CONTROLLING BRAIN FORCE. Multidimensionale Controlling Software für Microsoft Dynamics. _ accelerate your business

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1 BRAIN FORCE CONTROLLING Multidimensionale Controlling Software für Microsoft Dynamics Integrierter Berichtsgenerator Umlagen, Verteilungen und Dauerbuchungen Fixe und variable Kosten Kosten- und Zuschlagssätze Plankostenrechnung Kennzahlen Investitionsplanung Finanzplanung Cash-Flow Planung _ accelerate your business

2 BRAIN FORCE CONTROLLING BRAIN FORCE CONTROLLING Software bildet alle klassischen Modelle der Kostenstellen-, Kostenträger- und Ergebnisrechnung ab. Die Implementierung von 20 beliebig kombinierbaren Dimensionen mit jeweils beliebig vielen Einträgen erlaubt sogar die Durchführung einer Matrix und einem hierarchischen Controlling über mehrere Ebenen. Kundenspezifisch kann die Anzahl der Dimensionen noch beliebig erweitert werden: z.b. nach Kostenstellen, Kostenträger Niederlassungen, Abteilungen. Nutzen Sie das ganze Potenzial der vollständig integrierten C Buchhaltung Drittsysteme Das Modul erlaubt die direkte Übernahme der Kosten und Erlöse aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Zusätzlich können Bewegungsdaten direkt aus allen anderen Modulen (Vertrieb, Einkauf, Projektwesen, Produktion und Service) übernommen werden. Die Daten der Zeiterfassung können für die interne Leistungsverrechnung und Umlagen von Kostenstellen auf Kostenträger verwendet werden. Die internen Verrechnungssätze sind flexibel definierbar. Über Schnittstellen können Daten, Auswertungen, Umlagen, Verteilungen und Dauerbuchungen auch aus externen Datenbanken übernommen und interpretiert werden (Telefondaten, Lagerdaten, Maschinendaten, Buchungsdaten aus Fremdsystemen etc.). Das flexible System erlaubt unter anderem die Implementierung des Stufenleiter-, Anbau- und Gleichungsverfahrens sowie die Berechnung gemäß der Verrechnungssätze für die Kostenstellenrechnung. Sogar die gleichzeitige Verwaltung von Vollkosten-, Teilkosten- und Grenzkostenrechnung wird ermöglicht. Materialwirtschaft Controlling Anlagenbuchhaltung BI Berichtsgenerator Der integrierte Berichtsgenerator erlaubt die flexible Definition von Berichten gemäß den Bedürfnissen eines modernen Controlling. Alle Dimensionen können in den Auswertungen beliebig kombiniert, gefiltert und summiert werden. In den Berichten lassen sich beliebig viele Verdichtungsstrukturen und Ausschnitte der Kosten- und Ergebnisrechnung realisieren. Es können auch die aktivierten Daten der restlichen Module, in den frei definierbaren Berichten eingebunden werden. So wird zum Beispiel eine Gegenüberstellung von Buchhaltungsdaten mit den restlichen Microsoft Dynamics-Modulen bzw. auch von Fremdsystemen im Controlling möglich. Um Kennzahlen zu berechnen, können beliebige Zellen in den Auswertungen kombiniert werden. Der Berichtsgenerator ermöglicht die Erstellung von BABs für die Kostenstellenrechnung und erlaubt eine sehr flexible Auswertung für die Kostenträgerrechnung, Deckungsbeitragsrechnung, Fixkostenrechnung etc. Weil das Controlling nicht nur am Jahresende gemacht wird, sind auch die jahresübergreifende Analyse lang laufender Projekte bzw. Kostenträger abgebildet. Die Vorschaufunktion erlaubt die Analyse der Daten direkt im System mit Drill-down zum Einzelposten. Anpassungen des Plans können direkt in der Vorschau von Analysen durchgeführt und um Detaildaten ergänzt werden. BDE PPS Projektwesen Die direkte Daten-Übergabe ins Excel erlaubt die weitere Verarbeitung, Weiterleitung und Kommentierung der Daten in der vom System erstellten Excelmappen. Berichtsummierungen und Integration Formeln werden als Excelformeln abgebildet. Dies erlaubt auch Anpassungen von Planzahlen im Excel, welche später über die Excelimportschnittstelle wieder ins System importiert werden BRAIN FORCE CONTROLLING

3 ontrolling Software können. Durch die Verwendung von speziellen Exceltemplates ist es möglich, Excelmappen dynamisch zu generieren, die Daten automatisch zu formatieren und die Seitenlayouts zu definieren. Oft werden meterlange Analysen gedruckt um Abweichungen oder kritische Zahlen zu erkennen. Unser Exceptionanalyser unterdrückt nach flexibel einstellbaren Formeln, Zeilen und Spalten, welche Zahlen im akzeptablen Bereich liegen und aus diesem Grund für aktuelle Abweichungs- bzw. Kostenanalysen unerheblich sind. Die zusätzliche Definition von bedingten Formatierungen erlaubt die bessere Hervorhebung der besonders interessanten Daten. Ein Zusatzmodul erlaubt den zeit- und ereignisgesteuerten Versand der Berichte per . Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Die Software erledigt die Routineaufgaben. Mit Microsoft Dynamics NAV können wir nun ad hoc auf Bestellungen reagieren. Das festigt unsere Position auf dem umkämpften EU-Markt und verschafft uns den nötigen Vorsprung bei unseren Kunden. Michael Gattinger, Head of IT, Schmid Schrauben Hainfeld GmbH Berichtsdefinition _ accelerate your business

4 Manuelle und automatische Buchungen Umlagen, Verteilungen und Dauerbuchungen Die Buchungsschlüssel erlauben die flexible Definition von periodischen Buchungen abhängig von beliebigen Größen. Dabei können Fixbeträge, prozentuelle Anteile oder die gesamte Summe, die gebucht wurde, auf bestimmte Kostenarten und Dimensionen umgelegt werden. Genauso ist die flexible Verwendung von dimensionsabhängigen Verrechnungspreisen, für die interne Leistungsverrechnung zwischen den verschiedenen Dimensionen vorgesehen. Dass dabei die Kosten bzw. Erlöse auch nach beliebigen Größen verteilt werden (Umsatz, gebuchte Kosten, Produktionsdaten, Projektdaten, Daten aus Fremdsystemen, fix eingestellte Prozentsätze) ist selbstverständlich. Manuelle Buchungen Abgrenzungsbuchungen und manuelle Umbuchungen sind direkt in der Kostenrechnung erlaubt genauso wie das manuelle Verschieben, die Korrektur oder die Buchung von Arbeitszeiten und Leistungsdaten. Manuelle Buchungen Leistungszeitraum Durch die Integration des Controlling-Moduls in Microsoft Dynamics ist es bereits bei der Eingabe von Einkaufsrechnungen, Verkaufsrechnungen und manuellen Buchungen in der FIBU möglich, Leistungszeiträume zu erfassen. Bei der Aktivierung der Buchungen im Controlling werden diese gebuchten Beträge automatisch auf die Perioden innerhalb des angegebenen Leistungszeitraums aufgeteilt. Für diese Aufteilung können unterschiedliche Verfahren hinterlegt werden. BRAIN FORCE CONTROLLING

5 Mehr als 6000 Arbeitsstunden pro Jahr konnten in der Verwaltung durch den Einsatz von Microsoft Dynamics NAV freigespielt werden. Michael Gattinger, Head of IT, Schmid Schrauben Hainfeld GmbH Buchungsschlüssel _ accelerate your business

6 Kostentypen und Varianten Fixe und variable Kosten Sachkonten lassen sich als variable oder fixe Kosten einrichten, wobei diese Voreinstellung bei der Erfassung der Buchungen natürlich übersteuert werden kann. Innerhalb der KORE ist auch eine Aufteilung der Kosten zwischen fixen und variablen Kosten zu flexibel einstellbaren Größen möglich. Kosten- und Zuschlagssätze Als Ergebnis der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung lassen sich Gemeinkostensätze, Verrechnungssätze und Zuschlagssätze errechnen und direkt in der Datenbank fortschreiben. Diese Berechnung kann direkt im Berichtsgenerator durchgeführt werden, wobei als Basis auch komplexe Formeln möglich sind. Der Benutzer hat die Wahl, ob die Berechnung nur für bestimmte Dimensionsgruppen oder für alle Dimensionen in einem Schritt durchgeführt wird. Dimensions-Einrichtung Varianten Varianten können für die Berechnung von unterschiedlichen Rechenmodellen des Controllings genauso verwendet werden, wie für die betriebswirtschaftliche, steuerliche oder konzernrelevante Controlling. Ein Beispiel dafür ist die Berechnung unterschiedlicher Zuschlagssätze oder das Einfrieren bestimmter Zustände der Ist- und Plankostenrechnung (z.b. strategische Planung, Jahresplanung und rollierende Planung, vor und nach Abgrenzungsbuchungen). Diese unterschiedlichen Varianten können in den verschiedensten Berichten gegenübergestellt werden. Ad-hoc Abfrage BRAIN FORCE CONTROLLING

7 Sogar in der Produktion lassen sich Eilt-Aufträge kurzfristig einschieben, weil die Fertigungsplanung mit Microsoft Dynamics NAV punktgenau möglich geworden ist. Michael Gattinger, Head of IT, Schmid Schrauben Hainfeld GmbH Budgetierung Die Budgetierung bietet die volle Funktionalität wie die Ist- Daten (Umlagen, Verteilungen, Auswertungen, Übernahme der Daten aus den restlichen Modulen). Sie können die Daten der Planabschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung genauso im Controlling verwenden, wie die Kapazitäts- und Auslastungsdaten aus dem Ressourcen- und Produktionsmodul. Zusätzlich ist es möglich die Pläne aufgrund der Vorjahres- Istdaten und Vorjahres-Plandaten zu erstellen. Professionelle Planungsmöglichkeiten gibt es bei prozentuellen Steigerungen, Absenkungen oder gezielten Planwerten und Aufteilungen auf beliebige Dimensionsbereiche. Mit einem Zusatzmodul ist es möglich, die Plandaten an das Excel zu übergeben und die geänderten Plandaten im Controlling- Modul zu aktivieren. Saisonkurven erlauben die leichtere Aufteilung von Jahreswerten auf die eingestellten Perioden. Dabei wird auch eine rollierende Planung vom System hervorragend unterstützt. Durch die erweiterten Funktionen im BRAIN FORCE Controlling ist es möglich die Plandaten zu verknüpfen und so auf Basis der Plankostenrechnung automatisch Finanzplanungen zu erstellen. Außerdem ist es möglich auf Basis von Investitionsplanungen automatisch die Abschreibungen zu errechnen und zu planen. Berichtvorschau Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl. Plan-Ist-Vergleich Ist Rol. Plan Jahresplan _ accelerate your business

8 Kapazitäten Planauslastung BDE- Meldungen Fremdsysteme Alternativ zur Integration des Controlling-Moduls direkt in Microsoft Dynamics ist es möglich, das BRAIN FORCE Controlling auch mit beliebigen Fremdsystemen über Schnittstellen anzubinden. Anlagenwerte Contrtolling Es werden sowohl normale Dateien als auch XML- und SQL- Schnittstellen unterstützt. In diesem Fall ist zwar BRAIN FORCE Controlling auf die Qualität der Basisdaten der Fremdsysteme Erlöse Wareneinsatz Lagerwerte angewiesen, kann aber trotzdem die gesamte Funktionalität wie beschrieben entfalten. Anbindung Produktion Produktion und Fremdsysteme Produktion Es lassen sich praktisch alle Daten aus der Produktion im Controlling verwenden und auswerten (Ist-Arbeitszeiten, Soll-Arbeitszeiten, Materialeinsatz, Fertigungsstückzahlen, geplante Absatzzahlen, Fertigungskapazitäten, Fertigungsauslastung). Die Daten können als Bezugsgrößen für Umlagen- und Verteilungsschlüssel genauso verwendet werden, wie in Berichten für Vergleichsanalysen und Berechnung von Verrechnungssätzen. Sie können die bisher verwendeten Gemeinkosten den realen Gemeinkosten aus der Buchhaltung gegenüberstellen und die Gemeinkostensätze im Produktionsmodul entsprechend anpassen. Mit der Planrechnung können Sie auch die Auswirkung von niedrigerer und höherer Auslastung und dessen Auswirkung auf die internen Verrechnungsund Gemeinkostensätze analysieren. Produktionsdaten in Excel Über BRAIN FORCE BRAIN FORCE analysiert betriebswirtschaftliche Prozesse und betreut Microsoft basierende Businesslösungen für zahlreiche nationale und internationale Kunden von der Planung über die Realisierung bis zur laufenden Betreuung und Weiterentwicklung. Praxisbezug, Effektivität und Transparenz stehen dabei ebenso im Vordergrund wie Investitionssicherheit und die Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen. BRAIN FORCE mit Sitz in Neulengbach und Vöcklabruck ist Teil der börsennotierten BRAIN FORCE HOLDING AG Wien und zählt im deutschsprachigen Raum zu den führenden Anbietern im Bereich Business-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von der BRAIN FORCE HOLDING AG und ihren Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zur Information. Die BRAIN FORCE HOLDING AG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die BRAIN FORCE HOLDING AG steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. Für weitere Informationen: 1. Auflage / Oktober 2011 BRAIN FORCE HOLDING AG

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