UNIFINANZ - Accounts receivable

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1 Manual UNIFINANZ - Accounts receivable Version: U Date: This Document contains Copyrighted Informations. NCT AG makes no warranty of any kind with regard to this manual, including but not limitted to, the implied warranties of merchandtability and fitness for a particular purpose. NCT AG shall not be liable for errors contained herin direct, indirect special, incidental or consequentila damages in connection with the furnishing, performance, oruse of this material. The information contained in this document are subject to change without notice. All rigths are reserved. Reproduction, adaptation, or translation without prior written permission is prohibited, except as allowed under copyright laws. NCT AG Weinberglistrasse Lucerne Swizerland Tel Fax support@nct.ch

2 UNIFINANZ - Accounts receivable 1 Table of contents 1 List data Company annex customers Text Text Select reminder steps Reminder step Customer selection Debitoren kopieren Customer list Select customer pay office Customer pay office Auswahl Daueraufträge Sollstellung Auswahl Daueraufträge 31 2 Movements Enter invoices/payments Voucher number per customer Search for voucher number Skonto pro Faktur Skonto pro Faktur Adjust Foreign Exchange Rate Account Statement Select detail entries Acct statement detail display Customer turnovers/balances Drucken Debitoren-Umsatzliste 56 3 Print Print entry journal Print company annex customers Print customer list Print customer account / OP Open items / collection list Print maturity report Reminders Mahnvorschlag Bearbeiten Mahnvorschlag Print balance list Interest table calculation Interest table/interest rates Customer interest rate Skontorückvergütung Rückvergütung - Übersicht Druck Zusammenfassende Meldung Aussenwirtschafsverordnung Saldobestätigung Drucken ESR Utilities Reorganisation customers Buchungen entsperren Enter PPSR data carriers VESR Aufträge suchen Debitoren Konto Übernahme 133

3 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 2 1 List data 1.1 Company annex customers With this working window the customer package will be configurated as a whole. If you call up a customer program for a company for the first time it will be branched out into this function automatically for this reason. Objects Automatische Debitornummernvergabe Ist diese Option aktiv, so wird die Nummer des Debitors automatisch vergeben. Adressnummer als Vorgabe Ist diese Option aktiv, so wird die Nummer der Adresse automatisch vorgeblendet. Letzte Debitorennummer Hier wird die zuletzt vergebene Debitorennummer angezeigt. Maximum rate variation in% If rate variations are larger than the default values entered in this field (variations between the current rate table and the rate within the entry), a warning will be displayed in the invoice and payment register program. Enter 0 (zero) as a maximum rate variation if you do not want a corresponding variation check-up. Collective account Enter here the default collective account. This account will be proposed when entering a customer. It will

4 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 3 also be used if necessary for batch-takeovers of data via the interface. Contra account Enter here the default contra account. This account will be proposed when entering a customer. It may also be used if necessary for batch takeovers of data via the interface. Contra account order Enter here the default contra account for the contra account order. This account will be proposed when entering a customer. It will also be used if necessary for batch takeovers of data via the interface. Contra account discount If you do not want to enter the discount deduction according to the source you can define here the contra account which will be proposed in the customer list when entering a new customer. With the INFO key you can select or enter (if necessary) an account from the accounts list. Contra account balance In order to enter balances automatically the contra account balance must be entered in the customer list. You can name an account here which becomes the default value in the corresponding field when entering a new customer. With the INFO key you can select or enter (if necessary) an account from the account list. Geg Kto Kursgewinn Im Debitorstamm muss, um Kursgewinne über ein definiertes Konto buchen zu können, das Gegenkonto Kursgewinn angegeben werden. Sie können hier ein Konto angeben, welches beim Erfassen eines neuen Debitors im entsprechenden Feld vorgegeben wird. Sie können mit der INFO - Funktion ein Konto aus dem Kontostamm auswählen, bzw. nötigenfalls ein Konto erfassen. Collected tax by source If the tax is calculated collected, you can decide here whether it shall be entered according to source or via a special "Revenue tax account". Revenue tax account If the tax is calculated collected the revenue tax account has to be entered here. This account is used generally for tax entries of settlement of prepayments, or if you do not settle the tax according to trhe source. Tax code Enter here the tax code which will be proposed when entering a new customer. With the "INFO" key you can select or enter a tax code. Payment conditions code Enter here the payment conditions code which will be proposed when entering a new customer. With the "INFO" key you can select or enter a code. Delivery conditions code Enter here the delivery conditions code which will be proposed when entering a new customer. With the "INFO" key you can select, or enter a code. Checklimitte Falls Sie hier einen Betrag erfassen, wird bei Rückzahlungen welche diesen Betrag erreichen bzw. übersteigen automatisch die Rückzahlung als Checkzahlung abgesetzt. Solche Rückzahlungen können in der Zahlungsschnittstelle NICHT mehr auf einem anderen Weg ausgeführt werden. Durchsch. Zlg. Tage Hier wird Ihnen die durschnittliche Anzahl Tage bis eine Rechnung bezahlt wird angezeigt. Dies ist der Durchschnitt aller Debitoren der ganzen Firma. Last journal nr invoices The current journal number of the invoices of the current business year is displayed for your information. Last journal nr payments The current journal number of payments of the current business year is shown here for your information.

5 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 4 Identification of tax code If you enter a default tax code, its identification will be displayed here for your control. Description payment condition If you enter a default payment condition code, its description will be displayed here for your control. Description delivery condition If you enter a default delivery condition code, then its description will be displayed here for your control. Voucher numbering You can select from the following voucher numbering systems: A = automatic voucher numbering - within the invoices and payment registration programs you define the starting point in each case. The voucher number can only contain cyphers. M = manual voucher numbering - you can allocate the voucher numbers manually within the invoice and payment registration programs. Letters and cyphers are possible. N = no voucher numbering - the corresponding field within invoice and payment registration programs stays inactive. Max. payment difference in % In this field you define how much smaller a payment may be (without discount) in percent (round off differences, unauthorised deductions etc.). Define zero if you do not want to tolerate any difference. Automatically as well as manually entered differences will be collected per customer. They will be displayed in the field "Unauthorised deductions" (refer to the function "Customer list"). Contra Exp. acct./cost account If the current company keeps cost accounting and you have selected a profit account as a "Contra account", then you can define here the contra expense account or the contra cost account which will be proposed in the customer list in the corresponding field when entering a new customer. With the "INFO" key you can select and enter an expense account or a cost account from the list. If customers are imported via the interface in a batch system, this expense account or cost account will be utilised if necessary. Contra EA/CA Order If the current company keeps cost accounts and you have selected a profit account as a "Contra account Order" you can define here the contra expense account or the contra cost account which will be proposed in the customers list in the corresponding field when entering new customer. With the "INFO" key you can select, or enter an expense account/cost account from the list. If debtors are being imported via the interface in a batch system, this expense account/cost account will be utilised if required. Contra EA/CA discount If you do not want to enter the discount deduction according to the source, the current company keeps cost accounting and you selected a profit account as a "Contra account discount" you can define here the contra expense/cost account which will be proposed in the corresponding field in the customer list when entering a new customer. With the INFO key you can select or enter (if necessary) an expense/cost account from the list. Contra EA/CA balance If the current company keeps cost accounting and you have selected a profit account as a "Contra account balance" you can define here the contra expense/cost account which will be proposed in the customer list in the corresponding field when entering a new customer. With the INFO key you can select or enter (if required) an expense/cost account from the list. Geg KS/KT Kursgewinn Falls Sie die Kursgewinne bzw. Kursverluste nicht nach Ursprung buchen möchten, die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird und Sie als "Gegenkonto Kursgewinn" ein Erfolgskonto gewählt haben, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger definieren, der im Debitorstamm bei der Neuerfassung eines Debitors im entsprechenden Feld vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Funktion eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger aus dem Stamm auswählen, bzw. nötigenfalls erfassen. Contra expense Account tax If the entered tax is calculated and the current company keeps costs accounts, you can define here the corresponding expense account in which the tax will be entered, depending on the profit tax account.

6 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 5 With foreign currency You can see here whether the current company keeps foreign currency or not. Base currency The base currency of the company is shown for information purposes. Firmenzahlstelle Geben Sie hier diejenige Firmenzahlstelle ein, die bei VESR-Mahnungen gelten soll. Es steht die 'Info'- Taste zur Verfügung. Mit VESR kann nur gemahnt werden, wenn genau eine (mehrere nicht möglich!) Rechnung im Debitor offen ist. Geg Kto Kursverlust Im Debitorstamm muss, um Kursdifferenzen über ein definiertes Konto buchen zu können, das Gegenkonto Kursverlust angegeben werden. Sie können hier ein Konto angeben, welches beim Erfassen eines neuen Debitors im entsprechenden Feld vorgegeben wird. Sie können mit der INFO - Funktion ein Konto aus dem Kontostamm auswählen, bzw. nötigenfalls ein Konto erfassen. Bezeichnung Firmenzahlstelle Falls Sie eine Firmenzahlstelle erfassen, wird dessen Bezeichnung hier zur Kontrolle angezeigt. Kursdifferenz steuerneutral Ist diese Option aktiv, so erfolgt die Kursdifferenz der Zahlung steuerneutral (ohne MWST). Diese Einstellung ist lediglich bei Fremdwährungsbuchungen relevant. Bei der Zahlung einer Rechnung in Fremdwährung kann es zu Kursdifferenzen führen, d.h. der Wechselkurs der Rechnung unterscheidet sich von jedem der Zahlung. In diesem Falle wird eine Kursgewinn/Verlustbuchung abgesetzt. In der Schweiz muss diese immer steuerneutral, also ohne MwSt-Anteil, verbucht werden. Daher ist diese Option standardmässig immer eingeschaltet. Geg KS/KT Kursverlust Falls Sie die Kursgewinne bzw. Kursverluste nicht nach Ursprung buchen möchten, die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird und Sie als "Gegenkonto Kursverlust" ein Erfolgskonto gewählt haben, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger definieren, der im Debitorstamm bei der Neuerfassung eines Debitors im entsprechenden Feld vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Funktion eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger aus dem Stamm auswählen, bzw. nötigenfalls erfassen. Nur Inlandverkehr Mit dieser Checkbox bestimmen Sie dass eine erfasste Checklimitte nur im Inlandverkehr gelten soll. Mit Inlandverkehr sind alle Transaktionen gemeint welche von einer Firmenzahlstelle mit identischem Landcode wie die aktuelle Firma aus zu einer Zahlstelle mit ebenfalls identischem Landcode führen. Betragslimite Falls Sie hier einen Betrag erfassen, so wird bei Rechnungs- und Zahlungserfassungen eine Warnmeldung an den Benutzer generiert, sobald dieser Betrag überschritten wird. Hiermit kann erreicht werden, dass grosse Betragswerte jeweils bestätigt werden müssen. Wird dieses Feld leer gelassen (Betragswert = 0), so wird keine Meldung generiert. Number of periods The current number of periods of the company is shown here for your information. Menu Parameter With this menubar various configurations can be set.

7 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 6 Collective entries in gen.led. With this function menu selected (default) invoices and payments will be entered in the general ledger collected according to periods, accounts and expense accounts per journal numbers. This leads to a better arranged main book. Ind. entry in general ledger With this action menu selected every bill and every payment will immediately be entered individually into the general ledger. Tax agreed on With tax agreed on (default) the tax will be separated during entry of the invoice. Discount and other deductions will be collected via the payments. Tax collected With collected tax responsibility the tax will be deducted when entering the payment. With this type of settlement you can decide additionally if you want to enter the tax according to source (default) or via a special revenue account. (refer to the fields "Collect tax by source", "Revenue tax account" and "Contra expense account tax". In order to be able to settle the tax from prepayments correctly the revenue tax account. has to be entered in any case. Tax exemption With this action menu you decide that the company works a tax exemption. Customer name by inv. in entry With this action menu selected the name of the customer will automatically be stated in entry text line 1 when entering an invoice.

8 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 7 Cust.name by pay. in entrytxt With this action menu selected the name of the customer will automatically be stated on entry text line 1 when entering a payment. Mahnzinsen deutsche Zinsusanz Die Mahnzinsen können nach deutscher, französischer und englischer Zinsusanz errechnet werden. Bei der deutschen Zinsusanz erfolgt die Tageberechnung auf der Basis von 12 Monaten à 30 Tage nach folgender Formel: Nummern = (Tage * Betrag) / 100 Zins = (Nummern * Zins) / 360 Mahnzinsen franz. Zinsusanz Die Mahnzinsen können nach deutscher, französischer und englischer Zinsusanz errechnet werden. Bei der französischen Zinsusanz erfolgt die Tageberechnung aufgrund von 360 Tagen pro Jahr und 28, 29, 30 oder 31 Tagen (tatsächliche Anzahl) pro Monat (üblich im internationalen Bankengeschäft) nach folgender Formel: Nummern = (Tage * Betrag) / 100 Zins = (Nummern * Zins) / 360 Mahnzinsen engl. Zinsusanz Die Mahnzinsen können nach deutscher, französischer und englischer Zinsusanz errechnet werden. Bei der englischen Zinsusanz erfolgt die Tageberechnung aufgrund von 365 Tagen pro Jahr und 28, 29, 30 oder 31 Tagen (tatsächliche Anzahl) pro Monat (üblich im internationalen Bankengeschäft für Pfund) nach folgender Formel: Nummern = (Tage * Betrag) / 100 Zins = (Nummern * Zins) / 365 mit Eingangsdatum Ist diese Option eingeschaltet, so können Sie beim Erfassen von Fakturen zusätzlich ein Eingangsdatum erfassen. Wird es erfasst, so bestimmt es den Beginn der Zahlungsfrist. Belegnummer Warnung Ist diese Option ausgewählt so erhalten Sie beim Versuch eine für diesen Debitor bereits existierende Belegnummer zu erfassen ein Warnung. Beachten Sie dass die Warnung nur im Programm "Fakturen/Zahlungen erfassen" erfolgt. Beachten Sie weiter dass es nicht möglich ist zwei offene Posten mit identischer Nummer zu führen. D.h. falls bereits ein offener Beleg vorhanden ist erfolgt keine Warnung sondern eine Fehlermeldung. Skontotabelle pro Position Diese Option verändert die Art und Weise wie Skonti behandelt werden. Die Funktionen "Fakturen und Zahlungen erfassen" und "Zahlungsvorschlag" verhalten sich dann entsprechend. Ist diese Option eingeschaltet, so erstellt das System beim Erfassen der Zahlungskondition einer Faktur eine Tabelle welche pro vorhandene Zahlungskonditionstage eine Zeile enthält. Diese Tabelle enthält eine Kolonne mit den entsprechenden Tagen, den gewährten Skonti in % den gewährten Skonti in Basiswährung sowie dem entsprechenden Verfalldatum. Das Feld "Valutadatum" verhält sich dann so dass mit der Info-Taste bzw. durch Erfassen eines anderen Datums als dem vorgeschlagenen sich diese Tabelle öffnet und von Ihnen verändert werden kann. Interface: Coll. Account Nr. If your customer list data originate from an external application which cannot transfer the collective account, you can decide here if you want to take over the "Collective account" used here in the company annex. Interface: Contra Account Nr. If your customer list data originate from an external application which cannot transfer the contra account Nr, you can decide here if you want to take over the account Nr used in the company annex as a "Contra account Nr.". Interface:contra Acct discount If your customer list data originate from an external application which cannot transfer the contra account for discount, you can decide here if you want to take over the account used in the company annex as a "Contra account discount" or if you want to configurate new customers with "Discount according to source". This menu is only active if the current company has allocated the application "IF" in the company annex manager.

9 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data Text Interface: contra Acct.balance If your customer list data originate from an external application which cannot transfer the contra account for balance entries, you can decide here if you want to take over the "Contra account balance" used here in the company annex or if you want to configurate new customers with "Balance according to source". This menu is only active if the current company has allocated the application "IF" in the company annex manager. Interface: contra Acct ratedif If your customer list data originates from an external application which cannot transfer the contra account for rate differences you can decide here if you want to take over the account used in the company annex as a "Contra account rate difference" or if you want to configurate new customers with "Source rate adjustment". This menu is only active if the current company has allocated the application "IF" in the company annex manager. Interface: Tax code If your customer list data originates from an external application which cannot transfer the tax code, you can decide here if you want to take over the "Tax code" used here in the company annex. Interface: Payment condition If your customer list data originates from an external application which cannot transfer the payment condition, you can decide here if you want to take over the "Payment condition" used here in the company annex. Text addition With this menubar you start the function "Text addition". You can independently enter text with this function. Reminder steps With this menubar you define the standard reminder steps for customers. Reminder steps defined here are valid automatically for all customers which have no defined reminder steps but can be reminded (refer also to the function "Customer list"). With this working window you can enter, view or modify the text addition. 1.3 Text With this working window you can enter, view or modify the text addition.

10 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data Select reminder steps With this function you manage the reminder steps per customer or the generally applicable reminder steps. Please note that reminder step "0" correponds to the account statement. Objects Step The reminder step is shown here. Days The number of days of the reminder step since the EXPIRY DATE of the payment condition is displayed here. Form The form of the reminder step is shown here.

11 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 10 VESR-Formular Hier wird das VESR-Formular der Mahnstufe angezeigt. Mit VESR wird nur gemahnt, wenn 1 Rechnung offen ist. Sind 2 oder mehr Rechnungen im Debitor offen, so wird eine normale (Formular links) Mahnung erstellt. Verzugszins Hier wird Ihnen der Verzugszins der aktuellen Mahnstufe angezeigt. Mahnspesen Hier werden Ihnen die Mahnspesen der aktuellen Mahnstufe angezeigt. 1.5 Reminder step With this function you enter or modify a reminder step. Please note that the reminder step "0" defines the account statement. Objects Days Enter here the number of days since the EXPIRY DATE which will be valid for the current reminder step. The number must be larger than the number of days for the smaller reminder steps. Step The reminder step is shown here. Form Enter here the form you intend to use for printing the corresponding reminder step. Verzugszins Sie können auf den Mahnstufen Verzugszinsen erfassen. Diese werden im Mahnprogramm - vorausgesetzt das von Ihnen verwendete Mahnformular unterstützt dies - dann für die Verfallenen Positionen angewendet und ein Verzugszins berechnet. VESR-Formular Geben Sie hier das Formular, mit welchem die entsprechende Mahnstufe mit VESR gedruckt werden soll, ein. Ein VESR-Mahnformular wird nur erstellt, wenn genau eine Rechnung im Debitor offen ist. Sind 2 oder mehr Rechnungen offen, wird eine normale (Formular links) Mahnung erstellt. Mahnspesen Sie können auf den Mahnstufen Mahnspesen erfassen. Diese werden im Mahnprogramm - vorausgesetzt das von Ihnen verwendete Mahnformular unterstützt dies - dann pro Mahnun berechnet.

12 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 11 Konfiguration individuelles Mahnformular Ist die Option "individuelles Mahnformular aktiv", so haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mahnung pro Mahnstufe individuell zu konfigurieren. Der Grundaufbau einer Mahnung ist immer der selbe. Lediglich die Texte unterscheiden sich für jede Mahnstufe. Daher muss einfach pro Mahnstufe definiert werden, welche Texte verwendet werden sollen. Wir unterscheiden hierbei zwischen vier verschiedenen Textarten: - Titel/Überschrift z.b. "Kontoauszug", "Mahnung 1", "Mahnung 2" - Kopftext Einleitender Text dieser Mahnung, z.b. "Nach der Überprüfung sind auf Ihrem Konto folgende Positionen offen:" - Fusstext Abschlusstext, z.b. "Wir bitten Sie, den offenen Betrag zu begleichen. Wenn sich unsere Mitteilungen mit Ihrer Zahlung gekreuzt hat, können Sie dieses Schreiben als gegenstandslos betrachten." - Mitteilung/Absender Hier kann eine Mitteilung hinterlegt werden, zb. "Mit freundlichen Grüssen" - Firma/Unterschrift Ist diese Option aktiv, so wird auf der Mitteilungsfläche zusätzlich der Firmenname angedruckt, z.b. "NCT"

13 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data Customer selection With this working window you can select, enter and modify customers or customers additional addresses. You can sort the display according to the name or number and trace customers or customer additional addresses according to name or number. If you select a customer additional address the corresponding debtor will automatically be selected too. If you select "Modify" on an additional address you will reach the customer list of the customer of the additional address. You can process the additional address there with the corresponding function. Objects Customer Nr The customer number is shown here. Address Nr The address number of the customer or of the customer additional address is displayed here. Additional address This field will display an asterix "*" if it is an additional address. If it is not an additional address this field will remain empty. Name The name of the customer or of his additional address is shown here. Annex 1 The annex line 1 of the customer or the customers additional address is shown here. Street The street of the customer or of the customers additional address is shown here. ZIP / City The ZIP/postal code and the city of the customer or the customers additional address is shown here. Aktive / Passive Debitoren Entscheiden Sie hier, welche Debitoren (aktive oder passive) angezeigt werden sollen.

14 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data Debitoren kopieren Mit dieser Hilfsfunktion können Sie Debitoren kopieren. Objects Zusatztext Wenn die Option Zusatztext nicht aktiviert ist wird der Zusatztext des jeweiligen Debitors beim kopieren übernommen. Wenn die Option Zusatztext aktiviert ist können Sie in einem Eingabefeld den neuen Zusatztext erfassen, welcher für alle neuen Debitoren gilt. Ist die Option Zusatztext aktiviert aber das Feld Zusatztext leer haben die neuen Debitoren kein Zusatztext Zusatztext Erfassen Sie hier den Zusatztext welcher für alle neuen Debitoren gültig ist. Kopieren Ist diese Option aktiv, werden die Debitoren kopiert. Lieferadresse kopieren Ist diese Option aktiviert wird die Lieferadresse des Debitors mitkopiert. Löschen Ist diese Option aktiv, werden die Debitoren gelöscht

15 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 14 Fakturaadresse Ist diese Option aktiviert, wird die Fakturaadresse mit dem Debitor mitkopiert. Debitor von Geben Sie hier den Debitor an von welchem der Kopiervorgang gestartet werden soll. Debitor bis Geben Sie hier den Debitor an, bis zu welchem der Kopiervorgang laufen soll. Zu Debitor Hier geben Sie die Debitor-Nummer für den ersten Debitor des Von-Bis Bereiches an. Sammelkonto Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Gegenkonto Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Gegen KS/KT Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg Kto Auftrag Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg KS/KT Auftrag Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg Kto Skonto Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg. KS/KT Skonto Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg. Kto Auslgeich Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg Ks/KT Ausgleich Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg Kto Kursgewinn Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg KS/KT Kursgewinn Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg Kto Kursverlust Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Geg KS/KT Kursverlust Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll.

16 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data Customer list With this working window you can enter or modify all list data of a customer. Via the menubar "Address" you can modify the address of the customer as well as make use of the code possibilities of the address management. You can select and if necessary, open the general ledger if the current company keeps those. Via the menubar "Current values" you can create at any time a account statement of all current years or view the a turnover survey of the customer. Objects Balances With this action menu you reach the function "Customer balances". Account statement With this action menu you reach the function "Customer account statement". Additional addresses With this action menu you reach the management of additional addresses. You can allocate to every customer as many addresses as you like. The connection between customer number and additional address takes place with the predefined address reference "debzad". Delivery addresses With this action menu you reach the management of delivery addresses. You can allocate to every customer as many addresses as you like. The connection between the customer number and additional addresses takes place with the predefined address reference "deb_li". Invoice addresses With this action menu you reach the management of invoice addresses. You can allocate to every customer as many addresses as you like. The connection between customer number and additional addresses takes place with the predefined address reference "deb_fa". Customer Nr Here you can type in the number of a customer you entered. The customer number may contain up to eight digits and may only be used once.

17 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 16 Name The name of the customer or of his additional address is shown here. Passiv Wird ein Debitor gelöscht, welcher bereits definitive Buchungen besitzt, so wird dieser auf den Status "passiv" gesetzt. So wird verhindert, dass auf diesen Debitoren weiterhin Rechnungen/Zahlungen erfasst werden können, aber trotzdem alte Buchungen eingesehen werden können. Average payment / day This readout displays after how many days the customer pays open invoices on average in a year. Noted is in each case the time between the due date of the invoice and the last payment received per invoice. If a customer pays invoices prior to their due date negative values may be displayed. As a rule it is taken that the smaller the number of days lapsed the better the payment morale of the customer. Unauthorised deductions For your information the system displays in this field the total of all deductions the customer has claimed per year without permission. This total will be updated with every payment received. Entry lock If you place this field on "Y" you cannot enter any invoices or payments for this debtor anymore. Also automatic payments will be put on a corresponding error list. You can release the lock again at any time. Credit limit Enter here the credit limit you will allow the customer. All invoice registration programs deduct the open items from this limit. The remainder difference will the correspond with the maximum order amount of the customer. If the customer does not have a limit you enter zero. Gültig ab Erfassen Sie hier das "gültig ab"-datum dieses Debitors. Ab diesem Datum können für diesen Debitoren Zahlungen und Rechnungen erfasst werden. Das "gültig ab" Datum beginnt jeweils am Anfang eines Geschäftsjahres. Wird kein Datum eingetragen (Feld leer), so ist dieser Debitor für alle Geschäftsjahre gültig. Tax number In this field you enter the tax number of the customer. This number will be allocated to the customer address under the predefined reference "taxnr". Account Statement-> Turnover This option controls the print program of the account statement. Instead of the normal account statement only the customer turnover will be printed for the customers with this option. You can override this program again with the option "Condensed normal". Reminder In this field you decide if the current customer should be reminded ("Y" = default) or if no reminders should be issued. Additionally you can modify the reminder step on the invoice. If a reminder step -1 is entered a reminder will not be issued under any circumstances for the corresponding invoice. Discount by source You define here whether discounts will be entered according to source or via a "Contra account discount". The standard default value is "N". Contra account discount You have to define here a contra account discount if you do not want to enter the discount according to source. If the general ledger is configurated you can select or enter a profit account from the accounts plan. Contra EA/CA discount If you do not want to enter discount according to source and the company keeps cost accounting you can define here the contra expense/cost account for the discount. With cost accounting connected you can select or enter an expense/cost account with the "INFO" key. Balance by source Here you define whether balances will be entered according to source or via a "Contra account balance". The default value is "N".

18 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 17 Contra Account balance You can determine here an account via which a balance of an invoice of this debtor will be entered. Proposed is the optional corresponding account in the customers company annex. You can also select or enter an account from the account list with the "INFO" key. Contra EA/CA balance You can determine here the expense account in which to enter the balance for an invoice of this debtor. The default value is the corresponding expense/cost account to the debtor company annex. You can also select or, if necessary enter, an expense/cost account from the list. Collective Account Define here the collective account of the customer. If the general ledger is configurated you can select or enter a general ledger with the "INFO" key. Contra Account Define here the contra account of the debtor. If the general ledger is configurated you can select or enter with the "INFO" key an account from the account plan. Contra EA/CA If the company keeps cost accounting you can define here the contra expense/cost account. With cost accounting connected you can select or enter an expense/cost account with the "INFO" key. Contra account order If the current company keeps with ordering management, you can open here the contra account necessary for the ordering management, or enter 'X' where the account has to be mixed with the numbers of the article. Contra EA/CA Order If the company runs cost accounting and order processing then you can define here the contra expense account or contra cost account for the order processing. This expense account may contain "X", for which the corresponding numbers from the current item will be used. Payment condition Decide here the payment condition to be proposed for entries. This will be the default code when entering an invoice and can be written over. Delivery condition Determine here the delivery condition. With the "INFO" key you can select a code. Tax code If the company is not tax exempted you can define here the default tax code of the customer. With the "INFO" key you can select a code or manipulate the tax code list. Identification payment condit. The identification of the payment conditions of the customer are shown here. Delivery condition description The description of the delivery conditions of the customer is shown here. Identification tax code The identification of the tax code is shown here. Brutto/Nettobeträge bei Auftragserfassung Diese Optionen sind lediglich für die Appliaktion Auftragswesen relevant. Legen Sie hier fest, ob es sich bei den Preisen eines Auftrags jeweils um Brutto- oder Nettopreise handelt. Netto/Brutto-Steuerung Definieren Sie hier, wie die Brutto/Netto-Steuerung gehandhabt werden soll. Ist diese Option aktiv, so erfolgt die Definierung der Betragsart "Brutto/Netto" direkt auf dem Auftrag selbst, bzw. wird entsprechend der zugewiesenen Auftragsart vordefiniert. Deaktivieren Sie diese Option, wenn die Betragsart über den Debitoren selbst gesteuert werden soll.

19 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 18 EDI (Elektronischer Datenaustauch) Arbeitet dieser Debitor mit dem elektronischen Datenaustausch EDI (Electronic Data Interchange), können Sie hier die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Wählen Sie den entsprechenden EDI-Anwendungszweck sowie den zugehörigen Partner aus und weisen diesen dem Debitoren zu. Bis jetzt stehen folgende EDI Anwendungen zur Verfügung: - INVOIC (Erstellung einer elektronischen Debitoren-Rechnung aus dem Auftragswesen) Currency If the company keeps foreign currencies you can enter here the currency code of the customer or select a currency with the "INFO" key. Default standard is the base currency of the company (code 0). Currency abbr. identification The foreign curreny abbreviated identification is shown here. Valuation type With this field you define how to evaluate rate differencies. You can define valuations as none "N", only rate losses "L", only profits "P" or both "B". The default value is "B" for both. If you selected "N" for none, the current customer of the program "Automatic rate differencies" will be ignored. Independent of the type of valuation the rate difference of an item will be balanced when balancing that item. Source rate adjustment The program "Enter invoices/payments" can enter rate differences according to source (Goods account) or via an account defined by you in the field "Contra account rate difference". If you want to enter rate differences according to source you have to enter "Y" in this field. Geg Kto Kursgewinn Falls Sie Kursdifferenzen nicht nach Ursprung verbuchen möchten, müssen Sie hier ein Kursgewinnkonto definieren. Falls die aktuelle Firma mit Finanzbuchhaltung arbeitet, können Sie ein Erfolgskonto aus dem Kontenplan auswählen bzw. erfassen. Geg. KS/KT Kursgewinn Falls die Firma Fremdwährungen führt und Sie Kursdifferenzen nicht nach Ursprung verbuchen möchten

20 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 19 und die Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger für die Kursgewinnanpassung definieren. Sie können bei angeschlossener Betriebsbuchhaltung eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger mit der "INFO-Taste" auswählen bzw. erfassen. Geg Kto Kursverlust Falls Sie Kursdifferenzen nicht nach Ursprung verbuchen möchten, müssen Sie hier ein Kursverlustkonto definieren. Falls die aktuelle Firma mit Finanzbuchhaltung arbeitet, können Sie ein Erfolgskonto aus dem Kontenplan auswählen bzw. erfassen. Geg. KS/KT Kursverlust Falls die Firma Fremdwährungen führt und Sie Kursdifferenzen nicht nach Ursprung verbuchen möchten und die Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger für die Kursverlustanpassung definieren. Sie können bei angeschlossener Betriebsbuchhaltung eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger mit der "INFO-Taste" auswählen bzw. erfassen. Restmenge Hier geben Sie an ab welcher Restmenge wieder VESR gedruckt werden sollen. Wenn Sie hier 0 lassen werden immer die in der Menge erfassten Einzahlungsscheine gedruckt und die Laufnummer wird nicht nachgetragen. Menge Hier geben Sie an wie viele VESR pro mal gedruckt werden. Laufnummer Hier wird die letzte gedruckte laufnummer angezeigt. Letzte eingelesene Hier wird die letzte eingelesene Laufnummer angezeigt. Ohne Buchungen Falls Sie diese Option anwählen können Sie für diesen Kreditor keine Posizionen erfassen. Beim einlesen von Einzahlungsscheine werden direkte FIBU Verbuchungen vorgenommen.

21 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 20 Eigenes Konto Falls der Debitor von einem Konto aus bezahlt das dem Mandant gehört muss diese Option angewählt sein so dass die Transaktionsspesen vermindert werden. Text With this action menu you reach the function "Text" where you can enter remarks or other types of text. In contrast to remarks which you can place on the customer address, this text is only visible or can only be modified from the customer list (with corresponding the authorization).

22 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 21 Pay offices With this action menu you reach the pay offices management. For every customer you may allocate as many pay offices as you like. The customer pay office defines the destination of a possible repayment, the account involved as well as information necessary for the automatic payment process. Pay offices ID The pay office ID's of the pay offices of the customer are shown here. Account The accounts of the pay offices of the customer are shown here. Address number The address numbers of the pay offices of the customer are shown here. Address The addresses of the pay offices of the customer are shown here.

23 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 22 Auswahl Daueraufträge Mit diesem Arbeitsfenster können (abhängig vom Aufruf) alle Daueraufträge, bzw die Daueraufträge eines Debitors verwaltet werden. Sie können mit 'EINFÜGEN' einen neuen Dauerauftrag erfassen, mit 'ÄNDERN' ändern und mit 'LÖSCHEN' löschen. Debitornummer In diesem Feld wird die Debitornummer des Debitors angezeigt, für den der Dauerauftrag erfasst wurde. Ausgeführt bis Hier wird das 'von' Datum des Gültigkeitsbereiches des Dauerauftrages angezeigt. Gültig bis Hier wird das 'bis' Datum des Gültigkeitsbereiches des Dauerauftrages angezeigt. Ausgeführt bis Hier wird das 'bis' Datum angezeigt, bis zu welchem der Dauerauftrag berücksichtigt wurde. Dieses Feld ist leer, falls der Dauerauftrag noch nie in einen Verarbeitungsbereich gefallen ist. (Beleg) Tag Sie können einen Dauerauftrag abhängig vom Typ (Woche/Monat) per jeden beliebigen Tag ausführen lassen. Das System zeigt Ihnen hier für Daueraufträge des Typ's "Woche" den Wochentag (MO,DI,MI etc.) bzw. den Tag des Monats, per den der Auftrag jeweils ausgeführt werden soll. Pro Auftrag muss ein Tag definiert werden, der letztlich das Belegdatum der generierten Faktur bestimmt und abhängig von der Kontierung und dem Debitor allfällig auch noch ein Tag für die Berechnung des Valutadatums. Buchungstext 1 Zur besseren Übersicht wird Ihnen hier der erste Buchungstext des Dauerauftrages angezeigt. Betrag Hier wird der Betrag des Auftrages in der Währung des Kreditors angezeigt. Währungskurzbezeichnung Falls der Dauerauftrag in Fremdwährung erfolgen soll, wird hier die Kurzbezeichnung der entsprechenden

24 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 23 Währung angzeigt. Für Aufträge in Basiswährung ist dieses Feld leer. Ausführen Diese Menüleiste startet die Funktion "Ausführen Dauerauftrag". Reminder steps With this menubar you reach the reminder steps management. If you do not define a reminder step and allow a reminder for the customer (standard default) the reminder steps of the company annex will come into force (refer to the function "Company annex"). You can allocate a number of reminder steps at will for every customer. Remind With this action menu you reach the function "Remind". There you can remind the current customer. Address With this action menu you can modify the address of the customer and utilise in full the code possibilities of the address management. The customer related evaluations allow a selection according to these codes. With this representative orientated evaluation or a summary of customers is possible for instance. The connection of customer (customer number) with the address is made via the predefined address reference "debadr" (refer also to address management "Address references"). Menu Default values With this menubar you decide if the fields will be initialised each time during an input session or if the values of the previously entered customer should be retained. This is helpful with the introduction of the customer package since you only have to modify the fields which vary from customer to customer. Furthermore you can also decide if the text additionally entered should be retained or not. No (without default values) With this action menu selected NO values will be saved when entering customers and the fields will be initialised new with every new customer (this is set as the standard default).

25 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 24 Yes (with default values) With this action menu selected the values of the previously entered customer will remain when entering debtors and the fields can only be adjusted. Text (copy text) With this action menu selected the text addition entered beforehand will remain during entering of customers and can be written over. 1.9 Select customer pay office The pay offices of individual customers can be managed with this working window. Therefore you decide where you want the payment transferred to when entering it. Objects Pay offices ID The pay office ID's of the pay offices of the customer are shown here. Address number The address numbers of the pay offices of the customer are shown here. Address The addresses of the pay offices of the customer are shown here. Account The accounts of the pay offices of the customer are shown here.

26 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data Customer pay office With this working window you can enter a customer pay office in order to review its details or to modify it. Objects Pay offices ID Enter here the pay offices identification of the pay office of the customer. You can select a pay office with the "INFO" key. Account Enter here the account number of the pay office of the customer. Paymen tinstruction If the pay office allows it, you can enter here a payment instruction of up to four digits which, if possible, should be conveyed with the payment. End beneficiary When paying at post offices and banks in a foreign country you have to enter here the final beneficiary according to the guidelines of the respective pay office. For other transactions you can leave this field blank. Reason for payment Depending on the type of transaction you can enter here a payment cause with up to four digits which, if possible, should be handed over to the payment recipient together with the payment. If you enter "-" on the first position of the first line, then this first line of the entry text of the invoice, with "*" the second line and with "+" both lines will be taken over as payment cause. With "#" the invoice number and date will do the same. Kostenaufteilung: Kosten trägt Begünstigter Definieren Sie hier die Kostenaufteilung bei IBAN-Zahlungen. Ist diese Option aktiv, so werden die Kosten vom Zahlungs-Empfänger übernommen. Kostenaufteilung: Kosten übernehmen Definieren Sie hier die Kostenaufteilung bei IBAN-Zahlungen. Ist diese Option aktiv, so werden die Kosten vom Zahlungs-Auftragsgeber übernommen. Kostenaufteilung: Kosten teilen Definieren Sie hier die Kostenaufteilung bei IBAN-Zahlungen. Ist diese Option aktiv, so werden die Kosten an beide Zahlungspartner zu gleichen Teilen aufgeteilt. IBAN oder Kontonummer Definieren Sie hier, ob es sich hier bei der erfassten Nummer um eine Kontonummer oder eine IBAN Nummer handelt. Bei IBAN muss der Zahlstelle zwangsläufig eine SWIFT / BIC Adresse hinterlegt werden.

27 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 26 IBAN-Überweisungen innerhalb der Scheiz oder Lichtenstein benötigen immer eine Bank als Zahlstelle. IBAN-Zahlungen über die Post laufen über die Clearing-Nr. "9000" / SWIFT "POFICHBE" ab.

28 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data Auswahl Daueraufträge Mit diesem Arbeitsfenster können (abhängig vom Aufruf) alle Daueraufträge, bzw die Daueraufträge eines Debitors verwaltet werden. Sie können mit 'EINFÜGEN' einen neuen Dauerauftrag erfassen, mit 'ÄNDERN' ändern und mit 'LÖSCHEN' löschen. Objects Debitornummer In diesem Feld wird die Debitornummer des Debitors angezeigt, für den der Dauerauftrag erfasst wurde. Ausgeführt bis Hier wird das 'von' Datum des Gültigkeitsbereiches des Dauerauftrages angezeigt. Gültig bis Hier wird das 'bis' Datum des Gültigkeitsbereiches des Dauerauftrages angezeigt. Ausgeführt bis Hier wird das 'bis' Datum angezeigt, bis zu welchem der Dauerauftrag berücksichtigt wurde. Dieses Feld ist leer, falls der Dauerauftrag noch nie in einen Verarbeitungsbereich gefallen ist. (Beleg) Tag Sie können einen Dauerauftrag abhängig vom Typ (Woche/Monat) per jeden beliebigen Tag ausführen lassen. Das System zeigt Ihnen hier für Daueraufträge des Typ's "Woche" den Wochentag (MO,DI,MI etc.) bzw. den Tag des Monats, per den der Auftrag jeweils ausgeführt werden soll. Pro Auftrag muss ein Tag definiert werden, der letztlich das Belegdatum der generierten Faktur bestimmt und abhängig von der Kontierung und dem Debitor allfällig auch noch ein Tag für die Berechnung des Valutadatums. Buchungstext 1 Zur besseren Übersicht wird Ihnen hier der erste Buchungstext des Dauerauftrages angezeigt.

29 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 28 Betrag Hier wird der Betrag des Auftrages in der Währung des Kreditors angezeigt. Währungskurzbezeichnung Falls der Dauerauftrag in Fremdwährung erfolgen soll, wird hier die Kurzbezeichnung der entsprechenden Währung angzeigt. Für Aufträge in Basiswährung ist dieses Feld leer. Ausführen Diese Menüleiste startet die Funktion "Ausführen Dauerauftrag" Sollstellung Mit diesem Arbeitsfenster knnen Sie einen Sollstellung erfassen bzw. eine bestehende verndern. Objects Wöchentlich Mit diesem Aktionsmenü bestimmen Sie, dass der Dauerauftrag 1x pro Woche ausgeführt werden soll. Sie können mit dem Beleg-Tag (1-7 1 = Montag) den Wochentag und entsprechend die Generierung des Valutadatums (Feld Valuta-Tag) bestimmen. Falls Sie einen Dauerauftrag mehrmals pro Woche ausführen möchten, verfahren Sie bitte wie bei "Monatlich" beschrieben. Trimester Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, bestimmen Sie, dass es sich um einen 'Trimester'-Dauerauftrag handelt. Der Auftrag wird also für den Beleg- bzw. Valutatag. den Sie definieren 1x pro Trimester erzeugt. Falls Sie mehrmals pro Trimester eine Faktur generieren möchten, müssen Sie entsprechende Daueraufträge erfassen. Sie können dazu auf den Dauerauftrag, den Sie mehrfach ausführen lassen möchten, positionieren und mit 'EINFÜGEN ZEILE' eine exakte Kopie des Auftrages erzeugen. Ein dermassen erzeugter Dauerauftrag unterscheidet sich vom Original nur dadurch, dass die Erfassungsinformationen sowie das 'Ausgeführt' Datum neu initialisiert werden. Semester Mit diesem Aktionsmenü bestimmen Sie, dass es sich um einen 'Semester' Dauerauftrag handelt. Der Auftrag wird also für den Beleg- bzw. Valutatag, den Sie definieren 1x pro Semester erzeugt. Falls Sie mehrmals pro Semester eine Faktur generieren möchten, müssen Sie entsprechende Daueraufträge erfassen. Sie können dazu auf den Dauerauftrag, den Sie mehrfach ausführen lassen möchten, positionieren und mit

30 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 29 'EINFÜGEN ZEILE' eine exakte Kopie des Auftrages erzeugen. Ein dermassen erzeugter Dauerauftrag unterscheidet sich vom Original nur dadurch, dass die Erfassungsinformationen sowie das 'Ausgeführt' Datum neu initialisiert werden. Jährlich Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist bestimmen Sie, dass es sich um einen 'jährlichen' Dauerauftrag handelt. Der Auftrag wird also für den Beleg- bzw. Valutatag, den Sie definieren, 1x pro Jahr erzeugt. Falls Sie mehrmals pro Jahr eine Faktur generieren möchten, müssen Sie entsprechende Daueraufträge erfassen. Sie können dazu auf den Dauerauftrag, den Sie mehrfach ausführen lassen möchten positionieren und mit 'EINFÜGEN ZEILE' eine exakte Kopie des Auftrages erzeugen. Ein dermassen erzeugter Dauerauftrag unterscheidet sich vom Original nur dadurch, dass die Erfassungsinformationen sowie das 'Ausgeführt' Datum neu initialisiert werden. Monatlich Mit diesem Aktionsmenü bestimmen Sie, dass es sich um einen 'monatlichen' Dauerauftrag handelt. Der Auftrag wird also für den Beleg bzw. Valutatag, den Sie definieren 1x monatlich erzeugt. Falls Sie mehrmals pro Monat eine Faktur generieren möchten, müssen Sie entsprechende Daueraufträge erfassen. Sie können dazu auf den Dauerauftrag, den Sie mehrfach ausführen lassen möchten positionieren und mit 'EINFÜGEN ZEILE' eine exakte Kopie des Auftrages erzeugen. Ein dermassen erzeugter Dauerauftrag unterscheidet sich vom Original nur dadurch, dass die Erfassungsinformationen sowie das 'Ausgeführt' Datum neu initialisiert werden. 2-Monatlich Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist bestimmen Sie, dass es sich um einen '2-monatlichen' Dauerauftrag handelt. Der Auftrag wird also für den Beleg- bzw. Valutatag, den Sie definieren, alle 2 Monate erzeugt. Falls Sie mehrmals alle 2 Monate eine Faktur generieren möchten, müssen Sie entsprechende Daueraufträge erfassen. Sie können dazu auf den Dauerauftrag, den Sie mehrfach ausführen lassen möchten positionieren und mit 'EINFÜGEN ZEILE' eine exakte Kopie des Auftrages erzeugen. Ein dermassen erzeugter Dauerauftrag unterscheidet sich vom Original nur dadurch, dass die Erfassungsinformationen sowie das 'Ausgeführt' Datum neu initialisiert werden. Quartalsmässig Mit diesem Aktionsmenü bestimmen Sie, dass es sich um einen 'quartalsmässigen' Dauerauftrag handelt. Der Auftrag wird also für den Beleg- bzw. Valutatag, den Sie definieren 1x pro Quartal erzeugt. Falls Sie mehrmals pro Quartal eine Faktur generieren möchten, müssen Sie entsprechende Daueraufträge erfassen. Sie können dazu auf den Dauerauftrag, den Sie mehrfach ausführen lassen möchten, positionieren und mit 'EINFÜGEN ZEILE' eine exakte Kopie des Auftrages erzeugen. Ein dermassen erzeugter Dauerauftrag unterscheidet sich vom Original nur dadurch, dass die Erfassungsinformationen sowie das 'Ausgeführt' Datum neu initialisiert werden. Kurs bei Ausführung Bei Debitoren mit Fremdwährung können Sie mit diesem Aktionsmenü bestimmen, ob für die Generierung der Faktur Basisbetrag und Kurs wie in den entsprechenden Feldern definiert übernommen wird, oder ob aufgrund des erzeugten Belegdatums ein Kurs in der Kurstabelle ausgesucht und der Basiswährungsbetrag entsprechend errechnet werden soll. Bei Fremdwährungskreditoren ist dieses Menü standardmässig vorgewählt. Debitornummer Abhängig ob sie die Funktion "Dauerauftrag" direkt aufgerufen haben, können Sie hier den Debitor auswählen, für den der Dauerauftrag gelten soll. Andernfalls wird die Nummer des bearbeiteten Debitors hier angezeigt. Datum von Definieren Sie hier, von wann bis wann der Dauerauftrag gültig sein soll. Sie können das 'von' - Datum nur solange verändern, wie der Dauerauftrag noch nie ausgeführt wurde. Danach kann dieses Feld nicht mehr verändert werden. Datum bis Definieren Sie hier, von wann bis wann der Dauerauftrag gültig sein soll. Sie können das 'bis' - Datum ändern, jedoch nie kleiner als dia Anzeige im Feld "Ausgeführt bis". Ausgeführt bis Hier wird das 'bis' Datum angezeigt bis (und mit) zu welchem der Dauerauftrag berücksichtigt wurde. Dieses Feld ist leer, falls der Dauerauftrag noch nie in einen Verarbeitungsbereich gefallen ist.

31 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 30 Beleg Tag Sie können für jeden Dauerauftrag bestimmen, für welchen Tag er erzeugt werden soll. Im Fall eines Dauerauftrages des Typ's 'Monatlich' geben Sie hier den Tag des Monats ein. Wünschen Sie hier beispielsweise das Monatsende, so geben Sie 31 ein. Für Monate mit weniger Tagen wird das Datum dann entsprechend automatisch erniedrigt. Falls Sie einen Dauerauftrag des Typ's 'Wöchentlich' wünschen, geben Sie hier den Wochentag ein. Hierbei entspricht 1 dem Montag und 7 dem Sonntag. Bei Firmen mit Periodenführung wird entsprechend der Konfiguration im Manager Firmenzusatz die Periode entweder aufgrund des erzeugten Belegdatums errechnet, oder für die bei der Ausführung des Dauerauftrages gültige erste freie Periode. Rechnungsnummer Falls Sie im Firmenzusatz automatische oder manuelle Belegnummerierung konfiguriert haben, können Sie in diesem Feld informativ die Rechnungsnummer eingeben. Buchungstext 1 Geben Sie hier die erste Zeile des Buchungstextes ein, der beim Erzeugen der Faktur jeweils verwendet werden soll. Sie können mit der 'INFO' - Taste einen Buchungstext auswählen oder erfassen. Buchungstext 2 Geben Sie hier die zweite Zeile des Buchungstextes ein, der beim Erzeugen der Faktur jeweils verwendet werden soll. Sie können auch mit der 'INFO' - Taste einen Buchungstext auswählen oder erfassen. Gegenkonto Definieren Sie hier das Gegenkonto, über das die Faktur gebucht werden soll. Gegenkonto Definieren Sie hier das Gegenkonto, über das die Faktur gebucht werden soll. Steuercode Definieren Sie hier, in welcher Art beim Verbuchen der resultierenden Faktur die Steuer ausgeschieden werden soll. Sie können dazu einen Steuercode aus der entsprechenden Managertabelle auswählen, bzw. erfassen. Zahlungskondition Definieren Sie hier die Zahlungskondition, welche Ihnen der Kreditor gewährt. Vorgeschlagen wird hier die Zahlungskondition aus dem Kreditorstamm. Sie können mit der 'INFO' - Taste jedoch einen Zahlungskonditionscode aus der entsprechenden Manager Tabelle auswählen bzw. erfassen. Rechnungsbetrag Geben Sie hier den Betrag des Dauerauftrages in der Währung des Debitors ein. Falls dies eine Fremdwährung ist, können Sie anschliessend den Kurs und den Basiswährungsbetrag eingeben. Der Kurs und der Betrag in Basiswährung wird jedoch nur dann verwendet, falls Sie im Menü 'Typ' nicht "Kurs bei Ausführung" gewählt haben, oder in der Kurstabelle für die betroffene Währung überhaupt kein Kurs gefunden wird. Waehrungskurzbezeichnung Falls die aktuelle Firma mit Fremdwährungen geführt wird, wird in diesem Feld die Kurzbezeichnung der Debitorwährung angezeigt (Rechnungsbetrag immer in Debitorwährung). Kurs Falls der aktuelle Debitor in Fremdwährung geführt wird, müssen Sie hier den entsprechenden Kurs zur Umwandlung in Basiswährung eingeben. Sie können mit der 'INFO' - Taste einen Kurs aus der Kurstabelle auswählen oder dort auch Kurse erfassen. Der Kurs wird jedoch nur dann beim Generieren der Faktur verwendet, falls für die betroffene Währung überhaupt kein Kurs erfasst ist oder Sie im Menü 'Typ' nicht "Kurs bei Ausführung" angewählt haben. Basiswährungsbetrag Falls der aktuelle Debitor in Fremdwähurng geführt wird, müssen Sie hier den entsprechenden Betrag in Basiswährung eingeben. Dieser Betrag wird jedoch nur dann beim Generieren der Faktur verwendet, wenn für die betroffene Währung überhaupt kein Kurs erfasst ist oder Sie im Menü 'Typ' nicht "Kurs bei Ausführung" angewählt haben.

32 UNIFINANZ - Accounts receivable - List data 31 Menge Falls die aktuelle Firma Finanz- und Betriebsbuchhaltung konfiguriert hat und eine der hinter den Finanzbuchhaltungskonti definierten Kosten/Leistungsarten Mengenführung aufweist, müssen Sie hier die Menge angeben. Adresse Hier wird die Adresse des Debitors angezeigt. Einheit Falls die aktuelle Firma Finanz- und Betriebsbuchhaltung führt und eine der hinter den Finanzbuchhaltungskonti definierten Kosten/Leistungsarten Mengenführung aufweist, wird in diesem Feld die entsprechende Einheit angezeigt Auswahl Daueraufträge Mit diesem Arbeitsfenster starten Sie die Ausführung der definierten Daueraufträge. Beim Ausführen der Aufträge erzeugt das System abhängig von Ihrer Steuerung (Siehe Menüleiste Status) provisorische oder definitive Fakturen. Diese Fakturen unterscheiden sich nach Ihrer Erzeugung durch nichts von manuell erfassten Fakturen. Sie können Sie somit mit der Funktion "Erfassen Fakturen / Zahlungen" ihrem Status entsprechend referenzieren oder modifizieren bzw. löschen. Objects provisorisch Mit diesem Aktionsmenü bestimmen Sie, dass die Fakturen provisorisch erzeugt werden sollen. definitiv Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, bestimmen Sie, dass die Fakturen definitv erzeugt werden sollen. Per - Datum Geben Sie hier das Datum ein, per dem die vorhandenen Daueraufträge ausgeführt werden sollen. Das Datum muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen. Daueraufträge, die in den Bereich ihres 'Ausgeführt bis + 1 Tag" und dem hier definierten 'Per - Datum' fallen, erzeugen ihrer Definition entsprechend Fakturen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht Daueraufträge in einem Geschäftsjahr ausführen und in einem vorherigen Jahr noch nicht alle Aufträge generiert haben. Sie müssten sonst die entsprechenden Fakturen manuell buchen. Diese Fakturen sind anschliessend wie normal erfasste Fakturen zu behandeln.

33 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 32 2 Movements 2.1 Enter invoices/payments With this working window you can enter, modify or book invoices, credit notes and payments. First the function lets you choose a customer. Afterwards all open items as well as all items containing provisional entries will be displayed. Allocated entries will always be displayed as a collective block. A block is always displayed sorted according to the following criteria: 1. Positions of the invoices of the block according to invoice and within the invoice according to entry with the tax entries. 2. Payments according to entry with their tax entries. 3. Eventual balance or discount entries. 4. If at least one payment or prepayment was put to account with the invoices of the block a balance movement which identifies the balance of the whole block. Of course invoice positions or payments may be missing in a block. Depending on the selection with the menu list "Function" the following entries can be entered: Invoices: Provisional invoices or their positions can be entered together as one invoice with identical invoice voucher number or as individual invoices. Payments: Provisional and definitive payments can be entered individually as prepayments or related to definitive invoices. But maximum one provisional payment can be allocated to one block. As long as a "Block" contains provisional entries or is not balanced it cannot be processed further. Provisional or not yet entered entries can be deleted again or modified at will. Permissions: The program differentiates in addition to the permission "DEBAFAZA", which basically allows the start of the program, the authorisation "DEBAFZFA" and "DEBAFZZL". "DEBAFZFA" controls the processing of invoices. With the permission missing, no invoices can be processed. With only reading permission only provisional invoices can be processed. The authority "DEBAFZZL" therefore controls the processing of payments.

34 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 33 Objects Invoices / credit notes With this menu selected you switch the entry to "Invoices". Now you can enter invoice positions individually or as an invoice with various positions. If you want to enter a credit note you select the corresponding entry text and enter the invoice amount negative. You create an invoice with connected items by issuing an identical voucher number to the different items. Payments With this function menu selected you switch the entry to "Payments". With "SELECT" you can now select the payments you want to settle. The system will record internally all invoices you have selected. If you afterwards press "INSERT" the system will calculate the balance and will propose it as payment. After you have checked the proposed voucher date the system will check whether discounts, corresponding to the proposed voucher date, can be deducted. Should that be the case, the amount to be paid will be adjusted accordingly. You can modify the amount even further. If the entry has been deducted and a balance appears between the invoices paid and the selected entries, the system will ask via a dialog box what should be done with the difference. You can select between "Leave as is" (invoices not to be balanced), "Balance" (difference has to be entered) and "Discount" (enter difference as discount). Selected for invoicing If an invoice or prepayment has been selected for payment this field will indicate this status with an asterix "*". Debit credit code This field displays if the entry is on the debit or credit side of the account. Währungscode Falls der Debitor verschiedene Währungen zulässt, können Sie hier den entsprechenden Währungscode auslesen. Valutadatum Abhängig vom erfassten Zahlungskonditionscode wird hier das entsprechende Valutadatum (Verfalldatum) der Faktur errechnet und vorgeschlagen. Sie können dieses Datum übertippen und übersteuern auf diese Weise taggenau die Fälligkeit der Faktur. Beim Erfassen einer Zahlung wird dieses Feld mit dem

35 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 34 Belegdatum vorbelegt und für die Zinsstaffelrechnung verwendet. Eingangsdatum Hier können Sie das Fakturaeingangsdatum bestimmen. Voraussetzung dazu ist dass Sie die entsprechende Option im Firmenzusatz der Debitoren eingeschaltet haben. Das Eingangsdatum - falls erfasst - ersetzt das Belegdatum bezüglich des Begins der Zahlungskondition. Customer number / Name Select the customer in this field. You can enter the number of the wanted customer (maximum eight digits) or his name. If more than one customers with identical names resp. name parts or no customer at all has been found, the function will automatically branch out into the customer list. With the "INFO" key you reach the customer list in any case where you can select, modify or enter a customer with all possible search conceptions. Customer address This field displays the address of a selected customer in the format 2x30 for information / control. Short ID foreign currency The balance of the selected debtor is shown. If the customer is managed in a foreign currency this field will display the abbreviated identification of that currency. D/C Balance foreign currency The balance and the foreign currency balance (if the debtor is managed in a foreign currency) of a selected debtor is shown here. This field displays if the foreign currency balance shows debit "D" or credit "C". Debit/credit balance After selecting a customer its balance will be displayed. The system will show you in this field if the balance shows debit "D" or credit "C". Entry type For your information this field displays the type of entry. The following types of entry are possible: L = Invoice position (Location) I = Invoice P = Payment A = Prepayment (Advance payment) R = Rate difference B = Balance entry D = Discount T = Tax entry Definitive entries are displayed with capital letters, provisional ones in small letters. Voucher number This field is the invoice voucher number. With this number you decide whether various invoice positions will be summarised in one invoice or not. If you have set up automatic voucher numbering in your company annex you have to enter the starting value of the voucher number at the beginning of the input session. With ENTERING the following entries with this number will automatically be increase by 1 each time. Voucher numbers will then only be valid in the area "First entry" to highest number up to now plus one. Contra account In this field you enter the contra account to the collective account of the customer. It decides at invoice registration the expenditure account of the general ledger and at payment registration the money account of general ledger which is connected with the company pay office. If the current company is set up with general ledger you can select or open a corresponding account directly from the general ledger list. Voucher date Enter here the voucher date of the invoice. Proposed is the current date (if possible) or the date corresponding to the first free period, depending on the period management defined in the company annex. Entry text 1 Enter here the selected entry text. With the function "INFO" you can select a text or you can type a text individually.

36 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 35 Tax code If you enter an invoice position or a prepayment with collected VAT settlement you have to define here the corresponding tax code. You can select a tax code with the "INFO" key from the tax code list or enter a corresponding tax code with the function "INSERT". Invoice amount Enter here the amount of the invoice position (or payment) in the currency of the invoice. If you have defined a foreign currency on the customer you can enter afterwards the rate and the base currency amount. Otherwise this two fields remains passive. If you enter or modify an allocated payment the system will check whether there is a remainder balance remaining after the entry. Should this be the case the system will ask in a dialog box what has to be done with this remainder balance. The following possibilities exist: LEAVE IT: The payment is taken as a partal payment and the item will not be completed. BALANCE: The remainder balance will be deducted as a balance entry. Depending on the setup of the customer the balance will be entered according to source (goods account) or via the defined balance account. If the current company has a tax agreement the surplus tax charged will be deducted again correspondingly, but if the company collects the tax it will be deducted according to the payment. DISCOUNT: The remainder balance is entered as a discount. Depending on the setup of the customer the discount will be entered according to source (goods accounts) or according to "contra account discount" (defined in the debtor list). If the current company has a tax agreement the surplus tax collected will be correspondingly deducted, if the company collects the tax it will be entered according to the payment. If the item is balanced with discount or no difference remains open it will be checked in addition if within the item a rate difference occured if it is a foreign currency item. If there is a difference it will be entered, depending on the setup of the customer, according to source or via the "Contra account rate difference". If a balancing of the item is executed with a definitive payment the balanced items will not be processed anymore after entering. Invoice number If you have set up automatic or manual voucher numbering in the company annex you can enter (informative) the invoice number in this field. Expense/cost account If the current company has set up general ledger and cost accounts you have to determine in this field an expense/cost account from the profit account area for the contra accounts. Proposed is the expense/cost account from the debtors list. You can select or open an expense/cost account from the cost accounting with the "INFO" key. Period In this field you can enter the period (if the current company has set up period management). Depending on the company list configuration "first free period" (refer to manager company list) will be the first free period or the period corresponding to the proposed voucher date will be proposed. Without period management this field will remin passive. Reminder step If the current customer can be reminded you can enter here a reminder step in the area from -1 to 99. The reminder program will, after the expiry of the current item, via this reminder step initiate the corresponding reminder form or the account statement form to be printed. If you enter -1 a reminder of the current invoice will not take place. Since the reminder step is valid per invoice it can only be modified on the first position of the current invoice. For payments or prepayments this field remains passive. Entry text 2 Enter here the selected entry text. You can select an entry text with the function "INFO" or you can type a text individually. Rate If the current debtor is kept in foreign currency the current rate of exchange will be proposed here. You can modify this rate resp. select another rate from the currency tables with the "INFO" key. If the rate entered differs more than the percentage defined in the company annex, a dialog box will inform you of this circumstance. Corresponding with the invoice amount and the rate defined by yourself a base currency amount will be proposed. Base currency amount If you have defined a foreign currency on the customer you can enter here the amount in the base currency.

37 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 36 Customer pay office If you want to payout a credit note to a customer you can determine here the customer pay office for the payout. The field will only be activated by invoice positions entered with a negative prefix (credit note) and where the contra account corresponds with a company pay office. In this case the first defined pay office of the customer will be proposed. If you want to pay into another customer pay office you can select or enter another pay office of the current customer with the "INFO" key. The field "Customer pay office" has 20 digits. For space reasons only 17 of them are displayed. If you want to use a 20 digit pay office identification the content of the field will "scroll" during entering the additional 3 digits. Detail positions With this action menu selected, all details will be issued (Invoice positions and tax entries). Otherwise the issuing of the individual invoice positions and tax entries will not take place. This menu is switched off as standard. Bruttosteuer Details Ist diese Option eingeschaltet, so werden Ihnen die Details von Bruttosteuern mit angezeigt. Wie Warenpositionen werden dabei netto angezeigt. Beachten Sie bitte dass die Option nur im Fakturaerfassungsmodus aktiv ist und die Detailanzeige mit einschaltet. Wird die Detailanzeige ausgeschaltet, so wird auch diese Option ausgeschaltet. Sum of contra account The current sum of the contra accounts is shown here. Number of entries The current number of entries is shown here. Please note that only YOUR entries are counted. Generated entries (tax entries, rate differences, balance entries etc.) will not be counted in order to simplify the comparison with your vouchers. Total amounts The total of all invoice and payment amounts is shown here. Please note that entries which will not modify the customer balance (collected tax with payments) as well as balance entries used for better comparison with your vouchers have not been included in this calculation. Total quantities The total of all invoice and payment quantities is shown here. Please note that entries not modifying the customer balance (collected tax with payments) as well as balance entries used for better comparison with your vouchers have not been included in this calculation. Payment condition Here you can adjust or take over the payment condition of the current invoice proposed by the customer list. If you modify the payment condition code or if the invoice position is re-entered the currency date (due date of invoice) will be re-calculated. When entering a payment position this field will remain passive. Notification This field displays the identifications of the accounts and expense accounts entered, the selected payment conditions and tax codes. After entry of other fields the notice will be deleted again in each case. Quantity If the cost type defined behind the contra account in general ledger requires quantity mnagement and the current company keeps general ledger and cost accounts, you have to enter here the quantity corresponding to the unit displayed in this case. Meldecode Wird die Firma als in Deutschland ansässig geführt (Telefon 049 auf Land der Firmenadresse), ist die aktuelle Position die erste einer Faktur oder Vorauszahlung, und liegt die Adresse der Kreditorenzahlstelle im Ausland (Telefon auf Land der Kreditorenzahlstelladresse NICHT 049), so ist dieses Feld aktiv und ermöglicht Ihnen die Erfassung eines Meldecodes für die Aussenwirtschaftsverordnung. Fakturen mit gemischten Codes können in der Folge nicht gemeinsam mit einer Zahlung beglichen werden. Sie können mit der INFO Taste einen Code aus der entsprechende Manager-Tabelle auswählen. Text Enter or modify the text addition in this field.

38 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 37 Place back total control Confirm with "Y" if the values of the total control shall be placed back. The default value is "N". Customers address number After selection of a customer this field will display his address number as a control/information measure. Textfeld aktivieren Ist diese Option aktiv, so kann ein zusätzlicher Text zu dieser Buchung eingeben werden. Ansonsten bleibt das Textfeld "geschlossen" und es ist keine Eingabe möglich. Währungskurzbezeichnung Hier wird Ihnen angezeigt in welcher Währung die aktuelle Faktur ausgestellt ist. Collective account The collective account of a selected debtor is displayed. Balance foreign currency If the selected customer is managed in a foreign currency the balance will be shown in that currency in this field. Unit If the current company keeps general ledger and Cost accounts and the cost types or service defined in the contra account requires quantity management. This field displays the unit with which the quantity entered is identified. Balance base currency After selecting a customer, his balance will be displayed in the base currency in this field. Customer pay office The pay office of the customer of the entry is shown here (if possible). 2.2 Voucher number per customer If you search for a voucher number when selecting customers and for one voucher number various open items appear then this selection window will display the corresponding customers for selection.

39 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 38 Objects Customer Nr The customer number is shown here. Name The name of the customer or of his additional address is shown here. Street The street of the customer or of the customers additional address is shown here. Address Nr The address number of the customer or of the customer additional address is displayed here. Annex 1 The annex line 1 of the customer or the customers additional address is shown here. ZIP / City The ZIP/postal code and the city of the customer or the customers additional address is shown here. 2.3 Search for voucher number With this working window you can search for an invoice or payment according to their voucher number. The system will position the highlight bar after entry of the voucher number accordingly in the existing blocks.

40 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 39 Objects Voucher number Enter here the voucher number of the wanted invoice or payment. 2.4 Skonto pro Faktur Dieses Auswahlfenster zeigt Ihnen die Skontotabelle der aktuellen Faktur. Diese Funktion wird verwendet wenn im Firmenstamm die entsprechende Option angewählt ist und Sie auf dem "Valutadatum" Feld die INFO-Taste drücken bzw. mit der rechten Maustaste auswählen. Ist noch keine Tabelle für die aktuelle Faktur beim Aufruf vorhanden, so werden die Skontotage Daten der aktuellen Zahlungskondition gelesen und eine entsprechende Tabelle für die aktuelle Faktur generiert. Sie können dann diese Einträge entsprechend Ihren Wünschen verändern, neue hinzufügen oder bestehende Löschen. Beachten Sie bitte dass eine einmal erfasste Skontotabelle für die ganze Faktur gilt auch wenn sich deren Betrag verändert! D.h. Sie müssen manuell die Tabelle nachführen wenn Sie den Fakturabetrag verändern. Am Einfachsten ist es desshalb die Faktur ganz normal komplett zu erfassen und bei der letzen Position die Funktion aufzurufen. Sie ersparen sich dann allfällig nötige Nachbesserungen. Sie können die Tabelle jederzeit aufrufen und verändern. Die Tabelle wird NUR abgespeichert wenn Sie den entsprechenden "Speichern" Knopf, oder die allgemeine EINGABE Taste drücken. Einmal gespeichert bleibt die Tabelle auch dann aktiv falls sich der Fakturabetrag verändert. Wird die Tabelle nie gespeichert, bzw. nie eine Tabelle erstellt, so erfolgt die Skontoverarbeitung ganz normal. D.h. die in der Manager "Zahlungskondition" hinterlegten Tage und Prozentsätze gelangen im Zusammenhang mit dem Belegs bzw. Eingangsdatum zur Anwendung. Eine bestehende Tabelle können Sie löschen indem Sie alle Einträge löschen und anschliessend den "Speichern" Knopf anwählen bzw. die "EINGABE" Taste drücken. Wird die Rechnung bezahlt, liest das System die hier definierte Tabelle (falls vorhanden) und wendet die hier definierten Skontobeträge an. Bedingung hierfür ist allerdings dass der Skontobetrag den zu Zahlenden Betrag nicht übersteigt. Ist eine höhere Skontosumme definiert als der Zahlungsbetrag, so wird der Skontobetrag auf die Höhe des Zahlungsbetrages abgerundet. Da die Tabelle auch die Verfalldaten definiert zeigt das Valutadatum der Position immer das maximale Verfalldatum und kann dann auch nicht mehr manuell verändert werden. D.h. bei einer existierenden "Skonto pro Faktur" Tabelle müssen Sie diese pflegen um das Valutadatum zu beeinflussen.

41 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 40 Objects Tage Hier wird Ihnen die Verfalltage der aktuellen Zahlungskondition angezeigt. Prozent Hier wird Ihnen der Skontoprozentsatz angezeigt. Dieser wird jeweils abhängig vom Skonto und Fakturabetrag errechnet und entspricht beim erstellen der Tabelle dem Prozentsatz der Zahlungskondition aus dem Manager. Betrag Hier wird Ihnen der Skontobetrag angezeigt. Dieser wird beim erstellen der Tabelle aus dem Prozentsatz der Zahlungskondition des Managers errechnet. Verfall Aufgrund des Fakturabelegdatums bzw. eines allfällig vorhandenen Eingangsdatums und der Anzahl Tage errechnet das System den Verfall dieser Zahlungskondition. Sie können hier das hier gezeigte Datum ändern worauf sich die Anzahl Tage neu errechnen. Sollte hierbei ein Datum entstehen welches bereits vorhanden ist können Sie die Zahlungskondition nicht speichern. Sie müssten dann zuerst die Kondition ändern dessen Datum (bzw. Anzahl Tage) Sie gerne verwenden möchten. Speichern Mit diesem Knopf speichern Sie die aktuell angezeigte Skontotabelle für die aktuelle Faktur ab. Beachten Sie bitte dass alle Änderungen verworfen werden wenn Sie die Tabelle nicht speichern. Abbruch-Button Mit diesem "Button" brechen Sie die aktuelle Eingabe ab. Die Verarbeitung wird nicht durchgeführt.

42 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements Skonto pro Faktur Hier können Sie eine einzelne Zahlungskondition der aktuellen Faktur Verändern bzw. Erfassen. Falls Sie im Feld "Prozent" einen Wert erfassen, errechnet das System den entsprechenden Betrag. Falls Sie diesen im Feld "Betrag" ändern rechnet das System den entsprechenden Prozenzsatz zurück. Beachten Sie dass bei pro Faktur abgelegten Skontotabellen immer der von Ihnen bestätigte Betrag zum abzug kommt und KEINE Prozenterrechnung mehr zum tragen kommt. Objects Tage Erfassen Sie hier die Anzahl Tage welche die gültigkeit dieser Zahlungskondition bestimmen. Der Verfall wird ab Belegsdatum bzw. falls vorhanden Eingangsdatum der Faktur berechnet. Sind mehrere Konditionen erfasst (z.b. 10 Tage 2%, 30 Tage Netto) so wird im bereich von 0-10 Tagen die erste, von 11 bis und mit 30 Tagen die Zweite Kondition angewendet. Beachten Sie dass nur EINE Kondition mit identischer Anzahl Tagen erfasst werden kann. In obigem Beispiel wäre es somit nicht möglich 10 Tage 2% und 10 Tage 3% zu erfassen da dies eine nicht eindeutige Situation erzeugen würde. Prozent Sie können hier den Prozenzwert des Skonto erfassen. Das System errechnet dann für Sie den entsprechenden Betrag. Falls Sie den angezeigten Wert nicht ändern wird der Betrag auch nicht verändert. Betrag Das System zeigt Ihnen hier den errechneten Skontobetrag welchen Sie übertippen können. Falls Sie dies tun errechnet das System den Prozentwert neu. Beachten Sie dass der Prozentwert rein informativen Charakter hat. Der effektive Skonto wird mit dem hier erfassten Betrag ausgeführt. Verfall Aufgrund des Fakturabelegdatums bzw. eines allfällig vorhandenen Eingangsdatums und der Anzahl Tage errechnet das System den Verfall dieser Zahlungskondition. Sie können hier das hier gezeigte Datum ändern worauf sich die Anzahl Tage neu errechnen. Sollte hierbei ein Datum entstehen welches bereits vorhanden ist können Sie die Zahlungskondition nicht speichern. Sie müssten dann zuerst die Kondition ändern dessen Datum (bzw. Anzahl Tage) Sie gerne verwenden möchten. Abbruch-Button Mit diesem "Button" brechen Sie die aktuelle Eingabe ab. Die Verarbeitung wird nicht durchgeführt.

43 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements Adjust Foreign Exchange Rate With this function you can evaluate the foreign currency debtors with the current exchange rates automatically. The evaluation takes place according to the valuation type of the customer list. Possible valuation types are: N = no evaluation L = only losses will be evaluated B = losses and profits will be evaluated P = only profits will be evaluated You can evaluate an individual or all customers, resp. an individual or all foreign currencies. The entry will be put in the rate difference account resp. according to source corresponding to the configuration in the customer list. The rate will be taken in each case from the rate list of the manager corresponding to the voucher date (refer to the function "Currencies"). For auditing reasons you enter the tax rate on the last day of the business year so that the automatic rate adjustment will apply at the end of the business year. If this rate does not exist, the next older entered rate will be used. (for instance XX if XX does not exist.) Entry of rate differences takes place according to the following rules: 1) Rate differences will always be added to the last DEFINITIVE entry of a business case. After that provisional entries may follow! In detail this means that every individual invoice or partial payment has its own evaluation! This is useful if, when deleting a provisional entry, the concatenation of various invoices to a block has to be reversed. 2) An invoice which is being payed BEFORE the voucher date of a rate difference creates reversal entries for all rate difference entries paid after the voucher date of that payment. 3) If provisional entries balance a block, then that block will not be processed. 4) Just one entry will be created per business case, accounting and tax codes providing a rate difference exists. Depending on the balance of this entry a rate profit or loss entry with corresponding text will be created. 5) The entries created will be allocated to the current invoice or payment journal, depending on the business case they belong to. 6) The entry into general ledger takes place exactly like any other entry, which means collected journals are individually, when creating the entry. Objects Voucher date Enter here the voucher date for the entry. The date has to be within the current business year, the default value is the last day of the business year. Period If the current company keeps periods in the current business year you can enter here the period which will be used for the created entries. The default value is the last period of the business year. This field remains passive without period management. Currency code If the rate adjustment should be done for an individual currency then you can define it here. With the "INFO" key you can branch out to a display/selection window where you can select a currency from the currency list.

44 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 43 Currency short identification If a currency has been selected for processing, its abbreviated identification is shown here. Currency identification If a currency has been selected for processing, its identification is shown here. Customer number If you want to undertake a rate evaluation for an individual customer you can enter the number or the name of the wanted customer here. With the "INFO" key you can select a customer. Customer address If the rate adjustment takes place for an individual customer, his address will be displayed here in the format 2x30. Menu Selection With this function menu you can select whether you want to do a rate adjustment for all foreign currency customers, or only for customers with a particular currency or even for an individual customer. All customers With this function menu active (standard) all foreign currency customers will be processed. One currency With this action menu selected you can determine the currency in the field "Currency" of which you want to process the debtors. One customer With this action menu selected you can enter or select (in the field "Customer") an individual customer for processing. Provisional items With this menu active the rate will be put in with provisional items per valuation voucher date and the base currency amount will be adjusted accordingly. Provisional rate difference entries are an exception (only existing with provisional payments which balance one or more items). These entries have to be adjusted independently of this menu in order to avoid creating a reference (showing a base currency balance) when entering such items definitive. Currencies With this function mneu you can call up the currency list or determine the round off of the rate adjustment entries.

45 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 44 Currency list With this function menu you reach the currency list where you enter currencies and their rates, or modify them. Round off to five With this action menu selected the amounts of the rate adjustment entries will be commercially rounded to two digits after the comma. Without this menu no round off takes place. The default value is based on the action menu "Base currency round off to five" in the manager of the company list of the current company.

46 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements Account Statement In this working window you can view a account statement per customer. The entries are displayed on two lines. If you press the "Modify" key on one entry a special working window will display all details of the corresponding entry. With the menubar "YEARS" you can change the business year for a account statement. Objects Open items With this action menu selected an "open items" statement will be created. Account Statement With this action menu selected a account statement will be created (Standard default value). By period With this action menu you can force a valuation according to the periods. Normally you would not have to select this menu because the business years will define whether and how many periods exist. The option can be used if the buiness year "from" uses periods and business year "to" does not, or vice-versa. In this case evaluation according to the voucher date will be standard procedure, since this is always possible. If you override this with this option the month of the years not keeping periods will be taken as such. Please note that the number of the month will be used for that purpose. No sensible evaluation is therefore possible with this option for non-calendary years. By voucher date With this action menu selected the valuation is done according to the voucher date in any case. Otherwise the valuation takes place according to the configuration of the respective business years. Since period and month do not compare easely the valuation will automatically be done according to the voucher dates if at least one of the business years does not keep periods. In that case you would not have to select this option especially.

47 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 46 By reference number With this action menu selected the items will be issued sorted according to the reference numbers. Nach Datum Es wird nach Datum sortiert. Cs-Nr Enter the number of the wanted customer here or select a customer with the "INFO" key. Customer address This field displays the address of a selected customer in the format 2x30 for information / control. Business year / date from In this and the next field you can determine the valuation area. For that you have two possibilities: 1.) All business year of this are keep periods. In this case the valuation will be done according to periods (standard). But you can force a valuation according to the voucher date with the menu option "According to voucher date". 2.) At least one of the business years does not keep periods. Here you evaluate as per standard according to the voucher rates because periods and month do not necessarely coincide. But with the menu option "According to periods" you can force processing according to periods. For business years without periods every month is taken as a period. Thereby the number of the month will be fixed as the number of the period. Obviously this does not make much sense for non- calendarial years. If valuation takes place according to periods you have to enter the "from" resp. "to" period. Afterwards the business year fields will be used to define the business year. If valuation is done according to the voucher dates then the two period fields will remain passive. The business year resp. date fields will determine the evaluation area here. In any case you can select a business year with the "INFO" key. Its starting date will be entered in the field. Here it is evaluated standardly from the voucher date, since periods and month don't have to correspond. But you can force with the menu option "according to periods" a working up according to periods. In business years without periods is each month a period. This method doesn't make sense in a none calendary business year. In case you evaluate according to the periods, you have to take the one from, resp. to the period. The business fields are only used to define the business year here. In case you evaluate after proof date, the period fields stay passive. You can pick the business year in each case with the "INFO" key. At this occasion the beginning date of that year is to be put in the field. Business year / date to In this field you determine the area limit of the valuation. Please note the help text of the fild "Business year / date from". With the "INFO" key you can select a business year. Its end date will be placed in the field. Period from Enter the beginning of the period area. Entry only from companies with period management. The default value is the first period of the current business year. Period to Enter the end of the period area. The default value is the last period of the business year (i.e. period 12 of 12 periods). Balance base currency After selecting a customer, his balance will be displayed in the base currency in this field. Debit/credit balance After selecting a customer its balance will be displayed. The system will show you in this field if the balance shows debit "D" or credit "C". Balance foreign currency If the selected customer is managed in a foreign currency the balance will be shown in that currency in this field. D/C Balance foreign currency The balance and the foreign currency balance (if the debtor is managed in a foreign currency) of a selected debtor is shown here. This field displays if the foreign currency balance shows debit "D" or credit "C".

48 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 47 Short ID foreign currency The balance of the selected debtor is shown. If the customer is managed in a foreign currency this field will display the abbreviated identification of that currency. Collective account The collective account of a selected debtor is displayed. Period If the company keeps periods in the evaluated business year this field will display the period in which entries took place. Otherwise this field remains empty. Invoice voucher number The invoice voucher number is displayed here. Reference number If the entry has a reference the reference number will be shown here. Otherwise the field will remain blank. Entry type For your information this field displays the type of entry. The following types of entry are possible: L = Invoice position (Location) I = Invoice P = Payment A = Prepayment (Advance payment) R = Rate difference B = Balance entry D = Discount T = Tax entry Definitive entries are displayed with capital letters, provisional ones in small letters. Entry text 1 The entry text 1 of the entry is shown here. Value date If one of the associated accounts of the general ledger or the customer wants value dates kept, then the value date of the entry is shown here. Otherwise the field remains blank. Invoice amount The invoice amount in the customer's currency is shown here. If this is not the base currency of the company the corresponding figures will be displayed in the fields "Rates" and "Base currency amount". Debit credit code This field displays if the entry is on the debit or credit side of the account. Saldo Hier wird der Saldo in der Währung des Debitors angezeigt. Falls dies nicht die Basiswährung der Firma ist, werden in den Feldern 'Kurs' und 'Basiswährungsbetrag' die entsprechenden Zahlen dargestellt. Debit credit code This field displays if the entry is on the debit or credit side of the account. Voucher date This column shows the voucher date of the entries. Invoice number Your internal invoice number is shown here. The field is only active if you have configurated automatic or manual voucher numbering in your company annex. Journal number The journal number of the selected entry is shown here.

49 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 48 Entry text 2 The entry text 2 of the entry is shown here. Rate If the entry took place in foreign currency the rate for converting the amount into base currency is shown here. Otherwise the field will remain blank. Amount in base currency The invoice or part payment amount is shown here in the base currency. Saldo in Basiswährung Hier wird der Saldo in Basiswährung dargestellt. With text from position 1 With this menu active the text "Invoice" will not be issued as entry text with the invoice position but the text entered with the first position. This menu is switched off by default. All items As a standard items are searched for which are still open (or WERE still open) within the evaluation area. Later items will be ignored. With this action menu selected, later items of the current business year (as open) will still be considered in the evaluation. With referenced posts If this option menu is selected (default) the selection of the posts takes place so that all are situated to a selected referenced post which are displayed before the selection area. If thus e.g. a payment is situated within the selected area, the paid invoice however not the invoice is nevertheless indicated. 2.8 Select detail entries This working window displays the detail entries of the selected and collected entries. If you activate the "MODIFY" key on an entry, all details of that particular entry will be displayed in a following window.

50 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 49 Objects Period If the company keeps periods in the evaluated business year this field will display the period in which entries took place. Otherwise this field remains empty. Debit account The debit account of the entry is shown here. Invoice amount The invoice amount in the customer's currency is shown here. If this is not the base currency of the company the corresponding figures will be displayed in the fields "Rates" and "Base currency amount". Debit credit code This field displays if the entry is on the debit or credit side of the account. Rate If the entry took place in foreign currency the rate for converting the amount into base currency is shown here. Otherwise the field will remain blank. Tax code The system shows you here (if possible) the tax code entered on the invoice. Entry type For your information this field displays the type of entry. The following types of entry are possible: L = Invoice position (Location) I = Invoice P = Payment A = Prepayment (Advance payment) R = Rate difference B = Balance entry D = Discount T = Tax entry

51 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 50 Definitive entries are displayed with capital letters, provisional ones in small letters. Debit EA/CA The debit expense or cost account of the entry is shown here. Credit account The credit account of the entry is shown here. Credit EA/CA The expense or cost account of the entry is shown here. Entry text 1 The entry text 1 of the entry is shown here. Unit If the current company keeps general ledger and Cost accounts and the cost types or service defined in the contra account requires quantity management. This field displays the unit with which the quantity entered is identified. Quantity If the company keeps general ledger and cost accounts and one of the defined expense/cost accounts behind the general ledger accounts keeps quantity management, the quantity of the entry will be displayed in this field. Otherwise the field will remain blank. Amount in base currency The invoice or part payment amount is shown here in the base currency. Customer number The customer number is shown here. Balance base currency After selecting a customer, his balance will be displayed in the base currency in this field. Debit/credit balance After selecting a customer its balance will be displayed. The system will show you in this field if the balance shows debit "D" or credit "C". Balance foreign currency If the selected customer is managed in a foreign currency the balance will be shown in that currency in this field. D/C Balance foreign currency The balance and the foreign currency balance (if the debtor is managed in a foreign currency) of a selected debtor is shown here. This field displays if the foreign currency balance shows debit "D" or credit "C". Short ID foreign currency The balance of the selected debtor is shown. If the customer is managed in a foreign currency this field will display the abbreviated identification of that currency. Business year / Date from The business year or the date from is displayed here, depending on the current selection. Suppliers address For your information/control the address of a selected supplier is shown in this field in the size 2x30. Collective account The collective account of a selected debtor is displayed. Business year / Date to The business year or the date to is displayed here, depending on the current selection.

52 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 51 Period from If the current selection took place according to periods, then the period from which the evaluation started is displayed in this field. Period to If the current selection took place according to periods, then this field displays the period up to which the evaluation took place. 2.9 Acct statement detail display In this working window all details of an entry are displayed. You can leave this window by pressing any key. Objects Customer number The customer number is shown here. Business year / Date from The business year or the date from is displayed here, depending on the current selection. Balance base currency After selecting a customer, his balance will be displayed in the base currency in this field. Business year / Date to The business year or the date to is displayed here, depending on the current selection. Period from If the current selection took place according to periods, then the period from which the evaluation started is displayed in this field.

53 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 52 Period to If the current selection took place according to periods, then this field displays the period up to which the evaluation took place. Customer address This field displays the address of a selected customer in the format 2x30 for information / control. Collective account The collective account of a selected debtor is displayed. Balance foreign currency If the selected customer is managed in a foreign currency the balance will be shown in that currency in this field. Debit credit code This field displays if the entry is on the debit or credit side of the account. Debit/credit balance After selecting a customer its balance will be displayed. The system will show you in this field if the balance shows debit "D" or credit "C". D/C Balance foreign currency The balance and the foreign currency balance (if the debtor is managed in a foreign currency) of a selected debtor is shown here. This field displays if the foreign currency balance shows debit "D" or credit "C". Short ID foreign currency The balance of the selected debtor is shown. If the customer is managed in a foreign currency this field will display the abbreviated identification of that currency. Journal number The journal number of the selected entry is shown here. Invoice voucher number The invoice voucher number is displayed here. Contra account The contra account of the entry is shown here. Voucher date This column shows the voucher date of the entries. Period If the company keeps periods in the evaluated business year this field will display the period in which entries took place. Otherwise this field remains empty. Payment condition The payment condition of the entry is shown here (where possible). Customer pay office The pay office of the customer of the entry is shown here (if possible). Quantity If the company keeps general ledger and cost accounts and one of the defined expense/cost accounts behind the general ledger accounts keeps quantity management, the quantity of the entry will be displayed in this field. Otherwise the field will remain blank. Invoice amount The invoice amount in the customer's currency is shown here. If this is not the base currency of the company the corresponding figures will be displayed in the fields "Rates" and "Base currency amount".

54 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 53 Amount in base currency The invoice or part payment amount is shown here in the base currency. Average days to payment If the current position is a compensatory payment, in this field the average number of days last displayed to the referenced invoice was paid. Entry type For your information this field displays the type of entry. The following types of entry are possible: L = Invoice position (Location) I = Invoice P = Payment A = Prepayment (Advance payment) R = Rate difference B = Balance entry D = Discount T = Tax entry Definitive entries are displayed with capital letters, provisional ones in small letters. Invoice number Your internal invoice number is shown here. The field is only active if you have configurated automatic or manual voucher numbering in your company annex. Contra expense account If the company keeps general ledger and cost accounts and the customer collective or contra account are placed in the Financial accounts profit accounts area then the expense/cost account necessary for the cost accounting will be displayed here. Otherwise the field will remain blank. Tax code The system shows you here (if possible) the tax code entered on the invoice. Reference number If the entry has a reference the reference number will be shown here. Otherwise the field will remain blank. Value date If one of the associated accounts of the general ledger or the customer wants value dates kept, then the value date of the entry is shown here. Otherwise the field remains blank. PPSR If a PPSR line was entered for the current entry it will be displayed here. Otherwise the field will remain blank. Unit If the current company keeps general ledger and Cost accounts and the cost types or service defined in the contra account requires quantity management. This field displays the unit with which the quantity entered is identified. Rate If the entry took place in foreign currency the rate for converting the amount into base currency is shown here. Otherwise the field will remain blank. Entry text 1 The entry text 1 of the entry is shown here. Entry text 2 The entry text 2 of the entry is shown here. Entry text 2? TEXT FEHLT?

55 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 54 Reminder level The reminder level of the current movement is shown here.

56 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements Customer turnovers/balances This function allows the customer turnovers and balances to be displayed on the monitor. Via the menues you define the business year and the currency shown. Depending on the parameterization of the business year the amounts will be listed according to periods or month. The stock of open items from the previous years(if there is any) will be displayed in the column "OIP". If a line "Previous period" appears it will represent the cumulation of amounts which were entered in period 0 (Extended business year or reopening or change of the business year). Cumulated values will appear in line "CV". Objects Base currency The display of values takes place in the base currency of the company. Customer currency The display of the balances is done in customer currency. This menu is only active with foreign currency customers. Customer You can enter here the customer or select a customer with the "INFO" function. Address This field displays the address of the currently selected customer. Display currency Depending on the choosen currency the abbrevated identification of either the base currency or the foreign

57 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 56 currency is displayed. Without foreign currency management the abbrevated identification will remain blank. The display of the abbrevated identification will appear in all three number columns. Period/Date Depending on the business year parameterization the month or periods will be displayed. The layout is as follows: according to periods: "OIP" open items previous year "0" previous period * "1" - periods acc. to definition "12" "CB" cumulated assets and balance "OIC" open items current year ( OIC + CB ) according to date: "OIP" open items previous year "0" previous period * "JAN" - month (sequence acc. to business year) "DEC" "CB" cumulated assets and balance "OIC" open items current year ( OIC + CB ) * The display of the previous period occurs only with extended business years. Balance display The balances are displayed (opening stock - balances / month or period - balances / closing balances). Debit/credit code The debit/credit codes of the balances are shown. "D" for debit / "C" for credit. Debit turnovers / balances The debit turnovers and the cumulated debit turnover are displayed. Credit turnovers / balances The display shows credit turnovers and the cumulated credit turnover. Geschäftsjahr Hier können Sie temporär für diese Anzeige ein anderes der aktiven Geschäftsjahre auswählen, um sich die Umsätze des gewünschten Jahres anzeigen zu lassen. Siehe Funktion "Temporärer Wechsel Geschäftsjahr" Drucken Debitoren-Umsatzliste Mit diesem Programm können Sie die Debitoren Umsatzliste drucken.

58 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 57 Objects Form turn over The form for the turnover printout can be changed here. The default value is: debaumsa. Quantity You decide here the number of printouts to be produced. Printout per The date you enter here will be printed on the list header of the evaluation. The current date will be proposed if it is within with the current business year. If not, the end date of the current business year will be proposed. Geschäftsjahr Hier können Sie temporär für diese Anzeige ein anderes der aktiven Geschäftsjahre auswählen, um sich die Umsätze des gewünschten Jahres anzeigen zu lassen. Siehe Funktion "Temporärer Wechsel Geschäftsjahr". Customer number from Enter here the "from" customer number for the area to be printed. You can branch out to a display/selection window. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Customer number to Enter here the customer number "to" for the area to be printed. You can branch out to a display/selection window. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key.

59 UNIFINANZ - Accounts receivable - Movements 58

60 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 59 3 Print 3.1 Print entry journal This function allows you the printout of definitive and provisional entries. You can print either the payment or the invoice journal. With both journals you have the possibility of printing either only provisional, only definitive or both entry types. In the last case the provisional entries will be printed first and afterwards the definitive ones. The entries will be sorted according to the customer number, voucher number and sequence of input and printed. After printing of the provisional journal you have the possibility to enter the definitive entries. After printing the definitive journal you have, depending on the adjustment in the customers company annex (collective entry, individual entry in general ledger), the following two possibilities: - Collective entry in general ledger: With definitive entries existing the current journal number can be increased by one. This number will be allocated to the entries which will be collected and entered into general ledger afterwards. Entry-text nr.1 of the generated entry will be taken over from the entry text list entered in the manager. The voucher date of this entry will be adopted from the individual entry with the latest voucher date. The same goes also for the voucher date. - Individual entries in general ledger: With definitive entries existing, the current journal number can be increased by one. The individual entries will get this journal number. This journals can be reprinted anytime even after a journal number increase. At the end of the journal a recapitulation will be printed. The printout will be sorted in ascending order according to period, Account credit and Account debit. When recapitulating the entries with identical period, tax codes, tax percentage and percent corrections will be printed together.

61 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 60 Objects Options With this function menu you select whether you want to print provisional or definitive entries as well as the text addition of the entries or not. You also have the choice between the payment or invoice journal. Invoice journal With this function menu selected you switch the issue over to "Invoice journal". Payment journal With this function menu selected you switch the issue to "Payment journal". VESR-Druck Falls Sie diese Option auswählen, so wird pro offene Rechnung (provisorisch) ein VESR-Papier gedruckt. Beachten Sie, dass zum Ausdruck von VESR-Rechnungen auf dem Firmenzusatz des Debitorenbuchhaltung eine Firmenzahlstelle hinterlegt werden muss, welche VESR unterstützt. Journal number from Enter here the wanted "from" journal number. The default value is the current number. It is possible to reprint the definitive journals of the current business year. User If you enter here the login ID of a user resp. select it with the "INFO" key, then only the entries of this user will be printed. Form You can change the form. The default value for the invoice journal is the form "debafaju" and for the payment journal it is "debazaju". Quantity You decide here the number of printouts to be produced. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Journal number to Enter here the wanted "to" journal number. The default value is the current number. It is possible to reprint the definitive journals of the current business year. Customer name With this action menu selected the items will be sorted according to the customer name. Customer number With this action menu selected the items will be sorted according to the customer numbers. Voucher number With this action menu selected the items will be sorted according to the voucher numbers. Sorting With this function menu you can influence the sorting of the customers. Provisional entries With this action menu activated all provisional entries of the current business year will be listed. Definitive entries With this action menu selected, all definitive entries will be printed out.

62 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 61 Text additions Determine here if the text additions entered with the entries shall be printed or not. This menu position is not activated in standard mode. Fremdwährungstotal anzeigen Ist diese Option aktiv, so wird auf den Zahlungs-/Fakturajournal die Fremdwährungsbeträge ebenfalls totalisiert. Die Beträge werden dabei unabhängig ihren Währungen summiert, d.h. der Totalwert bezieht sich auf mehrere Fremdwährungen gleichzeitig. Options With this function menu you select whether you want to print provisional or definitive entries as well as the text addition of the entries or not. You also have the choice between the payment or invoice journal.

63 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 62

64 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Print company annex customers With this function you print out the data of the company annex. Objects Form The form can be changed. The default value is: deaasdrk. Quantity You decide here the number of printouts to be produced. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here.

65 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 64

66 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Print customer list This function enables the printout of the customer list. Objects Customer number from Enter here the "from" customer number for the area to be printed. You can branch out to a display/selection window. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Form The form can be changed. The default value is: deacsdrk. Quantity Here you can decide the number of printouts. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Customer number to Enter here the customer number "to" for the area to be printed. You can branch out to a display/selection window. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben.

67 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 66

68 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 67

69 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 68

70 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Print customer account / OP This function allows you the printout of customer accounts, open items, turnovers and debtor lists. If your company and the current year have set up period management then you can select according to periods, otherwise according to dates. You can select debtors in a "from/to" selection or individually. If no selection is entered and the selection is completed with the "F1" key, all customers will be selected and printed out. You can print either the account statement or the open items (default standard is the account statement). Objects Open items With this action menu selected an "open items" statement will be created. Account Statement With this action menu selected a account statement will be created (Standard default value). By period With this action menu you can force a valuation according to the periods. Normally you would not have to select this menu because the business years will define whether and how many periods exist. The option can be used if the buiness year "from" uses periods and business year "to" does not, or vice-versa. In this case evaluation according to the voucher date will be standard procedure, since this is always possible. If you override this with this option the month of the years not keeping periods will be taken as such. Please note that the number of the month will be used for that purpose. No sensible evaluation is therefore possible with this option for non-calendary years.

71 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 70 By voucher date With this action menu selected the valuation is done according to the voucher date in any case. Otherwise the valuation takes place according to the configuration of the respective business years. Since period and month do not compare easely the valuation will automatically be done according to the voucher dates if at least one of the business years does not keep periods. In that case you would not have to select this option especially. By reference number With this action menu selected the items will be issued sorted according to the reference numbers. Nach Datum Es wird nach Datum sortiert. Business year / date from In this and the next field you can determine the valuation area. For that you have two possibilities: 1.) All business year of this are keep periods. In this case the valuation will be done according to periods (standard). But you can force a valuation according to the voucher date with the menu option "According to voucher date". 2.) At least one of the business years does not keep periods. Here you evaluate as per standard according to the voucher rates because periods and month do not necessarely coincide. But with the menu option "According to periods" you can force processing according to periods. For business years without periods every month is taken as a period. Thereby the number of the month will be fixed as the number of the period. Obviously this does not make much sense for non- calendarial years. If valuation takes place according to periods you have to enter the "from" resp. "to" period. Afterwards the business year fields will be used to define the business year. If valuation is done according to the voucher dates then the two period fields will remain passive. The business year resp. date fields will determine the evaluation area here. In any case you can select a business year with the "INFO" key. Its starting date will be entered in the field. Here it is evaluated standardly from the voucher date, since periods and month don't have to correspond. But you can force with the menu option "according to periods" a working up according to periods. In business years without periods is each month a period. This method doesn't make sense in a none calendary business year. In case you evaluate according to the periods, you have to take the one from, resp. to the period. The business fields are only used to define the business year here. In case you evaluate after proof date, the period fields stay passive. You can pick the business year in each case with the "INFO" key. At this occasion the beginning date of that year is to be put in the field. Period from Enter the beginning of the period area. Entry only from companies with period management. The default value is the first period of the current business year. Printout per The date you enter here will be printed on the list header of the evaluation. The current date will be proposed if it is within with the current business year. If not, the end date of the current business year will be proposed. Address selection With the "INFO" key you reach the address selection. You can select any addresses which will then be printed. Customer number from Enter here the "from" customer number for the area to be printed. You can branch out to a display/selection window. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Reference identification The chosen identification of the selection is displayed in this field. Business year / date to In this field you determine the area limit of the valuation. Please note the help text of the fild "Business year / date from". With the "INFO" key you can select a business year. Its end date will be placed in the field.

72 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 71 Period to Enter the end of the period area. The default value is the last period of the business year (i.e. period 12 of 12 periods). Customer number to Enter here the customer number "to" for the area to be printed. You can branch out to a display/selection window. With customer list With this menu active the corresponding list will be printed additionally together with the account statement. This menu is inactive in standard mode. With customer turnover With this menu active the corresponding turnovers will in each case be printed additionally at the end of the customer accounts. This menu is switched on by default. Form account The form for the account statement can be changed here. The default value is: debakaus (Account statement without detail positions) or debakaut (Account statement with detail positions) Form list The form for the list printout can be changed. The default value is: debakasd. Form turn over The form for the turnover printout can be changed here. The default value is: debaumsa. Quantity Here you can decide the number of printouts. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. mit Kontostamm, bzw. offener Postenliste Der Kontoauszug, bzw. die offene Postenliste wird standardmässig eigentlich immer gedruckt. Für Sonderfälle, in denen nur eine der Zusatzlisten ( Debitorenstamm / Debitorenumsatz ) gedruckt werden soll, kann diese Option jedoch deaktiviert werden. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. With referenced posts If this option menu is selected (default) the selection of the posts takes place so that all are situated to a selected referenced post which are displayed before the selection area. If thus e.g. a payment is situated within the selected area, the paid invoice however not the invoice is nevertheless indicated. All items As a standard items are searched for which are still open (or WERE still open) within the evaluation area. Later items will be ignored. With this action menu selected, later items of the current business year (as open) will still be considered in the evaluation. With text from position 1 With this menu active the text "Invoice" will not be issued as entry text with the invoice position but the text entered with the first position. This menu is switched off by default. Text additions Determine here if the text additions entered with the entries shall be printed or not. This menu position is not activated in standard mode.

73 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 72 Detail positions With this action menu selected, all details will be issued (Invoice positions and tax entries). Otherwise the issuing of the individual invoice positions and tax entries will not take place. This menu is switched off as standard. Condensed normal If a debtor has selected the option "Account Statement-> turnover" the debtor turnover will be printed for this debtor instead of the account statement. But with this option you can print the account statement nevertheless for such customers.

74 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 73

75 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Open items / collection list This function allows you to printout the customer open items and the collection list. If your company and the selected year have setup period management you can select according to periods, otherwise according to the date. Proposed is date/period start business year and date/period end business year. Only entries within this entered period will be considered. With the open items list all entries found will be printed. You can select the customers individually or you can select debtors via the customer address selection. The sorting will be influenced as well. The standard sorting is in ascending order according to debtor number. Within the debtors sorting is done according to the period, voucher date and invoice number. At the end of the open items list a recapitulation of currencies and after that one of customer collective accounts will be printed. With the menu "Collection list" selected all open entries which exceed the due date of the last printform found will be printed. If printforms for reminders are entered on the customer then the due date of the last form will be valid. With no form entered on the customer the due date of the last printform of the customer list will be used for that purpose. With the menu "Collection list with RS entry" you can enter the reminder step of the entries to be printed. All entries which have reached or passed this step will be printed.

76 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 75 Objects Open items list With this action menu selected the "open items" list will be printed with recapitulation according to currency, collective account and availability of assets. Collection list With this menu you create a collection list. You can decide in which period or date area you want to search. All entries in the selected area which have passed the due date of the last reminder will be printed. Zahlungsnachweis drucken Ist diese Option aktiv, wird ein Zahlungsnachweis gedruckt. Damit können Sie auswerten, welche in einem bestimmten Zeitraum offenen Fakturen, wann auf welche Zahlstelle bezahlt wurden. Wenn Sie den Zahlungsnachweis wählen wird die Auswahl automatisch auf "nach Belegdatum" gesetzt und die Optionen "offene Posten" und "alle Posten" werden aktiv. Das folgende Beispiel soll veranschaulichen, wie Sie den Zahlungsnachweis einsetzen können. Sie möchten am 1. März 200x wissen, welche Rechnungen des alten Jahres (200y) bis heute noch nicht bezahlt wurden. Wählen Sie dazu im Bereich "Geschäftsjahr von - bis" xx (erster Tag des ältesten Geschäftsjahres) y. Im Feld "Ausdruck per" wählen Sie den x. Sie erhalten nun die Liste, über alle Fakturen, die bis noch nicht bezahlt waren und, falls Sie zwischen 1. Januar und 1. März bezahlt wurden, auf welche Zahlstelle (Fibu-Konto) diese bezahlt wurde. Pro Debitor werden zusätzlich zu den einzelnen Fakturen/Zahlungen folgende Totalisierungen angezeigt: Total offen = Betrag, der von den auf der Liste befindlichen OP's noch nicht bezahlt wurde. Total fällig = fälliger Betrag der sich auf der Liste befindlichen OP's. Total nicht fällig = nicht fälliger Betrag der sich auf der Liste befindlichen OP's. Total Zahlungen/Abzüge = Total Zahlungen/Abzüge die nichts mit den sich auf der Liste befindlichen OP's zu tun haben. Total Zahlungen/Abzüge* = Total Zahlungen/Abzüge die vollumfänglich mit den sich auf der Liste befindlichen OP's referenziert sind. Total Zahlungen/Abzüge** = Total Zahlungen/Abzüge die teilweise mit den sich auf der Liste befindlichen OP's referenziert sind, die aber noch Positionen ausserhalb des gewählten Zeitraums betreffen können. Wenn es Sie nun interessiert, wieviele der neuen Rechnungen bereits bezahlt wurden, wählen Sie die Option "alle Posten" (es werden im "von-bis" Zeitraum offene und bezahlte Fakturen bewertet) und Sie wählen den "von-bis" Zeitraum mit x x. Das Feld "Ausdruck per" ist für diese Liste nur noch für den Listentitel relevant. Sie erhalten nun die Liste mit allen in diesem Zeitraum gestellten Fakturen und den allenfalls dazugehörenden Zahlungen. Die Totalisierungen werden gleich dargestellt, wie mit der Option "offene Posten". Business year / date from In this and the next field you can determine the valuation area. For that you have two possibilities: 1.) All business year of this are keep periods. In this case the valuation will be done according to periods (standard). But you can force a valuation according to the voucher date with the menu option "According to voucher date". 2.) At least one of the business years does not keep periods. Here you evaluate as per standard according to the voucher rates because periods and month do not necessarely coincide. But with the menu option "According to periods" you can force processing according to periods. For business years without periods every month is taken as a period. Thereby the number of the month will be fixed as the number of the period. Obviously this does not make much sense for non- calendarial years. If valuation takes place according to periods you have to enter the "from" resp. "to" period. Afterwards the business year fields will be used to define the business year. If valuation is done according to the voucher dates then the two period fields will remain passive. The business year resp. date fields will determine the evaluation area here. In any case you can select a business year with the "INFO" key. Its starting date will be entered in the field. Here it is evaluated standardly from the voucher date, since periods and month don't have to correspond. But you can force with the menu option "according to periods" a working up according to periods. In business years without periods is each month a period. This method doesn't make sense in a none calendary business year. In case you evaluate according to the periods, you have to take the one from, resp. to the period. The business fields are only used to define the business year here. In case you evaluate after proof date, the period fields stay passive. You can pick the business year in each case with the "INFO" key. At this occasion the beginning date of that year is to be put in the field.

77 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 76 Period from Enter the beginning of the period area. Entry only from companies with period management. The default value is the first period of the current business year. Printout per Enter here the critical day for the calculation of the due date. The default value is the current date providing it is within the current business year. If not, the end of the current business year is proposed. Reminder step Enter the reminder step in this field, from which you want to start selecting entries (the default value is 4). Address selection With the "INFO" key you reach the address selection. You can select any addresses which will then be printed. Customer from If you do not want to select customers with an address selection you can enter here the starting customer number from which you want to print. If you do not determine an address selection nor "Customers" nor "Individual" all customers will be printed. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Form The form for the open item list can be changed. The default value is: debaopli. Quantity Here you can decide the number of printouts. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Period to Enter the end of the period area. The default value is the last period of the business year (i.e. period 12 of 12 periods). Reference identification The chosen identification of the selection is displayed in this field. Customer to If you do not want to select customers through an address selection, you can enter here the last customer number up to which you want the customers in the printout. Business year / date to In this field you determine the area limit of the valuation. Please note the help text of the fild "Business year / date from". With the "INFO" key you can select a business year. Its end date will be placed in the field. Kreditlimite Hier kann die Kreditlimite erfasst werden. Es werden alle Debitoren ausgedruckt, welche eine Kreditlimite über/gleich diesem Wert erfasst haben. Fakturlimite Hier kann die Fakturlimite erfasst werden. Es werden alle Debitoren ausgedruckt, deren Fakturlimite grösser/gleich diesem Wert ist. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Reminder step Enter the reminder step in this field, from which you want to start selecting entries (the default value is 4).

78 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 77 Kreditversicherungsliste Mit diesem Menü wird eine Kreditversicherungs erstellt. Sie können bestimmen, in welchem Perioden- bzw. Datumsbereich gesucht werden soll. Es werden alle Debitoren innerhalb des angegebenen Kreditlimitenbereichs, welche die Fakturlimite erfüllen, gedruckt. By period With this action menu you can force a valuation according to the periods. Normally you would not have to select this menu because the business years will define whether and how many periods exist. The option can be used if the buiness year "from" uses periods and business year "to" does not, or vice-versa. In this case evaluation according to the voucher date will be standard procedure, since this is always possible. If you override this with this option the month of the years not keeping periods will be taken as such. Please note that the number of the month will be used for that purpose. No sensible evaluation is therefore possible with this option for non-calendary years. By voucher date With this action menu selected the valuation is done according to the voucher date in any case. Otherwise the valuation takes place according to the configuration of the respective business years. Since period and month do not compare easely the valuation will automatically be done according to the voucher dates if at least one of the business years does not keep periods. In that case you would not have to select this option especially. All items As a standard items are searched for which are still open (or WERE still open) within the evaluation area. Later items will be ignored. With this action menu selected, later items of the current business year (as open) will still be considered in the evaluation. With text from position 1 With this menu active the text "Invoice" will not be issued as entry text with the invoice position but the text entered with the first position. This menu is switched off by default. With prepayment and creditnote Determine here whether prepayments and credit notes of the debtor will be considered for calculations and printout or not. This menu position is not activated in standard mode. Mit Text vom Debitor Ist diese Option selektiert, wird der Text des Debitors angedruckt.

79 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 78

80 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Print maturity report This function enables the printout of the debtor maturity report to you. If your company and the current selected business year period is configured, then you can select after periods, otherwise after the date. Beginning of the date/period business year and the ending of the date/period business year is suggested. Only the bookings considered are those which at the per date is opened and fall between the selected period. You can select the debtors individually, or you have the possibility to select overr the address selection debtors. This also influences the type of sorting that takes place. The standard sorting is ascending by debtor number. Within the debtor by the period, reference dates are sorted according to the invoice number. At the end of the list a recapitulation is printed over the currencies. Objects By voucher date With this action menu selected the valuation is done according to the voucher date in any case. Otherwise the valuation takes place according to the configuration of the respective business years. Since period and month do not compare easely the valuation will automatically be done according to the voucher dates if at least one of the business years does not keep periods. In that case you would not have to select this option especially. By voucher date With this action menu selected the valuation is done according to the voucher date in any case. Otherwise the valuation takes place according to the configuration of the respective business years. Since period and month do not compare easely the valuation will automatically be done according to the voucher dates if at least one of the business years does not keep periods. In that case you would not have to select this option especially.

81 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 80 Business year / date from In this and the next field you can determine the valuation area. For that you have two possibilities: 1.) All business year of this are keep periods. In this case the valuation will be done according to periods (standard). But you can force a valuation according to the voucher date with the menu option "According to voucher date". 2.) At least one of the business years does not keep periods. Here you evaluate as per standard according to the voucher rates because periods and month do not necessarely coincide. But with the menu option "According to periods" you can force processing according to periods. For business years without periods every month is taken as a period. Thereby the number of the month will be fixed as the number of the period. Obviously this does not make much sense for non- calendarial years. If valuation takes place according to periods you have to enter the "from" resp. "to" period. Afterwards the business year fields will be used to define the business year. If valuation is done according to the voucher dates then the two period fields will remain passive. The business year resp. date fields will determine the evaluation area here. In any case you can select a business year with the "INFO" key. Its starting date will be entered in the field. Here it is evaluated standardly from the voucher date, since periods and month don't have to correspond. But you can force with the menu option "according to periods" a working up according to periods. In business years without periods is each month a period. This method doesn't make sense in a none calendary business year. In case you evaluate according to the periods, you have to take the one from, resp. to the period. The business fields are only used to define the business year here. In case you evaluate after proof date, the period fields stay passive. You can pick the business year in each case with the "INFO" key. At this occasion the beginning date of that year is to be put in the field. Business year / date to In this field you determine the area limit of the valuation. Please note the help text of the fild "Business year / date from". With the "INFO" key you can select a business year. Its end date will be placed in the field. Period from Enter the beginning of the period area. Entry only from companies with period management. The default value is the first period of the current business year. Period to Enter the end of the period area. The default value is the last period of the business year (i.e. period 12 of 12 periods). Printout per Enter here the critical day for the calculation of the due date. The default value is the current date providing it is within the current business year. If not, the end of the current business year is proposed. Is due Into these three fields you can enter the days of maturity on 5 of the columns to be divided. Suggestion values are 30, 60 and 90 days, that means: 1. Column.../0 (not yet due) filled only if 'all posts' is selected. 2. Column 1/30 3. Column 31/60 4. Column 61/90 5. Column 91/... Address selection With the "INFO" key you reach the address selection. You can select any addresses which will then be printed. Reference identification The chosen identification of the selection is displayed in this field. Customer from If you do not want to select customers with an address selection you can enter here the starting customer number from which you want to print. If you do not determine an address selection nor "Customers" nor "Individual" all customers will be printed. Customer to If you do not want to select customers through an address selection, you can enter here the last customer number up to which you want the customers in the printout.

82 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 81 Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Form The form for the maturity report can be changed. The default value is: debafael. Quantity Here you can decide the number of printouts. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Divide by maturity date If this function menu is selected, then the maturity date of the position is divided into columns and filled. Divide by voucher date If this function menu is selected, the voucher date is divided into columns and filled. Fällig seit Ist diese Option aktiv, so wird geprüft, welche Rechnungen auf Bezug des erfassten "Stichtags/Ausdruck per" seit wievielen Tagen bereits fällig sind, d.h. wie viele Tage der Zahlungstermin bereits verstrichen ist. Fällig in Ist diese Option aktiv, so wird geprüft, welche Rechnungen auf Bezug des erfassten "Stichtags/Ausdruck per" in wievielen Tagen fällig werden, d.h. in wievielen Tagen muss diese Rechnung gezahlt werden. Detail positions If this action menu is selected, then per debtor all invoices, pre-payments and partial payments are printed out. Otherwise only the total per debtor is printed. This menu is switched off by default. Foreign currency If you select this menu, the amounts within accounts payables with foreign currencies, are printed in the respective currency. This applies in the case of the detailed list, in the case of the short list, a second line for the other currency is always printed. All items As a standard items are searched for which are still open (or WERE still open) within the evaluation area. Later items will be ignored. With this action menu selected, later items of the current business year (as open) will still be considered in the evaluation.

83 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 82

84 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Reminders This function allows you the printout of reminders or account statements. Only debtors with "Y" set in the field "Reminder" in the customer list will be printed (account statements will always be printed). It is possible to use an individual print form for all "Due dates". If no individual form is entered in the customer list, the form of the company annex will be used for printing. If a particular form not available, an investigation list will be printed and the system searches for other suitable print forms. If no suitable form can be found, a dialog box with an error message will appear and the process will be stopped. Responsible for the due date (and therefore the print form) is the oldest due invoice of a customer. With the menu "Print not due" (standard adjustment) invoices not due yet will be printed too. You can select customers individually or via the "Address selection". This influences also the sorting. The standard sorting is in ascending order according to the debtor address numbers. The reminder and account statements will be printed in the debtor's language, providing the corresponding print forms are available, otherwise the form in the base language will be used. After succesful printout of reminders a dialog box will appear asking "Have the reminders been printed correctly and do you want to increase the reminder step by one in each invoice?" If you reply with "Y" the reminder steps of the corresponding invoices will be increased by one, answering with "N" will leave them unchanged. You can enter a position with a reminder step -1 into the program "Enter invoices". This position will then not be reminded. But if you enter positions with different reminder steps this customer will be printed at the end of the reminder list.

85 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 84 Objects Account Statement With this action menu selected only a account statement will be created (Standard default value). Only customers with a "Y" or "N" in the debtor list (in the field "Reminders") will be considered. Invoices with the reminder step "-1" will be printed too with the account statement. If an individual account statement exist it will automatically be used for printing. Otherwise the forms of the company annex will be used. Reminder With this action menu selected a reminder statement will be created. Only debtors with a "Y" in the field "Reminders" in the debtor list will be considered. Invoices with reminder step "-1" will not be printed with the reminders. If an individual reminder form exists it will automatically be used for printing. Otherwise the standard forms of the company annex will be used. Ab Mahnsaldo Sie können hier optional einen Betrag erfassen der als Untergrenze für eine Mahnung bzw. einen Kontoauszug gilt. Nur Debitoren welche diesen gesammt Mahnsaldo (bzw. Saldo beim Kontoauszug) erreichen gelangen in die weitere Verarbeitung Reminder step Enter the reminder step in this field, from which you want to start selecting entries (the default value is 4). Reminder step Enter the reminder step in this field, from which you want to start selecting entries (the default value is 4). Customer from If you do not want to select customers with an address selection you can enter here the starting customer number from which you want to print. If you do not determine an address selection nor "Customers" nor "Individual" all customers will be printed. Customer to If you do not want to select customers through an address selection, you can enter here the last customer number up to which you want the customers in the printout. Formular Mahnvorschlag Hier können Sie das Formular bestimmen welches für den Ausdruck des Mahnvorschlages verwendet wird. Standardmässig wird "debamvor" vorgeschlagen. Print date Enter here the print date of the reminder which will be printed on the reminder or on the account statement. Per Enter the "per" date here which relates to the calculation of the due date. Address selection With the "INFO" key you reach the address selection. You can select any addresses which will then be printed. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Anzahl Mahnvorschlag Definieren Sie hier wieviele Mahnungsvorschlagslisten gedruckt werden. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here.

86 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 85 Select identification The identification of the selection is shown here. Anzahl Mahnungen Definieren Sie hier wieviele Manungen bzw. Kontoauszüge pro Debitor gedruckt werden. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Posten von Wenn Sie hier ein Datum eingeben werden nur die Posten ab diesem Datum berücksichtigt. Posten bis Wenn Sie hier ein Datum eingeben werden nur die Posten bis zu diesem Datum berücksichtigt. mit VESR-Mahnung Ist diese Option aktiviert, wird das VESR-Mahnformular verwendet. Dieses muss auf dem Firmenzusatz unter den Mahnstufen abgelegt worden sein. Eine VESR-Mahnung wird nur dann erstellt, wenn genau eine Rechnung im Debitor offen ist. Sind zwei oder mehrere Rechnungen offen, wird keine VESR-Mahnung erstellt, sondern eine normale. mit VESR-Mahnung Ist diese Option aktiviert, wird das VESR-Mahnformular verwendet. Dieses muss auf dem Firmenzusatz unter den Mahnstufen abgelegt worden sein. Eine VESR-Mahnung wird nur dann erstellt, wenn genau eine Rechnung im Debitor offen ist. Sind zwei oder mehrere Rechnungen offen, wird keine VESR-Mahnung erstellt, sondern eine normale. Höchste Mahnstufe belassen Ist diese Option gewählt, so wird die Mahnstufe von Belegen welche bereits die höchste definierte Mahnstufe erreicht haben nicht erhöht. Solche Belege werden in der Konsequenz bei jedem Mahnlauf erneut gemahnt. Mit Guthaben Normalerweise werden Debitoren welche im Mahnlauf einen Saldo kleiner oder gleich Null ausweisen nicht gemahnt. Ist diese Option gewählt werden trotztdem Mahnungen erzeugt. Mit Guthaben Normalerweise werden Debitoren welche im Mahnlauf einen Saldo kleiner oder gleich Null ausweisen nicht gemahnt. Ist diese Option gewählt werden trotztdem Mahnungen erzeugt. Print not due ones With this action menu selected invoices not yet due will be printed too. (default setting). Bereits gemahnte miteinbeziehen Ist diese Option aktiv, so werden bereits gemahnte Debitoren, welche jedoch noch nicht die nächste Mahnstufe erreicht haben, nochmals mit der alten Mahnstufe gemahnt. Standardmässig erhält ein Debitor nur eine Mahnung pro Mahnstufe. Bereits gemahnte miteinbeziehen Ist diese Option aktiv, so werden bereits gemahnte Debitoren, welche jedoch noch nicht die nächste Mahnstufe erreicht haben, nochmals mit der alten Mahnstufe gemahnt. Standardmässig erhält ein Debitor nur eine Mahnung pro Mahnstufe.

87 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Mahnvorschlag In diesem Auswahlfenster zeigt Ihnen das System alle Fakturen welche aktuell gemahnt würden, bzw. für welche ein Kontoauszug gedruckt würde. Mit dem Menü "Funktion" können Sie eine Mahnvorschlagsliste drucken, bzw. den Ausdruck der Mahnungen/Kontoauszüge starten. Objects Mahnvorschlag drucken Mit diensem Aktionsmenü starten Sie den Ausdruck der Mahnvorschlagsliste. Die Liste wird in der definierten Anzahl auf den entsprechend gewählten Drucker ausgedruckt. Mahnen J/N In diesem Feld wird Ihnen mit einem Stern angezeigt wenn die aktuelle Position gedruckt (gemahnt) wird. Sie können den Zustand einer Faktur mit der AUSWÄHLEN Taste bzw. der entsprechenden Maus Funktion wechseln. Customer number The customer number is shown here. Invoice voucher number The invoice voucher number is displayed here. Voucher date This column shows the voucher date of the entries. Value date If one of the associated accounts of the general ledger or the customer wants value dates kept, then the value date of the entry is shown here. Otherwise the field remains blank. Amount in base currency The invoice or part payment amount is shown here in the base currency. Fw-Betrag Hier wird Ihnen der Betrag in fremder Währung angezeigt.

88 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 87 Währungskurzbezeichnung Hier wird Ihnen angezeigt in welcher Währung die aktuelle Faktur ausgestellt ist. Reminder level The reminder level of the current movement is shown here. Mahnbemerkung Sie haben die Möglichkeit pro Faktur eine Bemerkung zu erfassen. Diese Bemerkung wird dann auf dem Mahnvorschlagsformular angedruckt, und - falls dies das Mahnformular vorsieht - auch auf der Mahnung gedruckt. Letzte Frist Sie haben die Möglichkeit ein Mahnformular so zu gestallten dass es ein "Letzte Zahlungsfrist" Datumsfeld enthält. Durch ändern der aktuellen Faktur können Sie dieses Datum individuell erfassen. Als Vorschlag wird das Datum mit dem Verfall der letzten Zahlungsfrist + 14 Tage generiert. Sollte Ihr Mahnformular dieses Druckobjekt nicht besitzen können Sie diese Spalte ignorieren. Mahnungen drucken Mit diesem Aktionsmenü starten Sie den Ausdruck der Mahnungen. Es werden nur die Fakturen als Mahnungen gedruckt welche im ausgewählten Status sind. Jede Position einzeln auswählen Ist diese Option aktiv, so erfolgt die Markierung Positionsweise. Beim Betätigen der "Backspace"-Taste wird also jeweils nur eine Position markiert, bzw. die Markierung wieder entfernt. Position Debitorenweise auswählen Ist diese Option aktiv, so erfolgt die Markierung Debitorenweise. Beim Betätigen der "Backspace"-Taste werden also jeweils alle Positionen dieses Debitors markiert, bzw. die Markierung wieder entfernt. Alle Position auswählen Ist diese Option aktiv, so erfolgt die Markierung über alle dargestellten Positionen. Beim Betätigen der "Backspace"-Taste werden also jeweils alle Position markiert, bzw. die Markierung wieder entfernt. 3.9 Bearbeiten Mahnvorschlag Mit diesem Modifikationsfenster können Sie die Mahnvorschläge mit einer Bemerkung versehen sowie das "Letzte Frist" Datum erfassen bzw. verändern. Objects Customer number The customer number is shown here. Value date If one of the associated accounts of the general ledger or the customer wants value dates kept, then the value date of the entry is shown here. Otherwise the field remains blank. Amount in base currency The invoice or part payment amount is shown here in the base currency. Invoice voucher number The invoice voucher number is displayed here.

89 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 88 Voucher date This column shows the voucher date of the entries. Fw-Betrag Hier wird Ihnen der Betrag in fremder Währung angezeigt. Währungskurzbezeichnung Hier wird Ihnen angezeigt in welcher Währung die aktuelle Faktur ausgestellt ist. Reminder level The reminder level of the current movement is shown here. Letzte Frist Sie haben die Möglichkeit ein Mahnformular so zu gestallten dass es ein "Letzte Zahlungsfrist" Datumsfeld enthält. Durch ändern der aktuellen Faktur können Sie dieses Datum individuell erfassen. Als Vorschlag wird das Datum mit dem Verfall der letzten Zahlungsfrist + 14 Tage generiert. Sollte Ihr Mahnformular dieses Druckobjekt nicht besitzen können Sie diese Spalte ignorieren.

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95 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Print balance list This function allows you the printing of the debtor balance list. Depending on the current business year you can select according to the periods or dates. Proposed is date/period start of business year and date/period end of business year. In the balance column the balance per debtor corresponding to this time domain will be printed. "Printout per" will be printed on the title of the list but has no influence on the selection. You can select customers with an address selection, with their number from/to or individually. With from/to selection the customers will be selected according to the customer number, otherwise according to the selected defined numbers. You can optionally suppress the printout of customers with balance zero. At the end of the balance list a recapitulation of the currencies will be printed. Objects Umsatzliste Wählen Sie diese Option wenn Sie eine Umsatzliste drucken möchten. Mit Hilfe dieser Liste lässt sich ermitteln, für welchen Debitoren die grössten Umsätze generiert wurden. - Der Umsatz eines Debitors setzt sich aus all seinen Rechnungen, inklusive eventuellen Kursgewinn- /Verlustbuchungen zusammen. Wir sprechen hierbei von einer NETTO-Umsatzliste. Die BRUTTO- Umsatzliste enthält zudem die Steuerbeträge sowie alle Skontis/Abzüge. Die Zahlungsseite wird nicht betrachtet. - Hat Ihre Firma und das aktuell gewählte Geschäftsjahr Periodenführung konfiguriert, so können Sie nach Perioden selektieren, andernfalls nach Datum. Vorgeschlagen wird Datum/Periode-Beginn Geschäftsjahr und Datum/Periode-Ende Geschäftsjahr. - "Ausdruck per" dient lediglich als Information auf dem Druckformular und hat keinerlei Einfluss auf die Selektion - Optional können Debitoren mit Umsatz "Null" unterdrückt werden - Sie können Debitoren mit einer Adress-Selektion, mit deren Nummern von/bis oder einzeln auswählen. Bei von/bis Selektion werden die Debitoren nach Debitornummer, ansonsten entsprechend der Selektion bzw. den definierten Nummern sortiert. - Am Ende der Umsatz-Liste wird eine Rekapitulation der Debitoren mit dem grössten Umsatz angedruckt.

96 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 95 Saldoliste Wählen Sie diese Option wenn Sie eine Saldoliste drucken möchten. - Hat Ihre Firma und das aktuell gewählte Geschäftsjahr Periodenführung konfiguriert, so können Sie nach Perioden selektieren, andernfalls nach Datum. Vorgeschlagen wird Datum/Periode-Beginn Geschäftsjahr und Datum/Periode-Ende Geschäftsjahr. - In der Spalte 'Saldo' wird der Saldo je Debitor bis zum selektierten Ende angedruckt. - "Ausdruck per" dient lediglich als Information auf dem Druckformular und hat keinerlei Einfluss auf die Selektion - Optional können Debitoren mit Saldo "Null" unterdrückt werden - Sie können Debitoren mit einer Adress-Selektion, mit deren Nummern von/bis oder einzeln auswählen. Bei von/bis Selektion werden die Debitoren nach Debitornummer, ansonsten entsprechend der Selektion bzw. den definierten Nummern sortiert. - Am Ende der Saldo-Liste wird eine Rekapitulation der Währungen gedruckt. Umsatz Soll / Haben und Saldoliste Wählen Sie diese Option wenn Sie eine Umsatz Soll / Haben und Saldoliste drucken möchten. - Der Umsatz Soll ergibt sich aus sämtlichen Rechnungsbeträgen inklusive Steuerbeträgen. Die Haben-Seite stellen alle Zahlungen mit ihren Steuern dar. Der Saldo ergibt sich aus der Differenz dieser beiden Betragswerte. - Hat Ihre Firma und das aktuell gewählte Geschäftsjahr Periodenführung konfiguriert, so können Sie nach Perioden selektieren, andernfalls nach Datum. Vorgeschlagen wird Datum/Periode-Beginn Geschäftsjahr und Datum/Periode-Ende Geschäftsjahr. - Abhängig vom Aktionsmenü "kumuliert" werden in den Spalten 'Umsatz' und 'Saldo' die Umsätze des selektierten Zeitbereiches oder bis zum selektierten Ende je Debitor angedruckt. In der Spalte 'Saldo' wird immer der bis zum selektierten Ende aktuelle Saldo des Debitors angedruckt. - "Ausdruck per" dient lediglich als Information auf dem Druckformular und hat keinerlei Einfluss auf die Selektion - Optional können Debitoren mit Saldo und Umsatz "Null" unterdrückt werden - Sie können Debitoren mit einer Adress-Selektion, mit deren Nummern von/bis oder einzeln auswählen. Bei von/bis Selektion werden die Debitoren nach Debitornummer, ansonsten entsprechend der Selektion bzw. den definierten Nummern sortiert. - Am Ende der Liste wird eine Rekapitulation der vorkommenden Sammelkonti gedruckt. Period from Enter the beginning of the period area. Entry only from companies with period management. The default value is the first period of the current business year. Period to Enter the end of the period area. The default value is the last period of the business year (i.e. period 12 of 12 periods). Date from Enter the start of the time domain which the statement will cover. The default value is the starting date of the current business year. Date to Enter the end of the time domain for which the account statement shall be valid. The default value is the end date of the current business year. Printout from The date you enter here will be printed in the title of the list. It has to be within the current business year. The starting date of the current business year is proposed. The field is only active if the list is not executed as cumulative. Printout per The date you enter here will be printed in the title of the list. It has to be within the current buiness year. The current date is proposed providing it is within the current business year. Otherwise the end date of the current business year is proposed. Address selection With the "INFO" key you reach the address selection. You can select any addresses which will then be printed.

97 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 96 Reference identification The chosen identification of the selection is displayed in this field. Customer from If you do not want to select customers with an address selection you can enter here the starting customer number from which you want to print. If you do not determine an address selection nor "Customers" nor "Individual" all customers will be printed. Customer to If you do not want to select customers through an address selection, you can enter here the last customer number up to which you want the customers in the printout. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Formular Erfassen Sie hier das Formular welches zum Ausdruck der Saldoliste verwendet wird. Vorgeschlagen wird "debasald". Durch verwenden des Formulars "debasalx" können Sie die Saldi der Debitoren in eine Ascii Liste (verwenden Sie den Exportdrucker) exportieren. Hierbei werden Soll Saldi positiv, Haben Saldi mit negativem Vorzeichen ausgegeben. Quantity Here you can decide the number of printouts. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Cumulated With this action menu selected the evaluation area is taken as cumulated (standard adjustment). With this adjustment only the "to" area of the selection can be determined. The evaluation considers opened and previous year values. With this option not selected you can determine the "from" area of the selection unrestricted and opened or previous-year values will not be considered. Umsatzliste mit Vorjahresvergleich Aktivieren Sie diese Option, wenn die Umsatzliste mit einem Vorjahresvergleich gedruckt werden soll. Ist diese Option passiv, so wird das Vorjahr nicht mitberücksichtigt. Diese Option steht Ihnen nur bei der Umsatzstatistik zur Verfügung. Mit Steuerbeträgen Aktivieren Sie diese Option, wenn bei der Auswertung die Steuerbeträge mitberücksichtigt werden sollen. Ansonsten werden die Steuerbeträge bei der Auswertung ignoriert. Mit Skonto Aktivieren Sie diese Option, wenn bei der Auswertung die Skontobeträge mitberücksichtigt werden sollen. Ansonsten werden die Skontobeträge bei der Auswertung ignoriert. Sortierung nach grösstem Umsatz Aktivieren Sie diese Option, wenn die Umsatzliste nach dem grössten Umsatz sortiert werden soll. Ansonsten erfolgt die Sortierung entsprechend der Selektion, d.h. entweder entsprechend der definierten Adressselektion oder ansonsten in der Reihenfolge der Selektion der Debitornummern. Balance not zero With this option selected customers with a zero balance will not be printed.

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102 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Interest table calculation This function allows you the printout of the customer interest table calculation. You can select according to the currency or voucher date. Only dates within the entered time frame will be considered. You can select customers individually or via the address selection. Standard sorting is according to the currency date in ascending order. For calculating interest at least a general rate of interest has to be entered (see menu rate of interest). For additional differentiation of the interest table calculation you can enter different rates of interest for different time domains and different customers. Objects German interest custom The calculation of days is based on 12 month at 30 days (customary with Swiss banks for the inland business in sfr and DM): Numbers = (Days * amount) / 100 Interest = (Numbers * Interest) /360 French interest custom The calculation of days is based on 360 days a year and 28, 29, 30 or 31 days (actual number) per month (customary in international banking business): Numbers = (Days * Amount) / 100 Interest = (Numbers * Interest) / 360 English interest custom The calculation of days is done on the basis of 365 days a year and 28, 29, 30 or 31 days (actual number) per month (customary with banks for the English and Belgian Fr): Numbers = (Days * Amount) / 100 Interest = (Numbers * Interest) / 365

103 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 102 Date from Enter here the start of the time domain for which the issue is meant. Depending on the adjustment (menubar Option) this date relates to the currency or the voucher date. The default value is the starting date of the current business year. Date to Enter the end of the time domain for which the issue is meant. Depending on the adjustment (menubar Option) this date relates to the currency or voucher date. The default value is the current date. Printout per The date you enter here will be printed in the title of the list. It has to be within the current business year. The current date is proposed providing it is within the current business year. Otherwise the end date of the current business year is proposed. Address selection With the "INFO" key you reach the address selection. You can select any addresses which will then be printed. Reference identification The chosen identification of the selection is displayed in this field. Customer from If you do not want to select customers with an address selection you can enter here the starting customer number from which you want to print. If you do not determine an address selection nor "Customers" nor "Individual" all customers will be printed. Customer to If you do not want to select customers through an address selection, you can enter here the last customer number up to which you want the customers in the printout. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Form The form for the debit rate table can be changed. The default value is: debapzin. Quantity Here you can decide the number of printouts. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Currency date With this action menu selected the currency date will be the base for calculating the interest days of the interest table calculations, correspondingly the issue will be sorted according to the voucher dates. Voucher date With this action menu selected the voucher date will be taken as the basis for the calculation of interest days with the interest table calculations. Correspondingly the issue will be sorted according to the voucher dates. Text additions Determine here if the text additions entered with the entries shall be printed or not. This menu position is not activated in standard mode. Interest rates The interest rates relevant for the interest table calculations have to be entered here.

104 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Interest table/interest rates You have the possibility to enter or modify the corresponding debit and credit interest rates. For calculating the interest at least a general entry has to exist for the debtor = 0 (which will then be valid for all customers) valid from the selected "from date". In addition you can enter various interest rates for various time domains and for different customers in order to differentiate the interest table calculations even more. The system will check whether the entered interest rates cover the selected time domain. Objects Customer number The customer number is shown here. Customer name The name and first name of the customer is shown here. Debit interest rate The debit interest rate is shown here. Credit interest rate The credit interest rate is shown here. Date from The date from which the debit and credit rate of interest that will be valid is shown here.

105 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Customer interest rate You can enter or modify corresponding debit and credit interest rates. For calculating the interest at least a general entry must exist, valid from the selected "from" date. Note: Debtor number =0 indicates a general entry, when entering a valid debtor number it will only be valid for that particular customer. Objects Customer number Enter the number of the wanted customer here or select a customer with the "INFO" key. Note: For a general entry (valid for all selected customers) the customer number =0 has to be entered here. Customer name This field displays the last name and first name of a selected customer for information / control. Debit interest rate Enter here the debit interest rate. Credit interest rate Enter here the interest rate. Date from Enter the start of the time domain for which the debit and credit interest rate shall remain valid.

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107 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Skontorückvergütung Diese Funktion erlaubt Ihren Debitoren Skontorückvergütungen gutzuschreiben. Sie können einen Zeitbereich definieren. Alle ausgleichenden Zahlungen dieses Bereiches werden gesucht und die damit bezahlten Rechnungen gelesen. Für jede Rechnung wird dann entsprechend die Anzahl Tage welche bis zur Bezahlung vergangen sind errechnet und mit der Zahlungskondition der Rechnung verglichen. Für Rechnungen welche fristgerecht (unter Berücksichtigung der hier erfassbaren Toleranztage) bezahlt wurden wird der hier erfasste Prozentwert errechnet und mit allfällig vorhandenen Skontoabzügen verrechnet. Totalbeträge pro Debitor welchen den hier erfassten Mindestbetrag erreichen oder überschreiten werden dann als provisorische Gutschriften generiert. Die Funktion druckt zur Kontrolle 3 identisch formatierte Listen (eine mit den Gutschrifts berechtigten Debitor totalen, eine mit den Debitor Totalen welche den Mindestbetrag nicht erreicht haben, sowie eine Liste mit den negativen Debitortotalen). Das System erfragt dann ob Gutschriften gebucht werden sollen. Falls dies bejaht wird, werden die entsprechenden Gutschriften profisorisch gebucht, ein Journal gedruckt, sowie die entsprechenden Gutschriftsanzeigen für die Debitoren erstellt. Sollen keine Gutschriften erstellt werden, kehrt die Funktion zum Dialog zurück sodass die Ausgangswerte erneut erfasst werden können bzw. die Funktion ohne Änderung der Daten verlassen werden kann. ACHTUNG, die Funktion schützt Sie NICHT davor die Verarbeitung für den gleichen Zeitraum mehrmals durchzuführen und daduch mehrfach Gutschriften zu erstellen. Objects Zahlungen von Erfassen Sie hier den von Monat der Auswertung. Der Monat muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen. Toleranztage Sie können hier bestimmen wieviele Tage Toleranz das System bei der Prüfung der Skontoberechtigung berücksichtigt. Mindestbetrag Nur Gutschriften welche den hier festgelegten Mindestbetrag überschreiten werden effektiv gebucht. Zahlungen bis Erfassen Sie hier den bis Monat der Auswertung. Der Monat muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen. Die Auswertung erfolgt dann bis und mit dem letzten Tag dieses Monates.

108 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 107 Bonus % Erfassen Sie hier den Bonusprozentsatz mit dem die Gutschriften erstellt werden sollen. Formularliste Erfassen Sie hier das Skontorückvergütungs Listenformular. Vorgeschlagen wird debarvls. Anzahl Listen Erfassen Sie hier die Anzal Skontorückvergütungs Listen welche gedruckt werden sollen. Startbelegnummer Die Funktion erzeugt Gutschriften welche eine eindeutige Belegnummer benötigen. Sie können hier in diesem Feld Zeichen erfassen welche einer automatisch, bei 1 startenden Nummer vorangestellt werden. Das System prüft dann für jede so entstehende Belegnummer dass diese noch nicht existiert. Existiert eine solche Nummer bereits, so wird die Nummer weiter erhöht bis eine freie Nummer gefunden wird. Idealerweise stellen Sie hier also eine Nummer voran welche auf das Geschäftsjahr und den Zeitpunkt der Verarbeitung rücksicht nimmt, also z.b. G01Q3 für "Gutschriften 2001 Quartal3". Aus diesr Nummer erzeugt das System dann beispielsweise G01Q3001 bis G01Q3999. Sollte dieser Bereich überlaufen, so "frisst" das System von links her weitere Stellen auf um wieder Platz für weitere Belege zu erhalten. Im obigen beispiel hätte somit die Gutschrift 1000 folgende Belegnummer G01Q1000. Erwarten Sie sehr viele Gutschriften pro lauf, so empfiehlt es sich also möglichst wenig Zeichen vorzugeben. Formular Protokoll Erfassen Sie hier das Formular welches zum Drucken des Bonusprotokoll verwendet wird. Vorgeschlagen wird debarvpr. Anzahl Protokolle Erfassen Sie hier die Anzal PRotokille welche gedruckt werden sollen. Formular Gutschrift Erfassen Sie hier das Formular welches zum Drucken der Bonusgutschriften verwendet wird. Vorgeschlagen wird debarvgu. Anzahl Gutschriften Erfassen Sie hier die Anzal Gutschriften welche gedruckt werden sollen. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. mit Null-Bonus Positionen Ist diese Option angewählt, so werden Positionen welche keinen Bonus erzeugen auch auf den Gutschriften ausgewiesen. Normalerweise werden diese Positionen unterdrückt. Ohne Vorauszahlungen Falls Sie diese Option wählen werden vorhandene Vorauszahlungen der Debitoren zur bestimmung gemachter Abzüge (Skonti) ignoriert. Option Mit diesem Menü können Sie Optionen der Skontorückvergütung bestimmen.

109 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Rückvergütung - Übersicht In diseem Auswahlfenster werden alle Debitoren aufgelistet welche im Auswertungszeitraum Fakturen bezahlt haben. Abhängig vom Menü "Selektion" werden nur welche aufgeführt die eine Gutschrift erhalten (standard Einstellung), oder auch jene welche unterhalb der Toleranz sind, manuell ausgeschlossen wurden, oder negative Skontosaldi ausweisen. Der Benutzer kann den zustand von Debitoren welche eine Gutschrift erhalten würden so ändern dass keine Gutschrift erzeugt wird. Es ist auch möglich diesen Zustand wieder zu ändern. Debitoren welche jedoch unter den Mindestbetrag fallen, oder gar negative Skontosaldi ausweisen können NICHT so verändert werden dass sie trotzdem eine Gutschrift erhalten würden. Um den Zustand zu ändern, kann die entsprechende Zeile mit der "Ändern" Funktion angetipt werden bzw. Sie können einen doppelklick auf der enstprechenden Zeile ausführen. Dies überführt den aktuellen Debitoren in den jeweilig gegenteiligen Zustand. Objects Customer number The customer number is shown here. Name Hier wird Ihnen der Name des aktuellen Debitors angezeigt. PLZ / Ort Hier wird die Postleitzahl und der Ort des aktuellen Debitors angezeigt. Betrag Skontorückvergütung Hier wird der mögliche Gutschriftsbetrag des Debitors angezeigt. Status In diesem Feld werden die möglichen Stati der Skontrückvergütung angezeit. Mögliche Stati sind: - 'G' mit Gutschrift - 'D' mit Gutschrift, aber unterdrückt - 'O' ohne Gutschrift - 'N' negative Skontorückvergütung

110 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 109 Menu Selektion Mit diesem Menü können die Debitoren welche keine Gutschriften erhalten, aber Zahlungen in der Auswertungsperiode haben betrachtet werden. Skontorückvergütung ohne GU Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, werden auch die Skontorückvertütungen ohne Gutschrift angezeigt. Skontorückvergütung mit neg GU Falls dieses Menü ausgewählt ist, werden auch die Debitoren angezeigt welche einen negativen Skontosaldo ausweisen. Funktion Mit diesem Menü können Sie die verschiendene sowie die Verbuchung der Gutschriften starten.

111 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 110 Listen Drucken Dieses Funktionsmenü startet den Ausdruck der Übersichtslisten. Falls Sie nicht unterschiedliche Drucker für die diversen Listen definiert haben, fordert Sie das Programm vorher noch auf das entsprechende Papier im Drucker einzulegen. Protokoll Drucken Dieses Funktionsmenü startet den Ausdruck des Protokolls. Üblicherweise ist dies nicht notwendig, da der Protokollausdruck automatisch vor jeder verbuchung ebenfalls erfolgt. Sie können aber mit dieser Funktion das Protokoll prüfen welches Sie beim Verbuchen erhalten würden. Falls Sie nicht unterschiedliche Drucker für die verschiedenen Ausdrucke gewählt haben, fordert Sie das Programm vor dem Ausdruck auf das entsprechende Papier im Drucker einzulegen. Gutschriften Drucken Dieses Funktionsmenü startet den Ausdruck der Gutschriften. Üblicherweise ist dies nicht notwendig, da der Gutschriftenausdruck automatisch vor jeder Verbuchung ebenfalls erfolgt. Sie können aber mit dieser Funktion die Gutschriften prüfen welches Sie beim Verbuchen erhalten würden. Falls Sie nicht unterschiedliche Drucker für die verschiedenen Ausdrucke gewählt haben, fordert Sie das Programm vor dem Ausdruck auf das entsprechende Papier im Drucker einzulegen. Verbuchung starten Dieses Funktionsmenü startet uzerst den Ausdruck des Protokolls, dann den Ausdruck der Gutschriftsanzeigen. Im Erfolgsfall erfrägt das Programm ob die Ausdrucke Ok sind. Falls Sie dies bestätigen, erfolgt anschliessend die Verbuchung. Falls Sie nicht unterschiedliche Drucker für die diversen Ausdrucke definiert haben, erfolgt zwischen den Ausdrucken noch die Aufforderung das entsprechende Papier einzulegen.

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115 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Druck Zusammenfassende Meldung Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Ausdruck der "Zusammenfassenden Meldung" (ZM), welche bei in Deutschland ansässigen Unternehmungen dem BfF (Bundesamt für Finanzen) zugestellt werden muss. Damit diese Auswertung richtig funktionieren kann müssen in der Adressverwaltung im Länderstamm die ISO-Länderkürzel der EU Länder korrekt erfasst werden. Folgende ISO-Kürzel müssen für die entsprechenden Länder erfassst sein: BE Belgien DK Daenemark DE Deutschland FI Finnland FR Frankreich EL Griechenland GB Grossbritannien IE Irland IT Italien LU Luxemburg NL Niederlande AT Oesterreich PT Portugal SE Schweden ES Spanien EE Estland LV Lettland LT Litauen MT Malta PL Polen SK Slowakei SI Slowenien CZ Tschechei HU Ungarn CY Zypern Im Menü wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Als Jahr wird das im Unifinanz eingestellte "aktuelle Geschäftsjahr" übernommen. (Beachten Sie: Falls zb. Ihr 1. Quartal vor dem 1. Januar beginnt, müssen Sie das Geschäftsjahr entsprechende anpassen.) Zuerst erfolgt eine Plausibilisierung der benutzten UStId-Nummern (hierzu unten mehr). Falls diese nicht erfolgreich verläuft, wird ein Fehlerprotokoll ausgedruckt. Wenn keine Fehler gefunden wurden, erfolgt der Ausdruck des Deckblattes und der nachfolgenden Zusatzblätter. Wenn Sie eine Berichtigung ausdrucken möchten, wählen Sie den diesbezüglichen Menüpunkt. Es kann mit zwei verschiedenen Druckern gearbeitet werden. Auf dem einen kann der Ausdruck der Liste und auf dem anderen das Fehlerprotokoll ausgedruckt werden. Natürlich kann dafür auch derselbe Drucker benutzt werden. UStId-Plausibilisierungsregeln (laut Bundesamt für Finanzen) Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStId) beginnt mit der Landbezeichnung (zwei Grossbuchstaben), gefolgt von bis zu 12 Stellen (sowohl Ziffern, wie auch Grossbuchstaben). Die einzelnen Länder haben unterschiedliche Regeln, welche nun erläutert werden: Belgien: BEnnnnnnnnn (9 Ziffern) Dänemark: DKnnnnnnnn (8 Ziffern) Deutschland: DEnnnnnnnnn (9 Ziffern) Estland: EEnnnnnnnn (8 Ziffern) Finnland: FInnnnnnnn (8 Ziffern) Frankreich: FR??nnnnnnnnn (ersten beiden Stellen frei, dann 9 Ziffern) Griechenland: ELnnnnnnnnn (9 Ziffern) Grossbritannien: GBnnnnnnnnn[nnn] (9 oder 12 Ziffern) Irland: IE?nnnnncn (1 Stelle frei, an zweitletzter Stelle ein Buchstabe, Länge 8) Italien: ITnnnnnnnnnnn (11 Ziffern) Lettland: LVnnnnnnnnnnn (11 Ziffern) Litauen: LTnnnnnnnnn[nnn] (9 oder 12 Ziffern) Luxemburg: LUnnnnnnnn (8 Ziffern) Malta: MTnnnnnnnn (8 Ziffern) Niederlande: NLnnnnnnnnnBnn (an zehnter Stelle 'B', Länge 12) Österreich: ATUnnnnnnnn (an erster Stelle U, Länge 9)

116 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 115 Polen: PTnnnnnnnnn (9 Ziffern) Schweden: SEnnnnnnnnnn01 (12 Ziffern, am Schluss '01') Slowakei: SKnnnnnnnnnn (10 Ziffern) Slowenien: SInnnnnnnn (8 Ziffern) Spanien: ES?nnnnnnn? (vorne und hinten frei, Länge 9) Tschechei: CZnnnnnnnn[n[n]] (8, 9, oder 10 Ziffern) Ungarn: HUnnnnnnnn (8 Ziffern) Zypern: CY????????? (9 Zeichen) Die Prüfun erfolgt nach folgendem Ablauf: 1) Die ersten zwei Stellen UStId werden untersucht. Entsprechen diese dem ISO Landcode eines der EU Länder erfolgt die weitere Prüfung entsprechend dieser Validierungsregeln. 2) Entsprechen die ersten zwei Stellen NICHT diesen regeln so wird mittels dem Telefoncode des Landrecords der aktuellen Adresse geprüft ob das Land der aktuellen Adresse ein EU Land ist oder nicht. Handelt es sich um ein EU Land liegt mit grösster Wahrscheinlichkeit ein Fehler vor. Die entsprechende Plausibilisierung wird dann durchgeführt, und ein Eintrag in der Fehlerliste erzeugt. Objects Zeitraum Wählen Sie in diesem Menü aus, für welchen Zeitraum (1. Quartal, 2. Quartal, 3. Quartal, 4. Quartal oder Kalenderjahr) die "Zusammenfassende Meldung" ausgedruckt werden soll. Zudem geben Sie bitte im Dialog noch das entsprechende Jahr ein. Zeitraum 1. Quartal berücksichtigt die Daten des ersten Quartals des angegebenen Jahres. Zeitraum 2. Quartal berücksichtigt die Daten des zweiten Quartals des angegebenen Jahres.

117 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 116 Zeitraum 3. Quartal berücksichtigt die Daten des dritten Quartals des angegebenen Jahres. Zeitraum 4. Quartal berücksichtigt die Daten des vierten Quartals des angegebenen Jahres. Zeitraum Kalenderjahr berücksichtigt die Daten des angegebenen Kalenderjahres. Berichtigung drucken Wenn eine abgegebene ZM unrichtig oder fehlerhaft war, können Sie hiermit eine Berichtigung ausdrucken. Druckformular Fehlerprotokoll Tragen Sie hier den Namen des Druckformulars für das "Fehlerprotokoll" ein (Vorgabe ist "debazuer") Quantity Here you enter the number of copies to be printed. Defaultvalue is 1. Druckformular ZM Tragen Sie hier den Namen des Druckformulars für die "Zusammenfassende Meldung" ein (Vorgabe ist "debazume") Quantity Here you enter the number of copies to be printed. Defaultvalue is 1. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Währungscode Euro Wählen Sie hier den Währungscode für die Euro-Währung. Allfälliger 2. Währungscode Wählen Sie hier, falls Sie mit mehreren Währungscodes arbeiten, eine weitere Währung. Dieses Feld ist nur für Firmen aktiv, deren Basiswährung (Firmenwährung) nicht dem Euro entspricht. Eingabe 2. Währungscode aktivieren Ist diese Option aktiv, so kann neben dem Euro-Währungscode eine weitere Währung erfasst werden.

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120 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Aussenwirtschafsverordnung Mit dieser Funktion können Sie die Liste "Aussenwirtschaftsverordnung" für die Debitoren drucken. Pro Periode wird eine Zusammenstellung der Debitorensaldi, gegliedert nach Land, erstellt. Die auszuwertenden Perioden können Sie in der Eingabemaske bestimmen. Berücksichtigt werden nur ausländische Debitoren. Damit das Programm einwandfrei feststellen kann, ob es sich um einen in- oder ausländischen Debitor handelt, wird der ISO-Code des Landes aus der Adresse des Firmenmandates mit dem ISO-Code des Landes aus der Debitorenadresse verglichen. Stimmen die ISO- Code überein, gilt der Debitor als inländisch und wird übergangen. Da die Adressdaten des Firmenmandates nicht am selben Ort wie die der Debitoren angelegt werden, ist unbedingt darauf zu achten, dass die ISO- Codes korrekt eingegeben sind. Die Debitorensaldi werden in der Basiswährung des Mandates angezeigt. Falls der Debitor in einer Fremdwährung geführt wird, wird deren Kurzbezeichnung hinter dem Betrag angedruckt. Objects Option Als Option steht Ihnen die Unterdrückung aller Debitoren, deren Saldo 0.00 beträgt, zur Verfügung. Balance not zero With this option selected customers with a zero balance will not be printed. von Periode Tragen Sie hier die erste Periode ein, für welche eine Liste erstellt werden soll. Formular Tragen Sie hier den Namen des Druckformulars ein. Vorgabe ist: debauass. Quantity Here you can decide the number of printouts. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here.

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122 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Saldobestätigung Drucken der Saldobestätigung. Objects Datum per Geben Sie hier das Datum ein, per dem die Saldobestätigung erstellt werden soll. Wirtschaftsprüfer Tragen Sie hier Ihren Wirtschaftsprüfer ein. Customer from If you do not want to select customers with an address selection you can enter here the starting customer number from which you want to print. If you do not determine an address selection nor "Customers" nor "Individual" all customers will be printed. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben. Customer to If you do not want to select customers through an address selection, you can enter here the last customer number up to which you want the customers in the printout. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key.

123 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print 122 Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Formular Falls mehrere Formulare vorhanden sind, kann hier das gewünschte Formular gewält werden. Default ist debasabe Quantity Here you can decide the number of printouts. Address selection With the "INFO" key you reach the address selection. You can select any addresses which will then be printed. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Reference identification The chosen identification of the selection is displayed in this field.

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125 UNIFINANZ - Accounts receivable - Print Drucken ESR Mit dieser Funktion können Sie Einzahlungsscheine drucken. Objects Customer number from Enter here the "from" customer number for the area to be printed. You can branch out to a display/selection window. Individual If you want to print individual customers you can enter them with their numbers in the corresponding fields or select them with the "INFO" key. Form The form can be changed. The default value is: deacsdrk. Quantity Here you can decide the number of printouts. Printeridentification The exact printer-model-identification is displayed here. Customer number to Enter here the customer number "to" for the area to be printed. You can branch out to a display/selection window. Druckernummer Hier wird die Nummer des Druckers angezeigt, den Sie für den Ausdruck gewählt haben.

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127 UNIFINANZ - Accounts receivable - Utilities Utilities 4.1 Reorganisation customers This help program reorganises the Accounts Receivable. The following tasks will be attended to: - The customer items will be checked for their physically correct state (concatenated items). - Locked entries will be released. - All cumulative counters of customers will be deleted and recalculated. - As an option the entry into general ledger will be checked and corrected if necessary. If the items are physically not OK, the reorganisation process will be canceled. In this case the data security has to be rolledback. Please note that with a correction in general ledger, the journals have to be reprinted from the oldest journal which had to be corrected. Usually the reorganisation becomes necessary if you receive error indications in entries. Since customer entries always are entered in the most current journal of the general ledger a reprint should normally not become necessary. Objects Really reorganise customers? Confirm with "Y" if you really want to reorganise the customers accounts, otherwise leave the field with the function "CANCEL". Menu Option With this function menu you control if corrections will take place in general ledger or not. Correct general ledger With this action menu selected all entries into general ledger will be checked and corrected if necessary. The entries will be corrected in the general ledger journals which contain the original entry. For this reason the unchanged general ledger journals must be reprinted. The function informs you at the end of the process about the oldest journal which has been changed. Indiv./collect. general With this action menu you can adjust the entry into the general ledger afterwards to the entry type used at a particular time. If you worked with individual entries up to now but want to use collective entries from now on, all inividual entries into the general ledger will be deleted and replaced with collective entries (or viceversa). ATTENTION! This option relates to ALL business years. If you entered one business year collective and another one individual, the change will cause all business years to either keep collective or individual entries only.

128 UNIFINANZ - Accounts receivable - Utilities 127 Collective account general The debtor collective account can only be modified if the customer balance is zero. If you made a mistake in the customer collective account with an entry, you can modify the collective account retroactive with this option. Please note that "Reorganising customers" relates to all business years. The modification takes place in ALL business years. Tax account of payments This option places the tax account, which is entered at the time on that particular tax code, for collected tax entries. This option should only be selected on special advice from the hotline! Automatic balance correction With this action menu selected referenced entry blocks containing a balance smaller than 0.05 will automatically be rounded until no balance exists anymore.

129 UNIFINANZ - Accounts receivable - Utilities Buchungen entsperren Diese Funktion ermöglicht Ihnen das "entsperren" von gesperrten Buchungssätzen. Beim Erfassen, bzw. Modifizieren von Buchungen werden diese jeweils für den Zugriff von anderen Benutzern gesperrt. Um Datenkonflikte zu vermeiden, kann eine Buchung also jeweils immer nur von EINER Person gleichzeitig bearbeitet werden. Bei Programmabstürzen kann es vorkommen, dass solch eine Buchung auf dem Status "gesperrt" verbleibt. Um nicht jedes mal die Reorganisation starten zu müssen (zeitintensiv), kann mit Hilfe dieser Funktion eine Buchung schnell und leicht wieder "entsperrt" werden. Bitte beachten Sie dabei, dass der entsprechende User aus sämtlichen Debitoren (bzw. Kreditoren)-Funktionen ausgestiegen ist und sich auch in der Loginkontrolle von diesem User keine DE (bzw. KR)-Einträge mehr befinden. Ansonsten kann ein gesperrter Buchungssatz nicht wieder geöffnet werden. Objects Customer number Enter the customer number here.

130 UNIFINANZ - Accounts receivable - Utilities Enter PPSR data carriers With this function PPSR payments can be entered into the debtor accounts of the current company. For that you select one of the listed PPSR orders (date and time correspond with the time you have transfered the data carrier to the computer) after you entered the fields "Form" and "Quantity". Following that all data records will be recorded and it will be checked whether the payments can be entered. On the printed list you can check, in the column "Status", the result of the check-up for every payment. Entries not concerning the current company will be marked accordingly. After the printout a dialog box will appear asking whether the error free payments will be entered. If you enter, all payments of the current company in the selected order will be deleted. If no payments for another company exist then the order will too cease to exist afterwards. For a successful entry the following requirements are necessary: 1. In the money transfer service list a PPSR money transfer service with the correct subscriber number and reference number identification must be entered. Based on the reference number identification the company number, the debtor number and the invoice sorting number of the current existing order will be deducted. 2. The general ledger contra account defined in the money transfer definition must be existing and open for an entry if the company keeps general ledger. 3. The customer defined by the reference number definition must be entered and active for entries. 4. If the invoice defined by the reference number definition is entered definitely but not balanced (paid) yet, then the payment will be allocated to it. If no corresponding invoice can be found, a prepayment will be entered. 5. The payment may not be bigger than the invoiced amount plus partial payments, if any. An invoice will be balanced if the amount paid minus partial payments (if any) minus discount (if applicable) minus "Maximum payment difference" (refer to "Company annex customers) reaches or exceeds it, but not if it exceeds the invoice amount minus possible partial payments. If the payment does not balance the invoice, a partial payment (amount too small) or a prepayment (amount too large) will be created. Faulty payments will be ignored during entering and will afterwards be removed from the order. Therefore they have to be entered manually. Please note too that PTT differentiates between 21! different payment entries (Transactions) and two so-called total records. It mainly concerns always payments, reversal of payments and optional following corrections (which therfore have to be treated like payments). Reversals can be created in the PTT organisation by not (or error) reading PPSR notes. They will only be accepted as such if they follow directly the payments to be reversed (deleted). All other possibly existing reversals cannot be considered anymore because the created payments were definitive and in case of balancing the paid invoices will be referenced. The total record informs about the number of transactions, the paying in taxes as well as the fees for after processing (rejects). More detailed information is contained in the "PPSR handbook 'Process for paying-in-slip with reference number'" which is available from PTT free of charge.

131 UNIFINANZ - Accounts receivable - Utilities 130 Objects Order This column shows the order identification for PPSR orders. File The data filename of the PPSR file is shown here. Label For your information the floppy disk label of the PPSR floppy disk is shown here. Date The date per existing order is shown here. The PTT allocates a date and the time of the data carrier preparation to every order. This time stamp allows to keep various orders for the same company separated from each other. Time The time per existing order is shown here. The PTT allocates a date and the time of the data carrier preparation to each order. This time stamp allows to keep various orders for the same company separated from each other. Form Define the form to be used for the printout of the order protocol in this field. Proposed, is the form "debavepr". Quantity Define the number of issues of the order protocol in this field. Printer number The number of the printer you selected for printing the order protocol is shown here.

132 UNIFINANZ - Accounts receivable - Utilities 131 Printer identification The identification of the printer you selected for printing the order protocol is shown here. Menu Option With this function menu you select if you want to enter the PPSR payments provisional or definitive. Provisional With this action menu selected, PPSR payments will be entered provisionally. ATTENTION! The processed entries of the floppy disk order will be deleted in any case! Therefore you have to enter provisionally entered PPSR payments definitive with the payment journal or with the invoice/payment registration program. Definitive With this action menu selected the PPSR entries will be definitely entered and balanced items will be out referenced. The processed entries of the diskette order will be deleted. Printerselection With this function you reach the printermanagement. There you can read in a selectionwindow all printers configurated in the system. You can now select the chosen printer for the printout.

133 UNIFINANZ - Accounts receivable - Utilities VESR Aufträge suchen Informationsfenster, welches darauf hinweist, dass das Programm gerade damit beschäftigt ist, die VESR- Aufträge zu suchen.