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1 Ausgabe 1/2010 Seite 1 Liebe Leserinnen und Leser, mit diesem Newsletter möchten wir Sie gerne über unsere Neuheiten und aktuellen Projekte aus dem syntona logic- Umfeld informieren. Kennen Sie beispielsweise schon unsere Neuentwicklung syntona shop (S. 4)? syntona logic Oder haben Sie schon einmal über die Möglichkeiten einer professionellen Datensicherung nachgedacht? Lesen Sie auf Seite 6 welche Vorteile Ihnen eine Datensicherung durch die Allgeier bringt und welche Gefahren Sie dadurch abwehren können. Ganz praxisorientiert ist der Referenzbericht über HolzLand Wischmann (S. 2). Wir zeigen, wie syntona logic im Geschäftsalltag arbeitet. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben oder sich einfach gerne mit uns unterhalten möchten, dann kontaktieren Sie uns. Viel Spaß beim Lesen! Ihr, syntona logic - Team Inhalt Referenzbericht HolzLand Wischmann S. 2 Neues Modul: Flexible Desktop S. 3 Neuentwicklung syntona shop S. 4 Datensicherung durch HolzLand Hosting S. 6 Schnittstelle zu HolzLand und MDH S. 7 Neuer LogIn-Bereich auf S. 8

2 Seite 2 HolzLand Wischmann ist ein Fachbetrieb für Holz und Holzprodukte in Witten. Mit über 20 Mitarbeitern erstreckt sich das Familienunternehmen auf ca m 2 Fläche. HolzLand Wischmann hat sich auf die Lieferung und den Einbau hochwertiger Bodenbeläge, Innentüren und Holzprodukte für den Garten spezialisiert und verfügt zudem über einen erfolgreichen Großhandel für Holzfußböden. Als rechtlich eigenständiges Tochterunternehmen gehören die Bodis Discountmärkte in Münster und Witten zu Holz- Land Wischmann. Dort werden Bodenbeläge wie Laminat oder Vinyl-Bodenbeläge zu Discountpreisen an Endverbraucher verkauft. Ein Wechsel im Enterprise Ressource Planning (ERP)-System HolzLand Wischmann wechselte Ende 2009 sein Warenwirtschaftssystem von Microsoft Dynamics TM NAV auf syntona logic von der Allgeier IT Solutions. Der branchenspezifische Zuschnitt syntona logics überzeugte Geschäftsführer Marc Wischmann: Die Einführung der ERP-Lösung verlief reibungslos. Im Projekt hat uns die Allgeier gut betreut, es war syntona logic ist konnektierbar mit vielen anderen Systemen 2008 Server 2008 SQL Microsoft Office 7 Windows 7 Share Point webfähig 64 Bit fähig u.v.m. alles in bester Ordnung. Alle bereits in Navision eingepflegten Artikeldaten und weitere Stammdaten wurden problemfrei in syntona logic transferiert. Die Datenübernahme gewährleistete ein unterbrechungsfreies Arbeiten. syntona logic, scanview und Cube im täglichen Geschäftsprozess Bei HolzLand Wischmann nimmt syntona logic einen zentralen Platz im Arbeitsprozess ein. Der komplette Geschäftsablauf dreht sich um die Branchenlösung. Von der Angebotserstellung, über die Lagerorganisation, über die Lieferkonditionen, bis hin zu Rechnungserstellung und Buchung - alle Geschäftsprozesse werden in syntona logic erfasst. Weiterhin ist an syntona logic das Enterprise Content Management (ECM) - System scanview von der Allgeier angeschlossen. scanview ist eine durchgängige Lösung zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten.

3 Seite 3 HolzLand Wischmann nutzt scanview, um einkommende Dokumente und Belege revisionssicher zu archivieren. Dazu werden Papierdokumente wie Rechnungen gescannt und zusammen mit anderen digitalen Belegen z.b. s im ECM-System abgelegt. Zusätzlich ist die Business Intelligent-Lösung Cube an syntona logic angegliedert. Cube unterstützt strategische Entscheidungen mit Hilfe mehrdimensionalen Auswertungen. Dies ermöglicht eine beliebig abrufbare Datenbetrachtung bis in die kleinste Einheit, wie z.b.: welcher Mitarbeiter hat in welchen Gebieten mit welchen Kunden und welchen Artikeln den meisten Umsatz erzielt. Auch die optische Darstellung in Charts und Landkarten ist hierbei besonders hilfreich. Ein täglicher Datenabgleich ermöglicht tagesaktuell Analysen. HolzLand Wischmann zieht Cube u.a. für Auswertungen des Umsatzes und der Bruttomargen heran und plant einen sukzessiven Ausbau der Nutzung. Bodis GmbH - eigenständig und doch integriert Das rechtlich eigenständige Tochterunternehmen Bodis GmbH mit Sitz in Münster und Witten nutzt die IT-Strukturen von HolzLand Wischmann. Das Modul Multifirmentool von syntona logic organisiert den reibungslosen Ablauf zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft. Beispielsweise greifen beide auf das gleiche Serversystem zu und können Daten als XML-Dateien importieren und exportieren, per Trigger werden nur die relevanten Artikeldaten ausgetauscht. Schnittstellen zu syntona logic: scanview Cube MDE HolzLand Eurobaustoffe Nexmart Turbosoft EDIfact S + P DATEV syntona CRM Syntona shop syntona finac JULIA MailOffice Wednesday NEU: Flexibel sein mit Flexible Desktop Das neue syntona logic-modul Flexible Desktop ist ein besonderes Tool zur Vereinfachung und Handhabung der zu bearbeitenden Daten. Flexible Desktop bietet drei Hauptfunktionen, die das Arbeiten erleichtern: Änderung von Schriftart, Schriftgröße und das intelligente Info-Fenster. Jeder Nutzer kann individuell die angezeigte Schriftart und -Größe verändern. Mag man lieber eine klassische Schrift im Stil einer Zeitschrift oder wie im Screenshot die Comic Sans MS - mit dem Flexible Desktop sind da keine Grenzen gesetzt. Leserfreundlich ist die Veränderung der Schriftgröße. Ist einem die angezeigte Schrift zu klein oder zu groß, kann sie ohne Aufhebens geändert werden. Praktisch und Benutzerorientiert ist der Einsatz von intelligenten Info-Fenstern. Bei großen Monitoren oder beim Einsatz eines weiteren Bildschirms bietet dieses Tool eine hervorragende Übersichtsmöglichkeit. Intelligente Info-Fenster sind Fenster mit zusätzlichen Informationen über das Hauptfenster. Arbeitet man am linken Monitor in der Auftragserfassung, werden am rechten Monitor die Informationen zum aktuellen Kunden aus dem linken Bereich angezeigt. Die erweiterte Informationsquelle flexibilisiert das tägliche Handling mit den verschiedenen Daten und Dokumente.

4 Seite 4 syntona shop - 24 Stunden online verkaufen syntona shop Allgeier IT Solutions hat ihr neues Online Shop- System, syntona shop als Ergänzung zum etablierten Warenwirtschaftssystem syntona logic auf dem Markt eingeführt. syntona logic ist speziell auf die Holzbranche ausgerichtet und optimiert Warenwirtschaft, Buchhaltung und das Dokumenten-Management im täglichen Geschäftsbetrieb. Der neuentwickelte syntona shop ist ein 2-in-1-Shop, er kann gleichzeitig den B2B- und B2C-Handel erreichen. Durch die Verbindung des Online-Shops mit der ERP-Lösung syntona logic entsteht ein verbesserter Arbeitsablauf: -> Artikel aus dem Warenwirtschaftssystem müssen nicht manuell, Artikel für Artikel und Preis für Preis in den neuen Online-Shop eingepflegt werden. -> Die nahtlose Verbindung bewirkt einen automatischen Import der Bestandsartikel aus syntona logic in syntona shop. -> Somit werden Veränderungen im Warenbestand in syntona logic auch immer ganz aktuell in syntona shop vermerkt. -> Die Anbindung beider Systeme schafft einen effizienten Arbeitsablauf und beschleunigt den Warenverkauf.

5 Seite 5 Suchassistent Jederzeit im Shop sichtbar: der genaue Suchassistent Zahlungs-Info-Editor für Privatkunden: Verfassen Sie frei einen individuellen Info-Text über Zahlungsmodalitäten Ihrer Kunden Tauschen Sie Bildelemente und Texte einfach und schnell selber aus Kurzübersicht über das neue syntona shop Das 2-in-1-Shop-System: Mit syntona shop ist es Ihnen möglich Geschäftskunden (B2B) und Privatkunden (B2C) gleichzeitig anzusprechen Bildelemente sind kundenindividuell austauschbar und ermöglichen eine persönliche Ansprache Der Style-Manager Überraschen und informieren Sie Ihre Kunden über Sonderaktionen oder besondere Ereignisse direkt auf der Startseite Ihres Shops Zahlungsmodule bei Privatkunden: Zahlungsverkehr mit ExperCash. Der ist einer der führenden Full-Service-Provider für komplettes Financial Supply Chain Management. Zahlungsmodalitäten können je nach Kunde individuell freigeschaltet werden. Der Bezahlvorgang ist im Webshop integriert und benötigt keinen externen Zugriff. Sie haben die Auswahl zwischen: -> dem elektronischen Lastschriftverfahren -> der Zahlung mit Kreditkarte -> Offline-Zahlarten: Rechnung, Vorkasse o. Nachname Ankündigungsbereich Präsentation ausgewählter Produkte Informationen über neue Produkte oder Sonderaktionen Ankündigungen können datumsgesteuert eingestellt werden Ihr I-Phone als Schnittstelle zu syntona shop Über den Startpage-Assistenten starten, ändern und beenden Sie jederzeit Rabattaktionen im Style-Manager Weitere Informationen werden via Newsletter an Ihre Kunden versendet Bei Fragen rufen Sie über den Punkt Support direkt in der Servicezentrale im Hause Allgeier IT Solutions an Suchmaschinenoptimierung durch META-TAGS: Definieren Sie eigene Schlüsselwörter, die zu Ihrem persönlichen syntona shop passen und werden Sie dadurch schneller in den verschiedenen Suchmaschinen (Google, Yahoo, msn, altavista, fireball etc.) gelistet Der Newsletter im System Informieren Sie Ihre Kunden über Neuigkeiten, Rabattaktionen und mehr Fügen Sie weitere -Adresse einfach und schnell hinzu

6 Seite 6 Managed Hosting - Sicherung Ihrer Geschäftsdaten Managed Hosting bezeichnet die Hardware- und Software-Verfügbarkeit in Betrieben, sowie den Aufbau eines schnellen und stabilen Datennetzwerks. Ganz praktisch bedeutet dies, dass Anbieter, wie die Allgeier IT Solutions eine IT-Landschaft für ihre Kunden erstellen, die verschiedene Arten der Datensicherung und Datenverfügbarkeit erzeugen. Denn Ausfälle der IT-Systeme können ganz unterschiedliche Ursachen haben. Nicht immer sind spektakuläre Situationen wie Brände Schuld an dem Verlust von Unternehmensdaten. Neben physischen Ereignissen wie Brände, Wasserschäden, Stromausfällen oder Einbrüchen, können auch Schäden an dem System an sich entstehen. Datensicherung bedeutet demnach nicht nur eine physische Sicherheit, die die Allgeier IT Solutions in einem abgeschotteten Rechenzentrum mit Zugangskontrollen und modernen Alarmsystemen gewährt, sondern auch eine technische Sicherheit des IT-Systems. Wie sichern Sie eigentlich Ihre Geschäftsdaten? Viele Holzhandelskunden erzählen mir, dass sie ihre Unternehmensdaten nicht sichern sagt Johannes Häringslack, Geschäftsführer der Allgeier IT Solutions. sie haben ihr IT-System mit allen geschäftlichen Unterlagen an einem Ort innerhalb des Betriebs untergebracht und kümmern sich wenig um Sicherheit oder Verfügbarkeit der Daten. Träte ein Brand auf oder gäbe es einen Wasserschaden, dann könnten alle Unternehmensdaten zerstört werden. Eine professionelle Datensicherung wirkt solchen Vorfällen entgegen. Das sogenannte Managed Hosting beugt temporären Datenausfällen vor und verhindert komplette Datenverluste. Konzepte zur Datensicherung Verschiedene Konzepte zur Datensicherung stellen unterschiedliche Anforderungen an den Sicherheitsgrad dar. Die Allgeier IT Solutions ist mit ihrem zugeschnittenen Warenwirtschaftssystem syntona logic bereits Fachmann in Sachen Holz. Die Kombination mit einem weiteren Geschäftsbereich der Allgeier IT Solutions, dem Managed Hosting ergibt ein Gesamtpaket, das auf den Spezifikationen und Besonderheiten der Holzbranche abgestimmt ist. Wer beispielsweise einen Online-Shop, wie syntona shop betreibt, kann es sich nicht leisten, dass der für eine gewisse Zeit ausfällt und nicht online ist. Die Ausfallzeiten sind teuer, denn es kann nicht mehr bestellt werden und das Image leidet. Ist das IT-System bei- Digitale Dokumente - Basis in Geschäftsalltag Im Zeitalter der digitalen Informationen sind Daten in jeglicher Form die Basis eines Unternehmens - auch in der Holzbranche. Der Verlust wichtiger Geschäftszahlen, beispielsweise bei einem Brand, kann ein Unternehmen drastisch schädigen. Sind mit einem Schlag alle Geschäftsdaten weg, dann können Aufträge und Buchungsvorgänge nicht mehr ausgeführt werden, automatisierte Arbeitsprozesse erliegen - das Unternehmen steht still.

7 spielsweise überlastet und fällt aus, dann entstehen schnell hohe Kosten. Das Personal kann nicht mehr effizient arbeiten, Abteilungen wie der Ein- oder Verkauf sind nicht in der Lage auf ihre digitalen Unterlagen zuzugreifen, Rechnungen können nicht oder nur fehlerhaft gebucht werden. Seite 7 Datensicherheit mit der Allgeier Die Allgeier IT Solutions übernimmt die Systempflege und Administration und sorgt für einen funktionierenden IT-Betrieb. So werden Ausfallzeiten vermieden, eine stabile Datenerreichbarkeit erzeugt und eine hohe Datensicherheit hergestellt. Fragen rund um die Datensicherheit beantwortet die Allgeier IT Solutions gerne. Der individuelle Sicherheitsscheck des IT-Unternehmens wird bereits in mehreren Betrieben durchgeführt. So entsteht ein detailliertes Bild über die Sicherheitsstandards der Geschäftsdaten. Schnittstelle zu HolzLand und MDH Als langjährige Partner der Holzland und MDH hat Allgeier in der ERP-Lösung syntona logic spezielle Schnittstellen zu Holzland und MDH eingerichtet. Dies erleichtert das tägliche Handling mit den verschiedensten Daten beider Kooperationspartner. Artikeldatenaustausch Einlesen von Artikelstammdaten, die von der Holzland bzw. der MDH von einer Vielzahl von Lieferanten gesammelt und aufbereitet werden. +++ Vorteile: Sie erhalten die benötigten Dateien in einem Format und müssen nicht mit unterschiedlichen Dateitypen von unterschiedlichen Lieferanten hantieren. So behalten Sie immer und zu jeder Zeit die Übersicht und können sich ganz auf Ihr Hauptgeschäft konzentrieren. Rechnungsdaten-Austausch Lieferanten-Rechnungen werden nicht mehr in Papierform, sondern in elektronischer Form an syntona logic übersendet. Als PDF.-Datei werden die Daten archiviert. Zur weiteren Bearbeitung werden dieselben Daten als EDIfact-Dateien in syntona logic eingelesen. +++ Vorteile: Durch den durchgehenden, elektronischen Datenweg haben Sie eine optimierte Rechnungskontrolle. Die Speicherung über EDIfact bedeutet für Sie eine einfache Weiterverarbeitung der Informationen - also eine Zeitund Kostenersparnis.

8 Seite 8 Neuer LogIn-Bereich auf Der neue LogIn-Bereich auf punktet mit vielen Informationen rund um Allgeiers IT-Lösungen. Jeder Bereich hat eine eigene Kategorie erhalten: ERP, ECM, Security und Infrastruktur. Der Zugang erfolgt über einen Benutzernamen und ein Kennwort, welches die Allgeier jedem Kunden einzeln zuweist. In den verschiedenen Kategorien findet der User eine Vielzahl von Informationen. syntona logic bietet neben einer Übersicht über Prospekte und Factsheets auch einen ausführlichen Teil mit Dokumentationen. Für die Rubrik syntona logic stehen mehrere Dokumentationen als PDF-Datei zum Download bereit, beispielsweise zum Thema Auftragserfassung. Die Dokumentationen erklären mit vielen Screenshots die Handhabung der Software. Neben den Dokumentationen sind auch mehrere Referenzberichte über Unternehmen in der Holzbranche aufgelistet, ähnlich wie der Bericht über HolzLand Wischmann. Treten auch Sie in den neuen LogIn-Bereich ein. Über die Allgeier Die Allgeier IT Solutions GmbH gehört zur Allgeier Holding AG mit Sitz in München. Die sich seit 1977 am Markt befindliche Allgeier IT Solutions GmbH mit Sitz in Bremen ist Kompetenzzentrum für ECM/DMS, ERP, Security und IT-Infrastruktur. Mit mehreren Geschäftsstellen in Deutschland ist die Allgeier IT Solutions GmbH flächendeckend im Bereich Vertrieb und Service vertreten und agiert im In- und Ausland mit entsprechenden Vertriebs- und Servicepartnern. Über Kunden vertrauen seit Jahren auf Ihr Know-how. Impressum: Allgeier IT Solutions GmbH Hans-Bredow-Straße 60 D Bremen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Bremen Münster Köln Hamburg Frankfurt München Iffezheim Wien Alle Inhalte sind sorgfältig recherchiert. Dennoch können wir aus rechtlichen Gründen keine Gewähr für den Inhalt übernehmen.

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