pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld Tel Fax Herzlich Willkommen zum pebeforum 2014

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1 pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld Tel Fax Herzlich Willkommen zum pebeforum 2014

2 Programm / Ablauf Neues aus der pebe Neuerungen pebefinance Version 5.3 Tipps aus der Praxis Kommende Projekte in pebefinance 5.4 P A U S E Vortrag Entwicklungen im Handels- und Steuerrecht für KMU s Vortrag Umstellung auf die neue Rechnungslegung mit pebefinance Lunchbuffet und pebeforum

3 Neues aus der pebe pebe neu in Messenriet 16, in Frauenfeld Fokus der Software auf effizientes Arbeiten Starker Partner mit BMD alles aus einer Hand (CRM, ERP, WP-Tool) Wirtschaftsprüfungstool für eingeschränkte und ordentliche Revisionen wird von der Treuhand-Kammer empfohlen! Starker Zuwachs, dank Zusatzprodukten durch die BMD-Software pebe-team im Support und Beratung verstärkt

4 Neuerungen pebefinance 5.3 Finanzbuchhaltung Buchungen in anderen Buchungsordner verschieben Buchungen können neu direkt im Buchungen ändern in einen anderen «nicht verbuchten» Buchungsordner verschoben werden. Dies kann sowohl aus dem neuen Änderungsmodus wie auch vom Detailmodus aus geschehen. Neue Excel-Buchungsschnittstelle «Treuhand» Auf vielfachen Wunsch steht Ihnen eine neue Excel-Schnittstellenvariante zur Verfügung. Diese bietet zusätzliche Möglichkeiten der Buchungskennzeichnung. Ebenfalls haben wir die Möglichkeit eingebaut, Fremdwährungsbuchungen zu importieren. Wie von der «normalen» Excel-Schnittstelle her bereits bekannt, können Sie auch hier eine entsprechende leere Vorlage generieren.

5 Neuerungen pebefinance 5.3 Basisdaten Excel-Schnittstelle für Fremdwährungs-Kursimport In der Version 5.3 haben wir eine Importfunktion für Fremdwährungskurse aus Exceltabellen realisiert. Sie können nun Kurse sowohl für die allgemeine Kurstabelle als auch mandantenspezifisch importieren. Bestehende Kurse (gleiches Kursdatum) werden dabei beim Import automatisch ersetzt, falls einmal versehentlich falsche Kurse importiert oder erfasst wurden.

6 Neuerungen pebefinance 5.3 Office Funktionen Neue Druckparameter «Treuhand-Mitarbeiter» Für die Word-Funktion (automatische Worderstellung aus pebefinance) stehen Ihnen nun zusätzliche Exportparameter zur Verfügung, welche die Daten der Treuhandmitarbeiters zur Verfügung stellen. Sie sind nun also in der Lage, alle Angaben Ihrer internen Mitarbeiter (Grunddaten / Stammdaten / Mitarbeiter), direkt in ein Worddokument zu übergeben. Dazu gehören auch die Kontaktangaben wie Adresse und Telefonnummern.

7 Neuerungen pebefinance 5.3 Saldosteuer für FAKTURA / DEBITOREN und LEHO pebefaktura Rechnung mit 8% MwSt pebeleistung Rechnung mit 8 % MwSt pebedebitoren Rechnungserfassung mit 8% MwSt pebefinanz Import Schnittstellenbuchungen verbucht die Belege zum Saldosteuersatz

8 Neuerungen pebefinance 5.3 Saldosteuer für FAKTURA / DEBITOREN und LEHO Rechnungen werden wie bis anhin zum Normalsteuersatz erstellt Sowohl in pebefaktura, pebedebitoren wie auch in der Leistungsabrechnung gelten nach wie vor die Normalsteuersätze für Ausdruck und Verbuchung. Dieses Vorgehen ermöglicht die kleinstmöglichen Anpassungen an Stammdaten und Abläufen Ihrerseits. Die FIBU-Übergabe übergibt «Normalsteuer» Auch die «Übergabe in Finanz» der einzelnen Module verwendet die normalen Steuersätze. Import Schnittstellenbuchungen rechnet um aus Saldosteuer Die Übernahme der Buchungen in der Finanzbuchhaltung rechnet die Buchungen automatisch um und verbucht die Umsätze zu den hinterlegten Saldosteuersätzen. Steuerfreie Positionen behalten ihre 0 %.

9 Neuerungen pebefinance 5.3 pebekreditoren Automatische Prüfung bei DTA und EZAG Bei der DTA- und EZAG-Erstellung wird nun vorgängig die Richtigkeit der vorhandenen Daten geprüft. Entdeckt pebekreditoren einen Fehler in Ihren Daten, so werden je nach Art des Fehlers die Buttons Test Rechnungen und Test Banken aktiv geschaltet, welche dann zwingend ausgeführt werden müssen, bevor die Verarbeitung mit OK gestartet werden kann. Dies erhöht die Sicherheit, da immer automatisch eine Prüfung z.b. auf noch leere Referenzzeilen bei Rechnungen mit ESR- Einzahlungsscheinen durchgeführt wird

10 Neuerungen pebefinance 5.3 pebedebitoren Toleranztage und Bagatellbeträge Die ESR-Verarbeitung ermöglicht neu die automatische Ausbuchung von kleineren Differenzen oder leicht zu spät bezahlten Rechnungen mit Skontoabzug. Nachweis der ausgebuchten Beträge Die so ausgebuchten Abzüge werden auf dem ESR-Journal ausgewiesen.

11 Neuerungen pebefinance 5.3 pebeleistung Optimierung der Verbuchung in pebefinanz Die Anpassung betrifft die Verbuchung von Rechnungen welche wieder «entbucht» wurden. Neu wird auf die Verbuchung verzichtet, wenn die Buchungen auf den einzelnen bebuchten Konti sich aufheben. Wurden Verbuchung und Entbuchung in derselben Übergabe in pebefinanz übergeben, so entstand eine Sammelbuchung, welche alle 8 Buchungszeilen enthielt. Dies ergab bei zweimaligem Verbuchen / Entbuchen bereits eine Sammelbuchung mit 16 Zeilen usw. Werden Verbuchung und Entbuchung in zwei unterschiedlichen Verbuchungsläufen an die pebefinanz übergeben, so entstehen weiterhin entsprechende Buchungen.

12 Neuerungen pebefinance 5.3 pebeleistung Optimierung der Verbuchung in pebefinanz Beispiel: Das Verbuchen der Honorarrechnung ergibt folgende Buchungen: Soll Haben Betrag OP Betrag Debitoren Ertragsposition Ertragsposition MWST Wurde diese Entbucht, so generierte die Leistungsabrechnung umgekehrte Buchungen: Soll Haben Betrag OP Betrag Debitoren Ertragsposition Ertragsposition MWST

13 Neuerungen pebefinance 5.3 pebeleistung Massenmutation Rechnungsvorlage / Entbuchen von Rg. In der Rechnungsübersicht wurde die Option Massenmutation hinzugefügt. Über diese können Sie Verbuchte Rechnungen entbuchen Anstelle jede Rechnung einzeln wieder zu entbuchen, kann dies auch gesammelt durchgeführt werden. Die Druckvorlage ändern Sollen Rechnungen mit einer anderen Rechnungsvorlage gedruckt werden, als auf der Rechnung gespeichert ist, können Sie die Vorlage in einer Verarbeitung umstellen. Als Ausgangsselektion werden die in der Rechnungsübersicht angezeigten Rechnungen verwendet. Über die Suchen-Funktion können Sie diese vorgängig noch verfeinern.

14 Neuerungen pebefinance 5.3 pebelohn Kontoplan verwalten Neu besteht die Möglichkeit, direkt in der Lohnbuchhaltung den Kontoplan zu verwalten. Dies bedingt das entsprechende Zugriffsrecht. Neue Buchungsübergabe an Finanz Die Buchungen werden neu nach pebe Standard aufbereitet und übergeben. Der Buchungsbeleg wurde auf Active Report umgestellt. Druckwiederholung Buchungsbeleg Direkter Buchungsexport für BMD NTCS Export

15 Tipps aus der Praxis Thema - pebefinance mit MS Office und PDF Office Verzeichnisse Organisation Ihrer Daten leicht gemacht Wordvorlagen für pebefinance Serienbrieferstellung mit pebeadress Adressetiketten aus pebefinance «Schnelle» Liste aus Tabelle ins Excel PDF-Export Ihrer Auswertungen inkl. Rg. LEHO und FAKTURA Buchungsimport Excel-Schnittstellen Ressourcenplanung und Outlook Termine aus pebetermin pebefaktura Excel-Import Rechnungen

16 Tipps aus der Praxis Office Verzeichnisse Grundstruktur Mandanten und Vorlagen Einheitliche Verzeichnisstruktur Explorer Zugriff direkt in den Mandantenordner Auswahl der Vorlagen bei Brieferstellung Individuelle Grundverzeichnisse je Mandant möglich Bestehende Verzeichnisse weiter verwenden Spezielle Mandanten erhalten spezielle Verzeichnisse (z.b. pebeonline-kunden) Applikationsverzeichnisse Verwendung des Mandantenverzeichnisses als Hauptverzeichnis

17 Tipps aus der Praxis Wordvorlagen für pebefinance schnell noch einen Brief Beispiel: Standardbrief Neuer Mandant Brief automatisch in Office Struktur gespeichert Word-Parameter und wo sind diese zu finden Brief an alle Serienbriefe mit Word Selektion und Export einer Tabelle, welche als Datenquelle dient Adressetiketten direkt aus pebeadress drucken Vorlagedefinition mit Spalten

18 Tipps aus der Praxis Schnelle Liste von Tabelle zu Excel Mit jeder Tabellen in pebefinance möglich Beispiele: Hauptbuch Saldoliste für Budgetberechnung Mandantenliste aus Adressverwaltung Speichern der Tabellenansichten für weitere Verwendung

19 Tipps aus der Praxis Exportfunktionen aus Active Report PDF-Export aus Fakturavorlagen / Druckvorschau Verwendung von Reportfeldern für Dokumentname pebearchiv für direkten Aufruf des PDF-Dokuments Rechnungs- und Mahnungskopien als PDF automatisch speichern LEHO Kopien automatisch ablegen pebefaktura Kopien automatisch ablegen Mahnungskopien automatisch speichern Financial Report für Excelvorlagen Nur gruppierte Auswertungen sinnvoll Beispiel Kennzahlenberechnung

20 Tipps aus der Praxis Excel-Buchungsschnittstelle Buchungserfassung für Kleinstkunden Nutzen Sie die Möglichkeit, ein leeres Excel-Erfassungsformular zu erstellen. Passen Sie dieses auf Wunsch an, z.b. nur benötigte MWST-Codes, nicht alle Konti, usw. Dazu muss der Blattschutz aufgehoben werden. Buchungen von extern importieren Verwenden Sie den Excel-Import für Buchungen aus anderen Quellen. Dazu muss die Struktur der Buchungstabelle 1:1 übernommen werden. Viele Systeme (Kassen, Branchenpakete) usw. haben eine Exportfunktion ins Excel.

21 Tipps aus der Praxis Excel-Treuhand-Buchungsschnittstelle Verwendung für Abgrenzungen, Rückbuchungen und Abschlussbuchungen Buchungserfassung für Kunden mit FW Nutzen Sie die Möglichkeit, ein leeres Excel-Erfassungsformular zu erstellen. Passen Sie dieses auf Wunsch an, z.b. nur benötigte MWST-Codes, nicht alle Konti, usw. Dazu muss der Blattschutz aufgehoben werden. Buchungen von extern importieren inkl. Fremdwährung Verwenden Sie den Excel-Import für Buchungen aus anderen Quellen. Dazu muss die Struktur der Buchungstabelle 1:1 übernommen werden. Viele Systeme (Kassen, Branchenpakete) usw. haben eine Exportfunktion ins Excel.

22 Tipps aus der Praxis pebetermin Ressourcenplanung / Outlookexport Auslastung der Mitarbeiter und Abteilungen im Überblick Wer oder welche Abteilung hat noch Kapazitäten? Welche Aufgaben/Termine sind noch nicht erledigt? Wie sieht unser «Arbeitsvorrat» aus? Auf welchen Kunden / Dossiers sind noch wie viele Stunden zu leisten? Aufgaben und Termine können mittels Vorlagen generiert werden Absenzen können automatisch berücksichtigt werden Vorschlag: Aufgaben per 1. des Monats, Termine per Datum Erledigung mit der Leistungserfassung Übergabe der Daten an Outlook ermöglicht Abgleich mit mobilen Geräten

23 Tipps aus der Praxis pebefaktura Excel-Import Rechnungen importieren / Aufbau eines Importfiles 4 Spalten genügen Bei Bedarf können die kompletten Angaben einer Rechnung übermittelt werden Sammel- oder Einzelrechnungen? Reihenfolge und Inhalt der Felder entscheiden Unterlagen zur Fakturaschnittstelle

24 Vorschau pebefinance 5.4 pebefaktura Komplettumbau Rechnungskopfmaske ohne popup-fenster Automatisches Speichern vor Druck Klare Abläufe, ähnlich Leistungsabrechnung Erfassen Drucken Verbuchen Optimierung der Detailzeilenerfassung bei vorhandenem Artikelstamm Zusätzliche freie Felder für den Dokumentenkopf Ablösung der alten Bildschirmtabellen

25 Vorschau pebefinance 5.4 pebeleistung Mehrere Zahlstellen (Banken) je FIBU-Mandant Je FIBU-Mandant können beliebig viele Zahlstellen hinterlegt werden Speichern der Zahlstellen auf den Dossiers Je Rechnung kann Zahlstelle manuell ausgewählt und geändert werden Anpassung der Zahlstellen auf den Dossiers und den Rechnungen mittels Massenmutation

26 Vortrag Entwicklung im Handels- und Steuerrecht für KMU s Referent: Dr. Martin E. Looser Rechtsanwalt und öffentlicher Notar Küng Rechtsanwälte Gossau SG

27 Vortrag Umstellung auf neue Rechnungslegung in pebefinance Referentin: Frau Nicole Ziegler Treuhänderin mit eidg. Fachausweis zugelassene Revisorin RAB Duttweiler Treuhand AG Liestal BL

28 pebeforum Ihre Berater Emanuel Bachmann Berater pebefinance und BMD Finanz Roland Bossert Berater pebefinance Daniel Mörgeli Supportleiter / Berater pebefinance und BMD-WP-Tool Buffet und Forum 12:30 14:30

29 pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld Tel Fax persönlich heisst: Sie sind uns wichtig thx.

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