Strategien für Intranets im Enterprise 2.0 Zeitalter

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1 Strategien für Intranets im Enterprise 2.0 Zeitalter Orbit Zoom Days Konferenz 2009 Zürich, 14. Mai 2009 Stefan Pieren, Johann Richard, Dr. Marcel B.F. Uhr (soultank AG)

2 Einleitung Ihre Referenten Stefan Pieren Johann Richard Dr. Marcel B.F. Uhr Senior Informationsarchitekt, Teamleiter Design Technologist, Qualitätsleiter Usability Engineer, CEO soultank AG Unic AG Seite 2

3 Einleitung Was sind die Lernziele dieser Präsentation? Komplexität verstehen: Sie verstehen die Komplexität eines Intranet 2.0 Projektes und den Umgang damit Ansätze kennenlernen: Sie haben verschiedene Ansätze von Intranet 2.0 Strategien kennengelernt, und wissen, wie sie erfolgreich klassische und neue Intranet-Strategien kombinieren Projektvorgehen gesehen: Sie kennen die Methoden zur Erreichung eines intuitiv zu bedienenden Intranets Bedürfnisse formulieren: Sie können ihre Bedürfnisse an ein Intranet der Generation 2.0 formulieren Sie verstehen, wie auch in einem komplexen Umfeld attraktive Intranets entstehen können Unic AG Seite 3

4 Einleitung Oder anders formuliert Über was sprechen wir? Über die inhaltliche Sicht des Themas Über Vorgehensweisen Über reale Projekte Über Learnings aus diesen realen Projekten Diese Präsentation ist keine Theorieabhandlung über Web Technologie- / Implementations- Diskussion... Produkte-Schlacht Unic AG Seite 4

5 Web 2.0 ist keine Positionierung für ein Intranet. Quelle: Stimmt AG Unic AG Seite 5

6 Einleitung Enterprise 2.0: Social Software im Unternehmen Informations-/Wissensmanagement Wikis Social Tagging Collaboration Communities Blogs Social Networking Instant Messaging Quelle: Prof. M.Koch, Universität der Bundeswehr, München Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation Unic AG Seite 6

7 Information anarchy is just that. You have to give people a starting point that they can react to and modify; you can't just give them a blank workspace and say, Use this now. Andrew McAfee Unic AG Seite 7

8 Integration von Enterprise 2.0 Ansätzen Beispiele für unterschiedliche Organisationskomplexitäten Beispiel 1: Unic AG Beispiel 2: Swisscom AG Organisationskomplexität tief Organisationskomplexität hoch Unic AG Seite 8

9 Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert. Colonel Smith, A-Team Unic AG Seite 9

10 Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts Kein spezielles Vorgehen für Enterprise 2.0-Projekte... Vorgehen? Unic AG Seite 10

11 Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts... sondern Bedürfnisse im richtigen Schritt adressieren Vorgehen? Unic AG Seite 11

12 Das Unic Intranet: me.unic.com Ein Intranet 2.0 in einer Organisation von kleiner bis mittlerer Komplexität

13 Ein Intranet der ersten Generation mit einem modernen Arbeitsinstrument 2.0 ablösen. Das ist das Ziel von me.unic.com. Johann Richard, Projektleiter Unic AG Seite 13

14 Das Unic Intranet: me.unic.com Bedürfnisse an das neue Intranet Unic AG Seite 14

15 Das Unic Intranet: me.unic.com Enterprise 2.0: Social Software im Unic Intranet Informations-/Wissensmanagement Wiki Social Tagging Collaboration Communities Blogs Social Networking Instant Messaging Quelle: Prof. M.Koch, Universität der Bundeswehr, München Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation Unic AG Seite 15

16 Unic AG Seite 16 Das Unic Intranet 2.0 It s a Wiki

17 It s a Wiki Die Strategie für das neue Intranet me.unic.com Intranet 2.0 Ich Fähigkeiten und Rollen beschreiben Themen und Favoriten abonnieren News teilen (Blog) Mein Team Wissen teilen Zusammenarbeit organisieren Prozesse und Projekte dokumentieren Meine Unic Umfassend kommunizieren Dienstleistungen anbieten Austausch fördern Unic AG Seite 17

18 It s a Wiki Die umgesetzte Strategie Ich Meine Unic Meine Unic Ich Mein Team Ich Unic AG Seite 18

19 Unic AG Seite 19 Das Unic Intranet 2.0 The Good, the Bad and the Ugly

20 The Good, the Bad and the Ugly Einflussbereiche im Unic Intranet Kultur Betrieb Technologie Unic AG Seite 20

21 The Good, the Bad and the Ugly The Good was besonders gut klappt Hohe Akzeptanz trotz einigen Kinderkrankheiten möchte niemand das neue Intranet missen Die Offenheit alle Bereiche sind für alle Mitarbeitenden offen, editier- und kommentierbar Kommentieren und verbessern der Dialog findet statt Betrieb Kultur Technologie Unic AG Seite 21

22 The Good, the Bad and the Ugly The Good was besonders gut klappt Wiki Gnome und Wiki Gärtner die heimlichen und die offiziellen guten Seelen des Intranets Inhalte erstellen teilweise bis zu 70 neue Seiten pro Tag nach dem Start (Corporate) News das Intranet als News Channel hat sich etabliert und wird regelmässig gelesen Impulse für die Verbesserung die Benutzer stacheln sich gegenseitig dazu an, Dinge besser, effizienter umzusetzen Betrieb Kultur Technologie Unic AG Seite 22

23 The Good, the Bad and the Ugly The Good was besonders gut klappt Das Intranet als Wiki für Unic ist ein Wiki die richtige Technologie Technologie Know-how es gibt genügend Know-how innerhalb der Organisation für einen erfolgreichen Betrieb Release early, release often die Plattform unterstützt und erleichtert rasche funktionale Anpassungen Betrieb Kultur Technologie Unic AG Seite 23

24 The Good, the Bad and the Ugly The Bad was man unbedingt beachten muss Es geht um Kommunikation die Prinzipien müssen verstanden werden. Auch, dass es keine Privatsphäre und Geheimnistuerei gibt. Mein Garten, dein Garten viele Themen betreffen mehrere Teams, eine rege Absprache und Austausch sind wichtig um Doppelspurigkeiten zu vermeiden Offenheit Regellosigkeit auch ein Wiki als Inranet braucht Regeln Betrieb Kultur Technologie Unic AG Seite 24

25 The Good, the Bad and the Ugly The Bad was man unbedingt beachten muss Nicht jeder liebt Wiki Syntax die Schulung ist für Nicht-Techies zentral. Das Wiki Gärtner Prinzip funktioniert hier aber gut. Feedback nicht nur zu den Inhalten die Benutzer erwarten auch auf funktionale Fragen rasche und offene Antworten Betrieb Kultur Technologie Unic AG Seite 25

26 The Good, the Bad and the Ugly The Bad was man unbedingt beachten muss Technologie im Hintergrund die richtige Technologie löst nicht alle Probleme von selbst. De facto ist es fast egal, welche Software man nutzt. Release early, release often die internen Prozesse müssen rasche Release-Zyklen fördern. Oder zumindest nicht verhindern. Betrieb Kultur Technologie Unic AG Seite 26

27 The Good, the Bad and the Ugly The Ugly Was nicht so gut funktioniert Nicht jeder ist vom Typ her ein aktiver Nutzer die Teams müssen Anreize schaffen, in ihren Bereichen qualitative Inhalte zu schaffen. Aber es gilt: Qualität vor Quantität! Walk the Talk das Management muss ein soziales Intranet aktiv nutzen. Dann folgen viele weitere Benutzerkreise automatisch. Betrieb Kultur Technologie Unic AG Seite 27

28 The Good, the Bad and the Ugly The Ugly Was nicht so gut funktioniert Ein Wiki ist kein DMS (Dokumentenenverwaltungssystem) Word und andere editierbare Dokumentformate gehören nicht ins Intranet. Deswegen auch die Regeln. Kultur Betrieb Technologie Unic AG Seite 28

29 The Good, the Bad and the Ugly The Ugly Was nicht so gut funktioniert Performance ist kritisch nicht umsonst heisst Wiki ursprünglich schnell. Die Benutzer erwarten eine Reaktion vom System. Jetzt. Kultur Betrieb Technologie Unic AG Seite 29

30 Enterprise 2.0: Social Software im Unic Intranet Nicht alle Anforderungen und Probleme sind gelöst Informations-/Wissensmanagement Wiki Social Tagging Collaboration Communities Blogs Social Networking Instant Messaging Quelle: Prof. M.Koch, Universität der Bundeswehr, München Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation Unic AG Seite 30

31 Swisscom Basisdienst Intranet Ein Intranet 2.0 in einer Organisation von hoher Komplexität

32 Ausgangslage Die heutige Swisscom Intranet-Landschaft Autonome Plattformen Verschiedene Technologien Unterschiedliche... Strukturansätze Navigationskonzepte Zugangskonzepte Usability / User Experience Unic AG Seite 32

33 Basisdienst Intranet Ausgangslage Die Strategie: ein Basisdienst Intranet Intranet Geschäfts- Bereich 1 Intranet Geschäfts- Bereich 2 Intranet Geschäfts- Bereich 3 Globale Definitionen, Dienste, Funktionen (Informationsarchitektur) Gemeinsame Intranet Plattform Unic AG Seite 33

34 Bedürfnisanalyse

35 Bedürfnisanalyse Was will das Unternehmen? Integrative Lösung. Flexibel anpassbar durch Geschäftsbereiche. Personalisierbar/ Individualisierbar. Bessere Zusammenarbeit in Projekten und Netzwerken. Mehr Übersicht (was läuft wo? wer weiss & kann was?) Relevantere Informationen. Dialog fördernd. Reorganisationssicher. Unic AG Seite 35

36 Unic AG Seite 36

37 Bedürfnisanalyse Mitarbeiter Befragungen auf verschiedenen Ebenen Fokusgruppen- Workshops Interviews Kontext-Analysen Bedürfnisaufnahme in klar umrissenen Themen- Kreisen. Abholen von Meinungen im direkten Gespräch. Analyse des Intranet- Einsatzes im Zusammenhang mit den täglichen Aufgaben des Mitarbeiters. Unic AG Seite 37

38 Design Besserer Zugang zu Informationen Relevante Inhalte Dialog/Web 2.0 Tools & Applikationen Personalisierung / Individualisierung Collaboration Dokumenten Management Gruppierte Must haves der Bedürfnisanalyse Was wollen die Mitarbeiter? % Unic AG Seite 38

39 Enterprise 2.0 in Inhalts-Strukturierung

40 Inhalts-Strukturierung Strukturelle Vorgaben definieren Intranets nachhaltig Struktur komplett vorgegeben Struktur zum Teil vereinheitlicht Struktur in Bereichen vorgegeben (Fast) keine strukturellen Vorgaben (Menge typischer Intranets) Feste Vorgaben Individualität Unic AG Seite 40

41 Inhalts-Strukturierung Der Basisdienst nimmt die Resultate der Bedürfnisanalyse auf Swisscom Intranets heute Struktur komplett vorgegeben Struktur zum Teil vereinheitlicht Struktur in Bereichen vorgegeben (Fast) keine strukturellen Vorgaben Basisdienst Basisdienst Feste Vorgaben Individualität Unic AG Seite 41

42 Inhalts-Strukturierung Keine Angst vor Vereinheitlichung auch im Web 2.0 Struktur komplett vorgegeben Struktur zum Teil vereinheitlicht Struktur in Bereichen vorgegeben (Fast) keine strukturellen Vorgaben Basisdienst Feste Vorgaben Individualität Unic AG Seite 42

43 Inhalts-Strukturierung Integrative Lösung, flexibel anpassbar Grund- Konzept Basisdienst Mein Intranet Mitarbeiter Inhalte Über xy Prozesse Produkte... Themen Geschäftsbereichs Inhalte Über Swisscom Swisscom Inhalte News & Dialog Intranet Geschäfts- Bereich X Mein Intranet Über xy Themen Über Swisscom News & Dialog Intranet Geschäfts- Bereich Y Mein Intranet Über xy Prozesse Produkte Markt Themen Über Swisscom News & Dialog Intranet Geschäfts- Bereich Z Mein Intranet Über xy Prozesse Produkte Themen Über Swisscom News & Dialog Unic AG Seite 43

44 Inhalts-Strukturierung Beispiel aus der Sicht einer Swisscom Mitarbeiterin Swisscom Mitarbeiterin im eigenen Intranet Swisscom Mitarbeiterin in einem fremden Intranet Das einheitliche Gerüst hilft, sich unternehmensweit zu bewegen Unic AG Seite 44

45 Inhalts-Strukturierung Flexible Informationsstruktur Struktur komplett vorgegeben Struktur zum Teil vereinheitlicht Struktur in Bereichen vorgegeben (Fast) keine strukturellen Vorgaben Basisdienst Feste Vorgaben Individualität Unic AG Seite 45

46 Inhalts-Strukturierung Umgang mit Wikis Variante 1 Wikis sind externe Applikationen Variante 2 Corporate Wiki (Beispiel me.unic.com) Variante Swisscom Integriertes Wiki Wiki Wiki Intranet Wiki Corporate Wiki Intranet Wiki Wiki Wiki Wiki Unic AG Seite 46

47 Inhalts-Strukturierung Themengefäss als integriertes Wiki Unic AG Seite 47

48 Enterprise 2.0 in Seitentypen

49 Personalisierte und individualisierbare Startseite Das Intranet als individuelles Cockpit für die tägliche Arbeit Der Mitarbeiter erhält personalisierte Informationen Der Mitarbeiter kann die Startseite mit einzelne Inhaltselementen in Form von Widgets idividualisieren Die verschiedenen Geschäftsbereiche können eigene Widgets nach ihren Bedrüfnissen bauen Unic AG Seite 49

50 Personalisierte und individualisierbare Startseite Den Puls der Firma spüren Mit den Business Widgets ist der Mitarbeitende enger im ganzen Unternehmen eingebunden Unic AG Seite 50

51 Personalisierte und individualisierbare Startseite Effizienter durch den Tag Die Organisations Widgets sind kleine Helferlein für das Daily Business Unic AG Seite 51

52 Personalisierte und individualisierbare Startseite Im Unternehmen vernetzt sein Mit den Kommunikations Widgets kommuniziert der Mitarbeitende über seine Organisation hinaus Unic AG Seite 52

53 Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools

54 Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools Auch ein Teilangebot ist nützlich (nichts) Unic AG Seite 54

55 Identität und Netzwerkmanagement Erster Schritt: Erweiterung internes Telefonbuch Im internen Telefonbuch können auf freiwilliger Basis persönliche Informationen hinterlegt werden Unic AG Seite 55

56 Kommunikation Erster Schritt: Dialog auf Seitenebene Die Mitarbeiter können Inhaltsseiten kommentieren und bewerten Unic AG Seite 56

57 Informationsmanagement Strategie für die Integration von Collaboration-Plattformen Bestehende Collaboration Plattformen bleiben ausserhalb des Intranets Das Intranet vereinfacht den Zugang zu den Plattformen Ergebnisse aus den Collaborations-Plattformen müssen im Intranet veröffentlicht werden Resultate Intranet Zugang Collaboration-Plattformen Unic AG Seite 57

58 Informationsmanagement Erster Schritt: Kommunikation von Zugängen und Resultaten Beispiel: Zugang über OE Beispiel: Resultate auf Projektseiten Unic AG Seite 58

59 Informationsmanagement / News Erster Schritt: Relevantere News News können konzernweit nach Themen und nach Channels abonniert werden Anzeige auf Startseite oder als RSS-Feed Unic AG Seite 59

60 Credits Inhaltliche Konzeption, Design, HTML Umsetzung: Unic AG Usability / User Experience Begleitung: soultank AG Gesamtkonzept, Realisierung: Swisscom IT Services AG Unic AG Seite 60

61 «Web 2.0 is really about normal everyday people using the Web and creating things on it - forget the acronyms.» Richard MacManus, ReadWriteWeb Unic AG Seite 61

62 Integration von Enterprise 2.0 Ansätzen Unterschiedliche Ansätze für unterschiedliche Bedürfnisse Enterprise-Wiki Kombination von klassischen und Enterprise 2.0 Ansätzen Beispiel 1: Unic AG Beispiel 2: Swisscom AG Organisationskomplexität tief Organisationskomplexität hoch Unic AG Seite 62

63 Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

64 Mache die Dinge so einfach wie möglich aber nicht einfacher. Quelle: Albert Einstein Unic AG Seite 64

65 Unic auf einen Blick Unternehmen 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich Inhabergeführte Aktiengesellschaft 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Marktleistung Enterprise Content Management & E-Business Referenzen Unic AG Seite 65

66 soultank AG auf einen Blick Unternehmen Gegründet 2000 in Zug Inhabergeführte Aktiengesellschaft 8 Mitarbeiter Betrieb eines eigenen Usability-Labors in Zug Marktleistung Usability und User Experience Beratung Referenzen Steuerverwaltung des Kantons Bern Unic AG Seite 66

67 Unic AG Hohlstrasse 536 CH-8048 Zürich Tel Fax Stefan Pieren Senior Informationsarchitekt Johann Richard Design Technologist Dr. Marcel B.F. Uhr CEO soultank AG Unic AG Seite 67

68 Impressum Bildquellen Titelseite: nem_youth / sxc.hu Seite 12: valerio / sxc.hu Seite 34: svair / aboutpixel.de Seite 36: Joshua Porter / bokardo.com Seite 37: Unic AG, Astraios / aboutpixel.de, soultank AG Seite 39: freerider / aboutpixel.de Seite 48: stormpic / sxc.hu Seite 53: splenetic / sxc.hu Seite 63: digital_a / sxc.hu Unic AG Seite 68

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