SAP BusinessObjects Business Intelligence Dokumentversion: 4.1 Support Package Benutzerhandbuch für SAP BusinessObjects Live Office

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1 SAP BusinessObjects Business Intelligence Dokumentversion: 4.1 Support Package Benutzerhandbuch für SAP BusinessObjects Live Office

2 Inhalt 1 Informationen zu diesem Dokument Zielgruppe dieses Dokuments Änderungen am Dokument Erste Schritte mit Live Office Live Office-Inhalte...6 Live Office-Begriffe....7 Live Office-Objekttypen Verbinden mit der BI-Plattform Aktualisieren von Inhalten aus früheren Versionen Aktualisieren von Inhalt aus früheren Live-Office-Versionen Live-Office-Multifunktionsleistenmenü Live Office-Bereich Live Office-Kontextmenü Festlegen von Live Office-Optionen...14 Festlegen von allgemeinen Optionen Festlegen von Ansichtsoptionen Festlegen von BI-Plattform-Optionen Festlegen von Optionen für den Live-Office-Assistenten Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten Einfügen von Crystal Reports-Inhalten Starten des Live Office-Einfügeassistenten Einfügeassistent: Dokument auswählen Einfügeassistent: Parameterwerte angeben...21 Einfügeassistent: Daten auswählen Einfügeassistent: Filter festlegen Einfügeassistent: Zusammenfassung Ändern von Crystal Reports-Inhalten Hinzufügen von benutzerdefinierten Inhalten zu Live Office-Objekten Bearbeiten von Feldern Ändern von Filtern Zugreifen auf gesicherte Datenbanken Arbeiten mit Web Intelligence-Inhalten Einfügen von Web Intelligence-Inhalt Starten des Live-Office-Einfügeassistenten Einfügeassistent: Dokument auswählen vorbehalten. Inhalt

3 Einfügen assistentenspezifischer Schlüsseldatumsangaben Einfügeassistent: Abfragekontexte angeben Einfügeassistent: Aufforderungswerte angeben Einfügeassistent: Daten auswählen Einfügeassistent: Zusammenfassung Ändern von Schlüsseldatumswerten Hinzufügen weiterer Web Intelligence-Berichtbestandteile Arbeiten mit Abfragen Einfügen von Abfragen Starten des Live Office-Einfügeassistenten Einfügeassistent: Universum auswählen Einfügeassistent: Abfrage festlegen Einfügeassistent: Abfragekontext angeben Einfügeassistent: Eingabeaufforderungswerte angeben Einfügeassistent: Zusammenfassung Ändern von Abfragen So ändern Sie eine Abfragedefinition Ändern des Abfragekontexts Ändern von Schlüsseldatumswerten in Abfragen Verwenden des Live Office-Bereichs Allgemeine Informationen zum Live Office-Bereich Durchsuchen des Repositorys von SAP BusinessObjects Business Intelligence Verwenden von Favoriten des Live Office-Assistenten Anzeigen von Live Office-Favoriten Durchsuchen von Live Office-Favoriten Löschen von Live Office-Favoriten Umbenennen von Live Office-Favoriten Anzeigen verwandter Objekte Anzeigen verwandter Objekte Einfügen von Dokumenten in -Nachrichten Einfügen von Dokumentverknüpfungen...54 Einfügen von Dokumenten in Live Office-Objekte Verknüpfen von Objekten mit Outlook-Aktivitäten Vorgeschlagene Dokumente Zugreifen auf vorgeschlagene Dokumente Senden von Excel-Daten an SAP BusinessObjects Explorer Arbeiten mit Live Office-Objekten Regenerieren von in Objekten verwendeten Daten Manuelles Regenerieren von Live Office-Objekten Inhalt vorbehalten. 3

4 Konfigurieren von Optionen zur Datenregenerierung Ändern von Live Office-Objekteigenschaften Konfigurieren von Objekteigenschaften Verbinden mit einem anderen System Ändern von Eingabeaufforderungs- und Parametereinstellungen Veröffentlichen von Dateien in SAP BusinessObjects Business Intelligence Veröffentlichen von Office-Dokumenten Anzeigen veröffentlichter Dokumente Kopieren von Live Office-Objekten Kopieren von Live-Office-Objekten ohne Datenkonnektivität Lokales Speichern von Live Office-Daten Öffnen lokaler Dokumente ohne Datenkonnektivität Hinzufügen von Sicherheit zu Dokumenten Verbergen von Daten in Dokumenten Fehlerbehebung in Live Office Aktivieren der Protokollierung für Live Office Konfigurieren der Protokollierung für Live Office Beispiele für Live Office-Protokolldateien Fehlerbehebung in Live Office-Komponenten Live-Office-Menü fehlt Objektregenerierung fehlgeschlagen Objektsortier- und Filtereinstellungen fehlen nach der Regenerierung Zugriff auf Universum verweigert...75 Größenbeschränkungen für Live Office-Objekte Referenz Abwärtskompatibilität Nicht unterstützte Funktionen vorbehalten. Inhalt

5 1 Informationen zu diesem Dokument Willkommen beim. Mit Live Office können Sie Geschäftsinformationen abrufen, Abfragen erstellen, Berechnungen durchführen und Antworten auf Geschäftsfragen freigeben, ohne komplexe Datenbanksprachen und -strukturen verstehen zu müssen. Darüber hinaus können Sie aktuelle Daten aus SAP Crystal Reports oder Web Intelligence in Microsoft -Office-Dokumente, -Arbeitsblätter, - s und -Präsentationen einbetten. Dieses Handbuch enthält umfassende Informationen und Verfahren, mit deren Hilfe Sie die folgenden Geschäftsaufgaben aus der Microsoft Office-Anwendungsumgebung heraus ausführen können: Abfragen und Zusammenfassungsberichte auf der Grundlage von in SAP BusinessObjects Business Intelligence gespeicherten Echtzeitinformationen erstellen. Vorhandene Abfragen und Berichtsobjekte anzeigen, ändern und regenerieren. Ergebnisse sicher für Kollegen über das Web oder das Intranet freigeben. 1.1 Zielgruppe dieses Dokuments Dieses Dokument richtet sich an geschäftliche Benutzer von Microsoft-Office-Anwendungen, die Daten von SAP BusinessObjects Business Intelligence in der Microsoft-Office-Anwendungsumgebung verwenden möchten. Gute Kenntnisse in Microsoft Office Excel, Word, Outlook und PowerPoint sowie Grundkenntnisse im Umgang mit der BI-Plattform werden vorausgesetzt. 1.2 Änderungen am Dokument Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über die wichtigsten Änderungen: Version Datum Beschreibung SAP BusinessObjects 4.1 Januar 2013 Erste Veröffentlichung dieses Dokuments. SAP BusinessObjects 4.1 SP1 August 2013 Aktualisiert für SAP BusinessObjects 4.1 SP1. SAP BusinessObjects 4.1 SP2 November 2013 Abschnitt Erste Schritte mit Live Office [Seite 6] wurde aktualisiert. SAP BusinessObjects 4.1 SP2 November 2014 Microsoft-Office-Versionsinformationen wurden entfernt. Informationen zu den unterstützten Versionen finden Sie in der Product Availability Matrix auf dem Service Marketplace. Informationen zu diesem Dokument vorbehalten. 5

6 2 Erste Schritte mit Live Office SAP BusinessObjects Live Office (Live Office) ist ein Addon für Microsoft-Office-Anwendungen, das den Zugriff auf aktuelle Informationen ermöglicht, die in SAP BusinessObjects Business Intelligence gespeichert sind. Mit Live Office können Sie Inhalt aus Web Intelligence, Crystal Reports und Universumsabfragen in Microsoft Office-Dokumente (PowerPoint, Word, Excel oder Outlook) einfügen. Beim Einfügen eines Objekts wird außerdem ein Verweis auf den Speicherort in SAP BusinessObjects Business Intelligence eingefügt. Wenn Sie das Dokument später mit der Microsoft Office-Anwendung öffnen, können Sie die Objekte regenerieren und die aktuellen Daten im Dokument anzeigen. Diese Version der Software unterstützt nur Crystal-Reports-Berichtbestandteile auf der Basis von älteren Universen (UNV-Universen). In dieser Version von Live Office wird SAP Crystal Reports für Enterprise nicht unterstützt. Diese Version der Software unterstützt ältere Universen (UNV-Universen), die mit dem Universe-Design-Tool erstellt wurden, sowie UNX-Universen, die auf relationalen Verbindungen basierend mit dem Information- Design-Tool erstellt wurden. Web-Intelligence-Dokumente, die auf diesen Universen basieren, werden auch unterstützt. UNX-Universen auf der Basis von direktem Zugriff auf BEx Querys werden NICHT durch den Abfrageeditor unterstützt. UNX-Universen, die auf der Grundlage von OLAP-Verbindungen erstellt wurden, werden vom Abfrageeditor ausschließlich für Microsoft Analysis Services unterstützt. Web-Intelligence-Dokumente auf der Basis von direktem Zugriff auf BEx Querys werden NICHT unterstützt. Web-Intelligence-Dokumente auf der Basis von UNX-Universen, die auf OLAP-Verbindungen basieren, werden ausschließlich für Microsoft Analysis Services unterstützt. Zur Verwendung von Live Office müssen Sie eine Verbindung mit der BI-Plattform herstellen und auf die Daten im System zugreifen können. Wenn Sie nicht über die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf die Daten verfügen, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. 2.1 Live Office-Inhalte Bevor Sie beginnen, mit Crystal Reports- oder Web Intelligence-Inhalten in Live Office zu arbeiten, sollten Sie verstehen, wie Live Office-Inhalte funktionieren. 6 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office

7 Weitere Informationen Live Office-Begriffe [Seite 7] Live Office-Objekttypen [Seite 9] Live Office-Begriffe Um zu verstehen, wie Sie Ihre geschäftskritischen Fragen mit Live Office-Daten beantworten können, sollten Sie mit nachfolgenden Schlüsselbegriffen vertraut sein: Berichtsobjekte Ein Bericht ist ein von Ihnen erstelltes Dokument, das Ihre Daten in Form von Tabellen, Diagrammen und Grafiken enthält. Über ein Berichtsobjekt werden die Daten für den Bericht bereitgestellt. In Live Office arbeiten Sie mit Berichtsobjekten, da diese mit den neuesten Inhalten verknüpft sind, die in den Datenbanken gespeichert sind. Wenn ein Bericht mit Crystal Reports oder dem Web Intelligence-Designer erstellt wird, können die enthaltenen Informationen aus mehreren Datenbanken stammen. Das Berichtsobjekt gibt Daten aus der oder den zugrunde liegenden Datenquellen zurück, entweder auf Abruf aus der Datenbank oder in Abhängigkeit von den ausgewählten Regenerierungsoptionen. Berichtsinstanzen Bei einer Berichtsinstanz handelt es sich um eine Version des Berichtsobjekts, die von SAP BusinessObjects Business Intelligence erstellt wird, wenn Benutzer das Quelldokument ändern oder Berichte zeitgesteuert verarbeiten. Jede Instanz enthält Daten, die zum Zeitpunkt der Verarbeitung des Quellberichts aktuell sind. Im Wesentlichen handelt es sich bei einer Berichtsinstanz um ein Berichtsobjekt, das Berichtsdaten aus einer oder mehreren Datenbanken enthält. Berichtsobjekte sind in der Regel so konzipiert, dass Benutzer mehrere Instanzen mit abweichenden Merkmalen zeitgesteuert verarbeiten können. Wenn Benutzer ein Berichtsobjekt mit Parametern ausführen, können sie beispielsweise eine Instanz zeitgesteuert verarbeiten, die Berichtsdaten einer bestimmten Abteilung enthält, und eine andere, die Daten einer anderen Abteilung enthält. Dies ist möglich, obwohl beide Instanzen ihren Ursprung im selben Berichtsobjekt haben. Berichtbestandteile Berichtbestandteile sind Bereiche eines Berichts, die isoliert vom Rest der Berichtsseite angezeigt werden. Genauer ausgedrückt sind Berichtbestandteile Objekte, die Hyperlinks verwenden, um von einem Quellberichtsobjekt auf ein Live Office-Zielobjekt zu verweisen. Berichtbestandteile enthalten Objekte wie Text oder Diagramme. Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 7

8 Parameter In Crystal Reports ist ein Parameter eine Frage, die Sie beantworten, bevor Sie einen Bericht erstellen. Durch die von Ihnen eingegebenen Informationen bzw. die Art der Antwort wird festgelegt, welche Informationen im Bericht angezeigt werden. So könnte ein Parameter in einem von Vertriebsmitarbeitern verwendeten Bericht nach einer Vertriebsregion fragen. Anschließend würde dieser Bericht die Ergebnisse für die angegebene Region ausgeben, anstatt die Ergebnisse für alle Regionen zu liefern. Parameter sind vergleichbar mit Web Intelligence- Eingabeaufforderungen. Parameter können obligatorisch oder optional sein. Eingabeaufforderungen In Web Intelligence ist eine Eingabeaufforderung ein dynamischer Filter, durch den bei jedem Regenerieren der Berichtsdaten eine Frage angezeigt wird. Sie beantworten Eingabeaufforderungen, indem Sie vor dem Regenerieren der Daten die Werte eingeben oder auswählen, die Sie anzeigen möchten. Eingabeaufforderungen sind vergleichbar mit Crystal Reports-Parametern. Eingabeaufforderungen können obligatorisch oder optional sein. Universum Ein Universum ist die Abstraktion einer Datenbank, bei der Daten für Geschäftsbenutzer in allgemein verständlicher Form präsentiert werden. Universen sind Zusammenstellungen von Datenobjekten, die die einer Datenbank verfügbaren Informationen repräsentieren. Geschäftsbenutzer von Web Intelligence und Crystal Reports können eine Verbindung zu einem Universum aufbauen und darüber Abfragen in einer Datenbank ausführen. So kann eine Datenbank beispielsweise ein Universum für Umsatzdaten und ein anderes für Kundendienstdaten enthalten. Benutzer können unter Verwendung der Objekte im Universum Datenanalysen ausführen und Berichte erstellen, ohne dass sie die zugrunde liegenden Datenstrukturen in der Datenbank sehen bzw. Kenntnisse darüber besitzen müssen. Universen werden von Universumdesign-Experten erstellt. Kontext Ein Universumkontext gibt an, welche Art von Geschäftsfragen durch dieselben Universumobjekte beantwortet werden. So könnte ein Universum für Umsatzdaten einen Kontext für Filialumsätze und einen anderen Kontext für Partnerumsätze enthalten. Da Kontexte eventuell Objekte gemeinsam verwenden, die im selben Universum vorhanden sind, können Sie durch Angabe eines Universumkontextes dafür sorgen, dass Ihre Abfrage die richtigen Daten abruft. Beispiel: Daten zu Ausgaben vom Spesenkonto eines Mitarbeiters sind in derselben Datenbank gespeichert wie Ausgaben für die Vermarktung eines Produkts. Wenn Sie den richtigen Universumkontext wählen, werden die entsprechenden Spesen abgerufen. Achten Sie also beim Auswählen eines Universums darauf, dass eventuell mehrere Universumkontexte zur Wahl stehen. 8 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office

9 Kontexte werden vom Systemadministrator definiert Live Office-Objekttypen Live Office unterstützt drei Datenobjekttypen: Crystal Reports, Web Intelligence und Universumsabfragen. In der folgenden Tabelle ist für die einzelnen Datentypen angegeben, ob Live Office Felder und Berichtsteile (z.b. Diagramme und Text) unterstützt. Eingebettete Crystal Reports-Unterberichte werden nicht unterstüzt. Tabelle 1: Live Office-Inhaltstyp Felder Berichtbestandteile Crystal Reports Ja Ja Web Intelligence Nicht anwendbar Ja Universumsabfrage Ja Nicht anwendbar 2.2 Verbinden mit der BI-Plattform Um Live Office für den Zugriff auf Unternehmensdaten zu verwenden, muss eine Verbindung mit dem Repository von SAP BusinessObjects Business Intelligence hergestellt werden, in dem die Dokumente gespeichert sind. Wenn Sie Live-Office-Objekte von einer Microsoft-Office-Anwendung aus suchen, hinzufügen, anzeigen, ändern oder veröffentlichen möchten, werden Sie aufgefordert, sich bei der BI-Plattform anzumelden, falls dies nicht bereits erfolgt ist. Sie können Live Office so konfigurieren, dass automatisch eine Verbindung mit SAP BusinessObjects Business Intelligence hergestellt wird, sobald Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook oder Word geladen wird. Live Office unterstützt die Einzelanmeldung für die BI-Plattform. Ist die Einzelanmeldung aktiviert, wenn Benutzer Berichtsdaten anfordern, greift Live Office mithilfe ihrer Anmeldedaten für SAP BusinessObjects Business Intelligence auf die Datenquelle zu und setzt keine anderen Anmeldedaten voraus Anmelden bei SAP BusinessObjects Business Intelligence Sie können Ihre Anmeldedaten eingeben, um einmalig eine Verbindung mit einem CMS (Central Management Server) von SAP BusinessObjects Business Intelligence herzustellen, oder weitere Optionen auswählen, um sich Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 9

10 bei jedem Öffnen der Microsoft-Office-Anwendung unter Verwendung dieser Anmeldedaten automatisch anzumelden. 1. Öffnen Sie eine Microsoft Office-Anwendung. 2. Klicken Sie in der Live-Office-Multifunktionsleiste auf Live Office Anwendungsoptionen. 3. Wählen Sie im Dialogfeld Optionen die Registerkarte BI platform aus, und geben Sie folgende Informationen ein: Option Angegebene Anmeldekriterien verwenden Benutzername Kennwort Webdienst-URL System Authentifizierungsmethode Einzelanmeldung bei Active Directory aktivieren Beschreibung Wählen Sie diese Option aus, wenn beim Start der Microsoft-Office-Anwendung unter Verwendung dieser Informationen automatisch eine Verbindung zwischen Live Office und der BI-Plattform hergestellt werden soll. Geben Sie Ihren Anmeldenamen für die BI-Plattform ein. Geben Sie Ihr Kennwort für die BI-Plattform ein. Geben Sie den Serverpfad für den Webdienst von SAP BusinessObjects Business Intelligence ein, mit dem eine Verbindung hergestellt werden soll, oder überprüfen Sie den Serverpfad. Beispiel: services/session. Geben Sie das Central Management Server (CMS) ein, mit dem eine Verbindung hergestellt werden soll, oder überprüfen Sie es, z.b. businessobjects01. Wählen Sie die Methode zum Überprüfen Ihrer Anmeldedaten aus. Wenn aktiviert, verwendet Live Office diese Anmeldedaten zur Verbindungsherstellung mit der Datenquelle, wann immer der Benutzer Berichtsdaten anfordert. Eine weitere Anmeldung ist nicht erforderlich. Weitere Informationen zur Einzelanmeldung finden Sie im Administratorhandbuch für SAP BusinessObjects Business Intelligence im SAP Help Portal. 4. Klicken Sie auf Anmelden. Live Office stellt anhand der angegebenen Einstellungen eine Verbindung mit SAP BusinessObjects Business Intelligence her Herstellen einer Verbindung mit einem anderen CMS Wenn die Live-Office-Objekte, auf die Sie zugreifen müssen, in einem anderen Repository von SAP BusinessObjects Business Intelligence gespeichert sind als dem, mit dem Sie aktuell verbunden sind, können Sie die Webdienst-URL und die Systemeinstellungen ändern, um sich am erforderlichen Central Management System (CMS) anzumelden. 1. Klicken Sie im Menü Live Office auf Optionen. 2. Klicken Sie im Dialogfeld "Optionen" auf die Registerkarte BI-Plattform. 3. Geben Sie die Informationen für das neue CMS in die Felder System und Webdienst-URL ein. Die RESTful-URL muss ordnungsgemäß funktionieren, bevor Live Office verwendet werden kann. Wenn das einzufügende Web-Intelligence-Dokument sich z.b. auf einem CMS mit dem Namen businessobjects01 befindet, geben Sie den folgenden Text in das Feld Webdienst-URL ein: 10 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office

11 2.3 Aktualisieren von Inhalten aus früheren Versionen Diese Version von Live Office ist kompatibel mit früheren Versionen und ermöglicht ein Upgrade von Inhalten auf die aktuelle Live-Office-Version Aktualisieren von Inhalt aus früheren Live-Office- Versionen 1. Öffnen Sie das Microsoft-Office-Dokument mit dem Inhalt, der in einer früheren Version von Live Office erstellt wurde. 2. Klicken Sie auf Alle regenerieren, und melden Sie sich gegebenenfalls an SAP BusinessObjects Business Intelligence an. Sie werden aufgefordert, ein Upgrade durchzuführen. 3. Klicken Sie auf OK, um das Dokument in die aktuelle Version von Live Office zu konvertieren. 2.4 Live-Office-Multifunktionsleistenmenü In Microsoft-Office-2007-Anwendungen ist das Multifunktionsleistenmenü von SAP BusinessObjects Live Office verfügbar. Es unterstützt Sie beim Erstellen und Ändern von Berichten sowie beim Ausführen von Abfragen zur Klärung Ihrer Geschäftsfragen. Die Symbolleiste enthält die folgenden Schaltflächen: Tabelle 2: Schaltfläche Beschreibung Crystal-Reports-Inhalt einfügen Weitere Informationen zu den Objekten, die eingefügt werden können, finden Sie unter Einfügen von Crystal Reports-Inhalten [Seite 19]. Web-Intelligence-Inhalt einfügen Weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Einfügen von Web Intelligence-Inhalt [Seite 30]. Universumsabfrage einfügen Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Einfügen von Abfragen [Seite 37]. Gehe zu Objekt Ermöglicht die Navigation zu einem Live Office-Objekt im Dokument. Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 11

12 Schaltfläche Beschreibung Objekt ändern Ändern Sie das Objekt, indem Sie Zeilen und Spalten einfügen oder löschen, das Objekt löschen oder weitere Daten aus der gleichen Berichtsquelle hinzufügen. Objekt regenerieren Aktualisiert die Daten für das ausgewählte Objekt gegen die Quellberichte. Alle Objekte regenerieren Aktualisiert die Daten aller Objekte im Dokument anhand Ihrer Quellberichte. Aktuelle Auswahl an SAP BusinessObjects Explorer senden Lädt die aktuelle Auswahl aus Microsoft Excel nach SAP BusinessObjects Explorer hoch, damit Sie die Daten weiter durchsuchen können. Aktuelles Arbeitsblatt an SAP BusinessObjects Explorer senden Lädt das aktuelle Excel-Arbeitsblatt nach SAP BusinessObjects Explorer hoch, damit Sie die Daten weiter durchsuchen können. Snapshot erstellen Speichert eine statische Version des Dokuments, um die aktuellen Live-Office-Daten festzuhalten. Im Repository speichern Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Veröffentlichen von Dateien in SAP BusinessObjects Business Intelligence [Seite 66]. Neu im Repository speichern Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Veröffentlichen von Dateien in SAP BusinessObjects Business Intelligence [Seite 66]. Aus Repository öffnen Öffnet den Repository Explorer, über den Sie einzufügende veröffentlichte Dokumente, Crystal Reports-Berichte oder Web Intelligence-Dokumente auswählen können. Siehe Anzeigen veröffentlichter Dokumente [Seite 67]. Objekteigenschaften Öffnet das Dialogfeld Live-Office-Objekteigenschaften, sodass Sie Objekteigenschaften festlegen können. Alle Objekte regenerieren Aktualisiert die Daten aller Objekte im Dokument anhand Ihrer Quellberichte. Weitere Informationen finden Sie unter Regenerieren von in Objekten verwendeten Daten [Seite 58]. 12 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office

13 Schaltfläche Beschreibung Anwendungsoptionen Öffnet das Dialogfeld Optionen, in dem Sie Einstellungen für Live Office konfigurieren können. Objekt im Webbrowser anzeigen Hilfe Ruft die Onlinehilfe für Live Office auf. Informationen über Live Office 2.5 Live Office-Bereich In Microsoft Outlook unterstützt Sie Live Office bei der Steigerung der Produktivität, indem es früheres Benutzerverhalten erfasst, organisiert und verarbeitet und ein Beziehungsnetz zwischen -Inhalten, Geschäftsaktivitäten, Personen und Dokumenten aufbaut. Auf der Grundlage dieses Beziehungsnetzes kann Live Office passende Inhalte vorschlagen, wenn ein Benutzer eine -Nachricht öffnet oder schreibt. Die Benutzer verwalten das Beziehungsnetz und sehen vorgeschlagene Inhalte im Live Office-Assistenten. Der Live Office-Assistent ist in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint nicht verfügbar. Im Live-Office-Assistenten haben Benutzer die Möglichkeit, das Repository von SAP BusinessObjects Business Intelligence zu durchsuchen und Dokumente in -Nachrichten einzufügen. Darüber hinaus können Benutzer im Live Office-Assistenten Dokumente zu einer Favoritenliste für einen späteren einfachen Zugriff hinzufügen, Dokumente mit -Nachrichten verknüpfen, um ein Beziehungsnetz in Live Office aufzubauen, und eine Liste der vorgeschlagenen Dokumente anzeigen, die auf dem vorhandenen Beziehungsnetz basieren. Wenn eine -Nachricht in Microsoft Outlook geöffnet ist, erscheint der Live Office-Assistent rechts neben dem -Nachrichtenfenster. Sie können die Live Office-Optionen so konfigurieren, dass der Live Office-Assistent nicht automatisch angezeigt wird, wenn Sie eine Nachricht öffnen. Wenn bei einem geöffneten -Nachrichtenfenster der Live Office-Assistent nicht sichtbar ist, können Sie ihn über das Live Office-Menü öffnen, indem Sie auf Office- Assistenten ein-/ausblenden klicken. Weitere Informationen Verwenden des Live Office-Bereichs [Seite 51] Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 13

14 2.5.1 Ein-/Ausblenden des Live-Office-Assistenten Beim Öffnen oder Verfassen einer -Nachricht wird der Live Office-Bereich standardmäßig rechts neben dem Nachrichtenfenster angezeigt. Wenn Sie den Assistenten ausblenden, behält Live Office diese Einstellung für alle Nachrichten bei, bis Sie festlegen, dass der Assistent wieder eingeblendet werden soll. Wenn Sie den Live-Office-Assistenten ausblenden, können Sie die Live-Office-Assistentenoptionen so einstellen, dass der Assistent trotzdem eingeblendet wird, oder dass eine Nachricht angezeigt wird, wenn Sie eine -Nachricht öffnen, die verknüpfte oder vorgeschlagene Objekte enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Optionen für den Live-Office-Assistenten [Seite 18]. 1. Wenn der Live Office-Assistent sichtbar ist, führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um ihn auszublenden: Klicken Sie in der Überschriftenleiste des Live Office-Assistenten auf die Schaltfläche Fenster schließen. Klicken Sie im Menü Live Office auf Live Office-Assistenten ein-/ausblenden. 2. Wenn der Live Office-Assistent ausgeblendet ist, klicken Sie im Menü Live Office auf Live Office-Assistenten ein-/ausblenden. 2.6 Live Office-Kontextmenü Darüber hinaus ist Live Office mit einem Kontextmenü zum Arbeiten mit Live-Office-Objekten ausgestattet. Wenn Sie in einem Microsoft-Office-Dokument mit der rechten Maustaste auf ein Live-Office-Objekt klicken, wird das Kontextmenü geöffnet. Um eine Aufgabe in der Liste auszuführen, klicken Sie auf ein beliebiges verfügbares Element. Wenn Sie Live Office einrichten, können Sie im Kontextmenü festlegen, ob nur die Live-Office-Optionen, sowohl Live-Office- als auch Microsoft-Optionen oder nur Microsoft-Optionen angezeigt und Live-Office-Optionen ausgeschlossen werden sollen. Weitere Informationen zum Konfigurieren des Kontextmenüs finden Sie unter Festlegen von allgemeinen Optionen [Seite 15]. 2.7 Festlegen von Live Office-Optionen Sie können mehrere Optionen festlegen, die bestimmen, wie Live Office eine Verbindung zu SAP BusinessObjects Business Intelligence herstellt, und wie Live Office in verschiedenen Microsoft-Office-Anwendungen dargestellt wird und arbeitet. Für Microsoft Outlook können Sie auch die Optionen für den Live Office-Bereich festlegen. Beim Festlegen von Live Office-Optionen werden die Einstellungen nur auf die Microsoft-Anwendung angewendet, die Sie gerade verwenden. Dies ermöglicht das Festlegen unterschiedlicher Live Office-Optionen für Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Das Dialogfeld Optionen enthält vier Registerkarten: 14 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office

15 Allgemein Abrufen allgemeiner Optionen für Kontextmenüs, Regenerierungsoptionen, Eingabeaufforderungen und Meldungen Ansicht Festlegen von Optionen für die Formatierung von Live Office-Objekten in der Microsoft-Anwendung Bereich Festlegen von Optionen für den Live-Office-Bereich in Microsoft Outlook BI-Plattform Festlegen von Verbindungsoptionen für SAP BusinessObjects Business Intelligence Festlegen von allgemeinen Optionen 1. Öffnen Sie das Microsoft-Office-Produkt, für das Sie die Live-Office-Optionen festlegen möchten. 2. Klicken Sie auf Live Office Anwendungsoptionen. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die RegisterkarteAllgemein und legen folgende Optionen fest: Option Kontextmenü Meldung vor Überschreiben von Live Office-Zellen Beim Binden von Zelländerungen Live Office-Objekt regenerieren Beim Öffnen von Dokument Live Office- Objekt regenerieren Mit Live Office- Konnektivität kopieren und einfügen Beschreibung Das Kontextmenü wird angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Live-Office-Objekt in einem Microsoft Office-Dokument klicken. Wählen Sie eine Option, um festzulegen, wie das Kontextmenü im Office-Produkt angezeigt wird: <Anwendung>-Menü ersetzen Im Kontextmenü stehen keine Anwendungsoptionen (Word, Excel, PowerPoint) zur Verfügung. Zum <Anwendung>-Menü hinzufügen Im Kontextmenü stehen sowohl Anwendungs- als auch Live-Office-Optionen zur Verfügung. Nur <Anwendung>-Menü verwenden Im Kontextmenü stehen keine Live-Office-Optionen zur Verfügung. Wenn eine Zelle in Microsoft Excel Live-Office-Daten enthält und Sie versuchen, andere Daten in die Zelle einzugeben, wird eine Warnmeldung angezeigt. Wenn ein Live-Office-Objekt in einem Microsoft-Excel-Dokument an eine Zelle gebunden ist und sich die Zellbindung ändert, wird das Objekt automatisch regeneriert und aktualisiert. Beim Öffnen eines Microsoft-Office-Dokuments werden die in das Dokument eingefügten Live- Office-Objekte regeneriert und mit den aktuellen Daten aus der BI-Plattform aktualisiert. Wenn Sie diese Option auswählen, und ein Live Office-Objekt in eine Microsoft Office-Anwendung kopiert wird, wird die Serverkonnektivität beibehalten. Falls Sie Dokumente mit eingebetteten Live-Office-Objekten verteilen und gleichzeitig Sicherheit beim Datenzugriff gewährleisten möchten, können Sie die Verbindung zwischen den Objekten in den Office-Anwendungen und der BI-Plattform trennen. Um die Verbindung kopierter Objekte von Daten in der BI-Plattform zu trennen, deaktivieren Sie diese Option. Achtung Wenn die Objektverbindungen getrennt sind, können die Objekte keine Verbindung mehr über Live Office herstellen, und die Informationen im Objekt werden nicht aktualisiert. Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 15

16 Option Beim Regenerieren Formeln so aktualisieren, dass Zellen eingeschlossen/ ausgeschlossen werden Meldung Beschreibung Bei Auswahl dieser Option aktualisiert das Live-Office-Objekt Formeln automatisch, wenn Zellen hinzugefügt oder entfernt werden. Deaktivieren Sie diese Option, um die ursprüngliche Formel und die ursprünglichen Werte beizubehalten. Klicken Sie auf Wiederherstellen, um alle Warnmeldungen zu aktivieren, die Sie durch Auswahl von Diese Meldung nicht mehr anzeigen im Dialogfeld mit der Fehlermeldung deaktiviert haben Festlegen von Ansichtsoptionen 1. Öffnen Sie die Microsoft Office-Anwendung. 2. Klicken Sie auf Live Office Anwendungsoptionen. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die RegisterkarteAnsicht und legen folgende Optionen fest: Option Berichtbestandteil mit Berichtsformat einfügen Filter als Kommentare anzeigen Beschreibung Wählen Sie diese Option aus, um die Berichtsformateinstellungen (Schriftart, Farbe usw.) einzuschließen, wenn Berichtsdaten in das Office-Dokument eingefügt werden. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden nur die Berichtsdaten eingefügt. Wählen Sie diese Option aus, wenn Crystal-Reports-Feldobjekte in Microsoft Excel Filter aufweisen und Sie die Filter als Kommentare in der Spaltenüberschrift für das Feld anzeigen möchten. Benutzer warnen, wenn ein zeitintensiver Vorgang stattfindet Bei Wahl dieser Option wird in Microsoft Word und Outlook ein Warndialogfeld angezeigt, um Benutzer darüber zu informieren, dass ein umfangreicher oder zeitaufwändiger Vorgang ausgewählt wurde. Benutzern wird auch die Möglichkeit gegeben, die Auswirkung auf die Leistung zu reduzieren, indem die für den Vorgang abgerufene Datenmenge beschränkt wird. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie festlegen, wie viele Zellen von einem Vorgang betroffen sein müssen, bevor dieses Dialogfeld ausgelöst wird. Standardzellenwerte Spaltenüberschrift Legt die Standardfehlermeldungen und Zeichenfolgen fest, die in den Zellen Ihres Dokuments angezeigt werden, wenn keine Daten verfügbar sind. Geben Sie einen Standardwert in folgende Felder ein: Keine Daten: Geben Sie den zu verwendenden Wert ein, wenn die Zelle keine Daten enthält. Der Standardwert ist leer. Datenfehler: Geben Sie den zu verwendenden Wert ein, wenn die Zelldaten einen Fehler enthalten. Der Standardwert ist #DataError Verborgene Daten: Geben Sie den zu verwendenden Wert ein, wenn die Zelldaten verborgen sind. Der Standardwert ist #Concealed Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um die Informationen festzulegen, die in Spaltenüberschriften für eingefügte Objekte angezeigt werden: Feldname Feldbeschreibung Beide 16 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office

17 2.7.3 Festlegen von BI-Plattform-Optionen 1. Öffnen Sie das Microsoft-Office-Produkt, für das Sie die Live-Office-Optionen festlegen möchten. 2. Klicken Sie auf Live Office Anwendungsoptionen. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte BI-Plattform und legen folgende Optionen fest: Option Angegebene Anmeldekriterien verwenden Benutzername: Kennwort Webdienst-URL Beschreibung Wählen Sie diese Option, um die automatische Anmeldung bei dem angegebenen Speicherort zuzulassen. Geben Sie den Benutzernamen ein, der für die Anmeldung beim Repository verwendet werden soll. Geben Sie das Kennwort ein, das für die Anmeldung beim Repository verwendet werden soll. Geben Sie die Webadresse für den Webdienstserver ein, der auf das Repository zugreift. Verwenden Sie das folgende Format: Host>:<Port>/<Webanwendungsname>/ services Hierbei ist <lokaler Host> der Systemname, <Port> die Portnummer <Webanwendungsname> der Name der für den Webdienst konfigurierten Webanwendung. System Authentifizierung Windows-Active- Directory- Einzelanmeldung aktivieren Geben Sie die URL zum Senden der Daten an SAP BusinessObjects Explorer an. Geben Sie den Namen des Systems oder den localhost ein. Die vom Webdienst verwendete Authentifizierungsmethode. Bei Eingabe der Webdienst-URL werden die auf dem angegebenen Server verfügbaren Optionen der Liste hinzugefügt. Wenn die Einzelanmeldung (SSO; Single Sign-On) auf der BI-Plattform konfiguriert ist, wählen Sie diese Option aus, um die Einzelanmeldung für Live Office zuzulassen. Wenn die Einzelanmeldung aktiviert ist und Benutzer Berichtsdaten anfordern, greift Live Office mithilfe ihrer BI-Plattform-Anmeldedaten auf die Datenquelle zu und setzt keine anderen Anmeldedaten voraus. Wenn SAP BusinessObjects Explorer auf einem anderen System als die BI-Plattform implementiert ist, legen Sie über diese Option die Webadresse zum Versenden von Live-Office-Daten an SAP BusinessObjects Explorer fest. Verwenden Sie das folgende Format: Host>:<Port>/explorer Hierbei steht <lokaler Host> für den Systemnamen und <Port> für die Portnummer. OpenDocument- URL zur Objektanzeige im Webbrowser Die OpenDocument-URL bietet eine Standardmöglichkeit zum Öffnen von Dokumenten oder Berichten, die auf der BI-Plattform veröffentlicht wurden. Um Objekte in einem Webbrowser anzuzeigen, geben Sie die in der BI-Plattform festgelegte OpenDocument-URL an. Wenn Ihr System einen Reverse Proxy verwendet, geben Sie die URL des Reverse Proxys an. Beispiel: <Proxiedlaunchpad>/opendoc/openDocument.jsp Dabei steht <ReverseProxyServer> für den Reverse-Proxy-Server, <ReverseProxyServerPort> für den Listen-Port des Reverse Proxys und <Proxiedlaunchpad> für das virtuelle Verzeichnis des BI-Launchpads. Bevorzugtes Gebietsschema Die Einstellung des Anzeigegebietsschemas wirkt sich auf das Anzeigeformat für Datum, Uhrzeit und Zahlen von Live Office-Objekten aus. Die Anzeigegebietsschema-Einstellung ist für Crystal Reports-Feldobjekte nicht verfügbar. Erste Schritte mit Live Office vorbehalten. 17

18 2.7.4 Festlegen von Optionen für den Live-Office-Assistenten 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Klicken Sie auf Live Office Optionen. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Bereich und legen folgende Optionen fest: Option Zuordnung Suchen Benachrichtigung Benutzerdaten in den Live-Office- Assistenten importieren Beschreibung Geben Sie die Anzahl Tage ein, für die die Zuordnung zwischen Objekten und Nachrichten beibehalten werden soll. Klicken Sie auf Entfernen, um Zuordnungen zu entfernen, die älter als die angegebene Anzahl Tage sind. Legt die Anzahl der Elemente fest, die auf einer einzelnen Seite des Suchergebnisbereichs angezeigt werden. Falls der Live-Office-Assistent geschlossen ist, wenn Sie eine -Nachricht mit eingefügten, zugeordneten oder vorgeschlagenen Live-Office-Objekten auswählen, kann die Software eine Benachrichtigung bereitstellen. Um Benachrichtigungen zu aktivieren, können Sie eine oder beide der folgenden Optionen auswählen: Im -Benachrichtigungsfenster den Live Office-Assistenten öffnen: Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Live-Office-Assistent angezeigt, wenn eine mit Live-Office-Inhalt in einem eigenen Fenster geöffnet wird. In der Nachrichtenliste und im Lesebereich eine Desktopbenachrichtigung anzeigen: Wenn Sie diese Option auswählen, wird eine Desktopbenachrichtigung angezeigt, wenn eine mit Live-Office-Inhalt in der Nachrichtenliste ausgewählt wird. Wenn Sie zuvor Live-Office-Daten, einschließlich Favoriten und Verknüpfungen, exportiert haben, können Sie sie in den Live-Office-Assistenten importieren. Durch den Import von Benutzerdaten werden die aktuellen Live-Office-Benutzerdaten ersetzt. Vorhandene Verknüpfungen, die sich nicht in der importierten Datei befinden, und importierte Verknüpfungen für -Nachrichte, die sich nicht im aktuellen Posteingang befinden, gehen verloren. Die Live-Office-Favoriten werden zusammengeführt, Elemente mit Konflikten werden jedoch durch die importierten Daten überschrieben. Benutzerdaten aus dem Live-Office- Assistenten exportieren Sie können Live-Office-Benutzerdaten, einschließlich Favoriten und Verknüpfungen, als Sicherung exportieren. Wenn Sie neu installieren oder die Daten auf eine frühere Version zurücksetzen müssen, können Sie die exportierten Daten mithilfe der Schaltfläche Importieren importieren. 18 vorbehalten. Erste Schritte mit Live Office

19 3 Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten Mit Live Office können Sie in den Microsoft-Office-Anwendungen, die Sie täglich nutzen, auf die leistungsstarken, benutzerfreundlichen und zuverlässigen Funktionen von SAP Crystal Reports zugreifen und so fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Durch einfaches Zeigen und Klicken mit der Maus können Sie in Microsoft Office Excel, Word, Outlook oder PowerPoint problemlos regionale Vertriebstrends überwachen oder vierteljährliche Umsatzzahlen analysieren und diese Analyse zur besseren Entscheidungsfindung gemeinsam mit Ihren Kollegen nutzen. Mit Live Office legen Sie Ihren geschäftskritischen Entscheidungen Daten zugrunde, von denen Sie sicher sein können, dass sie aktuell, zuverlässig und auf Abruf von der Datenbank leicht regenerierbar sind. Datengenauigkeit ist kein Problem mehr. Mit dem Live-Office-Einfügeassistenten können Sie Crystal-Reports-Berichtbestandteile oder -felder in Microsoft- Office-Dokumente einfügen. Diese Version von Live Office bietet keine Unterstützung für SAP Crystal Reports für Enterprise Einfügen von Crystal Reports-Inhalten Crystal Reports-Inhalte können über das Live Office-Menü oder über die Live Office-Symbolleiste eingefügt werden. Bei beiden Methoden wird der Live-Office-Einfügeassistent gestartet, der Sie beim Auswählen eines Berichts, beim Auswählen von Crystal-Reports-Datenobjekten und beim Einfügen dieser Objekte in Microsoft- Excel-, PowerPoint-, Outlook- oder Word-Anwendungen als Live-Office-Objekte unterstützt Starten des Live Office-Einfügeassistenten 1. Öffnen Sie ein Microsoft-Office-Dokument, und positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der das Live- Office-Objekt eingefügt werden soll. 2. Klicken Sie im Menüband auf Live Office Crystal Reports. Der daraufhin geöffnete Live-Office-Einfügeassistent führt Sie durch das Einfügen eines Crystal-Reports- Objekts. Falls Sie sich noch nicht bei SAP BusinessObjects Business Intelligence angemeldet haben, werden Sie jetzt dazu aufgefordert. Weitere Informationen Anmelden bei SAP BusinessObjects Business Intelligence [Seite 9] Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten vorbehalten. 19

20 3.1.2 Einfügeassistent: Dokument auswählen Auf der Seite Dokument auswählen wird das Repository von SAP BusinessObjects Business Intelligence angezeigt, über das Sie zu dem gewünschten Bericht navigieren können. Es werden alle Crystal-Reports-Berichte angezeigt, auf die Sie zugreifen können, einschließlich in Veröffentlichungen enthaltene Berichte. Um eine Berichtsinstanz in Live Office einzufügen, muss die Instanz im Repository der BI-Plattform gespeichert sein. Direkt an BI-Posteingänge gesendete Instanzen sind nicht im Repository gespeichert und können nicht in Live Office eingefügt werden. Tipp Sie können auch mit der Suchfunktion nach Titel und Schlüsselwort, Inhalt oder allen Feldern suchen, um einen bestimmten Bericht schnell zu finden. Wenn Sie in Microsoft Outlook Inhalte in eine importieren, verwendet die Suchfunktion standardmäßig eine Inhaltssuche, die auf der Betreffzeile der basiert. Wenn Sie einen geschützten Bericht auswählen, der eine Datenbankanmeldung voraussetzt, werden Sie zur Eingabe Ihrer Anmeldedaten für die Datenbank aufgefordert. Siehe Zugreifen auf gesicherte Datenbanken [Seite 28] Navigieren zu Dokumenten im Repository 1. Führen Sie auf der Seite "Dokument auswählen" des Live-Office-Einfügeassistenten einen der folgenden Schritte aus, um zur gewünschten Datei zu navigieren: Um die Strukturansicht in eine Ordnerliste zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner anzeigen ( ) aus. Um die Strukturansicht in eine Liste der Kategorien zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien anzeigen ( ). Um die in einer Veröffentlichung enthaltenen Berichte anzuzeigen, doppelklicken Sie in der Ordnerliste auf die Veröffentlichungsinstanz. Um die Liste der im Repository verfügbaren Objekte zu aktualisieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Regenerieren ( ). Um nach einem bestimmten Bericht zu suchen, wählen Sie in der Symbolleiste das zu durchsuchende Feld in der Liste "Feld" aus, geben den zu suchenden Begriff in das Feld "Suchen" ein und klicken auf die Schaltfläche Suchen. Um die Liste der verfügbaren Objekte in den Suchergebnissen zu sortieren, klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, nach der sortiert werden soll. Um eine Liste der vorgeschlagenen Berichte in Microsoft Outlook anzuzeigen, klappen Sie den Ordner Vorschläge auf. Tipp Die im Ordner Vorschläge enthaltenen Elemente hängen von dem für die Nachricht eingegebenen Betreff ab. 20 vorbehalten. Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten

21 Um einen kürzlich in Live Office erstellten oder geänderten Bericht zu suchen, erweitern Sie den Ordner Zuletzt verwendet. 2. Wählen Sie einen Bericht aus, und klicken Sie auf Weiter. Falls das ausgewählte Objekt Parameter enthält, wird die Seite Parameterwerte geöffnet. Andernfalls wird die Seite Daten auswählen geöffnet Einfügeassistent: Parameterwerte angeben Die Seite Parameterwerte angeben wird geöffnet, wenn der ausgewählte Bericht Parameter enthält. Auf der Seite Parameterwerte angeben können Sie die für den Bericht zu verwendenden Parameter festlegen. Die für einen Bericht definierten Parameter können obligatorisch oder optional sein. Für obligatorische Parameter müssen Sie Werte festlegen, bevor Sie fortfahren. Optionale Parameterwerte können später festgelegt werden. Parameter können zum Füllen dynamischer Auswahllisten verwendet werden. Beispielsweise könnte bei einem Berichtsobjekt Aktivitäten nach Standort, das ein Vertriebsmanager zur Überwachung regionaler Vertriebsaktivitäten heranziehen kann, der Bericht einen Parameter namens Region auswählen mit der Werteliste Ost und West enthalten. Nachdem Sie den Bericht als ein Live Office-Objekt eingefügt haben, können Sie die Liste der Parameterwerte an bestimmte Zellen in Ihrem Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt binden und problemlos aktualisieren. Informationen zur Parameterbindung sowie zum Ändern von Parameterwerten finden Sie im Abschnitt Ändern von Eingabeaufforderungs- und Parametereinstellungen [Seite 63] Festlegen von Parameterwerten 1. Geben Sie auf der Seite "Parameterwerte angeben" für jeden definierten Parameter den Parameterwert an. Sie können auch für optionale Parameter keine Werte festlegen. 2. Klicken Sie auf Weiter. Daraufhin wird die Seite Daten auswählen geöffnet Einfügeassistent: Daten auswählen Die Seite "Daten auswählen" im Live-Office-Einfügeassistenten ermöglicht Ihnen die Auswahl der Bestandteile oder Felder des Berichts, die in das Live-Office-Objekt eingeschlossen werden sollen. Um zwischen der Bestandteile-Ansicht und der Felder-Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltflächen Zu Feldern wechseln und Zu Berichtbestandteilen wechseln. Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten vorbehalten. 21

22 Weitere Informationen Auswählen von Berichtbestandteilen als Datensatz [Seite 22] Auswählen von Feldern als Datensatz [Seite 23] Auswählen von Berichtbestandteilen als Datensatz 1. Wenn die Felder-Ansicht ausgewählt ist, klicken Sie auf der Seite "Daten auswählen" auf die Schaltfläche Zu Berichtbestandteilen wechseln. 2. Um die Parameterwerte eines Berichts mit interaktiven Parametern zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Parameterbereich ein-/ausblenden ( ). Die Berichtsparameter werden zusammen mit den für jeden Parameter angegebenen Wert in diesem Bereich angezeigt. Um einen Parameterwert hinzuzufügen, klicken Sie auf den leeren Parameterwertebereich unterhalb des Parameternamens und geben einen Wert ein. Wenn Sie ungültige Parameterwerte eingeben, beispielsweise den Wert leer lassen, wird ein Warnsymbol für den Parameter angezeigt, und Sie können den Bericht nicht aktualisieren. Sie müssen einen korrekten Wert eingeben oder den Wert löschen. Um einen Parameterwert zu ändern, klicken Sie auf den Wert unterhalb des Parameternamens und geben einen neuen Wert ein. Manche Werte können nur über das Dialogfeld Parameterwerte eingeben geändert werden. Um Parameterwerte über das Dialogfeld Parameterwerte eingeben auszuwählen, markieren Sie den jeweiligen Parameter und klicken auf das Symbol Dialogfeld 'Erweitert' anzeigen. In diesem Dialogfeld werden für manche Parameter weitere Optionen angezeigt. Geben Sie die Werte an, und klicken Sie auf OK. Um einen Parameterwert zu entfernen, markieren Sie den Wert und klicken auf Löschen. Um den Bericht auf Basis der neuen Parameterwerte zu aktualisieren, klicken Sie auf Anwenden. 3. Suchen Sie nach den Daten, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten. Wenn der Bericht mehrere Seiten umfasst, können Sie mithilfe der Navigationspfeile verschiedene Seiten anzeigen. Um bestimmten Inhalt im Bericht ausfindig zu machen, können Sie nach Textstellen suchen, indem Sie auf die Schaltfläche Text suchen ( angezeigten Berichtsseite suchen. ) klicken. Mit der Suchfunktion können Sie nach Text auf der gerade Um einen Bereich anzuzeigen, in dem die Datengruppen im Bericht aufgeführt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppenstruktur ein-/ausblenden ( entsprechenden Daten im Bericht hervorzuheben. ). Sie können auf die Gruppen klicken, um die 22 vorbehalten. Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten

23 4. Klicken Sie im Dokumentenviewer auf die Berichtbestandteile oder Objekte, die Sie einfügen möchten. Um mehrere Objekte auszuwählen, ziehen Sie ein Feld um die Objekte auf oder halten bei Auswahl der Objekte STRG gedrückt. Mit ALT + KLICKEN können Sie auch eine ganze Datenspalte auswählen. Um die aktuelle Auswahl als statischen Inhalt zu kopieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren ( ). Sie können den Inhalt in das Office-Dokument einfügen, nachdem Sie die Arbeit im Live-Office- Einfügeassistenten abgeschlossen haben. 5. Klicken Sie auf Weiter. Die Seite Zusammenfassung wird geöffnet Auswählen von Feldern als Datensatz 1. Wenn die Bestandteile-Ansicht ausgewählt ist, klicken Sie auf der Seite Daten auswählen auf die Schaltfläche Zu Feldern wechseln. 2. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf ein Feld, das in das Berichtsobjekt eingeschlossen werden soll, und klicken Sie anschließend auf den rechten Pfeil (>), um es in die Liste Ausgewählte Felder zu verschieben. 3. Verwenden Sie die Pfeile nach oben und unten, die sich rechts von der Liste Verfügbare Felder befinden, um die Reihenfolge der eingeschlossenen Felder nach Bedarf zu ändern. 4. Klicken Sie auf Weiter. Die Seite Filter festlegen wird geöffnet Einfügeassistent: Filter festlegen Wenn Sie die Daten als Felder eingefügt haben, wird die Seite "Filter festlegen" im Live-Office-Einfügeassistenten geöffnet, sodass Sie Filter auf die im Live-Office-Objekt enthaltenen Felder anwenden können, um die Datenmenge im Bericht einzuschränken. Filter schränken die Daten in Ihrem Bericht ein, selbst wenn die Felder nicht im Dokument angezeigt werden. In Microsoft PowerPoint können im Live Office-Objekt maximal 50 Zeilen und 50 Spalten angezeigt werden. Daten eingefügter Berichtsansichten werden abgeschnitten, wenn diese Anzahl überschritten wird. Sie können die Anzahl der im Berichtsobjekt dargestellten Felder verringern oder Filter hinzufügen, um die Datenmenge auf weniger als 50 Zeilen und Spalten zu verringern. Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten vorbehalten. 23

24 So filtern Sie die Daten 1. Wählen Sie auf der Seite Filter festlegen das zu filternde Feld aus. 2. Wählen Sie aus der Liste Operator einen Operator aus. Wenn Sie NULL-Werte ein- oder ausschließen möchten, können Sie die Operatoren <ist Null> und <ist nicht Null> in Kombination mit anderen Operatoren verwenden. Mit dem <ist nicht gleich>- Operator können auch NULL-Werte herausgefiltert werden. Live Office kann die berechneten Werte nicht aus der zugrunde liegenden Datenbank abrufen. 3. Wenn nach Auswahl des Operators ein oder mehrere Felder vom Typ Wert angezeigt werden, geben Sie die entsprechenden Werte für den Filter an. Der Filter ist konfiguriert. 4. Um weitere Filter zu konfigurieren, wiederholen Sie die vorherigen Schritte. Sie können für jedes Feld mehrere Filter konfigurieren. Um einen Filter zu entfernen, wählen Sie ihn aus und klicken auf Filter entfernen. 5. Klicken Sie auf Weiter. Die Seite Zusammenfassung wird geöffnet Einfügeassistent: Zusammenfassung Die Seite Zusammenfassung im Live-Office-Einfügeassistenten enthält den Objektnamen, die Anzahl der ausgewählten Objekte und den Pfad zu den Objekten. Bei Bedarf können Sie einen anderen Namen für das Live Office-Objekt eingeben. Um den Vorgang zu beenden und das Objekt einzufügen, klicken Sie auf Fertig stellen. 3.2 Hinzufügen weiterer Berichtbestandteile aus derselben Datenquelle Sie können zusätzliche Berichtbestandteile schnell aus derselben Datenquelle in das Microsoft-Office-Dokument einfügen. Die Informationen in diesen Abschnitt treffen nicht auf Live-Office-Objekte zu, die in einer empfangenen enthalten sind. 24 vorbehalten. Arbeiten mit SAP-Crystal-Reports-Inhalten