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1 LEITFADEN FÜR BEGÜNSTIGTE Inhaltsverzeichnis 1. BEARBEITUNG, AUSWAHL UND BEGINN IHRES MIKROPROJEKTS Die Bearbeitung Ihres Mikroprojekts Die Auswahl Ihres Mikroprojekts Der Beginn Ihres Mikroprojekts: Unterzeichnung einer Vereinbarung DIE FINANZIELLE ABWICKLUNG DES MIKROPROJEKTS Die Vorfinanzierung des Mikroprojekts durch die Partner Die Auszahlung der europäischen Fördermitteln Einreichungen der Ausgabennachweise DIE VERWALTUNGSABWICKLUNG DES MIKROPROJEKTS Die Rolle des Projektträgers Auflage im Bereich Öffentlichkeitsarbeit (was die Öffentlichkeitsarbeit betrifft) Abschlussberichte des Mikroprojekts DIE VORZULEGENDEN NACHWEISE...8 Vorsicht: Ziel des Leitfadens für Begünstigte ist, Ihnen beim Ausfüllen Ihres Förderantrags im Rahmen des Mikroprojektefonds Mein Eurodistrikt zu helfen. Der Leitfaden hat jedoch keinerlei vertraglichen Charakter und erhebt keinen Anspruch alle Fälle abzudecken, die sich während Ihrem Antrag stellen können. Im Zweifelsfall sollten Sie sich an den Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau wenden. Page 1 sur 11

2 1. BEARBEITUNG, AUSWAHL UND BEGINN IHRES MIKROPROJEKTS 1.1. Die Bearbeitung Ihres Mikroprojekts Die Anträge auf Förderung aus EU-Mittel im Rahmen des Kleinprojektefonds Mein Eurodistrikt sind vom Projektträger mit folgenden Unterlagen beim Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau per Post und per (Anschrift und Adresse: siehe unten) einzureichend: - Das ausgefüllte und unterzeichnete Antragsformular für EU-Mittelförderung und seine drei Anhänge (auf der Website des Eurodistrikts Strasbourg-Ortenau zum Herunterladen oder auf Anfrage erhältlich) - Ein Projektbearbeitungszeitplan - Die Satzung Ihrer Einrichtung - Eine von der Bank ausgestellte Bescheinigung über die Bankverbindung des Projektträgers (mit BIC und IBAN) - Ein Briefpapier mit gedrucktem Briefkopf Ihrer Einrichtung - Wenn Ihre Institution ein Verein ist: Gründungsvereinbarung oder amtliche Registrierung im Vereinsregister Eurodistrict Strasbourg-Ortenau Fabrikstrasse 12 D Kehl Téléphone : +49 (0) Achtung: es wird Ihnen sehr empfohlen so früh wie möglich Kontakt mit Chloé Maksoudain aufzunehmen oder Tel: ). Außerdem sollten die vollständigen Anträge mindestens drei Monate vor der nächsten Sitzung eingereicht werden. Gegebenenfalls werden im Rahmen der Antragsbearbeitung vom Projektträger ergänzende Informationen angefordert. Sobald der Antrag dem Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau vollständig vorliegt, erhält der Projektträger eine Eingangsbestätigung. Das in der Bestätigung bezeichnete Datum ist maßgeblich für die Förderfähigkeit der Ausgaben, die im Rahmen des Projekts getätigt werden. VORSICHT: Die Eingangsbestätigung ist in keinem Fall mit der Annahme des Antrags gleichzusetzen. Die Entscheidung über die Zuteilung von Fördermitteln trifft ausschließlich die Auswahlkommission. Die Bestätigung erlaubt dem Projektträger nur, Ausgaben im Rahmen der Durchführung des Projekts auf eigene Gefahr zu tätigen. Im Fall einer Validierung des Projekts, werden die im Rahmen des Projekts getätigten Ausgaben, welche im Kostenplan vorgesehen sind, rückwirkend zurückerstattet (nur die Ausgaben, welche im Kostenplan vorgesehen sind). ZU BEACHTEN : Um Ihren Finanzierungsplan zu erstellen, empfiehlt es sich, die folgenden Schritten der Reihenfolge nach zu beachten: 1) Die Ausgaben des Projekts zu berechnen 2) Die eigenen Einnahmen zu berechnen 3) Die EFRE-Förderung zu berechnen (GESAMTBEITRÄGE-EIGENE EINNAHMEN) x 50% Page 2 sur 11

3 4) Die Summe zu berechnen, die zwischen den Partner geteilt werden 1.2. Die Auswahl Ihres Mikroprojekts Ihr Projekt wird von der Auswahlkommission des Eurodistrikts evaluiert, welches sich mindestens alle vier Monate trifft. Sie werden schriftlich über die Entscheidung der Auswahlkommission des Eurodistrikts informiert Der Beginn Ihres Mikroprojekts: Unterzeichnung einer Vereinbarung Wird Ihr Projekt von der Auswahlkommission ausgewählt, ist von dem Projektträger und seinen Partnern eine Vereinbarung mit dem Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau zu unterschreiben, in der Sie sich verpflichten, die mit dem Projekt verbundenen Auflagen zu berücksichtigen (werden in der Vereinbarung erwähnt und im Leitfaden für Begünstigten erklärt). Mit der Vereinbarung wird ein rechtwirksames Vertragsverhältnis begründet. Sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist, kann das Projekt beginnen. ZU BEACHTEN : Der Zeitraum für die Durchführung Ihres Mikroprojekts Der Durchführungszeitraum des Projekts kann erst beginnen, wenn der Förderantrag vollständig vorliegt. Der Durchführungszeitraum endet spätestens am 30. September Das Anfangs- und Enddatum der Projektdurchführung in der vom Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau gesendeten Eingangsbestätigung bezeichnet. Der Zeitraum für die Förderfähigkeit der Ausgaben Ihres Mikroprojekts Die Ausgaben sind frühestens ab dem Datum förderfähig, das in der Eingangsbestätigung, welche der Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau dem Projektträger zusendet, angegeben ist. Trotzdem empfiehlt es sich, bis zur Validierung des Projekts durch die Auswahlkommission zu warten, bevor Sie Ausgaben tätigen. Die Ausgaben im Zusammenhang mit der Umsetzung des Projekts sind während des Projektdurchführungszeitraums zu tätigen. Ausgaben im Rahmen des Projektabschlusses sind noch bis 2 Monate nach Ablauf des Projektdurchführungszeitraums förderfähig. Förderfähigkeitsbeginn : Förderfähigkeitsende: Termin laut Eingangsbestätigung 2 Monate nach Projektende Die Kriterien für die Förderfähigkeit von Mikroprojekten Das Projekt muss im Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau durchgeführt werden und mindestens der Projektträger oder ein Partner muss im Eurodistrikt-Raum ansässig sein (Karte auf die Seite 5). Das Projekt muss grenzüberschreitend sein. Das heißt, dass es eine grenzüberschreitende Wirkung haben und von einer grenzüberschreitende Partnerschaft (mindestens ein französischer und ein deutscher Partner) durchgeführt und finanziert werden muss Das Projekt muss eine Bürgerbegegnung zum Ziel haben Das Projekt muss innovativ sein Die Gesamtkosten müssen sich auf eine Summe zwischen und belaufen Der Projektträger muss eine minimale Beteiligung in Höhe von 5% der Gesamtkosten beibringen; Das Projekt muss bis zum 30. September 2014 durchgeführt werden Der Projektträger und die Partner müssen juristische Personen sein Page 3 sur 11

4 Fazit der Etappe 1. : Sie stellen einen Förderantrag bei dem Eurodistrikt Strasbourg- Ortenau (spätestens drei Monate vor der Sitzung der Auswahlkommission) Die Auswahlkommission bewertet Ihren Antrag Die Durchführung Ihres Mikroprojekts kann beginnen Sie bekommen eine Eingangsbestätigung, in der das Datum für den Anfang der Förderfähigkeit der Ausgaben bezeichnet ist Sie unterschreiben eine Vereinbarung mit dem Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau Page 4 sur 11

5 Gebiet des Eurodistrikts Strasbourg-Ortenau: Page 5 sur 11

6 2. DIE FINANZIELLE ABWICKLUNG DES MIKROPROJEKTS 2.1. Die Vorfinanzierung des Mikroprojekts durch die Partner Projektträger und die Partner finanzieren das Projekt vor. Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach Maßgabe der gegenüber dem Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau nachgewiesenen tatsächlich getätigten Ausgaben Die Auszahlung der europäischen Fördermitteln Der EFRE-Fördermittelbetrag wird ausgehend von den tatsächlich getätigten förderfähigen Ausgaben berechnet, die vom Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau als mit den EU-Bestimmungen übereinstimmend anerkannt wurden. Die Gesamtsumme der ausgezahlten Fördermittel darf in keinem Fall 50% der tatsächlich getätigten Ausgaben überschreiten. Auch wenn die tatsächlichen Ausgaben die Kosten laut Kostenplan übersteigen, können nicht mehr Fördermittel ausgezahlt werden, als zum Zeitpunkt der Projektgenehmigung angesetzt waren. Die Summe der Einzelzahlungen von Gemeinschaftsmitteln darf 80% des Gesamtbetrages der Gemeinschaftsbeihilfe nicht überschreiten. Der Restbetrag in Höhe von 20% der Gemeinschaftsbeihilfe muss vom Projektverantwortlichen bis zum endgültigen Projektabschluss vorfinanziert werden. Diese werden ihm bei Anerkennung des Projektabschlussberichts angegeben werden (Näheres unter Punkt 3.3 Abschlussbericht des Mikroprojekts ) ZU BEACHTEN: die erste Auszahlung kann erst dann vorgenommen werden, wenn die Vereinbarung mit dem Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau unterzeichnet ist Einreichungen der Ausgabennachweise Der Projektträger reicht mindestens einmal pro Quartal seine Ausgaben beim Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau in Form eines Auszahlungsantrags ein. Jedem Auszahlungsantrag sind folgende Unterlagen beizulegen: Tabellen Ausgabenstand und Zusammenfassung, die ausgefüllt und unterschrieben werden müssen (die Muster werden Sie vom Eurodistrikt bei der Unterzeichnung der Vereinbarung bekommen) Kopie der Ausgabenbelege für die eingereichten Ausgaben (die Form der Belege hängt von der Art der Ausgaben ab und ist im Kapitel 4 des Handbuches aufgelistet) Nachweis der Bezahlung der Ausgaben: Sie können entweder eine Kopie der entsprechenden Kontoauszüge (als Nachweis der getätigten Ausgaben) vorlegen oder die Tabelle Ausgabenstand durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer beglaubigen lassen (Bei Privateinrichtungen ein Steuerberater oder ein Wirtschafts- oder Buchprüfer; bei öffentlichen Einrichtungen ein öffentlicher Rechnungsführer). Page 6 sur 11

7 ZU BEACHTEN: Förderfähige Ausgaben Folgende Vorrausetzungen müssen im Zusammenhang mit der Förderfähigkeit der Ausgaben erfüllt sein: Die Ausgabe muss im Kostenplan wie von der Auswahlkommission genehmigt angesetzt sein; Die Ausgabe muss innerhalb des Förderfähigkeitszeitraums tatsächlich getätigt worden sein, wie er in der Vereinbarung mit dem Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau festgelegt ist; Die Ausgabe muss durch förderfähige Nachweise belegt sein (Rechnung + Zahlungsnachweis wie Kontoauszug, Gehaltsabrechnung etc (Näheres in der Tabelle des Abschnitts VORZULEGENDE NACHWEISE Seiten 7 und 8). Nicht-förderfähige Ausgaben Folgende Ausgaben sind nicht förderfähig: - Sollzinsen, Buβgelder, und Prozesskosten - Abzugsfähige Umsatzsteuer - Betriebskosten in Form direkter Kosten - Künstlergagen und Ankauf von Kunstwerken - Ausgaben auf Basis von Rechnungen, die sich die Kofinanzierungspartner gegenseitig stellen. In Zweifelsfällen sollten der Projektträger und seine Partner den Eurodistrikt Strasbourg- Ortenau kontaktieren, bevor Ausgaben getätigt werden. Eigenen Einnahmen eines Mikroprojekts Die eigenen Einnahmen eines Mikroprojekts (kostenpflichtige Eintritte, kostenpflichtige Einschreibungen, ) müssen von den förderfähige Ausgaben abgezogen werden. Verpflichtung einer separaten Projektbuchführung Der Projektträger verpflichtet sich zur Eröffnung eines gesonderten Bankkontos (Kosten für Kontoeröffnung und Kontoführung sind förderfähig, Sollzinsen nicht), zur separaten Projektbuchführung oder zur Verwendung einer geeigneten buchhalterischen Kodierung für Rechnungen und Bankbuchungen. 3. DIE VERWALTUNGSABWICKLUNG DES MIKROPROJEKTS 3.1. Die Rolle des Projektträgers Der projektträger ist für die einwandfreie Durchführung des Projekts verantwortlich. Er ist für den reibungslosen Informationsfluss zwischen den zuständig. Er ist der einzige Ansprechpartner gegenüber dem Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau. Er verpflichtet sich, den Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau regelmäßig über den Projektstand (z.b. bei wichtigen Schritten der Projektdurchführung) und alle Maßnahmen bezüglich der Öffentlichkeitsarbeite (z.b. Vorlage von Broschüren oder Fotos, Pressekonferenz) zu informieren Auflage im Bereich Öffentlichkeitsarbeit (was die Öffentlichkeitsarbeit betrifft) Die Unterstützung durch die Europäische Union (EFRE-Mittel) im Rahmen des Mon Eurodistrikt- Kleinprojektfonds des INTERREG IV A Oberrhein Programms muss bei allen Öffentlichkeitsarbeite deutlich erkennbar sein (Broschüre, Plakate, Flyers, Website, Pressekonferenz, etc ) Die graphischen sowie schriftlichen Elemente, die darauf hinweisen, sind in angemessener Größe darzustellen. Page 7 sur 11

8 Das Logo des Eurodistrikts Strasbourg-Ortenau, die Logos und Slogans der Europäischen Union (EFRE) und des INTERREG IV Oberrhein Programms werden Ihnen vom Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau zur Verfügung gestellt. Der Projektträger verpflichtet sich, den Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau über alle Maßnahmen bezüglich der Öffentlichkeitsarbeite zu informieren. ZU BEACHTEN: Bei Zweifeln und Unklarheiten bezüglich der Auflagen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit empfiehlt es sich, den Eurodistrikt zu kontaktieren Abschlussberichte des Mikroprojekts Der projektträger verpflichtet sich, dem Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau nachfolgende Unterlagen bis spätestens 2 Monate nach Ende der Projektdurchführung vorzulegen: - Zusammenfassender Abschlussbericht mit Beschreibung der durchführten Maßnahmen (zweisprachig) - Zusammenfassende Aufstellung der tatsächlich getätigten Ausgaben und ggf. die Erläuterung von Differenz zwischen dem Kostenansatz und den tatsächlich getätigten Ausgaben (Excel- Tabelle 2 Récap Zusammenfassung - Zusammenfassende Aufstellung der Beiträge (Excel-Tabelle 3 Beiträge ) und der Einnahmen (Excel-Tabelle 4 Einnahmen ) ZU BEACHTEN: Der Projektträger ist verpflichtet, während und nach der Umsetzung des Projektes Kontrollen jeglicher Art zuzulassen und zu erleichtern. In diesem Zusammenhang sind die entsprechenden Belege bis zum 31. Dezember 2020 aufzubewahren. 4. DIE VORZULEGENDEN NACHWEISE Art der Ausgaben Verleih- oder Kaufkosten ( Material, Lebensmittelware, ) Reiskosten Vorzulegende Nachweis Kopie der Fahrzeugpapiere mit Abgaben zur Steuerklasse sowie Hubraum/ Motorleistung Fahrtkostenabrechnung, die vom Partner erstellt wurde, die die Reise unternommen hat, einschließlich: *Anzahl der gefahrenen Kilometer * Die in der Regel (vom Partner angewandte) Erstattungspauschale (oft 0,30 / km); wenn keine Berechnungsgrundlage besteht, ist eine solche zu erstellen. Dem Eurodistrikt ist ein offizielles Dokument zu überreichen, das die Berechnungsrundlage bescheinigt (oder eine vom Präsidenten oder vom gesetzlichen Vertreter der Vereinigung unterschiebene Bescheinigung) * Der Betrag der Reisekosten = die Kostenrückerstattung durch die Vereinigung an die verreiste Person. * Der Gegenstand der Dienstfahrt unter Nennung des Bezugs zum Projekt; wenn der Gegenstand eine Sitzung ist, bitte die nominative Teilnehmerliste beifügen. * Der Nutzen der Fahrt für das Projekt Page 8 sur 11

9 Autobahngebühren Parkgebühren Taxifahrten Reise mit sonstigen öffentlichen Verkehrsmitteln Bahnreisen Flugreisen Übernachtungskosten Bewirtungskosten Kosten für Öffentlichkeitsarbeit Beleg über die entrichteten Gebühren Beleg/ Vermerk, der den Projektbezug nachweist Beleg über die entrichteten Gebühren Beleg/ Vermerk, der den Projektbezug nachweist Beleg/ Vermerk, der den Projektbezug und die Notwendigkeit der Nutzung dieser Beförderungsart nachweist. Ausgaben für diese Beförderungsart können nur in Ausnahmefällen berücksichtigt werden. Fahrschein, soweit möglich entwertet und ein Nachweis über die Kosten, falls diese nicht auf dem Fahrschein angegeben sind Beleg/ Vermerk, der den Projektbezug nachweist Fahrschein, soweit möglich entwertet und ein Nachweis über die Kosten, falls diese nicht auf dem Fahrschein angegeben sind (soweit möglich) Beleg/ Vermerk, der den Projektbezug nachweist Ausgaben für Zugsreisen in Frankreich werden maximal in Höhe des Tarifs eines Zuges in der 2. Klasse berücksichtigt. Abweichungen hiervon sind zu begründen. Flugschein Beleg/ Vermerk, der den Projektbezug nachweist Ausgaben für Flugreisen werden maximal in Höhe des Tarifs eines Flugs in der Economy Class berücksichtigt. Abweichungen hiervon sind zu begründen. Nachweis mit Nennung des Namens der betroffenen Person, der Dauer der Dienst- oder Geschäftsreise und dem Projektbezug Beleg/ Vermerk, der den Projektbezug und den Anlass der Bewirtungskosten nachweist Bei Bewirtung mehrere Personen: Aufstellung der bewirteten Personen (mit ihre Name und Aufgabe) Ausgaben für Bewirtungskosten sind grundsätzlich auf 30 je Person und Bewirtung begrenzt. Abweichungen hiervon sind zu begründen. Belegexemplar, Kopie, Foto oder sonstiger geeigneter Nachweis bezüglich der Maßnahme der Öffentlichkeitsarbeit, auf die sich die Ausgabe bezieht Page 9 sur 11

10 Personalkosten Arbeitsvertrag des Arbeitsnehmers oder gleichwertige Unterlagen (z.b. Ernennungsurkunde) Nachweis der Personalkosten (Lohn- oder Gehaltszettel, Rechnungslegungsliste, etc.), unter Nennung der Arbeitsgeber- und Arbeitsnehmeranteile Für Personen, die nicht ausschließlich im Rahmen des Projekts tätig sind: - Das Dokument Stundennachweis, das vom betroffenen Arbeitnehmer und seinem Vorgesetzten unterzeichnet werden muss (Excel-Datei, die Ihnen vom Eurodistrikt gegeben wird) - Falls die Informationen während der Bearbeitung des Projekts nicht übermittelt wurden oder falls Veränderungen erfolgt sind, eine individuelle Bestätigung darüber, dass derangestellte für das Projekt gearbeitet hat (sie kann in Form einer Liste sein) Nachweis der getätigten Ausgaben* Ehrenamtliche Tätigkeit Die Excel-Tabelle Erfassung der Stundenzahl in ehrenamtlicher Tätigkeit die Ihnen vom Eurodistrikt gegeben wird) * Der Nachweis der getätigten Ausgaben ist entweder die Kopie des Kontoauszugs, der die Ausgaben belegt oder die Excel-Tabelle Ausgabenstand, beglaubigt von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer (bei Privateinrichtungen ein Steuerberater oder ein Wirtschafts- oder Buchprüfer; bei öffentlichen Einrichtungen ein öffentlicher Rechnungsführer). ZU BEACHTEN : Als Nachweis der getätigten Ausgabe (oder als Wahrhaftigkeit der Zahlungen) muss jeder Projektpartner einen Dritten bestätigen lassen, indem er die Ausgaben-Tabellen unterschreiben lässt durch: - bei einem privaten Projektpartner: einen Wirtschafts- oder Buchprüfer (anderenfalls sind Kopien der Kontoauszüge beizufügen, die den Ausgaben entsprechenden Abbuchungen ausweisen) ; - bei einem öffentlichen Projektpartner: die öffentliche Buchhaltung Die Rechnungen müssen folgende Informationen enthalten : - Datum der Erstellung des Dokuments - Name des Projektpartners, der die Ausgabe tätigte - Name des Zahlungsempfängers - Verwendungszweck / Gegenstand der Zahlung (auf der Rechnung oder einem gesonderten Dokument genauer zu erläutern) - Datum der Zahlung (das heißt der Zahlungsausgangs beim Projektpartner, der die Ausgabe tätigt) - Summe der Ausgabe und wenn möglich Titel des Projekts und die Verbindung zwischen Ausgabe und Projekt. Page 10 sur 11

11 Soweit Nachweis mittels einer Rechnung nicht möglich ist, erfolgt der Nachweis mittels anderer, gleichwertiger Buchungsbelege, über deren Zulässigkeit der Eurodistrikt Strasbourg- Ortenau im Zuge der Antragsprüfung befindet. Kassenbelege können für Ausgaben bis 100 als gleichwertige Buchungsbelege anerkannt werden, wenn sie folgende Anforderungen erfüllen: Datum der Erstellung des Dokuments, Verwendungszwecks/Gegenstand der Zahlung (auf der Rechnung oder einem gesonderten Dokument genauer zu erläutern) und Summe der Ausgabe). Beim Kaufabschluss gewährte Preisnachlässe müssen auf den Rechnungen angegeben werden. Für alle Ausgaben unterhalb der geltenden Schwellenwerte, aber oberhalb eines Auftragswerts von Euro (netto), sind die folgenden Unterlagen einzureichen: Nachweis über die Bekanntmachung (Zum Beispiel einen Screenshot von der entsprechenden Website) eingegangene Angebote (in Kopie); Mindestens drei Angebote. nachvollziehbare Darlegung der Gründe für die Auswahl der Angebot. Achtung: Keine Ausgabe darf aufgespalten oder übermäßig aufgesplittet werden, mit dem Ziel, die Regelungen für das öffentliche Auftragswesen zu umgehen. Dem Begünstigten wird geraten, seine Ausgaben genau zu überprüfen, um diesen Regelungen zu entsprechen. Es ist notwendig, dass der Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau die vorgesehenen Nachweise der Ausgaben bei der Bearbeitung des Mikroprojektes prüft. Cofinancé par l UE : Fonds européen de développement régional Von der EU kofinanziert : Europäischer Fonds für regionale Entwicklung Dépasser les frontières, projet après projet. Der Oberrhein wächst zusammen: mit jedem Projekt. Page 11 sur 11

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