ebusiness im Umfeld von Sozialversicherungsunternehmen

Transkript

1 ebusiness im Umfeld von Sozialversicherungsunternehmen Kurzbeschreibung Dieses Dokument beschreibt die Grundlagen, Voraussetzungen, Ziele und mögliche Einsatzgebiete für ebusinesslösungen im Umfeld der in eahv/iv zusammengeschlossenen Sozialversicherungsunternehmen (SVU). Kategorie Positionspapier Nummer eahv/iv-002 Datum Version 1.0 Status Definitiv Genehmigung Vorstand Gültigkeit Sofort Ersetzt Herausgeber Verein eahv/iv ( / info@eahv-iv.ch)

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck Nutzen Grundlagen egovernment und ebusiness Sozialversicherungsunternehmen (SVU) Geschäftspartner Interaktionsstufen Voraussetzungen Organisatorische und mentale Voraussetzungen Digitale Identität Technische Voraussetzungen Architektur von ebusinesslösungen Authentifizierungsverfahren ( Login ) Kosten und Nutzen Kosten Nutzen Wirtschaftlichkeit Strategische Empfehlungen an die SVU Mögliche ebusinesslösungen Portfolio nach Interaktions- und Sicherheitsstufe Konkrete Situation Mitte Anhang...16 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Dienstleistungen der in eahv/iv zusammengeschlossenen Mitglieder... 5 Abbildung 2: Geschäftspartner von SVU... 6 Abbildung 3: Interaktionsstufen im Bereich ebusiness... 6 Abbildung 4: Architektur einer ebusiness-infrastruktur... 9 Abbildung 5: Authentifizierungsverfahren Abbildung 6: Ziele und Nutzen von ebusiness Abbildung 7: Portfolio von ebusinesslösungen nach Interaktions- und Sicherheitsstufe (nicht abschliessend) eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 2 / 16

3 Verwendete Abkürzungen BAK DMZ ELM KAK PK SVU VAK ZAS Ausgleichskasse des Bundes: EAK (Eidgenössische Ausgleichskasse) sowie SAK (Schweizerische Ausgleichskasse) unter dem Dach der Zentralen Ausgleichsstelle (ZAS). Demilitarisierte Zone (engl. Demilitarized Zone). Eine DMZ ist ein durch Firewalls vom internen Netz und vom Internet abgetrennter Netzbereich. Sie ist nicht so sicher, wie das interne, aber auch nicht so unsicher wie das externe Netz. Einheitliches Lohnmeldeverfahren. Kantonale Ausgleichskasse. Pensionskasse. Sozialversicherungsunternehmen: Unternehmen, welches Dienstleistungen im Sozialversicherungsbereich anbietet. Darunter gehören nicht nur AHV- Ausgleichskassen und IV-Stellen, sondern beispielsweise auch Familienausgleichskassen sowie Pensionskassen. Verbandsausgleichskasse. Zentrale Ausgleichsstelle. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 3 / 16

4 1 Zweck Dieses Dokument beschreibt die Grundlagen, Voraussetzungen, Ziele und mögliche Einsatzgebiete für ebusinesslösungen im Umfeld der in eahv/iv zusammengeschlossenen Sozialversicherungsunternehmen (SVU). 2 Nutzen Nutzen für die Mitglieder von eahv/iv Das Papier soll den Mitgliedern von eahv/iv als grober Leitfaden zur Beurteilung ihrer individuellen Situation bezüglich ebusiness dienen. Nutzen für die Geschäftspartner der eahv/iv-mitglieder Das Papier soll der Aussenwelt (z.b. Mitglieder) aufzeigen, was die in eahv/iv zusammengeschlossenen Sozialversicherungsunternehmen (SVU) unter ebusiness verstehen, was bereits vorhanden ist und wo zukünftige Nutzenpotentiale liegen. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 4 / 16

5 3 Grundlagen 3.1 egovernment und ebusiness Der Bund versteht unter dem Begriff egovernment die Unterstützung der Beziehungen, Prozesse und der politischen Partizipation innerhalb der staatlichen Stellen aller Ebenen (Bund, Kantone, Gemeinden) sowie zwischen den staatlichen Stellen (Bund Kantone Gemeinden) und deren Anspruchsgruppen (Einwohnerinnen und Einwohner, Unternehmen, Institutionen) durch die Bereitstellung entsprechender Interaktionsmöglichkeiten mittels elektronischer Medien 1. egovernment soll also die Abwicklung demokratischer Prozess unterstützen. Diese Aspekte sind für Sozialversicherungsunternehmen (vgl. unten) wenig relevant. Wir verwenden deswegen hier den etwas allgemeineren Begriff ebusiness und verstehen darunter die Abwicklung von Geschäften von Sozialversicherungsunternehmen (SVU) mit ihren Geschäftspartnern via elektronische Medien, insbesondere via Internet. Damit sollen natürlich v.a. jene Prozesse verstanden werden, welche mit der jeweiligen Aussenwelt (vgl. Abschnitt Geschäftspartner ) abgewickelt werden. 3.2 Sozialversicherungsunternehmen (SVU) Formal sind die Mitglieder von eahv/iv Ausgleichskassen und IV-Stellen, also Durchführungsstellen der ersten Säule der Alters-, Hinterlassenen und Invalidenvorsorge. Das Aufgabenspektrum vieler Ausgleichskassen geht aber oft wesentlich über die Abwicklung der AHV und IV hinaus. Fast immer sind sie oft in Personalunion auch noch Familienausgleichskassen. Einige VAK führen eine Pensionskasse oder führen den Beitragsbezug für die Kranken- und Unfallversicherung durch (vgl. Abbildung 1: Dienstleistungen der in eahv/iv zusammengeschlossenen Mitglieder). Verschiedene KAK und IVST sind unter dem Dach einer SVA (Sozialversicherungsanstalt) zusammengefasst. Diese umfassende Definition liefert einen der Hauptansatzpunkte für potentielle ebusinesslösungen: die Empfänger der hier beschriebenen Dienstleistungen sind oft ein und dieselbe Unternehmung. Mit dem Ansatz alles aus einer Hand ist es somit möglich, die administrativen Tätigkeiten der Mitglieder wesentlich zu erleichtern. Das beginnt bei einer einheitlichen Internetplattform und endet bei kombinierten Lösungen, bei welchen unterschiedliche Geschäfte in einem Arbeitsgang erledigt werden können 2. Dienstleistung Durchführungsstellen KAK/BAK VAK IV-Stelle Beitragsbezug AHV/IV/EO, ALV AHV und IV-Renten, Taggelder, Hilflosenentschädigungen Ergänzungsleistungen zu AHV und IV Erwerbsersatz, Mutterschaftsentschädigung Prämienverbilligung KVG Kinderzulagen (Beitragsbezug und Leistungen) Familienzulagen in der Landwirtschaft Abklärungen zur IV Eingliederungsmassnahmen der IV Berufliche Vorsorge (2. Säule) Beitragsbezug für Kranken- und Unfallversicherungen Legende: = typischerweise; Nur Teilweise. Abbildung 1: Dienstleistungen der in eahv/iv zusammengeschlossenen Mitglieder 1 Regieren in der Informationsgesellschaft - Die egovernment-strategie des Bundes; Informatikstrategieorgan Bund ISB vom 13. Februar Siehe eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 5 / 16

6 3.3 Geschäftspartner Sozialversicherungen wickeln Geschäfte mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern ab. Mitglieder Geldinstitute Versicherte / Leistungsbezüger ebusiness im Umfeld von Sozialversicherungsunternehmen Sozialversicherungsunternehmen (SVU) Andere SVU Ärzte Revisionsstellen Zentrale Ausgleichsstelle Ämter / Behörden Vorsorgeeinrichtungen Abbildung 2: Geschäftspartner von SVU Der Verkehr mit den Geschäftspartnern erfolgt bereits heute in vielen Bereichen elektronisch, so z.b. im Bereich Zahlungsverkehr mit den Geldinstituten (Banken, Post) und insbesondere auch mit der ZAS. In den meisten anderen Bereichen ist die elektronische Abwicklung aber bislang noch wenig verbreitet. 3.4 Interaktionsstufen Die Interaktion zwischen SVU und ihren Geschäftspartnern erfolgt idealtypisch auf den 3 Stufen Information, Kommunikation und Transaktion (vgl. Abbildung 3: Interaktionsstufen im Bereich ebusiness). Information Kommunikation Transaktion Bereitstellung von statischen oder dynamischen Informationen. Beispiele: News, Merkblätter, Formulare etc. Austausch von Informationen zwischen einzelnen Akteuren oder Gruppen. Beispiele: , Öffentliches Forum, Kontaktformular, Abodienst. Abwicklung elektronischer Dienstleistungen zwischen einzelnen Akteuren oder Gruppen (Erbringung von Dienstleistungen, Auslösung von Prozessen, usw.). Beispiele: Meldung von Löhnen oder Mitarbeitenden, Bestellungen (z.b. IK-Auszug) Abbildung 3: Interaktionsstufen im Bereich ebusiness In den letzten Jahren haben die meisten SVU grosse Anstrengungen im Bereich Information und Kommunikation gemacht. So haben heute fast alle SVU einen Internet-Auftritt, in welchem sie Informationen, Merkblätter, ausfüllbare (PDF-)Formulare und meist auch ein Kontaktformular anbieten. Mit jeder SVU kann zudem heute via kommuniziert werden. Eine grosse Verbreitung haben auch Berechnungshilfen gefunden, mit welchen z.b. Versicherte eine sehr grobe Schätzung ihrer Rente oder Mitglieder die Beiträge an die 2.te Säule berechnen können. Die höchste Stufe von ebusiness ist die Interaktionsstufe Transaktion. Damit können die beteiligten Akteure (also z.b. SVU und Mitglieder) Geschäfte vollständig und ohne Medienbrüche abwickeln oder zumindest einzelne Prozesse initialisieren. Ein Beispiel hierfür ist das neue Meldeverfahren für Mitarbeitende via Internet. 2 Ein bereits realisiertes Beispiel ist die Lohnmeldung. Bei dieser Lösung können nicht nur die effektiven Löhne gemeldet werden, sondern auch noch Austritte von Mitarbeitenden, neue Akontobeiträge sowie Kontrollfragen z.b. im Zusammenhang mit der Anschlusskontrolle an die obligatorische berufliche Vorsorge. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 6 / 16

7 Die Transaktionsstufe bedingt seitens SVU einige materielle, organisatorische und mentale Vorbereitungen. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 7 / 16

8 4 Voraussetzungen Dieses Kapitel beschreibt die Voraussetzungen für ebusinesslösungen im Bereich Transaktion. 4.1 Organisatorische und mentale Voraussetzungen Der Einsatz von ebusinesslösungen bedingt in jedem Fall organisatorische und allenfalls auch mentale Voraussetzungen innerhalb der SVU. Im einfachsten Fall muss definiert werden, welche Mitarbeiter Anfragen aus dem öffentlichen Internetauftritt entgegennehmen. Spätestens ab dem Moment, wo ebusiness auf der Stufe Transaktion abgewickelt wird (Bsp: Meldeverfahren für Mitarbeitende ), kommen weitere Fragen hinzu: Sollen zum Beispiel elektronisch eingegangene Aufträge einzeln ausgedruckt und in das Papierdossier gelegt werden oder will man den Einstieg in das Zeitalter von ebusiness als Anlass zum Aufbau einer elektronischen Ablage nutzen? Wie motiviert man die MitarbeiterInnen zur aktiven Mitarbeit für ein ebusiness-projekt, welches mittelfristig gewisse manuelle Arbeiten spürbar reduzieren wird? Wie organisiert man den Betrieb des internen Informationssystems, welches unter Umständen neu eine Anbindung an die Aussenwelt erhält und darum eine wesentlich höhere Verfügbarkeit erhalten muss? Müssen allenfalls bisherige Regelungen so angepasst werden, dass ebusiness-prozesse einfacher bzw. effizienter ablaufen? Erste Erfahrungen haben gezeigt, dass die seriöse Behandlung solcher Fragen durch das SVU- Management für die Einführung von ebusinesslösungen ebenso wichtig ist wie die Verfügbarkeit der technischen Lösung selber. 4.2 Digitale Identität In einem ebusiness-szenario sitzt man seinen Geschäftspartnern oder Kunden nicht mehr von Angesicht zu Angesicht gegenüber, sondern kommuniziert elektronisch miteinander. Trotzdem möchte man bei wichtigen Geschäften sicher sein, mit wem man es zu tun hat und die Abmachungen verbindlich festhalten. Diesen Anliegen dienen die elektronische Signatur und verwandte Verfahren. Per wurde im Obligationenrecht die sog. qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt 3. Gleichzeitig ist das Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur 4 (ZertES) inklusive der entsprechenden Verordnung (VZertES) in Kraft getreten. In einer ersten Stellungnahme hat das BSV festgehalten, dass die OR-Regelung für Ausgleichskassen zwar nicht bindend ist, aber bereits heute freiwillig genutzt werden kann. Vorsorge-Einrichtungen (Pensionskassen) sind frei bzw. können entsprechende Regelungen in ihren Reglementen selber bestimmen. Für IV-Stellen dürften analoge Regelungen gelten wie für die Ausgleichskassen. Die für Gerichts- und Verwaltungsbehörden (inkl. Ausgleichskassen) notwendigen Regelungen sollen im Rahmen der Totalrevision der Bundesrechtspflege durch das Bundesgesetz über das Bundesverwaltungsgericht (VGG) geregelt werden 5. Die SVU werden früher oder später zur Einführung des elektronischen Behördenverkehrs und damit zu ebusiness im Zusammenhang mit dem elektronischen Austausch von Dokumenten verpflichtet sein. Dabei wird es nicht bloss um den Aspekt der elektronischen Signatur bzw. um den Aspekt der Authentizität bzw. Gültigkeit von Dokumenten gehen, sondern auch um den Aspekt, wie beispielsweise Verfügungen oder Entscheide einem Geschäftspartner rechtsgültig mitzuteilen sind Abs. 2bis OR 4 Diese Dokumente regeln die Voraussetzungen, unter denen sich Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten im Bereich der elektronischen Signatur anerkennen lassen können sowie die Rechte und Pflichten der anerkannten Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten. 5 Siehe eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 8 / 16

9 Auch wenn zurzeit meistens nur von der elektronischen Unterschrift digitaler Dokumente gesprochen wird, so geht es letztlich um das Thema der digitalen Identität, welche beispielsweise auch für interaktive Logins und anderes mehr verwendet werden kann. Aus Sicht der Praxis geht es zudem um die wahre Identität von Unternehmen sowie von natürlichen Personen, welche entweder für sich selbst oder als Vertreter eines Unternehmens agieren wollen. Diese Identitätsprobleme sind in der Schweiz mangels eindeutiger Nummer zwar ungelöst, aber immerhin erkannt. Eine schweizweite Lösung der Identitätsprobleme dürfte wohl noch etwas dauern. Die digitale Identität ist also letztlich nicht nur ein Problem, welches Technokraten unter sich lösen können. Es geht auch letztlich um die Normierung bzw. Harmonisierung von Registern im Bereich natürlicher und juristischer Personen. eahv/iv hat zu diesem Thema ein Projekt Digitale Identität lanciert mit dem Ziel, seinen Mitgliedern die Chancen und Risiken sowie mögliche Massnahmen aufzuzeigen. 4.3 Technische Voraussetzungen Architektur von ebusinesslösungen Die technischen Voraussetzungen für die Interaktionsstufen Information und Kommunikation sind gering: die SVU benötigt einen Internetauftritt, welcher bei irgendeinem Internet-Provider betrieben wird. Die Abwicklung von Transaktionen hingegen bedingt eine nicht ganz triviale ebusiness- Infrastruktur (vgl. Abbildung 4: Architektur einer ebusiness-infrastruktur). Öffentlicher Internetauftritt Web-Server Internes Informationssystem Internet Irgend ein Internetprovider Geschäftspartner ebusiness- Frontend Geschütztes Netz ebusiness- Backend SachbearbeiterIn Web-Server Application-Server DMZ SVU unsichere Zone mässig sichere Zone sichere Zone Abbildung 4: Architektur einer ebusiness-infrastruktur Eine ebusinesslösung für die Abwicklung von Transaktionen besteht aus 2 Bestandteilen: Das Frontend ist eine Weblösung, welche der Geschäftspartner (z.b. das Mitglied) sieht und mit welcher er direkt arbeitet. Das Frontend enthält im Prinzip nur Formulare ( Eingabemasken ) und es wird idealerweise bei einem Internetprovider mit Direktanschluss an das AHV/IV-Netz betrieben. Da Rechner mit Direktanschluss an das Internet selbst mit Schutzvorkehrungen wie Firewalls als gefährlich taxiert werden müssen, dürfen sich darauf zumindest keine vertraulichen Daten befinden. Diese müssen via sog. Backend im sichereren Bereich bezogen werden. Das Backend ist das Gegenstück des Frontend im sicheren Bereich, also typischerweise bei der SVU selber. Das Backend verarbeitet die Aufträge des Frontends und gibt die Aufträge an das interne Informationssystem weiter. Diese etwas komplizierte Architektur ist das wichtigste Sicherheitselement überhaupt. Übrige Sicherheitselemente sind Verschlüsselung, Firewalls sowie ein Authentifizierungsverfahren ( Login ), welches allerdings nicht immer und auch nicht immer in derselben Ausprägung existieren muss. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 9 / 16

10 4.3.2 Authentifizierungsverfahren ( Login ) Die Publikation von Informationen oder auch die Bereitstellung von Berechnungsformularen ist aus Sicht der Sicherheit unbedenklich und bedingt auch keiner Authentifizierung. Ähnliches gilt auch für Transaktionen wie z.b. die Erstanmeldung eines Mitglieds oder die Bestellung eines IK-Auszugs (sofern dort wenigstens die Adresse in einem gültigen Verzeichnis überprüft wird). Für Transaktionen wie z.b. das Meldeverfahren für Mitarbeitende oder Online-Erfassung von Lohnmeldungen ist eine Authentifizierung ( Login ) aus folgenden Gründen notwendig: Das Mitglied will als Individuum erkannt werden. Gibt z.b. ein Mitglied mit wenigen Arbeitnehmern seine Löhne ein, so sind z.b. die mutmasslichen Arbeitnehmer bereits ausgefüllt und es muss im einfachsten Fall nur noch die Beschäftigungsdauer und den AHV-Lohn erfassen. Anderseits will es aber keine Spalte für FAK-Zulagen sehen, wenn es gar nicht an diesem Sozialwerk angeschlossen ist. Eine Ausgleichskasse kann nicht Meldungen von Löhnen oder Versicherten verarbeiten, ohne ausreichend Sicherheit über die Authentizität des Absenders zu haben. Für die obigen Beispiele genügt ein einfaches Passwortverfahren. Will aber beispielsweise eine Pensionskasse ihren Mitgliedern die Möglichkeit bieten, Vorsorgeausweise abzurufen, dann ist eine sog. Token-Authentifizierung notwendig. Bei diesem Verfahren muss der Geschäftspartner seine Authentizität zusätzlich mit etwas (sog. Token ) nachweisen, das er hat. Der Token kann eine Sicherheitskarte (Bsp: SecurID), eine Streichliste, ein Fingerprint oder eine digitale Unterschrift 6 sein. Verfahren Merkmale Schutz Kosten Passwort- Authentifizierung Token- Authentifizierung 7 Abbildung 5: Authentifizierungsverfahren Der Benutzer muss eine Identifikation (Nummer oder Name) sowie ein Passwort kennen. Verfahren analog der Anmeldung in einem lokalen Netzwerk. Analog Passwort-Authentifizierung. Zusätzlich muss der Benutzer noch ein Etwas (Token) haben. Ein Token kann sein: Sicherheitskarte (Bsp: SecurId), Streichliste oder eine digitale Unterschrift z.b. in der Form eines USB-Steckers oder ähnlich. Mittel bis hoch Gering Sehr Hoch Eher hoch In Abbildung 5 sind die beiden Verfahren noch einmal zusammengefasst. Wo welche Verfahren typischerweise notwendig sind, wird in Abschnitt 7 aufgezeigt. 6 Digitale Unterschriften existieren nur für natürliche Personen und enthalten keine Informationen darüber, für welche Firma der Inhaber agieren darf. Hier existieren zurzeit Ideen eines auf der HR-Nummer (bzw. ZEFIX) basierten Trust- Directory, wo Firmen ihre Repräsentanten registrieren können. 7 Token-Authentifizierung wird auch etwa als Two factor authentication bezeichnet, weil man dabei etwas (Identifikation und Passwort) wissen und zusätzlich etwas (ein Token) haben muss. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 10 / 16

11 5 Kosten und Nutzen 5.1 Kosten Die Erfüllung der oben aufgeführten Voraussetzungen ist natürlich mit Kosten verbunden. Diese werden nachstehend kurz charakterisiert. Beschaffungs- oder Realisierungskosten Software: Wie in Abschnitt 4.3 aufgezeigt wurde, müssen ebusinesslösungen in den meisten Fällen relativ hohen technischen Anforderungen, v.a. in den Bereich Sicherheit und Verfügbarkeit genügen. Weil oft unterschiedliche Lösungen (Bsp: Lohnmeldeverfahren, Meldverfahren für Mitarbeitende) auf derselben technischen Plattform realisiert werden können, handelt es sich hier v.a. um eine einmalige Investition, welche in der Folge für mehrere Jahre genutzt werden kann. Abhängig von der Architektur des internen Informationssystems können auch erhebliche Kosten für eine Realisierung eines ebusiness-backend anfallen 8. Infrastruktur: Der oben erwähnte Investitionscharakter manifestiert sich v.a. auch im Bereich der Infrastruktur: eine ebusinesslösung bedingt eine DMZ mit dedizierten Web-Servers und Sicherheitseinrichtungen wie z.b. einer Firewall. Diese Infrastruktur ist in den meisten Fällen teilbar mit anderen Lösungen bzw. Lösungen anderer Betreiber. Betriebskosten und Support Diesem Bereich sind die Kosten für den Betrieb der Infrastruktur, den fachlichen Unterhalt sowie für den Support v.a. zuhanden der Geschäftspartner zuzurechnen. Ein wesentliches Merkmal von ebusinesslösungen ist ihre hohe Verfügbarkeit auch ausserhalb üblicher Bürozeiten. Wenn die Menge der elektronisch agierenden Geschäftspartner zunimmt, könnten also auch z.b. Kosten für eine externe Hotline anfallen. Einführungskosten In diesem Bereich ist in etwa mit folgenden Kosten und/oder internen Zusatzaufwänden zu rechnen: Kosten für die eigentliche Inbetriebnahme der Lösung. Kosten für die Bekanntmachung der Lösung (Marketingkosten) Kosten für die Anpassung der internen Prozesse 5.2 Nutzen Für die Kunden ebusinesslösungen sollen primär einen Kundennutzen haben, sonst werden sie gar nicht genutzt. Die bei vielen Kassen bereits realisierten Interaktionsstufen Information und Kommunikation ermöglichen es den Geschäftspartnern von SVU, auch ausserhalb der normalen Öffnungsbzw. Auskunftszeiten Informationen zu beziehen, was sowohl für Mitglieder als auch für Versicherte von grossem Nutzen ist, weil sie tagsüber oft keine Zeit für administrative Belange haben. Die SVU hat weniger Anrufe und etabliert sich zudem als Unternehmen, das kundenorientiert ist und technologisch mit der Zeit geht. Etwas weniger klar dürfte die Situation bei der Interaktionsstufe Transaktion sein. Warum soll sich z.b. ein Mitglied die Mühe machen, seine Löhne online zu erfassen, wenn der Versand einer Lohnliste auch genügen würde? Die Antwort wird die Praxis zeigen. Aufgrund der bisherigen Pilotversuche bei unterschiedlichen Kassen könnte die Antwort wie folgt lauten: Der Geschäftspartner will seine administrativen Aufgaben möglichst ohne Papierkram und in einem einzigen Arbeitsgang erledigen können, um die Sache dann als erledigt vergessen zu können. 8 Sofern nur ein klassisches System zur Verfügung steht, muss ein dediziertes Backend beschafft oder realisiert werden und zusätzlich müssen Schnittstellen zum bisherigen System realisiert werden. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 11 / 16

12 Wer als Mitglied seine bspw Löhne interaktiv erfasst, kann dann die produzierte Rekapitulation ausdrucken, ablegen und das Geschäft vergessen. Für die SVU Aus Sicht der SVU werden Transaktionen (elektronisch abgewickelte Geschäfte) natürlich spätestens dann einen spürbaren Rationalisierungseffekt haben, wenn ein gewisses Volumen erreicht wird. Einige Kassen haben damit begonnen, die Anlieferung elektronischer Meldungen finanziell zu honorieren. Ob diese Honorierung fallweise, via Rückerstattung von Verwaltungskosten oder pauschal durch generell tiefe Verwaltungskosten erfolgt, ist eine Frage der Kassenpolitik. Ausgleichskassen finanzieren ihre administrativen Kosten über Verwaltungskosten und nicht etwa über die einbezahlten Beiträge für die Sozialwerke. Die entsprechenden Verwaltungskostenregelungen sind in jeder Kasse unterschiedlich und korrelieren mit der Struktur der Mitglieder 9 sowie von der Effizienz der Ausgleichskasse. Wenn also die Mitglieder bei ebusinesslösungen mitmachen, dann reduzieren sie letztlich auch ihre Verwaltungskosten. Jederzeit, einfach und papierlos Nutzen für das Mitglied Nutzen für die SVU Optimierte Verwaltungskosten Die Abbildung links zeigt auf, dass die Mitglieder im Idealfall einen doppelten Nutzen aus ebusinesslösungen realisieren können, weil sie via die Verwaltungskosten direkt mit der Effizienz der Ausgleichskasse gekoppelt sind. Papierlose Lösungen erfordern Lösungen zur Eliminierung der Unterschrift. Der entfallene Medienbruch reduziert den administrativen Aufwand sowohl beim Mitglied als auch der Ausgleichskasse. Abbildung 6: Ziele und Nutzen von ebusiness 5.3 Wirtschaftlichkeit Natürlich sollte mittelfristig der Nutzen die Kosten übersteigen. Folgende Bemerkungen können allenfalls diesbezüglich eine Hilfestellung sein: In einigen Fällen dürfte der realisierte Nutzen die Kosten erst nach einigen Jahren übersteigen. Ein allenfalls erzielbarer interner Rationalisierungseffekt ist in vielen Fällen nur erreichbar, wenn auch das Backend entsprechend mit der ebusinesslösung integriert wird. ebusinesslösungen werden früher oder später nicht mehr optional sein, weil die Geschäftspartner solche Lösungen irgendeinmal einfach als Standard-Dienstleistung erwarten. 9 Kantonale Ausgleichskassen haben oft etwas höhere Verwaltungskosten, da sie tendenziell mehr Mitglieder (v.a. Selbständigerwerbende und Nichterwerbstätige) mit tiefen Lohnsummen haben. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 12 / 16

13 6 Strategische Empfehlungen an die SVU 1 Die Interaktionsstufen Information und Kommunikation sollten flächendeckend (durch alle SVU) angeboten werden. 2 Im Bereich der Transaktionsstufe stehen ebusinesslösungen für Mitglieder im Vordergrund. Priorität hat dabei die Abwicklung möglichst häufig vorkommender, gleichartiger Meldungen, wie z.b. Meldungen für Mitarbeitende. 3 Die Etablierung von ebusinesslösungen braucht Zeit. Es kann daher zweckmässig sein, auch dann Lösungen anzubieten, wenn die Backendverarbeitung noch nicht mit der Internetlösung gekoppelt ist. So zum Beispiel ist es sinnvoll, ELM-Dateien auch dann empfangen zu können, wenn die Backendverarbeitung noch nicht optimiert ist. 4 ebusinesslösungen sollten primär die Kundenprozesse abbilden, selbst wenn die Verarbeitung innerhalb der SVU dann spartenorientiert bzw. von Fachabteilungen (z.b. AHV und PK) ist. In vielen Fällen wird das zu kombinierten Lösungen führen, wo z.b. Mitglieder ihre Mitarbeitenden nicht nur in der AHV, sondern gleichzeitig auch in der FAK oder der PK anmelden können. Oder: anlässlich der jährlichen Lohnmeldung kann das Mitglied gleichzeitig auch noch gerade einen neuen Pauschalbetrag melden oder Fragen bzgl. BVG-Anschluss beantworten. 5 Wo nötig, sollten Angebote segmentiert bzw. der Mitgliederstruktur angepasst sein. Ein Mitglied mit wenig Personalwechseln wünscht eine andere Lösung als z.b. ein Personalvermittlungsbüro. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 13 / 16

14 7 Mögliche ebusinesslösungen 7.1 Portfolio nach Interaktions- und Sicherheitsstufe Die nachstehende Abbildung enthält ein unvollständiges Portfolio möglicher ebusinesslösungen nach Interaktions- und Sicherheitsstufe. Beachten Sie die Kommentare weiter unten. Interaktionsstufe Information und Kommunikation Transaktion Internetauftritte Öffentlich / Kontaktformulare (Ausfüllbare) PDF-Formulare Bestellungen Sicherheitsstufe Passwort- Authentifizierung Token- Authentifizierung Interaktive Berechnungsprogramme Abfragen mässig vertraulicher Daten Abfragen PK-Daten Austausch vertraulicher Dossiers Steuermeldungen (SE) Arbeitgeberkontrolle Mitglieder-Anmeldung Anfrage Eingliederungsstätten Lohnmeldungen Meldung von Mitarbeitenden Mutation von Vorsorgeverhältnissen Zweigstellen- Informationssystem Abwicklung von Kinderzulagen Abbildung 7: Portfolio von ebusinesslösungen nach Interaktions- und Sicherheitsstufe (nicht abschliessend) Bei der Interpretation dieser Abbildung sollten folgende Aspekte beachtet werden: Einzelne Lösungen können nicht immer zwingend einer fixen Sicherheitsstufe zugeordnet werden. Beispiele: Es wäre ideal, wenn Lohnmeldungen (z.b. im ELM-Format) im Rahmen einer geschützten Internetlösung übermittelt werden, weil dann die Unterschrift nicht mehr nötig ist. Der Vorgang kann aber auch über eine öffentliche Lösung abgewickelt werden, allerdings muss das Mitglied dann die Meldung noch auf dem Papier visieren. Es ist denkbar, dass für die Mutation von Vorsorgeverhältnissen via Internet lediglich eine Passwort-Authentifizierung benötigt wird, sofern die bisher versicherten Löhne nicht angezeigt werden. Abhängig vom Ausbaugrad können Lösungen auch der Stufe Interaktion oder Transaktion zugeordnet werden. In einer solchen Grauzone befinden sich beispielsweise ausfüllbare PDF- Formulare. Wenn eine SVU darauf vorbereitet ist, dann kann sie elektronisch signierte Meldungen durchaus als Auslöser konkreter Transaktionen verwenden. Komplexität und Kosten nehmen von oben links nach unten rechts zu. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 14 / 16

15 7.2 Konkrete Situation Mitte 2005 ebusinesslösung Verfügba rkeit Status Kommentar Primär öffentliche Lösungen Internetauftritte / Kontaktformulare Interaktive Berechnungsformulare (Ausfüllbare) PDF-Formulare [1] Regelung geplant Bsp: Rentenschätzung u.ä. Bestellungen [3] Bsp: Bestellung IK-Auszug u.ä. Primär passwortgeschützte Lösungen Abfrage mässig vertraulicher Daten [2] Mitgliederanmeldung Einfache -schnittstelle mit KMU- Gründerportal vorhanden. Lohnmeldungen Standard vorhanden Standard und Lösungen vorhanden. Meldung von Mitarbeitenden Standard vorhanden Standard und Lösungen vorhanden. Steuermeldungen Interkantonal geregelt, CH-weit nicht. Lösungen mit Token Authentifizierung Abfragen PK-Daten Austausch vertraulicher Dossiers Wichtiges Bedürfnis für IV-Stellen. Arbeitgeberkontrolle Projekt Nur Lösungen innerhalb von Kassen. Anfrage Eingliederungsstätten Heute postalisch. Mutation von PK Mobil. Vorsorgeverhältnissen (2. Säule) Abwicklung von Kinderzulagen Zweigstelleninformationssystem Untersch. Lösungen, teilweise über eigene Netze, anderswo via echte ebusinesslösungen Verfügbarkeit: Grob geschätzter Anteil aller SVU, welche die Lösung anbieten. Die Symbole bedeuten jeweils: +/- 20%; für +/- 10%; für mehr als 1 aber deutlich weniger als 10%, nicht vorhanden. Beachte, dass die Verfügbarkeit nichts bezüglich des tatsächlichen Nutzungsgrads durch die Geschäftspartner aussagt. Kommentare [1] Die Speicherung von PDF-Formularen wurde von Adobe aus kommerziellen Gründen unterbunden. Sie kann nur mit speziellen Lösungen, wie sie z.b. die KDMZ der Stadt Zürich anbietet, gelöst werden. Solche Dokumente können zwar übermittelt werden, haben aber mangels digitaler Unterschrift (noch) keine rechtliche Relevanz. [2] Die Abfrage von besonders schützenswerte Personendaten (vgl. SR DSG), ist mit einer bloss passwortgeschützten Lösung unzulässig. [3] Bsp: Bestellung IK-Auszug. Existiert heute als lösung, welche in die Kassenwebs eingebunden werden kann. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 15 / 16

16 8 Anhang Mitarbeit und Überprüfung Name Firma Pool Breidenbach, Peter AK AIHK IGAKIS Hubleur, Daniel InfoRom InfoRom Rüegg, Daniel IGS Gmbh IGS Rüttimann, Urs AK Luzern PIA Scheitlin, Hans-Jörg (M&S) IGAKIS Stähli, Franz SVA ZH IGS Uhlmann, Thomas LöPa Solo Vinzens, Ignaz IGS Gmbh IGS Von Wyl, Astrid InfoRom Inforom Änderungskontrolle Version Datum Autoren Kommentar Scheitlin/Breidenbach Erste Version im Status Entwurf. Publiziert in der alten e-ahv Scheitlin Arbeitsversion: Korrekturen & Erweiterungen aufgrund der ersten Sitzung des reaktivierten Projektteams. Verteilung nur an die beiden Präsidenten Scheitlin Korrekturen des Präsidenten eingebaut. Diskussionsvariante für Projektteam Scheitlin Korrekturen gemäss Projektsitzung vom 20.6: Tabelle über Dienstleistungen vereinfacht, Aussagen über Kosten zugefügt, div. Details Scheitlin Div. Inputs aus Vernehmlassung im PT eingebaut. Kandidat für die Publikation Scheitlin Inputs Vorstand integriert. Vom Vorstand am 23. August 2005 genehmigt. eahv-iv (ebusiness) 1-0.doc / Seite 16 / 16