Didaktische Konzepte und Lernmaterialien zum Aufbau von Social Intranets & Collaboration-Plattformen

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1 Didaktische Konzepte und Lernmaterialien zum Aufbau von Social Intranets & Collaboration-Plattformen Auszüge aus den Einführungskonzeptionen für interne Social Media in Unternehmen am Beispiel eines berufsorientierenden Hochschulseminars von Marcel Kirchner und Studierenden-Teams der Lehrveranstaltung Dipl.-Medienwiss. Marcel Kirchner Social Media hält seit geraumer Zeit vermehrt Einzug, wenn es um die Optimierung interner Prozesse und Abläufe von Unternehmen geht. Dies beeinflusst maßgeblich sowohl aktuelle als auch zukünftige Arbeitsweisen der Mitarbeiter/-innen und die internen Strukturen, besonders beim Management von Wissen und Informationen. Firmen haben dabei insbesondere die Potenziale erkannt, dass sich Mitarbeiter beispielsweise noch flexibler austauschen, ihr Wissen dokumentieren und zur Diskussion stellen können sowie transparenter Probleme und Lösungsansätze untereinander kommunizieren können. Der Praxis-Experte Harald Schirmer, Change Manager bei Continental AG, beschreibt die damit einhergehenden notwendigen Veränderungen im Unternehmen zu einer Organisation 2.0 als dem sozialen Sinn nach zu begleitende Tätigkeiten, die eine traditionelle Überund Unterordnung aufbrechen und ein beförderndes Miteinander erzeugen. In einem passenden bildhaften Vergleich wird somit aus dem klassischen, hierarchiebetonten Unternehmen, das marionettenartig an allen klar miteinander verbundenen Prozess-Fäden zieht, ein lebendiger Organismus, der zwar weiterhin seinen Halt durch Wirbelsäule, Knochen und Gehirn behält und mit bewährten Methoden-/Prozess-Gelenken agiert, aber durch das neu integrierte Social Media-Nervensystem lernfähiger wird und auf immer wieder neu entstehende Herausforderungen jederzeit noch flexibler reagieren kann, indem es durch Impulse das Mitarbeiterwissen gezielter einbindet und transparenter macht [1]. Insbesondere ist es derzeit auch eine der größten Herausforderungen, die kreativen Herangehensweisen und Ideen der Nachwuchskräfte der Zukunft in die Arbeitsabläufe von Unternehmen zu integrieren. Der Anwendungsbereich Innovatives Wissensmanagement (kurz AbIWM) im Studiengang Angewandte Medienwissenschaft der TU Ilmenau beschäftigt sich mit diesen Phänomenen und sucht nach Antworten im Bereich des so genannten Enterprise 2.0, dass immer mehr auch mit Social Business gleichgesetzt wird. In Kooperation mit IBM Deutschland werden hier anhand konkreter realer Anwendungsfälle Implementierungsstrategien für den Einsatz von Social Media entwickelt, die im Idealfall auch zu einer ersten Umsetzung mit wissenschaftlicher Begleitung führen. Dabei übernehmen die Bachelor-Studierenden die überwiegend konzeptuell-produktiven Tätigkeiten währendem die Master-Studenten diese tutoriell begleiten und deren Arbeit durch theoretische und methodische Studien fundieren. Den groben Ablauf des Seminars beschreibt der ehemalige Seminar-Teilnehmer Dustin Lemme in seinem Erfahrungsbericht treffend: Nach einer kurzen Einführungsphase und erfolgreicher Teambildung übernimmt jede Gruppe die Verantwortung für ein Unternehmen, das gegenwärtig mit der firmeninternen Implementierung von Social Software beschäftigt ist. Die Seminarteilnehmer analysieren den Projektfortschritt, identifizieren Probleme und erarbeiten Lösungsvorschläge, um die Einführung weiter voranzutreiben. Selbige werden bis zum Ende des ersten Semesters in Form einer fünfzehnminütigen Präsentation vorgestellt. Im zweiten Semester entstehen auf Basis der erarbeiteten Lösungsvorschläge und nach Rücksprache mit dem Auftraggeber konkrete Umsetzungspläne. Die Seminarteilnehmer fertigen hierfür ein Grob- und Feinkonzept an. Letzteres wird am Ende des zweiten Semesters zudem in Form einer dreißigminütigen Präsentation vorgestellt. Möglich, dass es im Ansatz zu einer praktischen Umsetzung des Feinkonzeptes kommt. Während der gesamten Seminarzeit sind weitere Teilleistungen abzulegen, die in die Bewertung einfließen. Die Teamarbeit wird während der zwei Semester durch eine Vorlesungsreihe begleitet, die sich aus verschiedenen Blickwinkeln dem Thema Social Software nähert. [2] 27

2 Insbesondere im zweiten Teil des Anwendungsbereiches kommt also der didaktische Schwerpunkt zur Geltung, indem die Studierenden zunächst in einem kurzen erklärenden Video ihren Anwendungsfall mit Problemen und ersten Lösungsansätzen beschreiben. Anschließend werden anhand konkret zu entwickelnder Lernziele und -inhalte didaktische Feinkonzeptionen erstellt, die mit der Produktion konkreter Schulungsunterlagen und Lernmaterialien, wie beispielsweise das zuvor erwähnte Video-Tutorial oder auch PDF-Anleitungen, Hilfe-Communities oder Screencasts, einhergehen. Dazu werden sie von den Mastertutoren durch die Empfehlung von sinnvollen (E-Learning-)Lehr- und Lernmethoden unterstützt. Nachfolgend sollen nun drei Auszüge aus den Konzeptionen und Schulungsunterlagen von Studierenden-Teams dargestellt werden, die sich mit der begleitenden Einführung von Social Media in einem mittelständischen Serviceunternehmen, einer überregionalen Software User Group und einem internationalen IT-Dienstleistungsunternehmen beschäftigen (teilweise wurden die Fallstudien anonymisiert, damit keine Rückschlüsse auf die realen Unternehmen gezogen werden können): Anwendungsfall 1: Gebäude Glücklich GmbH Anwendungsfall 2: DNUG e.v. Anwendungsfall 3: IT Fleißig GmbH Anwendungsfall 1 (2010) Auf dem Weg zum Enterprise 2.0 mit der Gebäude Glücklich GmbH [3] Team-Mitglieder: Dominique Heerwagen, Romy Kalka, Philipp Reinhart, Anika Schwella und Heike Töppe Die vorherrschende Ausgangslage bei der Gebäude Glücklich GmbH zeigt sich folgendermaßen: Es liegen bestimmte Herausforderungen vor, denen sich die Gebäude Glücklich GmbH stellen muss. Ein großes Problem stellen dabei die geringen personellen Ressourcen dar. Auch eine hohe Personalfluktuation kennzeichnet das Unternehmen, welche in Bezug auf die verzweigte Unternehmensgruppe weitere Herausforderungen an eine Plattform darstellen. Von Bedeutung ist ebenfalls das Finden einer Alternative, die sowohl den Wünschen und Bedürfnissen internetaffiner Nutzer genügt, aber auch das Interesse wenig affiner User erreicht und für diese kein Hindernis, sondern eine Bereicherung des Arbeitsalltages ermöglicht. Um dies zu erreichen, werden bestimmte Anforderungen an die Plattform gestellt. Lediglich ein geringer Administrationsaufwand sollte erforderlich sein, da kein Mitarbeiter neben seinen normalen Arbeitstätigkeiten den kompletten Administratoraufwand übernehmen kann. Demzufolge sollte die Verantwortung aufgeteilt werden und mehrere Mitarbeiter in Zusammenarbeit an der Plattform arbeiten. Eine größtmögliche Bedienbarkeit sollte erzielt werden, um jeden Mitarbeiter erreichen zu können. Weiterhin sollte die Unternehmensstruktur integriert werden, da es sich bei der Gebäude Glücklich GmbH um eine verzweigte Unternehmensgruppe handelt. 1. Who is who Abb. 1: Community-Aufbau Ein Mitarbeiterverzeichnis in Gebäude Glücklich Connections hat die grundlegende Funktion der Darstellung, Auffindbarkeit und Vernetzung der Mitarbeiter im Unternehmen; insbesondere die Verknüpfung der weit voneinander entfernten Standorte ist hierbei eines der Hauptziele. Dabei sollten sich das Erscheinungsbild (Abb. 2) und die Seriosität an der Grundstruktur eines Xing -Profils orientieren. Abb. 2: Erscheinungsbild Who is who 28

3 Die Wünsche der Mitarbeiter in Bezug auf ihr Profil in Gebäude Glücklich Connections werden dabei im Folgenden ebenfalls berücksichtigt. Sie legen viel Wert auf die Angaben zur Person wie Foto, Name, Arbeitsbereich bei der Gebäude Glücklich GmbH Fähigkeiten, Kontaktmöglichkeiten und einem Lebenslauf mit allen Stationen des bisherigen Berufslebens auch außerhalb der Gebäude Glücklich GmbH. Überwiegend herrschen unter den Mitarbeitern der Gebäude Glücklich GmbH eindeutige Ansichten zum Mitarbeiterverzeichnis, wobei die persönlichen Angaben zu Familie und Hobbies eher kritisch betrachtet werden. Einig waren sich jedoch alle, diese Angaben freiwillig einstellbar anzubieten. Ebenfalls von den Mitarbeitern erwünscht und von uns in das Mitarbeiter-Profil unter dem Punkt Weitere Profile von mir im Web eingebunden, sind Links zu privaten oder öffentlichen Netzwerken oder zu privaten Blogs. 2. Newsweek Unter dem Toolnamen Gebäude Glücklich GmbH Newsweek soll zukünftig der Newsletter 2.0 der Gebäude Glücklich GmbH Group starten. Dieser soll sich optisch, inhaltlich sowie funktional vom Vorherigen unterscheiden. Bisher wurden Neuigkeiten von einer Redaktion zusammengefasst und mit wenigen Bildern veranschaulicht. Verbreitet wurde dieser monatlich per Denkfabrik Abb. 3: Erscheinungsbild Newsweek Eine zentrale Anlaufstelle Fragen (und Antworten) unterschiedlicher Themenbereiche und Komplexität kann hier Abhilfe leisten. Diese soll in Form der Integration eines Fragenportals in Gebäude Glücklich Connections geschehen. Mit Einführung der Plattform Connections ermöglichen sich nun neue Dimensionen der Darstellung aber auch der Aufbereitung der Gebäude Glücklich GmbH-internen News. Startseite Nach Überlegungen der Platzierung der News kam nur die Startseite der Plattform in Frage, da diese Seite durch eine permanente Präsenz den Mitarbeiter ständig zugängig sein sollte. Durch Aktualisierung der Beiträge seitens der Gebäude Glücklich GmbH kann die Motivation der Leser, die Einträge sorgfältig zu lesen, aufrechterhalten werden [4], [5]. Die Newsweek als Startseite ist so zu verstehen, dass 2/3 der Seite als Infobereich angezeigt wird, in welchen hauptsächlich die Beiträge erscheinen und 1/3 die Metabar und Gebäude Glücklich Connections-Base mit den anderen Tools darstellen. Das übergeordnete Ziel der Newsweek ist es, Wissen innerhalb des Unternehmens zu transformieren und zentral allen Mitarbeitern zugänglich zu machen und somit einen unternehmensübergreifenden Informationskanal zu schaffen [5]. 4. Einstein Abb. 4: Erscheinungsbild Denkfabrik Die Gebäude Glücklich GmbH wünscht eine Datenbank, die die gesamte Bandbreite an fachlichen Fragen abdecken kann. Aus der bereits bestehenden Intranet-Seite sollen Arbeitshilfen und Vorlagen übernommen, eingepflegt und durch neue Dateien ergänzt werden. Vorgeschlagenes Umsetzungstool auf Gebäude Glücklich Connections ist ein Wiki mit mehreren Themenbereichen, um Dateien zu verwalten und zu hinterlegen, aber um vor alledem das gemeinschaftliche Arbeiten zu fördern. Wikis sind Sammlungen 29

4 von Seiten zu bestimmten unterschiedlichen Themen, die von Wiki-Mitgliedern bearbeitet oder kommentiert werden können. Im Connections-Wiki besteht die Möglichkeit, Sammlungen anzulegen, welche als Ordner fungieren. Hier müsste weiterhin die Erstellung von Unterordnern ermöglicht werden, damit eine Ordnerstruktur entsteht, die nach logischen Kriterien aufgebaut ist. Ein Benutzer erstellt ein Wiki. Er gibt dem Wiki einen Titel, fügt eine Beschreibung sowie Mitglieder hinzu. Den Mitgliedern wird mitgeteilt, dass dieses Wiki nun verfügbar ist. Nach den unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen können die einzelnen Mitglieder das Wiki lesen, Seiten bearbeiten, kommentieren und eigene Seiten hinzufügen. Zu einem übergeordneten Thema können dabei jeweils zwei weitere untergeordnete Seiten sowie dem gleichgestellte Seiten erstellt werden. 5. Features 5.1 Suchfunktion Bisher kann man in der Connections Plattform die verschiedenen vorhandenen Bereiche einzeln durchsuchen. Allerdings wäre eine globale Suche über die gesamte Plattform wünschenswert. Sie ist auch grundsätzlich vorhanden, muss jedoch aktiviert werden. Die Ergebnisse dieser Suche sollten strukturiert ausgegeben werden, wie beispielsweise bei Ebay. Nach der Suche wird angezeigt, in welchen Kategorien das Ergebnis wie oft gefunden wurde. Dies ist die Grundlage für eine funktionierende Plattform, denn eine gute Suche bildet die Grundlage, damit sich normale Benutzer zurechtfinden [6]. Vor allem wenn die Gebäude Glücklich GmbH Denkfabrik und Gebäude Glücklich GmbH Einstein miteinander verknüpft werden sollen, ist eine gute Suche unbedingt von Nöten [4]. Erstrebenswert wäre auch eine unterschiedliche Gewichtung von Überschriften, Tags und Volltext, um die Strukturierung der Ergebnisse zu verbessern. Neben der globalen Suche wäre eine Extra-Suche für Kollegen angenehm. Diese würde sich durch weitere Eingabefunktionen wie Standort, Position, Abteilung usw. auszeichnen. Zum Aufbau von Netzwerken unter den Gebäude Glücklich GmbH Mitarbeitern wäre dies sehr von Vorteil. 5.2 Administration Eine so große Plattform wie Gebäude Glücklich Connections benötigt natürlich Administrationen. Diese ist im Moment zentral angelegt. Um aber wirklich effizient arbeiten zu können, sollten mehr Mitarbeiter Schreibrechte bekommen, als nur die Administratoren. Die Arbeitskraft von vielen ist größer, als die von einzelnen Mitarbeitern. Außerdem führt die Arbeit vieler zur Entlastung einzelner. Auch die Probleme, welche beim Ausscheiden oder beim Urlaub der Administratoren auftreten würden, ließen sich so verhindern, da mehrere Mitarbeiter die aufgetretene Lücke füllen können. Weiterhin können sich so die Moderatoren um ihre eigentliche Aufgabe auf der Plattform kümmern und für Struktur und Strukturerhaltung sorgen. Die Einführung der Plattform in das Unternehmen fällt außerdem leichter, wenn jeder helfen kann. 5.3 Favoriten Es wäre wünschenswert, wenn sich jeder auf der Plattform eigene Favoriten setzen könnte. Beispielsweise bei den Wikiseiten, bei einzelnen Blogeinträgen oder bei bestimmten Fragen in der Denkfabrik. Diese Favoritenliste könnte auch auf der persönlichen Seite der Mitarbeiter einsehbar sein, um die soziale Komponente der Plattform zu unterstützen. So könnte man einem Kollegen, der sich mit einem ähnlichen Problem beschäftigt, wie man selbst, leicht eine Liste zur Verfügung stellen, mit Seiten, auf denen er Informationen findet. Auch die Favoriten zu abonnieren, könnte zu einer einfacheren Zugänglichkeit zur Plattform führen. Weiterhin werden mit öffentlichen Favoriten Wissenspools geschaffen. 5.4 Tagging Grundsätzlich entschließt sich Gebäude Glücklich Connections gegen die Einführung von Tags. In der Connections Plattform kann im Moment jeder seine Tags frei wählen. Dies führt allerdings bei unterschiedlichen Schreibweisen, verschiedenen Sprachen, Singular oder Plural oder Synonymen der Stichworte zu vielfachen Problemen [7]. Diese könnten durch moderierte Tags oder durch automatische Tag-Vorschläge verhindert werden. Dies ist aber beides nicht möglich. Automatische Tag- Vorschläge gibt es in Connections nicht, moderierte Tags wären unverhältnismäßig viel Arbeit. Selbstordnendes Chaos funktioniert nur, wenn die kritische Masse für so etwas erreicht wird. Die Tags auf Connections sind aktuell nicht plattformübergreifend, nur so würden sie aber als Suche wirklich Sinn machen. 30

5 6. Didaktisches Planungsraster zur Einführung Nachfolgende Tabelle soll die Fragestellung abdecken, wann und in welcher Reihenfolge, welche Social Media-Anwendung, für welche Anforderungen und mit welchen Methoden zum Einsatz kommen soll. Sie zeigt, welche konkreten Inhalte dabei vermittelt bzw. bereitgestellt werden. Abb. 5: Beispiel Planungsraster Anwendungsfall 2 (2011) Organisation einer Konferenz und Motivation von Teilnehmern über eine Collaboration-Plattform für den DNUG e.v. The Enterprise Collaboration Professionals [8] Team-Mitglieder: Jan Gröne, Joana Köhler, Jennifer Leimeister, Lisa Luthardt, Anne-Kathrin Pabst und Astrid Schneider 1. Projektbeschreibung Die DNUG ist ein Verein zum Austausch von Erfahrungen zwischen Nutzern von IBM Social Business & Collaboration Software. Die Mitglieder des Vereins sind (neben Mitgliedern von IBM selbst) Anwenderfirmen und Businesspartner. Vor etwa 5 Jahren hat die DNUG die Online-Plattform EULUC Meet the Experts erstellt, um auf dieser die Kommunikation zwischen den Anwendern zu ermöglichen. Sie basiert auf IBM Connections, einer Social Software für Unternehmen und bietet zusätzlich die Nutzung von IBM Sametime und IBM Quickr. Es wurden zwei zentrale Zielgruppen der Plattform ausgemacht: Einerseits die Mitglieder, die an dem Informations- und Erfahrungsaustausch interessiert sind, und andererseits potentielle Kunden, die die EULUC zu Testzwecken verwenden. Das zentrale Problem der Plattform liegt in einer nur sehr geringen Aktivität der Mitglieder. Beiträge werden immer gelesen, wobei nur sehr wenige Personen, meist Mitglieder der IBM, Beiträge verfassen. Dies führt zu einer einseitigen Kommunikation und einem Mangel an Content. Ziel dieses bearbeiteten Anwendungsfalls soll es sein, herauszufinden, woran es liegt, dass beispielsweise bestimmte Tools nur wenig genutzt werden, entsprechende Barrieren und Hemmschwellen zu beseitigen und somit letztendlich die aktive Nutzung der EULUC-Plattform zu fördern. Lernmaterial Erklärungs-Video: 2. Lehrkonzept Das Lehrkonzept umfasst drei große Phasen: Die erste Phase umfasst die Entwicklung der Lerninhalte. Sie orientieren sich an diesem Konzept und werden bis zum abgeschlossen sein. Anschließend folgen vom bis zum fünf Themenwochen. Nachdem in der ersten Woche das Prinzip der verwendeten Learning Nuggets erklärt wurde, soll jede Woche jeweils unter das Motto eines Lernziels gestellt werden. Montags, Mittwochs und Freitags werden zu diesem Thema dann Inhalte mit Hilfe von Learning Nuggets auf der Plattform gepostet. Die Inhalte sollen dabei multimedial aufgebaut werden. 31

6 In der dritten Phase sollen sich die Mitglieder auf die DNUG Konferenz, welche vom 07. bis zum 09. November stattfindet, vorbereiten, indem sie das Barcamp-Konzept selbstständig umsetzen. Dabei kann die EULUC-Plattform eine zentralere Rolle bei der Abwicklung einnehmen. Vor allem das letzte Lernziel ist so angelegt, die User zur Eigeninitiative anzuregen. Im Folgenden wird nun als erstes die Methode der Learning Nuggets, mit Hilfe derer die Lerninhalte transportiert werden sollen, erklärt. 3. Learning Nuggets Learning Nuggets gelten als neue und vielversprechende Form des Microlearnings. Dabei wird Wissen in kurzen Lerneinheiten von wenigen Sekunden bis hin zu 15 Minuten vermittelt. Besonders Podcasts oder Microgames eignen sich für diese Form des Lernens, aber auch klassische Blog- bzw. Wikieinträge. Durch den Einsatz von Learning Nuggets wird vor allem das selbst organisierte, informelle Lernen der Nutzer gefördert. Learning Nuggets bieten die Möglichkeit, die Aufmerksamkeit auf bestimmte Themen zu lenken. Dabei wird das Interesse beim Nutzer geweckt. Im Anschluss gelangt dieser, möglichst über beigefügte Links, zu weiteren detaillierteren Informationen zu diesem Thema [9]. Der besondere Vorteil der Learning Nuggets für den Anwendungsfall EULUC wird an den Ergebnissen der durchgeführten Umfrage deutlich: Da viele Nutzer zu wenig Zeit als Grund für die geringe Nutzung der Plattform angaben, stellen Learning Nuggets aufgrund ihrer Kürze eine optimale Möglichkeit der Informationsübermittlung und des Lernens dar. Des Weiteren werden viele Nutzer durch zu lange Texte abgeschreckt, was mit Hilfe der Learning Nuggets verhindert werden kann. Die erste Themenwoche wird sich damit beschäftigen, den Mitgliedern der EULUC das Prinzip der Learning Nuggets näher zu erläutern, den Mehrwert aufzuzeigen und Best-Practice Beispiele zu geben. Die nachfolgenden Themenwochen bauen auf dem erhaltenen Wissen der Mitglieder auf und werden dementsprechend in Form von Learning Nuggets übermittelt. So soll sichergestellt werden, dass das Interesse der Mitglieder durch kurze und interessante Informationen über ein Thema geweckt wird und diese sich eventuell über andere Kanäle weiter informieren. 4. Themenwoche Guidelines Guidelines als Motivationshilfen Um die Mitglieder der EULUC zu motivieren, Beiträge zu verfassen, wurde folgendes Lernziel definiert: Die Mitglieder der EULUC werden anhand von Guidelines lernen, Motivationshilfen für den Umgang mit Social Media zu verinnerlichen und diese praxisbezogen anzuwenden. Diese Woche steht unter dem Motto: Schluss mit Verboten Guidelines als Motivationsfaktor. Im Falle der EULUC handelt es sich allerdings, wie bereits erwähnt, nicht um ein normales Unternehmen, das seinen Mitgliedern Vorschriften bezüglich Äußerungen und Verhalten im virtuellen Raum macht. Trotzdem ist es notwendig, den Mitgliedern der EULUC eine Reihe von Regeln als Hilfen auf den Weg zu geben, die im Umgang mit Social Media-Anwendungen nützlich sein sollen und zu unterstreichen, was man darf, nicht was man nicht darf. Der Begriff Social Media Guidelines soll hierfür neu diskutiert werden, da diese nicht zwingend Vorschriften darstellen sollen, sondern zum Schaffen von Motivation und zum Abbau von Hemmungen beitragen können mit dem Ziel die Aktivität auf der Plattform zu fördern. Die Mitglieder sollen sich sicherer fühlen, indem sie beispielsweise wissen, worüber sie schreiben dürfen. Aus diesem Grund wurde der Slogan Guidelines als Motivationsfaktor entwickelt, um nicht von Beginn an Verständnisprobleme zu erzeugen. Einzelne Beispiele dafür sind Learn from your mistakes: Don t be afraid to say you were wrong and be quick to make changes when you are [10]. Die einzelnen Anregungen sollen zusammengefasst als Wiki auf der Plattform abrufbar sein. Die Wahl des Tools begründet sich auf die Eigenheiten eines Wikis. Es sind Bearbeitungen und Anpassungen an die aktuelle Plattform und deren Veränderungen möglich, was sehr wichtig ist, denn die EULUC ist als Plattform kein starres Konstrukt, sondern wird durch die Dynamik der User bestimmt [4]. Des Weiteren sollen den Mitgliedern gut geführte Blogs mit passender Thematik als Best-Case-Beispiel und weiterführende Materialien an die Hand gegeben werden. Dies soll dazu führen, die einzelnen Regeln im Kontext zu verstehen und die Motivation zu steigern. Durch das Schaffen von Anregungen sollen die Mitglieder nun selbst in der Lage sein, die Motivationshilfen in eigenen Beiträgen oder einem eigenen Blog anzuwenden. Im besten Fall sind Motivation und Anregung so hoch, dass der Aufforderung nachgegangen wird, nun einen eigenen Eintrag zu verfassen. 32

7 Anwendungsfall 3 (2012) Strukturierte Communities mit Mister X bei der IT Fleißig GmbH [11] Team-Mitglieder: Ricarda Bohn, Tanja Klindworth, Ina Majchrzak und Alexandra Wiebe Die Aufgabenstellung betraf die Optimierung interner Kommunikationsprozesse auf der IT Fleißig GmbH Plattform. Ziel des dritten Semesters war die Erstellung eines Grobkonzeptes, welches eine Guideline und einen Styleguide beinhaltet. In der Guideline werden Vorschläge für eine strukturierte und effiziente Nutzung der Connections Plattform geliefert. Zusätzlich wird im Styleguide der mögliche Aufbau einer Community präsentiert, um das Corporate Design und eine intuitive Nutzung sicherzustellen. Aufbauend auf diesem Grobkonzept, sollte im vierten Semester ein Feinkonzept erarbeitet werden. Im Mittelpunkt dieses Konzeptes steht das didaktische Planungsraster, welches Informationen zu einer Schulung bei IBM liefert. Diese Schulung wird erstmals an einer Pilotgruppe getestet. Außerdem war es Teil der Aufgabe erste Lehr-/ bzw. Lernmaterialien für eine spätere Umsetzung der Schulung zu erarbeiten. Abb. 6: Rückblick Wesentlicher Bestandteil der Zwischenpräsentation im dritten Semester waren die Suche nach Informationen und die Dokumentation von Informationen. Resultierend aus diesen Arbeitsprozessen wurde eine Such- und Ablagereihenfolge entwickelt, welche den Mitarbeitern das Vorgehen auf der Plattform erläutert, um schnellstmöglich an die gesuchten Kundeninformationen zu gelangen. Weiterhin wurde ein erstes Videotutorial erstellt, welches einen Einblick in die Kundenaktivitäten-Community liefern soll. Die Kernelemente des Grobkonzeptes, die Guideline und der Styleguide, wurden innerhalb des Planungsrasters weiter ausgearbeitet. Die Inhalte werden in tabellarischer Form dargestellt und kurz erläutert. Der genaue Ablauf der Schulungsphase wurde ausgearbeitet, das bedeutet, die Anzahl der Sitzungen, die Kalenderwoche, das Datum und die Dauer der einzelnen Elemente werden festgehalten. Des Weiteren war es besonders wichtig die Lehr- und Lernmaterialien, inklusive Methode, zu beschreiben und genaue Lernziele zu definieren. Abb. 7: Aufbau der Schulung Die Schulung ist in fünf Module unterteilt und soll im Zeitraum vom bis zum umgesetzt werden. Die Mischung aus Online- und Präsenzangeboten geht aus einer Literaturanalyse zum Thema e-learning Didaktik hervor. Die Notwendigkeit einer Schulung zur Connections Plattform wird mit Hilfe der Umfrage verdeutlicht. Es geht zwar hervor, dass zwei Drittel der Mitarbeiter die Plattform regelmäßig nutzen. Allerdings geschieht dies nach eigenem Ermessen und führt auf Dauer zu Unübersichtlichkeit auf der Plattform. Außerdem wird deutlich, dass eine Guideline zum Umgang gewünscht wird. Hierbei ist es den Mitarbeitern laut Umfrage wichtig, dass diese keine strikten Regeln, sondern lediglich Empfehlungen und Tipps für einen effizienten Umgang enthalten soll. Im Rahmen der Schulung arbeiten die Seminarteilnehmer in der Seminar-Community, welche bereits beispielhaft auf Connections angelegt wurde. 1. Vorstellung des didaktischen Planungsrasters Das didaktische Planungsraster soll einen Überblick, über die Schulung bei der IT Fleißig GmbH geben. Abb. 8: Aufbau der Seminar-Community 33

8 In dieser Community findet die Kommunikation bezüglich des Seminars statt. Termine werden bekannt gegeben, Hinweise auf die zu bearbeitenden e-learning Aufgaben bereitgestellt und Fragen im Forum beantwortet. Außerdem enthält die Seminar-Community weitere Fall-Communities. In diesen Fall-Communities findet die Bearbeitung der Szenarien und e-learning Module statt. Die Seminarteilnehmer werden hierzu in drei gleich große Gruppen eingeteilt und den Fall-Communities zugewiesen. Die Aufgaben orientieren sich an dem realen Arbeitsalltag bei der IT Fleißig GmbH und sollen in Form von kleinen Anwendungsfällen aufgebaut sein. Im folgenden Auszug des didaktischen Planungsrasters wird ein Termin mit der dazugehörigen Sitzung, den Inhalten sowie Lernzielen beispielhaft vorgestellt. Abb. 9: Aufbau der Fall-Community Abb. 10: Beispiel Planungsraster 34

9 2. Vorstellung der Lernmaterialien 2.1 Mr. X In der gesamten Schulung, vor allem in den Tutorialvideos, fungiert Mr. X als Leitfigur und begleitet die Teilnehmer durch die einzelnen Module. 2.3 Storyboard zur Suchreihenfolge In diesem Tutorialvideo soll erläutert werden, wie die IT Fleißig GmbH-Mitarbeiter vorgehen sollen, wenn sie nach Informationen in der Kundenaktivitäten-Community suchen. Um schnell an ihr Ziel zu kommen, können sie nach den Empfehlungen aus der Guideline, der sogenannten Suchreihenfolge, vorgehen. Abb. 11: Leitfigur Mr. X Grundgedanke bei der Leitfigur Mr. X war, dass dieser ebenfalls bei IT Fleißig GmbH in der Tech- Sales Abteilung tätig ist, aber mit der Connections Plattform nicht immer zurechtkommt. Als Superheld optimiert er die Prozesse auf der Plattform und stellt die Ideen zu einer effizienten Kundenaktivitäten- Community vor. 2.2 Präsentationen zu den Tools: Wiki, Dateien und Foren Die Präsentationen beziehen sich auf das e-learning Modul 1. Sie dienen dazu, dass sich die Seminar-Teilnehmer den Einsatz der Tools in der Kundenaktivitäten-Community selbstständig aneignen. Abb. 13: Storyboard Suchreihenfolge Auf der Connections Plattform kann man die erweiterte Suche nutzen und abhängig von der Intention der Suche, verschiedene Filter einsetzen. Für Suchprozesse in der Kundenaktivitäten-Community wird empfohlen, entweder dokumentbezogen oder personenbezogen zu suchen. Der Aufbau und das Layout der Präsentationen sind stets einheitlich. Sie enthalten alle Informationen zur optimalen Nutzung, Vor- und Nachteile, ein Beispielvideo sowie die Aufgabenstellung. Abb. 12: Auszüge aus den Präsentationen zum e-learning Modul 1 Abb. 14: Flow Chart zur Suchreihenfolge 35

10 Wenn Mr. X beispielsweise nach einem Protokoll von einem vergangenen Kundentermin bei der Firma XY sucht und sich an den Empfehlungen aus der Guideline orientiert, dann weiß er, dass Protokolle im Dokumentationsratser eingepflegt beziehungsweise verlinkt werden. Des Weiteren ist ihm bekannt, dass sich das Dokumentationsraster im Wiki befindet. Mr. X geht also in das Wiki der Firma XY und sucht dort nach den Schlagworten Protokoll, Firma XY und eventuell nach dem Thema des Kundentermins etc. Wichtig ist auch, dass alle Tags bei der Suche berücksichtigt werden und so das Auffinden von Informationen erheblich erleichtert wird. Falls Mr. X sich erst einmal generell über den Kunden Z informieren möchte, kann er personenbezogen suchen. In der Kundenaktivitäten-Community öffnet er das Wiki, in welchem die Ansprechpartner zu den jeweiligen Kunden alphabetisch geordnet sind. Dort findet er Frau Meyer als Ansprechpartnerin für den Kunden Z. Anschließend sucht Mr. X nach Frau Meyers Profil und öffnet, wenn er dies gefunden hat, die Liste der Veröffent-lichungen von Frau Meyer. Nun hat er sein Suchfeld schon erheblich eingegrenzt und kann nun hier genauere Informationen zum Kunden Z suchen. Bei der personenbezogenen Suche werden ebenfalls die gesetzten Tags berücksichtigt. [7] Raabe, A. (2007). Social Software im Unternehmen: Wikis und Weblogs für Wissensmanagement und Kommunikation. Saarbrücken: VDM Verlag Dr. Müller. [8] Gröne, J., Köhler, J., Leimeister, J., Luthardt, L., Pabst, A., & Schneider, A. (2011). Übernahmen aus dem unveröffentlichten Feinkonzept für den DNUG e.v. (Auftraggeber anonymisiert), Wiki-Dokument. Fachgebiet Kommunikationswissenschaft, TU Ilmenau. [9] Robes, J. (2011). Aktuelle Trends im Microlearning: Learning Nuggets Wunsch und Wirklichkeit. Personal führung 2/2011 Microlearning und Edutainment. Düsseldorf: Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.v. (DGFP e.v.), Abgerufen von blog.de/wp-content/uploads/2011/01/learning-nuggets.pdf [10] Kodak Eastman Kodak Company (2009). Social Media Tips. Sharing lessons learned to help your business grow. Abgerufen von en/corp/aboutkodak/onlinetoday/social_media_9_8.pdf [11] Bohn, R., Klindworth, T., Majchrzak, I., & Wiebe, A. (2012). Übernahmen aus dem unveröffentlichten Feinkonzept für die IT Fleißig GmbH (Auftraggeber anonymisiert), S. 3-7,9, Fachgebiet Kommunikationswissenschaft, TU Ilmenau. Literatur [1] Schirmer, H. (2012). Warum große Firmen Social Media brau- chen. Abgerufen von de/2012/11/21/warum-grose-firmen-social-media-brauchen/ [2] Lemme, D. (2012). Auszug aus einem persönlichen Erfahrungsbericht. [3] Heerwagen, D., Kalka, R., Reinhart, P., Schwella, A., & Töppe, H. (2010). Übernahmen aus dem unveröffentlichten Feinkonzept für die Gebäude Glücklich GmbH (Auftraggeber anonymisiert), S. 1-3,8-9,13,15,21-22, Fachgebiet Kommunikationswissenschaft, TU Ilmenau. [4] Janisch, H.-J. (2009). Einsatz von Social Software in einem Unternehmen am Beispiel der Motiondata Software GmbH. Norderstedt: GRIN Verlag. [5] Back, A., Gronau, N., & Tochtermann, K. (2008). Web 2.0 in der Unternehmenspraxis Grundlagen, Fallstudien und Trends zum Einsatz von Social Software. München: Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH. [6] Koch, M., & Richter, A. (2009). Enterprise 2.0 Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software in Unternehmen. München: Oldenbourg Wissenschaftsverlag. 36

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