KURS: Grundlagen Excel

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1 KURS: Grundlagen Excel Inhalt: Der Kurs soll den Einstieg in die Tabellenkalkulation mit Excel erleichtern. Sie lernen Texte und Zahlen zu verwenden, Zellen zu formatieren, eine Grafik einzufügen, Kommentare zu hinterlegen und einfache Funktionen anzuwenden, sowie eine Spalte ein- und auszublenden. Landeshauptstadt München Autor: Michael Kreil

2 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel 2

3 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen Ziele der Fortbildung Methode Befehlsvarianten Aufbau der Arbeitsanleitung Vereinbarungen Speichern der Dateien Einstieg Programmstart Aufbau einer Excel - Seite und Navigation Anfertigung einer Rechnung Speichern der Datei Eingabe von Text Tabelle erstellen, formatieren und berechnen Tabelle erstellen und formatieren Zellen verbinden und Daten anordnen Zahlenwerte eingeben und berechnen Rahmen erstellen und Zellen hervorheben Angabe der detaillierten MwSt mit dem absoluten Zellbezug Spalte aus- und einblenden Firmenlogo erstellen Drucken der Rechnung...24

4 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Vorbemerkungen 1.1 Ziele der Fortbildung Anhand einer Rechnung lernen Sie folgende Inhalte: Schriften formatieren Textfelder verwenden Grafiken einfügen Zellen formatieren Formeln erstellen Kommentare erzeugen Spalte ein- und ausblenden 1.2 Methode Im EDV-Bereich ist es inzwischen völlig unbestritten, dass Selbsttätigkeit von Schulungsteilnehmern für erfolgreiches Lernen unverzichtbar ist. Da die hier anwesenden TeilnehmerInnen einen sehr unterschiedlichen Stand bezüglich Vorwissen und Übung besitzen, werden sich auch sehr unterschiedliche Arbeitsgeschwindigkeiten ergeben. Damit die Geübteren nicht gebremst und die Ungeübteren nicht gehetzt werden hat sich das Konzept der Selbstlernmaterialien, das ein individuelles Arbeitstempo zulässt, sehr bewährt. Sie bekommen zu jedem heute benutzten Programmteil relativ ausführliche Arbeitsanleitungen. Bitte halten Sie sich zu Beginn eines neuen Abschnitts möglichst genau an diese Schritt-für-Schritt-Anweisungen, auch wenn Ihnen dabei manches schon sehr vertraut ist. Meine Rolle ist es Sie bei auftretenden Schwierigkeiten zu beraten, das funktioniert aber nur, wenn ich nicht an allen Plätzen gleichzeitig gebraucht werde. Am Ende eines Abschnitts ist es geradezu erwünscht, dass Sie Ihr neues Können an selbstgestellten Aufgaben erproben. 1.3 Befehlsvarianten Auch und gerade in der "Windows-Welt" gibt es für jeden Befehl zwei bis fünf Eingabevarianten. Wir benützen hier überwiegend die Mausvariante und die Bildschaltflächen. Das ist für den Anfang sinnvoll, da man sich wenig merken muss und nicht andauernd die Zeit mit Nachschlagen verbringt. Benützt man einen Befehl später häufiger so kann man dann immer noch entscheiden, ob man lieber zu Tastenkürzeln greift. 1.4 Aufbau der Arbeitsanleitung In der linken Spalte werden die notwendigen Handgriffe beschrieben, in der mittleren Spalte finden sich erläuternde Bildschirmausschnitte, und in der rechten Spalte wird Ziel oder Hintergrund der aktuellen Aktion kommentiert. Es ist sinnvoll jeweils ca. eine halbe Seite zu lesen und dieses dann direkt umzusetzen. 1.5 Vereinbarungen Befehle und Menüs werden kursiv geschrieben, Tasten und Tastenkombinationen z.b. STRG+UMSCHALT in Kapitälchen, Buchstaben die Sie eintippen sollen in Schreibmaschinenschrift. Befehlsfolgen werden manchmal in Kurzform so angegeben: Menü/ Untermenü/ Befehl.

5 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Speichern der Dateien Während des Kurses werden Sie eine Datei erstellen. Diese Datei speichern Sie im Normalfall auf der lokalen Festplatte im Laufwerk C: ab. Da Ihnen ein Netzwerk zur Verfügung steht und Sie immer Zugriff auf Ihre erstellten Daten haben wollen, sollten Sie die Vorteile des Netzes nutzen und Ihre Daten auf dem zentralen Rechner (Server) speichern. Es stehen also folgende Möglichkeiten zur Verfügung: 1. Sie arbeiten in einem Netzwerk Ist dies der Fall, dann speichern Sie Ihre Daten in Ihrem Datenverzeichnis ab. Beispiel: Wurde das Datenverzeichnis mit Daten bezeichnet und dem Laufwerkbuchstaben S: zugeordnet, könnten Sie beim Speichern folgendes Bild sehen. 2. Sie haben kein Netz zur Verfügung Wenn dies zutrifft, dann speichern Sie Ihre Daten auf der Festplatte C: im Verzeichnis Temp des lokalen PCs ab.

6 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Einstieg Praktischer Teil 2.1 Programmstart Aktion mit Maus/ Tastatur Bild Kommentar Beim Starten des Rechners wird automatisch der Novell Client geladen. Während des Ladevorgangs muss sich der Benutzer anmelden. Drücken Sie bei der entsprechenden Bildschirmaufforderung die drei Tasten STRG+ALT+ ENTF gleichzeitig. Die Einfügemarke springt dann automatisch in die Zeile Username. Tippen Sie Ihren Benutzernamen ein. Anschließend geben Sie Ihr persönliches Passwort ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Es startet der Application Launcher. Der PC vor dem Sie sitzen kann im Netz oder mit seiner eigenen (lokalen) Festplatte arbeiten. Nach der Anmeldung des Clients für Novell startet der Novell Application Launcher (NAL). In der linken Bildschirmhälfte werden die einzelnen Bereiche als Ordner angezeigt. In der rechten Hälfte werden mit Hilfe von Bildsymbolen (Icons) Programme ausgewählt und aufgerufen. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Office Verzeichnis in der linken Hälfte des NAL. Klicken Sie doppelt auf das Symbol für Excel Es startet die benötigte Tabellenkalkulation.

7 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel So sieht der Anfangsbildschirm von EXCEL 2000 aus: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste: Wenn Sie mit dem Mauspfeil auf eine der Schaltflächen zeigen (ohne Tastendruck) so erscheint darunter der Name oder die Funktion als Quickinfo. Sollte nur eine Symbolleiste wie im folgenden Bild - zu sehen sein, dann ändern Sie bitte die Voreinstellungen wie folgt ab. Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras / Anpassen. Im Dialogfenster deaktivieren Sie die beiden oberen Kontrollkästchen (Häkchen sollten nicht mehr zu sehen sein) durch je einen Mausklick. Klicken Sie auf Schließen.

8 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Hinweis: Erfahrungsgemäß ist Excel etwas gewöhnungsbedürftig. Wenn Sie sich ein wenig mit dem Programm vertraut machen wollen, dann arbeiten Sie jetzt mit der Übungsdatei Notenbildung, die sich in Ihrem Datenlaufwerk Daten auf befindet. Anhand dieser Übungsdatei und einer kurzen Anleitung lernen Sie wie man Zellinhalte kopiert, löscht, verschiebt usw. Klicken Sie nach dem Exkurs in Excel auf die Schaltfläche für Neue Mappe. Anschließend können Sie an dieser Stelle weiterarbeiten. 2.2 Aufbau einer Excel - Seite und Navigation Der Aufbau der Seiten unter Excel ist in Spalten und Zeilen gegliedert. Die Spalten werden durch Buchstaben bezeichnet, die Zeilen durch Zahlen. Standardmäßig startet Excel indem es die Zelle A1 markiert (=aktive Zelle). Sie können nur in aktiven Zellen Daten eingeben. Wollen Sie in die erste Zelle keine Daten eingeben, können Sie mit den Cursortasten in die gewünschte Zelle wandern, oder Sie klicken mit der Maus in die gewünschte Zelle. Sie können in diese Zellen Daten z.b. für eine Rechnung eingeben und anschließend berechnen lassen. Bitte jetzt nicht die nebenstehenden Daten eingeben. Excel startet mit einer leeren Arbeitsfläche die auf den Einsteiger etwas befremdend wirkt. Man sieht nur leere Zellen und weiß nichts damit anzufangen. Sie können in diese Zellen Texte, Zahlen oder Formeln eingeben. Achten Sie darauf, dass Sie erst nach Eingabe der Daten die einzelnen Felder formatieren. Die Cursor Tasten (,,, ) befinden sich in der rechten Hälfte der Tastatur. Excel ist eine sogenannte Tabellenkalkulation. In einem Kalkulationsprogramm können hauptsächlich Berechnungen durchgeführt werden (Bsp. Kreditberechnungen, Gehaltsberechnungen, Haushaltsplanungen, Kassenbuch, Notenberechnungen etc.)

9 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Anfertigung einer Rechnung 3.1 Speichern der Datei Noch bevor Sie die Tabelle erstellt haben, können Sie die Datei unter einem geeigneten Namen speichern. Betätigen Sie die Tastenkombination Strg+S. Falls auf dem Netzwerk ein Laufwerk Daten auf zur Verfügung steht, wählen Sie dieses im Listenfenster Speichern in. Geben Sie als Dateinamen Rechnung und Ihren Familiennamen ein (Bsp. Rechnung Müller). In der Titelleiste sollte der aktuelle Dateiname zu sehen sein. Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten speichern Sie Ihre Daten im Verzeichnis Daten auf Laufwerk S:. Steht Ihnen dieses Laufwerk nicht zur Verfügung, fragen Sie vor dem Speichern nach, welche Möglichkeiten vorgesehen sind. Excel gibt als Dateityp immer Arbeitsmappe (*.xls) an. In einer Arbeitsmappe befinden sich mehrere Tabellen, weil ein Tabellenblatt selten ausreicht. Per Voreinstellung startet Excel mit 3 Tabellenblättern. Sie können dies jedoch ändern, allerdings werden die Änderungen erst nach einem Neustart der Applikation wirksam.

10 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Eingabe von Text Klicken Sie in die Zelle A1, tippen Sie Rechnung ein und drücken Sie die EINGABE TASTE ( ). Gehen Sie mit dem Mauszeiger an den Zeilenkopf zwischen Zeile 1 und 2. Die Einfügemarke wird zum Doppelpfeil. Drücken Sie die linke Maustaste, halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie so weit nach unten bis die Zeile eine Höhe von 69,75 erreicht hat. Stellen Sie als Schriftgröße 28pt ein. In diesem Kurs werden wir weitgehendst die Formatierung der Zellen unmittelbar nach der Dateneingabe vornehmen. Eigentlich sollte die Formatierung, ähnlich wie bei Word, am Ende erfolgen. In Excel ist als Standardschriftart Arial eingestellt. Ändern Sie im nachhinein die Schriftart, kann es sein, dass die ursprünglichen Zellengrößen nicht mehr ausreichen. Klicken Sie zwischen die Zeilenköpfe A3 und A4 und verändern Sie die Zeilenhöhe auf 9,75. Wählen Sie als Schriftgröße 8pt und geben Sie als Absender nebenstehenden Text ein. Sie können optional auch Ihr Lösungsblatt zu Hilfe nehmen. Sollten Sie sich vertippt haben, doppelklicken Sie entweder in die betreffende Zelle oder klicken Sie in die Bearbeitungsleiste. Wenn sie mit der Eingabe fertig sind, drücken Sie auf die nach unten zeigende Cursortaste ( ) um zur Zelle A5 zu gelangen. Wenn sie den Text in der Bearbeitungsleiste korrigieren, kommen Sie durch Betätigung der RETURN TASTE wieder zurück und landen in der darunterliegenden Zelle. Wollen Sie nur die oder den letzten Buchstaben löschen, können Sie dies tun indem Sie die BACKSPACE TASTE ( )drücken.

11 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Geben Sie in den Zellen A5 A9 die Daten der Empfängeradresse ein. Manchmal empfiehlt es sich Kommentare zu hinterlegen. Diese sollen die korrekte Dateneingabe gewährleisten, da sie als Hilfestellung für Personen zu verstehen sind, die mit der Excel-Rechnung nicht vertraut sind. Klicken Sie für die Eingabe eines Kommentars in die Zelle C5. Auf der rechten Seite tragen wir einige wichtige Daten ein. Normalerweise kennt man die selbst erstellte Tabelle in und auswendig. Es kann allerdings vorkommen, dass auch andere mit der gleichen Tabelle arbeiten sollen. Jetzt klicken Sie in der Menüleiste auf Einfügen / Kommentar. Wenn Sie den Text eines Kommentars ändern wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Kommentar bearbeiten. Schreiben Sie den nebenstehenden Text in das Kommentarfeld und klicken Sie anschließend in die Zelle C6 um den nächsten Kommentar einzugeben. Wieder über Einfügen / Kommentar rufen Sie ein neues Kommentarfeld auf und geben den rechts zu sehenden Text ein. Sie können natürlich einen Kommentar wieder löschen, wenn Sie auf den entsprechenden Eintrag klicken. Klicken Sie in die Zelle C7 und geben Sie den entsprechenden Kommentar ein.

12 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Den letzten Kommentar geben Sie bitte in die Zelle C9 ein. Sie können einen Kommentar während der Eingabe bearbeiten wie in einem Textverarbeitungs- Programm. Klicken Sie in die Zelle G9. Tragen Sie in diese Zelle Tel.: ein. Wechseln Sie wieder mit der Cursortaste nach unten und geben Sie die restlichen Daten ein wie im Bild rechts gezeigt wird. In der Zelle G17 sollte BLZ stehen. Sind einige Zellen außerhalb der Begrenzungslinien zu sehen, müssen Sie die Zellenbreiten dementsprechend ändern. Klicken Sie in die Zelle H9 und geben Sie eine Telefonnummer ein. Mit der Bestätigungstaste kommen Sie in die Zelle H10. Geben Sie hier eine Faxnummer ein. Geben Sie in den restlichen Zellen die weiteren Daten ein. Info: Wenn Sie nicht wollen, dass die -adresse als Hyperlink angezeigt wird, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen im Kontextmenü den Eintrag Hyperlink. Verringern Sie nun die Zeilenhöhen der Zeilen 12 und 14 jeweils auf die Höhe 9,75. Damit der Tabelleninhalt nicht die Seitenbreite überschreitet, verändern Sie bitte die Spaltenbreiten auf folgende Werte: A=6,71; B=13,43; C=4; D=4; E=10,71; F=9,86; G=13,29; H=8,71; I=6,86 Wählen Sie nun den Eintrag Hyperlink entfernen. Verändern Sie noch folgende Zeilenhöhen: Zeile 20: 39,75 Zeile 21: 30 Zeile 33: 20,25

13 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Kontrollieren Sie das vorläufige Ergebnis indem Sie auf die Seitenansicht in der Standard Symbolleiste klicken. Der Hyperlink wird jetzt als normaler Text angezeigt. Geben Sie in Zelle A21 die Rechnungsnummer ein.

14 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Tabelle erstellen, formatieren und berechnen 4.1 Tabelle erstellen und formatieren Bevor der wichtigste Teil, die Dateneingabe und die Berechnung durchgeführt werden können, wollen wir daran gehen ein Datumsfeld zu erstellen. Klicken Sie in die Zelle G19 und geben Sie =HEUTE() ein. So, jetzt aber zur eigentlichen Hauptaufgabe. In Excel ist es möglich Felder einzufügen die bei jedem Dateiaufruf aktualisiert werden. Wenn Sie nicht jedes Mal das Datum eingeben wollen, können Sie in einer Zelle dafür eine Formel angeben. Alternativ dazu könnten Sie die Formel in der Bearbeitungszeile eingeben. Dies empfiehlt sich dann, wenn Sie längere Formeln eingeben. Als erstes formulieren wir die Spaltenüberschriften. Klicken Sie in die Zelle A23 und tippen Sie die Überschrift Anzahl ein Geben Sie den Rest der Daten, wie rechts zu sehen ist, in die Tabelle ein. A23 B23 C23 F23 H23 Sie können sich die Musterlösung zur Hand nehmen. Die Zellen unter Preis pro Stück (Zelle F23) und Gesamt-Preis (Zelle H23) lassen Sie bitte noch frei. Hinweis: Artikel-Bezeichnung steht in der Zelle C23. Die Artikel in den Zellen C24-C Zellen verbinden und Daten anordnen Markieren Sie den Tabellenbereich F24 G24. Klicken Sie dazu in die Zelle F24 und ziehen Sie, bei gedrückter Maustaste, bis zur Zelle G24. Markierte Zellen werden, bis auf die Ausgangszelle, immer schwarz hinterlegt. Alle Änderungen hinsichtlich der Formatierung wirken sich nur auf die markierten Zellen aus. Bei Excel können Sie z.b. auch einzelne markierte

15 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Diese Zellen sollen verbunden werden, damit die Zahlen mittig unter Preis pro Stück angeordnet werden können. Bereiche ausdrucken und nicht die gesamte Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. Wählen Sie den Eintrag Zellen formatieren. Das folgende Dialogfenster bietet eine Menge an Einstellmöglichkeiten. Klicken Sie auf die Registerkarte Ausrichtung. In der Registerkarte Ausrichtung klicken Sie auf das Listenfenster Horizontal. Markieren Sie den Eintrag Rechts und lassen Sie die Maustaste wieder los. Klicken Sie im Bereich Textsteuerung auf Zellen verbinden. Dieses Format soll auch auf die darunter liegenden Zellbereiche angewendet werden.

16 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Achten Sie darauf, dass die Zellen F24 G24 noch markiert sind und doppelklicken Sie in der Standard Symbolleiste auf das Symbol Format übertragen. Klicken Sie nun der Reihe nach in die Zellen: F25, F26, F27, H24, H25, H26 und H27. Klicken Sie wieder auf das Symbol für Format übertragen. Damit wird die Funktion wieder deaktiviert. Ähnlich wie in Word können Sie die sehr nützliche Funktion Format übertragen benützen um Zellbereiche auf die gleiche Art zu formatieren. Wenn Sie einen Einfachklick auf das Icon für Format übertragen ausführen, können Sie diese Funktion nur einmal anwenden. Bei einem Doppelklick können Sie die Funktion mehrmals hintereinander anwenden. 4.3 Zahlenwerte eingeben und berechnen Bevor wir die ersten Zahlen eingeben, wollen wir einen weiteren Automatismus hinzufügen, der uns jede Menge Arbeit abnimmt und somit Zeit spart. Um die Zellformatierung am PC zu beschleunigen, ist es sinnvoll sich die Struktur der Tabelle vorher auf einem Stück Papier aufzuzeichnen. Markieren Sie den Zellbereich wie im Bild rechts dargestellt wird (F24 I27). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Sie im Kontextmenü wieder Zellen formatieren. In der Registerkarte Zahlen klicken Sie auf Währung, danach im Listenfenster Symbol auf den Eintrag wie er rechts im Bild zu sehen ist. Klicken Sie auf OK. Alternativ hätten Sie auch auf das Eurosymbol in der Formatsymbolleiste klicken können.

17 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Es schadet nichts, wenn Sie mehrere Möglichkeiten kennen. Geben Sie nun in die Zellen unter der Spaltenüberschrift Preis pro Stück die Zahlen unter Berücksichtigung des Automatismus (siehe rechte Spalte) ein. In der letzten Spalte sollen die Produkte (Anzahl x Preis pro Stück) angezeigt werden. Um Excel die Berechnung durchführen zu lassen, müssen Sie dem Programm mitteilen welche Berechnungsart durchzuführen ist und welche Zellen in die Berechnung aufgenommen werden sollen. Im gerade erstellten benutzerdefinierten Zahlenformat werden nun automatisch bei Eingabe einer Zahl zwei Nachkommastellen und das Eurosymbol angehängt. Ist eine Nachkommastelle ungleich Null (z.b. 189,60), muss 189,6 eingegeben werden. Klicken Sie dazu auf die bereits verbundenen Zellen H24-I24. Tippen Sie das Gleichheitszeichen = ein, klicken Sie jetzt in die Zelle A24, geben Sie das Hinweis: Eine Berechnung beginnt immer mit der Eingabe des Gleichheitszeichens (=). Produktzeichen * (Umschalttaste gedrückt halten und die Plustaste betätigen) ein und klicken Sie danach in die Zelle F24. Schließen Sie die Berechnung durch betätigen der Eingabetaste ( ) ab. Die Formel lautet =A24*F24 und das Ergebnis der Berechnung liefert 2.400,00. Eine weitere Berechnungsmöglichkeit finden Sie im Kapitel 7.3 des Anhangs. Berechnen Sie die drei anderen Gesamtpreise auf die gleiche Weise.

18 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Nachdem alle Preise bisher als Nettopreise zu verstehen sind, brauchen wir noch Zellen für den Gesamtnettopreis, die Mehrwertsteuer und den Gesamtbruttopreis. Klicken Sie in Zelle G30 und geben Sie Netto ein. In die Zelle F31 soll die Mehrwertsteuer in Prozent angegeben werden. Für eventuelle Steuererklärungen ist es von Vorteil, wenn aus der Rechnung die Mehrwertsteuer zu entnehmen ist. Je detaillierter eine Rechnung ist, umso weniger Probleme gibt es nachher. Klicken Sie in die Zelle F31 und danach in der Symbolleiste auf das Prozentzeichen. Tippen Sie jetzt die Zahl 16 ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Den Rest entnehmen Sie dem Bild rechts. Für die Zelle G32 (Gesamt) wählen den Schriftgrad 12pt und fett. Verbinden Sie die Zellen H30 I30 und übertragen Sie das Format auf die entsprechenden zwei Zellbereiche darunter. Markieren Sie den Zellbereich H30 H32. Wählen Sie die Ausrichtung Rechts und als Währung wieder. Wir wollen den jetzt Nettogesamtpreis berechnen. Der Nettogesamtpreis ergibt sich aus der Summe der Zellen H24-I24 bis H27-I27. Klicken Sie in den Zellbereich H30-I30 und danach auf das Symbol für Autosumme in der Standard Symbolleiste.

19 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Excel markiert automatisch den darüberliegenden Zellbereich. Sie können den Vorschlag mit der Eingabetaste übernehmen, oder Sie klicken in die Zelle in der 2.400,00 steht und ziehen bei gedrückter Maustaste runter bis in die Zelle in der 2.499,00 steht. Das Ergebnis lautet in jedem Fall 6.076,40. Zur Berechnung der Mehrwertsteuer geben Sie in der Zelle unterhalb des Nettopreises ein Gleichheitszeichen ein, klicken dann in die Zelle F31, geben das Produktzeichen ( * ) ein und klicken schließlich auf den Nettogesamtpreis. Falls eine Fehlermeldung in einer Zelle erscheint (z.b. #WERT) überprüfen Sie bitte ob in den benutzten Zellen auch wirklich die Zahlen stehen. Betätigen Sie die Eingabetaste. Als Ergebnis sollte nun 972,22 in der Zelle zu sehen sein. Bilden Sie jetzt die Summe aus Nettogesamtpreis und Mehrwertsteuer mit Hilfe der Autosumme und formatieren Sie das Ergebnis fett. Speichern Sie Ihre Tabelle!

20 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Rahmen erstellen und Zellen hervorheben Setzen Sie die Einfügemarke in die Zelle A23 und ziehen Sie einen Bereich bis einschließlich Zellbereich I27 auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. Im Kontextmenü klicken Sie auf Zellen formatieren und im Dialogfenster Zellen formatieren klicken Sie auf die Registerkarte Rahmen. Sie können im Bereich Rahmen auf die entsprechenden Schaltflächen auf der Seite klicken, oder im Vorschaufenster die Stellen aktivieren. Egal auf welche Art und Weise Sie die Markierung der Zellen vornehmen, am Ende sollten im Vorschaufenster nur die äußeren Linien und die Linien zwischen den Spalten zu sehen sein. Klicken Sie auf OK. Markieren Sie den Bereich F28 bis I32 und aktivieren Sie nur die äußeren Begrenzungslinien. Das Ergebnis ist rechts zu sehen. Zur besseren Übersicht sollen nun einige Zeilen der Tabelle grau hinterlegt werden.

21 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Markieren Sie die erste Zeile der Tabelle von Anzahl bis Gesamt- Preis. Klicken Sie in der Format Symbolleiste auf den kleinen schwarzen Pfeil neben dem Symbol für Füllfarbe. Wählen Sie aus der Farbpalette Grau-40%. Für die Zeilen 25 und 27 wählen Sie aus der Farbpalette Grau-25%. Sie können nochmals die Zeile 23 markieren und die Zellen in etwa so formatieren wie es im Bild rechts zu sehen ist. Kontrollieren Sie das Zwischenergebnis in der Seitenansicht. Schließen Sie die Seitenansicht durch einen Klick auf Schließen. Geben Sie den restlichen Text unterhalb der Berechnungstabelle ein (A36 und A46). Wählen Sie geeignete Schriftgrößen. Sie können den Abschnitt 4.5 optional durcharbeiten. In diesem Abschnitt wird Ihnen gezeigt wie man einen absoluten Zellbezug durchführt und eine Spalte ausblendet, die nicht auf der Rechnung sichtbar sein soll.

22 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Angabe der detaillierten MwSt mit dem absoluten Zellbezug Manchmal soll für jeden Einzelpreis die zugehörige Mehrwertsteuer angegeben werden. Wie dies in Excel zu lösen ist, lernen Sie im folgenden Abschnitt. Klicken Sie in die Zelle neben Gesamt-Preis und tippen Sie MwSt ein und drücken Sie auf die Eingabetaste. Der aktuelle Mehrwertsteuersatz befindet sich in der Zelle F31. Wenn wir für jeden Nettogesamtpreis die MwSt angeben sollen, können wir immer Bezug auf die Zelle F31 nehmen, da hier der Mehrwertsteuersatz steht. Geben Sie in die Zelle J24 ein Gleichheitszeichen ein, klicken Sie auf die Zelle F31, geben Sie ein Produktzeichen ein und klicken Sie danach auf die Zelle mit dem Betrag 2.400,00. Wenn man sich bei einer Berechnung immer auf die gleiche Zelle bezieht, muss man einen so genannten absoluten Zellbezug herstellen. Dazu muss man in der Formel vor dem Spaltenund Zeilenbezug jeweils ein Dollarzeichen $ setzen. Beispiel: Bei unserer Berechnung wollen wir immer auf die Zelle F31 Bezug nehmen, also müssen wir vor dem Spaltenbezug (F) und vor dem Zeilenbezug (31) jeweils ein $-Zeichen setzen ($F$31). Klicken Sie vor das F in der Formel und geben Sie ein Dollarzeichen ein. Klicken Sie nun hinter das F, geben nochmals ein Dollarzeichen ein und drücken Sie dann die Eingabetaste. Gehen Sie mit der Maus an das rechte untere Eck der Zelle in der Sie gerade die Formel erstellt haben (ein kleines Kreuz erscheint) und übertragen Sie durch ziehen mit der Maus - die Formel in die darunterliegenden Zellen. Klicken Sie in eine der vier betroffenen Zellen und sehen Sie sich in der Bearbeitungsleiste die jeweiligen Formeln an. Bei allen H-Werten haben sich die Zahlenwerte geändert. Die Formel besagen: Nimm den Wert eine Spalte weiter links und multipliziere diesen Wert mit dem Wert in der Zelle F31. Dies ist die Erklärung warum sich die H-Werte ändern, jedoch der F- Wert nicht.

23 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Was hat sich geändert und was ist gleich geblieben? Formatieren Sie die hinzugefügten Zellen, welche die Mehrwertsteuerbeträge beinhalten, mit dem Eurozeichen. Nachdem die Einzelausweisung der Mehrwertsteuer auf der Rechnung nicht zu sehen sein soll, gibt es die Möglichkeit diese Spalte auszublenden. 4.6 Spalte aus- und einblenden Klicken Sie auf den Spaltenkopf J. Besonders dann, wenn Datenmaterial in einer Excel-Tabelle nicht für die Betrachter bestimmt ist blendet man Spalten und/oder Zeilen aus. Klicken Sie jetzt in der Menüleiste auf Format / Spalte / Ausblenden. In der Seitenansicht können Sie sehr gut das Ergebnis begutachten. Wenn Sie die Spalte wieder einblenden möchten, markieren Sie die Spaltenköpfe I bis K und klicken wieder in der Menüleiste auf Format / Spalte / Einblenden. Für die weitere Arbeit sollten Sie die Spalte ausgeblendet lassen (auch beim Drucken).

24 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Firmenlogo erstellen Klicken Sie in die Zelle H1 und anschließend in der Menüleiste auf Einfügen / Grafik / Autoformen. Sie können auch alternativ in der Standard Symbolleiste auf das Icon für Zeichnen Wählen Sie im Fenster Autoformen das Symbol für Standardformen und danach das Rechteck Symbol. klicken und anschließend in der Symbolleiste für Zeichnen auf Autoformen / Standardformen gehen. Danach aktivieren Sie z.b. das Rechteck Symbol. Die Einfügemarke verändert sich zu einem Kreuz. Ziehen Sie ein Rechteck auf, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Rechteck und dann auf Text hinzufügen. Schreiben Sie in das Textfeld Computersysteme Müller. Wählen Sie Arial 12pt und fett. Sie können die Größe des Textfeldes ändern, indem Sie auf die Begrenzung des Textfeldes klicken, auf einen der acht Anfasser gehen das Einfügekreuz wird zum Doppelpfeil- und bei gedrückter Maustaste in Richtung Text oder nach außen ziehen, je nachdem ob Sie verkleinern oder vergrößern wollen. Ziehen Sie anschließend das Textfeld auf eine geeignete Breite. Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf den Rand des markierten Textfeldes und gehen Sie im Kontextmenü auf Autoform formatieren.

25 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Im Dialogfenster AutoForm formatieren klicken Sie im Register Farben und Linien im Bereich Linie auf das Listenfeld Farbe und wählen Sie Keine Linie. Bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie nun auf das Menü Einfügen / Grafik / Clipart um ein Firmenlogo einzufügen. Sie können sich natürlich Ihr eigenes Logo ausdenken. Wir fügen statt dessen eine bereits vorhandene Grafik ein. Wählen Sie im Dialogfeld Clipart einfügen eine geeignete Kategorie aus, indem Sie auf ein Symbol klicken. Danach wiederholen Sie die gleiche Prozedur mit dem ausgewählten Clipart und klicken Sie danach auf Clip einfügen. Verkleinern Sie jetzt das Clipart und setzen Sie es unter den Text Computersysteme Müller. Speichern Sie Ihre Datei! Hinweis: Wenn Sie mit einem Bildbearbeitungsprogramm Ihr eigenes Logo entwerfen vergewissern Sie sich ob Excel dieses Format unterstützt.

26 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Drucken der Rechnung Klicken Sie vor dem Ausdruck der Rechnung auf die Seitenansicht, um zu sehen ob auch wirklich die komplette Rechnung ausgedruckt wird. In der Seitenansicht erkennt man, dass die Spalte mit den einzelnen Mehrwertsteuerbeträgen fehlt. Dies muss nun korrigiert werden. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Seitenumbruch-Vorschau. Sollte ein kleines Dialogfenster erscheinen, deaktivieren Sie dieses mit einem Klick auf OK. Man erkennt eine blaue, gestrichelte Linie. Alles was sich rechts von dieser Linie befindet würde auf eine neues Blatt gedruckt werden. Um dem entgegenzuwirken klicken Sie nochmals auf die Seitenansicht und klicken danach auf die Schaltfläche Ränder, falls die Seitenränder nicht zu sehen sind.

27 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine innere waagerechte Linie und ziehen Sie diese ein wenig nach oben bzw. die untere Linie weiter nach unten. Ziehen Sie an den waagerechten und/oder senkrechten Linien bis die komplette Rechnung zu sehen ist. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Drucken.

28 Schul- und Kultusreferat Grundlagen Excel

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