erfolgreich Das EntgeltRahmenAbkommen in der praktischen Umsetzung

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1 ERA erfolgreich umsetzen Gesamtprojektplanung und -steuerung Arbeitsplatzbewertung Konzeption eines Leistungsermittlungsverfahrens Themenmarketing Projektkommunikation Führungskräfteschulungen Ablaufunterstützende Kommunikation Das EntgeltRahmenAbkommen in der praktischen Umsetzung

2 ERA mit der LOPREX GmbH Bei der Einführung von ERA in Ihrem Unternehmen und beim Umgang mit den damit verbundenen Herausforderungen bieten wir Ihnen umfassende Beratung und Unterstützung. Wir sind seit 2005 vom Arbeitgeberverband SÜDWESTMETALL zum Thema ERA zertifiziert. Im Februar diesen Jahres wurden wir erfolgreich rezertifiziert. Leistungen von LOPREX in ERA-Projekten Erarbeitung eines ganzheitlichen Konzepts zur zielorientierten ERA-Einführung 1. Projektplanung und -steuerung Arbeitsplatzbeschreibung, Arbeitsplatzbewertung, Prozessoptimierung Auswahl, Anpassung und Umsetzung eines geeigneten Leistungsermittlungsverfahrens Belastungszulagen, Ausgleichsbeträge- und Zulagen, Außertarifliche Zulagen Broschüren, Intranet Roadshow/ Marktplatz, Flyer, Sprechstunde 2. Ermittlung Grundentgelt 5. Themenmarketing 3. Ermittlung 6. Projekt- Leistungsentgelt kommunikation 4. Ermittlung weiterer 7. Schulung der Entgeltbestandteile Führungskräfte 8. Folgemaßnahmen Marktplätze, Präsentationen, Newsletter, Plakate Infomärkte, Lern-Events, Leitfäden, Visualisierungen Lernspiele, Rollenspiele, Coaching, Beispielfilme, Personal Mapping Personal Mapping, Leitfäden, Schulungen, Diskussionsforen Erarbeitung eines ganzheitlichen Kommunikationskonzepts zur Vorbeugung und Begegnung von Ängsten und Unsicherheiten in der Folge der ERA-Einführung Ausgewählte Referenzen von LOPREX aus ERA-Projekten und weitere Unternehmen aus unterschiedlichen en in Deutschland spiegeln die Vielfältigkeit der von uns erfolgreich bearbeiteten ERA-Projekte wider. 2

3 1. Projektplanung und -steuerung LOPREX unterstützt Sie bei der Planung des ERA-Gesamtprojekts. Wir sind ein erfahrener und kompetenter Partner bei der Projektsteuerung und -durchführung. In enger Zusammenarbeit mit Ihnen erarbeiten wir den für Sie optimalen Projektverlauf. Hierbei weisen wir Sie auf tarifliche Fristen hin. Wir liefern Ihnen Erfahrungswerte, wie lange die Bearbeitung der einzelnen Bausteine bei Ihrer Mitarbeiteranzahl dauert und welche Kapazitäten Sie dafür benötigen. Wir begleiten Sie bei der Umsetzung des Gesamtprojekts oder bei der Einführung einzelner Bausteine. Projektmanagement und -steuerung Konzeption eines individuellen Leistungsermittlungsverfahrens Beschreibung und Bewertung der Arbeitsplätze Information der MA über ihre zukünftige Entgeltgruppe Schulung der Führungskräfte Planung des Gesamtprojekts Einführung für Führungskräfte Verabschiedung durch Betriebsrat/ Paritätische Kommission ERA- Einführung/ Roll-out Bearbeitung von Reklamationen Abstimmungen mit Geschäftsleitung, Projektbeteiligten, Betriebsrat Workbook/ Leitfäden für FK Themenmarketing GL, FK, MA Projektkommunikation GL, FK, MA ERA-Prozesse/ EDV-Umstellung Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 2. Ermittlung Grundentgelt Beschreibung und Bewertung der Arbeitsplätze Zur Ermittlung des Grundentgelts werden zunächst die Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen beschrieben. Wir moderieren Workshops mit Ihren Führungskräften zur Arbeitsplatzbeschreibung und liefern inhaltliche Beiträge, damit diese sowohl effizient als auch zielorientiert ablaufen. Durch den Abgleich zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen stellen wir sicher, dass die Beschreibungen und damit auch die späteren Bewertungen im ganzen Unternehmen konsistent sind. Wir weisen Sie auf Chancen zur Prozessoptimierung hin, die sich aus den beschriebenen Arbeitsplätzen und dem unternehmensinternen Vergleich ergeben. Gemeinsam mit Ihrem ERA-Team bewerten wir die beschriebenen Arbeitsplätze. Die Ergebnisse bereiten wir zur Übergabe an den Betriebsrat bzw. die Paritätische Kommission auf. Wir unterstützen Sie punktuell durch Expertise oder übernehmen gerne den Baustein der Arbeitsplatzbeschreibung und bewertung komplett. 3

4 3. Ermittlung Leistungsentgelt Die Festlegung der Art und Weise der Ermittlung des Leistungsentgelts kann entweder vor dem Termin der ERA-Einführung festgelegt werden oder erst danach erfolgen. In diesem Fall greift zunächst die Im ERA-TV vereinbarte Regelüberleitung. LOPREX berät Sie bei der Auswahl des geeigneten Leistungsermittlungsverfahrens und dessen individueller Anpassung an die Ziele und Prozesskennzahlen Ihres Unternehmens. Gemeinsam mit Ihnen treffen wir die richtige Entscheidung zwischen den möglichen Leistungsermittlungsmethoden Beurteilen, Kennzahlen und Zielvereinbarung. Bei Bedarf wählen wir sinnvolle Kombinationen, um Ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen. Beurteilen: Bei der Methode Beurteilen gibt der direkte Vorgesetzte dem Mitarbeiter im persönlichen Gespräch rückwirkend für die letzte Arbeitsperiode eine Beurteilung seiner Leistung. Diese erfolgt dabei anhand eines Beurteilungsschemas mit Hilfe eines festgelegten Beurteilungsbogens. Wir erarbeiten für Sie ein ganzheitliches Konzept zur Bewertung Ihrer Mitarbeiter mittels Beurteilen und unterstützen Sie bei: der Implementierung des Beurteilungsprozesses, der Gestaltung eines Beurteilungsbogens, der Festlegung eines Beurteilungsmaßstabs. Kennzahlen: Kennzahlen als Richt- und Vergleichswerte für die Leistungsermittlung des Mitarbeiters können je nach Arbeitsaufgabe als Prozess-, Qualitäts- und andere Kennzahlen definiert werden. Wir unterstützen Sie bei: der Ermittlung der Kennzahlen, der Festlegung von Zielgrößen, der Implementierung bzw. Optimierung des Meßsystems, als Einzelbausteine oder in Kombination. Zielvereinbarungen: Der direkte Vorgesetzte vereinbart mit jedem seiner Mitarbeiter persönliche Ziele für die folgende Arbeitsperiode. Die Ziele für jeden Mitarbeiter sollten kaskadenförmig aus den übergeordneten Unternehmenszielen abgeleitet werden. Ziele müssen s.m.a.r.t. formuliert sein spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. So erst können mittels Zielen bearbeitete Projekte, die Qualität der abgelieferten Arbeit oder auch die Qualifizierung bewertet werden. Zur erfolgreichen Anwendung der Methode Zielvereinbarungen unterstützen wir Sie bei: der Entwicklung des Führungsinstruments Zielvereinbarung der Strukturgestaltung eines Zielvereinbarungs- und Zielerreichungsprozesses der Festlegung der Rahmenbedingungen und Berücksichtigung der Ressourcen, mit deren Hilfe die Ziele erreicht werden sollen. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Umsetzung des Konzepts zur Leistungsermittlung, der Etablierung geeigneter Prozesse und der Koppelung der leistungsorientierten Vergütung an die Personalentwicklung. Das entwickelte Leistungsermittlungsverfahren kommunizieren wir an Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter. In maßgeschneiderten Schulungen bereiten wir die Führungskräfte optimal auf die Durchführung der zukünftigen Mitarbeitergespräche vor. 4

5 4. Ermittlung weiterer Entgeltbestandteile Neben Grund- und Leistungsentgelt können Mitarbeiter weitere Entgeltbestandteile erhalten: Belastungszulagen Ausgleichsbeträge Sockelbeträge Ausgleichszulagen Außertarifliche Zulagen Diese weiteren Entgeltbestandteile sind in einigen Unternehmen Bestandteil von Verhandlungen zwischen Unternehmensleitung und Betriebsrat. Bei der Ermittlung der Belastungszulagen bieten nur wenige Tarifverträge messbare Vorgaben (z.b. Lärm in Baden-Württemberg). An vielen Stellen liegen jedoch keine quantifizierten Richtlinien vor. Deshalb treffen viele Unternehmen zu diesem Punkt Betriebsvereinbarungen und orientieren sich an bisher vorhandenen Vorgehensweisen. Trotz exakter Regelung im ERA-TV ist auch die Abgrenzung zwischen abzuschmelzendem Ausgleichsbetrag und tarifdynamischer Zulage oftmals Gegenstand von Diskussionen. Außertarifliche Zulagen bestehen in der Regel als außertariflicher Entgeltbestandteil weiter. Sie können jedoch entweder verrechnet werden oder nicht. Wir können Sie insbesondere hinsichtlich der möglichen Folgen Ihrer Optionen und Planungen beraten, indem wir Ihnen die Folgen, sowie die Vor- und Nachteile von verschiedenen Szenarien aufzeigen. 5./6. Themenmarketing und Projektkommunikation Bei vielen Führungskräften und Mitarbeitern existieren Unklarheiten zum Thema ERA. Durch gezielte Aktionen und Medien können für die unterschiedlichen Zielgruppen (Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeiter) Themenmarketing betrieben und Informationen weiter gegeben werden. Im weiteren Projektverlauf wird das Themenmarketing durch abgestimmte Projektkommunikation fortgeführt. Zielgruppenorientierte Informationen bauen Hemmnisse und Unsicherheiten bei den Führungskräften und Mitarbeitern weiter ab. Passend zu Ihrer Unternehmenskultur erstellen wir ein konsistentes Kommunikationskonzept. Gemeinsam mit Ihnen setzen wir diese Maßnahmen um. Aktionen: - Marktplätze/ Roadshows - Workshops/ Seminare - Sprechstunden - Betriebsversammlungen - Medien: - Flyer - Plakate - Mitarbeiterzeitung - Intranet - 5

6 7. Schulung der Führungskräfte zur ERA-Einführung: Die Führungskräfte haben im Unternehmen bei der ERA-Einführung eine Schlüsselrolle: Auf der Basis von fertigen Bausteinen (Filme, Spiele, Übungen, Rollenspiele etc.) und der Erfahrung aus einer Vielzahl an ERA-Schulungen konzipieren wir für Sie die geeignete Schulung, die unsere erfahrenen ERA-Trainer bei Ihnen vor Ort durchführen. Leitfäden und Workbooks unterstützen neben unseren klassischen Schulungsunterlagen die Führungskräfte bei der Anwendung des Gelernten in der betrieblichen Praxis. - Sie vertreten die Sichtweise der Unternehmensleitung bezüglich ERA. - Sie sind erster Ansprechpartner der Mitarbeiter bei allen Fragen zu ERA. Damit können sie maßgeblich die Stimmung im Unternehmen beeinflussen. - Die Intension des ERA-Tarifvertrags ist, über ein gerechtes Leistungsentgelt die Führung der Mitarbeiter zu unterstützen. Die Führungskräfte sind nun gefordert, dies erfolgreich zu kommunizieren, umzusetzen und dauerhaft anzuwenden. Um diese Rolle professionell ausführen zu können, benötigen die Führungskräfte entsprechende Kenntnisse zu: - ERA-Inhalten - Mitarbeiterführung - Mitarbeitergesprächen zur erfolgreichen Umsetzung der Mitarbeiterbewertung mit ERA: Sachbearbeiterin in der Betriebsbuchhaltung Bella Block Bella hält manchmal ihre Kollegen vom Bella benötigt bei der Erledigung Arbeiten ab, indem ihrer Aufgaben häufig fachliche sie private Unterstützung von Kollegen und Geschichten erzählt. Vorgesetzten. Bella versucht ihre Kollegen zu unterstützen, wenn sie es inhaltlich und Bella muss jeden zeitlich schafft. Abend um Uhr gehen, weil sie ihre Tochter bei der Tagesmutter abholen muss. Bella nimmt an einer wichtigen Fortbildung nicht teil, weil ihre Tochter auf einem Schulausflug ist. Bella ist zwar nicht besonders schnell sie arbeitet jedoch sehr sorgfältig. Bella bekommt ihre Aufgaben in der Regel zum festgesetzten Termin fertig. Als weiteren Teil innerhalb der ERA-Schulung oder als separate Schulung zum Leistungsentgelt empfiehlt es sich, die Führungskräfte über die Neuerungen zum ERA-Leistungsentgelt zu informieren. Die erfolgreiche Umsetzung der Rahmenvorgaben zum ERA-Leistungsentgelt stellt hohe Anforderungen an die Führungskräfte. Deshalb ist an dieser Stelle ein umfangreicher Praxisteil besonders sinnvoll. Mit didaktisch bewährten Vorgehensweisen sichern wir die Wirksamkeit der Schulungen. Folgekonzepte können die Führungskräfte weiterhin unterstützen. 6

7 8. Folgemaßnahmen Oft sind auch nach der ERA-Einführung noch viele offene Fragen vorhanden. Unsicherheiten und Diskussionsbedarf der Mitarbeiter können im Extremfall dazu führen, dass die Produktivität des Unternehmens zeitweise absinkt. Auch hier können Sie mit Aktionen und Medien adressiert an Führungskräfte und/ oder Mitarbeiter eine deutliche Verbesserung erreichen. Je nach Ausgangssituation sollten Sie sich für Maßnahmen entscheiden, die sich an die Führungskräfte bzw. an die Mitarbeiter oder an beide Personengruppen richten. - Konflikte/ Unruhe Unterstützung/ Maßnahmen zur Projektkommunikation für Mitarbeiter Führungskräfte Flyer Personal Mapping Broschüre Austauschrunden Intranet Diskussionsforen Roadshow/ Marktplatz Leitfäden Sprechstunde Sammlung FAQs Veranstaltungen/ Schulungen Sprechstunden Die ausgewählten Maßnahmen werden in einem Gesamtkonzept methodisch und zeitlich aufeinander abgestimmt. Im Idealfall gelingt eine Anpassung an die Vorgehensweise zur Kommunikation des ERA-Projekts vor der Implementierung von ERA im Unternehmen. Zusätzlich werden aktuelle Veränderungen berücksichtigt und in das Konzept integriert. Hierbei können Synergien an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen en optimal genutzt werden. Wissenstransfer zu ERA Aktionen und Medien Phase 1 Phase 2 Phase 3 Themenmarketing I Flyer / Marktplätze zu ERA-Grundlagen VIII MA-Zeitung / Marktplätze ERA kommt! Phase 4 Phase 5 Überblickswissen II Intranet / Betriebsvereinbarungen zu ERA-Grundlagen VII Vorträge / Seminare ERA kommt Intranet IX Handlungswissen III Workshops zur Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibungen VI Workshops zur Optimierung der Abläufe nach neuen ERA-Vorgaben Erfahrungswissen IV Schulungen ERA-Grundentgelt V Qualifizierung der FK zur MA-Kommunikation Permanentwissen X Workbook ERA-Detailwissen Jan. Feb. März April Mai Juni 3. Quartal 4. Quartal 7

8 Projektbeispiele Planung und Steuerung eines ERA-Projekts Tochtergesellschaft eines internationalen Konzerns. Ca. 500 Mitarbeiter sind von ERA betroffen. Es bestehen Firmenstandorte in verschiedenen en. Küste Osnabrück- Emsland Niedersachsen Grundsätzliche Überlegungen, wie ERA vor dem Hintergrund der Unterschiede in den verschiedenen en eingeführt werden soll. Nach dieser Klärung: Planung des Gesamtprojekts. Kontinuierliche Projektsteuerung und Koordination der einzelnen Standorte. Teilgebiet Saarland Berlin- Brandenburg Sachsen- Anhalt Nordrhein- Westfalen Sachsen Teilgebiet Hessen Thüringen Mitte Teilgebiet Rheinland-Pfalz Baden- Württemberg Bayern ERA kann an allen Standorten einheitlich umgesetzt werden. Dies reduziert drastisch den Aufwand und die Komplexität der ERA-Einführung, insbesondere bei der Beschreibung und Bewertung der Arbeitsplätze sowie bei der Implementierung des ERA-Leistungsentgelts. Die Projektbearbeitung erfolgt effektiv durch Meilensteinpläne, Ressourcenplanungen und konsequente Projektsteuerung. Beschreibung und Bewertung der Arbeitsplätze zur Ermittlung des Grundentgelts Mittelständisches Unternehmen mit ca. 600 Mitarbeitern. Sowohl die Arbeitsplätze von tariflichen als auch von außertariflichen Mitarbeitern werden entsprechend den ERA-Regularien beschrieben und bewertet. Das analytische Bewertungsverfahren von NRW wird zu Grunde gelegt. Führungskräfte werden zu den Themen ERA- Grundentgelt und ERA-Sprache bei der Arbeitsplatzbeschreibung geschult. In mehreren Workshops beschreiben sie unter Anleitung eines ERA-Moderators die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter. Es entstehen so genannte Arbeitsplatzfamilien. Mit externer Hilfe vereinheitlicht das ERA-Team die beschriebenen Arbeitsplätze, bewertet sie und gleicht die Ergebnisse über das ganze Unternehmen ab. Alle Arbeitsplätze sind nach aktuellen und zeitgemäßen Vorgaben bewertet. Dadurch ist für das Unternehmen klar ersichtlich, ob es aktuell dem einzelnen Mitarbeiter zu viel oder zu wenig bezahlt. Auf dieser Basis kann das Unternehmen einem überbezahlten Mitarbeiter ausweisen, wenn es übertariflich bezahlt. Dadurch entsteht zusätzliche Mitarbeiterbindung und Motivation. Das Unternehmen kann nötigenfalls die übertariflichen Bestandteile wieder verringern. 8

9 Ermittlung des ERA-Leistungsentgelts Weltweit führender Anbieter von Zerspanungs-Werkzeugen. In Baden-Württemberg sind ca Mitarbeiter von ERA betroffen. Von Seiten der Unternehmensleitung war es gewünscht, ein Verfahren zur Leistungsermittlung zu konzipieren, das sowohl die Leistung der einzelnen Mitarbeiter belohnt als auch das Zusammenarbeiten in der Gruppe und über interne Schnittstellen hinweg fördert. Mitarbeiter Gruppe Beurteilung Kennzahlen Zielvereinbarung Bewertung des einzelnen Bewertung des Mitarbeiters über Beurteilung des einzelnen Mitarbeiters Zielvereinbarungen einzelnen Mitarbeiters über Kennzahlen 1 Vor- 2 3 Vor- 4 5 Vor- 6 Bewertung der Gruppe Beurteilung der Gruppe Bewertung der Gruppe über Kennzahlen über Zielvereinbarungen 7 Vor- 8 9 Vor Vor- 12 Analyse der aktuellen Methoden zur Leistungsbewertung. Definition der Ziele, die mit dem ERA-Leistungsentgelt erreicht werden sollen. Auflisten verschiedener Optionen zur Leistungsermittlung mit Vor- und Nachteilen. Auswahl des geeigneten Leistungsermittlungsverfahrens. Die Ziele, die das Unternehmen über Leistungszulagen erreichen möchte, sind konkretisiert, verabschiedet und in das Grobkonzept zur Leistungsermittlung für die verschiedenen tariflichen Mitarbeitergruppen integriert. Mit Hilfe von Prozesskennzahlen, einheitlichen Beurteilungskriterien und darin hinterlegten Zielvereinbarungen bei den ehemaligen Angestellten kann für alle Bereiche und Mitarbeiter mit vertretbarem Aufwand objektiv und gerecht die jeweilige Leistung ermittelt werden. Themenmarketing/ Projektkommunikation Global ausgerichtetes Unternehmen mit großem Produktionsstandort in Rheinland-Pfalz. Ca von ERA betroffene Mitarbeiter. Parallel zur Beschreibung der Arbeitsplätze sollen Fakten rund um ERA an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Erstellen eines Kommunikationsplans. Vorstellen von ERA im Rahmen einer allgemeinen Wissensmesse. Information über ERA mit Hilfe von unterschiedlichen Flyern. Führungskräfte und Mitarbeiter kennen die Zahlen, Daten und Fakten zum Thema ERA. Die Informationsdefizite und Verunsicherungen der Mitarbeiter werden beseitigt, deshalb stehen sie ERA positiver gegenüber. Die Mitarbeiter kennen die konkreten Umsetzungspläne ihres Unternehmens. 9

10 Schulung von Führungskräften zu ERA und zur Leistungsermittlung mit ERA Marktführendes Unternehmen im Energie- und Transportbereich mit Mitarbeitern in über 70 Ländern. Ca Mitarbeiter am Standort sind von ERA betroffen. Zur Ermittlung des zukünftigen Leistungsentgelts wird die Methode Beurteilen angewendet. Dies ist für viele Mitarbeiter und Führungskräfte Neuland. Konzeption einer 2-tägigen Führungskräfte- Schulung über ERA allgemein und Beurteilen zur Leistungsermittlung in Abstimmung mit der Personalabteilung und dem Betriebsrat. Durchführung der Schulung bei 240 Führungskräften. Erstellen eines Leitfadens für die Führungskräfte. Information aller Mitarbeiter zu den Neuerungen. Die Führungskräfte können ihren Mitarbeitern fundierte Auskunft über ERA und die Entgeltabrechnungen geben. Sie werden durch einen Flyer, den alle Mitarbeiter zusammen mit der Information über die zukünftige Entgeltgruppe erhalten, entlastet. In der Schulung können sie die Beurteilungssituation üben und sich mit ihren Kollegen austauschen. Damit sind sie gut für die erste Beurteilungsphase vorbereitet. Folgemaßnahmen nach der ERA-Einführung ERA-Sprechstunde Mittelständisches Unternehmen mit ca. 650 tariflichen Mitarbeitern. ERA-Einführung zum Projektkommunikation über Flyer und Führungskräfteschulungen vor der ERA-Einführung. Trotzdem haben die Mitarbeiter noch viele offene Fragen. Im Unternehmen wird eine ERA-Sprechstunde eingerichtet. Auf Basis von unternehmensspezifischen Präsentationen können dort Mitglieder des ERA-Teams Fragen von Führungskräften und Mitarbeitern beantworten. Die Fragen der Mitarbeiter werden kurzfristig, sachlich und kompetent beantwortet. Damit sind die Mitarbeiter insbesondere bezüglich ihres ERA-Verdienstes beruhigter. Sie können wieder konzentriert ihrer Arbeit nachgehen. Entsprechend der Mitarbeiterfragen sind dem ERA-Team und der Unternehmensvertretung die Stimmung und die Problemfelder genau bekannt. Entsprechende Reaktionen und Maßnahmen sind kurzfristig möglich. 10