählen im Feld Verwalten Excel Add Ins aus 3. Es erscheint das Fenster Excel Optionen in der sie in der linken Spalte Add Ins auswählen. 4. Suchen Sie unter Namen Analyse Funktionen und wählen diese mit einem Doppelklick aus. Oder wahlweise durch ds gehe zu Feld. 5. Aktivieren Sie das Add In im Kontrollkästchen mit einem Häkchen und bestätigen mit ok. Nun müsste im Excel Menü unter Daten die Option Analyse bzw. Datenanalyse erscheinen. Nun stehen Ihnen verschiedene Analyseoptionen zur Verfügung: Anova, Korrelation, Kovarianz, Populationsgrößen, Exponentielles Glätten, Zwei Stichproben F Test, Fourieranalyse, Histogramm, Gleitender Durchschnitt, Zufallszahlenregenerierung, Rang und Quantil, Regression, Stichprobenziehung, t Test und Gaußtest. Informationen zu diesen Thema finden Sie in der Excel Hilfe unter dem Stichwort: Analyse tool Histogramme Im Folgenden soll nur das Histogramm erklärt werden. Histogramme geben Häufigkeiten an von Daten an und ermöglichen diese übersichtlicher darzustellen. Beispiel 1: In der Datenbasis befinden sich 200 Nadeln und uns interessiert ob die Längen der Nadeln nur normal verteilt sind (Gaußkurve) oder sich Gruppen unterschiedlich langer Nadeln fassen lassen. Beispiel 2: In der Datenbasis eines Gräberfeldes sind die Grabvolumen angegeben. Interessant wäre, ob die tiefe der Gräber für Männer und Frauen oder reiche und arme Bestattungen unterschiedlich verteilt sind, oder die jeweilige Verteilung nur der Normalverteilung (Gaußkurve) entsprechen. In einem Histogramm unterscheidet man zwischen der Häufigkeit. absoluten, relativen und kumulativen Die Absolute Häufigkeit gibt an, wie viele Stücke einer bestimmten Länge (Nadeln) in einem Datensatz existieren. Bei der relativen Häufigkeit wird die absolute Häufigkeit dividiert durch die Gesamtzahl der Objekte (200 Nadeln), sie wird oft in Prozentwerten angegeben. Als kumulative Häufigkeit bezeichnet man die Summenhäufigkeit und eine Summe aller Häufigkeiten bis zu einer bestimmten Merkmalsausprägung. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 39

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