Enterprise Social Software Benchmark

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1 Enterprise Social Software Benchmark Informationen für Teilnehmer Mit freundlicher Unterstützung von:

2 1 Enterprise Social Software Benchmark 2012/2013 Herausforderungen beim Einsatz von Enterprise Social Software Unternehmen führen verstärkt Social Software ein Social-Software-Tools sind Studien zufolge mittlerweile in 87% aller Organisationen im Einsatz * 72% der Befragten einer weiteren Studie berichten, dass ihr Unternehmen Social-Software- Tools nutzt ** Die Mitarbeiter nutzen die Software jedoch nicht wie erwartet Während die Nutzer im privaten Bereich Social- Software-Angebote in rasantem Tempo akzeptieren, leiden unternehmensinterne Angebote häufig unter geringen Nutzerzahlen Entscheidungsträger sollten besser verstehen, welche Einflussfaktoren Mitarbeiter antreiben, Enterprise Social Software zu nutzen 2 Der Einsatz von Social Software führt nicht notwendigerweise zu sinnvoller Nutzung der Software Es herrscht nach wie vor Skepsis darüber, ob Social Software zu einer Leistungssteigerung führen kann Bisher mangelt es an Ansätzen, welche die Nutzung von Social Software mit potentiellen nutzenstiftendenen Effekten in Verbindung bringen Entscheidungsträger sollten besser verstehen, ob und wie Enterprise Social Software bei den Mitarbeitern einen Nutzen erzeugt * Ward, T. (2010) "Intranet Rise of the Social Intranet - Summary Report of the Intranet 2.0 Global Study 2010, Prescient Digital Media, Toronto, Canada 1 ** Mc Kinsey & Company (2011) Bughin, J., Byers, A.H. und Chui, M. "How Social Technologies Are Extending the Organization, in: McKinsey Quarterly

3 Unser Benchmarking-Ansatz Identifizieren von Faktoren, die Mitarbeiter antreiben, Enterprise Social Software zu nutzen Zielsetzung Untersuchte Technologie Untersuchen, welche kontextuellen Faktoren (z.b. Organisationskultur, der Arbeitskontext von Mitarbeitern, etc.) die Social-Software-Nutzung von Mitarbeitern beeinflussen Ermitteln, welchen Nutzen Mitarbeiter durch die Nutzung von Enterprise Social Software erzielen können Untersuchungsgegenstand der Studie sind interne Enterprise-Social-Software-Plattformen (ESSPs) (z.b. Jive, IBM Connections oder Microsoft Sharepoint 2010 Communities; vgl. Anhang A für eine Definition von ESSPs und eine Liste an Anbietern/Produkten) Methode Quantitative, fragebogenbasierte Untersuchung auf Mitarbeiterebene (ein Fragebogen von ca Minuten Dauer pro Mitarbeiter) Die Ergebnisse werden anschließend mit den anonymisierten Ergebnissen der anderen teilnehmenden Unternehmen verglichen und entsprechend ausgewertet 2

4 Ihr Nutzen bei Teilnahme an der Studie Sie erhalten eine wissenschaftliche Auswertung (1) der Faktoren, die Ihre Mitarbeiter motivieren, Enterprise Social Software zu nutzen, (2) des Nutzens, den Ihre Mitarbeiter durch Nutzung dieser Plattformen erzielen und (3) zu der Frage, ob und wie Ihre Unternehmenskultur sowie weitere kontextuelle und individuelle Faktoren die Social-Software-Nutzung Ihrer Mitarbeiter beeinflussen Diese Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, zu erklären, warum einige Mitarbeiter Ihre ESSP nutzen, andere hingegen nicht die ESSP-Nutzung sowie den dadurch erzielten Nutzen für Ihre Mitarbeiter zu erhöhen Verbesserungspotenziale und Handlungsbedarfe Ihrer Social-Software-Initiative zu identifizieren weitere nutzenstiftende Effekte der ESSP-Nutzung zu entdecken, die Ihr Unternehmen realisieren könnte getätigte Social-Software-Investitionen gegenüber Skeptikern zu begründen die ESSP-Nutzung Ihres Unternehmens mit der anderer Unternehmen zu vergleichen Welche Voraussetzungen sollte Ihr Unternehmen für eine Teilnahme erfüllen? Ihr Unternehmen hat eine Enterprise-Social-Software-Plattform im Einsatz Ihr Unternehmen hat mindestens 250 Mitarbeiter, die Zugang zu der Plattform haben Die Teilnahme am Enterprise Social Software Benchmark ist für Sie kostenlos! 3

5 Der Benchmarking-Prozess Datenerhebung Einzelauswertung Vergleichsstudie Wir stellen Ihnen einen Link (URL) auf einen für Ihr Unternehmen individualisierten Onlinefragebogen zur Verfügung Sie leiten diesen Link per an Ihre Mitarbeiter bzw. einen Teil Ihrer Mitarbeiter weiter Die angeschriebenen Mitarbeiter füllen den Onlinefragebogen aus Erwarteter Aufwand: ca Minuten pro Mitarbeiter Wir aggregieren die Umfrageergebnisse für Ihr Unternehmen und analysieren die erhobenen Daten entsprechend Sie erhalten einen tiefen Einblick in die Social-Software-Nutzung Ihrer Mitarbeiter sowie den dadurch erzielten Nutzen Unsere Analysen folgen einem theoriegestützten Ansatz (vgl. Anhang B für weitere Details) Nachdem die Datenerhebung in allen teilnehmenden Unternehmen abgeschlossen ist, führen wir die vergleichenden Benchmarking- Analysen der anonymisierten Daten durch Die Gesamtstudienergebnisse zeigen auf, welche Unterschiede sich in der Social-Software- Nutzung zwischen Ihrem Unternehmen und den anderen teilnehmenden Unternehmen ergeben Q / Q Q / Q Q

6 Warum ist das IRIS der richtige Forschungspartner zum Durchführen des Enterprise Social Software Benchmark? Das IRIS hat in der Vergangenheit bereits verschiedene Benchmarking-Projekte erfolgreich durchgeführt: Umfassende Benchmarking- Erfahrung Das Knowledge Management Benchmarking Forum for Professional Service Firms (KMBF-PSF) wird bereits seit 2006 jährlich durchgeführt * Im Rahmen des Mitarbeiterportal-Benchmarks mit 22 teilnehmenden Unternehmen größtenteils international operierende Großunternehmen wurden insgesamt mehr als Fragebogen-Rückläufer ausgewertet Das Folgende ist eine Auswahl der vom IRIS durchgeführten Social-Software-Projekte: Praktische Kompetenz Professor Smolnik ist Ko-Initiator und Herausgeber der Social-Software-Fallstudienplattform IRIS-Forscher haben mithilfe einer Interviewstudie bei zwei Großunternehmen (ein internationaler Anbieter von Elektrotechnik und ein Flughafenbetreiber) untersucht, wie Social-Software-Tools die Kommunikationsstrukturen verändern und zu nutzenstiftenden Effekten auf Mitarbeiterebene führen können Wissenschaftliche Kompetenz IRIS-Forscher haben in der Vergangenheit bereits über 80 begutachtete Forschungsartikel im Bereich Wissensmanagement und Social Software veröffentlicht (eine Auswahl der veröffentlichten Artikel im Social-Software-Bereich finden Sie in Anhang C) * Für weitergehende Informationen zum Knowledge Management Benchmarking Forum besuchen Sie bitte die Projektwebseite unter 5

7 Prof. Dr. Stefan Smolnik Akademische Leitung EBS Business School Institute of Research on Information Systems (IRIS) Raum: Konrad-Adenauer-Ring 15, 3. OG Wiesbaden Telefon: (+49) Maurice Kügler Projektleitung EBS Business School Institute of Research on Information Systems (IRIS) Raum: Konrad-Adenauer-Ring 15, 3. OG Wiesbaden Telefon: (+49) Besuchen Sie auch unsere Webseite zum Enterprise Social Software Benchmark unter Vertraulichkeitshinweis: Als neutrale Clearing-Stelle ist das IRIS für die Entwicklung, Durchführung und Analyse der Studie verantwortlich. Die Daten aller Studienteilnehmer werden selbstverständlich lediglich in anonymisierter Form für die Benchmark-Vergleichsstudie verwendet und sind somit nicht auf ihren Ursprung zurückzuführen. Das IRIS garantiert den vertraulichen Umgang mit den Daten aller Studienteilnehmer.

8 Anhang Anhang A: Enterprise-Social-Software-Plattform (ESSP) Was wird unter Enterprise-Social-Software-Plattformen verstanden? Enterprise-Social-Software-Plattformen (ESSPs) sind unternehmensinterne, Web-basierte Systeme, die es Mitarbeitern ermöglichen, Online Communities zu bilden und nutzergenerierte Inhalte miteinander zu teilen Eine ESSP bietet dabei folgende Funktionen out of the box an: Benutzermanagement: Die Möglichkeit, Benutzer-Accounts zu erstellen, zu modifizieren und zu löschen Benutzerprofile: Informationen über jeden Nutzer, die von anderen Nutzern eingesehen werden können Rollen und Zugriffskontrolle: Unterstützung eines Multi-Rollen-Konzepts (z.b. Bearbeiter, Community-Manager oder Moderatoren) mit zugehörigem Zugriffsschutz Konfigurierbare Gruppen-, Projekt-, Team- und Communitybereiche: Benutzer können (entsprechende Rechte vorausgesetzt) inhaltsbezogene Bereiche für Gruppen, Projekte, Teams und Communities erstellen Dokumentenaustausch: Die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, abzuspeichern, zu verwalten und zu teilen Diskussionsforen: Unterstützung einer dauerhaften Umgebung zum Einstellen von Fragen und Antworten sowie zum Führen von allgemeinen Diskussionen Blogs: Unterstützung von unternehmensinternen, durch die Nutzer erstellten Blogs Wikis: Unterstützung von unternehmensinternen, durch die Nutzer erstellten Wikis Quelle: Gartner (2011, S.8f.) Was sind typische Produkte in diesem Softwaresegment? Produkte in diesem Softwaresegment sind u.a. die Folgenden: Jive, IBM Connections, Microsoft SharePoint 2010 Communities, Atlassian Confluence, Drupal-Acquia, Opentext, Saba, Socialtext, SuccessFactors CubeTree, Telligent, etc. 7

9 Anhang Anhang B: Das Enterprise Social Software Benchmark untersucht die Social-Software-Nutzung von Mitarbeitern sowie den hierdurch erzielten Kontextuelle Faktoren Nutzen Technologische Faktoren Nützlichkeit Benutzerfreundlichkeit Ergebnissichtbarkeit Arbeitskompatibilität Soziale Faktoren Reputation Kritische Masse Organisationskultur Vertrauen Kollaborationsnormen Gruppenbindung Individuelle Faktoren Aufgabenvielfalt Inderdependenz der Aufgaben Enterprise-Social- Software- Plattformnutzung Individuelle Innovationsfreude Leistungs-Benefits Arbeitseffizienz Virtualität der Arbeitsumgebung Entscheidungsfindungseffizienz Innovationsfähigkeit Zugang zu Wissen Soziale Benefits Vernetzung der Mitarbeiter Mitarbeiterengagement Bereitschaft, Wissen zu teilen Private Social-Software- Erfahrung Berufliche Social-Software- Erfahrung 8

10 Anhang Anhang C: Ausgewählte IRIS-Publikationen im Social-Software-Bereich Kügler, M.; Smolnik, S.; Raeth, P. (2013): Determining the Factors Influencing Enterprise Social Software Usage: Development of a Measurement Instrument for Empirical Assessment, Proceedings of the 46th Hawaii International Conference on System Sciences, Hawaii, USA, Kügler, M.; Smolnik, S. (2013): Just for the fun of it? Towards a Model for Assessing the Individual Benefits of Employees Enterprise Social Software Usage, Proceedings of the 46th Hawaii International Conference on System Sciences, Hawaii, USA, Kaske, F.; Kügler, M.; Smolnik, S. (2012): Return on Investment in Social Media - Does the Hype Pay Off? Towards an Assessment of the Profitability of Social Media in Organizations, Proceedings of the 45th Hawaii International Conference on System Sciences, Hawaii, USA, Kügler, M.; Smolnik, S.; Raeth, P. (2012): Why Don t You Use It? Assessing the Determinants of Enterprise Social Software Usage: A Conceptual Model Integrating Innovation Diffusion and Social Capital Theories, Proceedings of the 33rd International Conference on Information Systems (ICIS 2012), Orlando, USA, Raeth, P.; Kügler, M.; Smolnik, S. (2011): Measuring the Impact of Organizational Social Web Site Usage on Work Performance: A Multilevel Model, Proceedings of the 32nd International Conference on Information Systems (ICIS 2011), Shanghai, China, Raeth, P.; Smolnik, S. (2011): Towards a Model of Employee Weblog Usage: A Process-oriented Analysis of Antecedents and Consequences, in: The International Journal of Social and Organizational Dynamics in IT, 1, 3, 2011, pp Raeth, P.; Smolnik, S.; Kügler, M. (2011): Conceptualizing a Very Rich Usage Construct to Measure the Impact of Organizational Social Web Site Usage on Individual Performance, Proceedings of the 19th European Conference on Information Systems (ECIS 2011), Helsinki, Finland. Steinhüser, M.; Smolnik, S.; Hoppe, U. (2011): Towards a Measurement Model of Corporate Social Software Success Evidences from an Exploratory Multiple Case Study, Proceedings of the 44th Hawaii International Conference on System Sciences, Hawaii, USA, Raeth, P.; Urbach, N.; Smolnik, S.; Butler, B.; Königs, P. (2010): The Adoption of Web 2.0 in Corporations: A Process Perspective, Proceedings of the 16th Americas Conference on Information Systems, Lima, Peru, , Richter, A.; Smolnik, S.; Urbach, N.; Räth, P.; Koch, M.; Back, A. (2010): Enterprise 2.0-Fallstudien: Aus Erfahrung lernen, Bentele, M.; Hochreiter, R.; Krcmar, H.; Schütt, P.; Weber, M. (Hrsg.): Proceedings of the KnowTech 2010, Bad Homburg, Germany, , Urbach, N.; Smolnik, S.; Riempp, G. (2010): Employee Portal Benchmark - Mitarbeiter wollen mehr Collaboration in ihren Portalen, in: Computerwoche, 2010, ( ). Raeth, P.; Smolnik, S.; Urbach, N.; Zimmer, C. (2009): Towards Assessing the Success of Social Software in Corporate Environments, Proceedings of 15th Americas Conference on Information Systems (AMCIS 2009), San Francisco, California, USA, Smolnik, S.; Riempp, G. (2006): Nutzenpotenziale, Erfolgsfaktoren und Leistungsindikatoren von Social Software für das organisationale Wissensmanagement, in: HMD - Praxis der Wirtschaftsinformatik, 252, 2006, S

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