Kurzanleitung. - Demoversion - Die Software

Transkript

1 Kurzanleitung VetSet - Demoversion - Die Software für Tierärzte

2 Inhalt Installation Einführung in das Programm die tägliche Arbeit mit VetSet Auswertungen immer den Überblick behalten Datenaufnahme, Einstellungen VetSet anpassen Tipps Systemvoraussetzungen & Installationshinweise Kunden finden per Suchfunktion neue Kundendaten eintragen Diagnosen, Medikamente & Leistungen auswählen Rechnungen bearbeiten und drucken Rechnungsübersichten Mahnungen, Anwendungs- und Abgabebelege Umsatz-/Rechnungsübersicht, Tageskasse Verwendungsnachweis Medikament / Leistung Medikamentenliste und Krankenblatt drucken Einlesen der Barsoi-Liste (nicht in Demoversion) Listen für Diagnosen, Medikamente & Leistungen bearbeiten und ergänzen VetSet-Einstellungen Standardtexte, Monats- und Quartalsrechnungen Tastenkombinationen Seite

3 Installation Systemvoraussetzungen Betriebssystem Hauptspeicher Festplatte Grafikauflösung Prozessor Windows 9, 98, ME, XP, Windows 000 oder Windows NT ab.0 MB Minimum, MB empfohlen 0 MB frei für Demoversion, für Vollversion 0 MB frei mindestens 800x00 Bildpunkte Pentium (oder kompatibler), empfohlen: Pentium II oder besser CD-Rom-Laufwerk und Drucker vorhanden Installationshinweise Sobald Sie die VetSet-CD eingelegt und Ihr CD-Rom-Laufwerk geschlossen haben, startet das automatische Installationsprogramm. Es ist aber auch möglich, die Installation über die Setup.exe von VetSet im Explorer durch Doppelklicken, zu starten. Folgen Sie den angegebenen Hinweisen und wählen Sie am Ende die Standardeinstellung. Die benutzerdefinierte Einstellung sollte nur von einem Systemadministrator durchgeführt werden. Sollten bei der Installation Probleme auftreten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, wir helfen Ihnen gern. Nach der Installation finden Sie im Windows-Startmenü ( ) unter Programme den Eintrag VetSet Demoversion, über den Sie das Programm starten können.

4 Einführung in das Programm Kunden finden per Suchfunktion Um ein bestehendes Krankenblatt aus dem Kundenstamm auszusuchen und zu öffnen, klicken Sie bitte auf Suchen (). Jetzt können Sie entweder die Liste aller Kunden durchsehen und dann auswählen, oder Sie suchen konkret nach einem Auswahlpunkt (). Im Beispiel haben wir nach einem Nachnamen, der mit Sch beginnt, suchen lassen (). Beispiel sucht nacheinem Tier dessen Name mit M an-fängt (). Hätten Sie l,,,m eingetippt, wäre jetzt nur Munki aufgelistet, bei,a,,m nur Max. Durch Doppelklicken auf den gefundenen Patienten, oder markieren und mit OK bestätigen, öffnet sich das zugehörige Krankenblatt.

5 Einführung in das Programm neue Kundendaten eintragen Drücken Sie den Knopf neuer Kunde (), jetzt steht Ihnen ein leeres Formular zur Verfügung. Tragen Sie die Daten zu Tierhalter (der grüne Teil) und Patient (der orangene Teil des Krankenblattes) ein, die Kunden-Nr. () wird automatisch eingestellt. Mit dem grünen Navigationsschaltflächen können Sie zwischen allen Kundendatensätzen () hin- und herklicken, mit dem orangenen Navigationsschaltflächen blättern Sie zwischen den verschiedenen Tieren eines Kunden (). Der Button... im orangen Teil legt ein neues Krankenblatt für ein weiteres Tier des Kunden an. Um mit der Behandlung zu beginnen, drücken Sie auf Start (). Der Eröffnungssatz () mit der automatischen Erfassung und Anzeige von Tag und Uhrzeit erscheint (wie Sie diesen Eröffnungs-Standardsatz ändern können, finden Sie unter Standardtexte ändern ). Die weiteren Arbeitsschritte zum Dokumentieren der Behandlung finden Sie auf den nachfolgenden Seiten.

6 Einführung in das Programm Diagnosen, Medikamente und Leistungen auswählen Mit Start () beginnen Sie das Eintragen einer Behandlung. Drücken Sie den Schalter Diagnose (), suchen und markieren Sie die gewünschte Diagnose aus der Liste (). Wenn Sie die Anfangsbuchstaben eingeben, erfolgt eine Vorsortierung. Bestätigen Sie die Eingabe mit der OK-Taste. Machen Sie das Gleiche bei der Medikation (). Der Einzelpreis () für das gewählte Präparat wird angezeigt. Geben Sie nun noch die Menge an. (Sie können weiterhin wählen, ob das Medikament als Abgabe gebucht werden soll und ob gleich ein Abgabebeleg mit erstellt werden soll.) Drücken Sie nun zum Buchen die OK- Taste. Zur Einstellung der Leistung () tragen Sie statt der Menge den Satz ein und nach Bedarf einen Kommentar und bestätigen Sie mit der OK-Taste. Nach der Eingabe stehen alle Daten auf dem 7 K r a n k e n b l a t t ( 7 ), w o b e i d e r Anfangsbuchstabe das entsprechende Merkmal kennzeichnet (rechtes Bild).

7 Einführung in das Programm Rechnungen bearbeiten und drucken 7 8 Nach der Behandlung und der Eingabe der Daten steht nun die Rechnung an. Wenn nichts geändert werden muss, klicken Sie auf Re. drucken (). Geben Sie nun die Anzahl der zu druckenden Exemplare () an. (Optional können Sie das Vergeben der Rechnungsnummer bzw. des -datums verhindern und einstellen ob statt der Rechnung eine Quittung gedruckt wird (). ) Mit dem Button Vorschau betrachten Sie die Druckvorschau. Wählen Sie OK um die Rechnung auszudrucken. Nach dem Drucken erscheint im Krankenblatt die Bestätigung des Druck-auftrages. Soll die aktuelle Rechnung noch bearbeitet werden, drücken Sie auf den Knopf Re. ändern (). Hier können Sie alle Einträge bearbeiten (), Posten löschen () & neue eingeben (7). Wählen Sie den Button Kompakt (8) um die Rechnung nach Behandlungen zusammengefasst anzuzeigen. (Der Behandlungspreis ist änderbar.) Zum Speichern der Änderungen bitte den Button Schließen drücken. Nun können Sie, wie oben beschrieben drucken.

8 Fenster Einführung in das Programm Rechnungen bearbeiten und drucken Rechnungsübersichten Fenster 7 8 Um schon gedruckte Rechnungen bearbeiten und drucken zu können, wählen Sie unter Listen den Eintrag Rechnungen... (). Es erscheint Fenster, hier können Sie einen vordefinierten Zeitraum wählen oder Beginn und Ende per Hand eintragen (). Wählen Sie, welche Rechnungen angezeigt werden sollen (). Im nun erscheinenden Dialog (Fenster ) können Sie mit der Navigationsschaltfläche () oder der Scrollleiste zwischen den Rechnungen blättern. Wählen Sie mit dem Datensatzmarkierer () eine oder mehrere Rechnungen aus und drücken Sie, nach Bedarf, den Löschen-, Drucken-, oder Bearbeiten-Button. Haben Sie auf letzteren geklickt, erscheint das schon auf der vorigen Seite beschriebene Fenster (). Hier können Sie Änderungen vornehmen, beispielsweise die Rechnung als bezahlt markieren, indem Sie den Status (7) der Rechnung ändern. Tipps: * um alle ungedruckten Rechnungen auf einmal ausdrucken, wählen Sie im Menü Listen nicht gedruckte Rechnungen (). Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf Drucken und wählen Sie im erscheinenden Dialog als Druckbereich Alles. * Sie können die Liste der Rechnungen exportierten (z.b. nach MS- Excel) in dem Sie den Button Export (8) betätigen. 7

9 Einführung in das Programm Mahnungen Anwendungs- und Abgabebelege Um Mahnungen zu erstellen wählen Sie unter Listen den Eintrag "Mahnlauf..." (). Eine Vorschlagsliste zu druckender Mahnungen erscheint (). Eine Mahnung wird automatisch in die Vorschlagsliste aufgenommen, wenn die eingestellten Fristen (siehe auch Seite ) abgelaufen sind. Sie können alle oder nur ausgewählte Mahnungen der Liste drucken. Verfahren Sie dazu wie auf der vorigen Seite für Rechnungen beschrieben. Bereits gedruckte Mahnungen können Sie sich nochmals anzeigen lassen und ggf. nochmals ausdrucken. Klicken Sie dazu unter Listen auf erstellte Mahnungen... und wählen Sie im Auswahldialog die gewünschten Kriterien (). Nach Bestätigen mit OK erscheinen die bereits gedruckten Mahnungen. Um einen Anwendungs- und Abgabebeleg zu erstellen, aktivieren Sie beim Buchen eines Medikamentes die Option "in AuA-Beleg (siehe auch Seite ). Es erscheint ein selbstlernender Dialog (Vorschlag auf Basis bisheriger Daten) zur Eingabe der zusätzlichen Informationen (). Um den Beleg auszudrucken wählen Sie im Krankenblatt Druck AuA-Bel. oder wählen Sie über Listen einen Eintrag Anwendungs- und Abgabebelege (). In diesem Fall erscheint eine Liste der Belege () gemäß Ihren Vorgaben. Wählen Sie aus der Liste die zu drucken Belege und klicken Sie auf Drucken. Wählen Sie den Button Bearbeiten wenn Sie die Belege vor dem Drucken noch bearbeiten wollen. 8

10 Auswertungen Umsatz-/Rechnungsübersicht, Tageskasse Verwendungsnachweis Medikament/Leistung 8 7 Im Menü Auswertung finden Sie die Einträge Umsatz- bzw. Rechnungsübersicht und Tageskasse(). Hier können Sie eine Liste der gebuchten Umsätze, der gestellten Rechnungen, sowie der Zahlungseingänge für einen frei wählbaren Zeitraum () anzeigen lassen. Der Button Vorschau () zeigt die Übersicht am Bildschirm an. Benutzen Sie die Navigationsschaltflächen (), um zwischen den einzelnen Seiten zu blättern. Die Auflistung erfolgt nach Buchungs- /Rechnungsdatum bzw. Zahlungseingang geordnet. Am Ende der Liste erscheint eine Zusammenfassung für den gewählten Zeitraum. Über Druck () können Sie die Übersicht ausdrucken. Einen Nachweis für ein Medikament (bzw. eine Leistung) können Sie ebenfalls über das Menü Auswertung erstellen (). Wählen Sie das Medikament (bzw. die Leistung), für das Sie den Nachweis erstellen wollen (7) und den gewünschten Zeitraum (8). Der Button Druck, gibt die Liste der Patienten, für die das Medikament (bzw. die Leistung) im gewählten Zeitraum gebucht wurde, nach Datum sortiert auf dem Drucker aus. 9

11 Auswertungen Medikamentenliste und Krankenblatt drucken Kundenliste exportieren Für den Druck der Medikamenten-liste, betätigen Sie bitte den Menüpunkt Datei und danach Medikamentenliste drucken (). Es erfolgt keine weitere Abfrage, Sie können aber durch Klicken auf den Abbrechen -Button () den Druck stoppen. Sie erhalten den Ausdruck mit Spalten, in der ersten b e f i n d e t s i c h d e r N a m e d e s Medikaments, die zweite enthält die Einheit und in der dritten steht der Preis. Für eigene Eintragungen stehen Ihnen drei weitere Spalten zur Verfügung. Das geöffnete Krankenblatt kann per Klick auf den KB dr ucken - Button () ausgedruckt werden, auch hier findet wieder keine weitere Abfrage statt, es ist aber möglich, den Druck mit Abbrechen () zu beenden. Der Ausdruck ist ähnlich dem originalen Krankenblatt aufgebaut, ganz oben stehen die Patientendaten, darunter befinden sich die Angaben zum Besitzer. Im Anschluß daran folgen die Behandlungen, die wie im Krankenblatt fortlaufend aufgelistet sind. Die Liste der Kunden können Sie zum Weiterbearbeiten (z.b. Serienbrief) exportieren (). Als Formate stehen MS-Excel- Tabelle, WordPad-Datei oder Textdatei zur Verfügung. 0

12 Datenaufnahme Listen für Diagnosen, Medikamente und Leistungen bearbeiten Zum Bearbeiten der Listen klicken Sie im Menü auf Datei () und wählen die zu ändernde Tabelle. Wir verwenden als Beispiel die Leistungstabelle. Suchen Sie den Posten () aus, den Sie bearbeiten wollen und ändern Sie ihn nach Bedarf. Beim Schließen speichert VetSet Ihre Änderungen automatisch. In der Medikamenten-Tabelle öffnet sich beim Klicken in die Form-Spalte ein Menü, das Ihnen Änderungsvorschläge für die Medikament-Einheiten anbietet. Auch hier werden die Änderungen beim Schließen automatisch gespeichert.

13 Datenaufnahme Listen für Diagnosen, Medikamente und Leistungen ergänzen 7 Drücken Sie im Menü auf Datei und danach auf die Tabelle (), der Sie etwas hinzufügen wollen (die Medikamentenliste dient als Beispiel). Scrollen Sie bis ans Ende der Tabelle, dort befindet sich immer eine leere Zeile, in die Sie Ihre Ergänzungen eintragen () können. Wenn Sie in die Spalte Form klicken, erscheint ein graues Pfeilfeld, drücken Sie darauf und wählen Sie aus dem aufgeklappten Fenster die Einheit (). Jetzt nur noch den Preis () eingeben und nach Bedarf Sonderfunktionen ausfüllen (MwSt. - Ermäßigung (7%) oder Bemerkungen eintragen ()). Beim Schließen wird automatisch gespeichert. Beim Klick in den Datensatzmarkierer (das graue Feld am Zeilenanfang()), wird die gesamte Spalte markiert (jetzt könnte man diesen Datensatz z.b. entfernen). Die Navigationsleiste (7) ermöglicht das schnelle Durchklicken der Datensätze. Die Funktionen von links nach rechts bedeuten: zur ersten Eintragung springen, einen Datensatz nach oben, Zahl der Eintragung (von oben nach unten), einen Datensatz nach unten, zum letzten Eintrag springen und am Ende der Liste einen neuen Datensatz anlegen.

14 Einstellungen VetSet-Einstellungen 7 Unter dem Menü-Feld Extras finden Sie die VetSet-Einstellungen (). Hier können Sie allgemeine Einstellungen am Programm vornehmen. Im Untermenü Geld können Sie die zwei Mehrwertsteuer-Sätze () bestimmen, das Währungssymbol festlegen und optional eine Zweitwährung bestimmen (). Im Untermenü Rechnungen können Sie einstellen, ob abgegebene Medikamente gesondert ausgewiesen werden () und ob einzelne Rechnungsposten eines Behandlungstages zusammengefasst werden sollen (). Weiterhin können Sie die Frist einstellen, nach der eine Rechnung bezahlt werden soll (). Im Untermenü Mahnungen können Sie einstellen, nach welcher Zeit erstmals und wann wiederholt gemahnt werden soll. Im Untermenü Briefkopf (7) können Sie festlegen, ob ein Briefkopf gedruckt und falls ja, welcher Briefkopf von VetSet verwendet werden soll. Einige zusätzliche Einstellungen, wie die Vergabe eines Passwortes für bestimmte Programmbereiche, können Sie im Untermenü Allgemein vornehmen. Weitere Details und nähere Erläuterungen zu den Einstellungsvarianten finden Sie in der Online-Hilfe von VetSet.

15 Tipps Standard-Texte Monats- und Quartalsrechnungen Unter dem Menü-Feld Extras finden Sie die Option Standard-Texte ändern (). So gut wie alle Textausgaben von VetSet können Sie über diesen Dialog verändern. Sie können Ihre Praxisanschrift eingeben (), Rechnungs-Informationen einfügen (erscheinen im Rechnungsausdruck), die Texte für die Mahnungen anpassen (), den Krankenblatt- Eintrag beim Start vorgeben (siehe Seite ) und vieles weitere mehr. Auch die automatischen Kommentare beim Buchen (z.b. doppelter Satz ) können Sie hier verändern oder abschalten. Wählen Sie den Standardtext und ändern Sie die angezeigten Vorgaben. OK speichert Ihre Änderungen. Näheres finden Sie in der Online-Hilfe (). Wollen Sie Monats- oder Quartalsrechnungen erstellen? Mit VetSet kein Problem: Solange die letzte Rechnung für ein Tier noch nicht gedruckt wurde (bzw. der Status nicht von in Bearbeitung geändert wurde), fügt VetSet alle neuen Einträge dieser Rechnung hinzu. Drucken Sie also nicht nach jeder Behandlung, sondern nutzen Sie Ende des Monats die Funktion nicht gedruckte Rechnungen... () im Menü Listen. Markieren Sie dort alle zu druckenden Rechnungen und betätigen Sie den Button Drucken. Sollten Sie nicht genau am Monatsende zum Drucken kommen, aktivieren Sie im Drucken- Dialog die Option nur Rechnungsposten bis und geben Sie das Datum an, bis zu dem die Rechnung laufen soll ().

16 Tipps Tastenkombinationen Ein wichtiger Vorteil von VetSet: Wenn Sie wollen, können Sie das Programm nur über die Tastatur bedienen und sind so viel schneller, als wenn Sie häufig zwischen Tastatur und Maus wechseln müssen. Tabulator: mit dieser Taste wechseln Sie von einem Eingabefeld zum nächsten. Wollen Sie dagegen zum vorigen Eingabefeld wechseln, verwenden Sie den Tabulator zusammen mit der Umschalttaste. Escape (Esc): macht Änderungen rückgängig. Solange Sie einen Datensatz nicht verlassen haben, können Sie mit Esc Änderungen am aktuellen Eingabefeld (einmal drücken) oder am ganzen Datensatz (zweimal drücken) Alt und Buchstabentasten:. auf vielen Schaltflächen und Menüeinträgen ist ein Buchstabe unterstrichen (z. B. auf der Schaltfläche Leistung). Um so gekennzeichnete Funktionen mit der Tastatur aufzurufen, drücken Sie die Alt-Taste und den betreffenden Buchstaben (z. B. Alt und L, um eine Leistung einzutragen). Hilfetaste (F): ruft die Hilfe zu dem augenblicklich aktiven Programmteil auf. Die Onlinehilfe ist zu jedem Programmteil verfügbar, erläutert viele weitere Details und gibt zahlreiche nützliche Tipps und Tricks.