Familienbewusstsein und Demografieorientierung bei der Stadtverwaltung Waldkirch

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1 Familienbewusstsein und Demografieorientierung bei der Stadtverwaltung Waldkirch Beteiligung und Organisationsentwicklung Führungskräfte aktivieren und einbinden

2 Ausgangslage und Ziele 1. Stadtverwaltung mit alternder Belegschaft 2. Arbeitgeber in Region sind starke Konkurrenten 3. Absolventen für den gehobenen Dienst/ Berufseinsteiger sind mittlerweile über 70 % weiblich 4. Immer mehr Väter gehen in Elternzeit und wünschen sich familienfreundliche Angebote vom Arbeitgeber 5. Die Stadt möchte etwas für die Belegschaft machen - Bindung der Mitarbeiter steigern - Attraktivität als Arbeitgeber für zukünftige Bewerber erhöhen - Familienbewusste Personalpolitik und langfristige Gesunderhaltung 6. Langfristig soll der Frauenanteil in Führungspositionen gesteigert werden 7. Balance von Beruf und Familie wird zum Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Zukunft als Arbeitgeber der 1. Wahl 2 8. Mit der Prozessbegleitung und Beteiligung lernen unsere Führungskräfte (FK) Methoden und Vorgehensweisen kennen = Personalentwicklung

3 Unser heutiger Schwerpunkt Führungskräfte (FK) aktivieren und einbinden 3

4 Warum Konzentration auf FK? 1. Führungskräfte sind Bindeglieder und Botschafter 2. Sie sind Alltagsgestalter 3. Sie sind Kommunikatoren, auch beim Kontakthalten mit Ma in Auszeit spielen sie eine Rolle 4. Sie sind Mediatoren 5. Sie sind Mitentwickler und Förderer von Familienfreundlich 6. Fürsorgeaufgaben (Bsp. Mitarbeitender ist in Doppelkarrierebeziehung/ Pflege eines Angehörigen ) 7. Akzeptanz unterschiedlicher Lebensstile/ Wertigkeiten 8. Führung ohne persönliche Anwesenheit 9. Erfolgsmessung über Leistung anstatt Anwesenheit 10. Zielkonflikte 4

5 Unser Prozess 1. Ankündigung der Familienfreundlichkeitsoffensive (Sommer 2011) - Impulsreferat in der Amtsleiterrunde * 2. Information und Beteiligung der Beschäftigten - Impulsreferat in der Personalversammlung - Mitarbeiterworkshop (Herbst 2011) 3. Strategiegespräch/ Analysephase (Ende 2012) 4. Beteiligung und Schulung der Führungsebene (Frühjahr 2013) 5. Ergebnisse aller Beteiligungsverfahren im Überblick (Sommer 2013) Gründung Verwaltungsentwicklungsgruppe Mitarbeitergespräche Mitarbeiterbefragung 5 6. Entwicklung von Maßnahmen in Arbeitsgruppen (Sommer 2013) 7. Beschluss der Maßnahmen im Verwaltungsausschuss VA (Herbst 2013) 8. Sensibilisierung der FK/ offizieller Führungsauftrag (Ende 2013) 9. Umsetzung der Maßnahmen (04/2013 und 2014) 10. Bilanzierung (Herbst 2014) * fettgedruckt bedeutet, hier wurden FK involviert

6 1. Ankündigung der Familienfreundlichkeitsoffensive - Impulsreferat und Präsentation in der Amtsleiterrunde Vorstellung der Handlungsmöglichkeiten (zum Demografischen Wandel, Nutzen familienfreundlicher Maßnahmen, mögliche Handlungsfelder, familienfreundliche Personalpolitik) - Beteiligung und Abfrage/ Priorisierung von Themenschwerpunkten fand statt unwichtig wichtig Führungskräfte aktivieren und einbinden stark ausgeprägt schwach ausgeprägt 6

7 2. Information und Beteiligung der Beschäftigten - Kommunikation an Mitarbeitende in der Personalversammlung - Mitarbeiterworkshop Familienfreundlichkeitsoffensive Stärken-Schwächen-Ideen-Profil ergibt 8 Themen: - Arbeitsplatzgestaltung/ Ältere (6) - Gesundheitsmanagement (9) - Arbeitszeitgestaltung (20) - Erfahrungs-/Wissensweitergabe (0) - Telearbeit (4) - Fortbildung (4) - Kinderbetreuung/ auch Schulkinder (8) - Kommunikation (intern/extern) (5) 7

8 3. Strategiegespräch und Analysephase 4. Beteiligung und Schulung der Führungsebene - 1-tägiger Workshop jeweils für alle FB-Leiter/innen/ Eigenbetriebsleiter/innen und alle SG-Leiter/innen Agenda Wissenschaftlicher Hintergrund und Daten/ Fakten Informationen/ Postersession Beteiligungsverfahren I: Stärken und Schwächen Beteiligungsverfahren II: Verbesserungsansätze Schulung zu familienbewusster und demografieorientierter Führung Werte und Führung (Führungs-) Grundsätze der Stadtverwaltung Waldkirch Abschluss und Evaluation 8

9 4. Beteiligung und Schulung der Führungsebene 6 Führungsgrundsätze nach Fredmund Malik 9

10 5. Ergebnisse aller Beteiligungsverfahren im Überblick ,7 Priorität von Verbesserungsvorschlägen nach Handlungsfeldern im Rahmen der Beteiligungsverfahren (in Prozent) 33,9 36, ,7 27,7 23,4 25, ,1 14,3 8,9 6,7 8,3 10,0 11,7 10,6 10, Mitarbeiter/innen Sachgebietsleiter/innen Fachbereichsleiter/innen 2,1 Führung Arbeitszeit Arbeitsorganisation Personalentwicklung Bedarfsgerechte Services Kommunikation 10

11 6. Entwicklung von Maßnahmen in Arbeitsgruppen - Details zur Zusammensetzung und zum Ablauf der Arbeitsgruppen Insgesamt 11 Vertreter (Personalrat, Vertreter aus verschiedenen Arbeitsbereiche (Rathaus und Einrichtungen), unterschiedliche Hierarchiestufen, Durchmischung nach Alter und Geschlecht, mit und ohne eigene Kinder, mit und ohne Eltern im Pflegealter) 4 halbe Tage Engagierte Teilnehmende Ergebnis Aus 6 Handlungsfelder 10 Ziele mit 16 Maßnahmen 6 Handlungsfelder: Führung Arbeitszeit Arbeitsorganisation Personalentwicklung Bedarfsgerechte Services Kommunikation 11

12 6. Entwicklung von Maßnahmen in Arbeitsgruppen 12

13 7. Beschluss der Zielvereinbarung/ Maßnahmen im Verwaltungsausschuss und Pressetermin Herr Cornelius und OB Richard Leibinger beim Pressetermin, um die Zielvereinbarung offiziell zu unterzeichnen. 13

14 8. Sensibilisierung der FK und offizieller Führungsauftrag 9. Umsetzung der Maßnahmen 10. Bilanzierung 14

15 Zusammenfassung Gute Erfahrung machen wir mit: Professionelle Unterstützung des Kompetenzzentrums (z.b. Bereitstellung von Best Practice Beispielen und Arbeitsmaterialien/ Vorlagen) Einbindung der FK und Kommunikation im Haus Begleitung der FK bei Fragen/ Einzelfällen Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Workshops Das Vorgehen und die Struktur kann gut auch für andere Fragestellungen als Gerüst dienen Handlungsbedarf sehen wir zukünftig noch in: Familienbeauftragte(r) benennen Ressourcenplanung/ Themenschwerpunkte Informationen aufbereiten und zur Verfügung stellen/ veröffentlichen (Intranet) Tipps für die anderen oder Lessions Learned: Zu Beginn des Prozesses Ressourcen besprechen und verbindlich einplanen Bei Maßnahmen konkretes Benennen eines Verantwortlichen Den Führungsauftrag nicht nur per Brief, sondern z.b. in eine Veranstaltung einbetten Manche Maßnahmen lassen sich nicht so gut abgrenzen und dienen nicht nur der Familienfreundlichkeit, sondern auch Verwaltungsentwicklung oder FK-Entwicklung allgemein. Tipp, trotzdem machen! Die ersten Maßnahmen sind ein Beginn. Das Umdenken und die ganze Kulturveränderung und weitere Maßnahmen brauchen Zeit. 15

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 16

17 Backup 17

18 Idealtypischer Ablauf 18

19

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