Dent-Expert Pro32 Programmupdate Oktober 2013

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1 Dent-Expert Pro32 Programmupdate Oktober 2013 Inhaltsverzeichnis: Wichtige Änderung für SEPA Lastschriftverfahren... 2 Auftragserfassung - Fakturierung... 3 Laborplatz... 7 Positionen... 8 Sammelaufstellung Mitarbeiter Programm Adressverwaltung... 11

2 2 von 11 Wichtige Änderung für SEPA Lastschriftverfahren Erfassung des Bankeinzugs Ab dem gilt anstatt der gewohnten deutschen Kontonummer und Bankleitzahl die internationalen Bankkontonummern (IBAN) und die internationale Bankleitzahl (BIC). Diese Umstellung betrifft jeden: Firmen und Privatpersonen. Sie, als Zahlungsempfänger Ihrer Kunden, sollten schon jetzt die IBAN und BIC auf Ihren Rechnungen angeben! Falls dies bisher noch nicht ausgedruckt wurde, können Sie sich gerne an uns wenden. Wenn Sie mit Ihrem Kunden bisher Bankeinzug vereinbart haben ändert sich noch etwas mehr. Sie müssen mit Ihrem Kunden vereinbaren oder Ihrem Kunden mitteilen, wann der Bankeinzug erfolgt. Hier reicht es nicht aus, einen unbestimmten Zeitraum anzugeben. Es muss ein genaues Datum ausgewiesen werden. Aus diesem Grund gibt es jetzt die Möglichkeit bei den Zahlungsbedingungen ein neues Feld "Tage Bankeinzug" einzugeben. Hier können Sie die Tage eintragen, nach denen der Bankeinzug erfolgt. Auf der Sammelaufstellung kann dann der bisher ausgedruckte Text zum Hinweis auf den Bankeinzug um das Datum des Bankeinzugs ergänzt werden, z.b.: Falls dieser Text oder ein ähnlicher Text nicht automatisch bei Ihnen erscheint, muss das Formular bei Ihnen angepasst werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an uns.

3 3 von 11 Auftragserfassung - Fakturierung Patientensuche mit Umlaut Die Suche nach Patientennamen in der Auftragserfassung funktioniert jetzt mit Umlauten besser. Es ist jetzt egal wie Sie nach dem Patienten suchen, z.b. Mueller oder Müller. Gleich wie der Patient tatsächlich im Auftrag erfasst wurde, müsste dieser gefunden werden. Anzeigen der Kundenliste und Patientenhistorie Beim Anlegen eines neuen Auftrags sucht das Programm automatisch im Hintergrund nach dem eingegebenen Kunden oder dem eingegebenen Patient. Diese Suche wird bei entsprechend großer Bildschirmauflösung automatisch ganz unten am Fenster angezeigt. Bisher zeigt diese Suche z.b. die letzten 200 Aufträge an. Diese Anzahl kann jetzt aber weiter ergänzt werden. Klicken Sie hierzu in der Auftragserfassung im Menü "Optionen" auf den Menüpunkt "Einstellungen". Klicken Sie hier auf den Punkt "Kopfdaten". Hier gibt es jetzt die Einstellung "in Auswahlliste nur: 200 Kunden/Aufträge anzeigen". Je höher Sie diesen Wert natürlich setzen, umso länger benötigt die Auftragserfassung bei der Suche. Ausdruck der Hauptadresse Wenn Sie mit Hauptadressen (z.b. Praxisadresse) und Unteradressen (z.b. Behandler) arbeiten, wird der Auftrag im Normalfall direkt auf die Unteradresse erfasst. Bisher gab es dann keine Möglichkeit beide Adressen auf dem Ausdruck auszuweisen. Diese Möglichkeit besteht jetzt über zusätzliche Formularfelder. Falls Sie diese Felder selbst in das Formular einfügen möchten, dann beginnen diese mit der Feld-Nummer Jumbos als Ausservertraglich einfügen In der Zahnreihe besteht die Möglichkeit einen Jumbo (bzw. den Inhalt des Jumbos) mit dem Berechnungskennzeichen "Ausservertraglich" einzufügen, auch wenn der Auftrag z.b. als "Gleichartig" angelegt wurde. Seit dem letzten Update war es so, dass die so eingefügten Jumbos nicht mehr rot markiert wurden. Dies ist jetzt wieder korrigiert. Zahnreihe Berechnungskennzeichen nachträglich ändern Wie bei der Programmänderung davor beschrieben können Jumbos und deren Inhalt mit einem Berechnungskennzeichen eingefügt werden. Neu ist jetzt die Möglichkeit das Berechnungskennzeichen auch nach der Erfassung festzulegen. Klicken Sie hierzu einen Zahn, auf dem ein Jumbo eingefügt wurde, mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie hier in dem Menü den Jumbo aus den Sie ändern möchten. In dem Untermenü gibt es jetzt den Menüpunkt "Berechnen als". Nachdem Sie das Berechnungskennzeichen ausgewählt haben werden alle zugeordneten Makros und Materialien auf das ausgewählte Berechnungskennzeichen geändert. Makros in den Auftragsdaten auf "Erledigt" setzen In der Auftragserfassung gibt es die Möglichkeit Makros und damit auch die zugeordneten Leistungen auf "Erledigt" zu setzen. Diese Möglichkeit hat zuletzt nicht optimal funktioniert, wenn mehrere Makros markiert wurden oder die Makros zusammengefasst wurden. In diesem Fall wurde oftmals die Menge beliebig verändert. Dies funktioniert mit diesem Update korrekt.

4 4 von 11 Makros in der Zahnreihe einfügen In der Zahnreihe werden im Normalfall die Jumbos in das Zahnschema eingefügt. Jetzt gibt es aber auch die Möglichkeit Positionen einer anderen Positions-Art einzufügen.hierzu können Sie über die Symbolleiste einfach zwischen den Positions-Arten wechseln. Dies kann jetzt aber auch voreingestellt werden. Wählen Sie im Menü "Optionen" den Menüpunkt "Einstellungen" aus. Klicken Sie hier auf "Kopfdaten". In diesem Fenster kann bestimmt werden, ob Sie einen Auftrag über Jumbos, Makros oder Leistungen primär erfassen möchten. Berechnungskennzeichen über Auswahlbox ändern In den Auftragsdaten gibt es die Möglichkeit ein Berechnungskennzeichen einer Position manuell zu ändern. Dies kann sowohl über die rechte Maustaste oder über die Auswahlbox stattfinden. Wenn jetzt mehrere Positionen markiert sind, hat die Änderung über die Auswahlbox zuletzt nicht mehr funktioniert. Dies wurde mit diesem Update korrigiert. Anzeigen der Dokumentationstexte bei den Auftragsdaten Bei den Positionen können auch Dokumentationstexte, wie z.b. Hinweise zur Abrechnung eingegeben werden. Diese Dokumentationstexte erscheinen in den Auftragsdaten rechts neben der Liste der Positionen. Eventuell wird diese Liste aber bei einem großen Aufrag sehr lang. Seit diesem Update ist es so, dass der Dokumentationstext einer Position hervorgehoben wird, sobald diese Position angeklickt wird. Dadurch soll die Aufmerksamkeit auf den Dokumentationstext erhöht werden. Fertigungsabschnittsplanung: Verschieben von Terminen In der Fertigungsabschnittsplanung werden die anfallenden Fertigungsabschnitte anhand der Abteilungskapazitäten und den Herstellrhythmen verplant. Oftmals müssen die Termine aber manuell verändert werden. Dies geschieht am schnellsten über Verschieben mit der Maus. Die Termine wurden dabei aber auf merkwürdige Minutenwerte gesetzt. Mit diesem Update werden die Zeiten immer auf volle Stunden gerundet. Ein manuelles Verschieben geht somit noch schneller. Reload der Preise In den Fertigungsabschnitten gibt es die Möglichkeit für einen Auftrag einen "Reload" durchzuführen. Dieser Reload prüft den Auftrag auf Korrektheit anhand der aktuellen Stammdaten. So gibt es z.b. den Reload "nur Preise". Bei diesem Reload "nur Preise" wurden bisher nur die Makros neu eingelesen. Mit diesem Update werden hiermit auch die Preise der Leistungen neu aus den Stammdaten eingelesen.

5 5 von 11 Ausdruck des Dispozettels, Auswahl Fertigungsabschnitt Wenn der Dispozettel aus der Auftragserfassung ausgedruckt wird, kann es sein, dass eine Auswahl nach Fertigungsabschnitt erscheint. Dies ist abhängig von einer Formulareinstellung. Über diese Auswahl der Fertigungsabschnitte kann bestimmt werden, für welchen Fertigungsabschnitt der Dispozettel ausgedruckt werden soll. Falls dieser für mehrere Fertigungsabschnitte ausgedruckt werden soll, war es bisher sehr aufwendig diese zu selektieren. Neu ist jetzt eine Schnellauswahl der Fertigungsabschnitte über eine Symbolleiste. Hier können z.b. alle offenen, alle verplanten, alle Labor- oder alle Praxisfertigungsabschnitte ausgewählt werden. XML-Datei Versand mit Umlauten Beim Versand von XML-Dateien per kam es bei manchen Zahnarztpraxen vor, dass diese s nicht geöffnet werden konnten, wenn im Patientennamen ein Umlaut vorgekommen ist. Jetzt gibt es eine Einstellung, die bewirkt, dass der Betreff der mit "UTF-8" kodiert wird. Diese Kodierung kann im Normalfall von jeder Software verarbeitet werden. Wenn Ihr Kunde Probleme mit dem Empfang bei Patientennamen mit Umlauten hat, sollten Sie diese Einstellung vornehmen. Um die Einstellung vorzunehmen klicken Sie in der Auftragserfassung im Menü "Extras" auf den Menüpunkt "el. Rechnung Export". Klicken Sie unten auf den Schalter "Einstellungen". Hier finden Sie jetzt die Option " -Betreff in UTF-8 kodieren".

6 6 von 11 XML-Versand für mehrere Kunden Der XML-Versand muss nicht automatisch mit dem Druck erfolgen, sondern kann z.b. auch gesammelt am Abend für alle Kunden erfolgen. Hierfür gibt es die Möglichkeit beim manuellen Versand (Menü "Extras" und den Menüpunkt "el. Rechnung Export") wenn Sie anstelle eines einzelnen Kunden die Auswahl "Alle" anwählen. Bisher war es aber so, dass dann die individuellen Einstellungen beim Kunden (z.b. XML-Schema 4.2 verwenden, Adresse, usw.) nicht berücksichtigt wurden. Dies ist jetzt korrigiert. Ein manueller Export kann hiermit für viele Kunden gleichzeitig und gesammelt erfolgen. XML-Export mit Lieferdatum In der XML-Datei gibt es schon immer das Feld "Laborlieferdatum". Dieses Lieferdatum konnte manuell in dem Auftrag gesetzt werden. Falls dies nicht manuell eingegeben wurde, hat das Programm schon immer automatisch das Rechnungsdatum in der XML-Datei eingefügt. Mit diesem Update wird aber nicht mehr das Lieferdatum in der XML-Datei verwendet, sondern immer das Rechnungsdatum. Kunden ändern und Dokumente des Auftrags im Archiv In der Auftragserfassung gibt es die Möglichkeit beliebige Dokumente zu einen Auftrag hinzuzufügen, einzuscannen oder zu fotografieren. Wenn unsere Archivierungssoftware "Archiv-Expert" eingesetzt wird, wurden die Dokumente automatisch in das Archiv des Kunden abgelegt. Wurde jetzt nachträglich der Kunde abgeändert, blieben die Dokumente bei dem ursprünglichen Kunden. Mit diesem Update werden mit der Änderung des Kunden auch die Dokumente in das korrekte Archiv des neuen Kunden verschoben. Auftragsdokumente Scannen oder Fotografieren In dem Register "Dokumente" im Auftrag können Bilder oder Scans zu einem Auftrag hinzugefügt werden. Sofern sowohl ein Scanner als auch eine Kamera an dem PC installiert ist, gab es mit den Einstellungsmöglichkeiten eventuell Schwierigkeiten. Dies wurde jetzt korrigiert. Für jede Quelle (Scanner, Kamera, PDF) kann jetzt separat das Verfahren eingestellt werden, mit dem das Dokument übertragen wird. Durch diese geänderten Einstellungen kann es sein, dass Ihr angeschlossener Scanner oder Kamera zunächst nicht funktioniert. Bitte kontrollieren Sie deswegen anschließend die Einstellungen im Register "Dokumente" in einem Auftrag.

7 7 von 11 Laborplatz Material- und Chargenerfassung und in der Technikerzuordnung In der Technikerzuordnung gibt es jetzt eine neue Möglichkeit für den Techniker, um selbst Material in den Auftrag hinzuzufügen und dabei auch sofort die Charge zu erfassen. Der Techniker kann hierzu in dem geöffneten Auftrag in der Technikerzuordnung auf den Schalter "Mat. einfügen" klicken. Es öffnet sich das folgende Fenster: Der Techniker hat bei der Eingabe "Material" die Möglichkeit ein Material über die Material- Nummer einzugeben. Am optimalsten funktioniert das über einen Barcode-Leser. Anschließend zeigt das Programm alle verfügbaren Chargen an, die über QM-Expert eingegeben wurden. Der Techniker kann hierdurch die Charge direkt auswählen. Alternativ kann die Chargen-Nummer auch manuell eingegeben werden oder über einen Barcode-Scanner eingelesen werden. Terminliste zeigt nur Termine für einem bestimmten Auftragsstatus In der Terminliste in dem Programmteil Laborplatz werden alle fälligen Termine (Fertigungsabschnitte) angezeigt. Diese werden bisher unabhängig vom Status des Auftrags angezeigt. Mit diesem Update kann eingestellt werden, welche Termine von welcher Auftragsart angezeigt werden. Klicken Sie hierzu in der Terminliste auf das Symbol "Einstellungen" und den Menüpunkt "Liste Darstellung". Über den Schalter "Status" kann jetzt der Status bestimmt werden, nach dessen Termine gesucht werden sollen.

8 8 von 11 Positionen Fertigungsabschnittszuordnung im Jumbo Bei der Bearbeitung eines Jumbos können unten die Fertigungsabschnitte angegeben werden, die mit diesem Jumbo in den Auftrag eingefügt werden. Die Fertigungsabschnitte beim Jumbo erreichen Sie, wenn Sie einen Jumbo mit der rechten Maustaste anklicken und dann auf "Ändern" klicken. Diese Liste ist jetzt wesentlich größer geworden. Dadurch ist die bessere Übersichtlichkeit gegeben. Komfortabel ist jetzt außerdem die Möglichkeit die Fertigungsabschnitte automatisch oder manuell zu sortieren. Jumbos bearbeiten, Anzeige Fertigungsabschnitte Wenn der Inhalt eines Jumbos bearbeitet wird, ist jetzt übersichtlich dargestellt, welche Fertigungsabschnitte mit diesem Jumbo angesprochen werden. Das heißt, die Fertigungsabschnitte, wie oben beschrieben, werden mit einem X markiert. Dadurch sind Positionen, die auf einem optionalen Fertigungsabschnitt eingefügt wurden, schnell erkennbar.

9 9 von 11 Jumbosortierung wiederherstellen Beim Jumbo bearbeiten gibt es viele Möglichkeiten um den Inhalt zu sortieren. Wenn anschließend aber die Original- Sortierung wieder hergestellt werden soll, war das sehr aufwendig. Es gibt jetzt eine neue Möglichkeit, um die Sortierung zu merken und anschließend wiederherzustellen. Wählen Sie hierzu einfach das neue Symbol "Sortieren" beim "Jumbo bearbeiten" aus. Jumbos bearbeiten, Positionen auf Kulanz Wenn der Inhalt eines Jumbos bearbeitet wird, kann bei einer Position des Jumbos nicht nur das Berechnungskennzeichen, sondern auch der Kulanz-Status eingestellt werden. Mit diesem Update werden die individuellen Kulanz-Bezeichnungen, die Sie im Programm "Einstellungen" unter dem Punkt "3.8 Kulanz Bezeichnungen" eingeben können, angezeigt. Leistungspreise Berechnen Im Programm Positionen gibt es eine Funktion, über die der Preis der Leistungen eines Makros anhand der Arbeitszeitwerte berechnet werden. Das Programm schaut, welcher Preis und welcher Arbeitszeitwerte bei diesem Makro eingetragen ist. Anschließend wird bei jeder zugeordnete Leistung berechnet, wie viel Anteil die Arbeitszeitwerte dieser Leistung an dem kompletten Makro hat und berechnet daraus den Euro Wert. Beispielhaft hier dargestellt: Makro Krone Arbeitszeitwerte 8 Min Umsatz: 10 Leistung 1 Arbeitszeitwert 1 Min Berechneter Wert: 1,25 Leistung 2 Arbeitszeitwert 3 Min Berechneter Wert: 3,75 Leistung 3 Arbeitszeitwert 4 Min Berechneter Wert: 5,00 Diese Möglichkeit der Berechnung erreichen Sie, wenn Sie einen Makro mit der rechten Maustaste anklicken und wählen Sie dann im Menü "Extras" den Menüpunkt "Leistungs-Preise berechnen". Neu bei dieser Funktion ist, dass diese durchgeführt werden kann, für alle Makros, die in der Hauptliste markiert wurden. Materialien aus der Materialverwaltung ausschließen Im Normalfall werden alle Materialien automatisch in QM-Expert angezeigt. Unter manchen Umständen soll das nicht ein, z.b. wenn ein Materialien nur für die Abrechnung (Konformitätserklärung) angelegt - nicht für die Bestandsüberwachung angelegt wurde. Dies war bisher nicht möglich. Ändern Sie jetzt ein Material und wählen Sie das Register "Material" aus. Hier gibt es den Haken "Material". Wenn dieser Haken entfernt wird, steht das Material nicht mehr in QM-Expert zur Verfügung und alle Materialdaten (z.b. Lieferant, Hersteller, usw.) werden gelöscht.

10 10 von 11 Mischverhältnis von Alt-Gold und Neu-Gold Für Legierungen gibt es ein neues Feld, über das angegeben werden kann, in welchem Verhältnis Neugold und Altgold beim Gießen gemischt werden darf. Hierfür gibt es offizielle Angaben des Legierungsherstellers. Dieses Feld finden Sie, wenn Sie ein Material mit der rechten Maustaste anklicken, auf den Menüpunkt "Ändern" klicken und anschließend in das Register "Material-2" wechseln. Hier finden Sie jetzt die Angabe "Altgold Anteil %". Kundenwünsche von einer Position auf eine andere kopieren Es gibt eine neue Möglichkeit, um Kundenwünsche von einer Leistung auf eine andere Leistung zu kopieren. Machen Sie hierzu einen Doppelklick auf die Leistung, bei der ein Kundenwunsch hinterlegt ist. Wählen Sie dann den Punkt "Kundenwünsche/Besonderheiten". Hier werden die Kundenwünsche von dieser Leistung angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Kundenwunsch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Menüpunkt "Kopieren". Jetzt kann eine neue Leistung ausgewählt werden, auf die dieser Wunsch kopiert wird. Sammelaufstellung Druckerauswahl für den Ausdruck In der Sammelaufstellung gibt es jetzt die Möglichkeit für den Ausdruck der Formulare einen anderen Drucker einzustellen, wie den Drucker, der in den Formularen hinterlegt ist. Diese Auswahl muss selbstverständlich vor dem Druck getätigt werden und befindet sich unten in dem Sammelaufstellungsprogramm. Kunden von der Sammelaufstellung ausschließen Im Normalfall wird jeder Kunde, der eine Einzelrechnung erhalten hat, in dem Sammelaufstellungsprogramm aufgelistet, so dass die Sammelaufstellung erstellt werden kann. Jetzt gibt es eine Einstellung, die bewirkt, dass Kunde nicht in der Sammelaufstellung aufgelistet wird, obwohl dieser Rechnungen erhalten hat. Diese Einstellung ist sinnvoll, z.b. wenn dieser Kunde die Einzelrechnungen überweist. Die Einstellung beim Kunden finden Sie wenn Sie diesen Kunden ändern im Register "Rech.Formular". Hier gibt es die Einstellung im Bereich "Sammelaufstellung" "Art". Wählen Sie hier "Keine" aus, wenn dieser Kunde keine Sammelaufstellung bekommen soll. Im Programm "Sammelaufstellung" muss zusätzlich eine Einstellung aktiviert werden. Klicken Sie hier einfach auf den Schalter "Einstellungen". Hier gibt es jetzt die Einstellung "Kunden mit SR.Art "SR nicht drucken" ausblenden". Diese Einstellung muss aktiviert wenn Sie Kunden haben, die Einzelrechnungen erhalten aber keine Sammelaufstellung.

11 11 von 11 Mitarbeiter Programm Druck von Mitarbeiter-Listen mit Austritts-Datum Im Mitarbeiter Programm gibt es die Möglichkeit Urlaubslisten auszudrucken, z.b. nur für einen Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter. Bei den Urlaubslisten wurde bisher nicht berücksichtigt, wenn ein Mitarbeiter im laufenden Jahr das Unternehmen verlässt (Austrittsdatum eingetragen). Es wurde also der verbleibende Resturlaub nicht korrekt ausgewiesen. Dies ist jetzt korrigiert. Adressverwaltung Inaktive Adressen werden nicht mehr in Service-Aktion übergeben Über die Service-Aktionen können Kunden-Aktionen erstellt und geplant werden. Über die Serienbrief-Funktion können an alle Kunden der Service-Aktion ein Brief geschickt werden. Bisher war es so, dass auch Inaktive-Adressen bei dem Serienbrief berücksichtigt wurden. Dies ist eventuell aber nicht gewünscht. Dafür gibt es jetzt eine Einstellung. Klicken Sie im Programm Adressen auf das Menü "Optionen" und den Menüpunkt "Einstellungen". Wählen Sie jetzt das Register "Serienbrief". Hier finden Sie die neue Einstellung "Inaktive Adressen nicht exportiern". Außerdem können jetzt auch einzelne Service-Aktionen auf "Inaktiv" gesetzt werden. Diese werden dann in der Liste der Service-Aktionen nicht mehr angezeigt. Suche nach Nummern In der Adressverwaltung gibt es schon immer die Suche nach einer Adressnummer. Diese Suche wurde jetzt erweitert. Es kann über die gleiche Suchfunktion auch sofort nach der Haupt- Adress-Nummer oder der Intern-Nummer gesucht werden. Dieses Suchfenster erreichen Sie z.b. über das Menü "Suchen" und den Menüpunkt "Adress-Nr". Suchen nach verschiedenen Adress-Arten Außerdem gibt es eine neue Möglichkeit, um nach verschiedenen Adress-Arten gleichzeitig zu suchen. Wählen Sie hierzu im Menü "Suchen" den Menüpunkt "Adress-Art". Hier kann jetzt nicht nur eine Adress-Art, sondern mehrere markiert werden. Nach einem Klick auf "OK" werden alle Adressen der markierten Adress-Arten angezeigt. Adress Export nach Excel Schon länger gibt es die Möglichkeit Adressen direkt nach Excel zu exportieren. Bisher wurden aber nicht alle Informationen einer Adresse exportiert. Dies wurde jetzt geändert. Die Excel- Datei enthält jetzt mehr Informationen und außerdem auch Spaltenüberschriften. Den Adress- Export finden Sie über das Menü "Datei" und den Menüpunkt "Adresse exportieren". Als Format muss nur "Excel (.xls)" angegeben werden, sowie anschließend die Export-Datei.