Kapitel II: Kein Excel ohne Windows...5 Kapitel III: Der Sprung ins kalte Wasser...6. Eine Excel-Tabelle im Schnellkurs...6

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1 Tabellenkalkulation 1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...1 Kapitel I: Um was geht es denn eigentlich?...3 Was ist Tabellenkalkulation?...3 Das Produkt Excel Systemvoraussetzungen...4 Kapitel II: Kein Excel ohne Windows...5 Kapitel III: Der Sprung ins kalte Wasser...6 Eine Excel-Tabelle im Schnellkurs...6 Kapitel IV: Schau mir in die Augen, Excel! Die Bildschirmelemente...9 Kopfzeile...9 Menüleiste...9 Symbolleisten...9 Bearbeitungszeile...10 Arbeitsbereich...10 Registerleiste...10 Bildlaufleisten...11 Statuszeile...11 Die Zwischenablage Die Menüs...12 Das Datei-Menü...13 Das Bearbeiten-Menü...14 Das Ansicht-Menü...15 Das Einfügen-Menü...15 Das Format-Menü...16 Das Extras-Menü...17 Das Daten-Menü...17 Das Fenster-Menü...18 Das Hilfe-Menü Die Dialogboxen Bewegen und Markieren...19 Maus...19 Tastatur...20 Funktionstasten als Alternative zur Maus Das Excel-Hilfesystem...22 Hilfe über das Menü...22 Kontextsensitive Hilfe...23 Hilfe über den Hilfebutton...23 Der Office-Assistent...23 Kapitel V: Mit Tabellen auf Du und Du...25 Datei speichern...25 Daten eingeben...25 Feldinhalte korrigieren...27 Formeln eingeben...27

2 Tabellenkalkulation 2 Bezüge...28 Relative und absolute Adressierung...29 Namen verwenden...31 Notizen hinterlegen...32 Kapitel VI: Kleider machen Leute...34 Format Zellen...: Zahlenformat...34 Format Zellen...: Schriftart...35 Format Zellen...: Ausrichtung...36 Format Zellen...: Muster...37 Format Zellen...: Rahmen...38 Format Zeile...38 Format Spalte...38 Format Blatt...39 Format AutoFormat...39 Bedingte Formatierung...40 Kapitel VII: Excel funktioniert prächtig...41 Der Dialog Funktion einfügen...41 Die Excel-Funktionen...41 Kapitel VIII: Excel macht Druck...47 Seite einrichten...48 Seitenansicht...50 Kapitel IX: Säulen, Balken und Tortenstücke...51 Schritt 0: Zielbereich definieren (nur bis Version 7.0)...51 Schritt 1: Diagrammtyp wählen...51 Schritt 2: Definition der Quelldaten...52 Schritt 3: Festlegung der Diagrammoptionen...52 Schritt 4: Platzierung des Diagramms...52 Einige Tipps zum Umgang mit Diagrammen...54 Landkarten...54 Kapitel X: Ein kurzer Blick in die Welt der Makros...55 Was ist ein Makro?...55 Makros erstellen mit dem Makro-Rekorder...55 Makro ausführen...56 Kapitel XI: Ich hätte da noch eine Frage!...58 Anhang: Übungen...60 Übung 1: Kontoübersicht...60 Übung 2: Matrixfunktionen...62 Übung 3: Datenaustausch mit Word...64 Übung 4: Zielwertsuche...64 Übung 5: Gruppenbildung und Konsolidieren...65 Übung 6: Währungstabelle...67

3 Tabellenkalkulation 3 Kapitel I: Um was geht es denn eigentlich? Was ist Tabellenkalkulation? Unter Tabellenkalkulation versteht man, wie der Name schon sagt, das Rechnen und Kalkulieren, den Umgang mit Zahlen in Tabellen. Früher haben Sie für solche Aufgaben wahrscheinlich ein Blatt Papier hergenommen, es in Linien und Spalten eingeteilt und mit Bleistift, Radiergummi und der Kunst des Kopfrechnens Übersicht in Ihre finanziellen Angelegenheiten gebracht. Dann kam der Taschenrechner, der Ihnen die reine Rechenarbeit merklich erleichtert hat. Wenn Sie sich nun anschicken, Ihre Steuererklärung, die Kreditberechnung oder die Buchführung mit dem Computer abzuwickeln, dann kommt das geradezu einem Quantensprung gleich. Denn der Computer kann nicht nur schnell rechnen, sondern er kann - vor allem in Verbindung mit moderner Software - auch hervorragend gestalten, formatieren und präsentieren. Mit einer modernen Tabellenkalkulation können Sie jede Art von Listen erstellen, Noten verwalten, Zinsen berechnen, Umsatztabellen erstellen, Kostenvergleiche anstellen, eine Kundendatei pflegen und was Ihnen sonst noch einfällt. In der Verbindung mit der Textverarbeitung Word für Windows stellt Excel heute in vielen Betrieben und Behörden das Rückgrat der EDV dar. Mit diesen beiden Programmen lassen sich Angebote und Rechnungen schreiben, Einnahmen- und Ausgaben-Journale führen, Adressen verwalten, Messreihen grafisch aufbereiten usw. Kurzum: Die Beherrschung einer modernen Tabellenkalkulation ist ein gutes Stück berufliche Qualifikation und dient zudem dem persönlichen Komfort. Das Produkt Excel 2000 Das Programm Excel des weltweit größten Software-Herstellers Microsoft ist eines der führenden und verbreitetsten Produkte der Softwareindustrie. Sein Leistungsspektrum wird von Version zu Version beeindruckender. Konnte man früher noch sehr genau zwischen den verschiedenen Computeranwendungen Textverarbeitung, Rechenblatt, Datenverwaltung und Grafik unterscheiden, so verwischen sich heute die Grenzen, weil ein modernes Produkt wie Excel dies alles auf einmal beherrscht, und zwar in einer erstaunlichen Perfektion. Excel ist wie auch andere Kalkulationsprogramme der Art und Weise nachempfunden, wie Menschen auch ohne Computer zu rechnen pflegen. Vergegenwärtigen Sie sich, wie Sie Ihr Haushaltsbudget zu überwachen pflegen. Sie listen in Kolonnen alle Ausgaben auf, versehen Sie der Klarheit halber mit Text, fügen vielleicht noch ein Datum hinzu, und wenn Sie besonders systematisch vorgehen, schreiben Sie an den rechten Rand ein Kürzel für die Kategorie, der diese Ausgabe zuzuordnen ist: Datum Einkauf Betrag Kategorie Bäcker 14,80 Nahr Tanken 128,58 Pkw Metzger 23,75 Nahr Theater 68,40 Kult Schuhe 148,- Klei Eine Tabellenkalkulation übernimmt genau diese Vorgehensweise, fügt aber die speziellen Fähigkeiten und die Geschwindigkeit des Computers hinzu. Das macht sich vor allem beim Ausrechnen bemerkbar. Wo Sie mit Kopfrechnen oder Taschenrechner mehr oder weniger mühsam Zahl um Zahl addieren, verfügt die Tabellenkalkulation über eine Funktion, die in Nullkommanichts eine Summe bildet.

4 Tabellenkalkulation 4 Zahlreiche Hilfen erleichtern die Arbeit. Excel kann z.b. Texte, die schon einmal vorgekommen sind, während des Schreibens automatisch ergänzen, so dass Sie viel Tipparbeit sparen. Es kann die Rechtschreibung kontrollieren, so dass Fehler schon beim Schreiben vermieden werden. Es kann lange Zahlenketten automatisch erzeugen, so dass Sie in Zukunft niemals mehr eine Nummerierung von 1 bis 100 von Hand schreiben werden. Mit jeder neuen Version von Excel kommen einige Eigenschaften und Fähigkeiten hinzu, die uns mit der Frage konfrontieren, ob wir schon wieder ein Update kaufen sollen oder ob uns der Funktionsumfang der alten Version noch genügt, zumal wir ihn noch lange nicht ausgeschöpft haben. In der Regel kann man gut eine Weile zuwarten, bis auch die gröbsten Kinderkrankheiten der neuen Version kuriert sind. Häufig gibt es aber Neuerungen, die man nur ungern missen möchte, so dass eben doch wieder ein paar Hundert Mark fällig werden. ine Neuerung in Excel 2000 könnte uns alle zum Update zwingen: die Integration des Euro. In Windows 98 ist das neue Währungssymbol bereits integriert. Excel 97 bietet den Euro aber noch nicht als Währungsformat an. Man kann zwar auch in der alten Version den Euro verwenden; das Format muss allerdings von Hand eingerichtet werden. Für das ältere Windows 95 hat Microsoft einen Patch (= Programm, das eine Fehlerbereinigung bei alten Programmversionen durchführt) zur Verfügung gestellt, der das -Zeichen integriert. Der Patch ist einfach durchzuführen und das Zeichen erscheint auch auf dem Bildschirm. Es kann aber sein, dass auf dem Papier eine Lücke erscheint, wo das stehen sollte. Das liegt daran, dass Ihr Drucker seinen eingebauten Zeichensatz verwendet - und der kennt das -Zeichen eben noch nicht. Die Abhilfe: Gehen Sie ins Drucker-Menü (<Start> - <Einstellungen> - <Drucker>), wählen Sie hier den richtigen Drucker und drücken Sie die rechte Maustaste. Klicken Sie auf <Eigenschaften>, dann auf die Registerkarte <Schriftarten> und aktvieren Sie die Option "TrueType als Grafik drucken". Dann ist der Druckvorgang vielleicht etwas länger, aber das -Zeichen wird richtig wiedergegeben. Systemvoraussetzungen Excel hat im Gegensatz zu seinem textorientierten Urahn Multiplan eine grafische Oberfläche. Dies bedeutet, dass es weitaus höhere Anforderungen an die Hardware (Hauptspeicher, Festplatte, Grafikkarte) stellt als die alten DOS-Programme. Beim Hauptspeicher sollten Sie mit weniger als 8 Megabyte gar nicht anfangen; bei einer Neuanschaffung sind 32 MB durchaus angeraten. Und wenn Sie ein Angebot mit 64 oder 128 MB sehen, glauben Sie ja nicht, das sei überdimensioniert. Die Preise für Speicherchips sind nach einer vorübergehenden Preissteigerung wieder relativ niedrig, so dass man nicht lange überlegen sollte. Ein großer Hauptspeicher ist besonders wichtig, wenn Sie die fortgeschrittenen Möglichkeiten des programmübergreifenden Datenaustauschs nutzen wollen. Angenommen, Sie setzen Excel als Datenbank für Artikel- und Kundendaten ein und wollen diese Daten unmittelbar in ein Angebot oder eine Rechnung übernehmen, dann müssten Excel und Word - und vielleicht noch ein weiteres Programm - gleichzeitig im Speicher Platz finden, damit die Daten schnell und bequem ausgetauscht werden können. Nach dem Hauptspeicher ist die Größe und Schnelligkeit der Festplatte das entscheidende Kriterium. Eine Komplettinstallation belegt auf Ihrer Harddisk gut und gern Megabyte (Version 4.0 begnügte sich noch mit 9 MB). Außerdem brauchen Sie eine Grafikkarte, möglichst VGA, samt zugehörigem Monitor. Schließlich ist eine Maus so gut wie unentbehrlich, obwohl Sie die meisten Eingaben auch mit der Tastatur vornehmen können, und zu guter Letzt sollten Sie einen Drucker angeschlossen haben, der Ihre Werke adäquat zu Papier bringen kann.

5 Windows - die Plattform für Excel 5 Kapitel II: Kein Excel ohne Windows Die Arbeit mit Excel setzt voraus, dass Sie mit der grafischen Oberfläche Windows vertraut sind. Windows kommt dem Anwender insofern sehr entgegen, als nun die unterschiedlichsten Programme auf die gleiche oder ähnliche Art gehandhabt werden können. Kennt man ein Windows-Programm, kann man auch mit allen anderen schon einigermaßen umgehen. Zum Glück nähern sich die unterschiedlichen Windows-Versionen vom Aussehen her immer mehr einander an. Ob Sie Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT oder Windows 2000 vor sich haben, können Sie der Bildschirmoberfläche allein fast nicht mehr ansehen. Deutlich anders präsentierten sich dagegen Windows 3.1 und Windows 3.11, die aber mehr und mehr verdrängt werden. Ein großer Vorteil des Betriebssystems Windows besteht darin, dass nun alle Programme auf gemeinsame Ressourcen zugreifen können. So brauchen Sie sich bei einem Windows-Programm nicht mehr um den Drucker zu kümmern; das übernimmt das Betriebssystem. Ebenso können echte Windows-Programme sämtliche Schriften einsetzen, die im System integriert sind. Das Charakteristikum von Windows sind seine Fenster, von denen das Betriebssystem auch seinen Namen hat. Programme und Dateien sind jeweils einem Fenster zugeordnet, das auf dem Bildschirm nach Belieben verschoben, verkleinert oder vergrößert werden kann. Der Startbildschirm von Windows 3.1 oder 3.11 war gewöhnlich auch fensterorientiert. Die Oberfläche von Windows 95/98/ME und Windows NT/2000 präsentiert sich dagegen als einfarbiger Schreibtisch, Desktop genannt, der freilich sehr unterschiedlich gefüllt oder aufgeräumt sein kann. Programme, die man häufig braucht, legt man sich am besten als so genannte Icons auf dem Desktop ab. Mit einem Doppelklick auf das Icon wird das zugehörige Programm gestartet. Sämtliche Programme sind auch über die Startleiste zugänglich, die sich auftut, wenn Sie in die linke untere Ecke klicken, wo das Wort Start steht. Excel wird in der Regel nicht als Einzelprogramm gekauft und eingesetzt, sondern als Bestandteil von Microsoft Office. Wenn Sie dieses besitzen, können Sie die so genannte Shortcutleiste auf dem Desktop installieren, die einen bequemen Zugriff auf die wichtigsten Programme erlaubt. Auf dem Bild links erkennen oder erahnen Sie z.b. am oberen Rand das Symbol für MS Word (ein W) und daneben das Symbol für MS Excel (ein X). Ein Klick auf dieses Symbol startet das Programm bzw. holt es in den Vordergrund, wenn es schon gestartet wurde. Auf diese Weise können Sie bequem von einem zum anderen Programm wechseln. Ein anderer Weg führt über die Taskleiste am unteren Bildschirmrand. Sobald Sie ein Programm zum Symbol verkleinern, wird diese Leiste sichtbar, in der alle derzeit gestarteten Programme abgelegt sind. Ein Fenster kann sich in dreierlei Form präsentieren: im Vollbildmodus, im Fenstermodus oder als Symbol in der Taskleiste. Jedes Fenster hat in der rechten oberen Ecke drei Buttons, mit denen Sie die jeweils gewünschte Form auswählen. Diese Fensterbuttons sehen folgendermaßen aus: Wenn der Fenstermodus aktiv ist, haben die Buttons diese Form. Der linke entspricht dem Verkleinern auf Symbolgröße, was hier allerdings bedeutet, dass das Programm in die Taskleiste am unteren Bildschirmrand eingefügt wird. Ein Klick auf den mittleren Button schaltet in den Vollbildmodus, während der rechte zum schnellen Schließen eines Fensters bzw. zum Beenden eines Programms dient. Befindet sich ein Fenster im Vollbildmodus, so erscheint die nebenstehende Buttongruppe. Der mittlere Button dient jetzt zum Zürückschalten in den Fenstermodus.

6 Die erste Excel-Tabelle 6 Kapitel III: Der Sprung ins kalte Wasser Eine Excel-Tabelle im Schnellkurs Excel ist ein so komplexes Programm, dass Sie vermutlich gar nie sämtliche Raffinessen entdecken, geschweige denn einsetzen werden. Als privater oder geschäftlicher Anwender brauchen Sie das in der Regel auch nicht. Damit Sie aber vor der Komplexität des Programms nicht gleich zu Beginn erschrecken, wollen wir in einem Schnelldurchgang eine kleine Tabelle erstellen. Dabei werden wir die wichtigsten Techniken kennen lernen. Vollziehen Sie einfach einmal folgende Schritte nach, ohne groß nach dem Wie und Warum zu fragen. 1. Falls noch nicht geschehen: Schalten Sie den Computer ein, melden Sie sich an und starten Sie Excel. 2. Es ist zweckmäßig, eine Arbeitsmappe sofort auf der Festplatte zu speichern, auch wenn sie noch gar keinen Inhalt hat. Klicken Sie also auf das Diskettensymbol und geben Sie in das Dialogfeld den Namen Obst ein. Mit OK speichern Sie die leere Arbeitsmappe. 3. Der Zellzeiger befindet sich in A1. Tippen Sie folgendes ein: Äpfel <Pfeil abwärts>, Birnen <Pfeil abwärts>, Bananen <Pfeil abwärts>, Orangen <Pfeil abwärts>, Zwetschgen <Pfeil abwärts>, Mandarinen <Pfeil abwärts>, Aprikosen <Pfeil abwärts> (gemeint ist hier die Taste mit dem Pfeil nach unten). 4. Bewegen Sie nun den Zellzeiger auf das Feld B1. Dazu klicken Sie einfach mit der linken Maustaste in dieses Feld. Als Alternative können Sie auch die Pfeiltasten verwenden, um B1 anzusteuern. 5. Nun tippen Sie ein: 3,5 <Pfeil abwärts>, 3,4 <Pfeil abwärts>, 2,48 <Pfeil abwärts>, 4,2 <Pfeil abwärts>, 2,78 <Pfeil abwärts>, 2,98 <Pfeil abwärts>, 2,79 <Pfeil abwärts>. Was Sie jetzt auf dem Bildschirm sehen, sind einige Obstsorten mit den zugehörigen Kilopreisen. Stören Sie sich zunächst einmal nicht daran, dass bei einigen DM-Beträgen die Null fehlt. Nun machen Sie sich an den Einkauf. Für die Menge des eingekauften Obstes fehlt uns nun allerdings eine Spalte, die wir aber ganz problemlos einfügen können. Fahren Sie also fort: 6. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Feld am Kopf der zweiten Spalte, das den Buchstaben B trägt. Dieses Feld nennen wir auch den Spaltenkopf. Die ganze Spalte wird daraufhin schwarz markiert. 7. Drücken Sie nun, ohne die Maus zu bewegen, die rechte Maustaste. Es öffnet sich ein Kontextmenü, auf dem Sie den Menüpunkt <Zellen einfügen> anklicken. Ergebnis: Vor der aktiven Spalte wird eine neue, leere Spalte eingefügt. 8. Klicken Sie auf das oberste Feld dieser Spalte und tippen Sie ein: 3 <Pfeil abwärts>, 2 <Pfeil abwärts>, 2,5 <Pfeil abwärts>, 2 <Pfeil abwärts>, 3,5 <Pfeil abwärts>, 1,5 <Pfeil abwärts>,2 <Pfeil abwärts>. Nun möchten Sie noch deutlich machen, dass es sich um Kilo und nicht um Zentner handelt: 9. Fügen Sie nach den Kiloangaben eine Spalte hinzu, indem Sie in den Spaltenkopf der Spalte C klicken (Buchstaben C anklicken) und über das Kontextmenü (rechte Maustaste) wieder eine Spalte einfügen. 10. Klicken Sie auch hier das oberste Kästchen in der Spalte an, tippen Sie die zwei Buchstaben kg ein und drücken Sie die <ENTER>-Taste. Diesen Schritt könnten Sie jetzt für alle weiteren Zeilen wiederholen. Aber Excel bietet für eine solche Routineaufgabe einen besseren Weg: 11. Klicken Sie in die Zelle C1, in der Sie eben die Eingabe kg vorgenommen haben. Nun führen Sie die Maus ohne eine Taste zu drücken in die rechte untere Ecke dieser Zelle. Wenn Sie das kleine Quadrat in der Ecke berühren, verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen. In diesem Zustand drücken Sie die linke Maustaste und ziehen die Maus nach unten bis zu Zelle C7. Damit wird der Inhalt von C1 in alle anderen Zellen kopiert. Doch nun soll Excel endlich einmal rechnen. Wir wollen aus dem jeweiligen Kilopreis und der Menge den Endpreis für jede Obstsorte errechnen lassen.

7 Die erste Excel-Tabelle Klicken Sie das Feld mit den Koordinaten E1 an und tippen Sie ein Gleichheitszeichen ein. Damit weiß Excel, dass eine Formel eingegeben werden soll. 13. Klicken Sie jetzt die Kiloangabe in der Äpfelzeile an, also das Feld B1, und geben Sie ein Sternchen (*) als Multiplikationszeichen ein. 14. Nun klicken Sie noch auf den Kilopreis der Äpfel, drücken <ENTER>, und schon haben wir in E1 das Ergebnis. Wiederum sparen wir uns die Mühe, diese Formel in jeder Zeile einzugeben. Klicken Sie wieder auf E1 und kopieren Sie die Formel nach der unter Punkt 11 geschilderten Methode bis zur Zelle E Markieren Sie durch Anklicken das Feld unter dem letzten Ergebnis und klicken Sie auf das Summensymbol (griechischer Buchstabe Sigma) in der Symbolleiste. Bestätigen Sie die Bereichsangabe, die daraufhin angezeigt wird, mit <ENTER>, und schon wissen wir, um wie viel Geld wir auf dem Wochenmarkt leichter geworden sind. Die Tabelle wäre nun fertig, wenn wir nicht auch noch ästhetische Ansprüche hätten. Es fehlen die Benennungen für die einzelnen Spalten sowie eine Überschrift. Außerdem haben wir noch einige Formatierungswünsche. Fahren Sie also fort: 16. Markieren Sie die ersten drei Zeilen, indem Sie mit der Maus die Eins vor der ersten Zeile anklicken und mit gedrückter Maustaste zur Drei ziehen. (Das Feld mit der Zeilennummer heißt Zeilenkopf.) Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie <Zellen einfügen>, und schon haben wir drei Leerzeilen am Kopf unserer Tabelle. 17. Beschriften Sie nun die einzelnen Spalten in Zeile 3, indem Sie eingeben: Obstsorte <Rechtspfeil>, Menge <Rechtspfeil>, Einheit <Rechtspfeil>, Kilopreis <Rechtspfeil>, Betrag <Rechtspfeil>. 18. Nun markieren Sie die gesamte Tabelle, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste vom Feld A1 zum Feld E11 ziehen. Jetzt setzen wir eine seit Excel 4.0 verfügbare Funktion ein, das Autoformatieren. 19. Rufen Sie das Format-Menü auf und ziehen Sie die Maus bis zur Zeile <Autoformatieren>, dann lassen Sie die Maustaste los. Es erscheint eine Dialogbox, in der Sie unter dem Stichwort Tabellenformat die Zeile "Finanzen 3" anklicken. Dann drücken Sie <ENTER> oder klicken auf den OK-Button. 20. Da jetzt die Kiloangaben fälschlich als DM-Beträge interpretiert wurden, ändern Sie das: Markieren Sie den Bereich B4 bis B10, rufen Sie <Format> -<Zellen> auf, aktivieren Sie, falls sie nicht ohnehin aktiv ist, durch einen Klick auf den Reiter die Registerkarte <Zahlen> und klicken Sie im linken Listenfeld auf das Wort Zahl. Die voreingestellten zwei Nachkommastellen lassen Sie so stehen. Dann drücken Sie <ENTER>. 21. Gehen Sie schließlich zur Zeile 1 Spalte A und tippen Sie dort ein: Obsteinkauf auf dem Wochenmarkt. Markieren Sie dann die Zeile 1 von Spalte A bis E und klicken Sie in der Symbolleiste auf den nebenstehenden Zentrierbutton, der den Buchstaben a mit zwei Pfeilen zeigt. 22. Nun können Sie die Überschrift etwas größer machen, indem Sie das Menü <Format> -<Zellen> aufrufen, die Registerkarte <Schriftart> aktivieren, dort das Eingabefeld "Schriftgröße" anklicken und den Wert 14, gefolgt von <ENTER>, eingeben. Das wär's! Jetzt sollte die Tabelle ungefähr die folgende Form haben:

8 Die erste Excel-Tabelle 8 Vorsicht! Ganz Clevere überspringen die beiden vorigen Seiten und übertragen diese Abbildung eins zu eins auf ihren Computer. Dabei machen sie zwei entscheidende Fehler: Sie geben dort feste Werte ein, wo eigentlich Excel rechnen soll (Folge: Die Tabelle ist tot ), und sie verzichten auf einige wichtige Techniken wie z.b. das Einfügen von Zeilen und Spalten. Machen Sie sich also die Mühe und erstellen Sie die Tabelle in den oben gezeigten Schritten; Sie können davon nur profitieren!

9 Die Excel-Oberfläche 9 Kapitel IV: Schau mir in die Augen, Excel! 1. Die Bildschirmelemente Kopfzeile Die oberste Bildschirmzeile ist die Kopfzeile. Ein Doppelklick auf diese Zeile schaltet vom Fenstermodus in den Vollbildmodus und umgekehrt. Den gleichen Effekt erreichen Sie mit einem Klick auf den mittleren der drei Fensterbuttons, die Sie in der rechten oberen Ecke finden. In der Mitte der Kopfzeile steht die Visitenkarte des Programms: 'Microsoft Excel'. Dahinter folgt der von Excel vergebene Standardname Mappe1, Mappe2 usw. Sobald Sie Ihrem Dokument einen Namen gegeben haben, erscheint er an dieser Stelle. Menüleiste In der zweiten Bildschirmzeile sehen Sie die Menüleiste. Sie enthält neun Menüpunkte, die Sie durch Anklicken öffnen können. Die Menüleiste lässt sich auch über die Tastatur steuern, indem Sie die Alt-Taste gedrückt halten und den in der Menüleiste unterstrichenen Buchstaben antippen. Hinter dem Fragezeichen, das den neunten Menüpunkt darstellt, verbirgt sich das Hilfesystem von Excel, auf das wir noch eingehen werden. Symbolleisten Die Symbolleiste, auch Werkzeugleiste genannt, gehört seit Excel 3.0 zu den wirklichen Erleichterungen der Computerei. Hier finden Sie verschiedene Symbole, mit denen Sie häufig gebrauchte Routinen aufrufen. Alle diese Funktionen können Sie auch über das Menü aktivieren, aber mit einem Doppelklick auf das entsprechende Symbol geht das allemal schneller.

10 Die Excel-Oberfläche 10 Was Sie beim Programmstart sehen, ist nur ein kleiner Teil dessen, was Excel an Buttons zu bieten hat. Insgesamt gibt es annähernd 250 Symbole, die man natürlich nur in Auswahl auf dem Bildschirm anzeigen sollte. Die Excel-Entwickler haben die Symbole in Gruppen zusammengefasst, die bei Bedarf angezeigt werden. Sie können natürlich nicht auf Anhieb wissen, was sich hinter all diesen Symbolen verbirgt. Deshalb haben die Entwickler den Buttons beigebracht, ihre Funktion selbst zu verraten und anzuzeigen. Sie müssen dazu nur die Maus auf den Button führen und einen winzigen Moment warten - und schon erscheint eine Art Sprechblase, ein Textkästchen, das einen Hinweis auf die Funktion dieses Buttons gibt. Die Symbolleisten sind frei konfigurierbar, so dass Sie selbst entscheiden können, welche Symbole auf dem Bildschirm erscheinen sollen. Im Menü <Ansicht> <Symbolleisten> können Sie das gesamte Spektrum von Symbolen anzeigen lassen. Das gleiche Auswahlmenü erhalten Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste in den grauen Bereich rechts von den Symbolleisten klicken. Bearbeitungszeile Die vierte Zeile von oben ist die Bearbeitungszeile. Hier wird angezeigt, welche Zelle gerade aktiv ist; beim Programmstart ist das immer die Zelle A1. Sobald Sie ein Zeichen eintippen, ist es sowohl in der aktiven Zelle als auch in der Bearbeitungszeile zu sehen. Änderungen in einer Zelle können Sie wahlweise in der Bearbeitungszeile oder in der Zelle selbst vornehmen. Ein Klick in die Bearbeitungszeile bzw. ein Doppelklick in die zu ändernde Zelle schaltet in den Editiermodus. Mit der Tastatur erzielen Sie mittels F2 den gleichen Effekt. In der Bearbeitungszeile, und zwar ganz links, werden auch die Namen von Zellen und Zellbereichen eingegeben. Merken Sie sich schon einmal den Begriff Namenfeld. Dazu mehr in Kapitel V. Arbeitsbereich Den größten Teil des Bildschirms nimmt der Arbeitsbereich ein. Beim Programmstart sehen Sie - abhängig von der Bildschirmauflösung - beispielsweise 12 Spalten (von A bis G) und 34 nummerierte Zeilen, also 408 Zellen. Das ist jedoch nur ein verschwindend geringer Teil des Arbeitsblattes, denn insgesamt hat es 256 (= 2 hoch 8) Spalten und (= 2 hoch 16) Zeilen, das sind also (= 2 hoch 24) Zellen. Wenn alle diese Zellen gefüllt sein sollen, brauchen Sie aber einen sehr voluminösen Arbeitsspeicher. Um diese Maße zu veranschaulichen, stellen Sie sich vor, dass Ihr Arbeitsblatt 6 Meter breit und 350 Meter hoch bzw. tief ist. Davon zeigt Ihr Bildschirm gerade mal ein Rechteck von 20 x 30 cm an. In dieser riesigen Tabelle bewegen Sie sich mit Hilfe der Bildlaufleisten rechts und unten oder mit den Pfeiltasten der Tastatur (vgl. IV,4) Im Menü <Extras> <Optionen> auf der Registerkarte <Allgemein> können Sie die Zellenbezeichnung auch auf das Format Z1S1, also Zeile 1 Spalte 1, umstellen. Es gibt allerdings heute kaum mehr einen vernünftigen Grund, das zu tun. Sinnvoll war das zu Zeiten, als man von Multiplan auf Excel umgestiegen ist. Registerleiste Excel speichert Tabellen grundsätzlich in Arbeitsmappen. Eine Mappe enthält in der Voreinstellung 3 Blätter (= Tabellen). Die Zahl kann jedoch in Abhängigkeit vom Arbeitsspeicher bis zu einer Gesamtzahl von 255 erhöht werden. Die einzelnen Blätter werden durch Anklicken auf der Registerleiste in den Vordergrund gebracht. Register, die nicht sichtbar sind, können mit Hilfe der links angeordneten Pfeile in den sichtbaren Bereich geholt werden. Das Registerteilungsfeld (=Schieber) trennt die Register von der Bildlaufleiste. Durch Verschieben mit der Maus kann die Raumaufteilung zwischen Registerleiste und Bildlaufleiste variiert werden. Wenn Sie standardmäßig mehr als drei Blätter brauchen, können Sie dies im Menü <Extras> <Optionen> auf der Registerkarte <Allgemein> einstellen. Sie finden dort einen Eintrag BLÄTTER IN NEUER ARBEITSMAPPE, dort geben Sie den gewünschten Wert ein - und ab sofort zeigt Excel diese Anzahl Blätter an, sobald Sie eine neue Mappe anlegen.

11 Die Excel-Oberfläche 11 Jedes Blatt kann einen individuellen Namen tragen; die Vorgaben sind Tabelle1, Tabelle2 usw. Zum Umbenennen wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Befehl <Umbenennen>; alternativ dazu können Sie auch im Format-Menü die Option <Blatt> wählen und dann <Umbenennen> anklicken. Noch schneller geht es mit einem Doppelklick auf den Namen, der daraufhin editiert werden kann. Wenn Sie die Blätter innerhalb einer Arbeitsmappe umgruppieren wollen, klicken Sie das entsprechende Register an und bewegen es bei gedrückter Maustaste an den neuen Platz. Ein kleiner Pfeil zeigt jeweils an, wo Sie sich gerade befinden. Auch unter den Arbeitsmappen können Blätter ausgetauscht werden. Öffnen Sie dafür zuerst die Mappe, in die Sie die Blätter verschieben wollen. Anschließend laden Sie die Mappe mit den zu verschiebenden Blättern. Nun halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken die Register der zu verschiebenden Blätter nacheinander an. Dann rufen Sie im Bearbeiten-Menü die Option <Blatt verschieben/kopieren> an, und es erscheint nebenstehender Dialog. Unter dem Stichwort Zur Mappe: müsste die Zielmappe erscheinen; wenn nicht, klicken Sie auf den Pfeil und wählen diese Mappe aus. Im darunter liegenden Listenfeld können Sie die Position bestimmen, wo die markierten Blätter eingefügt werden sollen. Wenn die Blätter in der alten Mappe erhalten bleiben, also lediglich kopiert werden sollen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen <Kopieren>, bevor Sie den Vorgang mit OK abschließen. Bildlaufleisten Die Rollbalken oder Bildlaufleisten gehören zum typischen Erscheinungsbild einer Windows-Anwendung. Wenn Sie mit der Maus auf den Abwärtspfeil am rechten Bildschirmrand klicken, rückt der sichtbare Bildschirmausschnitt eine Zeile nach oben, so dass Sie in Ihrem Dokument eine Zeile weiter gelangen. Die umgekehrte Wirkung hat der Aufwärtspfeil. Wenn Sie dagegen auf die graue Leiste kurz vor dem jeweiligen Pfeil klicken, rückt der Ausschnitt seitenweise vor oder zurück. Entsprechendes gilt für die Bildlaufleiste unten für die horizontale Bewegung in der Tabelle. Sehr nützlich ist ein Zeilenzähler, der erscheint, wenn Sie den beweglichen Rollbalken direkt anklicken. Statuszeile In der letzten Zeile des Bildschirms erhalten Sie linksbündig Meldungen zum jeweiligen Programmzustand. Hier können Aufforderungen, Informationen oder Fehlermeldungen stehen. Rechts in dieser Zeile sehen Sie einige eingerahmte Felder, die in der Regel leer sind. In diesen Feldern werden Statusinformationen ausgegeben, z.b. über den Zustand der Num-Taste oder der CapsLock-Taste. Erstere schaltet den numerischen Tastenblock vom Navigier-Modus in den Zahlen-Modus um, letztere ist die Feststelltaste für die Großschreibung. Eine schöne Neuerung stellt ein Rechenfeld dar, das z.b. eine Summe, einen Mittelwert oder die Anzahl gefüllter Felder anzeigt. Markieren Sie mit der Maus einfach ein paar Rechenfelder und werfen Sie einen Blick auf dieses Rechenfeld. Mit der rechten Maustaste stellen Sie ein, was angezeigt werden soll. Die Zwischenablage Die Zwischenablage stellen Sie sich am besten vor wir eine Durchreiche zwischen Küche und Esszimmer. Wenn das Essen fertig ist, stellen Sie die Kartoffeln, das Fleisch, das Gemüse und den Salat in diesen

12 Die Excel-Oberfläche 12 Mauerdurchbruch. Anschließend begeben Sie sich in das Esszimmer und nehmen die Dinge dort wieder heraus, um sie auf den Esstisch zu stellen. Nicht anders funktioniert die Zwischenablage, mit dem einen Unterschied, dass das Esszimmer jetzt Excel heißt und die Küche vielleicht Word oder Notepad oder Corel Draw. Küche und Esszimmer können natürlich auch beide innerhalb von Excel liegen, entweder im gleichen oder in unterschiedlichen Tabellenblättern. Sie markieren einen Text- oder Tabellenbereich oder eine Grafik und legen die Markierung mit einem Klick auf das Symbol KOPIEREN bzw. mit der Tastenkombination <Strg><C> in die Zwischenablage. Dann setzen Sie den Cursor an die Einfügestelle und holen das zwischengespeicherte Objekt mit <Strg><V> oder einem Klick auf EINFÜGEN aus der Zwischenablage. Auf diese Zwischenablage können Sie in jedem Windows-Programm zugreifen. Allerdings kann dort nur ein Objekt gespeichert werden, also z.b. nur die Kartoffeln. In Office ist die Zwischenablage aufgebohrt worden und hat jetzt Platz für bis zu zwölf Objekte. Damit Sie bei dieser Zahl noch den Überblick behalten, geben sich die Inhalte der einzelnen Objekte zu erkennen: Sobald Sie die Maus auf eines der Objekte führen, zeigt ein so genannter Tooltip den Anfang des gespeicherten Elements an. Außerdem sehen Sie am zugehörigen Symbol, aus welcher Ursprungsanwendung das Element stammt. 2. Die Menüs Obwohl zahlreiche Excel-Funktionen über Symbolknöpfe schneller erreicht werden können, bleiben die Menüs der normale Weg zu den Programmfunktionen. Manche Funktionen sind nur unter bestimmten Voraussetzungen erreichbar; in diesem Fall ist der Menütext grau statt schwarz abgebildet. In der Version 5.0 wurden die Menüs vollkommen umgestaltet, um sie mit anderen Microsoft-Anwendungen kompatibel zu machen. Benutzer früherer Excel-Versionen müssen ziemlich umlernen; Neulinge dagegen sollten jetzt weniger Einstiegsprobleme haben. So hat z.b. Word 6.0/97/2000 exakt die gleiche Menüleiste, nur an der Stelle von Daten steht dort Tabelle. Wir wollen die neun Menüpunkte in Auswahl kurz durchgehen. Vorneweg ein Hinweis: Wenn ein Menübefehl mit drei Pünktche endet, bedeutet dies, dass sich beim Anklicken dieses Befehls ein Dialog öffnet, in dem weitere Angaben abgefragt werden. Steht dagegen am rechten Rand ein schwarzer Rechtspfeil, so klappt beim Anklicken ein Untermenü auf. Achten Sie auch auf die so genannten Shortcuts rechts vom Menübefehl. Das sind die Tastenkombinationen, mit denen dieser Menübefehl ohne Maus ausgeführt werden kann. Je mehr solcher Shortcuts Sie beherrschen, desto schneller geht Ihnen die Arbeit von der Hand.

13 Die Excel-Oberfläche 13 Das Datei-Menü Unter Neu legen Sie eine neue Tabelle an. Da Excel beim Start automatisch eine neue Tabelle präsentiert, werden Sie diese Funktion seltener brauchen. Der erste Button in der Symbolleiste erfüllt übrigens den gleichen Zweck. Wenn es einen Button mit gleicher Funktion gibt, erscheint er links vom Menübefehl. Mit Öffnen... holen Sie sich eine bereits gespeicherte Tabelle auf den Bildschirm. Der zweite Button in der Leiste hat die gleiche Wirkung. Die vier zuletzt bearbeiteten Dateien werden übrigens unten im Dateimenü angezeigt. Ein Klick genügt, und die betreffende Datei wird geöffnet. Umgekehrt nimmt Schließen eine Tabelle vom Bildschirm. Alternativ können Sie auch auf den Button links vom Wort Datei doppelklicken. Wenn die Tabelle verändert wurde und diese Änderungen noch nicht gespeichert sind, erfolgt zuvor eine Sicherheitsabfrage. Dem dritten Button entspricht der vierte Menüpunkt Speichern. Wenn die Tabelle schon einen Namen hat, beginnt das Speichern unverzüglich, andernfalls öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie nach dem Namen für die neue Datei gefragt werden. Diese Dialogbox erscheint in jedem Fall, wenn Sie den Punkt Speichern unter... wählen. Sie können also eine gespeicherte Tabelle bearbeiten und unter neuem Namen wieder ablegen. Wählen Sie den Menüpunkt Als Webseite speichern...; wenn Sie die Excel- Tabelle auf Ihrer Homepage zeigen wollen. Mit dem Menüpunkt Arbeitsbereich speichern... frieren Sie gewissermaßen den letzten Stand Ihrer Arbeitsumgebung ein. Alle momentan geöffneten Arbeitsmappen werden dabei in genau der aktuellen Form aufbewahrt, so dass Sie am nächsten Arbeitstag dieselbe Umgebung vorfinden. Excel schlägt als Dateinamen für diese Konfigurationsdatei WIEDER.XLW vor. Diese Datei enthält selbst keine Mappen und Tabellen, sondern lediglich die Konfigurationsdaten. Beim Öffnen geben Sie diesen Namen an und nicht die Namen der Arbeitsmappen. Der neue Menüpunkt Webseitenvorschau ermöglicht eine Prüfung, ob die Seite so aussehen wird, wie Sie sich das vorstellen. Wappnen Sie sich aber mit etwas Geduld, denn es kann eine Weile dauern, bis das Bild erscheint. Die Ausgabe erfolgt auf Ihrem Standard-Browser, der schließlich auch noch gestartet werden muss. Der Menüpunkt Seite einrichten... ermöglicht auf vier Registerkarten die Einstellung sämtlicher Vorgaben für das Seitenlayout. Hier geben Sie das Papierformat an, legen die Ränder fest, verwalten die Kopf- und Fußzeilen und nehmen Einfluss auf Druckgestaltung und -reihenfolge. Unter Druckbereich wird festgelegt, welche Zellen Excel drucken soll. Dazu markieren Sie zunächst den gewünschten Bereich; dann klicken Sie auf diesen Menüpunkt und wählen die Option FESTLEGEN. Mit AUFHEBEN können Sie den gewählten Druckbereich wieder zurücknehmen. Eine nützliche Funktion ist die Seitenansicht. Vor dem Ausdrucken können Sie hier das zu erwartende Druckergebnis auf dem Bildschirm begutachten. Das wird Ihnen mit Sicherheit viel Papier sparen. Der fünfte Button in der Standard-Symbolleiste hat die gleiche Wirkung. Den Menüpunkt Drucken... werden Sie ziemlich häufig aufrufen. Hier wählen Sie den Druckertyp aus und legen die zu druckenden Seiten sowie die Anzahl der Kopien fest. Der Menüpunkt Senden... dient zum Datenaustausch über ein Modem. Der Menüpunkt Eigenschaften ist eine Neuerung seit Excel 7.0. Im Stil von Windows 95 werden hier fünf Registerblätter eingeblendet, die sämtliche Dateiinformationen über die geladene Arbeitsmappe enthalten. Bis Excel 5.0 steht hier der Menüpunkt Datei-Info..., der eine ähnliche Aufgabe hat.

14 Die Excel-Oberfläche 14 Das Bearbeiten-Menü Wie das Datei-Menü ist auch das Bearbeiten-Menü ein Kennzeichen fast aller Windows-Programme. In der ersten Zeile steht die Funktion Rückgängig, mit der Sie die meisten Aktionen zurücknehmen können, solange Sie noch keinen weiteren Schritt durchgeführt haben. Auf diese Weise können Sie verschiedene Formatierungen ausprobieren und bei Nichtgefallen sofort wieder zurücknehmen. Wenn noch keine Aktion stattgefunden hat, ist das Feld inaktiv. Was konkret zurückgenommen wird, erscheint jeweils im Menü. Mit Wiederholen wird die letzte Aktion ein weiteres Mal ausgeführt. Sie ersparen sich damit unter Umständen eine ganze Reihe von Einzelbefehlen. Wenn noch keine wiederholbare Aktion stattgefunden hat, ist dieser Menüpunkt nicht anwählbar, was an der Graufärbung zu erkennen ist. Ausschneiden, Kopieren und Einfügen sind typische Windows-Funktionen, die hier auf Excel-Tabellenbereiche angewandt werden. Voraussetzung für derartige Operationen ist immer, dass Sie einen Tabellenbereich markiert haben. Um eine erweiterte Form des Einfügens handelt es sich bei Inhalte einfügen..., denn hier kann zuvor in einer Auswahlliste gewählt werden, ob alles oder nur Formate, Werte, Formeln oder Notizen eingefügt werden sollen. Auch eine Rechenoperation kann voreingestellt werden. So können z.b. die zu kopierenden Werte sogar zu einer Zahlenkolonne hinzuaddiert werden. Der Befehl ist nur verfügbar, wenn zuvor ein Kopierbefehl eingegeben wurde. Beim Ausschneiden ist diese Variante nicht möglich. Der neue Befehl Als Hyperlink einfügen dient der Erstellung von Internet-Seiten. Sie können hier einen Schalter einbauen, mit dem der "Web-Surfer" zu einer anderen Seite wechseln kann. Wenn Sie z.b. in einem Word- Dokument ein Wort markieren und in die Zwischenablage nehmen, können Sie hier dieses Wort einfügen. Es funktioniert dann als Schalter, der Sie beim Anklicken sofort in Ihr Word-Dokument an die entsprechende Stelle springen lässt. Mit dem Befehl Ausfüllen... haben Sie schon im Schnelldurchgang gearbeitet. Dabei geben Sie einen Wert oder eine Formel vor, markieren dann den Bereich, der mit dem gleichen Wert bzw. der gleichen Formel ausgefüllt werden soll und rufen dann diesen Menüpunkt auf. Besonders reizvoll wird der Befehl dadurch, dass Excel mitdenkt und eine angefangene Zahlenreihe z.b. selbständig fortführt. Noch leichter geht das allerdings mit der Maus. Führen Sie dazu die Maus auf die rechte untere Ecke des zu kopierenden Feldes oder Bereichs, bis dort ein kleines Quadrat auftaucht. Klicken Sie dieses an und ziehen Sie die Maus bis zum letzten Feld, das ausgefüllt werden soll. Wenn Sie nun die linke Maustaste loslassen, erscheinen die Rechenergebnisse. Mit dem Befehl Löschen... entfernen Sie markierte Zeilen und Spalten. Dabei öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie entscheiden, ob nur die Inhalte entfernt werden sollen oder nur die Formatierung oder beides. Mit Blatt löschen entfernen Sie die aktuelle Tabelle aus der aktiven Arbeitsmappe. Mindestens eine Tabelle muss in jeder Arbeitsmappe übrig bleiben. Die Anordnung der Tabellen in den Arbeitsmappen organisieren Sie mit Blatt verschieben/kopieren...blätter können unter den Arbeitsmappen ausgetauscht oder innerhalb der gleichen Mappe verschoben werden. Letzteres geht allerdings schneller durch Ziehen mit der Maus. Suchen... und Ersetzen... sind vertraute Befehle aus der Textverarbeitung. Hier kann nach bestimmten Inhalten von Zellen gesucht werden. Es kann sich um Text oder um Werte handeln. Der Befehl Gehe zu ermöglicht einen schnellen Sprung zu bestimmten Zellen oder Bereichen. Wenn der Zielbereich einen Namen hat, kann dieser aus einem Listenmenü ausgewählt werden.

15 Die Excel-Oberfläche 15 Das Ansicht-Menü Das Ansicht-Menü ermöglicht einige Einstellungen, die das Erscheinungsbild von Excel prägen. Am Anfang dieses Menüs stehen zwei Schalter, die sich auf die Bildschirmdarstellung beziehen. Bei großen Tabellen ist die Seitenumbruchvorschau sehr hilfreich. Blaue Linien zeigen dort an, welche Inhalte auf welche Seite zu stehen kommen. Mit der Maus kann man die Seitengrenzen verkleinern, wenn bestimmte Inhalte auf die nächste Seite kommen sollen. Mit Normal wird in die Normalansicht zurückgeschaltet. Ein Klick auf Symbolleisten öffnet ein Fenster, in dem Sie durch einfaches Ankreuzen die Symbolleisten markieren können, die auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Wollen Sie mehrere Symbolleisten auf einmal ankreuzen, so sollten Sie <Anpassen> wählen, denn dann bleibt der Dialog offen, bis Sie ihn mit <Schließen> wieder ausblenden. Mit einem Mausklick können Sie die Bearbeitungsleiste an- oder ausschalten. Da in den neueren Versionen die Zellen selbst editierbar geworden sind, könnte man damit in der Tat eine Bildschirmzeile gewinnen. Entsprechendes gilt für die Statuszeile, die ebenfalls ausgeblendet werden kann. Das sollte allerdings nur tun, wer Excel im Schlaf beherrscht und auf die gelegentlich hilfreichen Statusmeldungen verzichten kann. Neuerdings können auch Kopf- und Fußzeile... aus diesem Menü heraus bearbeitet werden. In früheren Versionen war dies nur unter Seite einrichten möglich. Auch der Menüpunkt Kommentare ist erst seit Excel 97 da. Es wird eine neue Symbolleiste eingeblendet, die das Bearbeiten von Kommentaren entscheidend vereinfacht. So können Sie z.b. alle Kommentare gleichzeitig sichtbar machen. Unter Benutzerdefiniterte Ansicht... (früher: Ansicht anpassen...)können verschiedene Ansichten einer Tabelle mit je eigenem Namen abgespeichert werden. Aus einem Menü wählen Sie dann aus, welche Ansicht Sie präsentiert haben wollen. So lassen sich z.b. auch verschiedene Druckbereiche darstellen. Der Menüpunkt Ganzer Bildschirm tut das, was sein Name vermuten lässt. Sie können hier alles ausblenden, was die Arbeitsfläche einschränkt, so dass der ganze Bildschirm für die eigentliche Tabelle zur Verfügung steht. Ein eigens eingeblendeter Schalter ermöglicht die Rückkehr zur normalen Ansicht. Unter Zoom stellen Sie diverse Vergrößerungsfaktoren ein. Von 25% bis 200% reicht die Spannweite der Verkleinerungen und Vergrößerungen, die Sie hier je nach Zweck auswählen. Interessant ist auch die Möglichkeit, einen Bereich zu markieren und diesen dann optimal an den Bildschirm anzupassen. Das Einfügen-Menü Alles was in eine Arbeitsmappe eingefügt werden kann, ist hier versammelt und wird von hier aus gesteuert. Der Menüpunkt Zellen... ist insofern entbehrlich, als Sie das gleiche Ergebnis schneller mit dem Kontextmenü erreichen können, das mit der rechten Maustaste aktiviert wird. Es können entweder ganze Zeilen und Spalten oder einzelne Zellen eingefügt werden, wobei Sie im letzteren Fall entscheiden können, ob die verdrängten Inhalte nach rechts oder nach unten verschoben werden sollen. Seien Sie vorsichtig mit dem Einfügen von einzelnen Zellen in fertige Tabellen; es kann sein, dass ein schön formatiertes Arbeitsblatt dadurch ganz aus den Fugen gerät. Ohne weitere Rückfrage gehen die beiden nächsten Menüpunkte ans Werk. Mit Zeilen werden eine oder mehrere Zeilen vor der aktuellen Zelle bzw. einem markierten Bereich eingefügt. Wenn Sie zuvor beispielsweise drei Zeilen markiert haben, werden auch drei Zeilen eingefügt. Analog arbeitet der Menüpunkt Spalten. Die schnellste Methode zum Einfügen von Zeilen und Spalten sind

16 Die Excel-Oberfläche 16 übrigens zwei Tastenkombinationen: <Alt><E><Z> und <Alt><E><S>. Mit Tabelle wird in eine Arbeitsmappe ein weiteres Blatt eingefügt, und zwar vor das gerade aktive Blatt. Wenn Sie also in Tabelle1 arbeiten und den Befehl aufrufen, wird Tabelle17 vor Tabelle1 eingefügt. Auch hier sei die Tastaturmethode empfohlen: <Alt><E><T>. Der Menüpunkt Diagramm... ist eine Alternative für den Button, mit dem der Diargramm-Assistent aufgerufen wird. Anschließend erstellen Sie in vier Schritten interaktiv ihr Diagramm. Seitenwechsel fügt eine gestrichelte Linie oberhalb der aktuellen Zelle ein, die dem Drucker die Anweisung gibt, ab hier eine neue Seite zu beginnen. Wenn Sie das Menü gleich noch einmal aufrufen, steht da der Menüpunkt Seitenwechsel aufheben, der die gestrichelte Linie wieder entfernt. Mit Funktion... fügen Sie eine der zahlreichen Excel-Funktionen in die aktuelle Zelle ein. Der damit aufgerufene Funktionsassistent macht Ihnen die Eingabe der richtigen Parameter sehr leicht. Unter dem Stichwort Name verbirgt sich ein wichtiges und sehr nützliches Instrument der Tabellenkalkulation. Hier benennen Sie bestimmte Bereiche Ihrer Tabelle und haben es dadurch bei der Erstellung von Formeln sehr viel leichter. Die Vorgehensweise wird im folgenden Kapitel erläutert. Zu einer Zelle kann ein Kommentar hinterlegt werden, der eventuelle Erläuterungen für den Anwender enthält. Eine Zelle mit Kommentar erkennen Sie an einem roten Dreieck. Sobald Sie eine solche Zelle mit der Maus überstreichen, wird der Kommentar angezeigt. Mit dem Menüpunkt Grafik... fügen Sie eine Illustration in eine Tabelle oder in ein Diagramm ein. Mit Objekt... können Dokumente aus anderen Microsoft-Anwendungen in eine Excel-Tabelle eingebunden werden. Ein Doppelklick auf das Objekt ermöglicht die Bearbeitung in der Ursprungsanwendung. Solche Objekte können sein: eine Landkarte, ein WordArt-Element, ein Tondokument, eine Video-Sequenz usw. Der Menüpunkt Hyperlink... fügt eine Sprungadresse für das Internet ein. Der Trend geht mehr und mehr in die Richtung, dass man online arbeitet und auf diese Weise schnell mal ein Dokument ansieht, das gar nicht auf dem eigenen Computer, sondern im weltweiten Datennetz liegt. Das Sprungbrett für solche Ausflüge ist der Hyperlink (gesprochen: haiperlink). Das Format-Menü Das Format-Menü wird uns im Kapitel IV noch beschäftigen. Trotzdem wollen wir hier schon die Möglichkeiten aufzeigen. Die Auswahl Zellen... stellt sechs Registerkarten zur Verfügung, auf denen die unterschiedlichsten Formatierungen (Zahlenformat, Ausrichtung, Schriftart, Rahmen, Muster, Schutz) vorgenommen werden können. Mit der Auswahl Zeile öffnen Sie ein Untermenü, das die Veränderung der Zeilenhöhe sowie das Ein- oder Ausblenden von Zeilen ermöglicht. Analog gestattet Spalte die Veränderung der Spaltenbreite. Wenn es nicht auf genaueste Maße ankommt, nehmen Sie aber für diesen Zweck besser die Maus, indem Sie zwischen zwei Spalten- oder Zeilenköpfe klicken und die Breite oder Höhe durch Ziehen verändern. Die Menüoption Blatt erlaubt das Umbenennen sowie Aus- und Einblenden von Arbeitsblättern innerhalb einer Arbeitsmappe. AutoFormat bietet eine Reihe von fertigen Formatvorschlägen für eine Tabelle, womit Sie der gesamten Tabelle ein professionelles Layout geben können. In der Regel ist aber nachträglich noch etwas Handarbeit erforderlich. Bedingte Formatierung... ist eine schöne Neuerung, die es uns erlaubt, das Aussehen einer Zelle vom Zellinhalt abhängig zu machen. So können Sie z.b. festlegen, dass Umsätze über DM mit fetter Schrift auf pastellblauem Hintergrund dargestellt werden sollen. Formatvorlage... zeigt die Einstellungen der aktuellen Formatvorlage an und ermöglicht deren Veränderung. So können Sie sich z.b. für häufig wiederkehrende Formatierungen jeweils eine Vorlage basteln, die Sie dann mit wenigen Mausklicks einem Tabellenbereich zuweisen.

17 Die Excel-Oberfläche 17 Das Extras-Menü Mit Rechtschreibung... wird die gleiche Rechtschreibprüfung aufgerufen, die auch in Word für die korrekte Schreibweise sorgt. Die AutoKorrektur... kennen Sie vielleicht von Word. Hier können Sie Ihre immer wiederkehrenden Tippfehler automatisch korrigieren bzw. ein Kürzel in den Langtext umwandeln lassen; aus mfg wird so die Floskel Mit freundlichen Grüßen. Arbeitsmappe freigeben... und Änderungen verfolgen sind nur von Bedeutung, wenn mehrere Personen an einer Tabelle arbeiten. Mappen mit gleichem Namen können anschließend unter Arbeitsmappen zusammenführen... in einer einzigen Mappe vereinigt werden. Schutz ermöglicht das Sperren von Tabellenbereichen für die Eingabe und erlaubt zugleich die Verwendung eines Passworts, um die Daten vor neugierigen Augen zu schützen. Mit Onlinezusammenarbeit wird Microsoft Netmeeting gestartet, eine Art Konferenzschaltung über das Telefonnetz. Zielwertsuche und Szenario-Manager sind Spezialanwendungen zur Ermittling von Zielwerten durch Variation bestimmter Werte. Der Detektiv ist eine nützliche Hilfe bei der Fehlersuche. Er zeigt sehr schön die Abhängigkeit von Zellen und Formeln untereinander. Ein Makro ist ein selbst ablaufendes Programm aus mehreren Menübefehlen und Tastenanschlägen. Damit lassen sich mächtige Anwendungen erstellen. Mehr dazu im letzten Kapitel. Der Add-Ins-Manager verwaltet die Zusatzmodule, die in Excel integriert werden können. Umfangreiche Einstellmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie Optionen... aufrufen. Auf nicht weniger als zehn Registerkarten können Sie jede Menge Einstellungen an der Oberfläche und am Verhalten von Excel vornehmen. Analyse-Funktionen... sind sehr komplexe Hilfsmittel zur Auswertung von Zahlenmaterial etwas für Spezialisten. Das Daten-Menü Im Daten-Menü ist vor allem der erste Menüpunkt Sortieren... für die Tabellenkalkulation relevant, denn hier können Sie die Inhalte von Spalten sortieren lassen. Wichtig ist hierbei, dass Sie vor dem Sortieren sämtliche Zeilen und Spalten markieren, die in den Sortiervorgang einbezogen werden müssen. Es gibt ein heilloses Durcheinander, wenn Sie z.b. in unserer Obst-Tabelle die Obstsorten alphabetisch sortieren, die Kilound Preisangaben dagegen unsortiert bleiben. In einem Untermenü wählen Sie die Spalte, nach der sortiert werden soll. Es ist auch ein mehrstufiges Sortieren möglich. Wenn Sie z.b. eine Adressenliste für einen Zeitungsausträger erstellen wollen, sortieren Sie zunächst nach Straßen und dann nach Namen. Filter sind nützlich, wenn Sie z.b. eine Adressdatenbank angelegt haben und darin nach bestimmten Kriterien suchen wollen. Der Befehl Maske... ist erst verfügbar, wenn eine solche Datenbank existiert. Dann kann man damit in eine Eingabemaske umschalten, mit der die Dateneingabe komfortabler abläuft.

18 Die Excel-Oberfläche 18 Die übrigen Befehle dieses Menüs sprengen den Rahmen der Tabellenkalkulation und sollen hier unberücksichtigt bleiben. Das Fenster-Menü Mit der Option Neues Fenster können Sie Ihre Tabelle in zwei oder mehr Fenstern gleichzeitig anzeigen lassen. Das ist bei großen Tabellen manchmal sinnvoll, wenn Sie entfernte Bereiche nebeneinander sehen wollen. Die Dialogbox Anordnen... hilft anschließend bei der Platzierung mehrerer Fenster auf dem Bildschirm. Sie können wählen, ob die Fenster übereinander oder nebeneinander angeordnet werden sollen. Die Optionen Ausblenden und Einblenden lassen das aktuelle Fenster verschwinden bzw. wieder erscheinen. Manchmal möchte man gern einen Tabellenbereich (z.b. mit Anweisungen) sehen, auch wenn man gerade ein paar Seiten tiefer in der Tabelle arbeitet. Hier hilft die Option Teilen, die ein Achsenkreuz erzeugt, das sich mit der Maus an die richtige Stelle schieben lässt. Mit dem Befehl Fenster fixieren wird ein Teil eines geteilten Fensters eingefroren, während der andere gerollt wird. Wenn Sie mehrere Tabellen nacheinander aufgerufen haben, finden Sie die Namen aller geladenen Tabellen am Ende des Fenster-Menüs aufgelistet. Mit einem Klick aktivieren Sie eine von diesen Tabellen, auch wenn Sie auf dem Bildschirm möglicherweise gar nicht sichtbar war. Das Hilfe-Menü Das Hilfe-Menü soll hier nur kurz vorgestellt werden. Wir gehen an anderer Stelle noch genauer auf die Hilfe-Funktion von Excel ein. Mit der Option Microsoft Excel-Hilfe erreichen Sie das Gleiche wie mit der Taste F1. Es erscheinen vier Registerblätter: Inhalt zeigt alle verfügbaren Hilfethemen in einer Übersicht an. Der Antwort-Assistent erlaubt die Eingabe einer normalsprachlichen Frage und zeigt dann eine Liste möglicher Antworten an. Mit Index rufen Sie eine Liste aller verfügbaren Einzelthemen auf. Ein praktisches Alphabet aus Schaltknöpfen ermöglicht das schnelle Springen zum gewünschten Buchstaben. Wenn er sich nicht ohnehin schon auf Ihrem Bildschirm tummelt, können Sie ihn mit Office-Assistenten anzeigen herholen. Der Assistent überwacht Ihre Aktivitäten und macht gelegentlich Vorschläge zur Verbesserung. Wenn die Glühbirne aufleuchtet, will er Ihnen etwas mitteilen. Mit der Direkthilfe können Sie Erläuterungen zu Menüpunkten und Symbolen anzeigen lassen. Wenn Sie Office im Web anklicken, wird Ihr Browser gestartet, der eine Verbindung zu Microsoft herzustellen versucht. Dort erfahren Sie alles Wichtige über neue Versionen, Zusatzprogramme und Patches. Der Menüpunkt Erkennen und Reparieren... startet den Windows Installer, der wiederum fehlende Registrierungseinträge und dergleichen korrigieren soll. Außer einer langwierigen Installationsprozedur, die immer wieder zum Einlegen der Original-CD-ROM auffordert, war aber noch nicht viel Segensreiches zu beobachten. Vielleicht sollte man dann doch lieber eine Neuinstallation von Office durchführen. Die letzte Option Info rufen Sie auf, wenn Sie Ihre Lizenzierungsnummer (Product ID) brauchen, die Sie immer zur Hand haben müssen, falls Sie einmal direkt bei Microsoft anrufen sollten, um dort Hilfe zu erhalten. Außerdem finden Sie hier einen Schaltknopf, mit dem Sie sehr vielfältige Informationen über Ihr Computersystem erhalten.

19 Die Excel-Oberfläche Die Dialogboxen Bei der Arbeit mit Excel begegnen uns immer wieder Dialogboxen, über die wir dem Programm unsere Wünsche mitteilen können. Folgende Elemente können in Dialogboxen vorkommen: Fast in jeder Dialogbox kommen diese drei Schaltflächen vor. Ein Klick auf die OK- Fläche entspricht der <ENTER>-Taste, ABBRECHEN ist dasselbe wie ESC auf der Tastatur, und HILFE ruft eine kontextsensitive Hilfe auf, was Sie auch mit der Hilfe- Taste F1 erreichen können. Optionsfelder erkennen Sie an den runden Knöpfen. Sie haben in der Regel eine Überschrift, die anzeigt, um welche Wahl es geht. Es kann immer nur eine Option aktiv sein. Im Gegensatz zu Optionsfeldern haben Kontrollfelder quadratische Kästchen, in denen ein X oder ein Häkchen zu sehen ist, wenn Sie aktiv sind. Es können auch mehrere Kästchen gleichzeitig aktiv sein. Auswahllisten ermöglichen die Wahl einer bestimmten Eintragung. Umfangreiche Listen werden nicht komplett angezeigt. Mit Hilfe einer Bildlaufleiste kann man sich dann in der Liste bewegen. In Eingabefelder ist über die Tastatur ein Eintrag zu machen. Manchmal lassen sich Eingaben auch mit der Maus vornehmen. Dropdownlisten sind nicht ständig zu sehen, sondern werden durch Anklicken des Pfeilbuttons aufgeklappt. Es kann auch direkt in das Eingabefeld geschrieben werden. 4. Bewegen und Markieren Maus Die Maus gehört zu den wichtigsten Hilfen in allen Windowsprogrammen. Für Excel gilt das in besonderem Maße, weil es zu den ersten Programmen gehörte, die der rechten Maustaste endlich eine sinnvolle Funktion zugewiesen haben. Je nach der aktuellen Programmsituation öffnet die rechte Maustaste ein Kontextmenü, in dem Sie in der Regel die passende Aktion auswählen können. Dieses Menü öffnet sich z.b., wenn Sie sich in einer normalen Tabelle befinden und mit der rechten Maustaste auf die Arbeitsfläche klicken. Das Programm nimmt an, dass eine der aufgeführten Aktionen mit Ihren Wünschen übereinstimmen müsste. Befindet sich die Maus dagegen beim Betätigen der rechten Maustaste in einem Diagramm, so wird ein Kontextmenü angeboten, wie es rechts zu sehen ist.

20 Die Excel-Oberfläche 20 Wieder anders stellt sich der Kontext dar, wenn wir in der Registerleiste auf die rechte Maustaste drücken. Dann erhalten wir ein für die Bearbeitung von Blättern maßgeschneidertes Menü. Einen Tabellenbereich markieren Sie mit der Maus, indem Sie die linke obere Ecke des gewünschten Bereichs anklicken und mit gedrückter linker Maustaste zur entgegengesetzten Ecke ziehen. Dort lassen Sie die Maustaste los, und der Bereich ist schwarz eingefärbt. Wollen Sie zusätzlich einen weiteren Bereich markieren, so drücken Sie die Strg-Taste und wiederholen den Vorgang an der anderen Stelle. Ganze Zeilen und ganze Spalten markieren Sie am bequemsten, indem Sie den Zeilen- bzw. Spaltenkopf anklicken. Durch Ziehen mit gedrückter Maustaste können auch mehrere Zeilen und Spalten markiert werden. Tastatur Selbstverständlich können Sie beim Bewegen und Markieren auch ausschließlich mit der Tastatur arbeiten. Meistens ist eine sinnvolle Kombination die optimale Lösung. Mit den vier Pfeiltasten bewegen Sie sich in der Tabelle an jeden gewünschten Punkt. Wollen Sie größere Sprünge machen, so benutzen Sie für vertikale Bewegungen die Tasten <Bild aufwärts> und <Bild abwärts>. Gleichzeitiges Festhalten der Alt-Taste führt zu einem seitenweisen Bewegen in horizontaler Richtung. Wenn Sie dagegen die Strg-Taste gedrückt halten, erfolgt mit diesen beiden Tasten ein Wechsel zum nächsten bzw. vorigen Tabellenblatt. Mit <Strg><Pfeiltaste> springen Sie absatzweise zur nächsten Unterbrechung einer Zahlenreihe. Wichtig ist die Tastenkombination <Strg><Pos1>, mit der Sie immer in die Zelle A1 gelangen, wenn Sie sich in der Tabelle verirrt haben sollten. Das Markieren von Tabellenbereichen lässt sich mit der Tastatur manchmal schneller bewerkstelligen als mit der Maus, vor allem dann, wenn Sie noch wenig Übung haben oder der Untergrund zu glatt ist. Führen Sie den Feldzeiger in die linke obere Ecke des zu markierenden Bereichs. Halten Sie dann die Umschalttaste gedrückt und erweitern Sie den Bereich mit den Pfeiltasten. Alternativ dazu können Sie auch, wenn der Feldzeiger auf dem Startpunkt steht, die Erweiterungstaste F8 drücken. Ab diesem Augenblick wird jede Cursorbewegung als Erweiterung interpretiert und der überstrichene Tabellenbereich zum Zeichen der Markierung schwarz eingefärbt. Mit ESC können Sie die Erweiterungsfunktion auch vorzeitig beenden; andernfalls ist das automatisch der Fall, sobald Sie mit dem markierten Bereich eine Aktion durchgeführt haben. Probieren Sie auch einmal die Tastenkombinationen <Strg><Leertaste> bzw. <Shift><Leertaste> aus. Im einen Fall wird die aktuelle Spalte markiert, im anderen die aktuelle Zeile. Und wenn Sie <Strg><Shift><Leertaste> drücken, ist die ganze Tabelle markiert. Mit der Maus werden Sie das nicht so schnell hinbekommen.

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