Tabellenkalkulation. Lernen Grundlagen der Tabellenkalkulation

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1 Lerneinheit 1: Grundfunktionen Tabellenkalkulation In diesem Kapitel erfahren wir, welche Aufgaben mit Hilfe einer Tabellenkalkulation gelöst werden können. Wir lernen den Aufbau von Microsoft Excel kennen und beschäftigen uns mit der Dateneingabe und der Formatierung. Mit einfachen Formeln und Funktionen führen wir Berechnungen durch. Wir lernen Fehlermeldungen zu interpretieren und Kommentare zu ergänzen. Mit Hilfe von Diagrammen präsentieren 4wir Daten in übersichtlicher Form. Lerneinheit 1: Grundfunktionen Lernen Grundlagen der Tabellenkalkulation Benutzeroberfläche Dateneingabe und -bearbeitung Zellenmanipulation Dateihandling Drucken Lerneinheit 2: Berechnungen Lernen Eingabe von Formeln Verwenden von Funktionen Zellbezüge Fehlermeldungen Kommentare Lerneinheit 3: Layoutfunktionen Lernen Formatierung von Zellen Benutzerdefinierte Formatierung Bedingte Formatierung Diagramme Mustervorlagen Kapitelrückblick Ich bin Ms. Check! Ich kenne mich sehr gut aus und habe auf jede Frage eine verständliche Antwort. 4 Tabellenkalkulation Ich bin Mr. What! Ich kenne mich ganz gut aus, habe aber immer wieder einige Zwischenfragen Wirtschaftsinformatik Basic 125

2 Lernen Lerneinheit 1 Grundfunktionen Alle SbX-Inhalte zu dieser Lerneinheit findest du unter der ID: In dieser Lerneinheit erhalten wir einen Überblick über die Grundfunktionen des Tabellenkalkulationsprogrammes Excel aus dem Microsoft-Office-Paket. Wir erarbeiten wichtige Begriffe und bekommen praktische Hinweise zum Einsatz dieses Programmes. Wir beschäftigen uns mit der Funktionsweise einer Tabellenkalkulation, dem Aufbau eines Datenblattes, der Dateneingabe sowie der Manipulation von Zellen und dem Handling von Dateien sowie dem Ausdruck. Lernen 1 Grundlagen der Tabellenkalkulation Excel in der Praxis Excel ist ein elektronisches Rechenblatt. Es beinhaltet Texte sowie Zahlen, Formeln und Funktionen für Berechnungen. Daten können sortiert, gefiltert und ausgewertet werden. Ergebnisse lassen sich übersichtlich darstellen. Microsoft Office umfasst die Programme Word, Excel, Power- Point, Access und Outlook. Text Wert Excel eignet sich besonders gut zur Berechnung von betriebswirtschaftlichen Aufgabenstellungen. Jede Veränderung eines Ausgangswertes im Tabellenblatt führt zur unmittelbaren Neuberechnung aller davon abhängigen Ergebnisse. Bei Planrechnungen und betriebswirtschaftlichen Analysen ist das ein enormer Vorteil. Symbol zum Programmstart von MS Excel 2003 Abb.: Berechnung des Alters Funktion Formel Diagramme veranschaulichen komplexe Zusammenhänge in Form von übersichtlichen Grafiken. Elemente einer Tabellenkalkulation Über dieses Symbol können Funktionen bequem eingefügt werden. Eine Excel-Tabelle hat bis zu 256 Spalten und Zeilen. 1 Mit Formeln, Funktionen und Zellbezügen werden Berechnungen durchgeführt. Formeln werden durch das Gleichheitszeichen = eingeleitet. Innerhalb von Formeln können Funktionen, wie z.b. heute(), und Zellbezüge, wie z.b. B3, verwendet werden. 2 Werte, z.b. Texte, Zahlen oder Datum/Uhrzeit, werden in Zellen gespeichert und dienen als Ausgangsdaten für Berechnungen. Um mit Werten Berechnungen durchführen zu können, werden Zellbezüge verwendet. 3 Ein Zellbezug enthält die Spalte und die Zeile des gewünschten Feldes. Damit sich die Veränderung von Ausgangswerten in den Ergebnissen niederschlägt, müssen diese in separaten Zellen gespeichert werden. Im obigen Beispiel kann das Geburtsdatum in der Zelle B3 jederzeit geändert werden. Das Ergebnis in B4 wird sofort neu berechnet. 126 Wirtschaftsinformatik Basic

3 Lerneinheit 1: Grundfunktionen Mr. What und Ms. Check Für welche Aufgaben könnte ich Excel in der Schule nutzen? Du kannst z.b. deinen Stundenplan und deine Schularbeitstermine eingeben. Mit Hilfe von Berechnungen weißt du sofort, wie viele Tage noch zur Vorbereitung verbleiben. Du kannst aber auch die Adressen deiner Freunde und Bekannten verwalten, um sie dann in einem Word-Serienbrief zu verwenden. Abbildungen zu den Aufgabenbereichen einer Tabellenkalkulation findest du in der PowerPoint-Präsentation unter der ID: Sehen wir uns nun an, wie Excel funktioniert und wie ein Arbeitsblatt aufgebaut ist. 2 Benutzeroberfläche Aufbau einer Arbeitsmappe Eine Arbeitsmappe besteht aus mehreren Tabellen. Die Oberfläche von Excel enthält das Menü, die Symbolleisten Standard und Format sowie den Arbeitsbereich mit den Zellen, die in Spalten (A, B, C usw.) und Zeilen (1, 2, 3 usw.) eingeteilt sind. Eine Arbeitsmappe kann bis zu 256 Tabellenblätter beinhalten. Die Dateiendung.xls leitet sich von Excel sheet ab. Symbolleiste Standard Symbolleiste Format Namenfeld der Bearbeitungsleiste Arbeitsbereich Zur Darstellung des Alters in Tagen muss das Darstellungsformat geändert werden. Aufgabenbereich Symbolleiste Zeichnen Tabellenblatt Abb.: Benutzeroberfläche von Microsoft Excel Abbildungen zur Benutzeroberfläche findest du in der PowerPoint- Präsentation unter der ID: Mit dem Namenfeld wird eine beliebige Zelle aktiviert. Die Symbolleisten und der Aufgabenbereich können über den Menüpunkt Ansicht Symbolleisten ein- und ausgeblendet werden. Die Symbolleiste Zeichnen bietet Grafik- und Layoutfunktionen, die auch in den Office- Programmen Word und PowerPoint zur Verfügung stehen. Hiermit können grafische Objekte, wie z.b. Sprechblasen, Kreise, Rechtecke, Pfeile usw., in einem Arbeitsblatt gezeichnet werden. L 1: Wir wollen mit Hilfe der Bearbeitungsleiste in die Zelle B3 gelangen. Dazu klicken wir in das Namenfeld und ersetzen den momentanen Eintrag durch B3. Nach dem Drücken der Taste springt der Cursor in die gewünschte Zelle. Hilfefunktion Die Hilfefunktion kann durch Drücken der Taste F1 oder über das Menü? aktiviert werden. 4 Tabellenkalkulation Icon für die Hilfefunktion in der Symbolleiste Wirtschaftsinformatik Basic 127

4 Lernen Abb.: Verwendung der Hilfefunktion L 2: Wir verwenden die Hilfefunktion, um die Statusleiste auszublenden. Dazu geben wir im Feld Suchen nach den Text Statuszeile ausblenden ein. War die Suche erfolgreich, werden die Ergebnisse angezeigt. Sie können dann über das Druckersymbol ausgedruckt werden. Abb.: Excel-Hilfe Beachte Formeln ein- und ausblenden Die Programmeinstellungen von Excel können im Menüpunkt Extras Optionen verändert werden. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Formeln werden im Registerblatt Ansicht alle verwendeten Formeln und Funktionen im Arbeitsblatt angezeigt. Um die Formelergebnisse zu sehen, muss das Kontrollkästchen deaktiviert werden. Abb.: Optionen für Programmeinstellungen 128 Wirtschaftsinformatik Basic

5 Lerneinheit 1: Grundfunktionen Ansichtsfunktionen Mit Hilfe verschiedener Ansichtsfunktionen kann die Anzeige eines Tabellenblattes verändert werden. Menü Ansicht Normal Menü Ansicht Ganzer Bildschirm Menü Datei Seitenansicht Zoomfaktor in der Symbolleiste Standard 1 Die Normalansicht erscheint grundsätzlich nach dem Starten von Excel. Seitenumbrüche erkennt man an den strichlierten Linien. 2 Bei der Darstellungsvariante Ganzer Bildschirm werden Titel-, Bearbeitungs-, Symbol- und Statusleiste ausgeblendet. Um zur Normalansicht zu wechseln, wird der Menübefehl Ansicht Ganzer Bildschirm erneut verwendet. 3 Die Seitenansicht gibt einen Überblick bezüglich der Platzeinteilung, des Druckbereiches sowie der Seitenumbrüche. Das Symbol Seitenansicht ist auch in der Symbolleiste Standard zu finden. 4 Mit Hilfe der Ansicht Zoom kann auch bei sehr großen Tabellen das gesamte Blatt angezeigt werden. Wir können entweder einen vordefinierten Zoomfaktor wählen oder eine benutzerdefinierte Einstellung treffen, die allerdings zwischen 10 und 400 % liegen muss. Tipp Eine bestimmte Zelle aktivieren Um schnell zu einer bestimmten Zelle zu gelangen, können das Namenfeld oder die Funktionstaste F5 verwendet werden. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in das die gewünschte Zelle unter dem Befehl Verweis eingegeben wird. Nach der Eingabe springt der Cursor in diese Zelle. Bei Betätigen der Tastenkombination Strg Pos1 springt der Cursor in die Zelle A1. Ü 1: Beschrifte alle freien Felder in der folgenden Abbildung mit den eben gelernten Begriffen: 4 Tabellenkalkulation Wirtschaftsinformatik Basic 129

6 Lernen Mr. What und Ms. Check Wie kann ich Tabellenblätter, Spalten oder Zeilen einfügen? Wie kann ich an einer beliebigen Stelle in einer Tabelle einen Seitenumbruch erstellen? Was ist ein personalisiertes bzw. adaptives Menü? Du klickst mit der rechten Maustaste auf ein bestehendes Registerblatt, den Spalten- oder Zeilenkopf und wählst danach den gewünschten Befehl aus dem Kontextmenü aus. Über den Menüpunkt Einfügen Seitenumbruch wird an der Cursorposition ein neuer Umbruch eingefügt. Über das Menü Ansicht Seitenansicht kannst du die Seitenumbrüche bearbeiten. Bei der Menüauswahl erscheinen nicht sofort alle Befehle der Menügruppe, sondern nur die am häufigsten verwendeten. Durch einen Klick auf das Erweiterungszeichen (Doppelpfeil) wird das Menü vollständig angezeigt. Wählst du einen weniger oft benutzten Befehl aus, erscheint dieser ebenfalls im verkürzten Menü. Das verkürzte Menü Ansicht mit dem Erweiterungszeichen Erstellen wir nun ein Beispiel, um die soeben gelernten Grundfunktionen auszuprobieren. 3 Dateneingabe und -bearbeitung Mit Excel praktisch arbeiten aktive Zelle Die Eingabe von Daten erfolgt über die Tastatur in der jeweils aktiven Zelle einer Tabelle, die wir am dicken Rahmen sofort erkennen. Die eingegebenen Werte sind sowohl in der Zelle als auch in der Bearbeitungsleiste sichtbar. Eine Zelle wird per Mausklick bzw. durch die Ansteuerung mit den Cursortasten aktiviert. Symbol Neu oder Strg N Mit einem Klick in die Bearbeitungsleiste oder der Taste F2 kann ein Zellinhalt bearbeitet werden. Kopieren der Formel von C4 bis C12 L 3: Über das Symbol Neu in der Symbolleiste Standard oder mit Strg N erstellen wir eine neue Arbeitsmappe und geben die Daten gemäß der Abbildung ein. Wir achten darauf, dass wir die Werte in den richtigen Zellen erfassen. Abb.: Beispiel zur Fahrkostenberechnung In der Zelle C4 geben wir die Formel zur Berechnung der Fahrtkosten nach St. Pölten ein. Dabei können wir den Zellbezug zu B4 über die Tastatur oder durch einen Mausklick auf die Zelle B4 eingeben. Um den Inhalt einer Zelle zu bearbeiten, doppelklicken wir auf die gewünschte Stelle. Alternativ können wir auch die Zelle aktivieren und F2 drücken oder in die Bearbeitungsleiste klicken. Um die Berechnung für alle Zielorte durchzuführen, kopieren wir die eingegebene Formel in die Zellen C5 bis C12. Das Lehrbeispiel zeigt, dass die Eingabe von Texten, Werten und Formeln in Excel problemlos möglich ist. Excel erkennt die verschiedenen Datenformate automatisch. 130 Wirtschaftsinformatik Basic

7 Lerneinheit 1: Grundfunktionen Darstellungsformate Excel erkennt bereits bei der Eingabe, in welchem Format die Daten vorliegen. Die Darstellung wird an dieses Format automatisch angepasst, kann aber bei Bedarf auch geändert werden. Zahl Währung Datum Prozent Bruchzahl Exponentialzahl Text SbX Diese Abbildung findest du in der PowerPoint- Präsentation unter der ID: Abb.: Möglichkeiten der Dateneingabe Formel Funktion Eingabe von Texten Texte werden linksbündig dargestellt. Die Texte in A1 und A4 sind zu lang für die Spalte. 1 Texteingaben dienen meist als Titel für Tabellen bzw. als Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen. Die Eingabe von Buchstaben bzw. die Kombination von Buchstaben und Ziffern stellt für Excel einen Text dar. Texte können für Berechnungen nicht verwendet werden und werden in der Zelle linksbündig dargestellt. 2 Texte, die für die eingestellte Spaltenbreite der aktiven Zelle zu lang sind, überdecken die rechts angrenzenden Zellen, sofern diese leer sind. Befindet sich in der Spalte rechts daneben ein Wert, wird der Text abgeschnitten. Der gesamte Text bleibt jedoch gespeichert und ist in der Bearbeitungsleiste sichtbar. Das Problem kann durch eine Veränderung der Spaltenbreite behoben werden. L 4: Wir geben die Texte aus der Abbildung in Excel ein. Der Eintrag Einkaufsliste benötigt aufgrund seiner Länge zwei Zellen. Da die Zelle B1 leer ist, wird der gesamte Text angezeigt. Dennoch gehört der Eintrag zur Zelle A1. Popcorn und Merkur haben in der jeweiligen Zelle genügend Platz. Die Zelle A4 beinhaltet den Text Snowboardschuhe. Dieser wird abgeschnitten, da in der Zelle B4 bereits ein Wert steht. Der vollständige Eintrag der Zelle A4 ist in der Bearbeitungszeile sichtbar, wenn die Zelle aktiviert ist. 4 Tabellenkalkulation Texte werden von Excel anders behandelt als Zahlen und Berechnungsergebnisse von Formeln und Funktionen. Wirtschaftsinformatik Basic 131

8 Lernen Eingabe von Werten Werte werden rechtsbündig dargestellt. 1 Zahlen können in unterschiedlichen Formaten eingegeben werden. Excel erlaubt die Eingabe von Vorzeichen, Währungssymbolen, Prozentzeichen, Bruchstrichen und Exponentialformaten. Auch Datums- und Zeitangaben werden als numerische Datentypen gespeichert. Alle Zahlenformate werden rechtsbündig dargestellt. 2 % bewirkt eine Division durch 100. Ein Bruchstrich steht für eine Division. Die Exponentialfunktion E zeigt die Anzahl der Stellen an. Excel speichert im Hintergrund immer die berechneten Werte der jeweiligen Eingabe und rechnet damit. Als Währungssymbole müssen die Standardwährungsformate, wie z.b. Euro, verwendet werden, da die Zahl sonst als Text erkannt wird. Der Wert der Zelle passt nicht in die Spalte. 3 Daten werden unformatiert eingegeben und erst nach der Eingabe gemeinsam formatiert. Wird eine sehr lange Zahl eingegeben, die in der Spalte nicht genügend Platz findet, so werden Rautezeichen ( # ) angezeigt. Wenn die Spalte durch einen Doppelklick auf die Trennlinie im Spaltenkopf vergrößert wird, ist die gesamte Zahl sichtbar. In der Bearbeitungszeile wird immer der gesamte Wert angezeigt. Formeln und Funktionen Funktionen können auch über den Funktionsassistenten eingefügt werden: Menü Einfügen Funktion 1 Formeln führen Berechnungen für Werte in der Tabelle durch. Excel erkennt eine Formel, wenn die Eingabe mit = oder + beginnt. Die Formel zur Berechnung eines Mittelwertes lautet z.b. =(B2+B3+B4)/3. 2 Bei einer Funktion ist die Rechenoperation bereits festgelegt. Funktionen können in Formeln verwendet werden, um diese effizienter eingeben zu können, z.b. =Mittelwert(B2:B4). Beachte Darstellung in der Formelansicht Um statt der Formelergebnisse die dahinterliegende Formel bzw. Funktion anzuzeigen, drückst du Strg #. Formelansicht mit Strg # Ü 2: Wir öffnen eine neue Excel-Arbeitsmappe und speichern sie unter dem Namen Ü2-Reisen. Wir geben zunächst die Daten der ersten Tabelle (links) ein und ändern diese anschließend gemäß der zweiten Tabelle (rechts). Abb.: Erstellen einer Tabelle Abb.: Editieren einer Tabelle 132 Wirtschaftsinformatik Basic

9 Lerneinheit 1: Grundfunktionen Mr. What und Ms. Check Wie kann ich die Bruchzahlen 1/4 und 3 1/2 eingeben, damit sie als Zahlen erkannt werden? 1/4 wird so eingegeben: 0 1 / /2 ganz ähnlich: 3 1 / 2. Excel hat eine Eingabe als Zahl erkannt, wenn sie rechtsbündig dargestellt wird. Eingabe von Zahlen als Text Wenn ich die Ziffern 007 in einer Zelle eingebe, so erscheint Excel erkennt eingegebene Ziffernkombinationen automatisch nur 7. Was kann ich tun? als Zahl. Nullen, die nicht unbedingt notwendig sind, werden einfach weggelassen. Die Eingabe 007 ist aber trotzdem möglich. Dazu beginnst du die Eingabe in der Zelle mit einem Apostroph, in unserem Fall also '007. Es ist auch möglich mit einem Gleichheitszeichen = zu beginnen und die Zahl zwischen Anführungszeichen zu setzen ="007". Die Eingabe wird als Text erkannt und linksbündig dargestellt. 4 Zellenmanipulation Hantieren mit Zellen C1 = Zelle C1:C5 = Bereich Um bestimmte Befehle in Excel ausführen zu können, müssen die Zellen bzw. Bereiche zuvor markiert werden. Das gilt auch, wenn ein Befehl, z.b. Fettschrift, auf mehrere Zellen angewendet werden soll. Das Markieren kann mit der Maus und über die Tastatur erfolgen. Alles markieren Markierung über Spalten- und Zeilenkopf Zellen markieren 1 Zum Markieren des gesamten Blattes klickst du auf die leere Schaltfläche in der linken oberen Ecke oder du verwendest die Tastenkombination Strg A. 2 Zum Markieren einer ganzen Zeile bzw. Spalte genügt ein Klick auf den jeweiligen Spaltenbuchstaben bzw. die gewünschte Zeilennummer. Mit Hilfe der Taste Strg können mehrere Zeilen und Spalten gleichzeitig markiert werden. 3 Zusammenhängende Bereiche werden mit der Maus markiert. Bei gedrückter Taste kann auch mit den Cursortasten markiert werden. 4 Nicht zusammenhängende Bereiche werden bei gedrückter Taste Strg markiert. Trennlinie zwischen Spalten- bzw. Zeilenkopf Spalten und Zeilen manipulieren 1 Durch das Verschieben der Spalten- oder Zeilenbegrenzung wird die Breite der Spalte bzw. die Höhe der Zeile geändert. 2 Die Größe der Spalte oder Zeile kann ebenso über das Kontextmenü des Zeilenbzw. Spaltenkopfes eingestellt werden. Diese Einstellung kann auch über das Menü Format mit den Befehlen Zeile und Spalte vorgenommen werden. 4 Tabellenkalkulation Beachte Automatische Anpassung der Spaltenbreite Optimale Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe Die optimale Spaltenbreite wird durch einen Doppelklick auf die Trennlinie zwischen den Spaltenköpfen eingestellt. Die Spaltengröße passt sich dabei an den längsten Eintrag an. Gleiches gilt für die Zeilenhöhe. Wirtschaftsinformatik Basic 133

10 Lernen Spalten und Zeilen bearbeiten 1 Beim Einfügen werden so viele Elemente eingefügt, wie zuvor markiert wurden. Um zwei zusätzliche Spalten einzufügen, markieren wir zwei Spalten. Neue Spalten werden links eingefügt, neue Zeilen darunter. Das Einfügen kann über das Kontextmenü bzw. die Tastenkombination Strg + erfolgen. Über das Kontextmenü können Spalten und Zeilen aus- und eingeblendet werden. 2 Beim Löschen werden die markierten Elemente gelöscht. Zum Löschen benutzen wir das Kontextmenü oder die Tastenkombination Strg. Ausschneiden: Strg Kopieren: Strg X C Kopieren, Ausschneiden und Einfügen 1 Daten können mit Hilfe der Zwischenablage kopiert, ausgeschnitten und eingefügt werden. Kopierte Inhalte sind doppelt vorhanden, während ausgeschnittene Inhalte von ihrer ursprünglichen Stelle entfernt und an einer anderen wieder eingefügt werden. 2 Beim Einfügen erscheint ein Smart-Tag unterhalb des eingefügten Elements. Dieses bietet Möglichkeiten zur schnellen Formatierung an. Einfügen: Strg V Abb.: Smart-Tag Einfügen Beachte Drag&Drop zum Kopieren und Verschieben Verschieben und Kopieren mit der Maus Drag&Drop Wir markieren den Bereich, der verschoben bzw. kopiert werden soll, klicken auf die Umrandung des Zellbereiches und ziehen das markierte Feld mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle ( Drag ). Drücken wir beim Loslassen der Maustaste ( Drop ) die Taste Strg, wird der Bereich kopiert. Der Mauscursor erhält in diesem Fall ein kleines Pluszeichen. Ohne Strg wird der Bereich verschoben. Mr. What und Ms. Check Werde ich von Excel gewarnt, wenn ich Spalten oder Zeilen lösche, in denen Daten enthalten sind? Nein, du musst darauf achten, was du markiert hast, weil es keine Meldung gibt, die dich warnen würde. Kann ich das Smart-Tag beim Einfügen entfernen? Ja, und zwar über den Menüpunkt Extras Optionen. Im Register Bearbeiten musst du die Checkbox Schaltfläche beim Einfügen kopierter Daten anzeigen deaktivieren. 134 Wirtschaftsinformatik Basic

11 Lerneinheit 1: Grundfunktionen 5 Dateihandling Arbeitsblätter speichern und öffnen Nach dem Programmstart sehen wir auf dem Bildschirm eine leere Tabelle. Die Befehle für das Dateihandling können über die Menüleiste, die Symbolleiste, den Aufgabenbereich und über Tastenkombinationen aufgerufen werden. Neu: Strg N Erstellen, Speichern und Öffnen von Arbeitsmappen 1 Über die Funktion Neu wird eine neue Arbeitsmappe erstellt. Neue Arbeitsmappen werden mit der Tastenkombination Strg N oder dem Symbol Neu in der Standardsymbolleiste erzeugt. Speichern: Strg Der Dateityp ist normalerweise eine Excel- Arbeitsmappe (xls). Excel ermöglicht auch den Export von Arbeitsmappen in Textdateien (.txt) oder CSV-Dateien (.csv). S CSV = comma separated value 2 Mit Hilfe der Funktion Speichern wird die Arbeitsmappe einschließlich aller Daten, Diagramme und Tabellenblätter als.xls -Datei gespeichert. Speicherort Abb.: Speichern einer Arbeitsmappe Dateiname Excel verlangt beim erstmaligen Speichern die Eingabe von Dateiname und Speicherort. Als Name wird Mappe und eine fortlaufende Nummer, z.b. Mappe1, vorgeschlagen. Der Speicherort wird über die Leiste am linken Rand bzw. das Dropdown-Feld Speichern in festgelegt. Zum neuerlichen Speichern einer Arbeitsmappe genügt der Aufruf der Funktion Speichern. Wenn ein noch nicht gespeichertes Arbeitsblatt geschlossen wird, erfolgt ein entsprechender Hinweis mit der Aufforderung zum Speichern. Abb.: Aufforderung zum Speichern Öffnen: Strg O Abbildungen zum Dateihandling findest du in der PowerPoint-Präsentation unter der ID: Zum Öffnen einer bestehenden Datei müssen Dateiname und Speicherort bekannt sein. Mit dem Dialogfeld Öffnen können die Datenträger (z.b. Festplatte, Netzlaufwerk) nach Excel-Arbeitsmappen durchsucht werden. Die zuletzt bearbeiteten Arbeitsmappen sind im Menü Datei per Mausklick abrufbar. Abb.: Öffnen einer Datei 4 Tabellenkalkulation Beachte Zwischenspeichern nicht vergessen! Bei einem Stromausfall oder Computerabsturz gehen alle nicht gespeicherten Eingaben und Änderungen an einer Arbeitsmappe verloren. Wirtschaftsinformatik Basic 135

12 Lernen 6 Drucken Ausgabe von Tabellen und Arbeitsmappen Die Funktion Drucken gibt die aktive Tabelle am Standarddrucker aus. Seitenansicht Wir können einzelne Blätter, die gesamte Arbeitsmappe oder spezielle Bereiche ausdrucken. Zuvor sollten wir aber kontrollieren, wie der Ausdruck auf Papier aussehen wird. Druckvorbereitung 1 Die Seitenansicht ermöglicht die Kontrolle des Ausdrucks. Das Symbol oder das Menü Datei Seitenansicht öffnet die Funktion. Mit Hilfe der Schaltflächen kann das Erscheinungsbild des Ausdrucks angepasst werden. Abb.: Schaltflächen bei der Seitenansicht 2 Über die Schaltfläche Layout werden das Papierformat, die Seitenränder, die Kopf- und Fußzeile festgelegt bzw. alle weiteren Tabelleneinstellungen vorgenommen. Die Option Orientierung ermöglicht den Ausdruck im Hoch- oder Querformat. Mit der Option Anpassen können wir beliebig große Tabellen auf die Größe einer Seite skalieren. Im Register Seitenränder können die Abstände oben, unten, rechts und links festgelegt werden. Kopf- und Fußzeilen lassen sich über das gleichnamige Register einstellen. Abb.: Seite einrichten Der Dialog Drucken wird mit der Tastenkombination Strg P aufgerufen. In einem Netzwerk sollte immer überprüft werden, ob der Ausdruck auf dem gewünschten Drucker erfolgt! 3 Vor dem Ausdrucken sollte immer der eingestellte Drucker überprüft werden. Ist das der richtige Drucker? Über die Tastenkombination Strg P oder das Menü Datei Drucken gelangen wir zum Dialog Drucken. Sind mehrere Drucker installiert, z.b. in einem Netzwerk, wird im Feld Name der gewünschte Drucker ausgewählt. Über die Schaltfläche Drucker suchen können Drucker im Netzwerk angesprochen werden. Abb.: Drucken L 5: Mit dem Menüpunkt Ansicht Kopf- und Fußzeile erstellen wir eine benutzerdefinierte Fußzeile: Links: Mit Hilfe des Ordnersymbols erhalten wir den Pfad und den Namen der Datei. 136 Wirtschaftsinformatik Basic

13 Lerneinheit 1: Grundfunktionen Mitte: Wir schreiben unseren Namen und formatieren den Text über die Schaltfläche Schrift. Rechts: Das Datum und die Seitennummer sollen untereinander erscheinen. Wir wählen das Symbol Datum, drücken die Taste und klicken auf das Symbol Seitenzahl. Abschließend klicken wir auf OK. Abb.: Benutzerdefinierte Fußzeile Mr. What und Ms. Check Muss ich vor dem Öffnen einer Arbeitsmappe Excel starten? Nein, du kannst die Arbeitsmappe über das Startmenü oder den Explorer öffnen. Excel muss am PC aber installiert sein, um die Mappe ansehen und bearbeiten zu können. Welche Einstellungen kann ich im Register Tabelle beim Einrichten Du kannst diverse Druckeinstellungen der Tabelle festlegen. einer Seite vornehmen? Diese umfassen den Ausdruck von Gitternetzlinien, Zeilenund Spaltenüberschriften sowie von Kommentaren. Weiters kannst du die Druckqualität und die Seitenreihenfolge verändern. Übungsbeispiele Ü 3: Öffne eine neue Arbeitsmappe und erstelle eine Tabelle gemäß der Abbildung. Vergiss nicht, auch die Tabellenblätter umzubenennen und die Spaltengröße von C zu optimieren! Speichere die Arbeitsmappe unter Ü5-Noten. Markiere anschließend nur die Felder, in denen sich Einträge befinden, und verwende dafür die Tasten und Strg. 4 Tabellenkalkulation Ü 4: Warum gibt es in dieser Abbildung keine Spalte C und keine Zeile 3? Wurden diese Elemente gelöscht? Wirtschaftsinformatik Basic 137

14 Lernen Ü 5: Ordne die folgenden Elemente den richtigen Beschreibungen zu: Zahl Beschreibung Zahl Beschreibung aktive Zelle Bearbeitungsleiste Titelleiste Tabellenblatt-Register Spaltenkopf Statusleiste Symbolleiste Minimieren Menüleiste Namenfeld ID: 9835 Zusätzlich findest du in SbX eine Drag&Drop-Übung zu den Tastenkürzeln. In dieser Lerneinheit haben wir alle Grundfunktionen des Tabellenkalkulationsprogrammes Excel kennengelernt: Arbeitsmappe Tabelle Zelle Zellbezug Bereich Namenfeld Druckbereich Eine Arbeitsmappe besteht aus mehreren Tabellen bzw. Diagrammen. Eine Tabelle besteht aus maximal 256 Spalten und Zeilen. Sie enthält Texte, Werte, Formeln und Funktionen. Spalten werden mit Großbuchstaben, Zeilen mit Zahlen gekennzeichnet. Der Schnittpunkt einer Spalte und einer Zeile wird als Zelle oder Feld bezeichnet. Um in Formeln Zellinhalte zu verwenden, wird ihr Zellbezug (z.b. A1 oder B9) verwendet. Ein Bereich umfasst mehrere Zellen und wird durch die Bezeichnungen der ersten und der letzten Zelle, getrennt durch einen Doppelpunkt, angegeben (z.b. A1:B9). Das Namenfeld im linken Teil der Bearbeitungsleiste zeigt die Bezeichnung der aktiven Zelle an und kann zum Navigieren innerhalb der Tabelle verwendet werden. Um einen bestimmten Teil des Tabellenblattes zu drucken, wird ein Druckbereich festgelegt. ID: 9836 Zusätzlich zu dieser Zusammenfassung findest du in SbX eine Bildschirmpräsentation. 138 Wirtschaftsinformatik Basic

15 Lerneinheit 1: Grundfunktionen Wiederholungsfragen und -aufgaben 1. Nenne drei konkrete Aufgaben, die mit Microsoft Excel bewältigt werden können! 2. Welche Datei-Endung haben Excel-Arbeitsmappen? 3. Woraus besteht eine Arbeitsmappe? 4. Wie können Symbolleisten eingeblendet werden? 5. Wofür dient das Namenfeld? 6. Erkläre den Begriff Zellbezug! 7. Nenne ein Beispiel für einen Zellbereich! 8. Wie wird ein Seitenumbruch erstellt? 9. Wie lauten die Tastenkürzel für das Erstellen einer neuen Mappe, das Öffnen einer bestehenden Mappe, das Speichern und das Drucken? 10. Wie werden Kopf- und Fußzeilen eingefügt? 11. Wie werden Text- bzw. Zahlenformate in der Zelle dargestellt? 12. Was ist bei der Anzeige ###### in einer Zelle zu tun? 13. Wie schaltet man zur Formelansicht um? 14. Nenne ein Beispiel für eine Zelle und einen Bereich. ID: 9837 Zusätzlich zu diesen Aufgaben findest du in SbX ein Kreuzworträtsel zur Excel-Benutzeroberfläche. Lerncheck Ich kann jetzt w... die Grundfunktionen des Tabellenkalkulationsprogrammes Microsoft Excel erklären. w... die Benutzeroberfläche beschreiben. w... eine Tabelle in einer Arbeitsmappe erstellen, speichern, öffnen und ausdrucken. w... verschiedene Datentypen eingeben, bearbeiten und löschen. w... Zeilen und Spalten verändern. 4 Tabellenkalkulation In der nächsten Lerneinheit beschäftigen wir uns mit Berechnungen. Wir arbeiten mit Formeln und Funktionen und lernen die verschiedenen Fehlermeldungen kennen. Wirtschaftsinformatik Basic 139

16 Lernen Alle SbX-Inhalte zu dieser Lerneinheit findest du unter der ID: Lerneinheit 2 Berechnungen In dieser Lerneinheit beschäftigen wir uns mit Berechnungen und der Behandlung von Fehlern. Wir erarbeiten die Eingabe von Formeln und Funktionen, den Umgang mit dem Funktionsassistenten, das Erstellen von Zellbezügen, die Fehlerbehandlung und das Einfügen von Kommentaren. Lernen 1 Eingabe von Formeln Berechnungen durchführen Mit einer Formel führen wir eine Berechnung innerhalb einer Zelle durch. Das Ergebnis wird in dieser Zelle dargestellt, die Formel wird in der Bearbeitungszeile angezeigt. Wert Die Formel der Zelle B3 wird in der Bearbeitungszeile dargestellt. Operator Eine Abbildung zu den Bestandteilen einer Formel findest du in der PowerPoint-Präsentation unter der ID: Gleichheitszeichen Abb.: Bestandteile von Formeln Zellbezug Texte, die mit + oder = beginnen, müssen mit einem Hochkomma eingegeben werden, z.b. '+ 20% USt. Formeln für Berechnungen nutzen 1 Eine Formel beginnt mit einem Gleichheits- = oder Pluszeichen +. Eingaben ohne = oder + werden als Text erkannt. Dies kann manchmal zu ungewollten Ergebnissen führen, z.b. wenn wir versuchen, in die Zelle A2 den Text + 20% USt einzugeben. Da der Text mit einem Pluszeichen beginnt, erkennt Excel eine in diesem Fall ungültige Formel und reagiert mit einer Fehlermeldung. Formelfehler Abb.: Text wird als Formel erkannt und führt zu einem Fehler 2 Bei Formeln gelten die mathematischen Rechenregeln. Die Reihenfolge lautet: 1. potenzieren, 2. multiplizieren und dividieren sowie 3. addieren und subtrahieren. Klammern umgehen diese Reihenfolge, z.b. =((A1+B1+C1)/3)^(1/2). 140 Wirtschaftsinformatik Basic

17 Lerneinheit 2: Berechnungen 3 In einer Formel befinden sich nach Möglichkeit nur Zellbezüge. Wird ein Wert, auf den sich eine Formel bezieht, geändert, wird das Ergebnis automatisch neu berechnet. Parameter für eine Berechnung, wie im folgenden Beispiel der Umsatzsteuersatz, sollten in einer eigenen Zelle eingegeben werden. Dies erleichtert das Ändern des Wertes von z.b. 20 % auf 10 %. Im linken Beispiel müsste dafür die Formel geändert werden. Falsch Richtig Abb.: Zellbezüge in Formeln verwenden Mr. What und Ms. Check Muss ich am Beginn jeder Formel ein Gleichheitszeichen setzen oder wird A1+B1+C1 automatisch als Formel erkannt? Deine Eingabe wird ohne Gleichheitszeichen als Text erkannt. Du musst bei Formeln ein Gleichheits- oder Pluszeichen an den Anfang setzen. 2 Verwenden von Funktionen Funktionsassistent Eine Funktion ist eine vordefinierte Formel mit festgelegter Rechenoperation. Sie ist an den nachgestellten Klammern erkennbar, z.b. Heute(), Summe(), Anzahl(), Mittelwert(). Der Funktionsassistent bietet alle in Excel verfügbaren Funktionen zur Auswahl an. Funktionen können aber auch direkt in eine Formel eingetippt werden, z.b. =A5+Summe(B1:B5)/Anzahl(B1:B5). =Summe() =SUMME(A1;C1;F1) Summe einzelner Werte =SUMME(A1:F1) Summe eines Bereiches =SUMME(A1:F1;A2:F2) Summe mehrerer Bereiche =Anzahl() =Mittelwert() =Min() =Max() 4 Tabellenkalkulation Diese Abbildung findest du in der PowerPoint- Präsentation unter der ID: Abb.: Funktionsassistent und wichtige Funktionen Funktionsassistent Wirtschaftsinformatik Basic 141

18 Lernen =Mittelwert (Summe(A1:A3); A5; Anzahl(B4:B9)) Verschachtelte Funktion Neben dem Summensymbol können weitere Funktionen ausgewählt werden. Eingabe von Funktionen 1 In einer Formel können mehrere Funktionen verwendet werden. Bei der direkten Eingabe einer Funktion in eine Formel muss die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet werden. Der folgende Ausdruck ist z.b. gültig: =mittelwert(a1:c3). 2 Häufig benötigte Funktionen werden über das Summensymbol ausgewählt. Abb.: Tipptext für die Funktionsargumente Die Argumente für eine Funktion werden in einem gelben Tipptext vorgeschlagen. Funktionen benötigen in der Regel Argumente zur Berechnung des Ergebnisses. Die Funktion Summe benötigt z.b. mindestens ein Argument in Form einer Zahl. Hierbei kann es sich um einen Wert, einen Zellbezug oder einen Bereich handeln. Der Summenfunktion können noch weitere Argumente zugeordnet werden. Diese sind durch ein Semikolon ; voneinander zu trennen. Die Funktion Summe berechnet die Summe aller übergebenen Argumente. 3 Der Funktionsassistent hilft bei der Eingabe komplexer Funktionen. F3 Er wird über das Symbol in der Bearbeitungsleiste oder die Tastenkombination aufgerufen. Nach Auswahl einer Funktion öffnet sich das Fenster Funktionsargumente. Argumente Erklärung der Funktion Abb.: Summenfunktion im Funktionsassistenten Symbol Funktionsassistent in der Bearbeitungsleiste Berechnungsergebnis Ü 1: Erstelle folgende neue Arbeitsmappe und speichere sie unter Ü1-Umsätze ab. Wende die Funktionen Summe, Max, Min, Mittelwert und Anzahl an. Kopiere die Summenformel aus Zelle C11 mit Hilfe des Ausfüllkästchens in die Zelle D11. Erkläre die einzelnen Funktionen und schreibe die Erklärungen neben das jeweilige Ergebnis. Kopiere anschließend die Tabelle Umsätze in die Tabelle Formelansicht und stelle die Funktionen dort in der Formelansicht dar. 142 Wirtschaftsinformatik Basic

19 Lerneinheit 2: Berechnungen Beachte Ausfüllkästchen Ausfüllkästchen Mit Hilfe von AutoAusfüllen (Ausfüllkästchen) können Datenreihen rasch vervollständigt werden, ohne dass die Werte eingetippt werden müssen. Diese Funktion kann z.b. für fortlaufende Nummerierung, die Fortschreibung von Tagen oder Jahreszahlen verwendet werden. Damit eine Reihe erstellt werden kann, müssen zumindest die ersten beiden Werte nebeneinander oder untereinander eingetragen werden. Das Ausfüllkästchen kann auch zum Kopieren von Formeln verwendet werden. AutoAusfüllen L 1: Wir erstellen mit Hilfe der Ausfüllfunktion verschiedene Datenreihen. Dafür geben wir jeweils die ersten beiden Werte ein und vervollständigen die Tabelle anschließend mit dem Ausfüllkästchen. Vielleicht fallen dir noch zusätzliche Reihen ein! Mr. What und Ms. Check Anzeige in der Statusleiste Ich möchte die Summe einer Zahlenreihe wissen, sie soll aber nicht als Formel oder Funktion in einer Zelle stehen. Wenn du Zellen markierst, wird die Summe in der Statuszeile angezeigt. Dort kannst du übrigens auch andere Funktionen für das AutoBerechnen einstellen. 3 Zellbezüge Relative, absolute und gemischte Bezüge Zellbezüge und Bereiche, wie z.b. A1 oder B1:B9, haben wir bereits kennengelernt und in Formeln verwendet. Das folgende Lehrbeispiel zeigt, dass beim Kopieren von Formeln unerwünschte Ergebnisse auftreten können. L 2: Die Formel in C3 liefert das richtige Ergebnis, indem die Werte aus B3 und C2 multipliziert werden. Nach dem Kopieren der Formel in die Zelle darunter, müssen wir feststellen, dass das Resultat in C4 falsch ist! 4 Tabellenkalkulation Richtig Falsch Wirtschaftsinformatik Basic 143

20 Lernen Warum kann das Kopieren einer korrekten Formel zu einem falschen Ergebnis führen? Beim Kopieren einer Formel ändern sich die verwendeten Zellbezüge. Im Lehrbeispiel wurde die Formel von C3 nach C4 kopiert daher änderten sich auch die Bezüge in der Formel von =B3*C2 in =B4*C3. Im Fall des ersten Teils der Formel, B3 bzw. B4, ist dies erwünscht, denn hier soll der Preis des nächsten Getränkes für die Berechnung verwendet werden. Aber der Zellbezug C2 darf sich nicht ändern, denn hier muss immer mit dem Umsatzsteuersatz 20 % aus C2 gerechnet werden. Dieses Problem lösen wir mit Hilfe unterschiedlicher Zellbezüge: B3, B4 Relativer Bezug SbX Diese Abbildung findest du in der PowerPoint- Präsentation unter der ID: $C$2 $C2 oder C$2 Abb.: Zellbezüge Absoluter Bezug Gemischter Bezug Arten von Zellbezügen 1 Ein relativer Zellbezug verändert sich relativ zur Kopierbewegung. Die Funktionstaste F4 wird zum Wechseln zwischen den Bezugsarten verwendet. 2 Ein absoluter Zellbezug wird mit je einem $ -Zeichen vor der Spalten- und der Zeilenangabe gekennzeichnet. Der Bezug bleibt beim Kopieren unverändert. 3 Ein gemischter Zellbezug enthält ein $ -Zeichen, entweder vor der Spalten- oder vor der Zeilenangabe. Der absolute Teil bleibt unverändert, der relative verändert sich entsprechend der Kopierbewegung. L 3: Wie verändern sich die Bezüge C$9 und $B3 bei einem Kopiervorgang? Bei C$9 handelt es sich um einen relativen Spalten- und einen absoluten Zeilenbezug. Die Werte in den kopierten Formeln stammen immer aus der Zeile 9, die Spalte variiert. Bei $B3 ist der Spaltenbezug unveränderlich, der Zeilenbezug ist relativ. In den kopierten Formeln kommt der Wert immer aus der Spalte B, während sich die Zeilen ändern. Mr. What und Ms. Check Muss ich zur Erstellung eines absoluten Bezuges immer $ vor der Spalten- und der Zeilenreferenz eingeben? Nein, du kannst für eine Zelle im Namenfeld der Bearbeitungsleiste einen Namen festlegen und diesen anstatt des absoluten Zellbezuges in Formeln verwenden. Festgelegte Namen für Zellen sind absolute Zellbezüge. Der Zellenname Ust ist ein absoluter Zellbezug. 4 Fehlermeldungen Keine Panik nur ein Fehler! Wenn das Ergebnis einer Formel nicht berechnet oder dargestellt werden kann, führt dies zur Ausgabe einer Fehlermeldung. 144 Wirtschaftsinformatik Basic

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