Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung

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1 Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Prozessmanagement im Zeitalter von E-Government und New Public Management Bearbeitet von Jörg Becker, Lars Algermissen, Thorsten Falk erweitert, überarbeitet Buch. xx, 344 S. Hardcover ISBN Format (B x L): 15,5 x 23,5 cm Gewicht: 707 g Wirtschaft > Verwaltungspraxis > Public Management Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft. Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, ebooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programm durch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr als 8 Millionen Produkte.

2 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung In diesem Kapitel werden Sie mit den Grundlagen der Prozessmodellierung vertraut gemacht, um darauf aufbauend klassische Universalmethoden zur Prozessmodellierung kennen zu lernen, aus denen domänenspezifische Anforderungen an Methoden zur Prozessmodellierung in öffentlichen Verwaltungen abgeleitet werden. 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung Modelle zur Handhabung von Komplexität In Kapitel 1 wurde die Prozessorientierung und damit die Analyse und Umgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation der Verwaltung als Modernisierungsinstrument hervorgehoben. Die Komplexität der statischen (Aufbau-) und dynamischen (Ablauf-) Organisation in den Verwaltungen erfordert Instrumente, die auf einheitliche, nachvollziehbare und handhabbare Weise diesen Analyse- und Umgestaltungsprozess ermöglichen. In verschiedenen Disziplinen, wie z. B. der Softwareentwicklung, der Betriebswirtschaftslehre und den Naturwissenschaften, haben sich Modelle als Instrument zur Handhabung der Komplexität der Realwelt als sinnvoll erwiesen. Auf der einen Seite werden Modelle eingesetzt, um relevante Elemente des betrachteten Gegenstandsbereiches hervorzuheben. Auf der anderen Seite abstrahieren sie von nicht-relevanten Elementen. Die Abstraktion ist somit eine Kernfunktion der Modellierung. Im Folgenden werden die Kerneigenschaften von Modellen vermittelt. Die Berücksichtigung dieser Eigenschaften beim Einsatz der Prozessmodellierung in Modernisierungsprojekten ist ein wichtiger Faktor, da hierdurch Fehler und Missverständnisse bei der Arbeit mit Prozessmodellen vermieden werden können. Darauf aufbauend werden Beschreibungsebenen, Inhalte und der Nutzen

3 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 47 der Prozessmodellierung vorgestellt und beispielhaft anhand von universell einsetzbaren Prozessmodellierungsmethoden illustriert. Da in der öffentlichen Verwaltung besondere Rahmenbedingungen und Herausforderungen existieren, wird im weiteren Verlauf eine kritische Würdigung der vorgestellten Methoden vorgenommen. Der Bedarf an einer Prozessmodellierungsmethode, welche spezifisch an die Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung angepasst ist, soll hierdurch konkretisiert werden Der Modellbegriff und Modelleigenschaften Der Begriff des Modells wird sowohl in Wissenschaft und Praxis als auch in den dort vertretenen Disziplinen unterschiedlich aufgefasst. Für den vorliegenden Zweck der Prozessmodellierung zur Analyse und Modernisierung von Verwaltungen wird ein Modellverständnis, das vor allem in der Disziplin der Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik Einzug gefunden hat, verwendet. Ein Modell ist die Repräsentation eines Objektsystems (eines Originals) für die Zwecke eines Subjektes (die Modellnutzer). Es ist das Ergebnis einer Konstruktion eines Subjektes (der Modellierer), das für eine bestimmte Adressatengruppe (die Modellnutzer) eine Repräsentation eines Originals zu einer Zeit als relevant mithilfe einer Sprache deklariert. 66 In Abb. 2.1 ist dieser Zusammenhang dargestellt. Das repräsentierte Original kann hierbei sehr vielfältig ausgelegt werden. So kann es sich beispielsweise um ein physisches Objekt (z. B. ein Haus) oder ein immaterielles Objekt (z. B. einen Verwaltungsprozess) handeln. Ein Modell wird mithilfe einer festgelegten Modellierungstechnik erstellt. Im Rahmen der Prozessmodellierung handelt es sich für gewöhnlich um grafische Prozessmodellierungstechniken, mit denen durch verschiedene Symbole und Verbindungen die Prozesse des Verwaltungshandelns repräsentiert werden können. Bekannte Vertreter von Prozessmodellierungstechniken werden im Kapitel 2.2 beispielhaft veranschaulicht. Definition Modell Modellierungstechnik 66 Vgl. Becker & Schütte (2004), S. 65.

4 48 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung nimmt wahr konstruiert Original berücksichtigt Modellierer definiert nutzt Modell Zweck/Relevanz Modellnutzer Abb. 2.1: Modell als konstruierter Repräsentant eines Originals Eigenschaften von Modellen Modelle repräsentieren einen Ausschnitt der Realität Modelle sind zweckgebunden Nach dem dargestellten Verständnis sollten Modelle folgende Eigenschaften aufweisen, damit der mögliche Nutzen der Prozessmodellierung voll ausgeschöpft werden kann. Repräsentierender Charakter: Ein Modell besitzt ein bereits bestehendes oder vorweggenommenes Original, welches es repräsentiert. Dieses sollte klar abgrenzbar sein und in der Vorbereitung eines Modernisierungsprojekts verständlich definiert werden. Im Kontext der Verwaltungsmodernisierung sind daher die zu modellierenden Prozesse klar abzugrenzen und zu benennen. Bei unklarer Abgrenzung des Originals können sonst Modelle entstehen, die ungewollt das Falsche abbilden. Zweckgebundenheit: Ein Modell wird für einen oder mehrere Zwecke erstellt. Der Zweck beeinflusst den Grad der Relevanz der Elemente, die potenziell im Modell repräsentiert werden können. Daher sollten die Projektziele, der Modellierungszweck und die Relevanz der potenziellen Elemente in jedem Modernisierungsprojekt möglichst genau definiert und an alle Projektbeteiligten kommuniziert werden. Geschieht dies nicht, so besteht die Gefahr, dass die erstellten Prozessmodelle den übergeordneten Projektzielen nicht dienlich sind. Wird z. B. festgelegt, dass die Modelle als Messinstrument für die Analyse der Durchlaufzeiten von Verwaltungsprozessen herangezogen werden sollen, so müssen Zeiten im Rahmen der Modellierung zwingend erfasst werden.

5 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 49 Verkürzungsmerkmal: Ein Modell verkürzt sein Original, d. h., es abstrahiert bewusst und gewollt von bestimmten Elementen, die das Original zwar besitzt, die für den intendierten Modellierungszweck aber nicht relevant sind. Dies bedeutet, dass in Modernisierungsprojekten nicht alle Informationen zu einem Verwaltungsprozess im Modell aufgenommen werden sollten. Wird dies nicht beachtet, so sind die Modelle im Nachhinein überladen, reduzieren die Komplexität daher kaum und der Aufwand für die Erstellung rechnet sich unter Umständen nicht. Subjektives Konstruktionsergebnis: Ein Modell ist das Ergebnis einer Konstruktionsleistung, die subjektiven Wahrnehmungen und Intentionen unterliegt. Hierdurch kann es zu unterschiedlichen Modellierungsergebnissen kommen, wenn verschiedene Modellierer denselben Sachverhalt in einem Modell repräsentieren. Daher kann generell nicht von richtigen oder falschen Modellen gesprochen werden. Auf der einen Seite können diese subjektiven Freiheiten bei der Modellerstellung akzeptiert werden, müssen dann aber bei der Interpretation der Modelle berücksichtigt werden. Auf der anderen Seite können Maßnahmen getroffen werden, die derartige subjektive Einflüsse reduzieren. 67 Modelle können grundsätzlich für zwei unterschiedliche Zielsetzungen erstellt werden. Einerseits können sie einer Erkenntnisaufgabe und andererseits einer Gestaltungsaufgabe dienlich sein. Es ist zu differenzieren, ob das Original bereits vorliegt und mit dem Modell somit eine Istsituation abgebildet werden soll, oder ob das Original eine Vorwegnahme einer gewünschten Situation ist. Im ersten Fall handelt es sich um Istmodelle, die durch ihre Abstraktions- und Strukturierungsleistung einer Erkenntnisaufgabe dienlich sind. Istmodelle reduzieren die Komplexität ihres Originals und gestalten diese handhabbar. Sie können zum Zwecke der Transparenzschaffung oder der Entwicklung von Problemlösungen herangezogen werden, wenn der Istzustand nicht dem gewünschten Sollzustand entsprechen sollte. Im zweiten Fall handelt es sich um Sollmodelle, die eine Gestaltungsoption zur Veränderung einer Istsituation darstellen. Das Original, welches das Sollmodell repräsentiert, kann hierbei als eine geistige Vorwegnahme einer gewünschten Situation verstanden werden. Modelle abstrahieren Modellierung ist subjektiv Erkenntnisaufgabe Gestaltungsaufgabe 67 Die in Kapitel 3 vorgestellte PICTURE-Methode adressiert speziell diesen Punkt und beinhaltet solche Maßnahmen, indem möglichst viele Bereiche der Modellierung inhaltlich durch die Modellierungstechnik standardisiert werden und subjektive Freiheiten damit eingeschränkt werden.

6 50 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Sowohl Istmodelle als auch Sollmodelle sind für die prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung relevant. So können mit Istmodellen bestehende Verwaltungsprozesse transparent dargestellt und Schwächen strukturiert und nachvollziehbar aufgezeigt werden. Mithilfe der Sollmodelle können Lösungen für die identifizierten Probleme erarbeitet, einheitlich dokumentiert und für die spätere organisatorische und technische Realisierung herangezogen werden Der Konstruktionsprozess von Modellen Bei der Modellierung dem Konstruktionsprozess von Modellen gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, Rollen und Abhängigkeiten zwischen diesen. Der Konstruktionsprozess ist in Abb. 2.2 dargestellt. 68 Modellierungsgegenstand nimmt wahr 4 expliziert informales Model nimmt wahr expliziert/ modelliert A B F C Informationsmodell Original Fachexperte Methodenexperte nutzt basiert auf grenzt ein 3 expliziert 1 Modellierungstechnik Interessensgruppe A Modellierungszweck A 2 beeinflusst Modellierungszweck B Interessensgruppe B 1 expliziert Abb. 2.2: Der Konstruktionsprozess von Modellen 68 In Anlehnung an die Darstellungen von Becker & Schütte (2004), S. 66.

7 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 51 Die folgenden Einzelschritte werden bei der Modellierung durchlaufen: 1. Explikation der Modellierungszwecke und des Informationsbedarfs: Modernisierungsprojekte haben bestimmte Zielsetzungen. Je nach Zielsetzung müssen die Informationsmodelle unterschiedliche Zwecke erfüllen. Diese Zwecke und deren Informationsbedarf, der durch die resultierenden Informationsmodelle gedeckt werden sollte, werden im Vorfeld möglichst präzise von den verschiedenen Interessengruppen expliziert. 2. Auswahl/Anpassung der Modellierungstechnik: Der sich ergebende Informationsbedarf beeinflusst die Wahl und Anpassung der Modellierungstechnik, die zum Einsatz kommen soll. So muss diese derart gewählt und angepasst werden, dass sie in der Lage ist, die notwendigen Informationen, wie z. B. Durchlaufzeiten oder Prozesskosten, auszudrücken. 3. Eingrenzung des Modellierungsgegenstandes: Der Modellierungszweck grenzt in Teilen auch den Modellierungsgegenstand ein. Der Modellierungsgegenstand ist der Teil des Originals, der für die Projektziele untersucht werden soll. Wird z. B. als Modellierungszweck die Verbesserung der Abläufe im Organisationsbereich Sicherheit und Ordnung definiert, so kann der Untersuchungsbereich eingeschränkt werden. Die Eingrenzung und die Definition der Untersuchungsgegenstände sollten ebenfalls möglichst eindeutig und explizit vorgenommen werden. 4. Wahrnehmung des Originals: Zu Beginn der eigentlichen Modellierung nimmt ein Fachexperte den Modellierungsgegenstand wahr. Die Rolle des Fachexperten wird von jemandem besetzt, der Zugriff auf das Original hat und sich möglichst ein umfassendes Bild darüber bilden kann. Dies kann durch Erfahrungswissen oder Zugriff auf Dokumente gegeben sein. In der öffentlichen Verwaltung wird diese Rolle von den beteiligten Leitungsstellen und Sachbearbeitern eingenommen. Auf Basis seiner individuellen Wahrnehmung konstruiert sich der Fachexperte in seinem Kopf sein eigenes Bild vom Original. 5. Explikation des informalen Modells (Fachexperte): Da sich das interne Bild des Fachexperten nicht im Zugriff für andere befindet, muss er es explizieren, d. h. in eine Form bringen, auf die auch andere zugreifen können. In den meisten Fällen geschieht dies durch die natürliche Sprache in einem Interview und durch eine schriftliche Dokumentation. Da der Fachexperte in seiner Möglichkeit des Ausdrucks lediglich durch die natürliche Sprache beschränkt wird, hat Festlegung der Ziele Festlegung der Modellierungstechnik Eingrenzung Wahrnehmung durch Fachexperten Beschreibung durch Fachexperten

8 52 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Wahrnehmung durch Methodenexperten Beschreibung durch Methodenexperten Probleme bei der Modellierung dieses Modell kaum formale Einschränkungen und wird daher auch als informales Modell bezeichnet. 6. Wahrnehmung des informalen Modells: Eine weitere Rolle wird durch den Methodenexperten eingenommen. Der Methodenexperte ist in der Lage, die ausgewählte und angepasste Modellierungssprache korrekt zu verwenden und hat für gewöhnlich Erfahrung im Bereich der Informationsmodellierung. Zunächst muss der Methodenexperte das explizite Modell des Fachexperten wahrnehmen, d. h. in der Regel, dass er das gesprochene Wort des Fachexperten oder die Interviewprotokolle wahrnimmt und interpretiert. Der Methodenexperte macht sich somit sein Bild vom Original auf der Basis der Darstellungen anderer. 7. Explikation des Informationsmodells (Methodenexperte): Wie der Fachexperte im Vorfeld muss auch der Methodenexperte eine Explikation seines internen Bildes vornehmen. In diesem Fall wird allerdings die ausgewählte und angepasste Modellierungstechnik verwendet. Somit ist die Ausdrucksfähigkeit des Methodenexperten eingeschränkt und auf das vorliegende Problemfeld spezialisiert. Diese Explikation wird in den meisten Fällen als die eigentliche Modellierung verstanden. Da die Verwendung einer Modellierungstechnik eine Vielzahl von formalen Einschränkungen mit sich bringt, werden Informationsmodelle auch als semiformale Modelle bezeichnet. Der dargestellte Konstruktionsprozess beschreibt eine Rollentrennung zwischen Fach-, Methodenexperten (Modellierer) und Interessengruppen (Modellnutzer). Es ist jedoch üblich, dass eine Person durchaus mehrere Rollen in einem Projekt einnehmen wird. So könnten Fachexperten, die sich in Leitungspositionen befinden, durchaus eine Interessengruppe darstellen, welche bei der Gestaltung der Projektziele und damit der Modellierungszwecke mitwirkt. Mithilfe entsprechender Schulungen und unter Verwendung von einfachen Modellierungstechniken können auch Fach- und Methodenexperten in einer Person zusammengeführt werden. Im vorgestellten Konstruktionsprozess werden Sachverhalte von verschiedenen Akteuren subjektiv wahrgenommen, interpretiert und daraufhin unter Berücksichtigung von persönlichen Intentionen expliziert. Andere Akteure nehmen diese Explikationen wiederum wahr und übersetzen diese in eine andere Explikation unter Verwendung anderer Darstellungsweisen. Dieser Prozess ist mit einigen Herausforderungen behaftet, die vor allem in großen und breit angelegten Modernisierungsprojekten problematisch sind. Folgende Problemfelder können sich eröffnen:

9 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 53 Unterschiedliche Abgrenzung des Modellierungsgegenstandes: Der Fachexperte betrachtet das Original immer unter Einfluss seiner persönlichen Präferenzen und Intentionen. Diese Subjektivität hat schon Auswirkungen auf die vorgenommene Abgrenzung des Modellierungsgegenstandes. So ist z. B. bei der Modellierung von Verwaltungsprozessen fraglich, was unter einem Prozess zu verstehen ist. Verschiedene Fachexperten werden unterschiedliche Auffassungen darüber haben. So könnten Aktivitäten, die von Externen durchgeführt werden, wie z. B. Architekten oder Bauunternehmern, in die interne Wahrnehmung aufgenommen oder einfach vernachlässigt werden. Die Projektziele und damit die Modellierungszwecke haben allerdings klare Anforderungen an den Umfang des Modellierungsgegenstandes und können bei abweichender Abgrenzung unter Umständen nicht erreicht werden. Individuelle Selektion und Priorisierung: Ausgehend von ihrer Wahrnehmung konstruieren sowohl Fachexperten als auch Methodenexperten ihre internen Bilder vom Sachverhalt. Hierbei bestehen die Möglichkeiten der individuellen Selektion, der Vereinfachung sowie der Hervorhebung von einzelnen Elementen. Die internen Bilder sind für Externe nicht zugänglich und können daher nicht bewertet werden. Bei der Explikation müssen die erstellten Modelle daher kritisch auf ihren Nutzenbeitrag überprüft und mit den Modellierungszwecken abgeglichen werden. Ausdrucksvariationen in den externen Modellen: Zur Kommunikation übersetzen die Akteure ihre internen Bilder in Modelle. Die hierbei verwendete Technik, wie z. B. die natürliche Sprache oder eine Modellierungstechnik, bestimmt den formalen Grad dieser Modelle. Je nach Freiheitsgrad der verwendeten Technik können Probleme auftreten. Bei sehr freien Techniken, wie der natürlichen Sprache, sind dem Modellierer kaum Grenzen gesetzt. Hierdurch können die erstellten Modelle unterschiedlich detailliert sein, unterschiedliche Begriffe für den gleichen Sachverhalt (Homonyme) oder gleiche Begriffe für unterschiedliche Sachverhalte gewählt werden (Synonyme). Bei starker Einschränkung durch eine Modellierungssprache kann diesen Problemen teilweise begegnet werden. Allerdings besteht dann die Gefahr, dass der Modellierer so stark eingeschränkt wird, dass er bestimmte Sachverhalte, die ihm wichtig erscheinen, nicht mehr ausdrücken kann. Der vorgestellte Konstruktionsprozess und mögliche Probleme sollten in Modernisierungsprojekten Berücksichtigung finden. Da die persönlichen Intentionen der Teilnehmer nicht zu vernachlässi- Unklare Zielsetzung Unklare Fokussierung Unklare Begrifflichkeiten

10 54 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung gen sind, sollten die erstellten Prozessmodelle immer kritisch betrachtet und hinterfragt werden. Weiterhin sollte erkennbar sein, dass durch die Zusammenlegung von Fach- und Methodenexperte in eine Person ein Übersetzungsschritt und damit eine Fehlerquelle wegfällt. Die in Kapitel 3 vorgestellte PICTURE-Methode ermöglicht dies durch ihre Einfachheit und Verständlichkeit für Verwaltungsmitarbeiter Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung Um die Qualität von Informationsmodellen zu erhöhen, wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung (GoM) von Becker und Schütte entwickelt. Diese sind unabhängig von Modellierungstechniken, Projektzielen oder Anwendungsgebieten. 69 Die GoM nehmen ein normatives und kundenorientiertes Qualitätsverständnis ein: Die Qualität des Modells ist umso höher zu bewerten, je geringer die Differenz zwischen den Anforderungen des Modelladressaten und der tatsächlichen Eignung des Modells zur Problemlösung ist. 70 Die Qualität misst sich somit am Überdeckungsgrad zwischen Modellierungszweck und Zweckerfüllung. Um eine Abweichung möglichst gering zu halten, wurden die in Abb. 2.3 dargestellten sechs Grundsätze entwickelt. Grundsatz der Richtigkeit Grundsatz der Relevanz Grundsatz der Wirtschaftlichkeit GoM Grundsatz der Klarheit Grundsatz der Vergleichbarkeit Grundsatz des systematischen Aufbaus Abb. 2.3: Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung 69 Zu den weiteren Ausführungen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Modellierung (GoM) vgl. Becker & Schütte (2004), S. 120 f., Schütte (1998), Becker & Algermissen (2004) sowie Rosemann (1998). 70 Vgl. Becker & Schütte (2004), S. 121.

11 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 55 Grundsatz der Richtigkeit: Der Grundsatz der Richtigkeit beinhaltet die Dimensionen syntaktische und semantische Richtigkeit. Ein Model gilt als syntaktisch richtig, wenn es nach den Regeln seiner zugrunde liegenden Modellierungstechnik aufgebaut ist. Diese Regeln legen fest, welche Elemente unter welchen Rahmenbedingungen miteinander in Verbindung stehen dürfen. Die semantische Richtigkeit eines Modells bezeichnet den Grad der Übereinstimmung der erstellten Repräsentation mit dem zugrunde liegenden Original. Aufgrund der Modelleigenschaft der Abstraktion muss die Repräsentation nicht vollständig mit dem Original übereinstimmen. Diejenigen Elemente, die in der Repräsentation enthalten sind, sollten allerdings ein entsprechendes Gegenstück im Original besitzen. Da innerhalb des Modells Begriffe verwendet werden, die vom jeweiligen Modellierer frei gewählt werden können, kann die semantische Richtigkeit lediglich in einem Diskurs aller Beteiligten diskutiert werden. Grundsatz der Relevanz: Dieser Grundsatz besagt, dass alle im Modell repräsentierten Elemente auch eine Relevanz bezüglich des Modellierungszweckes besitzen sollten. Das Modell sollte also nicht mit Informationen überladen sein und mehr repräsentieren, als für die spätere Modellnutzung notwendig ist. Ebenfalls bleibt festzuhalten, dass ein Modell auch keine relevanten Elemente unterschlagen sollte, da sonst der Modellierungszweck nicht erreicht werden kann. Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Da durch den Vorgang der Modellierung Kosten entstehen, sind diese dem Nutzen der Modellerstellung gegenüberzustellen. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit besagt, dass der Nutzen der Modellierung, also die entstehenden qualitativen, quantitativen und monetären Vorteile durch die Modellnutzung, die entstehenden Modellierungskosten überkompensieren sollten. Die Messbarkeit dieses Grundsatzes gestaltet sich problematisch, da weder die Modellierungskosten, welche zum Großteil Personalkosten darstellen, noch der Nutzen der Modellierung im Vorfeld prognostiziert werden kann. Dennoch sollte dieser Grundsatz unbedingt berücksichtigt werden, wenn Entscheidungen zur Diskussion stehen, die z. B. eine Erhöhung der Modellierungsgenauigkeit oder der Qualitätssicherungsmaßnahmen fordern. Der jeweilige zusätzliche Nutzen und die entstehenden Kosten sollten kritisch hinterfragt werden. Grundsatz der Klarheit: Dieser Grundsatz umfasst Aspekte der Übersichtlichkeit, Lesbarkeit und Verständlichkeit der Modelle. Dies gilt sowohl für die Modellierer als auch die Modell- Stimmt das auch so? Müssen wir das wirklich wissen? Haben wir alles Wichtige beachtet? Lohnt sich das wirklich? Versteht das jeder?

12 56 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Haben wir alles einheitlich dargestellt? Sind unsere Modelle konsistent zueinander? nutzer. Die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit von Modellen zielt vor allem auf eine intuitive Anordnung der Modellelemente und die adäquate Präsentation von großen Modellen ab. So sollten z. B. ähnliche Modellbestandteile auch gleichartig dargestellt werden und Kanten zwischen Elementen sich nicht überschneiden. Neben diesen layouttechnischen Aspekten wird auch die Verständlichkeit der Modelle gefordert. So sollte die gewählte Modellierungstechnik mit ihren Regeln und Bedeutungen möglichst von allen Beteiligten verstanden werden. So kann z. B. eine Überformalisierung der Modelle bewirken, dass Fachexperten die Modelle nicht mehr verstehen. Grundsatz der Vergleichbarkeit: Umfangreiche Projekte, in denen Methoden der Informationsmodellierung zum Einsatz kommen, erfordern eine Vielzahl von Informationsmodellen, welche von unterschiedlichen Personen erstellt werden. Für die Erfüllung der Gesamtaufgabe müssen diese Modelle integriert betrachtet werden und in einen inhaltlichen Bezug zueinander gesetzt werden können, z. B., wenn verschiedene Antragsverfahren miteinander verglichen werden sollen. Die Modelle sollten in dem Sinne vergleichbar sein, dass sowohl Gleichheiten als auch Unterschiede als solche erkannt werden und auch Aussagen über den Grad der Deckungsgleichheit getroffen werden können. Wenn Gleichheiten und Unterschiede in den Modellen erkennbar sind, dann sollten diese auf Gleichheiten und Unterschiede im Original zurückgeführt werden können und nicht auf variierende Repräsentationsweisen der Modellierer zurückgehen. Es sollten demnach echte Unterschiede im Modellierungsgegenstand vorliegen und nicht lediglich Unterschiede in den Modellen. Grundsatz des systematischen Aufbaus: Die Komplexität der zu untersuchenden Gegenstandsbereiche erfordert in vielen Fällen eine sichtenspezifische Modellbildung. Eine Sicht auf einen Problembereich bezeichnet eine in sich homogene Betrachtungsweise des Gegenstandes, indem genau ein Aspekt fokussiert wird und andere bewusst außer Acht gelassen werden. Im Rahmen der Informationsmodellierung sind z. B. die Daten-, Funktions-, Organisations- und Prozesssicht üblich. Der systematische Aufbau des Gesamtmodells erfordert, dass diese verschiedenen Sichten integriert betrachtet werden können. So müssen über klar definierte Schnittstellen Beziehungen zwischen den einzelnen Sichten hergestellt werden können, sodass Doppelarbeiten und Inkonsistenzen vermieden werden können.

13 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 57 Die vorgestellten Grundsätze stellen Zieldimensionen dar und müssen durch Maßnahmen und Konventionen bei der Modellierung realisiert werden. Diese können auf unterschiedlich konkreten Ebenen durchgeführt werden. 71 Die folgenden Maßnahmenebenen, die außerhalb der gewählten Modellierungstechnik liegen, können hierbei unterschieden werden: Maßnahmen zur Umsetzung der GoM Maßnahmen, welche unabhängig von konkreten Projektzielen und Modellierungssprachen sind, wie z. B. Kommunikationsregeln und allgemeingültige Vorgehensmodelle und Handlungsanleitungen. Maßnahmen, welche nur für spezifische Modellierungstechniken eingesetzt werden können, wie z. B. die Festlegung von Modellierungskonventionen, welche die Nutzung der Modellierungstechnik harmonisieren sollen. Maßnahmen, welche unter konkreten Projektzielen und ausgewählten Modellierungstechniken und festgesetzter Softwareunterstützung durchgeführt werden, wie z. B. die Festlegung von Layoutkonventionen und Ablageregeln für die erstellten Modelle. Neben diesen externen Maßnahmen kann durch eine entsprechende inhaltliche Standardisierung der Modellierungstechnik erreicht werden, dass die entstehenden Modelle den Ansprüchen der GoM besser genügen. So besitzt die in Kapitel 3 vorgestellte PICTURE-Methode innerhalb ihres Vorgehensmodells und ihrer Elemente Mechanismen, die erreichen sollen, dass qualitativ hochwertigere Modelle entstehen Beschreibungsebenen und Informationsinhalte von Prozessmodellen Prozessmodelle sind als abstrakte Darstellung von Prozessen aufzufassen. Sie sollten daher adäquat ihre zugrunde liegenden Prozesse abbilden. Hierbei stellen sich folgende Fragen: Welche Elemente (Informationsobjekte) sollte ein Prozessmodell beinhalten? Welche Beschreibungsebene (Detaillierungsebene) sollte bei der Prozessmodellierung eingenommen werden? Eine allgemeingültige Antwort auf diese Frage lässt sich nicht formulieren, da jedes Prozessmodell einen bestimmten Zweckbezug besitzt, welcher letztendlich die Aufnahme verschiedener In- 71 In Anlehnung an Becker & Schütte (2004), S Dort finden sich auch beispielhaft ausgestaltete Maßnahmen zur Realisierung der GoM für ausgewählte Modellierungssprachen.

14 58 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Definition Prozess Inhalte von Prozessmodellen formationsobjekte in das Modell beeinflusst und den Grad der Detaillierung festlegt. Dennoch lassen sich aus der Prozessliteratur generelle Informationsbereiche, die von Prozessmodellen abgedeckt werden sollten, ableiten. Weiterhin können bestehende Konzepte zur Strukturierung von Prozessen herangezogen werden, um den Detaillierungs- und Ausgrenzungsgrad von Prozessmodellen beschreiben zu können. Ein Prozess ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objekts notwendig ist. 72 Diese Betrachtungsweise berücksichtigt die originären Prozessinformationen, also Aktivitäten, deren Reihenfolge- und Abhängigkeitsbeziehungen und das Ergebnis des Prozesses, welches hier als relevantes Objekt bezeichnet wurde. Für die Zwecke der Organisations- und Anwendungssystemgestaltung können noch weitere Elemente zur Prozessbeschreibung herangezogen werden. Nach Kurbel beinhaltet ein integriertes Prozessmodell zumindest Informationen über die folgenden Bereiche: 73 Prozessschritte, Objekte und Objektflüsse (Informationen und materielle Objekte), die zwischen Prozessschritten ausgetauscht werden, mögliche Übergänge zwischen den Prozessschritten (Ablauflogik) und mögliche Typen von Aufgabenträgern für die Prozessschritte (Bearbeiter, Maschinen etc.). So wird jeder Prozess mindestens durch die Faktoren Input, Verarbeitung und Output beschrieben. 74 Der Zusammenhang dieser Faktoren wird durch das zentrale Paradigma der Prozessorientierung der in sich geschlossenen Prozessmodulbildung bestimmt. 75 In Abb. 2.4 ist ein Prozessmodul dargestellt. Bei der Verbindung der Prozessmodule entsteht ein in sich geschlossenes System: die Wertschöpfungskette der betrachteten Verwaltung. 72 Vgl. Kapitel Vgl. Kurbel et al. (1997), S. 69 f. 74 Vgl. Scholz & Vrohlings (1994c), S Vgl. Scholz & Vrohlings (1994d), S. 22.

15 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 59 Leistungsvereinbarung (Regelsystem Bauordnung ) Lieferant (Bauherr) Input (Bauantrag, Skizzen) Bearbeitung (Prüfung, Stellungnahmen,...) Arbeitskraft Maschine Material Methode Output (Baugenehmigung) Kunde (Bauherr) Leistungsindikatoren (Durchlaufzeit Bauantrag) Quelle: in Anlehnung an Scholz & Vrohlings (1994d), S. 23. Abb. 2.4: Elemente eines Prozessmoduls Ein Prozessmodul, welches je nach Betrachtungsebene ein gesamter Prozess oder auch nur ein Ausschnitt daraus sein kann, besitzt einen klar definierten Input, einen Output und die notwendigen Bearbeitungsschritte, welche den Input unter Berücksichtigung weiterer Faktoren in den gewünschten Output transformieren. Ausschlaggebend für die Prozessorientierung ist hierbei, dass über die Inputs und Outputs Leistungsvereinbarungen zwischen Lieferant und Kunde bestehen. Diese Vereinbarungen definieren zum einen die Notwendigkeit, d. h., ob der Output überhaupt nachgefragt wird und ob die Inputs zwingend benötigt werden. Zum anderen die Qualitätsansprüche, d. h., welche Anforderungen werden an Inhalt und Form der Inputs und Outputs gestellt. Durch diese Betrachtungsweise soll sichergestellt werden, dass alle Prozessmodule einen sinnvollen Beitrag in der gesamten Wertschöpfungskette leisten und keine Blindleistungen erbracht werden. Durch die geschlossene Verbindung der Prozessmodule entsteht die Wertschöpfungskette. Lieferant und Kunde können im Rahmen von Verwaltungsprozessen durchaus dieselbe Person sein. So kann ein Bauherr einen Baugenehmigungsantrag einreichen und somit als Lieferant auftreten und nach Bearbeitung des Antragsprozesses in seiner Rolle als Kunde eine Baugenehmigung erhalten. Alle notwendigen Bearbeitungsschritte innerhalb dieses Genehmigungsprozesses können in kleinere Prozessmodule zerlegt werden und Teilbearbeitungen beschreiben, wie z. B. die Erstellung von Gutachten oder die Einholung von notwendigen Stellungnahmen. Definition Prozessmodul Leistungsvereinbarung Beitrag zur Wertschöpfungskette Klare Schnittstellen

16 60 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Neben den Leistungsvereinbarungen können auch Indikatoren definiert werden, welche die Qualität des Prozessmoduls messbar machen. Dies können z. B. Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten, Anzahl fehlender Unterlagen oder die Höhe der gebundenen Personalressourcen pro Fall sein. Diese Indikatoren werden zur Bewertung und Analyse der Leistungsfähigkeit von Prozessmodulen herangezogen. Das Konzept der Prozessmodule erklärt auf der einen Seite die notwendigen inhaltlichen Abhängigkeiten zwischen Prozessmodulen und stellt Prozesse als inhaltlich abgeschlossene Systeme von Einzelmodulen mit klaren Input-Output-Beziehungen dar. Da es sich hierbei um ein Modulkonzept handelt, ist weiterhin zu klären, wie diese Module verkettet und verfeinert werden können. Bei der Zerlegung eines Gesamtprozesses in Prozessmodule wird grundsätzlich zwischen einer vertikalen und horizontalen Zerlegung unterschieden. Die vertikale Zerlegung beschreibt eine Verfeinerung oder auch Hierarchisierung des Moduls, während eine horizontale Zerlegung diese Verfeinerung inhaltlich durch eine Verkettung von Prozessmodulen darstellt. 76 Die horizontale Verkettung von Prozessmodulen auf gleicher Detaillierungsebene wird auch als Prozessebene bezeichnet. 77 Abb. 2.5 visualisiert diese Zusammenhänge. Leistungsindikatoren Zusammenhang von Prozess und Prozessmodul Vertikale Zerlegung (Aggregationsgrad) p n,m p 3,1 p 3,2 p 3,3 p 3,4 p 3,5 p 3,6 p 3,7 p 3,8 p2,1 Formelle Prüfung p2,2 Gutachten einholen p2,3 Bescheid ausstellen p 2,m p1,1 Baugenehmigungsverfahren durchführen Horizontale Zerlegung (Prozessausgrenzung) Quelle: in Anlehnung an Milling (1981), S Abb. 2.5: Vertikale und horizontale Prozesszerlegung 76 Vgl. Gaitanides (1983), S. 79 f. 77 Vgl. Scholz & Vrohlings (1994c), S. 39.

17 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 61 Bei der vertikalen Zerlegung eines Prozessmoduls wird das entsprechende Modul inhaltlich detaillierter beschrieben. Diese Zerlegung in Teilprozessmodule kann über mehrere Ebenen hinweg durchgeführt werden. Ausschlaggebend ist hierbei, dass der Detaillierungsgrad der untergeordneten Prozessmodule zunimmt. So kann z. B. der Baugenehmigungsprozess in verschiedene Teilprozessmodule, wie z. B. eine formelle Vorprüfung, das Einholen von Gutachten und die Ausstellung des Genehmigungsbescheides, unterteilt werden. Das Einholen eines Gutachtens kann auf der nächsten Ebene wiederum feiner beschrieben werden, indem die Teilprozessmodule, die zur Erstellung des Gutachtens notwendig sind, explizit aufgeführt werden. Bei der horizontalen Zerlegung wird eine Abgrenzung von relevanten Prozessmodulen vorgenommen. So ist auf jeder Verfeinerungsebene eines Prozessmoduls zu entscheiden, durch welche Teilprozessmodule dieses beschrieben werden soll. Diese Entscheidung ist letztendlich eine Abwägung zwischen Vollständigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Prozessmodells. So werden marginale Prozessmodule, also unbedeutende Aktivitätsgruppen, häufig vernachlässigt, wenn diese für den Modellierungszweck keine oder wenig Relevanz besitzen. In Abb. 2.5 sind diese Prozessmodule gestrichelt dargestellt. Die Gesamtheit der Prozessmodule in ihrer hierarchischen Gliederung über alle Prozessebenen hinweg wird auch als Prozessstruktur bezeichnet. 78 Das vorgestellte Modell der Beschreibungsebenen durch vertikale und horizontale Zerlegung liefert ein grundlegendes Erklärungsmuster für die unterschiedlichen Detaillierungsgrade in Prozessmodellen und die Notwendigkeit der Ausgrenzung nichtrelevanter Prozessmodule. Neben dieser Prozessstruktur ist noch zu klären, inwieweit der Kern des Prozessmoduls, welcher als Bearbeitung oder Aktivität bezeichnet worden ist, näher beschrieben werden kann und wie die Inputs und Outputs hierzu in Beziehung stehen. Im Rahmen der Bearbeitung, also der eigentlichen Transformation der Inputs in die gewünschten Outputs, werden Aktivitäten durchgeführt. Wie schon in Abb. 2.4 dargestellt wurde, kommen hier für gewöhnlich sowohl personelle, materielle, als auch immaterielle Arbeitsmittel zum Einsatz. Prozessmodelle nehmen daher eine besondere Rolle im Rahmen der Informationsmodellierung ein, da sie nicht nur die reinen Tätigkeiten darstellen, sondern diese mit Inputs, Outputs und den eingesetzten verschiedenen Arbeitsmitteln in Beziehung setzen. Dieser integrative Aspekt von Prozessmodellen ist ein entscheidender Faktor, da mehr Informationsobjekte in das Modell aufgenommen werden müssen. Vertikale Zerlegung Horizontale Zerlegung Integrationsfunktion von Prozessmodellen 78 Vgl. Scholz & Vrohlings (1994c), S. 39.

18 62 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Sichtenkonzept zur Beherrschung von Komplexität ARIS Die Aufnahme dieser verschiedenen Aspekte führt zu einer erhöhten Komplexität von Prozessmodellen. Zur Beherrschung dieser Komplexität werden die relevanten Aspekte in sogenannten Sichten gekapselt. Eine Sicht beschreibt einen relevanten Aspektbereich eines Problemfeldes und kann über fest definierte Schnittstellen mit anderen verwandten Sichten in Beziehung gesetzt werden. Hierdurch soll erreicht werden, dass ein Gesamtproblemfeld zunächst durch verschiedene Brillen wahrgenommen werden kann und diese so entstehenden Sichten nach und nach konsistent zusammengeführt werden, um somit ein integriertes Gesamtbild auf den Problembereich zu erhalten. Als Basiskonzept für die Sichtenbildung kann die Architektur integrierter Informationssysteme nach Scheer herangezogen werden. 79 Hier werden die in Abb. 2.6 dargestellten Sichten unterschieden. Organisationssicht Funktionssicht Steuerungssicht (Prozesssicht) Die Organisationssicht beschreibt die klassische Aufbaustruktur einer Organisation, also Organisationseinheiten, Stellentypen, Stellen, Rollen, disziplinarische und fachliche Weisungsbeziehungen und Aufgaben. Diese Sicht kann durch Fachexperten des Organisationsamtes losgelöst von einer eigentlichen Prozessbetrachtung erfasst werden. Mit Bezug auf das vorgestellte Konzept der Prozessmodule werden durch diese Sicht die personellen Arbeitsmittel und deren organisatorische Beziehungen beschrieben. Die Funktionssicht beinhaltet die bereits bekannte hierarchische Aufgliederung (Modularisierung) der Aktivitäten, welche letztend- Datensicht Leistungssicht Abb. 2.6: Sichten der Architektur integrierter Informationssysteme Organisationssicht Funktionssicht 79 Vgl. Scheer (1998), S. 10 ff.

19 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 63 lich die Inputs und die gewünschten Outputs transformieren. Diese Sicht kann durch eine Analyse von Aufgabenplänen und deren Zergliederung erstellt werden. Die einzelnen Funktionen oder auch Aktivitäten dieser Sicht werden in der Steuerungssicht wieder verwendet und dort in eine zeitliche und sachlogische Reihenfolge gebracht. Die Datensicht beschreibt Daten, welche zur Durchführung von Aktivitäten notwendig sind bzw. welche als Resultat einer Funktion erzeugt werden. Hierbei wird von konkreten Medien, auf denen die Daten vorliegen, abstrahiert und es wird auf den informatorischen Gehalt abgezielt. Mit Bezug auf die vorgestellten Prozessmodule können Daten sowohl die Input- und Outputelemente beschreiben als auch sekundäre Daten sein, welche zur Durchführung der Aktivität als immaterielle Ressourcen benötigt werden. Eine eindeutige Zurechnung zu einem der beiden Bereiche ist nicht möglich. Die Leistungssicht beschreibt die relevanten Outputs der betrachteten Organisation. Hierbei ist zu beachten, dass Leistungen (Outputs) auch als Inputs in andere Prozesse einfließen können. Es handelt sich dann um innerbetriebliche Leistungen, wie z. B. ein feuertechnisches Sicherheitsgutachten. Die Leistungssicht beschreibt daher die Inputs, Outputs und somit die Leistungsabsprachen zwischen Lieferant und Kunde, wie es bereits in den Prozessmodulen dargestellt worden ist. Die Steuerungssicht ist letztendlich die integrierende Prozesssicht, da hier die Elemente der anderen Sichten aufgegriffen und miteinander in Beziehung gesetzt werden. Neben dem rein integrierenden Charakter stellt diese Sicht zumeist Elemente bereit, welche die zeitliche und sachlogische Verknüpfung der Aktivitäten bzw. Funktionen darstellen können. Die ARIS-Sichten beschreiben die bereits bekannten Einzelelemente der vorgestellten Prozessmodule. Lediglich die Datensicht kann nicht eindeutig zugeordnet werden. Weiterhin beinhaltet das ARIS-Sichtenkonzept keine explizite Ressourcensicht, in der notwendige Maschinen, Informationssysteme und sonstige Arbeitsmittel abgebildet werden können. Die Funktionssicht kann als redundant angesehen werden, da die Funktionen vollständig in der Steuerungssicht aufgehen. In Abb. 2.7 wird daher ein konsolidiertes Sichtenkonzept vorgeschlagen, welches auf dem ARIS- Konzept aufbaut, allerdings explizit alle Bestandteile eines Prozessmoduls berücksichtigt und die Informationsobjekte schärfer voneinander trennt. Datensicht Leistungssicht Steuerungssicht

20 64 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Organisationssicht Wer führt etwas aus? Organisationseinheiten Stellen wird durchgeführt von Geschäftsobjektsicht Was wird verarbeitet/produziert? Informationen Dokumente Materielle Ergebnisse Input Output Prozesssicht Was wird wie ausgeführt? Aktivitäten Ablaufreihenfolgen Nutzung von Elementen der anderen Sichten Ressourcensicht Womit wird etwas ausgeführt? Rechtsinformationen Informationssysteme Werkzeuge nutzt/benötigt Abb. 2.7: Konsolidierte Sichten der Prozessmodellierung Die konkrete inhaltliche Ausgestaltung der Sichten, d. h., welche Informationsobjekte dort aufgenommen werden sollen, hängt vom Modellierungszweck ab. Die PICTURE-Methode verwendet die vorgestellten Sichten und standardisiert die Informationsobjekte in diesen Sichten speziell für die Bedürfnisse der Verwaltung Nutzen der Prozessmodellierung Der Prozessgedanke fördert das Verständnis und die Wahrnehmung der Leistungserstellung und -erbringung einer Verwaltung als geschlossenes System von Einzelaktivitäten, welche in unterschiedlichen organisatorischen Einheiten zur Erfüllung eines übergeordneten Ziels zusammenarbeiten. Die lokale Aufgabenbeschreibung rückt somit in den Hintergrund und das Geflecht der Leistungserbringung wird einer kritischen Analyse unterworfen. Der Einsatz von Prozessmodellen als unterstützendes Dokumentations- und Analyseinstrument ist hierfür nicht zwingend erforderlich. Dennoch hat sich deren Nutzung bewährt und wird im Hinblick auf die folgenden möglichen Nutzeneffekte empfohlen:

21 2.1 Grundlagen der Prozessmodellierung 65 Transparenzschaffung: Prozessmodelle liefern einen Überblick über das Verwaltungshandeln über die Grenzen einer Organisationseinheit hinaus. So wird die Systematisierung der Verwaltungsprozesse als Grundlage der Transparenzschaffung und Ressourcenschonung verstanden. 80 Scholz führt dazu aus, dass das Wissen und seine Darstellung über die in einem Unternehmen praktizierten Abläufe elementare Voraussetzung für die Realisierung des vom Kunden gewünschten Prozessergebnisses (Output) ist. 81 Da Prozessmodelle genau diese expliziten Darstellungen sind, leisten sie einen Beitrag zur Schaffung von Transparenz. Verbesserte Problem- und Potenzialidentifikation: Durch das Sammeln und Strukturieren der relevanten Informationen, die für die Erstellung der gewünschten Prozessmodelle notwendig sind, setzen sich die Akteure bewusst und mit klaren Vorgaben mit dem Problembereich auseinander. Allein durch die notwendigen Interviews, Diskussionen und Abstimmungen während des Modellerstellungsprozesses werden oftmals Problemfelder in den Verwaltungsabläufen direkt identifiziert und Lösungsvorschläge erarbeitet. So kann z. B. bei der notwendigen Identifikation der Durchführungsverantwortlichkeit von Prozessen festgestellt werden, dass verschiedene Organisationseinheiten den gleichen Prozess auf unterschiedliche Weise durchführen. Weiterhin wurde festgestellt, dass Domänenexperten, also z. B. Amtsleiter oder Sachbearbeiter, durch die bewusste Reflexion ihrer alltäglichen Arbeit als Prozess leichter relevante Informationen identifizieren und diese einer kritischen Analyse unterziehen können. 82 Die Prozessmodellierung wirkt hier als Katalysator, da sie den Mitarbeitern methodisch klare Vorgaben an die Hand gibt, wie die Prozessaufnahmen und Analysen durchzuführen sind. Akzeptanzschaffung: Prozessmodelle sind Explikationen von Verwaltungsabläufen und können zur Analyse und Umgestaltung dieser Abläufe herangezogen werden. Unterschiedliche Interessengruppen innerhalb und außerhalb einer Verwaltung stehen solchen Umgestaltungsprozessen durchaus mit verschiedenen Einstellungen und Zielsetzungen gegenüber. Bei der Nutzung von Prozessmodellen müssen die Akteure sowohl die aktuelle Istsituation als auch ihre gewünschte Sollsituation explizieren. Hierdurch werden die Entscheidungsvorlagen fassbarer gestaltet und die Akteure können sich im Diskurs auf die Wissen über das Verwaltungshandeln Katalysator für Prozessverbesserungen Einheitliche Diskussionsgrundlage 80 Vgl. Landsberg (2004), S Vgl. Scholz & Vrohlings (1994c), S Vgl. Frank & van Laak (2003), S. 22 f.

22 66 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Konzentration auf das Wesentliche Einfache Nutzbarkeit IT-Umsetzung mit Prozessmodellen explizierten Modelle beziehen. Prozessmodelle fordern daher auf der einen Seite eine konkrete Explikation der Vorstellungen der Akteure, können aber auch auf der anderen Seite die Kommunizierbarkeit und Akzeptanz von Entscheidungsvorlagen verbessern. Komplexitätsreduktion und -beherrschung: Die Analyse und Modernisierung von Verwaltungsorganisation und -abläufen ist eine komplexe Aufgabenstellung. So genügt es nicht, Tätigkeiten oder die Organisationsstruktur einzeln für sich zu betrachten. Auch ist die einfache Verknüpfung dieser beiden Sichtweisen nicht hinreichend für viele Analysen, da zusätzlich noch sachlogische und zeitliche Beziehungen zwischen den Tätigkeiten oder notwendige Ressourcen, wie z. B. Qualifikationen und Anwendungssysteme, berücksichtigt werden müssen. Prozessmodellierungstechniken standardisieren diesen Beschreibungsund Analyseprozess, da vorgegeben wird, welche Informationen erhoben werden und in welche Beziehungen diese gesetzt werden müssen. Durch diese gezielte Auswahl der relevanten Informationen abstrahieren Prozessmodelle von einigen Gegebenheiten und reduzieren somit die Komplexität des Problembereichs. Die bereits vorgestellte Sichtenbildung innerhalb von Prozessmodellen hilft bei der Beherrschung der weiterhin bestehenden Restkomplexität, da jeweils auf geschlossene Teilproblembereiche fokussiert werden kann und diese über eindeutige Schnittstellen integriert werden. Vereinfachung der Kommunikation: Bei Prozessmodellen handelt es sich um grafische Repräsentationen des Problembereiches. Die Elemente der Modellierungstechnik erhalten leicht verständliche Symbole und werden im Rahmen der Modellierung miteinander verknüpft. Das so entstehende grafische Prozessmodell visualisiert Verwaltungsabläufe auf eine für den Modellnutzer einfache und verständliche Weise. Die Dokumentation und Kommunikation von Verwaltungsabläufen wird hierdurch, z. B. im Vergleich zu rein textuellen Dokumentationen, vereinfacht, da die grafische Repräsentation die relevanten Merkmale des Ablaufes auf einen Blick wahrnehmbar darstellen kann. Gezielte Unterstützung der IT-Umsetzung: Die Einführung von IT-Komponenten und die einhergehende Digitalisierung von Verwaltungsprozessen können durch die Prozessmodellierung in besonderem Maße unterstützt werden. Prozessmodelle stellen bestehende Abläufe und Strukturen transparent dar und fokussieren auf das Wesentliche. Der Kommunikationsprozess zwischen Fachanwendern und Mitarbeitenden der IT-Abteilung bzw. externen Anbietern von Lösungen kann somit erheblich

23 2.2 Klassische Methoden zur Prozessmodellierung 67 vereinfacht werden. Die involvierten Parteien können sich auf bestehende Ist- und Sollmodelle beziehen und ihre Anforderungen und Lösungsvorschläge in einem einheitlichen grafischen Bezugsrahmen äußern. Darüber hinaus können fachliche Prozessmodelle verwendet werden, um teilautomatisiert technische Modelle und Implementierungsvorlagen erstellen zu können. Hierdurch können Doppelarbeiten vermieden und der Entwicklungsprozess beschleunigt werden. Erhöhte Vergleichbarkeit von Ergebnissen: Prozessmodelle bzw. die sie erzeugenden Modellierungstechniken standardisieren die Beschreibung von Verwaltungsabläufen, da sowohl die abzubildenden Informationen als auch deren Darstellungsform durch Regeln vorgegeben werden. Hierdurch werden Projektergebnisse zur Dokumentation, Analyse und Umgestaltung von Verwaltungsprozessen vergleichbarer gestaltet, d. h., gleiche Dinge werden auch gleich dargestellt. So gibt es Analysefälle, in denen verschiedene Verwaltungsprozesse miteinander verglichen werden müssen. Wenn diese Verwaltungsprozesse in einer standardisierten Form durch Prozessmodelle dokumentiert worden sind, können leichter vergleichende Aussagen getroffen werden, als wenn z. B. nur rein textuelle Dokumentationen vorliegen. Die tatsächlich realisierte Höhe der vorgestellten Nutzeneffekte in Modernisierungsprojekten hängt maßgeblich von der gewählten Prozessmodellierungstechnik und ihrer Eignung für die spezifischen Projektziele ab. Weiterhin ist zu berücksichtigen, wie sich die gewählte Technik unter den vorliegenden Rahmenbedingungen verhält. Relevante Einflussfaktoren sind hier z. B. die Größe der zu untersuchenden Organisation, die Anzahl und Tiefe der zu untersuchenden Prozesse, die Auswahl der beteiligten Akteure oder das gewählte Vorgehen bei der Modellierung. Konsistente Beschreibung Modellierungstechnik als Erfolgsfaktor 2.2 Klassische Methoden zur Prozessmodellierung Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) wurde erstmalig von Keller, Nüttgens und Scheer im Jahr 1992 vorgestellt und wird vor allem im Bereich des industriellen Geschäftsprozessmanagements eingesetzt. 83 Die EPK ist eine der Hauptkomponenten der Archi- Verbreitung der EPK 83 Vgl. Keller et al. (1992). Zur Anwendung im Bereich des Geschäftsprozessmanagements vgl. z. B. Rump (1999) und Becker et al. (2005d).

24 68 2 Prozessmodellierung als Instrument der Verwaltungsmodernisierung Elemente der EPK tektur Integrierter Informationssysteme (ARIS) und beschreibt dort die Steuerungs- bzw. Prozesssicht. 84 Die langjährige Verfügbarkeit und die Unterstützung durch das ARIS-Modellierungswerkzeug haben dazu beigetragen, dass die EPK zu den verbreitetsten Prozessmodellierungstechniken in der Praxis zu rechnen ist. Bei Prozessmodellen, die mit der Modellierungstechnik EPK erstellt worden sind, handelt es sich um gerichtete Grafen, die im Kern die Elemente Funktion, Ereignis, Kontrollfluss und Konnektor beinhalten. In Tab. 2.1 werden diese Elemente einzeln erläutert. Mit dem Element der Funktion werden Tätigkeiten bzw. Aktivitäten in einem Prozess dargestellt, daher besitzt es einen aktiven Charakter. Ereignisse hingegen beschreiben Zustände in einem Prozess und haben daher passiven Charakter. Ein Prozessmodell in Form der EPK beschreibt, welche Ereignisse welche Funktionen auslösen und welche Ereignisse von welchen Funktionen erzeugt werden. Ein EPK-Prozessmodell ist somit eine wechselnde Folge von Ereignissen und Funktionen. Die Verbindung zwischen Ereignissen und Funktionen wird mit dem Kontrollfluss vorgenommen. Durch den passiven Charakter der Ereignisse besitzen diese keine Entscheidungskompetenz. Sie stellen Zustände dar, auf die mit bestimmten Funktionen reagiert werden kann, sind aber nicht verantwortlich für weitere Zustandswechsel eines Prozesses. Funktionen führen die Transformation der Inputs zu den Outputs durch und haben auch Entscheidungskompetenz, d. h., nach einer Funktion kann entschieden werden, welches Ereignis als Resultat eintritt und wie sich dies auf den Zustand des Prozesses auswirkt. Einfache lineare Prozesse können mithilfe von Funktionen, Ereignissen und dem Kontrollfluss dargestellt werden. Hierbei besitzt jede Funktion genau ein Vorgänger- und ein Nachfolgeereignis und diese sind jeweils mit einer gerichteten Kante verbunden. Wenn eine lineare Repräsentation eines Prozesses nicht hinreichend ist, so kommen die Konnektoren der EPK zum Einsatz. Diese können sowohl parallele Teilabläufe aufspalten und diese wieder zusammenführen als auch alternative Teilabläufe darstellen. Bei der Verwendung dieser logischen Konnektoren ist eine Reihe von Regeln zu beachten, welche die formale Richtigkeit des Prozessmodells sicherstellen sollen Zu ARIS vgl. z. B. Scheer (1998), Scheer (2001) und Scheer (2002). 85 Die Regelmenge wird an dieser Stelle aufgrund ihrer Komplexität nicht dargestellt, kann aber in der angegebenen Literatur zur EPK nachgeschlagen werden.