Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 1 Einführung in die Tabellenkalkulation

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1 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Das Kopiergerät der Bürodesign GmbH Situation Die Bürodesign GmbH betreibt ein Kopiergerät, das sie von der Firma Minolta gemietet hat. Das Gerät wird von den Abteilungen Verwaltung, Einkauf, Verkauf sowie Lager/Versand benutzt. Alle drei Monate soll berechnet werden, wie viele Kopien die einzelnen Abteilungen angefertigt haben. Das geschah bisher so, wie in Bild dargestellt: Arbeitsauftrag Bild a. Zählen Sie bitte die Arbeitsschritte auf, die notwendig sind, um die gewünschte Abrechnung zu erstellen! b. Welche Arbeitsschritte sind Anfang Oktober notwendig, wenn die Abrechnung für das dritte Quartal (Monate Juli September) erstellt werden soll? KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

2 Das EXCEL-Arbeitsblatt Informationswirtschaft Gruppe D Blatt (Bildschirm-Ansicht der EXCEL-Version von Raum 0 mit Erläuterungen der wesentlichen Teile: Menüleiste, Laufleiste etc) KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

3 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Situation Die Bürodesign GmbH plant, die zukünftigen Abrechnungen des Kopiergerätes mit dem Programm EXCEL zu erledigen. Dazu wird erstens festgelegt, welches Aussehen die zu erstellende Tabelle haben soll (siehe Bild ): Bild Zweitens muss man sich im Klaren sein, welche Arten von Daten diese Tabelle enthält: Bild Die in Bild in Spalte A eingetragenen Daten nennt man Texte ebenso die Daten, die in Zeile eingetragen sind. KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

4 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Bild Der umrandete Bereich (B:D7) in Bild enthält die sogenannten Eingabewerte. Bild Schließlich zeigt uns Bild die Ergebnisse der Berechnung: diese Daten nennt man Ausgabewerte. Diese Ausgabewerte bzw. Ergebnisse kommen zustande, weil der Anwender sogenannte Formeln eingegeben hat, die die gewünschten Ergebnisse automatisch berechnen. Diese automatische Berechnung soll nun vorgenommen werden. Arbeitsauftrag a. Starten Sie das Programm EXCEL. b. Tragen Sie in Feld A das Wort Kopierer ein. c. Geben Sie sodann alle weiteren Texte wie in Bild dargestellt ein. d. Stören Sie sich nicht daran, dass die Monatsnamen nicht in der Mitte (=zentriert) ihres jeweiligen Feldes dargestellt werden, sondern linksbündig. e. Geben Sie dann die Eingabewerte gemäß Bild ein. KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

5 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt f. Gehen Sie mit Ihrem Cursor (=Eingabemarkierung) in Feld B8: hier soll die Summe der Zahlen aus dem Bereich B bis B7 erscheinen. g. Geben Sie nun ein: =summe(b:b7) gefolgt von return/enter-taste! Das Gleichheitszeichen ist unbedingt notwendig, damit EXCEL erkennt, dass es sich um eine Formel handelt, nicht jedoch um einen Text oder um einen Eingabewert. h. Wenn nach der Eingabe mit der return/enter-taste der Ausgabewert 970 erscheint, dann haben Sie alles richtig gemacht. Nehmen Sie jetzt keine weiteren Eingaben mehr vor! Sie haben soeben eine Formel eingegeben und eine wichtige Funktion des Programms EXCEL kennen gelernt. EXCEL-Funktion =SUMME(von FELD bis FELD) oder: =SUMME(BEREICH) In Ihrer Formel wird der Bereich gebildet durch die Angabe (B:B7), also lautet die Formel: =SUMME(B:B7). Hinweis: SUMME ist für EXCEL ein Schlüsselwort, weil es eine bestimmte Funktion darstellt Sie können das Wort daher klein geschrieben eingeben EXCEL stellt es von selbst in Großbuchstaben dar. Ihre Tabelle sollte nun folgendes Aussehen haben: Bild Bild zeigt, dass die Ergebnisse in den Feldern C8 und D8 noch fehlen! Sie könnten nun in das Feld C8 die Formel =SUMME(C:C7) eingeben und in das Feld D8 die Formel =SUMME(D:D7) eingeben, dann hätten Sie die richtigen Ergebnisse ermittelt. Einfacher geht es jedoch wie folgt: KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

6 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Die Formel in Feld B8 besagt: addiere alle Zahlen, die über Dir stehen und zwar die, die in den Feldern B bis B7 stehen! Die Formel, die in C8 stehen soll, muss ebenfalls heißen: addiere alle Zahlen, die über Dir stehen und zwar die, die in den Feldern C bis C7 stehen! Die Formel, die in D8 stehen soll, muss ebenfalls heißen: addiere alle Zahlen, die über Dir stehen und zwar die, die in den Feldern D bis D7 stehen! Die Formel wird kopiert Bild 7 Mit der Maus untere rechte Ecke des Feldes B9 anfahren, bis sich ein + ergibt Maustaste gedrückt halten nach rechts ziehen Maustaste los lassen fertig! Die richtigen Ergebnisse für die Spalten C und D werden automatisch berechnet. Wenn das nicht auf Anhieb geklappt hat, bitte mehrmals üben. Nun sollen Sie noch die Texte April Mai Juni in die Mitte ihrer jeweiligen Felder stellen das nennt man zentrieren. Um alle drei Monatsnamen auf einmal zu zentrieren, muss man sie zuerst markieren. Gehen Sie dazu mit dem Cursor auf Feld B, drücken Sie die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt während Sie die Maus bis Juni nach rechts ziehen. Um die Zentrierung durchzuführen, klicken Sie danach sofort auf das zweite Symbol von rechts: Probieren Sie ruhig auch die beiden anderen Ausrichtungen (linksbündig und rechtsbündig) aus! KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

7 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 7 Ein Blick auf unsere Tabelle zeigt, dass die Rechenergebnisse in Zeile 9 fett geduckt sind. Um das zu erzielen, müssen Sie den Bereich (B9:D9) markieren und eines der folgenden Symbole anklicken: Probieren Sie die Wirkung aller drei Symbole aus! Achtung: Stromausfall! Wenn zum jetzigen Zeitpunkt Ihrer Arbeit aus irgend einem Grunde der Strom ausfallen würde, wäre Ihre Tabelle unwiederbringlich verloren, da sie bisher nur im Speicher Ihres Rechners existiert. Und dieser wird bei Stromausfall gelöscht! Sie müssen Ihre Tabelle daher auf einer Festplatte unter einem bestimmten Dateinamen speichern. Wenn Sie links oben auf den Monitor sehen, werden Sie feststellen, dass Ihre Tabelle bisher Mappe heißt. Dies ist ein Name, den EXCEL automatisch für jede neue Datei vergibt, der Sie selbst bisher keinen eigenen Namen gegeben haben. Um Ihre Datei auf der Festplatte unter einem neuen Namen zu speichern und damit Ihre bisher geleistete Arbeit zu sichern, gehen Sie wie folgt vor:. Datei. Speichern unter. Speicherort festlegen (wird im Unterricht erläutert) und Dateinamen festlegen Der Dateiname für diese Datei soll sein KopiererSumXY bzw. KopiererSumXYXY Erläuterung: XY steht für den Anfangsbuchstaben Ihres Vornamens und dem Ihres Nachnamens. Wenn Sie zu zweit diese Aufgabe bearbeitet haben, steht das zweite XY für den Anfangsbuchstaben des Vornamens und des Nachnamens des zweiten Bearbeiters. Im folgenden wird Sie der Speicherhinweis! Speichern! immer wieder daran erinnern, Ihre Dateien ordnungsgemäß zu speichern damit nichts verloren geht! KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 7

8 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 8 Arbeitsauftrag Die bisherige Tabelle soll gemäß Bild 8 erweitert werden: Bild 8 Neu hinzu gekommen ist die Spalte E, in der die Gesamtmenge der Kopien berechnet wird, die von den einzelnen Abteilungen erstellt wurden. Wenden Sie die Summenfunktion aus Arbeitsauftrag an und vervollständigen Sie die Tabelle.! Speichern! Sichern Sie Ihre größer gewordene Tabelle! Klicken Sie auf das Diskettensymbol!! Ihre Tabelle (Datei) wird damit unter dem bereits vergebenen Namen (siehe oben) erneut abgespeichert. Alle inzwischen vorgenommenen Änderungen sind nun gesichert. Arbeitsauftrag Erinnern Sie sich bitte an Arbeitsauftrag b. Hier haben Sie überlegt, welche Arbeitsschritte Anfang Oktober notwendig sind, wenn bei manueller Datenverarbeitung die Abrechnung für das dritte Quartal (Monate Juli September) erstellt werden soll. Im dritten Quartal wurde von den einzelnen Abteilungen die folgende Anzahl von Kopien angefertigt: Juli August September Verwaltung Einkauf Verkauf 0 7 Lager/Versand 9 80 KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 8

9 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 9 Bei Verwendung des Tabellenkalkulationsprogramms fallen nun die folgenden Arbeitsschritte an: Bild 9. Markieren Sie den Bereich (B:D8). Klicken Sie nacheinander Bearbeiten und Kopieren. Setzen Sie den Cursor auf Feld F. Drücken Sie die Taste return/enter. Tragen Sie die Monatsnamen (Juli September) ein. Überschreiben Sie die Anzahl der angefertigten Kopien mit denen der Monate Juli September Ihre Aufgabe: Sorgen Sie durch Anwendung geeigneter Formeln und Formatierungen dafür, dass Ihr Arbeitsergebnis wie Bild 0 aussieht: Bild 0! Speichern! Sichern Sie Ihre größer gewordene Tabelle! Klicken Sie auf das Diskettensymbol!! Ihre Tabelle (Datei) wird damit unter dem bereits vergebenen Namen (siehe oben) erneut abgespeichert. Alle inzwischen vorgenommenen Änderungen sind nun gesichert. Arbeitsauftrag Stellen Sie die Vorteile der Verwendung von Formeln in einem Tabellenkalkulationsprogramm schriftlich kurz dar! KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 9

10 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 0 EXCEL-Funktion: SUMME(BEREICH) Zusammenfassung und weiterführende Übungen Bild Für Bild gilt: Die Formel für die Summe über den Bereich (A:A) lautet: =SUMME(A:A) Die Formel für die Summe über den Bereich (A:C) lautet: =SUMME(A:C) Hinweis: Ein richtiges Ergebnis für die Summe über den Bereich (A:A) liefert auch die Formel: =A+A+A Dieses Verfahren ist aber bei größeren Datenmengen problematisch. Warum? Bild Für Bild gilt: Wenn in Feld D die Summe der Diagonalen (=Feld A, B und C) ausgerechnet werden soll, kann das wie folgt gelöst werden:. Lösung: =A+B+C. Lösung: =SUMME(A;B;C) Beachte: Trennung durch Semikolon! KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 0

11 Übungsaufgabe Das Magische Quadrat Informationswirtschaft Gruppe D Blatt In den Bereich (A:C) siehe Bild - soll in jedes Feld eine der Ziffern bis 9 eingegeben werden jede Ziffer darf nur einmal verwendet werden. Das Magische Quadrat entsteht, wenn alle Spaltensummen, z. B. die Summe der Felder im Bereich (A:A), alle Zeilensummen, z. B. die Summe der Felder im Bereich (A:C) und die Diagonalensummen, z. B. die Summe der Felder A; B; C, den gleichen Wert ergeben. Die richtige Lösung erhält man durch mehrfaches Ausprobieren von verschiedenen Zifferneingaben in den Bereich (A:C). Erleichtern kann man sich die Arbeit, indem man EXCEL sofort ausrechnen lässt, ob die eingegebenen Ziffern zu einem Magischen Quadrat führen. Bild zeigt den Aufbau der Tabelle. Die grau unterlegten Felder enthalten die Formeln, die die Zeilen-, Spalten- und Diagonalensummen zeigen sollen: Bild Bild zeigt als Beispiel, dass das Magische Quadrat noch nicht erreicht ist, da nicht alle Summen gleich sind. Bild Wer hat als erster die richtige Lösung?! Speichern! Dateiname: MagicXY bzw. MagicXYXY KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

12 Die Benzinkostenabrechnung Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Die Bürodesign GmbH betreibt drei firmeneigene Fahrzeuge, mit denen die Zustellung von Waren vorgenommen, sowie dienstliche Fahrten der Geschäftsführung und der Angestellten durchgeführt werden. Bei Bedarf werden die Fahrzeuge bei einer DEA-Tankstelle betankt. Die Firma DEA Mineraloel AG, Hamburg, sendet über den Gesamtbetrag jeweils eine Zweimonatsrechnung. Der fällige Betrag wird vom Konto der Bürodesign GmbH abgebucht. Die Rechnung über die Monate Mai und Juni 000 liegt Ihnen gegenwärtig als Bild zur Auswertung vor: Kunde: Bürodesign GmbH, Duisburg, Kd.-Nr In den Monaten Mai und Juni 000 lieferten wir Ihnen gemäß Lieferschein die im folgenden berechneten Treibstoffmengen. Der Gesamtbetrag wird vereinbarungsgemäß von Ihrem Konto abgebucht. Datum Fahrzeug Liter DM/Liter Betrag in DM DU-BG 8,0,989, DU-MH,0,989 88, DU-NE 80,,989, DU-MH,80,09, DU-BG,77,09 8,.0.00 DU-NE 80,,09, DU-NE 80 9,,999 8, DU-MH 9,00,999 97, DU-BG,0,999 0,.0.00 DU-NE 80,00,989 7, DU-BG 9,00,989 97,.0.00 DU-MH 8,,989 7, DU-BG,,09 7, DU-MH,,09 8, DU-NE 80 0,00,09 0, Gesamt, Bild KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

13 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Die auf der vorigen Seite abgebildete Rechnung ist sehr unübersichtlich, da sie nach dem Datum und nicht nach den betankten Fahrzeugen sortiert ist. Um die Daten entsprechend unseren Erfordernissen auswerten zu können, müssen sie erst in einem Tabellenblatt erfasst werden. Arbeitsauftrag Bitte erfassen Sie die Daten der Abrechnung. Beginnen Sie mit dem Wort Datum in Feld A. Die fünfte Spalte Betrag in DM wird nicht erfasst. Den Betrag werden wir formelgesteuert durch EXCEL berechnen lassen und damit gleichzeitig kontrollieren, ob DEA richtig gerechnet hat! A B C D Datum Fahrzeug Liter DM/Liter DU-BG 8,0, DU-MH,0, DU-NE 80,, DU-MH,80, DU-BG,77, DU-NE 80,, DU-NE 80 9,, DU-MH 9,00, DU-BG,0, DU-NE 80,00, DU-BG 9,00, DU-MH 8,, DU-BG,, DU-MH,, DU-NE 80 0,00,09 Gesamt Überlegen Sie, wie die Formel in Feld E lauten muss! Wie oft muss man diese Formel schreiben, um alle Beträge zu erhalten? Bild Arbeitsauftrag 7 Richten Sie die Spalte E ein und ermitteln Sie mit der entsprechenden Formel die jeweiligen Beträge sowie den Gesamtbetrag. KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

14 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Wie bereits erwähnt, soll die Bezinkostenabrechnung rechnerisch ausgewertet werden. Da sie bisher nur nach zeitlicher Folge (nach dem Datum, Spalte A) sortiert ist, soll sie jetzt nach den verschiedenen Fahrzeugen neu sortiert werden. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie den Bereich A:E, wie in Bild 7 dargestellt. Bild 7 Klicken Sie auf Daten Sortieren und nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor. Am Ende OK klicken! Bild 8 KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

15 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Das Ergebnis müsste nun so aussehen: Bild 9 Für jeden Firmenwagen wird ein Fahrtenbuch geführt, in das die Fahrerinnen und Fahrer unter anderem auch eintragen, an welchem Datum sie wie viel Treibstoff getankt haben. Um die Berechnung des durchschnittlichen Verbrauchs je Fahrzeug zu erleichtern, werden die Fahrzeuge grundsätzlich voll getankt. Bild 0 gibt eine Übersicht über die erfolgten Eintragungen: Fahrzeug DU-BG Datum km-stand Liter Fahrer/in ,0 Stein ,77 Heise ,0 Fink ,00 Geißler , Stam Fahrzeug DU-MH Datum km-stand Liter Fahrer/in ,0 Kaya ,80 Kaya ,00 Stam , Jäger , Jäger Fahrzeug DU-NE 80 Datum km-stand Liter Fahrer/in , Stein , Friedrich , Friedrich ,00 Stein ,00 Botsch Bild 0 KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

16 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Arbeitsauftrag 8 Ergänzen Sie bitte Ihre Tabelle (Bild 9), indem Sie in Spalte F die entsprechenden Kilometerstände eintragen. Arbeitsauftrag 9 Es soll nun für jedes Fahrzeug der durchschnittliche Benzinverbrauch in Liter/00 km berechnet werden, und zwar. pro Tankfüllung. für die Monate Mai und Juni insgesamt Hinweis zur Lösung: A B C D E F G Datum Fahrzeug Liter DM/Liter DM km-stand Liter/00 km DU-BG 8,0,989, DU-BG,77,09 8, 9, Bild Das Ergebnis in Feld G wurde mit Hilfe einer Formel ermittelt. Überprüfen Sie bitte mit dem Taschenrechner seine Richtigkeit. Versuchen Sie sodann die Formel mit EXCEL zu erstellen! Wenn Sie die durchschnittlichen Verbräuche pro Tankfüllung formelgesteuert ermittelt haben, berechnen Sie bitte in Spalte H mit Hilfe von geeigneten Formeln den jeweiligen Gesamtverbrauch (Liter/00 km) der Fahrzeuge für die Monate Mai und Juni. Arbeitsauftrag 0 Formatieren Sie die Tabelle, wie auf der folgenden Seite in Bild dargestellt.! Speichern! Dateiname: BenzinXY bzw. BenzinXYXY KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

17 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 7 Bild Hinweis zu Feld H: wenn Sie zweizeilig schreiben wollen, halten Sie die Alt-Taste gedrückt und drücken Sie zusätzlich die Eingabe- bzw. Entertaste! Speichern! Übungsaufgabe Über den Verkauf von Schreibtischen im Monat Juni 000 liegen folgende Daten vor: Verkauf von Schreibtischen im Juli 000 Art.-Nr. Anzahl Artikel Einzelpreis in EUR 00 Schreibtisch Primo,0 00 Bildschirmarbeitstisch Primo 99, Schreibtisch Classic 99,0 00 Bildschirmarbeitstisch Charm,0 Bild Erfassen Sie diese Daten und entwickeln Sie durch Verwendung entsprechender Formeln die in Bild dargestellte Tabelle. Achten Sie darauf, dass Sie Formeln kopieren können! KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 7

18 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 8 Lösungstabelle: Bild! Speichern! Dateiname: TischeXY bzw. TischeXYXY Übungsaufgabe Erstellen Sie für Ihren privaten Gebrauch ein Kassenbuch, in dem Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben für den laufenden Monat erfassen können. Der jeweilige Bestand wird formelgesteuert berechnet. Halten Sie sich dabei an das Muster in Bild, das Sie beliebig erweitern dürfen. Kassenbuch für Monat: September 000 Datum Art Einnahmen Ausgaben Bestand Anfangsbestand,0, Taschengeld 00,00, von Oma 0,00, McDonald's 7,99, Getränke,0 0, CD 9,9 0, Döner,00, Verkauf Mathebuch,00 7, Computerzeitung,80,0 Bild! Speichern! Dateiname: KassenbuchXY bzw. KassenbuchXYXY KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 8

19 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 9 Zusammenfassung: Arithmetische Operationen (einfache Feldbezüge) In den zuletzt gezeigten Beispielen wurde dargestellt, wie man mit Hilfe einer Tabellenkalkulation sehr leicht arithmetische Operationen, wie Addition Subtraktion Multiplikation Division durchführen kann. Da man bei umfangreichen Datenbeständen (z. B. 000 Zeilen statt Zeilen) die einmal erstellten Formeln beliebig oft kopieren kann, bietet die Tabellenkalkulation eine sehr große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Im Titel dieser Seite finden Sie den Begriff einfache Feldbezüge. Feldbezug bedeutet, dass sich die mit EXCEL erstellten Formeln immer auf Inhalte bzw. Werte anderer Felder beziehen sollten und deren Inhalte bzw. Werte miteinander verknüpfen. Niemals sollten die Werte selbst in den Formeln auftauchen! Dazu ein Beispiel: Wenn berechnet werden soll, wie viel Diskettenlaufwerke zu je, kosten, könnte man folgende Formel eingeben (bitte probieren): =*, [enter] Excel würde das richtige Ergebnis liefern:, Besser ist jedoch folgendes Vorgehen: A B C Menge Einzelpreis Gesamtpreis,, In Feld A wird die jeweilige Menge, in Feld B der entsprechende Preis eingegeben. Die Formel in Feld C liefert das richtige Ergebnis, wie die Formelansicht zeigt: A B C Menge Einzelpreis Gesamtpreis, =A*B In die Felder A und B können nun beliebige Werte eingegeben werden die allgemeingültige Formel in C berechnet zuverlässig das richtige Ergebnis! Durch Kopieren der Formel können jetzt auch größere Datenmengen in vielen Zeilen berechnet werden: KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 9

20 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt A B C Menge Einzelpreis Gesamtpreis,,,,0,,,9 98,88,9 00,87 7, 8, 8, 9,00,,7,9,9,9 00,87 0,,00,8 0877, 7,7 77,9 89 7,98 00, 99,99 99,88 Formelansicht: Menge Einzelpreis Gesamtpreis, =A*B, =A*B, =A*B,9 =A*B,9 =A*B 7, =A7*B7 8, =A8*B8, =A9*B9,9 =A0*B0,9 =A*B 0, =A*B,8 =A*B 7,7 =A*B 89 7,98 =A*B 99,99 =A*B Formel wird einmal geschrieben und senkrecht nach unten kopiert, weil für alle darunter liegenden Felder die gleiche Vorschrift gilt. Die sogenannte Formelansicht erhalten Sie, wenn Sie im Menu Extras unter Optionen Reiterkarte Ansicht die Schaltfläche Formeln anklicken. KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 0

21 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Die Wartungs- und Reparaturkostenstatistik Die firmeneigenen Fahrzeuge der Bürodesign GmbH werden regelmäßig in einer Vertragswerkstatt gewartet und bei Bedarf repariert. Im Jahr 999 sind dafür die in Bild aufgeführten Kosten entstanden. Die Beträge für Wartung enthalten die Kosten für die regelmäßigen Inspektionen sowie die Kosten für Ölwechsel. Die Beträge für Reparaturen umfassen die genannten außerplanmäßigen Arbeiten: Polo: Golf: Passat: Ersatz der Lichtmaschine, Schiebedach undicht Kühlwasserpumpe undicht, Fensterheber defekt Auspuffanlage, ABS defekt A B C D E Statistik 999: Wartung und Reparaturen (Fuhrpark) Eingabebereich Fahrzeug Kennzeichen Gesamtkilometer Wartung in DM Reparaturen in DM Polo DU-BG 9.00,00 80,00 Golf DU-MH 8.,00 0,0 Passat DU-NE ,00,89 Summe ,00 87,99 Bild Arbeitsauftrag Erfassen Sie die Daten für den Eingabebereich bis Zeile 7; nachdem Sie alle Werte eingegeben haben, erstellen Sie bitte die Formeln in Zeile 9. Die eingegebenen Daten sollen in einem darunter liegenden Rechenbereich wie in Bild 7 dargestellt ausgewertet werden: Bild 7 A B C D E Rechenbereich (Auswertungen) Fahrzeug Polo Golf Passat Gesamte Kosten in DM Prozentanteil an den Gesamt-km Prozentanteil an den Gesamtkosten Summe 0,00 0,00 0,00 Kosten pro km in DM KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

22 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Arbeitsauftrag Übernehmen Sie bitte die Vorgaben einschließlich der erforderlichen Formatierungen aus Bild 7 in Ihre Tabelle und erstellen Sie die Formeln für die Zeile (BereichA:E). Danach versuchen Sie bitte, Ihre Formeln nach unten zu kopieren! Vorsicht Falle! Wenn Ihre Tabelle nach dem Kopieren der Formeln so aussieht wie Bild 8, haben Sie irgendetwas falsch gemacht! Bild 8 A B C D E Rechenbereich (Auswertungen) Fahrzeug Gesamte Kosten in DM Prozentanteil an den Gesamt-km Prozentanteil an den Gesamtkosten Kosten pro km in DM Polo 8,00 9,7 8, 0,09 Golf 7,0 #DIV/0! #DIV/0! 0,0 Passat 8,89 #DIV/0! #DIV/0! 0, Summe 98,99 #DIV/0! #DIV/0! Problem: die Formel in C ist anscheinend richtig, denn sie liefert ein richtiges Ergebnis. Die selbe Formel nach unten kopiert liefert nur noch falsche Ergebnisse. Arbeitsauftrag Sehen Sie sich die Formeln in den Zeilen und 7 genau an und vollziehen Sie nach, welche Werte die Formeln miteinander verknüpfen! Untersuchungsergebnisse. Formel C teilt die vom Polo gefahrenen km durch die insgesamt gefahrenen Kilometer (in Feld C9) und liefert damit ein richtiges Ergebnis.. Formel C teilt die vom Golf gefahrenen km durch den Inhalt des Feldes C0. Dieses Feld ist aber leer daher die Fehlermeldung #DIV/0!. Formel C7 teilt die vom Passat gefahrenen km durch den Inhalt des Feldes C. Dieses Feld ist aber leer daher die Fehlermeldung #DIV/0! In den Fällen und hätte aber ebenfalls durch C9 dividiert werden müssen! KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

23 Wir lösen das Problem: Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Beim Herunterkopieren der Formel C nach C muss sicher gestellt sein, dass die kopierte Formel in C auf folgende Felder zugreift: C (=Gesamtkilometer des Golf) und C9 (=Gesamtkilometer aller Fahrzeuge). Das kann mit zwei unterschiedlichen Verfahren realisiert werden: Verfahren (Das Dollar-Verfahren) Schreiben Sie die Formel in Feld C jetzt wie folgt: =C/C$9*00 Wirkung: Das $-Zeichen sorgt dafür, dass die Zeile 9 beim Herunterkopieren sozusagen festgenagelt wird. Testen Sie die Wirkung! Verfahren (Das Namen-Verfahren) Idee: Das Feld C9 erhält einen anderen Namen. Der Name soll sein gesamtkm Das Feld erhält diesen Namen, indem man den Standard-Namen dieses Feldes C9 einfach ändert in gesamtkm Schreiben Sie die Formel in C jetzt wie folgt: =C/gesamtkm*00 Kopieren Sie die Formel nach unten testen Sie die Wirkung! Beide Verfahren führen gleichermaßen zum richtigen Ergebnis. Welches ist vorzuziehen? Dollar-Verfahren: Namen-Verfahren: kürzer, schneller aber unübersichtlicher etwas mehr Arbeit Formel wird aber verständlicher KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

24 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Arbeitsauftrag Ändern Sie ebenfalls Ihre Formel in Spalte D und machen Sie diese damit kopierfähig. Ihre fertige Tabelle sollte nun folgendes Aussehen haben (Bild: 9): A B C D E Statistik 999: Eingabebereich Wartung und Reparaturen (Fuhrpark) Wartung Reparaturen Fahrzeug Polo Golf Passat Summe Kennzeichen DU-BG DU-MH DU-NE 80 Gesamtkilometer in DM,00,00 00,00 979,00 in DM 80,00 0,0,89 87,99 Rechenbereich (Auswertungen) Fahrzeug Gesamte Kosten in DM Prozentanteil an den Gesamt-km Prozentanteil an den Gesamtkosten Kosten pro km in DM Polo 8,00 9,7 8, 0,09 Golf 7,0 9,,0 0,0 Passat 8,89 0,7 9,7 0, Bild 9 Summe 98,99 00,00 00,00 Die Formelansicht unter Verwendung von Namen zeigt Bild 0: A B C D E Wartung Reparaturen Fahrzeug Kennzeichen Gesamtkilometer in DM in DM Polo DU-BG Golf DU-MH 8 0, Passat DU-NE ,89 Bild 0 Summe =SUMME(C:C8) =SUMME(D:D8) =SUMME(E:E8 Rechenbe =A Gesamte Kosten in DM Prozentanteil an den Gesamt-km Prozentanteil an den Gesamtkosten =A =D+E =C/gesamtkm*00 =B/gesamtdm*00 =B/C =A =D+E =C/gesamtkm*00 =B/gesamtdm*00 =B/C =A7 =D7+E7 =C7/gesamtkm*00 =B7/gesamtdm*00 =B7/C7 =A9 =SUMME(B:B8) =SUMME(C:C8) =SUMME(D:D8)! Speichern! Dateiname: WartungXY bzw. WartungXYXY Kosten pro km in DM KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

25 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Maximum Minimum - Mittelwert In der kaufmännischen Praxis kommt es häufig vor, dass umfangreiche Zahlenreihen ausgewertet werden müssen. Für die Zahlenreihen bis in Bild sollen folgende Auswertungen vorgenommen werden:. Jeweilige Summen der Zahlenreihen. Ermittlung des jeweils größten Wertes in jeder Zahlenreihe. Ermittlung des jeweils kleinsten Wertes in jeder Zahlenreihe. Berechnung des mittleren Wertes (Durchschnittswert) jeder Zahlenreihe Bild A B C D E Monat Reihe Reihe Reihe Reihe Jan.,00, ,00.78,00 Feb.,00 9,00.,00.,00 Mrz.,00 789, , ,00 Apr.,00,00.,00.,00 Mai 7.87,00,00.,00.,00 Jun ,00,00., ,00 Summe Maximum Minimum Mittelwert Hinweise: Die Summe der Zahlenreihen wird bekanntlich mit der Funktion =SUMME(Bereich) gebildet, also für B9 mit =SUMME(B:B7) dann nach rechts kopieren! Die Maximalwerte, Minimalwerte und die Mittelwerte berechnet EXCEL bequem mit folgenden Funktionen: =MAX(Bereich) =MIN(Bereich) =MITTELWERT(Bereich) Arbeitsauftrag Nehmen Sie die Auswertung in der Tabelle (Bild ) vor!! Speichern! Dateiname: MaxMinMittelXY bzw. MaxMinMittelXYXY KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

26 Übungsaufgabe Die Ausschuss-Statistik Informationswirtschaft Gruppe D Blatt Ein produzierender Betrieb betreibt fünf Maschinenarbeitsplätze, auf denen gleichartige Rohstoffe verarbeitet werden. An jedem Maschinenarbeitsplatz wird ein gewisser Prozentsatz an Ausschuss produziert, das heißt, die hergestellten Produkte sind fehlerhaft und können weder weiterverarbeitet noch verkauft werden. Da durch Ausschussproduktion hohe Kosten entstehen, möchte die Betriebsleitung einen Überblick über die Ausschussmengen haben. Daher sollen die monatlichen Ausschussmengen in einer Tabelle gemäß Bild erfasst und ausgewertet werden Bild A B C D E Ausschuss-Statistik Monat: Maschinenplatz Arbeitsauftrag August Produktionsmenge Ausschuss Maschine 000,00 0,00 Maschine 000,00 0,00 Maschine 8000,00 0,00 Maschine 000,00 90,00 Maschine 8000,00 00,00 GESAMT Durchschnitt 7 Maximum 8 Minimum Ausschuss in Prozent Erstellen Sie die Tabelle und nehmen Sie die entsprechenden Auswertungen vor! Prozentsatz am Gesamtausschuss! Speichern! Dateiname: AusschussXY bzw. AusschussXYXY KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite

27 Ordnung muss sein! Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 7 Alle Dateien, die Sie speichern, erhalten einen meistens in der Aufgabe vorgegebenen Dateinamen. Unter diesem Dateinamen kann man sie auf der Festplatte bzw. im Netz wieder finden, erneut öffnen und bearbeiten. Dieser Dateiname und einige weitere Angaben sollten aber auch auf dem ausgedruckten Tabellenblatt zu finden sein dies erleichtert das Wiederfinden der Datei zu einem späteren Zeitpunkt, wenn man den ursprünglich vergebenen Dateinamen schon vergessen hat Auf diesem mit WORD erstellten Blatt sehen Sie zum Beispiel eine Fußzeile mit dem Dateinamen KursExcel, dem Datum des Ausdrucks 0.0.0, dem Namen des Verfassers sowie der aktuellen Seitenzahl. Eine solche Fußzeile wird in Excel wie folgt angelegt:. Klicken Sie im Menü auf Ansicht > Kopf- und Fußzeile... Bild. Wir wählen nun Benutzerdefinierte Fußzeile... Bild KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 7

28 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 8. Den Cursor platzieren wir in den Kasten Linker Abschnitt: und klicken dann auf das Symbol Es erscheint nun die Eintragung &[Datei].. Nach &[Datei] geben wir Leerzeichen Bindestrich und nochmals Leerzeichen ein, dann klicken wir auf das Symbol Es erscheint nun die Eintragung &[Datum].. Zuletzt werden die Eintragungen markiert und nach Klicken auf das Symbol in der Schriftart Arial Größe 8 formatiert.. In den mittleren Kasten schreiben Sie bitte Ihre/n Namen und formatieren entsprechend in Arial Im rechten Kasten soll die Seitenzahl erscheinen. Schreiben Sie das Wort Seite und ein Leerzeichen. Dann klicken Sie auf das Symbol Es erscheint nun die Eintragung &[Seite]. Die Formatierung erfolgt wieder in Arial Abschließend bestätigen Sie die Eingaben mit ok Prüfen Sie das Ergebnis Ihrer Eingaben mit Menü > Datei Seitenansicht Oder durch Klick auf das Symbol in der Menüleiste. KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 8

29 Informationswirtschaft Gruppe D Blatt 9 Rechnungen schreiben aber automatisch! [] Es soll eine Tabelle entwickelt werden, mit der das mühselige Schreiben von Rechnungen vereinfacht wird. Es ist geplant, dass alle notwendigen Daten in einem Eingabebereich erfasst werden. Die Berechnungen sollen in einem Rechenbereich vorgenommen werden, der dann später auch ausgedruckt wird. Die Vorlage bietet Bild : A B C D E Eingabebereich Art.-Nr. Anzahl Artikelbezeichnung Einzelpreis Rabatt in % Rechen- und Ausgabebereich Art.-Nr. Anzahl Artikelbezeichnung Einzelpreis Gesamt Warenwert Rabatt Nettobetrag Umsatzsteuer Rechnungsbetrag Bild Nach entsprechenden Eingaben in die Felder A:E soll eine Rechnung wie in Bild erstellt werden: A B C D E Eingabebereich Art.-Nr. Anzahl Artikelbezeichnung Einzelpreis Rabatt in % ZIP-Disk,0 0 Rechen- und Ausgabebereich Art.-Nr. Anzahl Artikelbezeichnung Einzelpreis Gesamt ZIP-Disk,0.0,00 Warenwert.0,00 Rabatt 0,00%,00 Nettobetrag.,00 Umsatzsteuer,00% 80,00 Rechnungsbetrag.0,00 Bild Arbeitsauftrag 7 Erstellen Sie die Tabelle und beachten Sie, dass Eingaben nur im Bereich A:E erfolgen!! Speichern! Dateiname: Rechnung0XY bzw. Rechnung0XYXY KursExcel Stand: 0.0.0/ U. Neumann Seite 9

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