USER MANUAL FÜR LIEFERANTEN IM SAP SOURCING

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1 USER MANUAL FÜR LIEFERANTEN IM SAP SOURCING KONTAKTDATEN SUPPORT GDF SUEZ E&P DEUTSCHLAND GMBH: Marco Büscher Tel.: MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 1

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Vorwort Zugangsdaten Teilnahme an der Ausschreibung Übersichtsbildschirm der Ausschreibung Registerkarte Zeitplan Registerkarte Informationen - Anlagen zur Ausschreibung Registerkarte Fragen Registerkarte Positionen Diskussionsforum Angebot abgeben...14 MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 2

3 1. Vorwort Die GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH nutzt SAP Sourcing als Softwarelösung für eine reibungslose Abwicklung von Ausschreibungen. Dieses User Manual ist eine Hilfestellung für Lieferanten der GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH zur Bedienung des SAP Sourcing Tools. 2. Zugangsdaten Nachdem Sie als User im SAP Sourcing angelegt wurden, erhalten Sie eine systemgenerierte mit Ihrer User-ID und einem temporären Passwort (vgl. Abbildung 1). Username Passwort Abbildung 1 Systemgenerierte mit User-ID und temporärem Passwort Durch einen Klick auf den Hyperlink gelangen Sie zum Anmeldefenster von SAP Sourcing. Geben Sie hier Ihren Usernamen und das Passwort aus der Willkommensmail in die dafür vorgesehenen Felder ein (vgl. Abb. 2). Wir empfehlen den Microsoft Internet Explorer als Browser zu nutzen. Beachten Sie bitte, dass das System zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben sollten, können Sie sich vom System durch Klick auf den Button Forgot your Passwort ein neues Passwort generieren lassen. Dieses wird Ihnen per zugesandt. Bitte kontrollieren Sie dann ggf. auch Ihren Spam Ordner. MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 3

4 Abbildung 2 Anmeldemaske SAP Sourcing Tool Bei der ersten Anmeldung am SAP Sourcing werden Sie aufgefordert Ihr Initialpasswort zu ändern (vgl. Abbildung 3): Altes Kennwort Neues Kennwort Abbildung 3 Änderung des Kennwortes bei erstmaliger Anmeldung am System Bei der erstmaligen Anmeldung am System werden Sie ggf. aufgefordert, die systemischen Nutzungsbedingungen der GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH zu akzeptieren. Klicken Sie hierzu auf den Button Annehmen (vgl. Abbildung 4). MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 4

5 Konditionen annehmen Abbildung 4 Konditionen und Bedingungen im Unternehmen Nach dem Login gelangen Sie zu Ihrer persönlichen Startseite. Hier erhalten Sie einen Überblick über die für Sie relevanten Ausschreibungen, zu denen Sie eingeladen wurden (vgl. Abbildung 5). Maßnahmen Lieferanten Alerts Neue Diskussionen Kalender Aktive Ausschreibungen Links Lieferanten Einrichtung Technischer Support und Schulung Abbildung 5 Willkommensbildschirm MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 5

6 3. Teilnahme an der Ausschreibung Wenn die GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH Sie über SAP Sourcing zur Teilnahme an einer Ausschreibung einlädt, werden Sie darüber durch eine systemgenerierte informiert. Bitte sorgen Sie dafür, dass die Absende-Adresse von SAP Sourcing nicht durch Ihren Spamfilter blockiert wird. Diese sieht, wie in Abbildung 6 dargestellt, aus: Abbildung 6 Ausschreibungseinladung Durch einen Klick auf den Link innerhalb der gelangen Sie direkt zur Ausschreibung. Nach entsprechender Anmeldung (vgl. Kapitel 2) finden Sie den Zugang zur Ausschreibung. In der Spalte Angebot finden Sie den Link zu Ihren Ausschreibungsunterlagen z.b. PROP- 1320, wie in Abbildung 7 dargestellt. Titel der Ausschreibung Link zur Ausschreibung Abbildung 7 Start Ansicht von SAP Sourcing Wenn Sie schon im System angemeldet sind, wie in Abbildung 5 dargestellt, gelangen Sie über den Button Ausschreibung zu der Übersicht aller aktiven Ausschreibungen (vgl. Abbildungen 8 und 9). MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 6

7 Button Ausschreibung Link zur Ausschreibung Abbildung 8 Schritt eins zur Ausschreibung Abbildung 9 Schritt zwei zur Ausschreibung Der Einkäufer der GDF SUEZ Deutschland E&P GmbH hat grundsätzlich die Möglichkeit vor der Ausschreibung zunächst Ihre Angebotsabsicht einzuholen. Damit ist gemeint, dass Sie zu Beginn einer Ausschreibung Ihre Bereitschaft mitteilen, ob Sie an der Ausschreibung teilnehmen möchten. In diesem Fall wird Ihnen bei dem Aufrufen der Ausschreibung die in Abbildung 10 gezeigte Meldung Angebotsabsicht bestätigen angezeigt. Der Einkäufer wird über Ihre Entscheidung, ob Sie an der Ausschreibung teilnehmen möchten oder diese ablehnen automatisch per informiert. Wenn Sie Ihre Angebotsabsicht bestätigen, gelangen Sie zur Übersichtsseite der Ausschreibung (siehe Abbildung 11). Wenn Sie sich für die Option Entscheidung offen entschließen, haben Sie beim erneuten Aufrufen der Ausschreibung die Möglichkeit Ihre Angebotsabsicht mitzuteilen. Sollten Sie bis zu dem genannten Datum keine Zu- oder Absage hinsichtlich der Angebotsabsicht abgeben, werden Sie ab diesem Zeitpunkt nicht mehr auf die Ausschreibung zugreifen können. Button fertigstellen Legen Sie hier fest ob Sie an der Ausschreibung teilnehmen möchten. Abbildung 10 Angebotsabsicht bestätigen o. ablehnen MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 7

8 4. Übersichtsbildschirm der Ausschreibung In der Startansicht der Ausschreibung sehen Sie die für Sie wichtigsten Registerkarten Kopf, Zeitplan, Informationen, Fragen und Positionen. Wichtig für Sie sind auch noch die Buttons Fertig, Sichern, In Bearbeitung und Abmelden wie in der Abbildung 11 dargestellt. Button Fertig/ Sichern - Abmelden Registerkarte Kopf Zeitplan Registerkarte Positionen Registerkarte Fragen Ändern der Angebotsphase Registerkarte Informationen Incoterms Abbildung 11 Übersicht der Ausschreibung Zwischendurch sollten Sie Ihre Bearbeitung des Angebotes sichern. Ein Klick auf den Button sichert den Beleg und schließt die aktuelle Bearbeitung. Ein Klick auf den Button speichert den aktuellen Stand der Bearbeitung in die Datenbank. Bitte beachten Sie, dass das Sichern des Angebotes nicht bedeutet, dass Sie das Angebot abgeben. 5. Registerkarte Zeitplan Im dem Zeitraum zwischen der Einladung zur Teilnahme an der Ausschreibung und dem Fälligkeitsdatums des Angebotes haben Sie als Lieferant die Möglichkeit, ein Angebot zur Ausschreibung abzugeben. Das Fälligkeitsdatum des Angebotes sehen Sie, wie in Abbildung 12 dargestellt, in der Registerkarte Zeitplan. Bitte beachten Sie, dass Sie nach Ablauf der Angebotsfrist kein Angebot mehr abgeben können. MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 8

9 Fälligkeitsdatum zur Abgabe des Angebotes Abbildung 12 Fälligkeitsdatum - Registerkarte Zeitplan 6. Registerkarte Informationen - Anlagen zur Ausschreibung Unter der Registerkarte Informationen finden Sie die Anlagen, die Ihnen der Einkäufer zur Verfügung gestellt hat, z.b. Zeichnungen, Leistungsverzeichnis, etc. Sie können diese Anlagen auf Ihren PC oder Laptop zur weiteren Bearbeitung herunterladen. Klicken Sie hierzu mit der Maus auf die Registerkarte Informationen, dann auf den gewünschten Informationsabschnitt und anschließend auf Anlagen, wie in den Abbildungen 13 und 14 dargestellt: Registerkarte Informationen Anlagen innerhalb der Registerkarte Informationen. Informationsabschnitte Abbildung 13 Registerkarte Informationen Abbildung 14 Registerkarte Anlagen Nach dem Klicken auf den Button Anlagen gelangen Sie zu einer Übersicht der Ihnen zur Verfügung gestellten Anlagen innerhalb der aktiven Ausschreibung (vgl. Abbildung 15). MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 9

10 Anlagen die Ihnen vom Einkäufer zur Verfügung gestellt wurden. Abbildung 15 Anlagen in der Ausschreibung 7. Registerkarte Fragen Innerhalb einer Ausschreibung kann es vorkommen, dass Ihnen vom Einkäufer der GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH Fragen gestellt werden (Nicht zu verwechseln mit den Diskussionen!). Zu den Fragen selbst gelangen Sie über die Registerkarte Fragen. Fragen, die Ihnen vom Einkäufer gestellt werden, können z.b. Fragen über Ihre Produkte, Dienstleistungen, Ihr Unternehmen o.ä. sein (vgl. Abbildung 16). Bitte beantworten Sie die Fragen, in dem Sie zunächst die Fragenabschnitte und anschließend die Fragen einzeln anklicken. Registerkarte Fragen Fragen zur Ausschreibung Abbildung 16 Registerkarte Fragen in der Ausschreibung MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 10

11 8. Registerkarte Positionen Der Einkäufer kann Sie dazu auffordern, definierte Positionen zu bepreisen (vgl. Abbildung 17). Diese Positionen stehen für Waren oder Dienstleistungen, die der Einkäufer erwerben möchte. Sie haben die Möglichkeit, auf diese Positionen zu den vereinbarten Incoterms zu bieten. Bitte beachten Sie die Anzahl der Seiten innerhalb der Ausschreibung. Gebot Incoterms Position Seiten Navigation Abbildung 17 Positionen innerhalb der Ausschreibung 9. Diskussionsforum Zur revisionssicheren Dokumentation der Korrespondenz innerhalb der Ausschreibung nutzt die GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH ausschließlich das Diskussionsforum innerhalb des SAP Sourcing Tools. Hierdurch ist sichergestellt, dass alle Lieferanten innerhalb der Ausschreibung denselben Informationsstand haben. Eine Kommunikation mit den Einkäufern der GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH im Rahmen einer Ausschreibung ist außerhalb des SAP Sourcing Tools nicht gestattet. Durch Klicken auf den Button Diskussionen gelangen Sie zum Diskussionsforum (vgl. Abbildung 18). Diskussionsforum Abbildung 18 Registerkarte Diskussionsforum Hier sehen Sie (in grau hinterlegt) die Themengebiete, welche die Diskussionen strukturieren. Dazu sind jeweils die einzelnen Beiträge aufgeführt (vgl. Abbildung 19). MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 11

12 Abbildung 19 Diskussionsforum Wenn Sie bereits vorhandene Beiträge einsehen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Betreff (vgl. Abbildung 20). Diskussionsthema Frage/ Beitrag innerhalb des Themas Abbildung 20 Beiträge im Diskussionsforum Nach Auswahl des Beitrages können Sie sich den kompletten Inhalt durchlesen (vgl. Abbildung 21). Antwortbutton Abbildung 21 Beantwortung einer Frage Durch Klicken auf den Button Antworten können Sie Ihren Beitrag/ eine anschließende Frage zu der vorhandenen Diskussion hinzufügen (vgl. Abbildung 22): MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 12

13 Betreff der Nachricht Button Fertigstellen Inhalt der Nachricht Anlagen zu einer Nachricht Abbildung 22 Frage innerhalb des Diskussionsforums beantworten. Zu der Nachricht können Anlagen beigefügt werden. Bitte beachten Sie an dieser Stelle, dass Ihre Antworten oder Fragen für alle Beteiligten und Lieferanten einsehbar sind. Wie einleitend erwähnt, können Sie auch neue Fragen stellen, indem Sie zunächst auf das gewünschte Themengebiet klicken. In der darauffolgenden Ansicht sehen Sie alle Beiträge zu diesem Themengebiet. Wählen Sie anschließend den Button Neue Nachricht aus (siehe Abbildung 23). Anlagen zu einer Nachricht Abbildung 23 Neue Nachricht im Diskussionsforum Daraufhin gelangen Sie auf die Registerkarte Anlegen neue Nachricht, in der Sie Ihre Fragen stellen können. Durch Klicken auf den Button Fertigstellen wird Ihre Nachricht veröffentlicht (vgl. Abbildung 24). Betreff der Nachricht Button Fertigstellen Inhalt der Nachricht Anlagen zu einer Nachricht Abbildung 24 Eingeben einer neuen Nachricht. MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 13

14 Hinweis: Sobald ein neuer Beitrag im Diskussionsforum veröffentlicht wurde, werden Sie vom System per informiert. Direkter Link zur Benachrichtigung Abbildung 25 Informationsmail über eine Aktivität im Diskussionsforum 10. Angebot abgeben Sobald Sie Ihr fertiges Angebot in Form von Anlagen dem Einkäufer der GDF SUEZ Deutschland E&P zur Verfügung stellen wollen, gilt es diese Anlagen hochzuladen. Hierzu wird zunächst der Button Anlagen aufgerufen. Den Button finden Sie, wie in Abbildung 26 dargestellt, in der Menüleiste. Dateien Anhängen Abbildung 26 Aufrufen der Registerkarte Anlagen Auf den ersten Blick sehen Sie wieder die Ihnen zur Verfügung gestellten Anlagen zum Angebot. Im unteren Drittel sehen Sie zusätzlich noch einen weiteren Ordner Anlagen zum Angebot. Wenn Sie nun auf den Button Dateien anhängen klicken, erhalten Sie die Möglichkeit die Dateien hochzuladen. Das Ergebnis finden Sie anschließend wie in Abbildung 26 gezeigt. Wenn Sie Ihr Angebot aus einer großen Anzahl an Dokumenten zusammengestellt haben, können Sie diese auch zu einer ZIP-Datei komprimieren und dann anhängen. MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 14

15 Dateien Anhängen Hochgeladenes Angebot Abbildung 27 Anlagen hochladen Nachdem Sie Ihr Angebot zur Ausschreibung eingegeben und sämtliche Anhänge hochgeladen haben, gilt es das Angebot abzugeben. Hierzu wird der Status Ihres Angebots von In Bearbeitung auf Verbindlich gesetzt. Andernfalls gilt das Angebot als nicht abgegeben. Hierzu klicken Sie zunächst auf den Button In Bearbeitung (vgl. Abbildung 28). Button zum Ändern des Status der Ausschreibung Abbildung 28 Ändern des Status der Ausschreibung Nun gelangen Sie zur Ansicht Phase ändern (siehe Abbildung 29). Wenn Sie mit der Maus auf den Button Verbindlich klicken, geben Sie Ihr Angebot ab. Dabei werden Ihr Angebot und alle dazugehörigen Anlagen an den zuständigen Einkäufer übermittelt. Sobald Ihr Angebot den Status Verbindlich erhält, können keine Änderungen an Ihrem Angebot mehr vorgenommen werden. Ändern des Status auf Verbindlich. Abbildung 29 Ändern der Phase der Ausschreibung MSP GDF SUEZ E&P Deutschland GmbH S e i t e 15

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