Benutzerhandbuch. Mailjet in webcrm

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1 Benutzerhandbuch Mailjet in webcrm

2 Inhaltsverzeichnis 1. Mailjet de.mailjet.com Gute Neuigkeiten für hohe Lieferbarkeit und exzellentes Tracking im Auftrag von SPF-Einträge DKIM Optionale Funktion für hohe Zustellbarkeit Digitale Signatur Was können Sie noch für hohe Zustellbarkeit tun? Mailjet für Ihr webcrm-system aktivieren Senden individueller s (oder SMS) mit Mailjet aktiviert Senden von Massen- s (Newsletter oder SMS) mit Mailjet aktiviert Tracking/Kampagne Terminierte s und SMSes Bounced s Das Ereignis-Protokoll Berichte (Übersichten) für das Ereignis-Protokoll Das Mailjet-Dashboard Tracking/Kampagne Ihre eigenen Mailjet-Kampagnen

3 1. Mailjet de.mailjet.com Gute Neuigkeiten für hohe Lieferbarkeit und exzellentes Tracking webcrm arbeitet eng mit Mailjet zusammen, welches eines der stärksten -Maschinen der Welt betreibt. Mailjet sendet Milliarden von s und ist Stolz darauf, hohe Zustellbarkeit und exzellentes Tracking zu sichern. Dies wird erreicht mit Anwendung bester verfügbarer Technologie in Verbindung mit einem Team professioneller Experten, die fortwährend alles beobachten und alle Probleme im Zusammenhang mit Zustellbarkeit und Spam mildern. Solange Sie Ihre s in Einhaltung von Best-Practice-Vorgaben zu Anti-Spam-Richtlinien verwalten und Mailjet als Versand-Maschine einsetzen, sollten Sie keine Probleme mit Zustellbarkeit haben. Mailjet s proprietäre Maschine verhindert Risiken auf den Ruf Ihrer eigenen , indem es fortwährend die Übertragung an Nachrichtensysteme prüft und optimiert. Dabei skaliert es Ihre Sendungen nach den besten Praktiken der Branche. Das Mailjet-Team gewährt Live-Einblicke mit webcrm, die es Ihnen ermöglicht Ihre Aktionsrate und Zustellbarkeit zu messen. Das Ergebnis sind -Server (IP-Adressen) mit sehr gutem Ruf spamfrei zu sein. Dies wiederum hilft Ihren -Kampagnen über hohe Zustellbarkeit versendet und empfangen zu werden. Die webcrm-integration mit Mailjet läuft nahtlos, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihr Geschäft und das Erstellen der besten s konzentrieren können. Sollten Sie trotz Einhaltung unserer Anti-Spam-Richtlinien Probleme bei der Lieferbarkeit haben, wird das Mailjet-Team Ihnen gern Empfehlungen zu Ihrem Mailing-Plan liefern, die Ihnen dabei helfen Ihr Spam-Rating zu entfernen bzw. zukünftige Spam-Rating zu vermeiden. Normal werden Sie gar nicht merken, dass Mailjet der -Zusteller ist, der sich hinter der Kulisse verbirgt. Wenn Sie jedoch tiefer in die -Kampagne eindringen möchten und sie im Detail untersuchen möchten, können Sie auf die mächtigen Statistiken und Diagramme zugreifen, die Ihnen die Mailjet Benutzerschnittstelle direkt in Ihrem webcrm-konto zur Verfügung stellt. 2. im Auftrag von Wenn Sie s aus Ihrem webcrm-system mit Mailjet versenden, werden die s normalerweise mit Ihrem Namen und gesendet - in Form von Von: Name oder Von: E- Mail. Weil die Server von webcrm und Mailjet benutzt werden (und nicht Ihr eigener -Server), müssen wir den Empfänger darüber informieren, dass die im Auftrag von (on behalf of) ist. Wir müssen dies so tun, um hohe Spam-Ratings zu vermeiden. Ihre wird beim Epfänger normal erscheinen mit korrektem Von-Namen und Von- . Den meisten -Kunden wird eine Info ähnlich wie der Folgenden in Outlook angezeigt. 2

4 Wenn Sie Ihren eigenen -Server besitzen, können Sie s von webcrm über Ihren eigenen Server weiterleiten, um die Info im Auftrag von zu vermeiden. Eine andere Lösung für Sie sind die Einrichtung von SPF- und DKIM-Eintrag für Ihren -Server. Sie können webcrm kontaktieren, um die Optionen zu besprechen. 3. SPF-Einträge webcrm und Mailjet wenden automatisch SPF-Einträge (Sender Policy Framework) an. Ein SPF- Eintrag muss für Ihre eigene -Domäne nicht benutzt werden. Jedoch kann es die Spam- Bewertung geringfügig verbessern. Ein SPF-Eintrag ist nur eine Textzeile, die Ihrer -DNS hinzugefügt wird. Die DNS befindet sich dort, wo alle Internet-Server nachschauen, um die richtigen IP-Adressen von -Domänen und Domänen von Webseiten zu finden. Ihr -Anbieter (ISP Internet Service Provider) wird überlicherweise sehr einfach den entsprechenden Eintrag vornehmen können. Wenn Sie selbst Zugang zum Verwaltungsbereich Ihrer DNS-Einstellungen haben, können Sie das auch selbst tun. Dies erfordert jedoch etwas technisches Wissen. Wir würden für Sie gern den SPF-Eintrag vornehmen, aber wenn wir das tun könnten, dann könnten das auch alle Spammer, und dann wäre es zwecklos. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie bezüglich des SPF-Eintrags Hilfe benötigen. Der SPF-Eintrag soll beinhalten: spf.webcrm.com Der TXT-Eintrag wird typischerweise so aussehen: v=spf1 a mx include:spf.webcrm.com all 4. DKIM Optionale Funktion für hohe Zustellbarkeit Digitale Signatur webcrm und Mailjet wenden einen sogenannten DKIM-Eintrag an. Damit erreichen wir sogar noch höhere -Zustellbarkeit und Sicherheit. Der DKIM-Eintrag ist eine Methode, um die Echtheit Ihrer -Nachrichten zu bestätigen. Jede versandte wird digital mit einem verschlüsselten Schlüssel unterzeichnet und beim empfangenden -Server unter Verwendung eines passenden öffentlichen Schlüssels validiert, der aus dem DKIM-Eintrag (in Ihrer DNS) entnommen wird. Dieser Vorgang verifiziert, dass die Nachricht durch den Transfer nicht verändert wurde und das er von Ihnen stammt. 3

5 5. Was können Sie noch für hohe Zustellbarkeit tun? Wenn Ihre s an Leute versendet werden, die sich nicht dazu angemeldet haben diese zu erhalten oder an Leute, die sich angemeldet haben, das jedoch vergessen haben, können Sie durchaus Spam-Beschwerden erhalten. Wenn Sie Leute zu Ihrer Liste ohne deren Zustimmung hinzufügen, warden Sie oft als Spammer markeirt werden. Spam muss nicht notwendiger Weise für gefälschte Produkte und Dienstleistungen gelten. Ihr legitimer Newsletter kann schon als Spam betrachtet werden, nur weil er unaufgefordert kommt. Fügen Sie immer einen Link ein, der es einfach ermöglicht sich aus zukünftigen Mailings abzumelden. Benutzen Sie webcrm s Landungsseiten für diese Funktion. Benutzen Sie die Zusammenführungs-Funktion in webcrm, um jede individuell zu gestalten. Wenn Ihre s alle gleich aussehen, ohne jeglicher Personalisierung, könnten diese als Spam betrachtet werden. Mailjet wird eine Drossel anwenden, um das Risiko großvolumiger Massenmailings zu verringern als Spam betrachtet zu werden. Trotzdem kann es eine gute Idee sein jede Sendung auf maximal s zu limitieren. 6. Mailjet für Ihr webcrm-system aktivieren Um Mailjet in webcrm zu aktivieren gehen Sie zu: Konfiguration Gundeinstellungen E- Mail Bitte lesen Sie die Regeln. Aktivieren Sie Mailjet nur dann, wenn Sie die Regeln akzeptieren. Es ist sehr wichtig, dass Sie die Regeln akzeptieren. Wenn Sie die Regeln nicht befolgen, riskieren Sie nicht nur, dass Ihre eigene -Adresse als Spam bewertet wird, sondern möglicherweise auch die anderer webcrm-kunden, weil für alle webcrm-kunden die gleichen Mailjet- -Server verwendet werden. Sie können zudem testen/verifizieren, dass ein SPF-Eintrag für Ihre -Domäne konfiguriert wurde. Dies ist keine Pflicht. Lesen Sie mehr zu SPF auf der vorhergehenden Seite.. 4

6 HINWEIS: Wenn Sie Ihr Mailjet-Konto das erste Mal benutzen, gibt es eine Verzögerung von Minuten, bevor die Dashboard-Nummern richtig aktualisiert werden. Während dieses Zeitraums, werden Sie vielleicht sehen, dass nur 1 versendet wurde, wenn tatsächlich mehr versandt wurden. Dies gilt nur für die ersten E- Mails und hängt mit dem ersten Authentifizierungsprozess zusammen. Nachdem Sie Ihr Mailjet-Konto aktiviert haben, sieht Ihr Bildschirm aus wie folgt: 5

7 Sie werden den Namen Ihres Mailjet-Kontos sehen und das Datum, an dem es angelegt wirde. Wenn Sie optional Ihre eigenen SPF-Einträge verifiziert haben, werden auch die -Domänen angezeigt. Bei der nächsten Anmeldung an webcrm werden alle s aus Ihrem webcrm-system über Ihr Mailjet-Konto vesendet. Das schließt individuelle s wie auch Massenmails (Newsletter) ein. Das Mailjet-Dashboard ist nur für webcrm-kunden mit Enterprise-Lizenzen verfügbar. Das Dashboard wird später in diesem Dokument erläutert. Wenn Sie Ihr Mailjet-Konto deaktivieren/löschen, werden sowohl das Mailjet-Konto als auch die gesamte verbunde Historie und das Tracking im Mailjet-Dashboard permanent gelöscht. Sie können ein neues Mailjet-Konto erstellen. Wenn Sie auf Status klicken, werden die Summen für Ihr Mailjet-Konto angezeigt wie hier: 7. Senden individueller s (oder SMS) mit Mailjet aktiviert Der einzig sichtbare Unterschied mit aktiviertem Mailjet ist, dass Sie wählen können die sofort zu versenden oder von der Option Verzögert senden gebrauch zu machen. Hier können Sie Datum und Uhrzeit wählen, wann die gesendet werden soll. Die maximale Verzögerung ist 90 Tage. HINWEIS: Die maximale Größe für Anhänge sind in Summe 7 Mbyte pro . Generell ist es nicht ratsam große Anlagen per zu versenden. Stattdessen ist es besser diese in webcrm oder auf Ihrer Webseite hochzuladen und dann innerhalb der zu verlinken. Wenn Ihr Anhang 7 Mbyte überschreitet, wird die versandt, jedoch nicht mit Mailjet. 6

8 8. Senden von Massen-Mails (Newsletter/SMS) mit Mailjet aktiviert Der einzig sichtbare Unterschied mit aktiviertem Mailjet ist das Namensfeld Tracking/Kampagne sowie dass Sie wählen können die sofort zu versenden oder von der Option Verzögert senden gebrauch zu machen. Hier können Sie Datum und Uhrzeit wählen, wann die gesendet werden soll. Die maximale Verzögerung ist 90 Tage. Wenn Sie mehr als 100 s versenden, können Sie das nur unter der Option Verzögert senden. Das Minimum ist 10 Minuten später von jetzt. Massenmails sind gedrosselt (verminderte Geschwindigkeit), um Spam-Wertungen zu verbessern. Mit Mailjet senden wir / 15 Minuten.. 9. Tracking/Kampagne Im Mailjet-Dashboard werden s durch Tracking-/Kampagnen-Namen organisiert und gruppiert. Dies vereinfacht es die Ergebnisse bestimmter Newsletter oder Ähnlichem zu analysieren. Das Mailjet-Dashboard ist nur für webcrm-kunden mit Enterprise-Lizenzen verfügbar. Das Dashboard wird später in diesem Dokument erläutert. Alle individuellen s werden automatisch einem Tracking-/Kampagnen-Namen = s YYYY MM zugeordnet. Das heißt, dass alle individuellen s im Mailjet-Dashboard für jeden Monat gruppiert werden. Für Massenmails können Sie selbst entscheiden welchen Tracking-/Kampagnen-Namen Sie möchten. Der Standard-Name ist das aktuelle Datum gefolgt vom -Betreff. Unter Verwendung desselben Tracking-/Kampagnen-Namen für 2 und mehr Massenmails, können Sie mehrere Sendungen in einem Tracking/Kampagne organisieren. 7

9 10. Terminierte s und SMSes Terminierte (Verzögerte) s werden zu einer späteren vordefinierten Zeit versandt. Terminierte s werden gespeichert und als s protokolliert, die sofort versendet werden. Das heißt, dass Datenfelder mit -Vorlagen zur selben Zeit zusammengeführt werden, wenn die erstellt wird und nicht zu der Zeit, zu der die versandt wird. Andernfalls bestünde das Risiko, dass Daten bereits verändert oder gelöscht wurden, bevor die oder SMS tatsächlich versandt werden soll. Sie werden terminierte s in Ihrem webcrm-system genau wie jede andere sehen. Der einzige Unterschied ist, dass die Gesendet -Zeit in der Zukunft liegt. Im Menü: Hilfsprogramme Mailjet s können Sie Verzögerte s klicken Die Liste zeigt alle s und SMSes, die zum Versand zu einer späteren Zeit angesetzt sind. Sie können sich den -Inhalt ansehen. Es ist nicht möglich bereits geplante s oder SMSes zu bearbeiten. Jedoch können Sie diese löschen und stattdessen Neue erstellen. Wenn Sie löschen, dann löschen Sie ebenso die verbundenen gespeicherten/protokollierten s in Ihrem webcrm-system. Während des Versand vieler s wird die Liste anzeigen: OK <gesendete Anzahl>/<Summe> 8

10 11. Bounced s Wenn Mailjet aktiviert ist, werden alle unzustellbaren s (Hard Bounce) automatisch das Datenfeld als unzustellbar markieren in der Maske Person aktualisieren, wie in diesem Besipiel: Hard Bounces sind permanente Übertragungsfehler. Bounces wie Automatische Antworten durch Out of Office (nicht im Büro) werden als Soft Bounces betrachtet und wird das obige Feld nicht aktualisieren. Sobald eine -Adresse als Hard Bounce markiert ist, wird dies beibehalten und dauerhaft durch Mailjet blockiert, sogar wenn Sie in webcrm die als OK markieren. Wenn Sie aus speziellem Grund solch eine -Adresse in der Blockierliste von Mailjet wieder freigeben möchten, müssen Sie webcrm kontaktieren. 12. Das Ereignis-Protokoll Im Menü: Hilfsprogramme Mailjet s können Sie Ereignis-Protokoll anklicken Das Ereignis-Protokoll speichert die letzten Ereignisse. Die folgenden Ereignisse werden für alle s protokolliert: Geklickt (Klick auf irgendeinen Link in der ) Hard Bounce (Unzustellbar), Blockiert, Soft Bounce Spam-Beschwerde Alle Klicks, wie auch die Geöffnet -Ereignisse, sind im Mailjet-Dashboard verfügbar. 9

11 Beispiel für einige Klick -Ereignisse: Beziehung zu = Name der Landungsseite oder der URL(-Link) Benutzen Sie Mouse-over bei Beziehung zu, um den vollen Link und andere Details zu sehen. Sie können den geklickten Link, Geo-Information, IP-Adresse und Browser-Information sehen. Wenn Sie eine Person ansehen oder bearbeiten, können Sie das Klicks -Symbol anklicken, um die Historie dieser Person sehen zu können. Die gleiche Option ist für alle anderen Datentypen verfügbar, wo eine Kontakt-Person zugeordnert ist. Beziehung zu = Name der Landungsseite oder der URL(-Link) Benutzen Sie Mouse-over bei Beziehung zu, um den vollen Link und andere Details zu sehen. Sie können den geklickten Link, Geo-Information, IP-Adresse und Browser-Information sehen. Um geklickte Links zu verfolgen, benutzen Sie den webcrm-assistenten um Links zu erstellen, oder Sie benutzen das Link-Symbol im normalen Editor. Wenn Sie HTML manuell schreiben, sollten die Links wie fogt aussehen: 10

12 <a href =www.ihre-seite.de >Name Ihrer Seite</a> 13. Berichte (Übersichten) für das Ereignis-Protokoll Bitte schauen Sie sich eine separate Dokumentation darüber an, wie man Übersichten erstellt. Für das Ereignis-Protokoll können Sie Übersichten erstellen und die Liste zu allen Protokoll-Daten filtern, ebenso wie Organisation- und Personen-Daten. Sie können Massen- s zu allen Personen dieser Berichte senden. Dies erleichtert es beispielsweise Folg s zu allen Personen zu senden, die bestimmte Links von bestimmten Kampagnen geklickt haben. Die Funktion Massenaktualisierung ( Spezielle Aktion Angezeigt Daten ändern ) ist für diese Art von Übersichten ebenso verfügbar. Das macht es beispielsweise einfach Checkboxen (Ankreuzfelder) für Personen zu aktualisieren, die bestimmte Links von bestimmten Kampagnen angeklickt haben. Der Zweck für derartige Aktionen liegt in der Segmentierung der Personen, um diesen mehr spezifische und relevante s zu senden. Außerdem können Sie neue Aktivitäten aus diesem Typ von Berichten zu erstellen. Dies kann beispielsweise eine Anrufliste sein zur Erinnerung Personen anzurufen, die bestimmte Links in bestimmten Kampagnen angeklickt haben. 14. Das Mailjet-Dashboard Das Mailjet-Dashboard ist nur für webcrm-kunden mit Enterprise-Lizenzen verfügbar. Im Menü: Hilfsprogramme Mailjet s können Sie das Dashboard anklicken 11

13 15. Tracking/Kampagne Im Mailjet-Dashboard werden s durch Tracking-/Kampagnen-Namen organisiert und gruppiert. Dies vereinfacht es die Ergebnisse bestimmter Newsletter oder Ähnlichem zu analysieren. Alle individuellen s werden automatisch einem Tracking-/Kampagnen-Namen = s YYYY MM zugeordnet. Das heißt, dass alle individuellen s im Mailjet-Dashboard für jeden Monat gruppiert werden. Für Massenmails können Sie selbst entscheiden welchen Tracking-/Kampagnen-Namen Sie möchten. Der Standard-Name ist das aktuelle Datum gefolgt vom -Betreff. Unter Verwendung desselben Tracking-/Kampagnen-Namen für 2 und mehr Massenmails, können Sie mehrere Sendungen in einem Tracking/Kampagne organisieren. Das Mailjet-Dashboard listet alle Trackings/Kampagnen auf, indem der -Betreff der ersten E- Mail in einer Kampagne in fettem schwarzen Text, gefolgt vom Tracking-/Kampagnen-Namen, angezeigt wird. Für individuelle s, die per Kalendermonat gruppiert sind, wird der Betreff der ersten im Monat angezeigt. Sie können Kampagnen archivieren, indem Sie auf Verwalten klicken. Wenn Sie einer Kampagne aus der Liste auswählen/anklicken, können Sie interaktiv auf eine Fülle von Statistiken und Informationen zugreifen, wie z.b. hier: (siehe nächste Seite) 12

14 Das Abbestellt -Ereignis wird nicht für webcrm-benutzer verwendet. Stattdessen kann eine webcrm-landungsseite und der Option zum Abmelden von Mailings (Opt-In & Opt-Out) benutzt werden. Das Mailjet-Dashboard ist in folgenden Sprachen verfügbar: Englisch, Französisch, Deutsch und Spanisch. 13

15 Das Dashboard wird mit der gleichen Sprachen konfiguriert wie der Benutzer, der das Mailjet- Konto aktiviert hat. Sollte die Sprache dieses Benutzers nicht Französisch, Deutsch oder Spanisch sein, wird die englische Sprache gewählt Your own Mailjet campaigns Normalerweise verwenden Sie webcrm, um Ihre Kampagnen zu erstellen und zu versenden. Jedoch können Sie vom Mailjet-Dashboard aus Mailjet benutzen, um -Kampagnen vollständig unabhängig vom webcrm-system zu erstellen und durchzulaufen. Dies beinhaltet das Hochladen von Kontaktlisten sowie das Erstellen von Vorlagen mit vollen Drag&Drop-Funktionalitäten. 14

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