ENTERPRISE COLLABORATION MOBIL, SOZIAL, AUS DER CLOUD

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1 ENTERPRISE COLLABORATION MOBIL, SOZIAL, AUS DER CLOUD Enterprise Mobility Services White Paper

2 Das Zusammenwirken von Mobile Computing und Cloud Computing verändert die Art wie wir arbeiten fundamental. Es definiert die Trends und Technologien, die ganz neue Formen der Zusammenarbeit ermöglichen. IDC s new Technology Spotlight Report, Redefining Enterprise Mobile Collaboration,

3 EINFÜHRUNG ZUSAMMENARBEIT ALS INNOVATIONSSTRATEGIE Die Wirtschaft von heute ist durch globalen Wettbewerb, eine zunehmende Spezialisierung und wachsende Schnelligkeit geprägt. Kurze Produktzyklen, direkte Medien- und Verbraucherreaktionen und unmittelbar wechselndes Verbraucherverhalten führen zu extremen Marktbedingungen und stellen für Unternehmen ständig neue Herausforderungen dar. Gleichzeitig eröffnen neue Technologien neue Formen der Zusammenarbeit und Potentiale für mehr Produktivität. Daher beginnen viele Unternehmen die Zusammenarbeit von Mitarbeiter, mit Partnern und mit Kunden zum Erfolgsfaktor und zur zentralen Innovationsstrategie zu erklären. Bereits heute verstehen 97 % der Wissensarbeiter Zusammenarbeit mit Kollegen als Teil ihres Jobs, 76 % arbeiten direkt mit Kunden und 64 % mit Herstellern, Lieferanten und anderen Partnern zusammen. Dieses Potential gilt es zu nutzen. 1 Im Kern geht es immer darum, die richtigen Menschen mit dem richtigen Know-How zum richtigen Zeitpunkt miteinander zu verbinden, um schneller die beste Entscheidung treffen zu können. Ganz wichtig hierfür: Eine neue Generation der Enterprise Collaboration Software, die die Anforderung nach kontinuierlichen Erfahrungs- und Wissensaustausch erfüllt sowie das Interesse der Unternehmen nach mehr Produktivität unterstützt. Sie sind mobiler, sozialer und cloud-basiert. In diesem White Paper möchten wir über die unterschiedlichen Ebenen der Zusammenarbeit informieren, einen Überblick über die Schwerpunkte von Collaboration-Tools und ihre Entwicklung geben und die wichtigsten Kriterien für die Auswahl der passenden Technologien aufzeigen. 1 Gartner, Secure File Sharing and Collaboration,

4 MITARBEITER, PARTNER UND KUNDEN DIE EBENEN DER ZUSAMMENARBEIT Neue oder verbesserte Technologien revolutionieren die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, Entscheidungen treffen und Aufgaben erledigen. Sie definieren die Beziehungen zu und zwischen Mitarbeitern, Partnern und Kunden neu. Für Unternehmen ergeben sich in diesem Zusammenhang die folgenden drei Ebenen der Zusammenarbeit: 2 1. Interne Zusammenarbeit In immer mehr Unternehmen spielen multi-nationale und interdisziplinäre Teams eine immer wichtigere Rolle. Die Entwicklung neuer Arbeitsmodelle, einer offenen Unternehmenskultur und die Verbesserung der Vernetzung der Mitarbeiter, um die Zusammenarbeit im Team bzw. im Unternehmen zu fördern, sind die vornehmlichen Ziele auf interner Ebene. Dazu gehören neue Formen zur Unterstützung der Ideenentwicklung, wie das Internal Crowdsourcing oder das so genannte Working Out Loud zur Bekanntmachung eigener Arbeiten über die eigene Abteilung oder das Team hinaus, sowie die Unterstützung einer freien und spontanen Zusammenarbeit: 50 % aller großen Unternehmen werden bis 2016 Soziale Netzwerke vergleichbar mit Facebook im Unternehmen nutzen, 30% gehen davon aus, dass diese so wichtig werden, wie und Telefon heute. Quelle: Deutsche Messe, Cebit Social Trends 2014 Mit dem Einsatz von Social Collaboration Tools im Unternehmen können erfasste Daten und Informationen einfach geteilt und zu kollektiv genutztem Wissen werden. Das Etablieren von Real-Time-Kommunikation ermöglicht einen freieren Informationsfluss, proaktivere Mitteilungen und schnelle Reaktion. Nach einer Studie der Deutschen Messe zufolge sagen Entscheider, dass fünfzig Prozent der großen Unternehmen bis 2016 ein internes soziales Netzwerk besitzen werden Firmenübergreifende Zusammenarbeit Zusammenarbeit macht nicht an den Grenzen von Unternehmen halt. Tatsache ist, dass nur sehr wenige Produkte und Dienstleistungen heute ohne Beteiligung anderer Marktteilnehmer entwickelt werden. Innovative Firmen nutzen ein dichtes Netz aus Lieferanten oder Partnern, um die Marktbedürfnisse zu bedienen. Die Organisation und die Fähigkeit zur Zusammenarbeit entscheiden nicht selten über Erfolg und Misserfolg von Unternehmen. Traditionell findet man Beispiele für firmenübergreifende Zusammenarbeit in Industrien mit einem hohen Spezialisierungsgrad, wie z.b. die Luftfahrt- oder Automobilindustrie. Hier existieren seit langem integrierte Wertschöpfungsketten und komplexe Lieferantennetzwerke. Da die Entwicklung von zukunftsweisenden Technologien wie z. B. Hybrid-Antriebe teuer und riskant ist, bündeln Hersteller häufig auch Rivalen ihre Forschungs-und Entwicklungsanstrengungen. 2 IBM C-Level Study, Deutsche Messe, CeBIT Social Trends

5 Im Rahmen von intensiven Partnerschaften zwischen Unternehmen sind zunehmend Collaboration-Plattformen und -Softwaresysteme im Einsatz, die jeden Schritt im gemeinsamen Arbeitsprozess unterstützen. So planen Bosch und IBM künftig bei der Entwicklung von Fahrzeugkomponenten die beteiligten Teams über eine gemeinsame Entwicklungs-Plattform zusammenzuführen und weitere Partner über diese schnell, intelligent und sicher in den Arbeitsprozess einzubinden. 4 Die Verknüpfung von Produkten und Dienstleistungen aus ganz unterschiedlichen Branchen nimmt zu. So werden innovative, ganz neue Angebote geschaffen, die ein Partner allein nicht umsetzen könnte. Beispielsweise bringen die Allianz und die Deutsche Telekom gemeinsam digitale Dienstleistungen auf den Markt. Für eine digitale Pannenhilfe für Zuhause verknüpfen sie Informations-, Kommunikations- und Sensortechnik mit Versicherungs- und Serviceangeboten. Für Geschäftskunden werden ganzheitliche Cyber-Security-Lösungen mit kombiniertem Versicherungsschutz angeboten. 3. Zusammenarbeit mit Kunden Noch vor einiger Zeit wurde der Kontakt mit dem Kunden gerne vermieden und durch Websites oder Call-Center ersetzt. Die Beziehungen waren unpersönlicher, da sie auf Transaktionen, Cookies, Datensätze oder Profile reduziert wurden. Interessanterweise scheinen jetzt gerade die Technologien diesen Umstand wieder zu beheben. Social-Media- Anwendungen und kontextbasierte Dienstleistungen bieten Möglichkeiten, die Kommunikation mit Kunden wieder persönlicher werden zu lassen. Über Social-Media-Anwendungen holen Unternehmen Feedback zu ihren Produkten und Dienstleistungen ein und bieten dem Konsumenten Möglichkeiten an, sich aktiv an Produktentwicklungsprozessen zu beteiligen. Der individuelle Service und der Dialog rücken damit wieder ins Zentrum einer Kundenbeziehung. Wachstumsraten von 500 % bei Mobile CRM mit einem Nutzungsanteil von 10% für Social Collaboration sind dafür ein Beleg. 5 Mehr Kundennähe durch individuelle Ansprache, personalisierte Produkte und Services sowie die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle sind die Hauptziele bei der Zusammenarbeit mit Kunden. In dieser Collaborative Economy erkennen Unternehmen, dass kontinuierlicher Dialog mit Konsumenten zu verbesserten Angeboten und langfristige Bindung zu Umsatzwachstum führen kann. 6 Ein Beispiel hierfür ist auch die Crowdsourcing-Initiative der BMW Group: 2010 startete das Unternehmen die Microsite Co-Creation Lab, eine virtuelle Plattform für kreative Köpfe, die an Automobilthemen interessiert sind. Die Teilnehmer können Ideen zur automobilen Zukunft mit anderen Usern austauschen und mit einem Team aus entsprechenden Fach abteilungen der BMW Group zusammenarbeiten. Das Co-Creation Lab wurde als Plattform für konkrete Projekte etabliert. Die BMW Group beschäftigt sich auf diese Weise interaktiv mit kreativen Ideen, holt sich Anregungen von außen und hält den Dialog und die Bindung zur Zielgruppe aufrecht. 4 VDI Nachrichten: Ausgabe 20, Deutsche Messe, Cebit Social Trends Accenture: Technology-Vision

6 Collaboration: DIE DREI EBENEN DER ZUSAMMENARBEIT interne zusammenarbeit Working out loud Internal Crowdsourcing Open Workflow Team Collaboration Team Abteilung Organisation firmenübergreifende zusammenarbeit new modes of work: internal networks Collaboration Collaboration Collaboration Collaboration zusammenarbeit mit dem kunden Crowdsourcing Personalisierte Produkte & Services by Dion Hinchliff,

7 CHANCEN UND RISIKEN COLLABORATION ALS GANZHEITLICHE HERAUSFORDERUNG Es ist wichtig an dieser Stelle darauf hinzuweisen, dass die Einführung von neuen gemeinschaftlichen Arbeitsformen auch immer Einfluss auf die Unternehmenskultur hat und besondere Herausforderungen im Umgang mit Chancen und Risiken an die Unternehmen stellt. Zum Einen ist es notwendig, das Vertrauen der Mitarbeiter aufzubauen, damit diese bereit sind, Informationen mit anderen zu teilen. Zum Anderen müssen sie auch über die Compliance-Risiken und die Gefahren eines Abflusses von sensiblen Daten informiert werden und lernen, wie sie diesen begegnen sollen. Da die bekannten Kontrollmechanismen und Hierarchien entfallen, müssen die Mitarbeiter die Werte und Ziele des Unternehmens kennen, verinnerlichen und verkörpern. Für die Zusammenarbeit mit externen Marktteilnehmern sind Regeln und Zuständigkeiten festzulegen und zu koordinieren. 7 Neben der Auswahl der richtigen Technologien entscheiden daher nicht selten das Engagement des Managements und die flankierenden Maßnahmen im Change Management über Erfolg oder Misserfolg eines eingeführten Collaboration- Tools. 7 Accenture Outlook Ausgabe 1,

8 MOBIL, SOZIAL UND AUS DER CLOUD DIE EVOLUTION DER COLLABORATION- TOOLS Vor wenigen Jahren war noch ein großer Teil der Collaboration-Tools lokal zu finden. Funktionen für den mobilen Einsatz waren so gut wie nicht vorhanden und Soziale Netzwerke an Content-und Dokumenten-Management-Systeme angeflanscht, wenn sie existierten. Erst die Cloud eröffnete neue Horizonte und ermöglichte es, mobil und in Echtzeit zusammen zu arbeiten. Heute sind Cloud-Versionen für Enterprise-Collaboration-Plattformen üblich und soziale Netzwerk-Funktionen in der Regel nativ auf Basis von Social-Business-Konzepten entwickelt. Kategorien wie Unified Communication, File-Sharing und Synchronisierung haben Soziale-Netzwerk-Funktionen aufgenommen. Für alle gilt: mobil, sozial und Cloud-basiert. kategorien der collaboration-technologie Groupware & Projektmanagement-Tools Geschäftsanwendungen mit Collaboration- Funktionen File-Sharing & Dokumenten- Management-Tools mobil, sozial, cloud-basiert Crowdsourcing- Tools Unified Communication-Tools Social Collaboration-Tools Quelle: Eigene Darstellung, 2014 Die Bedürfnisse großer Unternehmen sind umfangreich und reichen bis zur Anpassbarkeit auf individuelle Geschäftsprozesse und die tiefe Integration mit vorhandenen Back-End-Systemen. So verschiebt sich der Schwerpunkt der Enterprise-Collaboration-Software-Tools ständig. Es gibt daher unzählige Anbieter von Collaboration-Tools die eine unterschiedliche Gewichtung auf Collaboration-Funktionen legen. 8 8 ZDNet: Today s enterprise collaboration landscape

9 COLLABORATION-TECHNOLOGIE DIE SECHS WICHTIGEN SOFTWARE- TOOLS 1. Groupware & Projektmanagement-Tools Groupware kann man als die klassisch softwaregestützten Collaboration-Tools bezeichnen. Sie unterstützen die Zusammenarbeit in Gruppen über eine zeitliche und/oder räumliche Distanz. Die bekanntesten Beispiele für Groupware sind IBM Lotus Notes und Microsoft Sharepoint. Der Umfang der Groupware-Applikationen ist unterschiedlich. Typische Bestandteile sind Projektmanagement, -, Kalender- und Notizbuchfunktionen, aber auch das Content- und Dokumenten-Management in definierten Nutzergruppen wurde nach und nach ergänzt. 2. File-Sharing & Dokumenten-Management-Tools Benutzer, die auf mehreren Geräten arbeiten, wollen ihre Dateien synchronisieren und möglichst einfach mit anderen teilen - intern und extern. Neben der -Kommunikation und anderen Groupware-Funktionen sind Synchronisierungs- und File-Sharing-Tools daher die am häufigsten genutzten Collaboration-Anwendungen. Die direkte Zusammenarbeit erfordert aber noch mehr: Kommentieren, Markieren und die Bearbeitung gemeinsamer Dateien. Diese Funktionen sind daher häufig Bestandteile von ausgereiften Enterprise Systemen für File-Sharing, Contentund Dokumenten Management. 3. Unified Communication-Tools Häufig werden auch Unified Communication-Lösungen (UC) als klassische Collaboration-Tools bezeichnet. Sie enthalten Audio- und Video-Konferenzen und integrierte Voic , und Instant Messaging-Funktionen auf unterschiedlichen Endgeräten. Dabei verlagert sich der Schwerpunkt nach und nach von der Audio-Übermittlung zur Video- und Datenübermittlung. Durch den Einsatz von Unified Communication-Plattformen, wie Telekom Cisco WebEx können Team-Meetings virtuell durchgeführt werden. Auch lässt sich der Kundenservice mit Einsatz von UC verbessern, denn Call-Center-Mitarbeiter sehen sich heute nicht nur mit Anrufen, sondern auch mit Anfragen aus s, Chats und Sozialen Netzwerken konfrontiert. Kunden erwarten die Antwort in ihrem präferierten Kanal und akzeptieren keine langen Wartezeiten. 4. Social Collaboration-Tools Einen wesentlichen Einfluss auf die interne Kommunikation haben zunehmend Soziale Medien. Bereits heute setzt laut einer Bitkom-Untersuchung ein Großteil deutscher Unternehmen auf Social Media. Besonders gefragt sind Wikis, Blogs und Intranets. Social-Collaboration-Plattformen für Unternehmen gibt es mittlerweile von der Stange. Zu den etablierten Anbietern zählen IBM, Microsoft Yammer, Jive Software und Salesforce Chatter. Trotzdem ist die Nutzungsrate von Social-Media- Anwendungen und Social-Collaboration-Plattformen derzeit noch gering. Sie bewegt sich beispielweise in Deutschland bei etwa 27 %. 9 Es ist jedoch davon auszugehen, dass vor allem jüngere Mitarbeiter, die Nutzung dieser Form der Kommunikation forcieren werden, da sie mit Social-Media-Anwendungen wie Facebook und Google+ sowie vergleichbaren Funktionen vertraut sind. Bis 2016 werden ca. 50 % der Unternehmen mit internen Sozialen Netzwerken ausgestattet sein Bitkom und Storymaker, Einsatz und Potentiale von Social Business für ITK Unternehmen, Deutsche Messe, CeBIT Social Trends

10 5. Crowdsourcing-Tools Crowdsourcing-Systeme stehen als Off-the-shelf-Plattformen zur Verfügung und sind einfach aufzusetzen. Sie werden in der Regel unabhängig von anderen Systemen betrieben und können im Team, innerhalb des Unternehmens und darüber hinaus eingesetzt werden, um die geistigen Leistungen vieler zu nutzen und die Ideenfindung zu unterstützen. Neben materieller Belohnung kann die Anerkennung durch die Community durch Bewertung und Kommentierung auch ein zusätzlicher Anreiz für Mitarbeiter sein, ihr Wissen zu teilen Geschäftsanwendungen mit Collaboration-Funktionen Die meisten Collaboration-Tools sind nicht unmittelbar an Arbeitsprozesse der Mitarbeiter gekoppelt, so dass Collaboration- Funktionen auch nicht in die üblichen Geschäftsanwendungen integriert sind. Jedes zweite Unternehmen erwartet sich aber Produktivitätssteigerungen durch die Integration von Collaboration-Funktionen in Geschäftsanwendungen und sieht dort einen entsprechenden Investitionsbedarf. 12 welchen investitionsbedarf hat ihr unternehmen hinsichtlich anwendungsintegration und sozialer vernetzung? Nahtlose Integration der Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit mit Geschäftsanwendungen Nahtlose Integration der Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit und sozialer Interaktion Großer Investitionsbedarf Mittlerer Investitionsbedarf Kein Bedarf, da Thema schon adressiert Quelle: PAC: Future Workplace, 2013 Die nahtlose Integration von Collaboration-Funktionen innerhalb von Geschäftsanwendungen, wie ERP-Systemen oder Office-Anwendungen, zielt auf eine Zusammenarbeit ohne Unterbrechung des Arbeitsprozesses ab. SAP Jam und IBM Connection sind prominente Beispiele für diesen Ansatz. Dabei können Präsenz-Informationen von Kollegen oder Kunden und Click-to-Call-Funktion innerhalb der Anwendungen zur direkten Interaktion und arbeitsbezogener Kommunikation genutzt werden. Kombiniert mit Content Management kann passend zu jedem Arbeitsschritt automatisch nach relevanten Inhalten gesucht und es können diese ad-hoc verarbeitet und angezeigt werden. 11 Gartner: Six Best Practices for moving a culture to extreme collaboration, PAC: Future Workplace,

11 COLLABORATION-STRATEGIE SECHS KRITERIEN ZUR AUSWAHL DER RICHTIGEN TECHNOLOGIE 1. Zielkonformität Wer ein Collaboration-Tool einführt, muss zunächst die angestrebten Geschäftsziele definieren. Die Kernfrage lautet: Welche Verbesserungen sollen durch die Einführung des Collaboration-Tools erreicht werden? Die Antworten können unterschiedlich ausfallen. Die Einen wollen Innovationen fördern, die Anderen die Qualität ihrer Services und Produkte erhöhen und die Dritten die Kundenbeziehung beleben. Anhand der Geschäftsziele können die Arbeitsprozesse identifiziert werden, die durch die Einführung der Collaboration-Funktionen verbessert werden sollen, und eine erste Auswahl von relevanten Tools kann erfolgen. 2. Zugänglichkeit Mitarbeiter wählen die Collaboration-Tools aus, die sie am besten im Austausch mit anderen unterstützen. Der Zugang zur Anwendung bzw. Lösung durch alle Teilnehmer ist daher ebenso entscheidend bei der Auswahl eines Tools. Mobile Lösungen, die den Zugang zu Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort ermöglichen und Cloud Services, die die Zusammenarbeit produktiv, kostengünstig und flexibel gestalten sind Treibstoff für mehr Zusammenarbeit. Die meisten Unternehmen haben erkannt, dass Smartphones und Tablets perfekte Instrumente sind, um die Reaktionsgeschwindigkeit den Markterfordernissen anzupassen. So definierte Forrester Enterprise Mobility bereits 2007 als die Fähigkeit eines Unternehmens mit Lieferanten, Partnern, Mitarbeitern, Kunden, Produkten und Produktionsanlagen unabhängig von ihren Standorten zu kommunizieren. Und Forrester sieht außerdem die Verfügbarkeit von Mobile Apps als den wichtigsten Treiber für mehr Zusammenarbeit. 3. Interoperabilität Unternehmen setzen häufig eine Mischung aus externer Software und intern gehosteten Diensten unterschiedlicher Anbieter ein, die miteinander interagieren müssen. Darüber hinaus beinhalten Collaboration-Tools eine Vielzahl von Protokollen und Technologien, die Interoperabilität erschweren. Mit der wachsenden Vielfalt an Technologien steigt der Bedarf an integrierten Lösungen. Die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen erfordert nicht nur effiziente Kommunikation zwischen den Menschen, sondern auch zwischen den Systemen. Mit offenen System-Architekturen und Web-Diensten, die auch die Integration von Bestandssystemen ermöglichen, legt man die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit. 13 APIs sind die Verbindungsstücke, die Apps mit Geschäftsprozessen und Apps untereinander verbinden. Sie ermöglichen, dass Front-end-Services von der Infrastruktur entkoppelt werden, so dass Änderungen von Nutzer-Gruppen und Anwendungs fällen sowie Policy-Updates keinen Einfluss auf die implementierte Infrastruktur haben und umgekehrt. APIs können Möglichkeiten für neue innovative Anwendungsfälle eröffnen, wenn sie im Self-Service-Zugriff für Entwickler, interne Mitarbeiter, Partner und dritte Parteien bereitgestellt werden. IT-Updates können vom Benutzer unbemerkt im Hintergrund durchgeführt werden. Mittels API-Management können Daten gezielter erhoben, Entscheidungen schneller und fundierter getroffen und Dienste besser eingesetzt werden. Wenn Unternehmen Daten, Quellen und Dienstleistungen intern und extern teilen, können Wildwuchs, Redundanzen und Ineffizienzen sehr schnell zunehmen. Eine API-Strategie ist daher ein wichtiger erster Schritt bei der Umsetzung von einer Mobile-, Cloud- oder Collaboration-Roadmap Forrester, Latest IT Trends for Secure Mobile Collaboration, Accenture Outlook Ausgabe 1,

12 4. Identitätsmanagement Neue Tablets und Smartphones werden bereits standardmäßig mit zahlreichen vorinstallierten Synchronisations- und File-Sharing-Anwendungen geliefert, die Daten mit Cloud-Diensten und anderen Endgeräten austauschen. Beispiele sind Microsoft SkyDrive, Apples icloud und Google Drive. Darüber hinaus gibt es viele weitere Cloud-Dienste aus dem privaten Anwendungsbereich. Diese leicht zugänglichen Consumer-Lösungen fehlt es häufig an grundlegenden Sicherheitsfunktionen bei der Zugriffskontrolle. Für die Einhaltung der Sicherheitsstandards sind Zugriffsrechte jedoch entscheidend. Ohne Regeln und Kontrollen werden Mitarbeiter kreativ und speichern ihre Daten auf beliebig vielen Servern und Cloud-Diensten. Dies führt häufig zu Datenverlust. 15 Der Einsatz von Enterprise-Lösungen mit einer rollenbasierten Rechteverteilung und der Trennung von administrativen und arbeitsbezogenen Aufgaben z.b. durch den Einsatz der Security Assertion Markup Language (SAML)-Standard wird empfohlen, um Web-basiertes Single Sign-On zu ermöglichen. 5. Datensicherheit Obwohl 77 % der IT-Entscheider in Unternehmen sagen, sie werden niemals sensible Kundendaten in einem öffentlichen Cloud-Dienst speichern, ist CRM eines der am meisten nachgefragten Dienste für Cloud-basierte Collaboration. 16 Die Speicherung und das Synchronisieren der Daten auf beliebig vielen Endgeräten, Servern und in Cloud-Diensten innerhalb und außerhalb des Unternehmens erhöht die Komplexität und führt zu einer Vielzahl von Fragestellungen im Bereich Datensicherheit. Es beinhaltet auch die Gefahr, dass sensible Daten, wie z.b Kundendaten, geistiges Eigentum oder Finanzdaten missbraucht werden oder bei Geschäftsaufgabe oder Vertragsauflösung verschwinden. Es gilt sicherzustellen, dass die Kommunikationsinfrastruktur auch über die Firmengrenze hinaus verlässlich arbeitet und die eigenen Sicherheits richtlinien in allen eingesetzten Plattformen durchgesetzt werden können. Neue Technologien ermöglichen es, auch außerhalb des Firmennetzwerks nachzuvollziehen, wer Zugang zu den Daten hatte und was mit den Daten gemacht wurde. Beispielsweise kann mit Digital Rights Management (DRM) und Data Loss Prevention-Technologien (DLP) die Datenverwendung auch außerhalb der Firewall kontrolliert werden. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern die Option Bring-your-own-device (BYOD) anbieten, sind private Daten und Unternehmensdaten auf einem einzigen Endgerät gespeichert. Um die Kontrolle über den Zugang zu den Daten und die Trennung der arbeitsbezogenen von den privat genutzten Daten zu gewährleisten, ist der Einsatz von Secure Container- Lösungen empfohlen. Unternehmen können ihren Mitarbeiten größtmögliche Flexibilität bieten und gleichzeitig die Kontrolle über die Vielfalt der Anwendungen behalten, wenn sie die Apps über den firmeneigenen Enterprise App Store zur Verfügung stellen. Dies gilt auch für Collaboration Apps, die nach einem intensiven Testing dort eingestellt und über das App Management verwaltet werden können. 15 Forrester, Market Trends Gartner: Secure File-Sharing and Collaboration,

13 Beim Antivirenschutz für Smartphones und Tablets gibt es unterschiedliche Ansätze. Eine Sicherheitssoftware auf Endgeräten blockt unter Umständen die gesamte Kommunikation. Cloud-basierte Web Security-Lösungen dagegen leiten den gesamten Datenverkehr über ein Rechenzentrum in der Cloud und untersuchen alle Inhalte, wie z. B. HTML, Javascript, Flash, Web- und -Kommunikation, in Echtzeit auf Schadcode. Die Firewall in der Cloud ermöglicht die zentrale Anwendung und Durchsetzung von Firewall-Regeln für alle Endgeräte innerhalb und außerhalb der Unternehmensfirewall. 6. Einsatz von Cloud Services Folgende Vorteile beim Einsatz von Cloud Services liegen auf der Hand: Dokumente werden zentral abgelegt und müssen nicht mehr per Mail hin- und hergeschickt werden. Sie werden zentral gespeichert und jeder kann von überall auf sie zugreifen. So kann man durch Cloud Services unmittelbar von der gemeinsamen Datennutzung und der engeren Zusammenarbeit profitieren. Neben dem erleichterten Zugang zu Anwendungen und der Verbesserung der Datensicherheit außerhalb der Unternehmensfirewall bietet der Einsatz von Cloud Services eine Reihe weiterer Vorteile für das IT-Management: Mehr Flexibilität beim Hinzufügen, Löschen oder Ändern von Produkten und Services als Reaktion auf geänderte Anforderungen Skalierbarkeit, die es erlaubt, Nutzer ohne Zeit und kostenintensivem Einsatz von IT-Ressourcen hinzuzufügen oder zu entfernen Der Zugang ist unabhängig vom Ort und kann je nach Zugriffsrechten für interne und externe Mitarbeiter eingerichtet werden Eine agile IT-Infrastruktur, die es Unternehmen ermöglicht, schnell Ideen in marktfähige Produkte, Services und Geschäftsmodelle zu verwandeln Transparente und kostengünstige Mietmodelle statt kapitalintensive Investitionen 13

14 ZUSAMMENFASSUNG BESSERE ZUSAMMENARBEIT BRAUCHT MOBILE TECHNOLOGIEN Collaboration ist nicht einfach ein neues Modewort, sondern nicht selten der entscheidende Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg von Unternehmen im zunehmenden Wettbewerb. Die meisten Unternehmen haben das erkannt und suchen nach Wegen, die Arbeitsplätze der Mitarbeiter flexibler zu gestalten, um schnelle Reaktionsfähigkeit und mehr Produktivität zu ermöglichen. Ziel ist es, das natürliche Bestreben der Menschen, Dinge gemeinsam zu erschaffen und Beziehungen zu pflegen, techno logisch zu unterstützten und weiter zu fördern. Es geht dabei um die Zusammenarbeit im Unternehmen, über die Firmengrenze hinaus bis hin zur aktiven Beteiligung der Kunden. Für diese Aktivitäten stehen immer mehr Collaboration- Tools zur Verfügung. Nicht zuletzt aufgrund der großen Markt- und Unternehmensdynamik sehen Unternehmen die Auswahl von geeigneten Lösungen als große Herausforderung. Die Bedürfnisse großer Unternehmen bei Collaboration-Tools sind vielfältig und reichen von der Anpassbarkeit auf individuelle Geschäftsprozesse bis zur tiefen Integration mit vorhandenen Back-End-Systemen. So verschiebt sich der Schwerpunkt von Enterprise-Collaboration-Software-Tools ständig. Fasst man die wichtigsten Auswirkungen zusammen, kommt man zu dem Schluss, dass Collaboration-Technologien cloud-basiert, sozialer und mobiler werden. Entscheidende Kriterien bei der Auswahl der richtigen Technologien sind die Zielkonformität der Lösung, die Zugänglichkeit, die Interoperabilität, das Identitätsmanagement, die Datensicherheit und der effiziente Einsatz von Cloud Services. Insbesondere die Cloud eröffnet vielfältige Möglichkeiten für Innovationen. Mobile Lösungen und Sicherheitskonzepte müssen über die Unternehmensgrenze hinaus gehen. Unternehmen sind daher gefordert, sich auf einen ganzheitlichen Ansatz für die Themen Cloud Computing und Mobile Security einzustellen, um den Mehrwert von Collaboration-Tools zur Produktivitätssteigerung voll ausschöpfen zu können. 14

15 10 / 2014 KOntakt Stephan Ponleithner Telefon: +49 (0) Herausgeber Deutsche Telekom AG Business Services Enterprise Mobility Services (EMS)

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