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1 My.OHMportal Team Collaboration Webkonferenzen Felizitas Heinebrodt Technische Hochschule Nürnberg Rechenzentrum Kesslerplatz 12, Nürnberg Version 4 Mai 2015 DokID: webkonferenzen Vers. 4, , RZ/THN

2 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 1 My.OHMportal Team Collaboration Webkonferenzen Inhalt: 1 Einführung Vorbereitung Anmeldung Start einer neuen Webkonferenz Was: Konferenztitel Wer: Konferenzteilnehmer Wann: Konferenzbeginn Durchführung der Konferenz Hauptbildschirm präsentieren Anwendung präsentieren Präsentation stoppen Weitere Teilnehmer einladen Gemeinsame Kontrolle Präsentationsberechtigung Teilnehmer: Einer Konferenz beitreten Anzeige anpassen Konferenzchat Voicekonferenz Videokonferenz Webkonferenz beenden Eine Konferenz planen In Microsoft Outlook In Zimbra Konferenz als Gast besuchen... 8 In einer Webkonferenz gibt es folgende Rollen: Moderator Der Moderator ist der Konferenzleiter. Er hat die Konferenz gestartet und entscheidet zu Beginn, welcher Teilnehmer seinen Bildschirm präsentiert, wer aktiv mitarbeitet und wer nur passiv das Konferenzgeschehen verfolgt. Präsentator Der Präsentator gibt seinen Bildschirm oder ein einzelnes Anwendungsfenster frei, sodass die Konferenzteilnehmer es sehen und eventuell bearbeiten können. Der Präsentator kann einem weiteren Teilnehmer die Gemeinsame Kontrolle geben, sodass er gemeinsam mit einem Teilnehmer die Präsentation bearbeiten kann. Teilnehmer Der Teilnehmer sieht das vom Präsentator freigegebene Anwendungsfenster und kann sofern der Präsentator ihm das Recht zur Gemeinsamen Kontrolle erteilt hat, aktiv mitarbeiten. 2 Vorbereitung Um eine Webkonferenz zu beginnen, starten Sie den Conferencing-Client: 1 Einführung Unter einer Webkonferenz versteht man ein über das Internet durchgeführtes virtuelles Treffen zwischen Teilnehmern, die sich real an ganz unterschiedlichen Orten befinden können. An Stelle des Konferenztisches treten bei einer Webkonferenz die PCs der Sitzungsteilnehmer. Alle Teilnehmer können in einem Fenster auf ihrem Bildschirm das Geschehen auf dem PC des Präsentators verfolgen ( Desktop Sharing ) beispielsweise das Vorstellen einer Software, die Vorführung einer Präsentation oder das Editieren eines Textdokuments. Der Sitzungsmoderator kann den Teilnehmern bei Bedarf die Kontrolle übergeben, sodass alle Teilnehmer gemeinsam den Inhalt der Konferenz überarbeiten können. Anmerkung: Das Programm steht zum Download in my.ohmportal.de bereit. https://my.ohmportal.de/bcentral/ 3 Anmeldung Zunächst müssen Sie sich anmelden.

3 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Was: Konferenztitel Zuerst geben Sie der Konferenz einen Namen. Sie geben Ihre my.ohmportal-zugangsdaten ein, die Sie auch für das Mailsystem verwenden. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich die Konferenzkonsole, in der Sie Ihre Webkonferenz koordinieren können. Der Konferenzschlüssel daneben wird automatisch erzeugt. Darunter wählen Sie den Konferenztyp. Dabei entscheiden Sie, welcher Teilnehmerkreis Ihrer Konferenz beitreten darf. Die folgende Anleitung beschreibt den Konferenztyp Nur Eingeladene. 4.2 Wer: Konferenzteilnehmer Im Feld daneben wählen Sie die gewünschten Teilnehmer aus. Dazu geben Sie den Namen des Teilnehmers (oder Teile davon) ein und klicken auf 4 Start einer neuen Webkonferenz Um eine neue Webkonferenz zu beginnen, klicken Sie auf Neue Konferenz Suchen Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie alle Teilnehmer aus dem Adressbuch der Hochschule heraussuchen können. Im folgenden Fenster geben Sie die Randbedingungen Ihrer Konferenz vor. Wer? Was? 4.3 Wann: Konferenzbeginn Unten geben Sie Zeit und Ort der Konferenz an. Wann und wo?

4 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Konferenz sofort beginnen Sie haben die Möglichkeit, die Konferenz in Ihrem Kalender anzeigen zu lassen. Dazusetzen Sie einen Haken vor Diese Konferenz in meinem Kalender anzeigen 5 Durchführung der Konferenz Sobald der Conferencing Client gestartet wurde, öffnet sich die so genannte Konferenzkonsole. Hat der Moderator bereits eine Konferenz gestartet, dann erhält er daneben ein Fenster, in dem später die Konferenz laufen wird. Die Konferenz beginnt, sobald Sie auf klicken. Starten Konferenz später beginnen Sie können die Konferenz auch für einen späteren Zeitpunkt planen. Dazu setzen Sie einen Haken vor Diese Konferenz in meinem Kalender anzeigen Der Moderator sieht in der Konferenzkonsole die eingeladenen Teilnehmer. Setzen Sie hier einen Haken, können Sie für die Konferenz einen beliebigen Termin angeben. Die Konferenz startet dann zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt. Ein entsprechender Eintrag erscheint als Erinnerung in Ihrem Kalender. Bitte beachten Sie: Teilnehmer, die Sie zu Ihrer Konferenz einladen, erhalten zunächst weder eine Benachrichtigung per noch einen Eintrag in ihrem Kalender. Sie sollten die Teilnehmer wenn möglich per Hochschulkalender zu der Konferenz einladen (siehe Kapitel 11: Eine Konferenz planen). Um die Konferenz zu einem späteren Zeitpunkt zu beginnen, klicken Sie unten nicht auf Starten, sondern auf Speichern und Schließen Teilnehmer, die der Konferenz bereits beigetreten sind, werden schwarz dargestellt. Teilnehmer, die (noch) nicht beigetreten sind, erscheinen grau. Der Moderator kann jetzt selbst als Präsentator die Präsentation starten. Oder er hat die Möglichkeit, zunächst einen der Teilnehmer als Präsentator zu bestimmen (wie er dazu vorgeht, lesen Sie im Kapitel 5.6 Präsentationsberechtigung). Dann startet dieser Präsentator die Präsentation. Der Präsentator startet die Präsentation durch Klick auf Präsentation starten Bitte beachten Sie: Bevor Sie die Konferenz starten, sollten Sie sicherheitshalber alle Fenster oder Dokumente schließen, die vertrauliche Informationen enthalten, die nicht für alle Teilnehmer der Konferenz sichtbar werden sollen.

5 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 4 Im nächsten Schritt entscheidet der Präsentator, ob er den gesamten Bildschirm oder nur ein bestimmtes Fenster für die Konferenz freigeben möchte. 5.3 Präsentation stoppen Nach einem Klick auf Präsentation stoppen kann der Präsentator die Präsentation unterbrechen. So kann er beispielweise für einen Moment ohne Zuschauer arbeiten. Er beendet dadurch nicht (!) die Präsentation. Um die Präsentation weiterzuführen, klickt er auf 5.1 Hauptbildschirm präsentieren Wenn der Präsentator hier Hauptbildschirm präsentieren wählt, sehen die Konferenz-Teilnehmer den Inhalt seines Bildschirms und können seine Aktionen auf dem Bildschirm verfolgen. 5.2 Anwendung präsentieren Klickt der Präsentator auf Anwendungen erhält er eine Liste mit allen Anwendungen, die er gerade geöffnet hat. Sobald er eine Anwendung auswählt, sehen die Konferenz-Teilnehmer das Fenster der gewählten Anwendung und können die Aktionen in diesem Fenster verfolgen. In jedem Fall wird der Bildschirminhalt, den die Teilnehmer sehen, auf dem Bildschirm des Präsentator rot umrahmt dargestellt. Er sieht in der Konferenzkonsole zusätzlich eine Ansicht der Konferenz und kann prüfen, was die Konferenz-Teilnehmer sehen. Präsentation starten 5.4 Weitere Teilnehmer einladen Der Moderator kann während der Präsentation weitere Teilnehmer einladen. Dazu klickt er in der Konferenzkonsole auf Einladen 5.5 Gemeinsame Kontrolle Wenn der Präsentator und ein Teilnehmer die Gemeinsame Kontrolle über eine Präsentation haben, können beide gleichberechtigt die Präsentation bearbeiten Präsentator: Kontrolle erteilen Der Präsentator kann einem Teilnehmer die Möglichkeit geben, an der Präsentation mitzuwirken. Dazu wählt er in der Konferenzkonsole den gewünschten Teilnehmer aus und klickt auf Gemeinsame Kontrolle In der Konferenzkonsole sieht er, dass er einem der Teilnehmer die Gemeinsame Kontrolle gegeben hat. Der Teilnehmer erhält eine Meldung, dass ihm die Gemeinsame Kontrolle erteilt wurde. Er kann jetzt aktiv an der Präsentation mitarbeiten.

6 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Präsentator: Kontrolle entziehen Der Präsentator kann dem Teilnehmer die Kontrolle entziehen. Dazu klickt er erneut auf In der Teilnehmerliste darunter sieht man anhand des Präsentatorsymbols ebenfalls, wer der aktuelle Präsentator ist. Gemeinsame Kontrolle Der Teilnehmer erhält eine Meldung, dass ihm die Gemeinsame Kontrolle entzogen wurde Teilnehmer: Kontrolle beantragen Jeder Teilnehmer kann die Gemeinsame Kontrolle für eine Präsentation beantragen. Dazu klickt er in der Konferenzkonsole auf Kontrolle beantragen Der Präsentator erhält eine Meldung und kann die Gemeinsame Kontrolle erteilen oder ablehnen. 5.6 Präsentationsberechtigung Innerhalb der Konferenz bestimmt immer der Präsentator, was am Bildschirm der Konferenzteilnehmer gezeigt wird. Zu Beginn einer Konferenz ist üblicherweise der Moderator, der die Konferenz gestartet hat zugleich der Präsentator. Aber der Moderator kann die Präsentator-Rolle abgeben und einem Teilnehmer die Präsentationsberechtigung erteilen Moderator: Berechtigung erteilen Der Moderator kann einem Teilnehmer die Präsentationsberechtigung erteilen. Dazu wählt er in der Konferenzkonsole den Teilnehmer aus und klickt dann darüber auf Präsentator Der Teilnehmer, der die Präsentationsberechtigung erhalten soll, erhält in seiner Konferenzkonsole eine zusätzliche Schaltfläche, über die er die Berechtigung übernehmen oder ablehnen kann. Wenn er die Rolle übernimmt, erscheint in der Konferenzkonsole aller Teilnehmer, wer der neue Präsentator ist Moderator: Berechtigung entziehen Um dem Teilnehmer die Präsentationsberechtigung zu entziehen, klickt der Moderator erneut auf Präsentator Teilnehmer: Berechtigung beantragen Jeder Teilnehmer kann die Präsentationsberechtigung beantragen. Dazu klickt er in der Konferenzkonsole auf Präsentationsberechtigung Der Präsentator erhält eine Meldung und kann die Präsentationsberechtigung erteilen oder ablehnen. 5.7 Teilnehmer: Einer Konferenz beitreten Nach dem Start des Webkonferenzen-Programms und der Anmeldung öffnet sich am Bildschirmrand die Konferenzkonsole. Hier sehen Sie eine Liste mit allen laufenden oder bevorstehenden Konferenzen, zu denen Sie als Teilnehmer eingeladen wurden. Um einer der Konferenzen beizutreten, klicken Sie auf Beitreten Nach dem Beitritt können Sie die Präsentation sehen, die der Präsentator an seinem Bildschirm zeigt.

7 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 6 6 Anzeige anpassen 8 Voicekonferenz In der Konferenzkonsole können Sie die Anzeige der Konsole einstellen. Der Moderator der Konferenz kann eine so genannte Voicekonferenz starten. Dann können die Konferenz- Teilnehmer direkt miteinander sprechen und sich über Mikrofon/Lautsprecher auch hören. Dazu klickt er in der Konferenzkonsole auf den Pfeil neben Voice-Conferencing Minimierte Konferenzkonsole An das Konferenzfenster angepinnte Konferenzkonsole. Die Menüleiste der Konsole erscheint über dem Konferenzfenster. Konferenzkonsole in eigenem Fenster Konferenz-Teilnehmer können außerdem die Ansicht auf die Konferenz verkleinern oder vergrößern, um sie an die Bildschirmgröße des Präsentators anzupassen. Dazu ziehen sie in der Menüleiste über der Konferenz den entsprechenden Schieber. 7 Konferenzchat Für die Kommunikation steht allen Teilnehmern der Konferenz ein Chat zur Verfügung. Jeder Konferenz-Teilnehmer, der Präsentator und der Moderator können per Tastatur ein Gespräch beginnen, indem sie in der Konferenzkonsole ganz unten in das entsprechende Feld tippen. Bitte beachten Sie: Sie sollten eine Voicekonferenz nur starten, wenn Sie über eine gute Netzanbindung verfügen. Nach dem Start der Voicekonferenz bestimmt der Moderator den Sprecher der Konferenz. Dazu wählt er in der Teilnehmerliste den gewünschten Teilnehmer aus und klickt auf Sprecher Sobald der Moderator einen Sprecher bestimmt hat (das kann auch er selbst sein), können alle Teilnehmer hören, was der Sprecher sagt. Alle Teilnehmer der Konferenz erhalten die eingegebenen Nachrichten und können antworten. Alle Teilnehmer können während der Konferenz ihr Mikrofon bzw. ihren Lautsprecher stummschalten.

8 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 7 Dazu klicken Sie in der Konferenzkonsole auf Sie können entscheiden, ob Sie nur die Konferenz beenden wollen oder das auch das Konferenzprogramm schließen möchten. 11 Eine Konferenz planen Um eine Konferenz zu planen, die in der Zukunft stattfinden soll, verwenden Sie am Einfachsten Ihr Kalenderprogramm In Microsoft Outlook Um die Voicekonferenz zu beenden, klicken Sie in der Voice-Konferenz stoppen 9 Videokonferenz Bitte beachten Sie: Eine Videokonferenz ist nur möglich, wenn Sie über eine entsprechende Kamera verfügen. Das Konferenzsystem ist eigentlich für Videokonferenzen nicht geeignet. Aber der Präsentator kann sich selbst aufzunehmen und diese Aufnahme über den Hauptbildschirm für die Konferenz freigeben. Voraussetzung: Die Oracle Extensions for Outlook müssen installiert sein. Sie öffnen Ihren Kalender und tragen einen neuen Termin ein. In der Registerkarte Termin bzw. Besprechung setzen Sie einen Haken vor Web-Konferenz Zusätzlich laden Sie die gewünschten Konferenz- Teilnehmer ein. 10 Webkonferenz beenden Um die Webkonferenz zu beenden, klicken Sie in der Menüleiste der Konferenzkonsole auf Konferenz Beenden Die Teilnehmer bekommen daraufhin eine Einladung per , in der sie zu- oder absagen können. Außerdem finden sie in Ihrem Kalender einen entsprechenden Termin. Um der Konferenz beizutreten, starten Sie das Konferenzprogramm Oracle Conferencing Client 11.2 In Zimbra In Zimbra, der Weboberfläche unseres - Systems öffnen Sie Ihren Kalender und tragen einen Termin ein.

9 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 8 Sie öffnen Mehr Details um die Webkonferenz eingeben zu können. Sie setzen einen Haken vor Beehive Online Conference und tragen im Feld darunter die gewünschten Teilnehmer ein. Die von Ihnen gewünschten Teilnehmer bekommen eine Einladung per , in der sie zu- oder absagen können. Um der Konferenz beizutreten, starten Sie das Konferenzprogramm Oracle Conferencing Client 12 Konferenz als Gast besuchen Da für die Webkonferenzen ein eigenes Konferenzprogramm benötigt wird, dass beim Start nach den Anmeldedaten für my.ohmportal fragt, ist es nicht möglich, dass Gäste (also Nicht- Hochschulangehörige) an Konferenzen teilnehmen.

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