3 Formatieren und Anpassen

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1 Formatieren und npassen 3 Formatieren und npassen Ziele dieses Kapitels Sie erstellen benutzerdefinierte Zahlenformate. Sie erstellen Mustervorlagen. Sie passen die Standard-rbeitsmappe an. Microsoft Excel 2002 ufbau 31

2 Formatieren und npassen 3.1 Benutzerdefinierte Zahlenformate Excel 2002 wird mit zahlreichen vordefinierten Zahlenformaten ausgeliefert. Neben dem Format für den Euro bietet es auch alle anderen Währungsformate. Zudem lassen sich beispielsweise Datum, Bruchzahlen, Postleitzahlen, ISBNoder Sozialversicherungsnummern mit den vordefinierten Zahlenformaten problemlos darstellen. Dennoch gibt es immer wieder Fälle, in denen die von EXCEL angebotenen Formate nicht weiterhelfen. ngenommen, Sie möchten vor dem Datum den Wochentag ausgeben oder eine Bezeichnung wie Stück oder Tage nicht separat in eine Zelle schreiben, sondern der Übersichtlichkeit halber zusammen mit der Zahl eingeben. Hier müssen Sie Zahlenformate selbst definieren Darstellung von Zahlen Zum Erstellen von eigenen Zahlenformaten können Sie die folgenden Zeichen verwenden. Jedoch gibt es in den meisten Fällen bereits vorhandene Formate, die Sie einfach nach Ihren Bedürfnissen abändern können. Zugang zu den Zahlenformaten erhalten Sie über Format Zellen.... Symbol Bedeutung 0 Führende Nullen werden ausgegeben # Führende Nullen werden unterdrückt. Tausenderpunkt? Fügt auf beiden Seiten des Dezimalkommas Leerzeichen für nichtsignifikante Nullen ein [Farbe] zum Beispiel [blau] Zahlen werden in dieser Farbe ausgegeben % Prozentdarstellung / Bruchdarstellung E+, e+ oder e- Exponentialformat Beispiel Das Format #.##0,00 bedeutet: Eine Zahl wird ohne führende Nullen, gegebenenfalls mit Tausenderpunkt, aber immer mit zwei Nachkommastellen ausgegeben. 32 Ikon Verlags GesmbH 2001

3 Formatieren und npassen Eingabe usgabe 0 0,00 0,8 0, ,00 09,90 9, , ,00 Für den ufbau des Formats stehen Ihnen vier Bereiche zur Verfügung, die durch Semikola getrennt werden: Format für positive Zahlen, Format für negative Zahlen, Format für Nullen und Format für Text. Wenn Sie nur zwei bschnitte festlegen, gilt der erste für positive Zahlen und Nullwerte und der zweite für negative Zahlen. Definieren Sie nur einen bschnitt, gilt er für alle Zahlen. Falls Sie einen bschnitt überspringen wollen, geben Sie einfach nur ein Semikolon ein. Sie definieren ein dreistelliges Zahlenformat. 1. Geben Sie in eine leere Zelle eine einstellige Zahl ein, zum Beispiel 2, und setzen Sie die Markierung wieder auf diese Zelle. 2. Rufen Sie im Menü Format den Befehl Zellen... Benutzerdefiniert auf. Zahlenformat definieren B 3. Überschreiben Sie den Text in der Zeile Typ mit 000. Bestätigen Sie mit. Microsoft Excel 2002 ufbau 33

4 Formatieren und npassen bb. 3.1: Dialog zum Erstellen von Zahlenformaten 4. Die vorher eingegebene Zahl erscheint nun mit zwei führenden Nullen, zum Beispiel Darstellung von Datum und Zeit Verwenden Sie die nachfolgenden Symbole, um die Darstellung von Datum und Zeit zu definieren. Symbol Bedeutung Formate Darstellung T Tag T, TT, TTT, TTTT 1, 01, Sa, Samstag M Monate M, MM, MMM, MMMM 2, 02, Jan, Januar J Jahr JJ, JJJJ 01, 2002 Datums- und Zeitformate lassen sich auch mit Text oder mit Funktionen kombinieren. Dazu zwei Beispiele: Format oder Formel Darstellung TTTT", den "T. MMMM JJJJ Donnerstag, den 1. pril 2002 ="bitte überweisen Sie innerhalb 30 Tagen bis zum" &TEXT(HEUTE()+30;"TT.MM.JJ") bitte überweisen Sie...<30 Tage nach aktuellem Datum> 34 Ikon Verlags GesmbH 2001

5 Formatieren und npassen chten Sie darauf, dass Text innerhalb eines benutzerdefinierten Formats und in Formeln immer in nführungszeichen stehen muss. Übungsaufgaben Erstellen Sie das in der Tabelle gezeigte Datumsformat im Menü Format Zellen Kategorie Benutzerdefiniert. Löschen Sie dazu den Text im Feld Typ und geben Sie das neue Format ein. Erstellen Sie die in der Tabelle gezeigte Formel in Ihrem Tabellenblatt. uch bei den Symbolen für die Uhrzeitformate ändert sich die usgabe, je nachdem, in welcher Konstellation Sie sie im Format verwenden. Format Darstellung h 2 hh 02 m 3 mm 03 S 5 ss 05 [h] [m] M/PM Zeit in Stunden zu verwenden, wenn bei Berechnungen die Stundenzahl 24 übersteigt (Kategorie Benutzerdefiniert) Zeit in Minuten zu verwenden, wenn bei Berechnungen die Minutenzahl 60 übersteigt (Kategorie Benutzerdefiniert) 12 Stunden-Format: M = 0:00 bis 12:00 Uhr, PM = 12:00 bis 24:00 Uhr Hier ein Beispiel zum Format [h]: bb. 3.2: Beispiel für Zeitformat [h] In der Kategorie Benutzerdefiniert finden Sie nicht nur selbst erstellte Formate. EXCEL zeigt Ihnen hier auch eine ganze Reihe vordefinierter Formate (wie zum Beispiel das Format [h]), die Sie nach Ihren eigenen Vorstellungen verändern können. Microsoft Excel 2002 ufbau 35

6 Formatieren und npassen Darstellung von Text Wie bereits erwähnt, werden Texte im Zahlenformat immer in nführungszeichen gesetzt. Hier ein Beispiel: Um eine zweistellige Zahl mit dem Zusatztext Stück zu versehen, definieren Sie folgendes Format: 00 "Stück". Soll ein in die Zelle eingegebener Text um einen Zusatztext ergänzt werden, geben Sie den Zusatztext in nführungszeichen ein und setzen an die Stelle, an welcher der in die Zelle eingegebene Text erscheinen soll, einen so genannten Klammeraffen Beispiel: Der eingegebene Text soll automatisch um usgaben für ergänzt werden. Sie tippen dann beispielsweise nur noch Personalkosten ein, und der Zellinhalt lautet usgaben für Personalkosten. Das benutzerdefinierte Format dazu würde so aussehen: "usgaben Textformat erstellen B Sie erstellen ein Textformat für den Zusatztext Nr. 1. Erstellen Sie eine Zahlenreihe mit zweistelligen Zahlen und markieren Sie sie. 2. Rufen Sie im Menü Format Zellen... die Kategorie Benutzerdefiniert auf. 3. Tippen Sie das neue Format in die Zeile Typ: "Nr."00. Schließen Sie den Dialog mit Format löschen Benutzerdefinierte Zahlenformate stehen in allen Tabellen der rbeitsmappe zur Verfügung. Es empfiehlt sich, nicht mehr benötigte Formate über die entsprechende Schaltfläche im Menü Format Zellen... wieder zu löschen. Tipp Noch schneller löschen Sie Zahlenformate in Zellen über den Befehl Bearbeiten Löschen Formate. 36 Ikon Verlags GesmbH 2001

7 Formatieren und npassen 3.2 Mustervorlagen Viele Tabellen, die Sie erstellen, haben ein ähnliches ussehen oder benötigen immer wiederkehrende Informationen, zum Beispiel Ihre Firmenadresse oder das Firmenlogo. Um sich hier die rbeit zu erleichtern, sollten Sie sich Mustervorlagen anlegen. So könnten Sie zum Beispiel eine rbeitsmappe zur Umsatzentwicklung erstellen, die alle firmenspezifischen Formatierungen enthält, sie als Mustervorlage speichern und dann auf dieser Grundlage monatliche Umsatzberichte erstellen. Sie können auch jede bereits vorhandene rbeitsmappe als Mustervorlage speichern. uch die Standard-rbeitsmappe, die Sie über den Befehl Datei Neu... beziehungsweise beim Programmstart verwenden, lässt sich nach Ihren Bedürfnissen anpassen, beispielsweise mit bestimmten Druckeinstellungen oder mit benutzerdefinierten Zahlenformaten. Zusätzlich bietet EXCEL auch eine Reihe integrierter Vorlagen (zum Beispiel Bestellung, Rechnung, Zeiterfassung), die Sie bei der konsistenten Gestaltung Ihrer rbeitsmappen unterstützen. Einige dieser Vorlagen verfügen über Verknüpfungen zu einer Datenbank. Erstellen Sie eine rbeitsmappe, die auf einer solchen Vorlage basiert, können Sie die dort eingegebenen Daten automatisch in die verknüpfte Datenbank übertragen lassen. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Datenbanken. Mustervorlagen können folgende Elemente enthalten: Text und Grafik, zum Beispiel Firmennamen, Firmenlogos; Formatierungen und Seitenlayout, zum Beispiel benutzerdefinierte Kopfund Fußzeilen; Formeln, Makros und Dialoge; veränderte Menü- und Symbolleisten und Felder zur Verknüpfung mit Datenbanken (Vorlagen-ssistent). Gespeichert werden Mustervorlagen automatisch im Ordner WINDOWS\NWENDUNGSDTEN\MICROSOFT\VORLGEN, wenn Sie im Dialog Speichern unter... als Dateityp Mustervorlage wählen. Möchten Sie später eine rbeitsmappe basierend auf dieser Mustervorlage erstellen, steht sie im Dialog Datei Neu... llgemeine Vorlagen unter Mit Vorlage beginnen im ufgabenbereich zur Verfügung. Microsoft Excel 2002 ufbau 37

8 Formatieren und npassen Mustervorlage erstellen B Sie erstellen eine Mustervorlage zur Eingabe von Tagesumsätzen. 1. Öffnen Sie die rbeitsmappe TGESUMSTZ.XLS. Die Zellen von B5 bis D5 hatten Sie über Format Zellen zur Eingabe freigegeben. ktivieren Sie nun noch Blatt schützen... über Extras Schutz. bb. 3.3: Beispieltabelle zur Mustervorlage 2. Wählen Sie dazu den Befehl Datei Speichern unter... und als Dateityp Mustervorlage. EXCEL wechselt nun automatisch in das entsprechende Vorlagenverzeichnis. Schließen Sie den Dialog mit und schließen Sie die Mustervorlage über Datei Schließen. Damit ist die Mustervorlage funktionsfähig. Mustervorlage verwenden B Sie erstellen rbeitsmappen basierend auf der Mustervorlage. 1. Wählen Sie den Befehl Datei Neu... Im ufgabenbereich auf der rechten Seite klicken Sie unter Mit Vorlage beginnen auf llgemeine Vorlagen und im Dialog Vorlagen auf das Register. Dort finden Sie nun die Vorlage TGESUMSTZ. Per Doppelklick erhalten Sie eine neue rbeitsmappe, die auf TGESUMSTZ.XLT basiert, mit dem Namen Tagesumsatz1. bb. 3.4: Mustervorlagen im Dialog Vorlagen 38 Ikon Verlags GesmbH 2001

9 Formatieren und npassen 2. Die neue rbeitsmappe kann nun bearbeitet werden. Speichern Sie sie mit einem aussagefähigen Dateinamen. Möchten Sie Ihre Basis, also die Mustervorlage, verändern, öffnen Sie sie aus dem Ordner...\MICROSOFT\VORLGEN, führen Sie Ihre Änderungen durch und speichern Sie sie wieder im Vorlagenordner. Mustervorlagen können auch als einzelne Tabellenblätter in die aktive rbeitsmappe eingefügt werden. Klicken Sie dazu im Kontextmenü des Blattregisters der aktuellen rbeitsmappe auf den Befehl Einfügen. Ihre Mustervorlage TGESUMSTZ steht auch hier zur Verfügung, und per Doppelklick fügen Sie sie in die aktive rbeitsmappe ein. Übungsaufgaben Erstellen Sie eine Mustervorlage, die folgende ngaben enthält: bb. 3.5: Übungs-Mustervorlage Überlegen Sie, welche Zellen vom nwender ausgefüllt werden dürfen, und sperren Sie alle anderen Zellen. Setzen Sie die nötigen Formeln zum Berechnen der Gesamtpreise, Steuern und so weiter ein. Fügen Sie Kommentare über den Befehl Einfügen Kommentar ein, die dem nwender Erklärungen zum usfüllen der Rechnung geben. Speichern Sie die Mustervorlage in Ihrem Vorlagenordner. Microsoft Excel 2002 ufbau 39

10 Formatieren und npassen 3.3 Standard-rbeitsmappe anpassen uch die Standard-rbeitsmappe, die Sie beim Klicken auf das Symbol oder über den Menübefehl Datei Neu... bei uswahl einer leeren rbeitsmappe in der Symbolleiste ufgabenbereich erhalten, lässt sich wie bereits erwähnt nach Belieben anpassen. Standard- rbeitsmappe anpassen B Sie passen die Standard-rbeitsmappe an. 1. Holen Sie zuerst eine neue rbeitsmappe über das Symbol oder über die Symbolleiste ufgabenbereich (dort unter: Neu Leere rbeitsmappe). 2. Nehmen Sie alle Änderungen vor, die Sie künftig in jeder neuen rbeitsmappe vorfinden wollen, etwa benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen, Zahlenformate und so weiter. 3. Speichern Sie diese Mappe dann als Dateityp: Mustervorlage (.xlt) mit dem Namen MPPE.XLT im Ordner XLSTRT, den Sie normalerweise im Pfad C:\PROGRMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE10\XLSTRT finden. 4. Nach dem Neustart von EXCEL erhalten Sie die angepasste Standard- rbeitsmappe, wenn Sie den Befehl oder über Datei Neu... Symbolleiste ufgabenbereich Neu Leere rbeitsmappe auswählen. Warum muss diese Mustervorlage im Ordner XLSTRT abgelegt werden? lle Dateien, die in diesem Ordner liegen, werden beim Programmstart automatisch von EXCEL geladen. Hätten Sie eine normale rbeitsmappe (Dateityp.XLS) dort abgelegt, würde sie sofort nach dem Programmstart auf der Bildfläche erscheinen. Der Dateiname MPPE.XLT gespeichert im XLSTRT-Ordner hingegen bewirkt, dass EXCEL diese Mustervorlage als Basis für neue rbeitsmappen verwendet. Zusammenfassung Beim Erstellen von benutzerdefinierten Zahlenformaten müssen Sie unbedingt die richtige Syntax verwenden. chten Sie auf nführungszeichen bei Text im Zahlenformat. In der Kategorie: Benutzerdefiniert aus Formate Zellen... finden Sie viele Formate, die Sie an Ihre eigenen Wünsche anpassen können. chten Sie darauf, niemals Text in eine Zelle einzugeben, mit der Sie später rechnen wollen. Verwenden Sie Mustervorlagen, wenn Sie sichergehen wollen, dass alle nwender eine einheitliche rbeitsmappe verwenden. Wichtig dabei ist, die rbeitsmappe dann auch entsprechend vor unerwünschten Änderungen zu schützen. 40 Ikon Verlags GesmbH 2001

11 Formatieren und npassen Möchten Sie immer bestimmte Voraussetzungen bei jeder neuen rbeitsmappe vorfinden, speichern Sie eine rbeitsmappe mit dem Namen MPPE.XLT im Ordner XLSTRT. Projektbezogene Übung Im folgenden Beispiel wird eine Rechnung als Mustervorlage erstellt. Der ufbau der Rechnung wurde so gewählt, dass die ausgedruckte Rechnung in einem Fensterumschlag verschickt werden kann. Die Übung gliedert sich in zwei Teilaufgaben. Teilaufgabe 1: Erstellen der Vorlage 1. Erstellen Sie nach dem folgenden Schema ein Rechnungsformular. bb. 3.6: usschnitt aus der Mustervorlage für Rechnungen 2. Speichern Sie rbeitsmappe als Mustervorlage RECHNUNGSVORDRUCK. 3. Erfassen Sie die folgenden Texte in den angegebenen Zellen und weisen Sie ihnen das angegebene Format zu: Microsoft Excel 2002 ufbau 41

12 Formatieren und npassen Zelle Text Format C17 Bochum, Formatieren Sie diese Zelle rechtsbündig. D17 19 Datumsformat mit vierstelliger Jahresangabe; weisen Sie dieser Zelle eine linksbündige usrichtung zu. Formatieren Sie diese Zelle fett und mit der Schriftgröße 14 Punkt. Richten Sie den Inhalt der Zelle linksbündig aus und weisen Sie ihr zusätzlich das benutzerdefinierte Zahlenformat "Rechnungs-Nr. R-"0000 zu. Durch das benutzerdefinierte Zahlenformat können Sie später eine 3 in die Zelle eingeben, und es erscheint der Wert Rechnungs-Nr. R rtikel Formatieren Sie diese Zelle fett und mit einem hellgrauen Hintergrund. B22 nzahl Formatieren Sie diese Zelle fett und mit einem hellgrauen Hintergrund. C22 Einzelpreis Formatieren Sie diese Zelle fett und mit einem hellgrauen Hintergrund. D22 Gesamtpreis Formatieren Sie diese Zelle fett und mit einem hellgrauen Hintergrund. C23 bis D50 Formatieren Sie diesen Zellbereich mit dem Zahlenformat Währung über die Symbolleiste. Verbreitern Sie die Spalte D so, dass auch größere Beträge angezeigt werden können. C51 Nettobetrag Richten Sie den Text rechtsbündig aus. D51 Wählen Sie Zeichenformat fett, Zahlenformat Währung über die Symbolleiste und eine dünne Rahmenlinie oben. C52 zzgl. 16% MwSt. Richten Sie den Text rechtsbündig aus. D52 Vergeben Sie das Zahlenformat Währung über die Symbolleiste. C53 Bruttobetrag Richten Sie den Text rechtsbündig aus. 42 Ikon Verlags GesmbH 2001

13 Formatieren und npassen Zelle Text Format D53 55 Zeichenformat fett, Zahlenformat Währung über die Symbolleiste und eine dünne Rahmenlinie oben und eine dünne, doppelte Rahmenlinie unten. Bankverbindung: Formatieren Sie diese Zelle mit der Schriftgröße 8 Punkt. 56 XYZ-Bank, Konto-Nr , BLZ Formatieren Sie diese Zelle mit der Schriftgröße 8 Punkt. 4. Weisen Sie den folgenden Zellen beziehungsweise Zellbereichen die angeführten Namen zu: Zelle beziehungsweise Zellbereich B23 bis B50 C23 bis C50 D23 bis D50 D51 D52 D53 Name nzahl Einzelpreis Gesamtpreis Nettobetrag MwStBetrag Bruttobetrag 5. Weisen Sie zusätzlich der Konstanten MwSt16 den Wert 16% zu. 6. Tragen Sie in den unten angeführten Zellen die folgenden Formeln und Funktionen ein. Zelle Formel oder Funktion D23 =nzahl*einzelpreis Kopieren Sie diese Formel nicht nach unten, da durch das Währungsformat Nullwerte als - DM angezeigt werden. D51 =Summe(Gesamtpreis) Microsoft Excel 2002 ufbau 43

14 Formatieren und npassen Zelle Formel oder Funktion D23 =nzahl*einzelpreis Kopieren Sie diese Formel nicht nach unten, da durch das Währungsformat Nullwerte als - DM angezeigt werden. D52 D53 =Nettobetrag*MWST16 =Nettobetrag+MWSTBetrag 7. Heben Sie für die folgenden Zellen beziehungsweise Bereiche das Format Gesperrt auf. Tipp bewegen Sie den Cursor zur nächsten ungeschütz- Mit Hilfe der Taste ten Zelle. Zelle beziehungsweise Zellbereich 7 bis 10 D bis C50 D24 bis D50 Erläuterung Hier wird die Rechnungsanschrift eingegeben. Hier wird das Rechnungsdatum eingegeben. Hier wird die Rechnungs-Nr. eingetragen. Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen eingegeben. In diese Zellen muss, wenn mehr als eine Position in die Rechnung aufgenommen wird, die Rechenformel aus D23 kopiert werden. 8. Löschen Sie zum Schluss alle nicht benötigten Tabellenblätter aus der rbeitsmappe. 9. Benennen Sie das rbeitsblatt Tabelle1 in Rechnung um. 10. ktivieren Sie den Dokumentschutz für das Blatt Rechnung. Speichern Sie die Mustervorlage erneut ab und schließen Sie sie. 44 Ikon Verlags GesmbH 2001

15 Formatieren und npassen Teilaufgabe 2: Erstellen einer auf der Vorlage basierenden Rechnung Erstellen Sie basierend auf der Mustervorlage RECHNUNGSVORDRUCK eine neue Rechnung mit den folgenden Informationen: Rechnungsempfänger ist die Firma Meier OHG, Weststr. 19, München. Rechnungsdatum ist das heutige Datum. Durch das Drücken der Tastenkombination + können Sie die Eingabe des Tagesdatums erheblich verkürzen. Tipp Rechnungs-Nr. ist die 1. Sie haben 10 Sofas zum Einzelpreis von DM, 100 Küchenstühle zum Einzelpreis von 50 DM und 50 Garderoben zum Einzelpreis von 100 DM verkauft. Kopieren Sie die Formel für den Gesamtpreis aus Zelle D23 zwei Zeilen nach unten. Wenn Sie das usfüllkästchen doppelt anklicken, kopiert EXCEL die Formel so weit nach unten, wie an die Formel angrenzende Zeilen gefüllt sind. Tipp Ihre Rechnung ist nun fertig. Sie können die Rechnung ausdrucken lassen und verschicken. Da diese Rechnung nur als Beispiel diente, um das rbeiten mit Mustervorlagen zu demonstrieren, können Sie die Rechnung schließen, ohne sie zu speichern. Microsoft Excel 2002 ufbau 45

16 Formatieren und npassen Testaufgaben Frage 1: Welche Schreibweise für ein benutzerdefiniertes Zahlenformat ist richtig?. TTTT", den "T. MMMM JJJJ B. "TTTT" den "T.MMMM.JJJJ C. TTTT", den "T.MMM JJJJ Frage 2: Wie kann man in EXCEL Stunden addieren, deren Ergebnis 24 Stunden übersteigt?. Indem man das Ergebnis mit 24 multipliziert B. Indem man das Format [h] verwendet C. Indem man das Format hh:mm:ss verwendet Frage 3: Welche npassungen lassen sich in Mustervorlagen speichern?. Seitenlayout B. Formeln und Funktionen C. Zahlenformate Frage 4: Wo speichern Sie eine rbeitsmappe, die beim Programmstart automatisch auf dem Bildschirm erscheinen soll?. Im Ordner..\OFFICE\VORLGEN B. Im Ordner..\STRTMENÜ\PROGRMME\UTOSTRT C. Im Ordner..\OFFICE\XLSTRT Frage 5: Welcher Dateityp sollte nicht im Ordner XLSTRT liegen?..xls B..XLT C..DOC 46 Ikon Verlags GesmbH 2001

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