Das Service-Center. Das Service-Center

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1 Das Service-Center Im Online-Service-Center von mail to date 5 verwalten Sie Ihre Empfänger, Sie gestalten Ihre Anmeldeformulare, laden diese hoch und verwalten bzw. versenden Ihre über den Designer hochgeladenen oder online erstellten bzw. bearbeiteten Newsletter-Projekte. Darüber hinaus stehen Ihnen in den Einstellungen verschiedene Möglichkeiten u. a. zur Konfiguration des Service-Centers zur Verfügung. Beim Aufruf des Online-Service-Centers müssen Sie sich zunächst auf der Anmeldeseite verifizieren: Geben Sie dazu Ihren Anmeldenamen und das Passwort in die entsprechenden Felder ein. Haben Sie Ihre Anmeldedaten eingegeben, klicken Sie auf Anmelden, um das Backend zu betreten. Sie werden automatisch zur Startseite Newsletter erstellen geführt, dem Ausgangspunkt für Ihre Mailingaktionen. Vom Versand des ersten Newsletters sind Sie sofern Sie einen im Designer von mail to date 5 erstellten und an das Service-Center hochgeladenen Newsletter versenden möchten nun nur noch drei einfache Schritte entfernt: Schritt 1: Empfängergruppe erstellen. Legen Sie eine oder mehrere Gruppen an, unter denen Ihre Empfänger für den komfortablen Newsletter-Versand zusammengefasst werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Gruppen erstellen ab Seite 44. Schritt 2: Anmeldeseite erstellen. Gestalten und konfigurieren Sie ein Anmeldeformular, in dem sich Ihre Website-Besucher und andere potenzielle Interessenten für Ihre Newsletter anmelden können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Anmeldeformulare erstellen ab Seite 56. Schritt 3: Sendeauftrag erstellen. Wählen Sie den hochgeladenen Newsletter über die Schaltfläche Eigene Vorlagen im Bereich Newsletter erstellen aus und legen Sie einen Sendeauftrag an, über den Sie den Newsletter an die ausgewählte(n) Empfängergruppe(n) versenden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Sendeaufträge ab Seite 14. Möchten Sie über den im Service-Center integrierten Assistenten zunächst eine neue Vorlage erstellen und diese versenden, führen Sie zunächst die oben genannten Schritte 1 und 2 durch. Lassen Sie sich anschließend vom Assistenten durch das Anlegen einer neuen Vorlage bis zum Erstellen des Sendeauftrags führen. Wie Sie dabei vorgehen müssen, beschreiben die nachfolgenden Abschnitte. 1

2 Newsletter erstellen Das Register Newsletter erstellen bietet Ihnen vier komfortable Möglichkeiten zum Erzeugen Ihrer Newsletter. Wählen Sie Ihr Wunschlayout (einfacher, zweispaltiger oder dreispaltiger Newsletter) aus bereits vordefinierten, einfach anzupassenden Grundlayouts aus oder greifen Sie (sofern bereits gespeichert oder hochgeladen) auf eigene Vorlagen zurück und passen Sie diese ggf. erneut an. Die Anzeige des letzten Sendeauftrags erfolgt selbstverständlich erst, nachdem Sie Ihren ersten Sendeauftrag angelegt haben. Beim ersten Programmstart oder wenn noch kein Sendeauftrag erzeugt wurde, werden auf dieser Seite nur die vier Gestaltungsschaltflächen angezeigt. Klicken Sie die entsprechende Schaltfläche an und beginnen Sie mit der Gestaltung bzw. Anpassung oder Auswahl Ihres Newsletters. Einfache Newsletter erstellen Die Schaltfläche Einfacher Newsletter ruft einen Assistenten auf, der Sie in wenigen Schritten durch das Erstellen eines einfachen, einspaltigen Newsletters auf Basis eines mitgelieferten Grundlayouts bis zum Anlegen des Sendeauftrags führt. 2

3 Schritt 1 Farbschema wählen In diesem Schritt des Assistenten haben Sie die Möglichkeit, die Farbgebung Ihres Newsletters detailliert zu definieren. Über die Register am linken Fensterrand können Sie zum einen auf vordefinierte globale Farbschemen zurückgreifen, zum anderen über die Register Kopfzeile, Spalte 1, Fußzeile und Hintergrund einzelne Bereiche des Newsletters farblich individuell anpassen. Der Bereich Farbschema stellt Ihnen per Mausklick acht harmonisch aufeinander abgestimmte Farbschemen mit unterschiedlichen Kopfgrafiken zur Verfügung. Klicken Sie auf die einzelnen Farbschemen, um zu sehen, wie das Grund design in den einzelnen Farbgebungen wirkt, und das optimale Farbschema für Ihre Zwecke zu wählen. 3

4 Die Kopfgrafik können Sie ggf. im nächsten Schritt austauschen. Konzentrieren Sie sich im ersten Schritt lediglich auf die Wahl des Farbschemas. Nachdem Sie sich für ein Grundfarbschema entschieden haben, können Sie über die Bereiche Kopfzeile, Spalte 1, Fußzeile und Hintergrund einzelne Far ben austauschen oder z. B. an Ihre Firmenfarbgebung anpassen. In den Bereichen Kopfzeile, Spalte 1 und Fußzeile haben Sie die Möglichkeit, für den Text, den Hintergrund und ggf. einen Link eine individuelle Farbe zu definieren. Standardmäßig wird für jedes Element die aktuelle Farbe im quadratischen Farbfeld ange zeigt. Der entsprechende Hexadezimalwert fin det sich im Eintragsfeld daneben. Um die Farbgebung eines Elements zu ändern, klicken Sie einfach auf das Farbfeld. Es öffnet sich ein Farbwähler, der Ihnen verschie dene Möglichkeiten zur Definition einer neuen Farbe bietet. Um lediglich eine Farbnuance zu ändern, verschieben Sie den Ring im großen Farbfeld auf der linken Seite mit gehaltener Maustaste. Im Feld oben rechts wird dabei stets die aktuell gewählte Farbe angezeigt. Über die Pfeilschaltflächen am senkrecht in der Mitte stehenden Farbverlauf können Sie die Grundfarbe im rechten Farbfeld wählen. Verschieben Sie einfach den Pfeil mit gehaltener Maustaste nach oben bzw. unten, um die gewünschte Grundfarbe zu erhalten. Anschließend können Sie im Farbfeld links die Nuance durch Verschieben des Rings verfeinern, bis Sie den gewünschten Farbton erhalten. Für eine Schnelleingabe oder wenn Ihnen beispielsweise ein RGB-Wert Ihrer Firmenfarben vorliegt, können Sie die Werte für Rot (R), Gelb (G) und Blau (B) manuell in die entsprechenden Felder eintragen. Der Hexadezimalwert wird analog zu den eingegebenen Farbwerten im untersten Feld erzeugt. Liegt Ihnen ein Hexadezimalwert für die gewünschte Farbe vor, können Sie diesen auch direkt in das Feld # eingeben. 4

5 Besonders praktisch: Die Farbanpassung des gewählten Elements wird in Echtzeit im Design umgesetzt. Das heißt, wenn Sie beispielsweise den Ring im Farbfeld verschieben, passt sich die Farbgebung des Elements in der Vorschau automatisch an. Auf diese Weise können Sie während der Farbwahl genau verfolgen, wie die Farbtöne miteinander harmonieren und ob Sie die passende Wahl getroffen haben. Um den Farbwähler zu schließen, klicken Sie einfach innerhalb der linken Menüleiste auf einen Bereich außerhalb des Farbwählers. Der Auswahl dialog wird geschlossen, die zuletzt gewählte Farbe wird übernommen. Die Farbanpassung erfolgt für jedes Element auf die gleiche Weise. Daher wird die Vorgehensweise für die weiteren Elemente nicht weiter erläutert. Lesen Sie ggf. noch einmal den vorangehenden Abschnitt. Tipp Um alle Änderungen an einem Farbschema wieder auf den Ursprungszustand zurückzusetzen, klicken Sie einfach im oberen Bereich erneut auf das zu verwendende Farbschema. Achtung! Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Während Sie für die Kopfzeile, die Spalte und die Fußzeile jeweils die Farbgebung für den Text, eine Verlinkung und für den Hintergrund definieren können, ist im Bereich Hintergrund nur die Hintergrundfarbe wählbar. Wenn Sie die Hintergrundfarbe erst am Ende der Anpassung des Farbschemas vornehmen, können Sie diese harmonisch an das Gesamtbild des Designs anpassen. 5

6 Haben Sie das Farbschema gewählt und ggf. die Farb ge bung einzelner Elemente angepasst, klicken Sie auf die Schalt fläche Nächster Schritt, um mit der Anpassung des Newsletters fortzufahren. Schritt 2 Kopfgrafik wählen Wenn Sie die mitgelieferte Kopfgrafik des von Ihnen gewählten Farb schemas nicht übernehmen möchten, haben Sie in diesem Schritt des Assis tenten die Möglichkeit, eine eigene Kopfgrafik für den Newsletter auszu wählen und zu laden. 6

7 Um die vorhandene Kopfgrafik auszutauschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bildergalerie. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie zum einen ein vorhandenes Galeriebild auswählen, zum anderen ein eigenes Bild als Kopfgrafik laden können. Um auf eine der mitgelieferten, als Vorschau angezeigten Kopfgrafiken zurückzugreifen, klicken Sie einfach darauf. Die Grafik wird automatisch anstelle der Standardgrafik in den Newsletter eingesetzt. Um eine eigene Grafik im Kopf des Newsletters zu verwenden, laden Sie diese über das Auswahlfeld und die Schaltflächen im oberen Bereich der Bildergalerie. Die Größe der zu verwendenden Grafik wird in der Kopfzeile des Galeriefensters angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, und wählen Sie im anschließend geöffneten Dialog Upload ein Bild auf Ihrer Festplatte oder einem anderen Datenträger aus. 7

8 Klicken Sie auf Öffnen, um den Pfad zu Ihrer Grafik in das Eintragsfeld zu laden: Mit einem Klick auf die Schaltfläche Upload laden Sie die gewählte Grafik in den Kopfbereich des Newsletters: 8

9 Haben Sie die Kopfgrafik für Ihren Newsletter gewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um mit der Konfiguration des Newsletters fortzufahren. Über die Schaltfläche Schritt zurück können Sie zum vor angegangenen Bearbeitungsschritt zurück gelangen. Schritt 3 Absätze hinzufügen Dieser Gestaltungsschritt bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, weitere Absätze unterhalb des vorhandenen Standardabsatzes hinzuzufügen. Zum einen können Sie über das linke Menü im Bereich Neuer Absatz wählen, ob Sie einen, zwei oder drei neue Absätze in Spalte 1, also die in diesem Design einzige Spalte, integrieren möchten. Wählen Sie die Anzahl der neuen Absätze aus, und klicken Sie auf Hinzufügen, um den bzw. die neuen Absätze einzubinden. Zum anderen können Sie den Newsletter bei Bedarf auch über die Schaltfläche Absatz hinzufügen unterhalb des Standard-Textabsatzes um einen neuen Absatz ergänzen. Wenn Sie die gewünschte Anzahl von Absätzen erzeugt haben oder wenn Sie keinen Absatz hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um den Inhalt des Newsletters zu bearbeiten. 9

10 Schritt 4 Inhalte bearbeiten Nachdem Sie in den vorangegangenen Schritten den gestalterischen Rahmen und die Anzahl der Absätze definiert haben, bietet Ihnen dieser Schritt umfassende Möglichkeiten zur Eingabe und Bearbeitung des Inhalts Ihres Newsletters. Vergeben Sie im oberen Bereich des Fensters zunächst einen aussage kräftigen Namen für Ihre Vorlage. Die Angabe des Vorlagennamens ist eine Pflichtangabe. Er wird später in der Auflistung der Sendeaufträge und der eigenen Vorlagen verwendet, über den er aufgerufen und weiterbearbeitet werden kann. Im unteren Teil des Fensters finden Sie den Onlineeditor, der es Ihnen mit zahlreichen Funktionen ermöglicht, den Newsletters mit formatierten Inhalten zu füllen. 10

11 Die Symbole und Auswahllisten der Symbolleiste oberhalb der Vorschau auf den Newsletter stellen Ihnen den Funktionsumfang eines umfassenden HTML-Editors zur Verfügung. Folgende Gestaltungsfunktionen und -optionen stehen Ihnen zur Verfügung: Symbol Funktion Fett: Diese Funktion formatiert einen markierten Text oder Textteil in fetter Schrift. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[B] verwendet werden. Kursiv: Diese Option formatiert einen markierten Text oder Textteil in kursiver Schrift. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[I] verwendet werden. Unterstrichen: Ein Klick auf diese Schaltfläche formatiert einen markierten Text oder Textteil mit einer Unterstreichung. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[U] verwendet werden. Durchgestrichen: Diese Funktion formatiert einen markierten Text oder Textteil in durchgestrichener Schrift. Linksbündig: Mit dieser Schaltfläche formatieren Sie die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze linksbündig. Zentriert: Ein Klick auf diesen Button formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze zentriert. Rechtsbündig: Hierüber wird die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze rechtsbündig formatiert. Blocksatz: Diese Option formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze im Blocksatz. Absatz: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie einen oder mehrere markierte Absätze mit nur einem Klick in einer vorgegebenen Formatvorlage formatieren können. Schriftart: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie für einen markierten Text oder Textteil eine andere Schriftart auswählen können. Schriftgröße: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie für einen markierten Text oder Textteil eine andere Schriftgröße auswählen können. Rückgängig: Ein Klick auf diese Schaltfläche macht den zuletzt vorgenommenen Schritt rückgängig. Alternativ kann hierfür auch die Tastenkombination [Strg]+[Z] verwendet werden. Wiederholen: Diese Funktion stellt einen rückgängig gemachten Schritt wieder her. Alternativ kann hierfür auch die Tastenkombination [Strg]+[Y] verwendet werden. Textfarbe: Ein Klick auf den Pfeil öffnet eine Palette, über die Sie einem markierten Text eine andere Schriftfarbe zuweisen können. Klicken Sie auf Weitere Farben, um im anschließend geöffneten Fenster auf weitere Farbwahlmöglichkeiten zuzugreifen. 11

12 Symbol Funktion Hintergrundfarbe: Diese Option ermöglicht das Hinzufügen einer Hintergrundfarbe zu einem markierten Text oder Textteil. Diese Funktion eignet sich auch, um Textstellen hervorzuheben. Link einfügen/verändern: öffnet ein separates Fenster, in dem Sie einem markierten Objekt eine Verlinkung zuweisen und verschiedene Linkeinstellungen vornehmen können. Link entfernen: Ein Klick auf diese Schaltfläche löst eine einem markierten Objekt zugewiesene Verlinkung. Anker einfügen/verändern: Dieser Button ermöglicht das Anlegen eines Ankers, über den Sie gezielte Verlinkungen (z. B. auf einen Absatz) vornehmen können. Bild einfügen/verändern: Über diese Funktion können Sie ein Bild an der Position des Cursors einfügen oder ein markiertes Bild austauschen. Es öffnet sich ein separates Fenster, in dem Sie verschiedene Einstellungen zum platzierten Bild vornehmen können. Variablen: Diese Option bietet Ihnen die Möglichkeit, über die sog. Variablen Platzhalter für Datenbankeinträge in den Text zu integrie ren. Damit die Platzhalter beim Versand des Mailings automatisch mit Angaben aus der Datenbank ersetzt werden können, dürfen an den Bezeichnungen innerhalb der eckigen Klammern (z. B. [salutation_formal]) keine Änderungen vorgenom men werden. Ausschneiden: Diese Schaltfläche schneidet einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt aus und hinterlegt es für die weitere Verwendung in der Zwischenablage. Kopieren: Diese Option kopiert einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt in die Zwischenablage. : In Mozilla Firefox steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Einfügen: Diese Funktion fügt einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt aus der Zwischenablage an einer Markierung bzw. der Position des Cursors ein. : In Mozilla Firefox steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Als einfachen Text einfügen: Mit dieser Funktion fügen Sie formatierten Text an einer Markierung bzw. der Position des Cursors als unformatierten Text ein. Mit Formatierungen (aus Word) einfügen: Hierüber wird ein in Word erstellter Text über ein Eingabefenster mit allen Formatierungen an einer Markierung bzw. an der Position des Cursors in den Newsletter eingefügt. Unsortierte Liste: Diese Option ermöglicht die Formatierung eines markierten Textes bzw. Textteils mit Aufzählungszeichen. Sortierte Liste: Diese Funktion ermöglicht die Formatierung eines markierten Textes bzw. Textteils als nummerierte Aufzählung. Ausrücken: Ein Klick auf diese Schaltfläche verringert den Einzug eines oder mehrerer markierter Absätze um einen Tab. Einrücken: Ein Klick auf diese Schaltfläche vergrößert den Einzug eines oder mehrerer markierter Absätze um einen Tab. Zitatblock: Diese Option stellt einen markierten Absatz als eingerückten Zitatblock dar. 12

13 Symbol Funktion Hilfslinien und unsichtbare Elemente ein-/ausblenden: Mit dieser Funktion können die für die Empfänger unsichtbaren Elemente des Newsletters ein- und ausgeblendet werden. : Um die Gestaltung und damit die Darstellung des fertigen Newsletters in der HTML-Ansicht nicht ungewollt zu verändern, sollten Änderungen (Verschiebungen etc.) an den gestrichelten Tabellenrahmen nur von Profis vorgenommen werden. HTML-Quellcode bearbeiten: Hierüber öffnen Sie den Quelltext des Newsletters in einem separaten Fenster, in dem Sie Ihre Bearbeitungen vornehmen können. : Änderungen sollten hier nur von versierten HTML-Anwendern vorgenommen werden. Vorschau: Klicken Sie auf dieses Symbol, öffnet sich ein separates Fenster, in dem eine Vorschau der aktuellen Formatierung des Newsletters angezeigt wird. Vollbildschirm: Nutzen Sie dieses Symbol, um mit dem Editor im Vollbildmodus zu arbeiten. Um wieder in den normalen Modus zurückzukehren, klicken Sie erneut auf das Symbol. Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten des Editors, um Ihren Newsletter optimal zu gestalten bzw. anzupassen: 13

14 Haben Sie den Inhalt Ihres Newsletters eingegeben und den Text noch einmal auf Tippfehler überprüft klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um den Sendeauftrag anzulegen. Schritt 5 Sendeauftrag anlegen In diesem letzten Schritt des Assistenten legen Sie den Sendeauftrag an, über den Sie Ihren Newsletter an Ihre Empfängergruppen oder als Test- versenden. Geben Sie zunächst unter Name eine Bezeichnung für den Sendeauftrag ein (Pflichtfeld). Unter diesem Namen wird der Auftrag später in der Liste der Sendeauftragsübersicht geführt. Mit einem roten Stern versehene Angaben sind Pflichtangaben, die ausgefüllt bzw. ausgewählt werden müssen. Im Bereich Gruppen werden alle Empfängergruppen aufgeführt, die Sie unter dem Register Gruppen angelegt haben. Markieren Sie die Gruppe bzw. Gruppen mit einem Haken, deren Empfänger in den Versand Ihres Newsletters mit einbezogen werden sollen. Wählen Sie anschließend die Antwort- aus (Pflichtfeld), an die ggf. aus dem Mailing resultierende Rückantworten gesendet werden sollen. Die Antwort- s konfigurieren Sie in den Einstellungen im Bereich POP3- und SMTP-Einstellungen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ab Seite 83 Anschließend muss der Betreff des Newsletters im entsprechenden Eintragsfeld angegeben werden (Pflichtfeld). Dieser wird als Betreff der angegeben, über die der Newsletter an Ihre Abonnenten verschickt wird. 14

15 Wählen Sie nun unter Typ den Zeitpunkt aus, zu dem Sie den Newsletter versenden möchten: Sofort senden: Der Versand erfolgt automatisch mit dem Anlegen des Sendeauftrags. Zum Geburtstag des Empfängers senden: Der Versand erfolgt jeweils individuell am Geburtstag der einzelnen Empfänger der gewählten Gruppen. Senden X Tage nach der Registrierung: Geben Sie im Eintragsfeld einen Wert in Tagen ein. Der Versand des Newsletters erfolgt automatisch individuell für die Empfänger der gewählte(n) Gruppe(n) nach Ablauf der vorgegebenen Zeitspanne nach der Registrierung. An einem bestimmten Tag und Uhrzeit senden: Geben Sie im Eintragsfeld ein Datum und eine Uhrzeit in der Form :00:00 ein. Der Newsletter wird automatisch beim Erreichen des Zeitpunkts an die gewählten Empfängergruppen versendet. Abschließend können Sie wählen, ob Sie mit dem Versand des Newsletters eine Nachricht bei Twitter bzw. Facebook einstellen möchten. Haken Sie hierzu ggf. die gewünschte(n) Option(en) an. Das Einstellen einer Nachricht in den Social Networks bietet sich nur bei allgemeinen Sendeaufträgen des Typs Sofort senden und An einem bestimmten Tag und Uhrzeit senden an. Sendeaufträge der anderen Typen beziehen sich speziell auf einen Empfänger und sind nicht geeignet für eine Publikation auf Twitter bzw. Facebook. Die entsprechenden Zugangsdaten für das Einstellen dieser Nachrichten in Twitter bzw. Facebook nehmen Sie in den Einstellungen im Bereich Twitter/Facebook vor. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ab Seite 79. Klicken Sie auf Erstellen, um den Sendeauftrag anzulegen. Der Versand erfolgt automatisch zum definierten Zeitpunkt an die gewählte(n) Empfängergruppe(n). Um zu testen, wie der Newsletter in der Praxis seinen Empfänger erreicht, bietet mail to date 5 Ihnen die Möglichkeit, eine Testsendung vorzunehmen. Der Versand erfolgt dann automatisch an die in den Einstellungen im Bereich POP3- und SMTP-Einstellungen vorgegebene Test- . Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ab Seite 83. Das erfolgreiche Anlegen des Sendeauftrags wird durch die folgende Mel dung angezeigt: 15

16 Klicken Sie auf die Schaltfläche zur Startseite, um den Vorgang abzuschließen. Im unteren Bereich der Startseite wird der aktuelle Status zum zuletzt versandten Newsletter angezeigt. Einen Überblick und statistische Auswertungen zu allen Sendeaufträgen erhalten Sie unter dem Register Statistik (s. Seite 38). Zweispaltige Newsletter erstellen Die Schaltfläche Zweispaltiger Newsletter ruft den Assistenten auf, der Sie in fünf einfachen Schritten durch das Erstellen eines zweispaltigen Newsletters (z. B. mit einer Kontextspalte) auf Basis eines mitge lieferten Grundlayouts bis hin zum Anlegen des entsprechenden Sendeauf trags führt. Die wesentlichen Funktionen entsprechen den zuvor beim Assistenten für einfache Newsletter erläuterten Optionen. Daher werden an dieser Stelle nur die davon abweichenden Funktionen beschrieben. Lesen Sie ggf. noch einmal das Kapitel Einfache Newsletter erstellen ab Seite 2. Schritt 1 Farbschema wählen Auch das Erstellen zweispaltiger Newsletter beginnen Sie mit der Auswahl der Farbgebung des Grunddesigns. Zusätzlich zu den Formatierungsmöglichkeiten der Kopfund Fußzeile, der Spalte 1 und des Hintergrunds steht Ihnen bei der Gestaltung eines zweispal tigen Newsletters die Formatierung der Spalte 2 zur Verfügung. 16

17 Bei der Formatierung der zusätzlichen Spalte können Sie die Farbe für den Text, den Hintergrund und eine noch vorzunehmende Verlinkung (Link) fest legen. Wie Sie dabei vorgehen müssen, können Sie ggf. noch einmal ab Seite 4 nachlesen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um eine Grafik für den Kopfbereich des zweispaltigen Mailings aus zuwählen. Schritt 2 Kopfgrafik wählen Die Funktionen dieses Schrittes entsprechen denen des einfachen, einspaltigen Newsletters (s. Seite 2). Wählen Sie über die Schaltfläche Bildergalerie ein neues Bild aus der Galerie der mitgelieferten Kopfgrafiken aus oder laden Sie eine Grafik von Ihrer Festplatte oder einem anderen Datenträger. Haben Sie die Kopfgrafik für Ihren Newsletter gewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um mit der Konfiguration des Newsletters fortzufahren. Über die Schaltfläche Schritt zurück können Sie zum vorangegangenen Bearbeitungsschritt zurückgelangen. 17

18 Schritt 3 Absätze hinzufügen Um Ihren Newsletter um neue Absätze zu ergänzen, stehen Ihnen beim zweispaltigen Newsletter die entsprechenden Funktionen für jede Spalte sepa rat zur Verfügung. Wählen Sie im Menü rechts oben zunächst die Spalte und anschließend die Anzahl der zu ergänzenden Absätze (1, 2 oder 3) aus und klicken Sie auf Hinzufügen, um sie der gewählten Spalte hinzuzufügen. Alternativ können Sie per Klick auf die Schaltfläche Absatz hinzufügen wahlweise am Ende der ersten oder der zwei ten Spalte Absätze ergänzen. Haben Sie die gewünschte Anzahl von Absätzen erzeugt oder wenn Sie keinen Absatz hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um den Inhalt Ihres Newsletters zu bearbeiten. Schritt 4 Inhalte bearbeiten Dieser Schritt bietet Ihnen umfassende Möglichkeiten zur Eingabe und Bearbeitung des Inhalts Ihres zweispaltigen Newsletters. 18

19 Vergeben Sie einen Vorlagennamen und verwenden Sie die ab Seite 11 be schriebenen Funktionen und Features der Schaltflächenleiste, um den Inhalt des Newsletters zu formatieren. Nachdem Sie den Inhalt Ihres Newsletters eingegeben und formatiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um den Sendeauftrag anzulegen. Schritt 5 Sendeauftrag anlegen In letzten Schritt des Assistenten legen Sie den Sendeauftrag an, über den Sie Ihren Newsletter an Ihre Empfängergruppen oder als Test- versenden. 19

20 Geben Sie zunächst unter Name eine Bezeichnung für den Sendeauftrag ein (Pflichtfeld). Unter diesem Namen wird der Auftrag später in der Liste der Sendeauftragsübersicht geführt. Mit einem roten Stern versehene Angaben sind Pflichtangaben, die ausgefüllt bzw. ausgewählt werden müssen. Im Bereich Gruppen werden alle Empfängergruppen aufgeführt, die Sie unter dem Register Gruppen angelegt haben. Markieren Sie die Gruppe bzw. Gruppen mit einem Haken, deren Empfänger in den Versand Ihres Newsletters mit einbezogen werden sollen. Wählen Sie anschließend die Antwort- aus (Pflichtfeld), an die ggf. aus dem Mailing resultierende Rückantworten gesendet werden sollen. Die Antwort- s konfigurieren Sie in den Einstellungen im Bereich POP3- und SMTP-Einstellungen. Anschließend muss der Betreff des Newsletters im entsprechenden Eintragsfeld angegeben werden (Pflichtfeld). Dieser wird als Betreff der angegeben, über die der Newsletter an Ihre Abonnenten verschickt wird. Wählen Sie nun unter Typ den Zeitpunkt aus, zu dem Sie den Newsletter versenden möchten: Sofort senden: Der Versand erfolgt automatisch mit dem Anlegen des Sendeauftrags. Zum Geburtstag des Empfängers senden: Der Versand erfolgt jeweils individuell am Geburtstag der einzelnen Empfänger der gewählten Gruppen. 20

21 Senden X Tage nach der Registrierung: Geben Sie im Eintragsfeld einen Wert in Tagen ein. Der Versand des Newsletters erfolgt automatisch individuell für die Empfänger der gewählte(n) Gruppe(n) nach Ablauf der vorgegebenen Zeitspanne nach der Registrierung. An einem bestimmten Tag und Uhrzeit senden: Geben Sie im Eintragsfeld ein Datum und eine Uhrzeit in der Form :00:00 ein. Der Newsletter wird automatisch beim Erreichen des Zeitpunkts an die gewählten Empfängergruppen versendet. Abschließend können Sie wählen, ob Sie mit dem Versand des Newsletters eine Nachricht bei Twitter bzw. Facebook einstellen möchten. Haken Sie hierzu ggf. die gewünschte(n) Option(en) an. Das Einstellen einer Nachricht in den Social Networks bietet sich nur bei allgemeinen Sendeaufträgen des Typs Sofort senden und An einem bestimmten Tag und Uhrzeit senden an. Sendeaufträge der anderen Typen beziehen sich speziell auf einen Empfänger und sind nicht geeignet für eine Publikation auf Twitter bzw. Facebook. Die entsprechenden Zugangsdaten für das Einstellen dieser Nachrichten in Twitter bzw. Facebook nehmen Sie in den Einstellungen im Bereich Twitter/Facebook vor. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ab Seite 79. Klicken Sie auf Erstellen, um den Sendeauftrag anzulegen. Der Versand erfolgt automatisch zum definierten Zeitpunkt an die gewählte(n) Empfängergruppe(n). Um zu testen, wie der Newsletter in der Praxis seinen Empfänger erreicht, bietet mail to date 5 Ihnen die Möglichkeit, eine Testsendung vorzunehmen. Der Versand erfolgt dann automatisch an die in den Einstellungen im Bereich POP3- und SMTP-Einstellungen vorgegebene Test- . Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ab Seite 83. Das erfolgreiche Anlegen des Sendeauftrags wird durch die folgende Mel dung angezeigt: Klicken Sie auf die Schaltfläche zur Startseite, um den Vorgang abzuschließen. Im unteren Bereich der Startseite wird der aktuelle Status zum zuletzt versandten Newsletter angezeigt. Einen Überblick und statistische Auswertungen zu allen Sendeaufträgen erhalten Sie unter dem Register Statistik (s. Seite 38). 21

22 Dreispaltige Newsletter erstellen Über die Schaltfläche Dreispaltiger Newsletter rufen Sie den Assistenten auf, der Sie in fünf Schritten durch das Erstellen eines dreispaltigen Newsletters bis zum Erstellen des entsprechenden Sendeauftrags führt. Die grundlegenden Funktionen entsprechen denen der zuvor beschriebenen Assistenten. Daher werden an dieser Stelle nur die davon abweichenden Funktionen beschrieben. Lesen Sie ggf. noch einmal das Kapitel Einfache Newsletter erstellen ab Seite 2. Schritt 1 Farbschema wählen Die dreispaltige Newsletter-Vorlage stellt Ihnen neben einem prominenten Mittelteil zwei Marginalspalten am linken und rechten Rand für zusätzliche Informationen zur Verfügung. Wie bei den Assistenten für ein- und zwei spaltige Newsletter beginnt auch das Erstellen eines dreispaltigen Newslet ters mit der Auswahl des Farb schemas und dessen Individualisierung. Wählen Sie zunächst global das Farbschema für den Newsletter im oberen Menübereich durch Anklicken aus. Für das Formatieren einzelner Spalten stellt der Assistent auch hier Optionen für die Farbwahl von Text, Hinter grund und Link zur Verfügung. Wie Sie bei der Auswahl einer speziellen Farbe vorgehen müssen, können Sie ggf. noch einmal ab Seite 4 nachlesen. 22

23 Haben Sie das Farbschema gewählt und ggf. angepasst, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um mit der Bearbeitung Ihres Newsletters fortzufahren. Schritt 2 Kopfgrafik wählen Die Funktionen des zweiten Schritts entsprechen denen des einfachen, einspaltigen Newsletters (s. Seite 2). Wählen Sie über die Schaltfläche Bildergalerie ein neues Bild aus der Galerie der mitgelieferten Kopfgrafiken aus oder laden Sie eine Grafik von Ihrer Festplatte oder einem anderen Datenträger. Haben Sie die gewünschte Kopfgrafik in Ihren Newsletter integriert, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um mit der Konfiguration des Newsletters fortzufahren. Schritt 3 Absätze hinzufügen Dieser Schritt ermöglicht es, Ihren Newsletter mit wenigen Klicks um neue Absätze zu ergänzen. Dabei können Sie festlegen, ob und wie viele Absätze Sie in den einzelnen Spalten ergänzen möchten. 23

24 Wählen Sie im Menü rechts oben zunächst die Spalte (von links nach rechts) und anschließend die Anzahl der zu ergänzenden Absätze (1, 2 oder 3) aus. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die gewünschte Ab satzzahl der gewählten Spalte hinzuzufügen. Alternativ können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Absatz hinzufügen am unteren Rand einer Spalte gezielt weitere Absätze ergänzen. Haben Sie die gewünschte Anzahl von Absätzen erzeugt oder wenn Sie keinen Absatz hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt, um den Inhalt Ihres Newsletters zu bearbeiten. Schritt 4 Inhalte bearbeiten Dieser Schritt bietet Ihnen die gleichen umfassenden Möglichkeiten zur Eingabe und Bearbeitung des Inhalts wie beim Anlegen eines einspaltigen Newsletters. 24

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