Zero TM. Unternehmenstransformation durch Social Collaboration. Jochen Gemke Atos Deutschland. Zusammenarbeit 2.0 Evangelische Akademie Tutzing

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1 Zero TM Unternehmenstransformation durch Social Collaboration Atos Deutschland Zusammenarbeit 2.0 Evangelische Akademie Tutzing 23. Juni

2 2

3 prägt unseren Arbeitsalltag Anlass zum Handeln Erhaltene s pro Tag Auswirkungen Tägliche Zeit für s steuert den Tagesablauf 7% weniger als 1 Stunde 17% zwischen 1 und 1,5 Stunden Unproduktivität 20% zwischen 1,5 und 2 Stunden 33% zwischen 2 und 3 Stunden Ich bekomme zu viele s 23% mehr als 3 h Stunden s stören mich in meinem Arbeitsfluss Ich verbringe zu viel Zeit die -Flut zu steuern Kollegiale Spannungen 0% 20% 40% 60% 80% 100% Stimme voll zu Stimme nicht zu Stimme zu Stimme absolut nicht zu Quelle Atos-eigene Erhebung, 2011 weitere? 3

4 Atos ist auf dem Weg, bis Ende 2013 eine Zero TM Company zu werden Wir produzieren riesige Datenmengen, die unsere Arbeitsumgebung buchstäblich überwuchern und auch im privaten Bereich bereits Überhand nehmen. Daher versuchen wir bei Atos auf Input jetzt, von eine Jochen Kehrtwende warten einzuleiten. Ähnliches geschah nach der industriellen Revolution, als Unternehmen erste Maßnahmen im Kampf gegen die Umweltverschmutzung trafen. Unser Ziel ist es, innerhalb von drei Jahren ein -freies Unternehmen zu werden. Thierry Breton CEO, Atos, February 7 th

5 Schritt 1: Weniger ist mehr! Overload Etikette beherzigen 5

6 Etikette beherzigen Das alltägliche Ärgernis Chats mittels Einzellern Ich habe dir eben eine Mail geschrieben, hast du die noch nicht gelesen? Zahlreiche Anhänge mit kryptischen Dateinamen Endlose -Ketten Und weshalb bekomme ich diese? Grundverhalten Asynchrone Kommunikation Respektieren der Arbeitszeiten Team- / Unternehmensregeln Anhänge und Status Sparsam mit Anhängen sein Anhänge richtig betiteln Abwesenheitsfunktion verwenden Etikette Adressaten Allen Antworten vermeiden Verteiler mit Bedacht wählen BCC nicht, CC kaum verwenden Inhalt Betreff muss aussagekräftig sein Inhalt kurz und prägnant Freundlich sein 6

7 Schritt 2: effizienter managen Overload Etikette beherzigen effizienter managen 7

8 -Postfach effizienter managen Herausforderungen Steigende Flut und Intransparenz Hoher Grad der Ablenkung Verwendung der -Ordner als Dokumentenablage Eigentlich müsste ich die doch hier abgelegt haben Soll ich das aufheben? Darf ich das löschen? Bearbeitung Nur ein mal anfassen Inbox Management Filtern und Sortieren: Empty Inbox als führendes Prinzip (abgeleitet aus GTD) 1) Alternativ: Threading und Volltextsuche 1) Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen 8

9 Schritt 3: Workflows / Prozesse optimieren Overload Etikette beherzigen effizienter managen Workflows / Prozesse optimieren 9

10 Probleme Viele Geschäftsprozesse stützen sich auf dem -System ab Geschäftsprozesse Vorgangs- Bearbeitung durch - Konversation Dokumenten- Bearbeitung im Team per - Austausch Benachrichtigungen aus Anwendungs- Systemen stoßen Aktivitäten an Informations- Bereitstellung über Newsletter Genehmigungsworkflows über pdf-anhänge abgebildet -System als Dokumenten- Archiv Wechselnde Adressaten schneiden den Informationsfluss ab Nachvollziehbarkeit des Vorgangs schwierig Keine eindeutige Versionierung Gefahr der redundanten Bearbeitung / Intransparenz über Status Erreichbarkeit der Team- Mitgliedern ist erfolgskritisch Workflow mit Systembruch (Weblink führt i.d.r. dann wieder in die Applikation zurück) Status- Reporting ist erschwert Anwender müssen sich ihre Tasks im Posteingang zusammensuchen Schlecht gepflegte Mail- Verteiler (an Rolle geknüpft?) Posteingang wird zum Pseudo- Informationsportal (Newsletter etc.) Unterzeichnung von Anträgen, Verträgen etc. oft mittels Medienbruch (Drucken, Scannen) Langzeit- Aufbewahrung von Dokumenten und verteilten Dateien oft nicht Compliancekonform 10

11 Zur Zielerreichung brauchen wir einen zweistufigen Wandel Etikette beherzigen effizienter managen Prozesse optimieren? Wenige s senden Richtig formulieren An die richtigen Adressaten versenden Filtern Sortieren Bearbeiten Ablegen - Bearbeitungszeiten Elektr. Workflows verwenden Kein Papier verschicken Keine Notifications Soweit so gut, aber wie erreichen wir die Null? 16 Mögliche Zeitersparnis durch richtige Verwendung und Mgmt. der (Stunden je Mitarbeiter und Woche) wöchtl. E- Mail Zeit ~4-6 Etikette ~2-3 Mgmt. ~2-4 Prozess- Optimierung Nach einer Studie der Loughborough University und Atos Erfahrungswerten ca Ziel 11

12 Schritt 4: Bessere Alternativen nutzen Overload Etikette beherzigen Bessere Alternativen anbieten Workflows / Prozesse optimieren effizienter managen 12

13 Für die neue Generation der Digital Natives ist Zusammenarbeit schon sozial Eine neue Generation steht bereit, sie wird im Personal dominieren rund 40% sind zwischen Jahre alt Sie benutzt neue Werkzeuge, ist stärker vernetzt, öfter, an mehr Orten 61% aller Nutzer von sozialer Software sind zwischen 18 und 45 Jahre alt Sie sind jetzt da und ihr Einfluss auf das Geschäft wächst Die neue Generation kommuniziert zu Hause anders und erwartet das gleiche bei der Arbeit: nur 11% der 13 bis 19 Jährigen nutzen, um mit Freunden zu kommunizieren. Man braucht Kommunikationswege für die neue Generation, um Talente anzuziehen und zu halten. Sind die Werkzeuge bei der Arbeit nicht zugänglich, finden Mitarbeiter einen Weg, um Zugang zu erhalten. 13

14 Isolierte Tools werden in eine integrierte Plattform überführt Typische Verwendung Dokumententransfer Archivierung Silo-Tools als Alternativen Electronic Content Management Tools Integriert ESN 1) als Basis Prozessimplementierung Workflow-Tools, Business Appl. (z.b. CRM System) Chats, virtuelle Dialoge Instant Messaging, Web Conferencing, Voice Management-Tool Workflow- / Reporting-Tools Informationen verteilen 1) ESN = Enterprise Social Network; Produkte exemplarisch Intranet, RSS Feeds MS Outlook für u.a. externe Mails 14

15 ESN vereinfacht bspw. die kollaborative Dokumentenbearbeitung Collaboration Social Collaboration ESN ESN = Enterprise Social Network 15

16 Schritt 5: Anders kommunizieren, kollaborieren, arbeiten Anders kommunizieren, kollaborieren, arbeiten Etikette beherzigen Bessere Alternativen anbieten Workflows / Prozesse optimieren effizienter managen 16

17 Wie Atos Soziale Zusammenarbeit einführt: Unser Weg zu Zero TM 1. Prozesse in Tools abbilden und optimieren 3. KPI Messen und optimieren von 2. Enterprise Social Network (ESN) Installieren und -freie Bereiche einführen 4. Change und Kommunikation 17

18 Nicht das Tool, sondern der Cultural Change steht für Atos im Fokus Change Management Die Zero Story Communities Management Roll-out des ESN GBU SPOC Global Communities Manager Botschafter Local Communities Managers Champions Key-Users in Communities Communities Leaders Etikette Mehrwert der Nutzung von ESN Social Collaboration Strategy ESN & Governance Unterstützung durch Communities-Management 18

19 Zero unsere Erfahrungen Anders kommunizieren, kollaborieren, arbeiten Etikette beherzigen Bessere Alternativen anbieten Workflows / Prozesse optimieren effizienter managen 19

20 Enterprise 2.0 Social Business Collaboration lebt von Vernetzung Standort A Unternehmensinterne Collaboration Standort B Consulting Sales share Max Mein persönliches Profil share Sales Consulting Meine Expertise PM Engineer Mein internes Netzwerk Mein externes Netzwerk Engineer Management Meine Daten & Informationen Externe Collaboration Business Partner Effiziente und zielorientierte Kommunikation Überwinden hierarchischer Strukturen Virtuelle standort-übergreifende Collaboration Interne und externe Expertennetzwerke Selbstorganisierend und flexibel Nutzung und Unterstützung von Communities 20

21 3 Jahre nach der Ankündigung Thierry Breton (Atos CEO & Chairman) Feb 2014 : A great example of our people working together to achieve our business goals is our Zero program. Since we announced our ambition three years ago, we have collectively reduced internal s by 60% and have improved global collaboration 20 times! In this new emerging collaborative world we have taken the lead. Feb 2011 Feb internal s sent / employee / week (20 per day) s -60% 40 internal s sent / employee / week (8 per day) messages / month on Yammer Wiki users with comments /month 10 sessions / employee / month for IM & calls on OCS Collaboration X bluekiwi collaborative contributions / month bluekiwi pages viewed /month bluekiwi communities Sharepoint pages views / day 90 sessions / employee / month for IM, calls & videos on Lync 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Zero Unternehmenstransformation durch Social Collaboration, Atos Deutschland 22

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